Como usar o AS-IS/TO-BE na Melhoria

de Processos: transforme processos e

aumente resultados

Os processos de negócio descrevem o que deve ser feito e como deve ser feito em uma
organização. Contudo, se eles estiverem errados ou desatualizados, provavelmente não
conseguirão atingir as expectativas. Nesse sentido, a melhoria de processos pode
contribuir para encontrar a melhor forma de executar os processos da empresa, por meio
do AS-IS/TO-BE. Mas você sabe o que isso significa? Continue lendo que nós vamos
te contar!
Nesse texto você vai aprender:
 O que é AS-IS/TO-BE?
 Situações em que o AS-IS/TO-BE pode ser vantajoso
 AS-IS/TO-BE em 7 passos

O que é AS-IS/TO-BE?
AS-IS/TO-BE são fases do BPM (Business Process Management), que permitem
promover a melhoria de processos de negócio. Portanto, são dois momentos: o AS-IS
e o TO-BE. Observe:

AS-IS
AS-IS é a visão dos processos atuais de uma organização, que mostra como uma
empresa realiza suas atividades em um determinado momento. É comum que o
termo AS-IS seja utilizado como sinônimo para análise de processos. A análise de
processos, por sua vez, é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK®,
referência mundial nas boas práticas de BPM.

Na análise de processos AS-IS os processos são descobertos e analisados. É o

momento de exploração para criar uma visão comum das rupturas e desvios do
processo. Essa etapa é anterior à fase de melhorias, chamado de TO-BE.
O AS-IS ajuda na descoberta de vários tipos de processos de negócio, sejam
eles processos primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento.
Se você não sabe ou não entende muito bem qual a diferença entre esses três tipos de
processos, recomendamos a leitura do nosso post sobre o que é processo de negócio.
TO-BE
TO-BE é a visão dos processos futuros de uma organização, que mostra a melhor
forma de realizar o processo. O TO-BE é também chamado de desenho de processos.
Seu objetivo é propor melhorias nos processos das organizações, com base no que foi
verificado no AS-IS. Assim como a análise de processos, o desenho de processos
também é uma das 9 áreas de conhecimento do BPM CBOK.

O desenho de processos TO-BE envolve definir o fluxo de trabalho, os papéis e

responsabilidades, as tecnologias necessárias ao processo, as fontes de dados e os
momentos de integração com outros processos. O grande feito do TO-BE é promover
condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da
organização.

Situações em que o AS-IS/TO-BE pode ser vantajoso

A análise e o desenho de processos (AS-IS/TO-BE) podem ser especialmente
vantajosos em determinadas situações. Abaixo destacamos as três que consideramos
mais relevantes:

1. Atualização ou Revisão do Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um momento de muita reflexão, principalmente sobre
o alinhamento entre os objetivos estratégicos e os processos de negócio. Caso seja
verificado que os processos não estão “conversando” com a estratégia, um projeto de
melhoria de processos pode ajudar muito.
Leia também  Elementos do BPMN: o que são Decisores (Gateways)?

No AS-IS vão ser identificados os pontos do processo que estão desconectados da

estratégia. Já no TO-BE será construída uma nova visão do processo que esteja alinhada
ao planejamento estratégico.

Afinal, o TO-BE traz informações qualificadas sobre os procedimentos adotados na

organização. Essas informações podem trazer novos aspectos que ainda não foram
pensados pelo comitê estratégico, mas que fariam uma grande diferença no alcance
da visão de futuro desejada.
2. Queda de Performance Organizacional
Uma das causas de baixo desempenho corporativo é a ineficiência de processos.
Detectar um problema em um processo deveria ser considerado algo digno de aplausos,
e não de receio. Mas que bom que é possível tirar lições sobre os erros praticados e
nunca mais cometê-los! O AS-IS fornece todas as informações necessárias para que
problemas em processos sejam detectados e debatidos. Dessa forma, é possível fazer
uma remodelagem dos processos (TO-BE) que recupere a performance organizacional!

3. Aquisição de Novas Tecnologias ou Troca de ERP

O tempo passa e é natural que novas tecnologias sejam desenvolvidas, afinal, o ser
humano possui a tendência em criar instrumentos para facilitar a sua vida. Na Era do
BPM os processos de negócio são suportados pelas tecnologias. Após implantar um
novo recurso, é comum que surja aquela pulguinha atrás da orelha: mas será que essa
inovação é realmente necessária e está trazendo resultados?
O AS-IS/TO-BE também oferece um panorama da aplicação diária dos recursos
tecnológicos, dando visibilidade para a forma como a tecnologia atua no processo e os
impactos que ela causa. Dessa forma, é possível ter uma visão verdadeira do processo, e
não baseada em suposições ou desejos.
A partir daí, fica mais fácil desenhar o novo processo com mais embasamento.
AS-IS/TO-BE em 7 passos
1. Entenda o negócio
Antes de começar o mapeamento de processos (análise AS-IS), relembre a sua cadeia
de valor! Ela te dará uma visão geral das atividades que a empresa faz e quais produtos
e/ou serviços são gerados a partir delas. Lá estarão contidos os processos críticos do
negócio, isto é, aqueles que afetam diretamente no cumprimento da missão da empresa.
É um bom ponto de partida se você não sabe direito por onde começar ou quais são
os processos prioritários. A partir daí é só desdobrar os processos em ordem
cronológica, do começo ao fim.
2. Defina metodologias e formas de monitoramento do
projeto de melhoria
O projeto de melhoria de processo (AS-IS/TO-BE) precisa ser muito bem planejado.
Portanto:

Determine objetivos, metas e indicadores

Estabeleça o objetivo do projeto e defina qual será a estratégia de execução. Sugerimos
a estratégia em ondas para reduzir impactos e riscos inerentes às mudanças em
processos. Tendo isso definido, planeje seu projeto e estabeleça uma rotina de
monitoramento para garantir que o projeto está indo de encontro ao objetivo traçado.
Não hesite em fazer correção de rota!

Leia também  Como o gerenciamento de processos gera redução de custos na

empresa?

Escolha quais metodologias/técnicas serão utilizadas

Existem diversas técnicas e metodologias para análise e desenho de processos. Conheça
algumas delas:

 Observação: prestar atenção nos procedimentos executados e anotar as

impressões sobre ele.
 Entrevistas: conversa qualitativa com usuários-chave.
 Questionários: aplicação de uma lista de perguntas-padrão a uma quantidade X
de colaboradores.
 Design Thinking: conjunto de práticas que tem por objetivo encontrar soluções
criativas para os problemas, sempre estimulando a empatia, colaboração e
experimentação.

A escolha dos métodos dependerá da cultura organizacional. Avalie aquilo que se aplica
melhor dentro do contexto da sua empresa.

3. Colete informações sobre os processos

Procure entender qual o objetivo do processo, onde ele se encaixa dentro da cadeia de
valor e quais os sistemas necessários para suportar o processo. Essa é a etapa em que
os participantes do processo contribuirão com o conhecimento que só quem vive o
processo na prática consegue ter acesso. Por isso, envolva os stakeholders e tente
descobrir quais as suas principais dificuldades e os riscos atrelados ao processo e o que
eles acham que poderia ser melhorado.
4. Analise e documente os processos
Tente transformar as informações coletadas com os stakeholders do processo em
conhecimento útil e aplicável. Responda às perguntas:

 Qual o input (entrada) do processo?

 Qual o fluxo de atividades do processo?
 Qual o output (saída) do processo?
 Quais as principais entregas do processo?
 Quem são os responsáveis pelo processo?
 Quais recursos são destinados ao processo?
 Qual o custo, tempo e variação do processo?
 O processo está em conformidade com os indicadores?
A reflexão sobre essas indagações vai compor a documentação da análise do processo
(AS-IS) e mostrar o entendimento do estado atual do processo. Mas, cuidado para se
manter fiel ao que realmente acontece no cotidiano da organização. Não vá misturar o
AS-IS com o TO-BE! Por isso é importante que essa etapa seja rápida.

5. Proponha melhorias e redesenhe os processos

Depois do AS-IS, chegou a hora de ir para a segunda etapa da melhoria de processos.
No TO-BE é fundamental observar alguns pontos como:
 Momentos de interação do cliente com o processo;
 Atividades do processo que realmente geram valor;
 Redução de gargalos (acúmulo de trabalho) e handoffs (fluxos de informação
dentro do processo).
Na hora de redesenhar o processo, pare de buscar informações excessivamente
completas e definitivas sobre eles. Sempre haverá oportunidades de melhorias. Por
isso, mantenha o processo simples, para que seja de fácil leitura e compreensão.
Quanto mais simples melhor!
O nível de detalhamento do processo vai depender dos objetivos definidos lá na etapa 2.
Para remodelar os processos utilize uma notação padronizada, como o Business Process
Modeling Notation (BPMN). Além de ser uma linguagem bastante conhecida, os
diagramas de BPMN também são entendidos por softwares de automação de processos.

Leia também  Cadeia de valor: o que é, para que serve e exemplo de aplicação na

gestão de processos

6. Valide a nova visão dos processos

Embora o TO-BE seja construído com base em muitos estudos feitos no AS-IS, pode ser
que a organização não fique completamente satisfeita com a nova visão de processos
apresentada. Por isso, a fase de validação é muito importante. Este momento será crucial
para confirmar e legitimar a nova visão de processo. Caso seja necessário, serão
feitos ajustes para adaptar o que foi pensado pelo analista de processos ao resultado
desejado pela organização.
7. Implante e monitore os processos reformulados
Depois de tudo esquematizado e validado, chegou a hora de colocar o novo processo
para rodar. É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como a resistência
dos colaboradores. Para isso, é interessante que o projeto de implantação tenha uma
atenção especial nas ações de gestão de mudança organizacional, que buscará formas de
reduzir os impactos causados pela mudança.
Depois de implantar, será necessário acompanhar o andamento do novo processo e
checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.

Ajuda especializada
Para que seu projeto de melhoria de processos seja um sucesso, você pode contar com o
apoio de alguns profissionais, como um gerente de projetos e um analista de processos.
Cada um deles terá uma função diferente e crucial no êxito do projeto.

O gerente de projetos, como já é esperado, será responsável por conduzir o projeto,

garantir o seu bom andamento e relatar possíveis dificuldades. Já o analista de
processos executará todos os procedimentos necessários para a descoberta do processo
atual (AS-IS) e a construção do novo processo (TO-BE). Isso inclui conversar com as
pessoas, levantar informações e sintetiza-las em um processo, que depois deverá ser
aprovado pelos envolvidos.
Nesse sentido, pode ser bastante interessante para a organização contratar uma
consultoria externa que disponibilize profissionais com domínio de ferramentas
adequadas ao AS-IS/TO-BE. Eles poderão auxiliar o gerente de projetos e o analista de
processos na melhor forma de conduzir os trabalhos.

Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre melhoria, transformação de

processos e outros assuntos que vão te ajudar a aprimorar os processos da sua
organização, recomendamos a leitura do nosso e-book BPM: O guia para implantar a
Gestão de Processos na sua empresa!

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.