Procedimiento de evidencia de controles críticos

Área / Proceso: Operaciones Cemento

Ultima Actualización: Septiembre 30, 2005
Responsable: Dirección de
Estandarización de
Operaciones

GOP.20.4 - Criterio para Ajustes de Inventarios de Materiales en las Plantas

de Cemento CEMEX

OBJETIVO:
Definir frecuencias, roles, responsabilidades, criterios y fases de autorización para los levantamientos físicos de
inventario y los ajustes de los mismos.

PREMISAS:
Las plantas de cemento de CEMEX deben llevar un control estricto de inventarios de materiales para asegurar la
integridad del capital del trabajo de la compañía.

El objetivo principal de un levantamiento de inventarios por externos es verificar que los niveles de inventario de
la planta son correctos y cualquier ajuste derivado de este levantamiento debe ser mínimo.

ALCANCE: Plantas de cemento de CEMEX

• Materia prima propia y comprada.
• Combustibles Sólidos
• Otros Combustibles Líquidos
• Materiales en proceso / Producto terminado (a granel y/o empacado)

FRECUENCIA:
Frecuencia
Medición de Mínimo
Tipo de Almacén Recomendado
Inventario Físico Obligatorio
Silos y almacenamientos
Diaria 2 veces por semana
geométricos
Interno con recursos de
la planta Domos, Pilas, Edificios de almacén,
Mensual 6 veces por año
Almacenes

Externo by contracted Domos, Silos, Pilas, Edificios de

2 veces por año 1 vez por año
surveyor almacén, Almacenes

(Ver Procedimiento: GOP.20.3 - Medición Física de Inventarios de Materiales)

Estas mediciones deben ser revisadas por Contraloría dos veces al año.

Criterio de Base Seca:

Para materiales sólidos, toda la información de inventarios tiene que estar expresada en base seca. Esto
es, que el contenido de humedad tiene que ser sustraído del la cantidad total de cualquier material,
especialmente aquellos materiales almacenados a la intemperie. La humedad tiene que estar
determinada en términos de % de peso por el Laboratorio de la Planta. (Ver Procedimiento: GOP.20.3a -
Determinación de Humedad)
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ROLES AND RESPONSABILIDADES:

Operaciones:
Coordinar la medición física de inventarios internas y externas para: materias primas propias, materiales en
proceso y producto terminado.

Coordinar, junto con Abasto y Contraloría, las mediciones de materia prima, combustibles y sacos
comprados.

Asegurar la existencia de una tabla de densidades para cada material actualizada y aprobada.

Es responsabilidad del Administrador de Información de Planta el organizar el levantamiento de inventarios

físicos revisado por Contraloría, calendarizar tiempos, informar a todos los gerentes y supervisores acerca de
estos eventos, obtener todas las firmas requeridas y enviarlas a Contraloría, ambas, en papel y electrónicas,
en los tiempos indicados por Contraloría. También son responsables de llevar los registros de toda esta
información en GrafOper en una base detallada.

Los ajustes aprobados tienen que ser notificados a Abasto y Contraloría por el Administrador de GrafOper,
para hacer los registros correspondientes en Abasto, GrafOper y SICO

Abasto:
Recibir todas las entradas y establecer un corte para evitar tener materiales recibidos físicamente pero no
registrados en los libros.

En coordinación con Operaciones contratar el servicio de Topografía de un proveedor autorizado, coordinar

las encuestas de medición física de inventario de materia prima, combustibles y sacos comprados.

Proveer los resultados al administrador de la información.

Ajustes registrados por Abasto: Abasto solo debe registrar ajustes aprobados para materiales comprados de
materia prima, combustibles y sacos de acuerdo a los procedimientos de Abasto.

Contraloría:
Establecer los levantamientos físicos de inventarios en coordinación con Operaciones, y Abasto para tener
un buen control del capital de trabajo.

Verificar los resultados de los levantamientos, revisar guías internas de control, comparar el inventario físico
vs. el valor en libros (GrafOper / SICO / JDE o SAP), presentar los resultados al VP de Operaciones.

Identificar y explicar los ajustes aprobados y realizados a cualquier auditor externo.

GUÍAS GENERALES:

1. Cálculos:

a. Determinando la DIFERENCIA entre inventarios físicos y teóricos:

DIFERENCIA = Inventario Físico - Inventario Teórico

b. Determinando el % de VARIACIÓN de inventario de cada material:

DIFERENCIA
VARIACIÓN % = ------------------------------------ * 100
Inventario Teórico
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Donde:
Inventario Teórico = Nivel de Inventario Final en GarfOper en el día especificado.
Inventario Físico = Medición de Inventario realizada interna o externamente.

El % de VARIACIÓN será negativo (-) cuando el Inventario Teórico es mayor al Inventario Físico, esto es
que tenemos las siguientes posibles situaciones:
ƒ Hay registros realizados incorrectamente mostrando niveles de producción/entradas
mayores a las correctas, o consumos/salidas menores a los niveles correctos.
ƒ Existen perdidas de material debido a factores como clima (lluvia) y movimientos internos de
materiales
ƒ Sustracción o robo de material.

Por otro lado, si el % de VARIACIÓN es positivo (+) las posibles situaciones son las siguientes:

ƒ Existen registros incorrectos mostrando niveles bajos de producción/entradas

ƒ Ó existen consumos/salidas mayores a los niveles correctos.

2. Resultados de la medición física de inventario realizado por empresas contratadas:

Para materias primas y productos finales o en proceso en cualquier tipo de almacén, se procederá con
un AJUSTE de la Diferencia encontrada para cualquier % de Variación con el fin de igualar ambos
inventarios físico y teórico.

Se procederá a documentar el AJUSTE y con el proceso de Autorización indicado en el punto 4.

3. Resultados de mediciones físicas mensuales de inventarios realizadas por el

personal de la planta:
Para materiales en silos o en contenedores geométricos:
Se debe tener un control estricto en base diaria de sus inventarios; todas las variaciones serán revisadas
al final de cada mes con Operaciones y Contraloría para determinar si algún ajuste procede.

El Administrador de GrafOper en la Planta debe enviar una hoja de balance mensual con los
inventarios físicos, inventarios registrados en GrafOper, variaciones y recomendaciones para la
resolución de dichas variaciones al Administrador de GrafOper País el 25 de cada mes.

Para todos los materiales, si el porcentaje de Variación menor al ±3%

La Diferencia podrá ser corregida directamente en la Maxihoja de GrafOper como un consumo o

producción distribuido diariamente en el mes actual asegurando la consistencia de los datos diarios
del mes, de acuerdo a los siguientes criterios:
ƒ Cuando la diferencia sea relativa a una des-calibración de un elemento de pesaje, verificado
mediante una pesada física.
ƒ El Administrador GrafOper Planta debe obtener la autorización del Director de Planta.
ƒ Contraloría y el Administrador de GrafOper País deberán ser informados acerca de estas
correcciones.

Para todos los materiales, si existe un % de Variación igual o mayor al ±3%. Debe ser considerado
como un AJUSTE, y se debe seguir el proceso de autorización en el punto No. 4 informando a
Contraloría.
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Para todos los ajustes determinados internamente o por externos contratados debe existir una
relación o reporte de ajustes del período firmado por el Director de Planta indicando lo siguiente:
o Material (Nombre y código GrafOper)
o Fecha
o Cantidad del ajuste o diferencia con signo [+/-]
o Unidad de medida (toneladas, litros, kgs, metros cúbicos, etc.)
o Explicación correspondiente al origen de la diferencia

4.- Requerimiento y aprobación de los ajustes de inventario:

1. Documenta: Administrador de GrafOper / Administrador de la Información

2. Revisa: Contraloría
3. Requiere y firma Director de Planta
4. Vo. Bo. VP de Operaciones Regional
5. Aprueba: VP de Operaciones

Los Ajustes aprobados deberán ser notificados a Abasto y Contraloría por el Administrador de GrafOper de la
Planta, para hacer el registro correspondiente en el módulo de Abasto, GrafOper y SICO.

5.- Reglas y criterios para ajustes de inventario:

Todos los AJUSTES aprobados tienen que ser registrados por el Administrador de GrafOper País y
Abasto de acuerdo a sus procedimientos respectivos.

Sin excepción, todos los ajustes aprobados tienen que ser hechos en el mes siguiente a la medición de
inventario físico dependiendo de las fechas establecidas por Operaciones y Contraloría.

Para registrar los ajustes aprobados, se debe utilizar la “Tabla de Ajustes” en el GrafOper, será
necesario indicar la DIFERENCIA (±) con su signo en las unidades adecuadas (ton métricas, metros
cúbicos, litros; según corresponda), fecha, razón y quien autoriza el ajuste. Esta operación debe ser
hecha por el Administrador de GarfOper País.