Modelo de Cartilla de Nomina

junio 2015
Andiláminas Ltda. Versión 1

Ferretería
CARTILLA DE NOMINA
Con perfiles de calidad
NIT: 9000804591-6
CARTILLA DE NOMINA PARA GUIAR EL PASO A PASO DE NOMINA
AÑO 2015
SENA - Centro de Gestión Administrativa -Tecnólogo en Gestión del Talento Humano - Empresa Trabajando Juntos S.A.S - Año 2015
Junio 2015
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ANDILÁMINAS S.A.S
APRENDICES ASESORES
Laura Lorena Cerquera Barrera

Evelin Medranda Andrade
Natalia Bocanegra Veloz
Jennifer Espitia Cardozo
Laura Daniela Zea Noy
INSTRUCTOR ASESOR
LUIS JAIME
EMPRESA DIDÁCTICA TRABAJANDO JUNTOS S.A.S

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
SENA – REGIONAL D.C
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Cartilla de Nomina
Elaborado por:
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Tabla de contenido
INTRODUCCION ...............................................................................................................3
JUSTIFICACION……….. ……………….............................................................................4
OBJETIVOS .......................................................................................................................5
MARCO CONCEPTUAL....................................................................................................6
CONCEPTOS BASICOS...................................................................................................6
CONTRATO DE TRABAJO...............................................................................................7
TIPOS DE CONTRATOS..................................................................................................8
SALARIO...........................................................................................................................8
QUE SON SALARIO Y QUE NO ......................................................................................9
NOVEDADES DE NÒMINA (N- RN- HE-DYF...............................................................11
SEGURIDAD SOCIAL.....................................................................................................12
QUE BUSCA ESTA CARTILLA .....................................................................................16
LIQUIDACION NÒMINA..................................................................................................17
ESTRUCTURA DE NÒMINA...........................................................................................18
DEVENGADOS...............................................................................................................20
DEDUCCIONES..............................................................................................................20
APROPIACIONES ..........................................................................................................22
CALCULO DE RETEFUENTE ........................................................................................26
PROCEDIMIENTO 1 DEL RETEFUENTE LABORAL ...................................................26
INDEMNIZACIONES POR DESPIDO SIN CAUSA JUSTA.............................................27

RECOMENDACIONES YCONCLUCIONES ..................................................................28
CIBERGRAFIA ..............................................................................................................29
ANEXO
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Introducción
La presente cartilla busca ayudar a la PYME Andiláminas con el proceso de nómina

para el pago de sus trabajadores, siendo una pequeña guía de cómo se puede realizar
una procesos de pagos cumpliendo con la normatividad vigente y enriqueciendo
procesos estratégicos de calidad en el servicio desde sus recurso humano hasta sus
beneficios a la población.
Observaremos en la presente cartilla el pasos a paso de cómo se sugiere generar la

nómina, Estructura de una nómina, de procesos, las Retenciones y Deducciones en una
Nómina, Cálculo retención 2015, y cual es la importancia en los proceso de nómina en
para la pyme.
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Justificación
La presente cartilla busca ser una guía para los asistentes de nómina de la PYME
Andiláminas S.A.S creando un proceso definido que se debe desempañar con eficacia
para obtener mejor entendimiento del procedimiento en el manejo de la nómina; para
así complementar el proceso, brindando mayor calidad a la hora de hacer los pagos de
la nómina para sus trabajadores, además suministrándole los formatos que le
facilitarían el proceso.
Objetivo
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Objetivo General
Presentar una recopilación de la normatividad legal vigente en temas de nómina y

pagos a terceros que permita a la pyme Andilaminas S.A.S consultar éstos temas y
ajustarlos al proceso.
Objetivos específicos
 Identificar los temas más importantes de las normatividad legal vigente para
nómina y pagos a terceros.
 Proponer algunos formatos que se pueden utilizar en el procesos de nómina

dentro de la PYME Andiláminas S. A.S.
Marco Conceptual
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Contrato De Trabajo
El contrato de trabajo es un acuerdo por virtud del cual una persona natural se obliga a
prestar un servicio personal a otra (natural o jurídica) bajo continuada subordinación,
cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración.
Un mismo trabajador puede celebrar contratos de trabajo con dos o más patronos,
salvo que se haya pactado la exclusividad de servicios a favor de uno solo, esta
exclusividad únicamente se podrán aplicar hasta la terminación del contrato de trabajo.
En toda relación laboral intervienen dos partes:
1. TRABAJADOR: Quien presta el servicio.

2. EMPLEADOR: Quien ordena el servicio y paga el salario. Puede ser una
persona natural o una persona jurídica.
Para que exista un contrato de trabajo se deben presentar las siguientes condiciones:
 La prestación de un servicio personal, es decir la realización de labores por parte

de una persona en beneficio de otra.
 La subordinación jurídica, es decir, la facultad del empleador de dar órdenes e
instrucciones al trabajador sobre el modo, tiempo y cantidad de trabajo y la
obligación de este para acatarlas.
 El pago de una remuneración o retribución por el servicio prestado como salario.
Toda persona que haya cumplido 18 años de edad, tiene capacidad para celebrar un
contrato individual de trabajo.
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**Los menores de edad necesitan autorización por escrito del Ministerio de la

Protección Social o del alcalde del lugar, previo consentimiento de sus representantes
legales.
Clases De Contrato De Trabajo
Según Su Forma
Pueden ser:
a. VERBAL: Tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado oralmente, las
partes convienen en la índole del trabajador y el sitio donde ha de realizarse, así
como la cuantía y la forma de remuneración, los periodos que regulen su pago.
Los contratos verbales tienen el mismo valor que los contratos escritos.
b. ESCRITO: Debe constar en un documento firmado por las partes y contener

cuando menos clausulas sobre estos puntos: identificación y domicilio de las
partes, lugar y fecha de celebración, lugar donde se vaya a prestar el servicio,
lugar donde se haya contratado el trabajador, naturaleza del trabajo, cuantía de
la remuneración, forma y periodos de pago.
Según La Duración
 Duración De La Obra O Labor: El contrato dura tanto como de la obra o labor

encomendada. Es fundamental consignar expresamente la obra o la labor de que
se trate. Esta modalidad de contrato es ampliamente utilizada en empresas
dedicadas a la construcción y no se debe usar para actividades que enmarquen
un trabajo normal y rutinario.
 Contrato A Término Fijo: Debe celebrarse por escrito y su duración no puede

ser superior a tres años. Admite al menos dos modalidades:
o El contrato a término fijo inferior a un año.
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o El contrato a término fijo de duración entre uno y tres años que es

renovable indefinidamente.
Para su terminación la ley exige el preaviso, es decir, que la parte interesada
avise a la otra su determinación de no prorrogarlo, con una antelación no inferior
a 30 días calendario a la fecha de vencimiento del termino estipulado.
 Contrato A Duración Indefinido: Se entiende celebrado este contrato cuando

las partes no determinan su duración. Esta modalidad de contratación puede
celebrarse verbalmente o por escrito. Como ya se dijo los contratos verbales
tienen el mismo valor que los escritos. No obstante, se recomienda, para fines
probatorios, hacer constar los contratos de trabajo por escrito, aunque de
aquellos en los que no se exige dicha formalidad, ya que así se facilita demostrar
las condiciones y existencias del contrato.
SALARIOS
El salario es la contraprestación que recibe el trabajador por sus servicios. El trabajador

y el empleador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades:
mínimo, integral, en dinero y en especie o según la forma de pago por unidad de
tiempo, por hora, semana, quincena, etc. Pero respetando siempre el salario mínimo
legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales.
Existen 2 tipos de remuneración en materia laboral: la ordinaria y la extraordinaria.
1. La ORDINARIA implica la suma fija o variable que se gana el trabajador.

2. La EXTRAORDINARIA implica los pagos adicionales como horas extras,
dominicales y recargos nocturnos.
¿QUÉ PAGOS SE ENTIENDEN QUE SON SALARIO?
Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que
recibe el trabajador en dinero y en especie como contraprestación directa del servicio.
También son salario los pagos que tengan esa naturaleza, bien por voluntad del
empleador o por haberse pactado así en el contrato de trabajo.
o Horas extras
o Recargos nocturnos
o Dominicales
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o Comisiones
o Licencias remuneradas.
¿Qué pagos se entienden que no son salario?
 Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador en

dinero o en especie.
 Lo que recibe no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio sino para
desempeñar a cabalidad sus funciones, como medios de transporte y gastos de
representación.
 Los beneficios y auxilios habituales u ocasionales.
 Las prestaciones sociales.
 Los suministros en especie, cuando se pacten que no tendrán carácter de
salario, tales como alimentación, vestuario y alojamiento.
 Las bonificaciones.
Salario En Especie
El salario puede pactarse en dinero, o parte en dinero y parte en especie. Este último
caso se presenta cuando el empleador suministra al trabajador, en parte de pago del
salario, vivienda, alimentación, vestuario, vales de alimentación, primas extralegales,
auxilios para gasolina, etc.
El salario en especie solo puede ser parcial y su equivalente monetario no podrá

exceder el 50% de la totalidad del salario. Si el trabajador devenga el mínimo legal, el
salario en especie no puede ser superior al 30% del mismo.
Para los efectos relacionados con la cotización a la seguridad social, los pagos
laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser
superiores al 40% del total de la remuneración.
Salario Integral
El salario integral es una modalidad de remuneración incorporada en nuestra legislación

a partir de la ley 50 de 1990. Cuando el trabajador devenga un salario ordinario de más
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de 10 salarios mínimos legales mensuales, es válida la estipulación por escrito de un

salario integral, que además del salario ordinario, incluya el pago de todas las
prestaciones sociales, recargos por trabajo nocturno, horas extras, dominicales y
festivos, pagos en especie, subsidios e intereses, con excepción de las vacaciones
cuyos derechos se conserva.
De acuerdo con lo anterior actualmente pueden pactar salario integral los trabajadores
que devenguen 10 o más salarios mínimos legales mensuales.
En ningún caso el valor del salario integral puede ser inferior a 10 salarios mínimos
legales mensuales más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el cual no
podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía. Actualmente la cuantía mínima del salario
integral es de $8.376.550 m/cte., el cual equivale a 13 salarios mínimos.
Jornada De Trabajo
La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes o a falta de convenio, se

aplicará la jornada máxima legal. Está permitido estipular la duración de la jornada de
trabajo, en cuanto al número de días que hay que laborar a la semana y las horas que
se deben trabajar cada día, teniendo como limite la jornada máxima legal. Si las partes
no convienen nada sobre este punto opera la jornada máxima.
La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas al día y de 48

a la semana salvo las jornadas especiales de 6 horas diarias y 36 semanales. En las
labores que sean especialmente insalubres o peligrosas, el gobierno puede ordenar la
reducción de la jornada de trabajo de acuerdo con dictámenes al respecto.
¿Qué tipo de jornadas especiales existen?
El empleador y el trabajador pueden acordar, temporal o indefinidamente, la

organización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o
secciones de la misma sin solución de continuidad durante todos los días de la semana,
siempre y cuando el respectivo turno no exceda de 6 horas al día y 36 a la semana. En
este caso no habrá lugar al recargo nocturno ni al previsto para el trabajo dominical o
festivo.
Así mismo el empleador y trabajador pueden acordar que la jornada semanal de 48

horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en máximo 6
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días a la semana con un día de descanso obligatorio, que podrá coincidir con el
domingo.
Horas Extras
1. El trabajo que se desarrolla más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal,

en el evento de trabajadores amparados por esta, se conoce como trabajo
suplementario o de horas extras y debe remunerarse en forma especial.
2. En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder
de 2 horas diurnas y 12 a la semana.
3. Cuando la jornada de trabajo se amplié por acuerdo entre empleadores y
trabajadores a 10 horas diarias no se podrá en el mismo día laborar horas extras.
4. Para poder laborar tiempo suplementario el empleador deberá solicitar
autorización del Ministerio de Protección Social y si la obtiene deberá llevar un
registro de trabajo suplementario con las especificaciones contenidas en la
misma norma.
CONCEPTO Factor de multiplicación

Hora ordinaria Salario/240
Hora extra diurna 1.25
Hora extra nocturna 1.75
Recargo nocturno normal 0.35
Hora extra diurno dominical 2.00
Trabajo en dominical o fes diurno 1.75
Hora extra nocturno dominical 2.50
Trabajo nocturno dominical o festivo 2.10
Seguridad Social
La ley 100 de 1993, que es el marco legal general de la seguridad social, define a esta
de la siguiente forma:
La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos,

de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida,
mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la
sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias,
especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los
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habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la

integración de la comunidad.
La seguridad social integral se compone de tres elementos: Salud, Pensión y Riesgos

Laborales.
Salud
Todas aquellas personas nacionales o extranjeras, residentes en Colombia, vinculadas

mediante contrato de trabajo que se rija por las normas nacionales pueden afiliarse a
una EPS. Los pensionados por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos,
tanto del sector público como del sector privado también lo pueden hacer.
La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el

sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%,
según ingreso del trabajador, porcentaje último que la empresa debe apropiar en cada
nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este
afiliado el trabajador.
Pensión Obligatoria
La pensión Obligatoria es una prestación económica que obtienen los afiliados al

Sistema General de Pensiones a través de las Administradoras de Fondos de
Pensiones y Cesantía (AFP) y/o del Instituto de Seguros Sociales (ISS), con el fin de
garantizar a las personas que cumplan con los requisitos establecidos por la ley (Ley
100/93), el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la
muerte.
Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base
cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que
mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el
empleado haya determinado.
Fondo De Solidaridad Y Garantías
La organización financiera del Sistema establece un enlace financiero y solidario entre

los regímenes subsidiado y contributivo, a través del Fondo de Solidaridad y Garantía.
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El Fondo de Solidaridad y Garantía cuenta con cuatro (4) subcuentas: la de

"solidaridad", la de "Compensación", la de "Promoción" y la de "Cuentas Catastróficas".
La cuenta de solidaridad del Fondo usa sus recursos para apoyar el desarrollo del
Régimen subsidiado, y su progresiva integración y homogeneización con el Régimen
contributivo.
Riesgos Laborales
La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo

de cubrir los problemas los accidentes o enfermedad profesional que el empleado sufra
como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad
está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva
según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.
Retención En La Fuente
La retención en la fuente no es ningún impuesto, sino que es el simple cobro anticipado

de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y
comercio.
La retención en la fuente sobre pagos laborales debe ser efectuada por toda persona
natural, sucesiones ilíquidas, personas jurídicas (de derecho privado o público),
sociedades de hecho y comunidad organizadas que llegue a efectuar dicha clase de
pagos.
Liquidación De Contrato
Un Contrato de trabajo se liquida básicamente en los siguientes casos:
1. Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a

término fijo.
2. Retiro del trabajador por jubilación.
3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento.

Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.
4. Terminación del contrato de trabajo.
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Al momento de liquidar el Contrato de trabajo se deben liquidar las respectivas

prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los aportes
parafiscales y de seguridad social.
La liquidación de la nómina es mensual, y anualmente se debe hacer una liquidación

definitiva de conceptos como por ejemplo las prestaciones sociales y los pagos
parafiscales.
Cada mes, hay que liquidar y pagar lo relacionado con seguridad social, por tanto, al
liquidar el contrato, sólo habrá que liquidar la seguridad social correspondiente el último
mes.
Las vacaciones se deben liquidar cada año, pero en casos excepcionales estas se
pueden acumular, por tanto, al liquidar el contrato de trabajo, quizás haya necesidad de
liquidar las vacaciones de más de un año.
La prima de servicios se debe pagar cada 6 meses, por tanto, al liquidar el contrato de
trabajo, se debe liquidar lo correspondiente a los últimos 6 meses.
Las cesantías se deben consignar en el respectivo fondo a comienzos del año, por
tanto, sólo se liquidarán las que correspondan al último año, es decir, desde la última
liquidación que debió ser en el año anterior como máximo.
La dotación se debe paga cada 4 meses, por tanto, a la hora de liquidar el contrato,
sólo se adeuda la última dotación.
En consecuencia, para liquidar el contrato de trabajo lo que se toma como referencia es

la fecha de la última liquidación que se realizó de cada uno de los conceptos, por tanto,
para liquidar un contrato de trabajo no es suficiente en los casos en que los únicos
datos suministrados son la fecha de inicio y terminación, y el sueldo.
Para el cálculo de la indemnización por despido injustificado, sí se necesita de la fecha

de inicio del contrato, puesto que la indemnización depende del tiempo que el
trabajador lleve vinculado a la empresa.
Es por eso la importancia de llevar un registro para cada empleado donde se tenga
relacionada la fecha en que se haya realizado cada liquidación total o parcial, puesto
que eso facilitara el identificar qué es lo que exactamente se le adeuda el empleado al
finalizar el contrato de trabajo.
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Prestaciones Sociales
Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe
reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios
prestados. Es el reconocimiento a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en
la empresa o unidad económica.
Prima De Servicios
Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días
se deben pagar, por tardar el último día del mes de junio y los restantes quince días en
los primeros 20 días del mes de diciembre.
Según el artículo 307 del código sustantivo del trabajo, la prima de servicios no es
salario ni se debe computar como salario en ningún caso, tratamiento que se le da a las
demás prestaciones sociales.
En el caso que el empleado opere con un Contrato de trabajo a término fijo, la prima de
servicios se calculara en proporción al tiempo laborado, cualquiera que este sea.
La base para el cálculo de la prima de servicios es el Salario base.
En cuanto al auxilio de transporte, este no es factor salarial, pero por mandato expreso
del el artículo 7º de la ley 1ª de 1.963, este se considera incorporado al salario para
todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales. Es de tener presente que este
tratamiento del auxilio de transporte es solo para las prestaciones sociales, mas no para
los aportes parafiscales ni de seguridad social (pensión, salud A.R.L.).
Cesantías
El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de
trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado.
Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual
devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3)
últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como
base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo
servido si fuere menor de un año.
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En este caso también se tiene en cuenta el auxilio de transporte como base para el
caculo de las cesantías.
La liquidación de las cesantías se hará el último día de cada año o al finalizar el

contrato.
El auxilio de cesantías debe ser consignado por el empleador antes del 15 de febrero
del siguiente año en una cuenta individual de cada trabajador en el fondo que el
empleado elija. De no consignarse oportunamente las cesantías, el empleador deberá
pagar un día de salario por cada día de retraso en la consignación o pago de las
cesantías.
Como ya se dijo, el auxilio de cesantías se liquida el finalizar el año, caso en el cual se

consigna en un fondo, o a la terminación del contrato. Sin embargo, es posible hacer
liquidaciones parciales de las cesantías siempre y cuando estas sean utilizadas para la
construcción o mejoramiento de vivienda.
El empleador debe pagar por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual,
o proporcionalmente al tiempo trabajado.
Dotación
Todo empleado que ocupe más de 1 trabajador permanente debe suministrar al

empleado como dotación, cada cuatro meses un par de zapatos y un vestido.
Esta obligación es para con los empleados que devenguen un sueldo de hasta dos
salarios mínimos, y tendrán derecho los trabajadores que a la fecha de la entrega de la
dotación lleven laborando en la empresa como mínimo 3 meses.
Las fechas de entrega de la dotación serán el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de

noviembre de cada año.
Está prohibido que el empleador compense en dinero el valor correspondiente a la

dotación, aunque es costumbre entre los empleadores, especialmente en oficinas y
almacenes en los que no se requiere uniforme, entregar el dinero al empleado con el fin
que este adquiera por su cuenta y a su gusto las prendas que ha de utilizar en su lugar
de trabajo.
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¿Que Busca esta Cartilla de Nomina?
El proceso de elaboración de la nómina en una empresa, implica una serie de pasos

secuenciados que finalizan con la elaboración del recibo de salario conteniendo este los
importes que cada trabajador debe percibir por la realización de unas tareas en un
tiempo determinado.
Las empresas elaboran la nómina mediante procedimientos manuales o electrónicos,

para lo cual es importante considerar que el pago que se realiza al trabajador sea
calculado de forma eficiente y respetando las leyes que regulan las percepciones y
deducciones que corresponden al trabajador.
En el proceso de elaboración de la nóminas, deberemos buscar la optimización del

proceso, minimizando el tiempo de elaboración, mediante la implantación de un sistema
de trabajo que reduzca los errores en el proceso de elaboración de las nóminas, con el
fin de obtener una mayor eficacia operacional y mejorar los tiempos de repuesta y
desempeño de los empleados que intervienen en el proceso.
Aquí no vamos a ver los pasos para la elaboración de la nómina ya que dependiendo
de la empresa, estos pueden ser muy diferentes pero lo que si vamos a dar es unas
recomendaciones generales y un esquema igualmente general de la elaboración de la
nómina.
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Liquidación de Nómina
La nómina es un documento en el que un empleador relaciona salario, deducciones,

valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han
laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, quincena, mes o años.
Estructura de una Nómina
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1. Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código

cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
2. Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la
empresa.
Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
3. Detalle de las percepciones salariales y extra salariales que componen la
retribución bruta del trabajador.
4. Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas
por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la
nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
5. Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento
acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el
periodo estipulado.
6. Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases
de IBC.
7. Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.
Si observados una nómina como decíamos anteriormente, podemos diferenciar con
claridad varias partes, la cabecera, los devengos o percepciones, las deducciones, la
determinación de las bases de cotización y finalizando con un resumen de las
principales cantidades que figuran en el impreso.
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Primera parte:
-Deducciones
-Nombre y cargo del trabajador
-Días Laborados -Neto Pagado
-Valor Devengado -Firmas y documentos de identidad de los empleados
Segunda Parte:
-Aportes parafiscales, salud, riesgos laborales, y fondo de pensiones
-Apropiaciones para prestaciones sociales
-Firmas de quien elabora, revisa y aprueba
1.- La cabecera y los datos informativos: La cabecera es la parte del recibo donde se
recogen los datos de identificación de la empresa o NIT y del trabajador y el periodo de
pago de la nómina.
2.- Devengos o percepciones: Los devengos son las cantidades que percibe el

trabajador por los distintos conceptos.
Aquí hay que diferenciar entre las percepciones de carácter salarial, que son las sujetas
a cotización al Régimen General de la Seguridad Social, y las percepciones extra
salariales, que son las que no cotizan al mismo.
3.- Retenciones y deducciones: Las retenciones y las deducciones están formadas

por la aportación del trabajador al Régimen General de Seguridad Social, cuota sindical,
retención a la fuente, anticipos y otros.
4.-Determinación de las bases de cotización y resumen: Aquí aparecen las

cantidades y porcentajes por los que se calculan las cotizaciones por los diferentes
conceptos a la Seguridad Social.
Devengado 3030
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Los valores devengados de la nómina son:

· Salario básico mensual, asignado en el contrato de trabajo.
· El recargo nocturno si la jornada o parte de ella se cumple durante la noche.
· Las horas extras diurnas y extras nocturnas.
· Los días dominicales y festivos, como las horas extras diurnas y nocturnas en
dominicales y festivos.
· El auxilio de transporte, tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación
específica y por mandato de la ley se debe incorporar al salario única y exclusivamente
para efectos de liquidación de prestaciones.
· Los viáticos de carácter permanente en aquella parte destinada a proporcionar al
trabajador manutención y alojamiento; pero no es lo que tenga por finalidad
proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. Los viáticos
ocasionales no constituyen salario en ningún caso.
Descuentos legales:
Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que
corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta
última aporta el 8.5% según ingreso del trabajador y el empleado debe aportar el 4%
restante.
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Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La

cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total
del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante
25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor
se le descuenta del valor IBC en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento
de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la
empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea
igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad
pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta del total
devengado del trabajador.
Subcuenta Subsistencia: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o
superior a 16 S.M.M.L.V, debe aportar además del 1% al fondo de solidaridad, un
porcentaje progresivo partiendo de los 16 S.M.M.L.V hasta 25 S.M.M.L.V en un
equivalente hasta del 0.2% adicional progresivo según tabla del fondo de solidaridad
pensional vigente.
Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al

empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales.
Descuentos Judiciales:
Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente

contra los trabajadores, deben ser descontados de la nómina por la empresa y
consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.
Descuentos Acordados:
Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al
sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del trabajador, se
pueden descontar o deducir de la nómina del trabajador.
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Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las
cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del
trabajador.
Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar
a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado,
pueden también ser descontadas de la nómina del trabajador.
Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el

valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa,
como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún
perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.
Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado
por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado
al finalizar el mes o la quincena.
APROPIACIONES
APORTES PARAFISCALES
Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe calcular los aportes y provisiones
causados, de acuerdo con la legislación vigente.
Todo empleador debe liquidar sobre su nómina mensual los aportes parafiscales y
riesgos profesionales descritos en el siguiente cuadro:
Entidad % Objetivo
Aporte
Mensual
ICBF Entidad creada con el fin primordial de proteger la 3% de
familia colombiana y brindar una protección integral al IBC
menor de edad
SENA Institución creada con el objeto fundamental de 2% de
capacitar al trabajador, colombiano. IBC
CAJA DE Las cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes 4% de
COMPENSACION destinados al subsidio familiar en dinero y en especie, IBC
FAMILIAR por medio de programas de bienestar social a sus
afiliados y a la comunidad en general.
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Los aportes parafiscales se consignan en su totalidad en la caja de compensación y

esta hace las transferencias al ICBF y al SENA, para estas últimas entidades se
debe tener en cuenta si la empresa debe o no hacer el pago según ingreso base
de cotización del trabajador.
Los aportes para riesgos laborales corresponden al valor inicial del riesgo I y se pagan
a la entidad administradora de riesgos laborales a la que se encuentra afiliada la
empresa según tabla de riesgos.
A.R.L. (nivel I) = 0.522% x IBC

(nivel I)
Apropiaciones Prestaciones Sociales
Es el conjunto de beneficios adicionales al salario que ha otorgado la ley a los

trabajadores con el fin de contribuir a su bienestar.
Constituye un costo o gasto a los empleadores, quienes deben causarlos con cargo a
los gastos por prestaciones sociales que adeudan a los trabajadores y constituir las
provisiones sobre su nómina mensual.
Cesantías:
Es una prestación social que todo empleador debe reconocer a sus trabajadores con el
fin de que estos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesantes.
Sistema de liquidación anual
 Se liquidan 30 días de salario por cada año de servicio

 Anualmente se efectúa la liquidación con corte al 31 de diciembre y se consigna
en el fondo de cesantías elegido por el trabajador antes de 15 de febrero
siguiente.
 Se pagan a la terminación del contrato de trabajo y se pueden efectuar pagos
parciales para los casos autorizados por ley (vivienda y educación).
 Provisión:
Cesantías = SALARIO BASE x 8.33%
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Intereses Sobre Cesantías:
Intereses reconocidos al trabajador porque sus cesantías no son entregadas en forma

inmediata.
 Se liquida 12% por cada año o propiciamente al tiempo de servicio (1%

mensualmente).
 Los empleadores deben pagar en el mes de enero el valor de los intereses sobre
las cesantías acumulado al 31 diciembre del año inmediatamente anterior.
 Los intereses se pagan a la terminación del contrato y cuando se efectúa retiro
parcial de las cesantías.
 Provisión
Intereses a las Cesantías = SALARIO BASE x 1%

Prima de Servicios
La norma pretende que mediante la prima de servicios el trabajador reciba un pago en

reconocimiento por las utilidades que se generan en la empresa, dado que en realidad
son los trabajadores los que con su oficio y esfuerzo producen dicho beneficios.
 En contratos a términos indefinido e liquidan 15 días de salario mensual a quien

labore todo el semestre o proporcionalmente por fracción.
 Provisión:
Prima de Servicios = SALARIO BASE x 8.33%
Vacaciones:
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Cuando los trabajadores desarrollan sus actividades bajo relación de dependencia,

estos tienen el derecho a gozar de un periodo de descanso que deberá ser remunerado
y que por la toma de los mismos no perderá sus condiciones laborales.
El mismo es de un periodo de tiempo establecido por ley y en una fecha por lo general
pautada por el empleador o contraída de común acuerdo entre las conveniencias de
ambas partes.
 Se liquidan 15 días de salario por cada año de servicio laborado o

proporcionalmente por fracción.
 Provisión:
Vacaciones = SALARIO BASE x 4.17%
Calzado y vestido de labor
Dotación de vestido de labor de acuerdo al con la características del trabajo

desempeñado; para quienes haya cumplido 3 meses de trabajo y devenguen hasta 2
salarios mínimos legal vigente.
Dotación tres veces al año: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre
Calculo de Retención en la Fuente 2015

Para realizar el proceso 1 nos basaremos en la depuración mensual base de liquidación proceso
(Rete-fuente para asalariados actualizado en la ley 1607 de 2012 y decreto 99 Y 1070 de 2013) lo
principal es seguir los paso que indica el presente esquema para poder realizar los diferentes
proceso y así será más sencillo poder obtener el valor a retener en pesos.
Directos o Indirectos
En dinero o en especie
Total pagos laborales del mes
Sean o no Factor salarial, Vacaciones, viáticos
permanentes.
Pagos de intereses y corrección monetaria por préstamo

de vivienda o el costo financiero en virtud de un contrato
Menos Deducciones de leasing habitacional
Pagos por salud – medicina prepagada hasta 16 UVT
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mensualmente, equivalente a $452.464, año 2015

Pago por salud obligatoria
Pagos por dependientes, hasta 10% del ingreso bruto y
hasta 32UVT mensuales, equivalentes a 904.928 año
2015
Aporte pensional obligatorios

Fondo de solidaridad
Menos rentas exentas
Aporte voluntario hasta el límite legal
Ahorro en cuentas AFC hasta el límite legal
Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o

que implique protección a la maternidad
Gastos de entierro del trabajador
Menos otras rentas exentas
Gastos de representación de algunos funcionarios
oficiales
Exenciones para miembros de las fuerzas armadas
menos 25% rentas de trabajo exentas, hasta el límite legal mensual de 240 UVT equivalente
a $6’786.960 año 2015 (e.t., art 206, núm. 10)
base de retención en pesos
base de retención en pesos convertida a UVT
ubicación en la tabla de retención según el rango en UVT
aplicación de la formula indicad en la tabla para obtener el valor a retener
multiplicar por el valor en pesos de la UVT año 2015
igual valor a retener en pesos
Indemnización por terminación del contrato de trabajo sin justa causa (por parte
del empleador)
En contratos a término indefinido: (Art. 64 CST)

Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo a término
indefinido, esta obligado a pagar una indemnización de acuerdo con el tiempo laborado y el
salario devengado, así:
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 Para trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos legales mensuales =

30 días de salario por el primer año y 20 días adicionales por cada año subsiguiente y
proporcionalmente por fracción de año.
 Cuando el trabajador devengue 10 o mas salarios mínimos legales mensuales = 20 días
de salario por el primer año y 15 días adicionales por cada año subsiguiente y
proporcionalmente por fracción de año.
 A los trabajadores que al entrar en vigencia la ley 50 de 1990, con 10 o mas años de
servicios continuos = 45 días primer año y 40 días por cada año subsiguiente.
En contratos a termino fijo (Art. 64 CST)
La indemnización a cargo del empleador será equivalente al valor de los salarios

correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato; o
del lapso determinado por la duración de la obra contratada; en este caso, la
indemnización no será inferior a 15 días.
Recomendaciones Y Conclusiones
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1. Incorporar en la elaboración de la nómina el uso de un sistema mediante el cual se

optimiza el proceso de cálculo de nóminas en el Departamento evitando perdidas de
tiempo innecesario.
2. Contar con un manual de procedimientos o Cartilla de Nómina para la elaboración y

calculo de nómina, para que el personal que allí elabora tenga más conocimiento de
los procesos que se deben llevar acabo.
Cibergrafia
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http://www.gerencie.com/nomina.html
http://youtu.be/f6ebFeZ6meI
www.cali.gov.co/educacion/descargar.php?id=4051
www.legis.com.co/.../aplegis/.../Manejotributario_%20nomina_estrategia
FORMATOS DE NOMINA
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junio 2015

Andiláminas Ltda. Versión 1

CARTILLA DE NOMINA PARA GUIAR EL PASO A PASO DE NOMINA

Laura Lorena Cerquera Barrera

EMPRESA DIDÁCTICA TRABAJANDO JUNTOS S.A.S

INDEMNIZACIONES POR DESPIDO SIN CAUSA JUSTA.............................................27

La presente cartilla busca ayudar a la PYME Andiláminas con el proceso de nómina

Observaremos en la presente cartilla el pasos a paso de cómo se sugiere generar la

Presentar una recopilación de la normatividad legal vigente en temas de nómina y

 Proponer algunos formatos que se pueden utilizar en el procesos de nómina

En toda relación laboral intervienen dos partes:

1. TRABAJADOR: Quien presta el servicio.

 La prestación de un servicio personal, es decir la realización de labores por parte

**Los menores de edad necesitan autorización por escrito del Ministerio de la

Clases De Contrato De Trabajo

b. ESCRITO: Debe constar en un documento firmado por las partes y contener

 Duración De La Obra O Labor: El contrato dura tanto como de la obra o labor

 Contrato A Término Fijo: Debe celebrarse por escrito y su duración no puede

o El contrato a término fijo de duración entre uno y tres años que es

 Contrato A Duración Indefinido: Se entiende celebrado este contrato cuando

El salario es la contraprestación que recibe el trabajador por sus servicios. El trabajador

Existen 2 tipos de remuneración en materia laboral: la ordinaria y la extraordinaria.

1. La ORDINARIA implica la suma fija o variable que se gana el trabajador.

¿QUÉ PAGOS SE ENTIENDEN QUE SON SALARIO?

¿Qué pagos se entienden que no son salario?

 Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador en

El salario en especie solo puede ser parcial y su equivalente monetario no podrá

El salario integral es una modalidad de remuneración incorporada en nuestra legislación

de 10 salarios mínimos legales mensuales, es válida la estipulación por escrito de un

La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes o a falta de convenio, se

La duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de 8 horas al día y de 48

¿Qué tipo de jornadas especiales existen?

El empleador y el trabajador pueden acordar, temporal o indefinidamente, la

Así mismo el empleador y trabajador pueden acordar que la jornada semanal de 48

1. El trabajo que se desarrolla más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal,

CONCEPTO Factor de multiplicación

La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos,

habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la

La seguridad social integral se compone de tres elementos: Salud, Pensión y Riesgos

Todas aquellas personas nacionales o extranjeras, residentes en Colombia, vinculadas

La cotización al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el

La pensión Obligatoria es una prestación económica que obtienen los afiliados al

Fondo De Solidaridad Y Garantías

La organización financiera del Sistema establece un enlace financiero y solidario entre

El Fondo de Solidaridad y Garantía cuenta con cuatro (4) subcuentas: la de

La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo

La retención en la fuente no es ningún impuesto, sino que es el simple cobro anticipado

Un Contrato de trabajo se liquida básicamente en los siguientes casos:

1. Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a

2. Retiro del trabajador por jubilación.

3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento.

4. Terminación del contrato de trabajo.

Al momento de liquidar el Contrato de trabajo se deben liquidar las respectivas

La liquidación de la nómina es mensual, y anualmente se debe hacer una liquidación

En consecuencia, para liquidar el contrato de trabajo lo que se toma como referencia es

Para el cálculo de la indemnización por despido injustificado, sí se necesita de la fecha

La base para el cálculo de la prima de servicios es el Salario base.

La liquidación de las cesantías se hará el último día de cada año o al finalizar el

Como ya se dijo, el auxilio de cesantías se liquida el finalizar el año, caso en el cual se

Todo empleado que ocupe más de 1 trabajador permanente debe suministrar al

Las fechas de entrega de la dotación serán el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de

Está prohibido que el empleador compense en dinero el valor correspondiente a la

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