PROYECTO FORMATIVO: EMPRESA COLOMBINA S.A.

AUTORES

Laura Martinez

Daniela Orozco

Verónica Sarchí

Jefferson Londoño

Nicolas Lopez

SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL SAN JOSE I.E.D

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTA, COLOMBIA

2018

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 PROYECTO FORMATIVO: IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS
ORGANIZACIONALES PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA COLOMBINA S.A.

AUTORES (LAURA MARTINEZ, VERONICA SARCHI, DANIELA OROZCO,

JEFFERSON LONDOÑO, NICOLAS LOPEZ)

PRESENTADO A

JUAN PABLO SANCHEZ

INSTRUCTOR SENA

SENA – CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL SAN JOSE I.E.D

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

BOGOTA, COLOMBIA

(2018)

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 Nota de Aceptación

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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Bogotá, 07- SEPTIEMBRE-2018

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 DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a, nuestros seres queridos que nos han apoyado a lo largo de este
proceso para salir adelante, y a aquellos que nos corrigen para un mejor futuro en nuestras
vidas.

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 AGRADECIMIENTOS

Agradecemos en primer lugar a Dios el cual nos ha permitido culminar con nuestro sueño.
En segundo lugar a nuestras familias que han sido de un gran apoyo en este proyecto, el
cual nos motivan en cada instante y son un ejemplo a seguir ya que gracias a ellos podemos
salir adelante, en tercer lugar, a mis compañeros de trabajo, tanto los estudiantes como los
instructores, del programa de asistencia administrativa del Sena, Bogotá.

5
 INTRODUCCION

Este trabajo está basado principalmente en identificar como se constituye una empresa y
que se necesita para ello, por tal motivo este documento expone propuestas que consiste en
el diagnóstico de la empresa los cuales buscamos obtener resultados productivos de la más
alta calidad, no solo con el fin de obtener el mejor producto sino también de brindar el
mejor servicio a sus clientes, considerando que la empresa será evaluada fundamentalmente
por la atención y servicio que ofrecen.

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TABLA DE CONTENIDO

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 NOMBRE PROYECTO: IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
ORGANIZACIONALES PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Cod. 704640
PROYECTO FORMATIVO: (EMPRESA COLOMBINA S.A)

CAPÍTULO 1

1. Naturaleza de la empresa

1.1. Datos generales de la empresa

1.1.1. Razón social :

Colombina.S. A

1.1.2. Logo

1.1.3. Slogan

“El sabor es infinito”

1.1.4. Dirección, teléfonos, fax y celulares

Dirección: CR 1 24-56 P 5
Ciudad: CALI
Teléfono: 8861971

1.1.5. Página web y correo electrónico

www.colombina.com

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 1.1.6. Sedes

 Auto Medellín Km 3 Vía Cota Bogotá Colombia.

 Mk Bogotá La Alquería, Cr 51-47 20/34 Sur L-01

 Minimarkets La 93, Cr15 92-4

1.2. Sector Económico

1.2.1. Sector económico:

Colombina S.A tiene una clasificación por el sector económico comercial

mayorista.

1.2.2. Actividad económica según CIIU:

1082: Elaboración de cacao, chocolate y productos de confitería.

1.2.2.1. Descripción del sector productivo

Colombina S.A. tiene por actividad principal la producción,

comercialización y/o distribución de dulces, chicles, chocolates, helados,

galletas, pasteles, conservas, entre otros alimentos para el consumo

humano.

1.3. Tipo y carácter general de empresa

1.3.1. Descripción

La sociedad COLOMBINA S.A , es una compañia comercial de

derecho privado, del tipo de las entidades anónimas.

1.4. Direccionamiento Estratégico

1.4.1. Historia de la empresa

Colombina S.A fue fundada en 1927 por don Hernando Caicedo.

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 En 1935 sus confites se popularizaron con el nombre ce colombinas y

empezaron a desplazar el mercado de dulce casero.

Para 1960 se habían incorporado a la fábrica técnicas europeas con

las que se comenzaron a fabricar rellenos y mermeladas.

En los 70’s se consolida colombina.

1.4.2. Misión

Luego de casi 8 décadas de gestión, nos hemos establecido como una empresa

líder del sector alimentario que viene proporcionando sabor a la vida y

constituyéndose en positiva imagen de nuestro país. En colombina S. A nos

hemos comprometido desde nuestros inicios guiados por la innovación,

mejoramiento continuo procurado además nuestro desarrollo de nuestros

colaboradores, en fortalecimiento de los accionistas y trabajando en plena armonía

con el medio ambiente.

1.4.3. Visión

Crecimiento financiero.

 Cautivar al consumidor.

 Satisfacer las expectativas de servicios los clientes.

 Ser una empresa de alta efectividad en la administración de recursos.

 Desarrollar y fortalecer nuestra cultura empresarial.

 Promovemos y nos comprometemos con la aplicación de los siguientes valores.

 Respeto.

 Compromiso.

 Creatividad e innovación.

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 1.4.4. Objetivos

Objetivos estratégicos:

Ser una compañía global fundamentada en un modelo sostenible, comprometida con el

bienestar de nuestro capital humano y el entorno.

- Perspectiva Financiera:

Crear valor de largo plazo para los accionistas, mediante un crecimiento constante y
de eficiencia económica.

- Perspectiva De Mercado:

Cautivar a los consumidores. Construir la fidelidad de los canales ofreciendo alta

cobertura y penetración con precios razonables.

- Perspectiva Del Capital Estratégico:

Enfocados en el capital humano, capital organizacional y capital tecnológico.

- Perspectiva De Procesos Internos:

Enfocados en los procesos operativos, administración del cliente, en la innovación y

en el mercado.

1.4.5. Políticas empresariales

El grupo empresarial colombina cumple con las diferentes certificaciones de las industrias

de alimentos que garantizan que nuestros productos que se venden al consumidor final,

tanto en los mercados nacionales como internacionales, cumplan con las normas de calidad

e inocuidad exigidas para su consumo.

- Elaborando productos innovadores, inocuos y de excelente calidad.

- Orientando nuestras actividades hacia la prevención de la contaminación y la

preservación del medio ambiente.

- Dando cumplimiento a las regulaciones establecidas y previniendo todo riesgo de

seguridad que pueda afectar la integridad de la empresa.

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1.5. Portafolio de Productos y/o Servicios

1.5.1. Productos

12
 1.5.2. Servicios

Brindar a nuestros consumidores productos para un estilo de vida

sana, promover prácticas amigables con el medio ambiente en

nuestras plantas de producción y contribuir al desarrollo sostenible de

las comunidades.

1.6. Estructura Organizacional

1.6.1. Organigrama general

13
14
 1.1.1.

Presidencia

Dirección General

Secretaria General
Asesoría Jurídica

Comunicación E Imagen
Relaciones Internacionales

Departamento Departamento De Departamento Departamento

Administrativo Producción Comercial Financiero

Jefe De Recursos Jefe De Control De Asistente Contador

Humanos Calidad Comercial

Asistentes
Asesor Comercial Asistente
Administrativos: Operarios
Financiero
Laura Martínez
Nicolás López
Daniela Orozco Atención Al Cliente
Verónica Sarchi
Jefferson Londoño

Servicios Generales

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1.6.2. Organigrama departamento de estudio (si aplica)

16
1.7. Manual de Funciones

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 1.7.1. Manual de funciones departamento de estudio

MANUAL DE FUNCIONES
Cargo Asistente Administrativo
Àrea o dependencia Administrativa
Jefe Inmediato Junta Directiva
Objetivo del cargo Asistente Administrativo.
Perfil del cargo Asistente administrativo, Asistente De Recursos humanos,

jefe de operaciones, Seguridad física, Asesor Jurídico,

Asesor operaciones
Funciones  Representar a la empresa, ante clientes actuales y

clientes potenciales.

 Aprueba modificaciones a la estructura de personal.

 Representar a la empresa en las negociaciones

efectuadas con el cliente.

 Asegurar el cumplimiento de los requisitos de

nuestros clientes en temas de facturación, por medio

de la revisión constante de los indicadores de gestión

y tomando las decisiones necesarias para alcanzar

nuestras metas.

1.8. Puesto de Trabajo

1.8.1. Elementos y equipos (listado)

• Módulos

• Utensilios

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 • Accesorios de escritorio:

• Cestos de basura

• Estantería:

• Archivadores:

• Papelería De oficina:

• Sillas de oficina:

1.8.2. Equipos de digitación y transcripción

• Destructora De Documentos:

• Impresora

• Escáner

• Teléfono

• Computador

1.8.3. Equipos de comunicación

• Teléfono

• Fax

• Celular

• Computadora

1.9. Manual de procedimientos

1.9.1. Manual de procedimientos departamento de estudio

Función
PROCEDIMIENTO
1 archivista de documentos.
2 colaborador en el proceso de
legalización de libros de la empresa.
RESPONSABLE
Asistente administrativo
Asistente administrativo

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 3 llevar el control del presupuesto
asignado a su dependencia.
4 hacer el inventario de los productos.
5 asignar actividades de acuerdo con
las prioridades.
Asistente administrativo
Asistente administrativo
Asistente administrativo

1.10. Mapa de procesos

1.10.1. Mapa de Procesos General

ENTRADA - NECESIDADES SALIDA – SATISFACCIÓN DE NECESIDADES

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 CAPÍTULO 2

2. Manual para la gestión documental

2.1. Introducción

Este trabajo está basado principalmente en identificar como se constituye

una empresa y que se necesita para ello, por tal motivo este documento
expone propuestas que consiste en el diagnóstico de la empresa los
cuales buscamos obtener resultados productivos de la más alta calidad, no
solo con el fin de obtener el mejor producto sino también de brindar el
mejor servicio a sus clientes, considerando que la empresa será evaluada
fundamentalmente por la atención y servicio que ofrecen.

2.2. Objetivos

2.2. Cero casos de corrupción • Mapa de riesgo corporativo actualizado y

planes de continuidad por UEN entregados • Actualización de la Encuesta

Código País • Cumplimiento Ventas y EBITDA

2.3. Marco Legal

2.3.1. Ciclo vital del documento

21
2.3.2. Gestión documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el

objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta

están actividades a continuación se publican los Instrumentos

Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de

Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General

de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de

la Nación – AGN.

2.3.3. Archivo

Un archivo o fichero es un conjunto de información binaria; es decir,

un conjunto de información compuesta de solo dos cifras: 0 y 1. Este

archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta

información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres

almacenados en forma de octetos (o bytes).

2.3.4. Correspondencia (procesos de la gestión documental)

2.3.4.1. Planeación

2.3.4.2. Producción

Fabricación o elaboración de un producto mediante el trabajo.

"producción en serie; producción en cadena; esta fábrica se

dedica a la producción de calzado"

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2.3.4.3. Gestión y Trámite

Se entiende por trámite el conjunto de pasos o la serie de

acciones regulados por el Estado y llevados a cabo por los

usuarios para obtener un determinado producto, garantizar la

prestación adecuada de un servicio, el reconocimiento de un

derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la

sociedad o, la debida ejecución y control de acciones propias de

la función pública, con el propósito de facilitar el ejercicio de los

derechos ciudadanos.

2.3.4.4. Organización

Son estructuras administrativas creadas para lograr metas u

objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión

del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas

de interrelaciones que cumplen funciones especializadas.

También es un convenio sistemático entre personas para lograr

algún propósito específico.

2.3.4.5. Transferencia

es aquel conjunto de actividades, que se realizan desde que el

producto ha sido elaborado por el fabricante hasta que ha sido

comprado por el consumidor final, y que tiene por objeto

precisamente hacer llegar el producto (bien o servicio) hasta el

consumidor. La distribución comercial es responsable de que

aumente el valor tiempo y el valor lugar a un bien. Por ejemplo,

23
 una bebida refrescante tiene un valor por su marca, imagen etc.,

la distribución comercial aumenta el valor tiempo y valor lugar

2.3.4.6. Disposición de documentos

Acción de depositar o confinar permanentemente residuos en sitios e

instalaciones cuyas características permitan prevenir su liberación al

ambiente y las consecuentes afectaciones a la salud de la población y a

los ecosistemas y sus elementos. Generación.

2.3.4.7. Preservación a largo plazo

El cuidado que se le da a algo con la clara misión de mantener, de

modo satisfactorio, e intactas, sus cualidades, formas, entre otros

aspectos.

2.3.4.8. Valoración

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 CAPÍTULO 3

3. . Informe documental de las transacciones y operaciones comerciales de

la empresa

3.1. Requisitos para la constitución legal.

3.1.1. Flujograma por entidad, formatos y requisitos de la empresa donde

realiza la práctica o la empresa creada por el grupo de trabajo.

3.1.1.1. CAMARA DE COMERCIO

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3.1.1.1.1. CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme)
Actividad Económica - DIAN Y DISTRITALES

3.1.1.1.2. Registro Único Empresarial (RUES)

26
3.1.1.1.3. Registro con otras entidades

27
28
3.1.1.1.4. Registro de libros oficiales

29
3.1.1.1.5. Certificado de constitución y Gerencia

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3.1.1.2. DIRECCION DE ADUANAS E IMPUESTOS NACIONALES -
DIAN

3.1.1.2.1. Registro Único Tributario (RUT)

3.1.1.2.2. Solicitud de la Expedición de Facturación (formato

1302)

3.1.1.2.3. Resolución de facturación

3.1.1.3. SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL

3.1.1.3.1. Registro de información Tributaria (RIT)

ORGANIZACIÓN

3.1.1.3.2. Registro de información Tributaria (RIT)

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

3.1.1.4. OTRAS ENTIDADES

3.1.1.4.1. Hospitales (Licencias Sanitaria de la localidad)

3.1.1.4.2.

3.1.1.4.3.

31
3.1.1.4.4.

3.1.1.4.5.

3.1.1.4.6.

3.1.1.4.7.

3.1.1.4.8.

3.1.1.4.9.

3.1.1.4.10.

3.1.1.4.11.

3.1.1.4.12.

3.1.1.4.13.

3.1.1.4.14.

3.1.1.4.15. Bomberos

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 3.1.1.4.16. Alcaldías Locales (Licencia de funcionamiento)

3.1.1.4.17. Certificado de Manipulación de Alimentos (actividades

relacionadas con alimentos)

3.2. FLUJOGRAMA DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES DE

LA EMPRESA DE LA EMPRESA DONDE REALIZA LA PRACTICA O LA
EMPRESA CREADA POR EL GRUPO DE TRABAJO.

3.3. FLUJOGRAMA PROCESO DE CONTRATACION DE LA EMPRESA

DONDE REALIZA LA PRACTICA O LA EMPRESA CREADA POR EL
GRUPO DE TRABAJO.

3.4. TALLER CONTABLE

33
 CAPÍTULO 4

4. Clientes de la organización

4.1. Normas

4.1.1. Normas de presentación Personal

4.1.2. Normas de comunicación con el Cliente

4.2. Sistema de comunicación de la empresa

4.2.1. Conducto de Comunicación interna

4.2.2. Conducto de Comunicación externa

4.3. Clientes

4.3.1. Definir tipos de cliente de la empresa.

4.4. Ciclo del Servicio

4.4.1. Departamento de estudio

4.5. Triangulo del Servicio

4.5.1. Empresa

4.5.2. Departamento de estudio

4.6. Momento de Verdad

4.7. Calificación del Cliente Inmediato y/o Próximo

4.7.1.1. Fuente Primaria

4.7.1.2. Fuente secundaria

4.7.1.3. Instrumentos de Recolección de la información (Libreta de

Calificaciones)

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4.7.2. Metodología de la Investigación

4.7.2.1. Planteamiento del Problema

4.7.2.2. Tipo de investigación

4.7.2.3. Universo

4.7.2.4. Población

4.7.2.5. Muestra

4.7.2.6. Plan de análisis de la recolección de la información

4.7.2.7. Tabulación

4.7.2.8. Gráficas

4.7.2.9. Conclusiones

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CONCLUSIONES

36
BIBLIOGRAFÍA / CIBERGRAFÍA

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