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Se desplegará el cuadro de diálogo Validación de datos. En este

cuadro se observarán tres fichas:

 Configuración: En esta ficha se establecen los criterios de

validación para las celdas.

 Mensaje entrante: Sirve para definir el mensaje que se

mostrará al seleccionar la celda.

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 Mensaje de error: Esta ficha se utiliza para crear un mensaje
de alerta que se presenta al incluir datos no válidos en las
celdas.

Una vez configuradas las opciones de validación de cada celda, estas

únicamente permitirán la inclusión de valores permitidos en las celdas.

Debe tenerse la precaución de asignar los mensajes adecuados a la

regla de validación de modo que el usuario no se confunda al leer el
mismo, este debe ser claro y conciso.

Si el Ayudante de Office se encuentra activo, los mensajes

de validación de datos se mostrará a través de este, de lo
contrario aparecerán en cuadros de mensaje.

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MAGROS

Una macro es un programa escrito o grabado por el usuario que

almacena una serie de comandos de Microsoft Excel que pueden
utilizarse posteriormente como un único comando.

Mediante las macros pueden automatizarse las tareas complejas y

puede reducirse el número de pasos necesarios para realizar las tareas
que se ejecuten con más frecuencia.

Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic

para aplicaciones de Microsoft. También pueden escribirse directamente
las macros utilizando el Editor de Visual Basic.

Se puede utilizar una macro para automatizar procesos que involucran

muchos pasos, por ejemplo, a la hora de colocar un título es común que
se le de formato a la celda de negrilla, además de eso se centre y se
aumente el tamaño de la letra. Todos estos pasos pueden ser
englobados en una sola macro para que con solo hacer un clic o una
combinación de teclas se ejecuten todas las anteriores tareas.

EJEMPLO DE CREACIÓN DE MACROS

Las tareas de formato de celdas son tareas bastante repetitivas,

realizaremos una macro que involucrará las siguientes acciones:

Cambiar el tipo de letra a "Arial Black"

Cambiar el tamaño de la letra a 14
Centrar el texto en la celda

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Aplicar negrilla

Todas esas acciones se ejecutarán una tras de otra con una

combinación de teclas definida o haciendo clic sobre un botón también
definido por el usuario.

Existen dos formas de crear macros en excel:

Mediante código de Visual Basic para aplicaciones

Mediante la grabadora de macros

En el presente módulo utilizaremos la grabadora de macros debido a

que aún no se tiene conocimiento del lenguaje de programación Visual
Basic.

La grabadora de macros funciona de esa forma, como si fuese una

grabadora, el usuario únicamente debe seguir uno a uno los pasos que
quiere grabar en su macro y EXCEL va registrando y grabando cada una
de esas acciones. Ya estando la macro grabada simplemente cuando se
desee utilizar se debe ejecutar dicha macro, EXCEL seguirá uno a uno
todas las acciones grabadas en ella.

Antes de grabar una macro asegúrese de tener bien en claro los pasos
que se desean grabar en dicha macro, si es necesario practique cada
paso hasta que se encuentre con total seguridad.

Los pasos a seguir para grabar la macro que nos interesa en el

momento son los siguientes:

Desde el menú Herramientas escoja la opción Macro - Grabar nueva

macro.

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En este cuadro de diálogo debe configurar el nombre que desea para

la macro y si quiere ejecutar dicha macro mediante una combinación
de teclas del tipo CTRL + Tecla. Para nuestro caso dele el nombre de
"Formato" a la macro y escoja la combinación de teclas CTRL + F

A partir de este momento todo lo que ud. haga quedará grabado en la

macro de EXCEL. Realice los cambios pertinentes (tipo de letra,
tamaño, alineación, etc)

Para terminar escoja del menú Herramientas la opción Macro

-Detener grabación.

A la hora de ejecutar la macro se puede escoger dicha macro del menú

Herramientas - Macro - Macros o mediante la combinación de teclas
previamente configurada.

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Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar y luego clic en el

botón "Ejecutar".

ASIGNACIÓN DE MACROS A BOTONES

Es posible también crear un botón de comando en la hoja de cálculo y

asignarle a dicho botón una macro previamente creada.

Los pasos a seguir son los siguientes:

Asegúrese de que la barra de herramientas "Formularios" se

encuentra activa (Menú ver - Barras de herramientas), actívela si no
lo está

De la barra de herramientas "Formulario" escoja el icono "botón'

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Arrastre en diagonal en la hoja de cálculo en el lugar donde desee

que quede el botón.

Del cuadro de diálogo que se ha desplegado seleccione la macro que

desea asociar al botón. Esta macro es la que se ejecutará cada vez
que se hace clic sobre dicho botón.

Sólo queda cambiar el nombre del botón simplemente haciendo clic

derecho sobre el botón y seleccionando "Modificar texto", luego
escriba el nombre adecuado.

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Como ejercicio propuesto se formula la creación de una nómina en

EXCEL, dicha nómina debe contener todas las fórmulas respectivas en
los lugares adecuados y funcionar de forma totalmente automática.

La siguiente tabla se expone como ejemplo:

Devengado
Nombre del Sueldo Dias
Aux. Total
empleado basico Lab. Basico Recargos Comisión
Trasn. Dev

Totales

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Esta es la primera parte de la nómina, el devengado, debe tenerse en
cuenta que el ítem "Recargos" hace alusión a el total devengado por
concepto de horas extra, nocturnas, festivos, etc. Se sugiere pedir
dichos datos en otra tabla que puede estar ubicada en otra hoja.

La segunda parte de la tabla, el deducido, se expone a continuación,

esta parte debería encontrarse al lado de la anterior tabla:

DEDUCIDO Neto
Salud Pensiones F. Solid Retefuente Otros Total Ded Pagado

Una tercera tabla deberá incluir los aportes parafiscales y provisiones:

Aportes Cesantías 1/12
% Valor
Parafiscales Intereses
1%
Salud 2/3 12 Cesantías
Pensiones 75% 13,5 Prima Servicios 1/12
Riesgos
0,522
Profesionales Vacaciones 1/24
Sena 2
Subsidio Familiar 4 Subtotal
ICBF 3
Subtotal
Provisiones Valor

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Total Apropiaciones: $___________________________
Se sugiere colocar al final de cada fila un espacio para la firma de cada
empleado y al final de la nómina espacio para neto pagado,
observaciones y firmas de la persona que elaboró, revisó y aprobó la
nómina.

Recuerde que las tablas anteriormente expuestas sólo son un ejemplo,

el estudiante deberá investigar todas las fórmulas que necesite y evaluar
si puede agregar o quitar elementos a su nómina.

Puede utilizar cualquier tipo o combinación de formatos que desee.

Debe entregar su nómina llena con algunos datos ficticios que reflejen la
forma de elaboración de la misma...

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El Proyecto Final de EXCEL consiste en tres hojas que interactúan entre
sí, la primera hoja contiene un formato de factura con todas las fórmulas
predefinidas, la segunda hoja contiene el listado de los productos del
almacén y su respectivo precio y la tercera hoja almacena el monto total
de cada factura.

El objetivo consiste en crear la estructura de la factura de forma tal que

su manejo sea totalmente automático, por ejemplo, cada vez que se
digite la referencia de un artículo EXCEL deberá buscar dicha referencia
en la segunda hoja donde se encuentra el listado de artículos y rescatar
el nombre del artículo y su precio unitario.

La estructura de las tres hojas se presenta a continuación, la meta es

crear un libro agradable y funcional.

No interesa que su trabajo sea idéntico al aquí expuesto, solamente

debe tener en cuenta las fórmulas y actualizarlas para su caso y las
instrucciones de las macros.

A continuación se muestra una captura con la primera hoja del libro, la

hoja "Factura".
En esta primera hoja encontramos la estructura de la factura
completamente diseñada, note los tres botones de la parte inferior
(Eliminar, Almacenar, Imprimir) que tienen a su vez asignadas tres
macros (el funcionamiento de dichos botones se explicará en adelante).
La columna de total es obviamente calculada, además del subtotal, el
IVA y el total a pagar.

Se han utilizado diversas herramientas para hacer la presentación del

documento más atractiva, WordArts, ClipArts, cuadros de texto,
autoformas, además de colores de relleno de celdas y colores de texto.

Siga los siguientes pasos:

Cree la estructura de la factura, especifique formatos de texto y celda

y dele una presentación adecuada.

En las celdas de totales, subtotal e IVA se deben calcular dichos

valores, tenga en cuenta que dichas celdas se deben encontrar
vacías (en blanco) si la celda de cantidad es cero o se encuentra
también en blanco, quiere decir que, por ejemplo, en el caso
propuesto en la hoja anterior la celda F14 debe encontrarse en
blanco siempre y cuando la celda D14 también lo esté, de lo contrario
debe mostrar el resultado de la operación.

Dele el nombre de Factura a la hoja1 de su libro (haga doble clic

sobre el nombre de la hoja y escriba el nuevo nombre).

Los botones y demás fórmulas se crearán más adelante...

Pase ahora a la hoja2 del libro, esta hoja contendrá un listado de

artículos con sus respectivas referencias y precios. A continuación se
muestra el contenido de dicha hoja.
Cada uno de los 21 artículos expuestos tiene su referencia y además su
precio unitario, el objetivo de esta hoja es el de que al digitar la
referencia en la factura de la primera hoja EXCEL pueda buscar dicha
referencia en esta segunda hoja y rescatar de ella el nombre del artículo
así como su precio unitario.
El detalle de los artículos es el siguiente:

Elabore la hoja con los respectivos formatos y dele el nombre de

"Productos" a dicha hoja.

El paso a seguir es hacer que en la hoja factura cada vez que el usuario
digite una referencia en el campo "REF" automáticamente se actualice el
Campo “Descripción” y “P. Unitario” con los datos correctos.

Para ello se debe utilizar la función BUSCAR vista en el módulo anterior,

en la siguiente tabla se muestra un ejemplo de la parte central de la
factura:

La referencia del artículo debe coincidir con las referencias almacenadas

en la hoja "Productos".

Al digitar la referencia del producto y presionar <Enter> debe aparecer

inmediatamente la descripción del artículo que coincide con la
almacenada en el listado de productos de la hoja "Productos", además
también debe aparecer el precio unitario coincidente con el almacenado
en la misma tabla.

Debe ud. investigar entonces las fórmulas de las celdas C14, E14 y
subsiguientes.
Regrese a la primera hoja del libro, la hoja "Factura", dicha hoja posee
tres botones que ejecutan a su vez tres macros que hay que especificar.

A lm a c e n a r Im p r im ir

La primera macro se denomina "Borrar" y lo que hace es borrar todos los

datos de la factura para, por ejemplo, introducir datos para una nueva
factura.
En el anterior ejemplo se deben borrar el contenido de las celdas C8,
C9, C10, E8, E9, E10 y los rangos B14:B26 y D14:D26. Se debe crear
dicha macro y asignarla a su respectivo botón.

El botón "Imprimir" simplemente envía a impresión la factura, debe crear

la macro y asignarla también a su botón.

El botón "Almacenar" tiene una función un poco más compleja, debe

copiar los datos de: Fecha, Nombre del cliente y Total a pagar de la
factura a la tercera hoja llamada "Almacenamiento" que se muestra a
continuación:

La tabla después de haber introducido algunos valores en la factura

debe verse algo así:

Fecha Cliente Total

12/07/2001 Anny Agamez $ 752.300.00

11/07/2001 Drebel Anaya $ 334.000.00
11/07/2001 Edgar Morillo $ 375.000.00
11/07/2001 Femny Diaz $ 892.000.00
10/07/2001 José Palacio $ 785.000.00
Cree la hoja "Almacenamiento" con los formatos adecuados y dele su
respectivo nombre.

Solo queda volver a la hoja factura para crear el botón "Almacenar" junto
a su respectiva Macro.

Los pasos que debe cumplir en su orden esta macro son los siguientes:

Insertar en la hoja "Almacenamiento" en la fila 10 una nueva fila. Esta

fila contendrá los valores de fecha, nombre del cliente y total a pagar
de la factura.

En la hoja "Factura" copiar (Ctrl+C) la celda que contiene la fecha de

la factura actual (en nuestro caso la celda E8).

En la hoja "Almacenamiento" seleccionar la celda destino (en nuestro

caso la celda B10) y seleccionar del menú Edición la opción Pegado
especial...
 Activar la casilla "valores" y aceptar

Repita los tres pasos anteriores para el nombre del cliente y el total a
pagar para la factura actual.

Para terminar seleccione la hoja "Factura" y presione la tecla ESC

para quitar el bordeado de fila de hormigas de la celda copiada.

Debe ser muy cuidadoso, practique primero antes de grabar la macro...

Cree el botón "Almacenar" y asígnele su respectiva macro.

Es todo... si todo ha marchado bien debe ud. tener un libro funcional que
trabaja automáticamente y que combina muchos elementos diferentes
de EXCEL que ud. puede poner en práctica en el futuro.

BIBLIOGRAFÍA

AYUDA DE MICROSOFT EXCEL 2000.

DACKAR, Henry; EXCEL 7.0, Hoja Electrónica; Producciones Heniy

Dacker Ltda.; Colombia.

INFORMÁTICA PASO A PASO EXCEL 8; Rey Andes Ltda.; Santafé

de Bogotá; 2000.

TIZNADO, Marco Antonio; EXCEL 97, Serie Enter Plus; Me Graw-

Hill; Santafé de Bogotá, D.C.; 1998.