INFORME DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Distribuidora LAP

Aprendices:

ANGELICA MARIA BERMUDEZ RAMIREZ

ROSA HELENA VALDES GONZALEZ

Servicio Nacional de Aprendizaje

Gestión de Talento Humano por Competencias

2020
 JUSTIFICACIÓN

En la Distribuidora LAP se entiende que es necesario implementar un análisis de

necesidades de formación, realizando los procesos de identificación y diagnóstico
de problemas presentes (y futuros) que afectan a la Distribuidora o partes de la
misma (y los que son previsibles que le afecten), esta información se utiliza como
insumo para dar respuesta total o parcial, en la creación del Plan de Formación.

Estamos convencidos de que un riguroso análisis está muy directamente

relacionado con el éxito final del Plan de Formación, pues sin duda nos va a
permitir no sólo identificar las acciones formativas a realizar y la
priorización/urgencia de las mismas, sino que nos estará ayudando al enfoque del
contenido, definición del perfil de los destinatarios, elección de metodologías, etc.

La Distribuidora LAP ambiciona tener una cierta capacidad de anticipación, en el

sentido de prever los cambios, ajuste de las normas vigentes, procesos de
mecanización, etc. que nos permitan estar a la vanguardia de las necesidades
nuestros clientes, de tal manera que tengamos preparados en tiempo y forma los
procesos formativos que ello conlleve.
 METODOLGÍA UTILIZADA

Para la realización del diagnóstico de necesidades, se tendrán como principal

responsable los coordinadores de cada área y como principal fuente de la
información a los empleados de asignados a cada área. Por otra parte, intentamos
identificar los problemas desde el punto de vista de la empresa, es decir, ¿qué
cosas podemos hacer con actividades formativas de tal manera que
facilitemos determinados cambios organizativos que se proponen?

Nuestro trabajo de análisis se realiza de una manera estructurada en tres grandes

componentes: contamos con unos Coordinadores que nos proporcionan la
información que después de procesada se convertirá, si es viable, en acciones
formativas; utilizamos unos instrumentos (encuestas – entrevistas) para la
respectiva recogida de información, a través de los cuales los distintos
funcionarios intervinientes nos proporcionan la información que necesitamos y no
olvidamos, por último que existen los destinatarios (empleados) de la formación
que nos aportan una visión final de nuestro trabajo y nos ayudan a perfeccionarlo.

 Visión de futuro. Capacidad de anticipación Lo que pretendemos es

recibir información, no sólo sobre los problemas que ya se han planteado,
sino que intentamos conocer las previsiones futuras de los departamentos,
sus posibles cambios organizativos y todas aquellas variables ciertas o
previsibles que puedan ayudarnos a nosotros y a ellos, cada uno en su
ámbito de responsabilidad.

 Visión global. La organización como un todo. La formación no puede ser

ajena a este planteamiento, ha de encaminarse a las carencias globales
 aunque, paralelamente, no puede olvidarse de las carencias particulares de
cada uno de los departamentos, que en esa visión global pueden no
coincidir, al menos a simple vista, con las generales de su organización.

 Visión personal. Nuestros Empleados. Van a conocer, cada uno en su

ámbito de actuación, los problemas o las previsiones a que antes
aludíamos.

 Visión disciplinar. Las competencias. Es la detección de necesidades

basados en “competencias profesionales”.

1. Competencias genéricas. Son aquellas más relacionadas con la

persona. Son independientes del puesto de trabajo y se refieren más
a las capacidades y actitudes (trabajo en equipo, toma de
decisiones, iniciativa, motivación, etc.)
2. Competencias técnicas. Son las directamente relacionadas con las
habilidades y conocimientos necesarios para el “saber hacer”
cotidiano. Entre ellas, es necesario distinguir entre aquellas
denominadas comunes o de carácter procedimental.

 Trabajo de campo: instrumentos utilizados. Son los distintos

instrumentos y técnicas utilizados para realizar la detección de necesidades
relativa a la elaboración de nuestro Plan de Formación.

1. Encuesta genérica
2. Reuniones/Entrevistas
3. Evaluación de la satisfacción.
4. Evaluación del impacto de la formación.
 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Al ejecutar el proceso de recolección de datos mediante la metodología

anteriormente citada, los siguientes fueron los resultados obtenidos:

Encuesta: Se realizó una muestra aleatoria a las diferentes áreas de la

Distribuidora LAP a 50 empleados y las respuestas obtenidas en la encuesta se
agruparon en las siguientes necesidades:

NECESIDAD PORCENTAJE DE NECESIDAD

Habilidades para hablar en 42%
público
Habilidades de servicio al cliente 40%
Administración del tiempo 40%
Manejo del Paquete Office 10%
Cierre de ventas 20%
Emprendimiento y Estrategias de 20%
Ventas

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
E m p re n d im ie n to y E s tra te g ia s d e V e n ta s

42%
H a b ilid a d e s p a ra h a b la r e n p ú b lic o

60% 40% 40%

H a b ilid a d e s d e s e rvic io a l c lie n te

A d m in is tra c ió n d e l ti e m p o

M a n e jo d e l P a q u e te O ffi c e

40% 20% 20%

10%
C ie rre d e ve n ta s

20%
0%

De igual manera la información recolectada en la Evaluación de Satisfacción

practicada a los clientes al finalizar el año, evidencia una necesidad de
administración de tiempo, ya que el sentir de los clientes es que se ha dilatado un
poco el proceso de ventas, por este motivo se toma como necesidad de formación
a nuestro equipo en Emprendimiento y Estrategias de Ventas y Administración del
tiempo para dinamizar este proceso de la empresa.

De acuerdo a la recolección de información mediante las entrevistas realizado en

proceso de diagnóstico de necesidad de formación se pudo concluir que los
directivos y coordinadores solicitan formación en Habilidades de servicio al cliente
y el proceso que tiene la Distribuidora LAP para realizar el Cierre de ventas,
mediante el afianzamiento de sus habilidades en el Manejo del Paquete Office.

Por último y no menos importante se encuentra los resultados arrojados en la

aplicación de la evaluación del impacto de la formación, aspecto calificado en la
evaluación de desempeño y cierre de año laboral, se evidencia que los
comentarios más positivos y que más les gusto y es práctico para su labor en la
empresa es la necesidad de obtener Habilidades para hablar en público.

PLAN DE ACCIÓN
 DESCRICPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD

Para implementar una

formación pertinente y
Analizar las relevante se debe detectar las
Coordinador Formato Novedades
Necesidades de falencias que se presentan,
Talento Humano de Formación
Formación utilizando diversas técnicas y
de esta manera determinar la
formación que se necesita.
Establecer Esto permite dar un propósito a
Formato del
Objetivos y buscar y de qué manera Coordinador
Programa de
Criterios de verificamos que esos objetivos Talento Humano
Formación
Evaluación se cumplieron.
Es clave determinar que
Definir el personal se impacta directa o Gerente,
Acta de Autorización
Personal indirectamente con los Coordinador
de Capacitación
Participante objetivos del programa para así Talento Humano
incluirlos en los procesos.
Se debe designar a la persona
experta en el tema para que
imparta la formación ya sea Gerente,
Definir el Equipo Acta de Autorización
externa o de la misma Coordinador
Formativo de Capacitación
organización y que cuente con Talento Humano
las habilidades y competencias
para tal fin.
De acuerdo a las necesidades y
Equipo
los objetivos establecidos se
Formativo, Cronograma de
Contenido diseñará el contenido necesario
Coordinador Actividades
y que tipo de información será
Talento Humano
transmitida a los participantes.
Se debe escoger el método, la
técnica y los instrumentos Equipo
Técnicas,
acordes y requeridos Formativo, Cronograma de
Instrumentos y
apropiados para el tipo de Coordinador Actividades
Métodos
formación y el perfil de los Talento Humano
asistentes.
DESCRICPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
Lugar y Fecha de Se debe definir qué Gerente, Cronograma de
Realización instalaciones físicas se requiere Coordinador Actividades
 para llevar a cabo la formación
ya sea externas o adecuar un Talento
sitio dentro de la distribuidora Humano, Equipo
y las fechas consideradas para Formativo
la ejecución de la actividad.
Una vez se determinen los
recursos necesarios se debe Gerente,
Determinar Cronograma de
traducir a cifras monetarias Coordinador
Costos Actividades
para presentar a la alta Talento Humano
dirección y lograr su viabilidad.