Auditoria de processos: o que é e como

fazer em 5 passos

Cuidar de uma organização nem sempre é uma tarefa fácil, afinal, para manter
a performance e a produtividade altas é preciso garantir que os processos sejam
eficientes, o que nem sempre é fácil e costuma deixar muitos gestores preocupados.
Uma maneira de garantir a eficiência dos processos e minimizar essa preocupação é
avaliando a sua execução através de uma prática chamada auditoria de processos.
O que antes era algo que causava medo nas empresas, atualmente pode ser encarado
como uma oportunidade para se encontrar pontos de melhoria nos processos. Você se
interessa pelo assunto? Então acompanhe o texto e descubra:
 O que é auditoria de processos
 Por que fazer auditoria de processos
 Como fazer auditoria de processos
 Como a Euax pode te ajudar a ir além da auditoria de processos tradicional

Boa leitura!

O que é auditoria de processos?

Auditoria de processos é a avaliação das práticas de negócio de uma organização.
Ela parte da premissa de que o processo estabelecido já foi pensado, aprovado e trará a
performance e a segurança necessária para o negócio.
Portanto, seu papel é avaliar se o processo descrito está sendo seguido, se os envolvidos
têm o conhecimento necessário para executar as atividades, se as tecnologias utilizadas
são aderentes às necessidades do negócio e se o processo está alcançando a performance
desejada.

Muitas vezes, a auditoria de processos é motivada pela preocupação dos gestores com:

 a performance da organização;
 a perda financeira;
  o nível de produtividade;
 a perda de conhecimento em decorrência da rotatividade de colaboradores.
Além disso, a auditoria pode ser motivada por força da legislação, pela presença de
processos críticos importantes para o negócio que precisam rodar perfeitamente ou
mesmo para identificar riscos.

Tendo isso em mente, podemos entender que o processo de auditoria é

uma verificação que visa sanar dúvidas sobre os processos internos da organização,
gerando respostas concretas, baseadas em fatos. Mas isso não é tudo. Veja no próximo
tópico por que fazer auditoria de processos!
Por que fazer auditoria de processos
O principal benefício da auditoria de processos é aumentar a performance da
organização. Como já foi mencionado, acredita-se que os processos descritos foram
pensados de forma a trazer uma alta performance e segurança para ao negócio. Então, a
auditoria busca identificar não-conformidades entre o que está descrito e o que
acontece na prática, indicando oportunidades de melhoria.
Além disso, se existe a desconfiança de que tem algo errado acontecendo na empresa e
não se tem certeza do que é, a auditoria de processos pode te ajudar nesta situação. Ao
avaliar a relação entre muitos aspectos importantes para o funcionamento da
organização pode se encontrar algumas respostas, os aspectos comumente avaliados
são:

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empresa?

 A estratégia: se ela está bem definida ou precisa de uma atenção de especial

 As metas: se são metas alcançáveis ou estão fora da realidade
 A performance: se está adequada com os objetivos do processo
 Os processos: Se aquilo que está estabelecido como prática está gerando o que
se espera dos processos
 Os colaboradores: se possuem os conhecimentos e competências necessárias
para o executar os processos
 Os controles: se são muito rígidos e criam burocracia desnecessária ou muito
brandos
 As tecnologias: se estão adequadas ao processo
Depois de avaliar cada um desses aspectos, com certeza você conseguirá identificar
alguma peça fora do lugar, se houver. Assim, a auditoria de processos ajuda a
organização a ter certeza que tudo está em ordem e, se não estiver, mostra quais são as
lacunas que precisam ser preenchidas.
Toda essa análise vai gerar um relatório que irá apontar onde é necessário fazer
correções para que a produtividade e a performance da organização voltem ao patamar
adequado.

Viu como a auditoria de processos é uma ótima ferramenta para elevar a performance?
Quer saber como fazer essa auditoria? Dê uma olhada nesse passo a passo:
Como fazer auditoria de processos em 5 passos
1. Planeje a auditoria
A auditoria de processos é um processo formal, feito por etapas. A primeira etapa
envolve o planejamento de como a auditoria irá acontecer. O auditor deve definir
o grupo de pessoas que participará da auditoria, quais processos serão auditados, qual o
período de duração da auditoria, levantar toda arquitetura do processo, a infraestrutura
necessária para executá-la e assim por diante. O auditor pode ser um profissional interno
da empresa, ou um consultor externo especializado, que dará todo o apoio necessário na
condução da auditoria de processos.
Embora em muitas organizações a auditoria de processos seja feita apenas por um único
profissional, o auditor, recomendamos que você envolva um time multidisciplinar na
auditoria. Sensibilize os colaboradores sobre a importância da auditoria e sobre a
maneira que ela será realizada. Explique que a participação de todos no processo, de
forma colaborativa, é fundamental.
Isso vai garantir que toda a auditoria ocorra de forma mais agradável, minimizando a
visão negativa que muitos colaboradores têm da auditoria de processos. Afinal, sabemos
que algumas vezes a auditoria é estabelecida de forma punitiva e rígida, sem focar nas
mudanças e melhorias de processos que devem ser postas em prática. Essa abordagem
acaba gerando a visão distorcida que muitos colaboradores têm da auditoria de
processos.

2. Analise os processos da organização

Depois de planejar a auditoria, você pode começar a analisar os processos da
organização. Reúna o grupo que vai participar da auditoria e faça entrevistas com os
colaboradores procurando saber quais atividades são feitas no dia a dia, se eles sabem
qual é o processo definido e se encontram dificuldades para colocá-lo em prática.

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importância, benefícios e como fazer

Descubra quais são as tecnologias utilizadas, identifique os riscos que podem ameaçar
os processos críticos e analise os objetivos estratégicos da organização e os indicadores
que precisam ser alcançados. Além disso, como não poderia deixar de ser, é nessa etapa
que você vai verificar a conformidade e apontar as não-conformidades das atividades
que compõem o processo.
3. Avalie os resultados
Com essas informações reunidas, o próximo passo é discutir, junto com a equipe da
auditoria, o que está conforme com o processo e o que não está. Nessa etapa, é
importante que o grupo responda perguntas como:
 Os colaboradores sabem qual é o processo padrão a ser seguido?
 Os processos documentados são os mesmos que os que acontecem na prática?
 Conseguimos alcançar os indicadores estratégicos com os processos de hoje ou
precisamos fazer algo para melhorá-los?
 As tecnologias são aderentes aos processos ou estão defasadas?
 Os colaboradores estão capacitados para executar os processos ou precisam de
capacitação?
 Quais são os riscos que esses processos podem gerar para o negócio? Temos
como minimizá-los?

Levar essas discussões para o grupo ajuda a gerar insights para os processos. Afinal,
fazer a auditoria de processos de forma colaborativa ajuda criar
o engajamento necessário para que as pessoas de fato se comprometam com a
execução das melhorias e com a performance do processo. É o que veremos a seguir.
4. Defina quais serão as ações de melhoria
As respostas da etapa anterior vão mostrar quais pontos precisam ser melhorados na
organização, o que pode ser feito por meio de algumas ações rápidas que geram grandes
resultados, conhecidas como quick-wins.
Mas não há receita pronta, você terá que avaliar com cuidado cada oportunidade de
melhoria e desenvolver iniciativas para solucioná-las. Para ajudar nessa etapa, é
essencial contar com a participação dos colaboradores: além de sentirem-se parte do
processo, os colaboradores podem contribuir com suas ideias e enriquecer ainda mais a
auditoria.Pode ser necessário oferecer capacitações aos colaboradores, investir em
softwares mais atualizados, melhorar ou até mesmo transformar o processo como um
todo para gerar mais resultados.
O ponto aqui é que o processo escrito e estabelecido deve ser condizente com a
realidade, e muitas vezes a realidade evolui de forma mais rápida que o processo
descrito, exigindo que se atualize os procedimentos dos processos. Dessa forma, pode
ser que fazendo uma auditoria de processos colaborativa você descubra que a baixa
performance do processo está sendo causada também por falhas no próprio processo.
Nesses casos, é provável que você precise realizar um trabalho de mapeamento e
transformação de processos.

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5. Promova as ações de melhoria

Agora que você já sabe exatamente o que vai fazer para melhorar o processo,
resta colocar em prática! Acompanhe a execução de cada iniciativa e certifique-se de
que tudo está correndo como planejado.
Mas preste atenção: concluir essa etapa não quer dizer que você nunca mais vai rodar
uma auditoria de processos na empresa.

Na verdade, esse é só o começo, afinal, a auditoria deve acontecer periodicamente,

para que a organização se habitue a verificar a conformidade das atividades e a realizar
melhorias constantes nos processos, sempre evoluindo em relação ao mercado e a si
mesma.

Que tal contar com a ajuda de uma consultoria especializada para orientar esse processo
e fazer muito mais do que uma auditoria tradicional?
Como a Euax pode te ajudar a ir além da auditoria de
processos tradicional
Muitos colaboradores sentem-se ameaçados e intimidados pela auditoria de processos
tradicional, que tem foco na fiscalização das não-conformidades e muitas vezes deixa de
lado o espírito de cooperação que deve estar presente no processo. Na abordagem
tradicional, muitos colaboradores não acreditam na auditoria e veem esse processo
apenas como uma chance de serem culpados por algo que não anda bem.

Foi pensando em desconstruir essa visão negativa que a Euax Consulting desenvolveu
uma forma de fazer auditoria de processos que vai além da metodologia tradicional.
Acreditamos que a melhor opção é envolver todos os colaboradores no processo e fazê-
lo de forma visual e colaborativa, mas sem deixar de verificar os elementos
tradicionais. Assim, a visão punitiva e rígida de uma auditoria tradicional é substituída
por uma visão educativa, que dá espaço para que os colaboradores contribuam na
identificação de soluções e iniciativas e sintam-se parte do trabalho.
Para nós, a auditoria de processos deve buscar a evolução constante e a construção
colaborativa de uma organização com alta performance, aprimorando tanto as
práticas quanto a gestão, em ciclos anuais.
Além disso, temos mais de uma década de experiência no mercado e nossos
profissionais contam com certificações emitidas por entidades internacionais como a
ABPMP!

Se ainda tiver dúvidas sobre o assunto, recomendamos que assista ao webinar gratuito
sobre auditoria de processos: