Informe administración documental

Daniela Solano Arango

SENA

Conceptualización y normatividad archivística para la organización documental

Junio del 2019

 El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos

por una persona natural o jurídica; Al radicar se asigna un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de

envío; Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o

destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario

responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Actividades del registro de documentos:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación

de folios, copias, anexos, firmas, constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN

060/2001 Art. 2), Asignación consecutivo de envíos.

Actividades de la radicación de documentos:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los

documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la

actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades

financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado

en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla

para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: el número de registro, la fecha, el

destinatario, original: se envía al correo, copia: archivado como justificante interno del envío de

la correspondiente comunicación.

3. Correspondencia interna:

anexos, destinatario, asunto. En las grandes y medianas empresa además de los de entrada

y salida, se lleva un registro  para las comunicaciones internas.

Recepción, envío y registro de correspondencia

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de

Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas

de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro

y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los

responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia

recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas

de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria

asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o

solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de

Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en

papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega
 La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al

departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar

la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento

enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia

enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la

copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.