Los tiquetes se deben solicitar al Responsable Administrativo – Contable con
por lo menos 15 días de antelación, mediante un correo electrónico que
POLITICA GASTOS DE VIAJE
OFICINA COLOMBIA
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Estandarizar las prácticas relacionadas con el manejo de los recursos y la
rendición de cuentas. La Fundación Solidaridad Latinoamericana-Colombia
(FSL- Colombia), ha diseñado esta política para guiar las acciones relacionadas
con el reconocimiento de los gastos de viaje del personal vinculado a
SOLIDARIDAD (Empleados, contratistas, consultores, etc.).
2. DEFINICION
Entendemos por gastos de viaje, todas las erogaciones en las que debe incurrir
la Organización para que el personal cumpla con una misión de trabajo, que le
implique desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo, a otra ciudad,
municipio o país.
Estos viajes deberán estar en el marco de la planeación de la Organización y
para el caso de los contratistas, en los términos de referencia y/o el contrato.
El detalle de las actividades a realizar y las características serán concertados
con la Gerencia nacional y en algunos casos con la Dirección Andes.
3. TIPOS DE EROGACIONES QUE SE RECONOCEN DENTRO DE LOS
GASTOS DE VIAJES
3.1. Tiquetes Aéreos
Con el fin de obtener los precios más económicos, se usará la modalidad de
compra por internet y de manera excepcional se usarán los servicios de las
agencias de viaje, en los casos en que por la cantidad de tiquetes a comprar y
las facilidades logísticas ofrecidas por éstas, sea la mejor opción. En el caso de
compras de tiquetes internacionales estos podrán ser solicitados mediante
formato a la REC Andes.
Al momento de comprar se harán por lo menos dos cotizaciones comparables
(realizadas en el mismo momento y con los mismos criterios), en clase
económica; las cuales se imprimirán como soporte.
Los criterios de selección serán:
. La priorización de los horarios más adecuados para el cumplimiento de las
actividades.
. La confiabilidad de la aerolínea en cuanto a seguridad y cumplimiento de
itinerarios (algunas aerolíneas tienen más opciones de vuelos).
En razón a estos criterios anteriores, podrá elegirse una opción que no
necesariamente sea la más económica. En dichos casos, se buscarán opciones
que en todo caso no signifiquen aumentos de más del 20% en el costo total del
tiquete.
En el caso de los vuelos internacionales, que se negocien directamente por
Colombia, se requerirá de una cotización adicional y se tendrán en cuenta en
el momento de la elección, los visados que posea la persona que va a realizar
el viaje.
FSL- Colombia entiende que en ocasiones, puede haber combinación de
intereses personales e institucionales en un viaje, siempre y cuando no se
incurran en gastos adicionales para la organización, ni otras actividades
personales perjudiquen la seguridad o el normal desarrollo de las actividades
institucionales.
contenga los siguientes datos:
Nombre completo:
Documento: Tipo y Número
Teléfono:
Fecha de nacimiento
Motivo del viaje:
Trayecto ida: Ciudad Origen/Ciudad
Destino
Fecha ida
Horario preferido de viaje o rango (Mañana, tarde, después de la
aproximado con el que se cuenta para hora…)
la salida:
Trayecto regreso: Ciudad
Origen/Ciudad Destino
Fecha regreso
Horario preferido de viaje o rango (Mañana, tarde, después de la
aproximado con el que se cuenta para hora…)
el regreso:
Servicio de Salud (EPS, SISBEN, ARS)
Nombre y teléfono de persona contacto
en caso de emergencias:
Después de realizado el viaje, se deben entregar en físico o escaneados los
pasa-bordos al Responsable Administrativo – Contable, para su respectivo
soporte. En el caso de un evento con las comunidades o grupos masivos, la
confirmación de la realización del viaje serán las planillas de asistencia al
evento.
En caso de fuerza mayor, en los que la persona no pueda realizar el viaje, se
intentará el reintegro por parte de la aerolínea o usarlo para otra ocasión, la
que sea más rentable para la organización.
Solo se asumirán penalidades por cambios de horarios por razones
institucionales o de fuerza mayor. Cuando se presenten demoras significativas
por parte de la aerolínea se priorizará la seguridad y el bienestar de la persona
y si es necesario se comprará otro tiquete para garantizar el cumplimiento de
los objetivos y el regreso de la persona a su casa. Para estos casos, se debe
dejar consignado de manera escrita las razones que se presentaron. Después
se debe hacer la gestión pertinente ante la aerolínea para lograr el reintegro
del tiquete o la compensación de los daños causados a la Institución y la
persona.
3.2. Transportes Terrestres o reconocimiento de Kilometraje
Para los desplazamientos entre las comunidades se deben contratar
preferiblemente los servicios de transporte que proporcionen la mayor
seguridad posible y con proveedores preferentes.
En los casos en que los transportes públicos intermunicipales sean seguros y
ágiles, puede usarse este medio, entre ciudades intermedias.
Todo valor de transporte local que supere los $12.000, requerirá su
correspondiente recibo el cual se puede solicitar directamente al
transportador, aquellos por valor inferior deberán registrarse en la tabla de
transporte mensual.
Alternativamente para algunos desplazamientos se podrá autorizar el uso de
vehículo personal, siempre y cuando no represente un riesgo para las personas
que van a viajar o para FSL-Colombia. FSL-Colombia no se responsabiliza por
los riesgos del vehículo o de sus pasajeros, sino que estos viajarán a cuenta y
riesgo propio y de sus aseguradoras. Tampoco se asumirán costos en los que
se incurra en caso de multas o comparendos.
El valor en COP por Kilometraje recorrido que reconocerá FSL-Colombia
corresponde a las tablas establecidas por los respectivos sectores. En caso de
la no existencia de dicha tabla el valor se definirá como el valor promedio
entre los mayores reconocidos por el sector para el caso del primer semestre
de 2014 será el máximo valor de la tabla existente por ejemplo tabla palma
$553. Para el reembolso por kilometraje recorrido es necesario presentar la
tabla de kilómetros recorridos mes.
Para este caso se reconocerán los siguientes gastos: parqueadero y peajes.
Los valores serán reintegrados con la presentación de las facturas por cada
uno de estos productos o servicios. Dicho costo podría consultarse con los
proveedores referentes con que cuenta la organización.
Se utilizara como estimativo de las distancias recorridas en kilómetros la de la
página http://co.lasdistancias.com/.
3.3. Alojamientos
Por razones de seguridad, el hospedaje sólo se tendrá en ciudades principales
o municipios intermedios. Siempre se procurará usar hoteles de proveedores
preferentes de FSL-Colombia, aquellos con los que se puede realizar el pago
directamente desde la oficina en Bogotá o por transferencia electrónica a fin
de disminuir el porte de efectivo.
En la elección del sitio se tendrán en cuenta los siguientes criterios, en su
orden:
. Seguridad
. Comodidad (que cumpla un nivel básico para el descanso) y
. Precio.
3.4. Alimentación
El valor de referencia para alimentación por día localmente, será de $65.000
(para el año 2014, y será revisado cada año) sugerido así:
$15.000 para desayuno.
$25.000 para almuerzo.
$25.000 para cena.
Este valor puede ser repartido en diferentes proporciones de acuerdo con los
hábitos alimenticios de cada persona e incluirá otros conceptos como por
ejemplo snacks y agua. Lo importante es no sobrepasar el límite por día y/o el
total gastado durante todo el viaje según el número de días. Los soportes
deben identificar cantidad de personas. No se reconocerán gasto por consumo
de bebidas alcohólicas ni cigarrillos.
Para el caso de viajes internacionales, el valor de referencia para alimentación
por día será de 60 USD. Todos los reembolsos se realizarán de acuerdo a la
factura respectiva.
Se promueve durante las visitas, invitaciones a otras personas (actores locales,
copartes, etc) , con el fin de compartir con la comunidad y promover redes de
solidaridad. En el soporte se debe dejar consignado los participantes y tener
en cuenta el criterio de un uso razonable de los recursos, con pequeños grupos
de trabajo o de la comunidad.
Para el caso de gastos representación el monto reembolsado se realizará
mediante factura y debido soporte. Se reconocerán gastos de propina siempre
y cuando estén incluidas en la factura.
3.5. Seguro Medico
Todos los empleados que viajan al exterior en misión deben contar con un
seguro médico de viaje que responda por cualquier eventualidad que pueda
suceder en el extranjero. Para lo anterior, cuando se realiza la solicitud de
tiquete debe igualmente solicitarse el seguro de viaje por los días en que dura
la visita al exterior.
3.6 Otros Tipos de Gastos
Salvo en casos que excedan los 8 días, no se reconocerán gastos de lavandería.
Otros gastos en los que sea necesario incurrir y que no se hayan contemplado
en esta política serán reconocidos siempre y cuando sean justificados en
relación a la misión a realizar y que sean autorizados por la gerencia general o
la Regional Andes, Se excluyen costos de elementos de aseo personal y
medicamentos, que igual son utilizados por las personas en su lugar habitual
de trabajo.
En los casos en que la persona que viaja tiene asignado un celular institucional,
este deberá ser conectado en lo posible a las redes WIFI con el fin de
mantener comunicación permanente vía Skype. No se reconocen gastos de
comunicaciones, pero por asuntos de seguridad el personal que viaja debe
garantizar que siempre va a estar conectado.
Para los viajes internacionales también se reconocerán los gastos en que se
deba incurrir para obtener el pasaporte o la visa o vacunas requeridas.
Procedimiento para Solicitud de Anticipo y
Legalización
Para los gastos que no sean pagados directamente desde la oficina en Bogotá
o que no estén incluidos dentro de los honorarios pactados con los
consultores, el personal podrá solicitar un anticipo.
Dentro del anticipo se podrá incluir un valor preventivo, en caso de que se
presente alguna emergencia. Este monto de anticipo preventivo será de $
250.000 o US$125, el cual será reintegrado en la legalización de no haberse
presentado ninguna emergencia. Para el anticipo se utilizará el formato
establecido por la Institución para este fin. (Anexo)
El avance a consultores no puede exceder del saldo pendiente por el contrato.
Para la legalización de los gastos se tendrán en cuenta los demás
procedimientos y formatos establecidos por FSL-Colombia.
Antes de viajar, la persona que viaja deberá solicitar asesoría al Responsable
Administrativo-Contable sobre los requisitos que deben llenar los soportes
para cada uno de los gastos, los topes y porcentajes sujetos a retención en la
fuente y demás disposiciones legales y tributarias a que haya lugar.
En caso de que la persona que viaja no practique las retenciones de ley que
debería hacer, será ella misma quien deberá asumir dicho valor .
En los casos de gastos en moneda extranjera, el anticipo y la legalización, se
harán en pesos y para la valoración de los soportes en otras monedas se
tendrá en cuenta las tasas de negociación en el momento de la compra de
divisas. La utilidad o pérdida que se pueda generar por tasas de cambio, en el
momento de la compra o venta de divisas será asumida por FSL-Colombia, El
responsable debe anexar como soporte de la legalización los documentos
expedidos por las casas de cambio.
4. FORMATOS A UTILIZAR
La rendición de gastos será elaborado en los formatos sugerido por FSL-
Colombia. (Se anexan: formato de anticipo, formato de legalización, planilla de
transporte, planilla de kilometraje, cuenta de cobro, documento de costos y
deducciones y planilla de asistencia a eventos).
5. ANEXOS
La legalización de Gastos de Viaje debe acompañarse con facturas de Venta,
documentos y soportes contables originales que cumplan con los requisitos
legales.
FECHAS DE ANTICPO Y LEGALIZACION
A. La solicitud de anticipo deberá realizarse mínimo diez (10) días
antes de iniciarse el viaje.
B. La legalización se hará en un plazo máximo de 7 (siete) días después
de cumplido el viaje.
Toda legalización deberá realizarse durante los periodos establecidos con el fin
de poder presentar debidamente los impuestos ante la DIAN. Si por omisión
no son presentados dentro de las fechas definidas y se generan multas de
impuestos por presentación errada, el viajero asumirá el valor de dicha multa y
podrá ser descontada de sus futuros pagos.
6. RESPONSABILIDADES

. Todos los gastos en los cuales se incurra en el evento de un viaje,

soportarlos con facturas de venta a nombre de FUNDACION
SOLIDARIDAD LATINOAMERICANA NIT. 900.639.077-5.

. Los gastos locales de hoteles, alimentos, etc... (Valores

representativos), deben venir acompañados del respectivo RUT (Este
documento se solicita en cada uno de los lugares donde usted paga)

Este manual entra en vigencia a partir del 10 de marzo de 2014.

Aprobado por

ALEJANDRA RUEDA ZARATE

Country manager
Fundación Solidaridad Latinoamericana
Oficina Colombia
Aprobado por

CLAUDIA YANNETH PEREZ PEREZ

Consultora en Control Interno
Revisado por

RONALD GAONA B.
Responsable Administrativo – Contable
Elaborado por