EL PRESUPUESTO

La dinámica gerencial moderna en las empresas utiliza todos los recursos

disponibles, siendo uno de ellos el presupuesto, que, al ser empleado de manera
eficaz y eficiente, genera grandes beneficios. La eficiencia y la productividad se
materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la
planificación.

Visto así, el presupuesto es por excelencia, el medio para maximizar las utilidades
y el camino a recorrer por la gerencia, encarando responsabilidades como la
obtención de tasas de rendimiento sobre el capital invertido aplicado, que satisfagan
las expectativas de los inversionistas y, la interrelación de funciones empresariales
(compras, producción, distribución, finanzas, mantenimiento), direccionando u
esfuerzo hacia un objetivo común, delegando autoridad y responsabilidades, así como
la fijación de políticas, examinando su cumplimiento y replanteándolas cuando no
cubren las metas que justificaron su implantación.

FINALIDAD DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos bien estructurados deben responder a la estructura organizativa

de la empresa, ya sea a un nivel corporativo, por divisiones, por unidad de negocios,
luego por gerencias funcionales hasta llegar a los departamentos o unidades menores.
De esa forma se van definiendo los códigos de cuentas, los centros de costos y los
centros de beneficios. Existen Sistemas de Información (Software), muy avanzados
con los que se pueden realizar todas estas acciones de estructura presupuestaria. Un
adecuado sistema de información presupuestario facilita el monitoreo de los
resultados por unidad, por departamento, por gerencia, por función, por unidad de
negocio, por división y corporativo; todos con la periodicidad que se haya establecido
como parámetro para medir, controlar y evaluar.

La Gerencia de Empresas que no utilice el Presupuesto como herramienta de

Planificación y Control, actuará siempre bajo el “Síndrome del Bombero”, puesto que
va apagando fuegos cada vez que se presenten. Como el presupuesto es la expresión
final en el proceso de planificación de toda organización, al no existir, se abre camino
al desorden y al caos, lo que dificulta en gran medida el cumplimiento de los
objetivos de la empresa y, por ende, la obtención de los márgenes de beneficios
esperados.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

El presupuesto es una herramienta de la administración, que cumple un rol

importante para las misiones y funciones de una organización, dicho así, la
administración es un proceso que comprende funciones y actividades que los
administradores deben llevar a cabo, para lograr los objetivos establecidos por la
planificación en la organización. En este sentido, podríamos decir que el presupuesto
se incluye dentro de las actividades que todos los administradores deben estar en
capacidad de elaborar y llevar así todos los pasos de la administración para la
preparación, planificación, elaboración y ejecución del presupuesto. Un gerente debe
interrelacionar las actividades de la empresa procurando lograr un objetivo en común
y fijar soluciones adecuadas.

Los Presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones como Utilitaristas

(compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas. Los presupuestos son
importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización, además de establecer las estrategias a desarrollar y por medio del
presupuesto las direcciona hacia lo que verdaderamente se busca, expresar
sistemáticamente las actividades a realizar en un tiempo determinado, por medio de
los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites
razonables.

Además, sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca, también cuantifican
en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
 Se basan en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria. Sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel
y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones
presupuestarias se filtra hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y
tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con
el desenvolvimiento del presupuesto.