Gestión Integral de Riesgos

En el 2016, la metodología de riesgos incluyó el análisis de tendencias para identificar y medir las nuevas
oportunidades o amenazas micro y macroeconómicas con el fin de anticiparse a los hechos; tomar decisiones
e implementar planes de tratamiento eficientes.

La metodología está integrada con el Direccionamiento Estratégico de la organización; por esto, gestión de
riesgos y las gerencias realizaron ajustes a la prioridad de los procesos teniendo en cuenta los de mayor
impacto; igualmente, fue implementada cumpliendo con todos los lineamientos definidos a las perspectivas de
cliente y mercado, eficiencia y capital estratégico.

Se elaboraron y actualizaron las matrices de riesgos y controles para procesos especializados y transversales
de alto impacto para la Organización como estructuración de proyectos de vivienda; negociación, selección y
contratación de proveedores.

El sistema de Gestión Integral de Riesgos, continúo su proceso de fortalecimiento de conocimientos

capacitando a los líderes que ingresan a la organización; reforzando la metodología definida a más de 154
colaboradores en aproximadamente 13 sesiones de trabajo incluidos los gestores de procesos quienes
comunican, apoyan y facilitan la gestión integral de los riesgos en los equipos de trabajo.

Gestión de riesgos analizó posibles herramientas tecnológicas que constituyan un mecanismo de registro,
control y análisis de todas las etapas del sistema apropiadas para la Organización.

Sistema de Control Interno

La evaluación del sistema de Control Interno de Colsubsidio incluye las gestiones adelantadas por la
Administración, Auditoría Interna, Revisoría Fiscal, el Comité de Auditoría y el Comité de Riesgos.

La auditoría interna presentó al comité de auditoría el plan anual, el alcance de los trabajos, justificados en el
análisis de riesgos y controles, los puntos relevantes resultado de las evaluaciones, los informes de
seguimiento a la implementación por parte de la administración y las oportunidades de mejora.

Auditoría interna evaluó políticas, procedimientos y cumplimiento a los requisitos normativos, a través de la
revisión de los controles definidos asegurando la integridad, confiabilidad y efectividad de los mismos
teniendo en cuenta el nivel de exposición al riesgo en las diferentes áreas con el fin de lograr el cumplimiento
de los objetivos organizacionales.

En el desarrollo de las auditorias se validó la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados
financieros, la exactitud y la integridad de transacciones y saldos frente a la documentación soporte existente;
se evaluó el cumplimiento normativo aplicable a las distintas unidades de negocio con el fin de evitar
sanciones, multas o demandas. Auditoría Interna se mantuvo actualizada de la expedición de normas que
pudieran implicar modificaciones a los procesos o políticas definidas.

En las auditorias de sistemas se revisó el desempeño de los servicios y las plataformas tecnológicas; así como,
la confiabilidad, disponibilidad, rendimiento y seguridad adecuada que se requiere para todos los negocios
teniendo en cuenta las diferentes condiciones.

Auditoria interna verificó la oportunidad y la correcta implementación de los planes de acción definidos en las
diferentes unidades de servicio resultado de las recomendaciones emitidas por auditoría interna y órganos de
vigilancia y control.

Auditoría Interna se mantuvo a la vanguardia de las nuevas tecnologías y por esto fortaleció la auditoría
continua a través del desarrollo de CAAT y generación de reportes automáticos de transacciones inusuales.
Auditoría Interna realizó acompañamiento a 97 tomas físicas entre supermercados, medicamentos y centros
de distribución con el fin de validar el cumplimiento del proceso y asegurar la razonabilidad tanto del valor
del inventario como de los ajustes realizados. Así mismo, se realizaron 100 evaluaciones al manual de valores
en las diferentes sedes de la Caja detectando oportunamente posible fraude.

Auditoría Interna comprometida con el medio ambiente y las políticas corporativas implementó la emisión de
informes, seguimientos y recepción de respuestas a través de correo electrónico.

Lucha contra la corrupción

Durante el 2016, fueron realizadas auditorías internas y auditorías externas (Revisoría Fiscal,
Superintendencia de Subsidio Familiar y Contraloría General de la Nación), operacionales, administrativas y
financieras. Con el fin de mitigar riesgos de corrupción; alineadas a los planes de auditoría interna previstos
por cada UES y a la normatividad vigente aplicable.

Como resultado de las mismas, no se identificaron condiciones reportables asociadas con el fraude o la
corrupción.

Ética y transparencia

De acuerdo a lo establecido en el Pacto por la Transparencia en el Sistema del Subsidio Familiar, la Caja ha
constituido una serie de actividades necesarias para fortalecer la confianza del Sistema con los grupos de
interés y a su vez, contribuye al desarrollo y fortalecimiento del Sistema.

Colsubsidio ha unido esfuerzos para garantizar la transparencia en el Sistema de Subsidio Familiar. Por esto,
fue actualizado el Código de ética, transparencia y buen gobierno corporativo; donde se incluyen temas
asociados a la corrupción, el fraude y en general; a asuntos que impidan la transparencia corporativa.

El enfoque de Gobierno Corporativo de Colsubsidio está definido por su Plan Estratégico, que tiene como
finalidad orientar la gestión de la Caja y la toma e implementación de decisiones necesarias para alcanzar los
objetivos de la organización.

A través del Código de ética, transparencia y buen gobierno corporativo y; del régimen de transparencia,
direccionamos el comportamiento esperado por parte de los colaboradores de Colsubsidio hacia sus diversos
grupos de interés.

Así mismo, mediante la política antifraude y anticorrupción hacemos explicitas las medidas tomadas para
impedir, prevenir y combatir los fenómenos de corrupción o soborno.

Allí también se integran los lineamientos de las siguientes entidades de control nacional:

• Superintendencia del Subsidio Familiar

• Superintendencia Nacional de Salud
• Contraloría General de la República.

Frente a la evaluación de riesgos de corrupción, la gestión durante el periodo de reporte se concentró en

acciones dirigidas hacia los proveedores, pues como socios empresariales hacen parte de nuestra cadena de
servicio y representan un gran riesgo si cometen actos de corrupción. Es así cómo fue creada la política de
compras y contratación.
Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del
Terrorismo (SARLAFT) / IPS

La Superintendencia Nacional de Salud estableció mediante la Circular Externa 09 de 2016 que los agentes
del Sistema General de Seguridad Social en Salud, continúen con la lucha contra el lavado de activos y la
financiación del Terrorismo (LA/FT) e implementen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo “SARLAFT” con el fin de prevenir que sean utilizados para dar
apariencia de legalidad a activos que provienen de actividades delictivas o que sean utilizados para ocultar la
procedencia de recursos que sean dirigidos finalmente hacia la realización de actividades terroristas.

De acuerdo a ello, se creó la figura del Oficial de Cumplimiento, cuya responsabilidad principal es velar
porque la IPS Colsubsidio aplique de manera permanente y estricta las políticas, mecanismos y
procedimientos de control y prevención del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

Actualmente, se viene trabajando en la IPS en la construcción de políticas, procedimientos y controles

destinados a prevenir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, los procedimientos y
actividades están orientas principalmente a:

- Conocimiento del cliente.

- Sistema de seguimiento de operaciones inusuales.
- Reportes a la UIAF “Unidad de Información y Análisis Financiero” y Supersalud.
- Metodología de identificación, medición y control del SARLAFT.
- Etapas y elementos del SARLAFT.
- Capacitación del personal.

Así mismo, Colsubsidio cuenta con un Comité de Auditoría que entre otras funciones se encarga de verificar
el ambiente de control de la Entidad con relación al tema de prevención y control del Lavado de Activos y de
la Financiación del Terrorismo.

Protección de Datos Personales

La Ley de Protección de Datos Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

Para garantizar este derecho se creó el cargo de Oficial de Cumplimiento buscando fortalecer el sistema de
protección de datos personales en Colsubsidio, quien en compañía de las Unidades Estratégicas de Servicio
vienen realizando los ajustes necesarios teniendo en cuenta la nueva normatividad emitida por la
Superintendencia de Industria y Comercio, y resaltando en cada seguimiento la importancia de contar con la
autorización previa del titular y conservación de la prueba. Sobre el registro nacional de bases de datos
“RNBD”, es importante destacar que se estableció como plazo máximo el 31 de marzo de 2017 para tener el
inventario de todas las bases de datos con información personal que se tienen en Colsubsidio, para ello se
vienen dictando capacitaciones presenciales y se apoya a las UES en esta labor.

Adicionalmente, se han capacitado 9.231 funcionarios frente a la normatividad de protección de datos

personales.