ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO

MPG-01-R-05-6/ VERSIÓN 2/ VIGENCIA 2 DE 2017

N. DE ACTA: 001/2017
FECHA: MAYO 31 de 2017
HORA DE INICIO: 9:00 AM HORA DE FINALIZACION: 10:00 AM
CONTROL DE ASISTENCIA
MIEMBROS NOMBRE FIRMA
SECRETARIA GENERAL
OFICINISTA I
OFICINISTA II

OBJETIVO DE LA REUNION

 Revisar la gestión documental existente del CEDAC

ORDEN DEL DIA

 Verificación del quórum

 Evaluación del estado del SGC aplicado a archivo general
 Evaluación de la No conformidad y Plan de correcciones y acciones correctivas
aceptadas por la ONAC, para dar respuesta y mejoramiento a la no conformidad
detectada
 Compromisos para dar avance al plan de correcciones y acciones correctivas.
 Proposiciones y varios

OBSERVACIONES

 Se verificó el quórum encontrándose un cien por ciento de asistencia.

 Se revisan los diferentes procedimientos de archivos, los diferentes formatos del
área de archivo y el manual de archivo con la líder del proceso de archivo para dar
ajustes y actualizaciones a los mismos.

 Se socializa la no conformidad dada por la ONAC, en donde se describe: que no

se tienen reglas claras para garantizar el almacenamiento, la protección y el
tiempo de retención de conservación y la eliminación de los registros por un
período coherente con su acreditación. Que con base a la ISO-IEC 17020:2012 en
su Numeral 8.4.1 El organismo de inspección debe establecer procedimientos para
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definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, los tiempos de retención y la eliminación de los
registros relacionados con el cumplimiento de los requisitos de esta Norma
Internacional.

Dentro de la evidencia objetiva se encontró por parte de la ONAC:

1. El OEC no dispone del total de los registros de auditorías internas realizadas
durante el segundo ciclo de acreditación que va desde 2012-10-15, solo
dispone de los registros desde el año 2014.

2. El OEC no dispone del total de los registros de las revisiones gerenciales

realizadas durante el segundo ciclo de acreditación que va desde 2012-10-15,
solo dispone de los registros desde el año 2016

 Dentro del apoyo que al área de archivo debe brindar al área de calidad para
subsanar la no conformidad, se debe realizar las siguientes acciones:

Realizar el programa de gestión documental; la centralización de la documentación

del sistema de gestión de calidad en un servidor de archivos en el cual van a estar
almacenados todos los documentos digitales del SGC de la empresa; este servidor
solo tendrá acceso los usuarios autorizados; capacitación del personal de archivo
en normatividad vigente y ley general de archivo; se proyecta las capacitaciones
con la profesional contratada con fecha de 2 junio y 28 de junio de 2017;
adecuación del área de archivo general de la empresa.

 Continuar con la disposición y compromiso para dar cumplimiento a la No

Conformidad e implementación del SGC, manteniendo los procedimientos
aplicados a la empresa para el mejoramiento continuo de la misma.

PENDIENTES PRÓXIMA REUNIÓN

 seguimiento de planes de mejoramiento de los hallazgos

 Se proyecta para el 30 de Julio del 2017.
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N. DE ACTA: 002/2017
FECHA: JULIO 30 de 2017
HORA DE INICIO: 9:00 AM HORA DE FINALIZACIÓN: 10:00 AM

CONTROL DE ASISTENCIA
MIEMBROS NOMBRE FIRMA
SECRETARIA GENERAL
OFICINISTA I
OFICINISTA II

OBJETIVO DE LA REUNIÓN

 Seguimiento de la actualización e implementación de la gestión documental.

ORDEN DEL DIA

 Verificación del quórum

 Verificación del avance y compromisos del plan de correcciones y acciones
correctivas
 Proposiciones y varios

OBSERVACIONES

 Se verificó el quórum encontrándose un cien por ciento de asistencia.

 Dentro de la verificación del avance del plan de correcciones y acciones

correctivas, se verifica cada de las acciones descritas y el avance de cada una:

 Realizar el programa de gestión documental; Se contrata a una

profesional idónea con las competencias de manejo de gestión
documental, quien actualizará el programa de gestión documental, y
realizará las capacitaciones al personal de archivo y en general a todo el
personal con base en la normatividad vigente de la ley general de archivo
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 la centralización de la documentación del sistema de gestión de

calidad en un servidor de archivos en el cual van a estar almacenados
todos los documentos digitales del SGC de la empresa; este servidor
solo tendrá acceso los usuarios autorizados; Se instaló un servidor para
la centralización de la documentación del sistema de gestión de calidad,
dándole un adecuado almacenamiento, protección, conservación y
eliminación de los registros por un período coherente. En donde las
personas autorizadas para tener acceso a ese servidor, son el jefe técnico
o de planta y la coordinadora de calidad.

 capacitación del personal de archivo en normatividad vigente y ley

general de archivo; se realizan las capacitaciones con la profesional
contratada con fecha de 2 junio y 28 de junio de 2017

 Adecuación del área de archivo general en la empresa. Se adecua los

diferentes archivos de gestión, central e histórico

 Se termina la reunión socializando la importancia de seguir implementando

el SGC y garantizando los diferentes controles para tener una gestión
documental eficiente.

PENDIENTES PRÓXIMA REUNIÓN

 seguimiento de planes de mejoramiento de los hallazgos

 Se proyecta para el 30 de septiembre del 2017.
 Capacitación por áreas de métodos de archivo