FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje

1 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Actividad De Aprendizaje OA 2

ESTUDIO DE CASO
ELABORADO POR: STEVEN DE LA ROSA PARRA

1.Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de
la información documentada o montar los procedimientos operativos?
Desarrollaría las dos actividades en simultaneo, ya que el diseño es indispensable para la
documentación de los procesos de la empresa, el orden, formato, codificación, clasificación y
nomenclatura. Esto permitiría ir haciendo las correcciones pertinentes a la medida que se van
redactando los procesos, esto se debe a que como no conocemos el tiempo de implementación y que
información documentada se ira generando, por lo cual no se podrían generar los registros de control
documental.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.
Lo podríamos clasificar dentro del proceso estratégico, dentro de la gestión de calidad, donde llevamos
el control detallado y documentado de como se llevan a cabo los procedimientos de la empresa, su
alcance, responsables y se enfatiza en el manejo de la información.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.
OBJETIVO:
Determinar las actividades pertinentes para el control de la información documentada a manejar en el
Sistema Integrado de Gestión, de la empresa Confecciones S.A.
ALCANCE:
Inicia con la identificación de la necesidad de crear, actualizar o eliminar información documentada del
SIG y termina con la revisión de la publicación de la información documentada del SIG.
DEFINICIONES:
• Aprobación: Actividad que permite determinar la convivencia y la adecuación del documento
revisado anteriormente.
• Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del
proceso.
• Cobertura del documento: Campo que cubre el documento.
• Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer el sistema de
gestión de calidad.
• Documento: Información y su medio de soporte.
• Documento controlado: Todo aquel documento que cumpla con lo registrado en este
procedimiento y su anexo.
• Documento obsoleto: Documento derivado de un cambio o de su cancelación que pierde
vigencia.
• Formato: Documento empleado para registrar la información necesario para un proceso o
una actividad.
• Gestión documental: Actividades administrativas o técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa.
• Guía: Documento donde se establecen las pautas de acción, recomendaciones o sugerencias
de expertos en temas determinados.
• Instructivo: Procedimientos donde se describe como se debe realizar una tarea.
• Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externa acerca del
sistema de gestión de calidad.
• Manual de calidad: Documenta que especifica el sistema de gestión de calidad.
• Proceso: Actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, ya que
estas se transforman de elementos de entrada a resultados.
• Procedimiento: Describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie
de actividades.
• Programa: Documento que establece los requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociados al desarrollo de actividades durante el desempeño del trabajo diario.
• Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo de disposiciones de
carácter referencial.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o evidencias objetivas de
actividades desempeñadas.
 • Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y dar cumplimiento a
dichos objetivos.
• Revisión: Actividad que asegura la conveniencia y la adecuación del documento que es
objeto de revisión.
• Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos de
documentos, los cuales tienen un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
registros.
• Versión: Indica la cantidad de veces que se a modificado un documento.
• Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.
RESPONSABLE:
El responsable de que cada procedimiento y proceso que se ha implementado, socializado y ejecutado
es el coordinador de cada área de la empresa de Confecciones S.A. Sin embargo, en ausencia del
mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad.

DOCUMENTOS DE REFERENCIAS:
• Norma Técnica de Calidad
• ISO 9001-2008 sistemas de gestión de calidad-Requisitos

CONDICIONES GENERALES:
a. Creación:
Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos:
Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante
memorando por el responsable del área.
Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser aprobados
mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales guías, donde se relacione el
ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
b. Revisión y aprobación
La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará a cargo del líder del
proceso.
c. Identificación
La identificación de los documentos se debe realizar mediante encabezados en Colores asignados a
los tipos de Procesos y un código alfanumérico. Los colores asignados por el tipo de proceso son:
Tipo de proceso Color
Estratégico
Misional
Apoyo
 Control
Los códigos alfanuméricos están compuestos por las siguientes características:
a) Combinaciones sonoras de iniciales y silabas correspondientes al nombre del proceso
b) Iniciales o palabras relacionadas con el tipo de documento
c) Numero único consecutivo por Proceso
TIPO DE DOCUMENTO SIGLA
Alcance AL
Política PO
Procedimiento PR
Guía GU
Instructivo IN
Manual MA
Formato FO

SIGLA DE LA EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO

CO EMC MA 001
El código del manual para el proceso extendido, marcado y corte, asociado al proceso misional de
Confección S.A, seria: CO-EMC-MA-001.
A continuación, se presenta la estructura para la conformación de los documentos.
PROCEDIMIENTO Extendido, marcado CÓDIGO CO-EMC-MA-001
y corte
LOGO ACTIVIDAD Extendido, marcado VERSIÓN 1
y corte
PROCESO Manual de corte FECHA 15-07-2020

d. Divulgación
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad serán divulgados por el encargado del sistema de
gestión, y así debe hacerse cada vez que se realice una actualización del mismo.
e. Control de cambios:
Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión
debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo, el registro de
la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

N° Tarea Descripción
Identificación de Identificar la necesidad de elaborar, actualizar o eliminar un
1 necesidades documento.

2 Remitir solicitud
Evaluación de pertinencia de personal experto adicional o fuentes diferentes al
3 de la solicitud
4 Aprobación de la solicitud al elaborador designado por ésta para tal fin.
Elaboración o
5 actualización
Someter a revisión o
6 discusión
7 Discusión
Consideración de
8 observaciones y ajustes
9 Revisión
El director, subdirector o Jefe de Oficina responsable del
documento debe remitir solicitud dirigida al encargado
justificando y explicando en detalle las razones por las cuales se
requiere elaborar o actualizar un documento.
Revisar y evaluar la pertinencia y relevancia de la solicitud.
Es viable la solicitud: continuar con la tarea N°4 No es viable la
solicitud: Responder a la dependencia solicitante exponiendo
los motivos del rechazo.
Nota: Informar al responsable de la elaboración que debe incluir
la etapa de discusión, cuando el documento involucra tareas
que se encuentran asignadas a otras dependencias o cuando se
considere que el documento debería involucrar conocimiento
elaborador, revisor y aprobador
Aprobar la solicitud informando a la dependencia interesada y
Elaborar o actualizar el documento con base en las
justificaciones expuestas en la solicitud previamente aprobada.
Enviar el documento por correo electrónico en formato Word a
los participantes del ciclo correspondiente para someterlo a
discusión y/o revisión.
Nota: La discusión es obligatoria cuando el documento a
elaborar o actualizar involucra tareas que se encuentran
asignadas a otras dependencias o cuando la entidad cuenta con
el conocimiento de personal experto adicional o fuentes
diferentes al elaborador, revisor y aprobador Se requiere
discusión: Continuar con la tarea N°7 No se requiere discusión:
Continuar con la revisión en tarea N°9
Realizar la discusión del documento. No hay observaciones: Dar
Visto bueno de discusor al documento y continuar con la tarea
N°9 Si hay observaciones: Devolver el documento al elaborador
en formato de Control de Cambios con observaciones y
solicitudes de ajustes. (Nuevo conocimiento, mejores prácticas,
lecciones aprendidas, etc.)
Recibir y considerar las observaciones y solicitud de ajustes de
los participantes de la discusión, revisión y aprobación.
Las observaciones son pertinentes: Realizar los ajustes
correspondientes sobre el documento y pasando otra vez por
la tarea 6 continuar con la tarea N°9.
Las observaciones no son pertinentes: Responder las
observaciones informando el motivo por el cual las
observaciones no serán tenidas en cuenta
Realizar la revisión del documento.
No hay observaciones: Dar Visto bueno de revisor al documento
y continuar con la tarea N°10

10 Someter a aprobación
Aprobación del
11 documento
12 Enviar a publicación
Evaluación de pertinencia
13 del documento
14 Publicación
Consolidación y
actualización del Listado
Maestro de Documentos
15 Internos
16 Divulgación
Si hay observaciones: Devolver el documento al elaborador en
formato de Control de Cambios con las observaciones y ajustes
solicitados.
Regresar a tarea N°8
Enviar el documento a Secretaría General, director o Jefe de
Oficina responsable del documento para someterlo a
Aprobación.
Revisar la elaboración o actualización con base en las
justificaciones expuestas en la solicitud inicial.
Aprobado: Continuar con la tarea N°12
Reprobado: Devolver el documento a la tarea N°9 con las
observaciones y solicitud de ajustes
Enviar el documento a la Oficina de Planeación para su
publicación en el repositorio oficial de la entidad.
Es pertinente: Continuar con publicación en la tarea N°14 No
es pertinente: Devolver el documento a la tarea N°9 con las
observaciones y solicitud de ajustes
Publicar el documento
Siempre que se publique un documento nuevo o actualizado,
el encargado de la gestión de calidad procederá a actualizar la
base documental de cada proceso, en las carpetas físicas
donde reposan los originales firmados bajo su custodia y en el
Listado Maestro de Documentos digital.
Enviar comunicación oficial a las dependencias y funcionarios
involucrados e interesados en el nuevo documento.