ACTIVIDAD No 7: PLANES DE MEJORAMIENTO EMPRESARIALES

AUTORES

ERIKA JIMÉNEZ

CARLOS JIMENEZ

LUZ DALYS VASQUEZ

MILDRED SACNHEZ

TUTOR:

TEÓFILO YOUNG SALAZAR

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

BARRANQUILLA- COLOMBIA
2020
 ACTIVIDAD 7 PLAN DE MEJORAMIENTO EMPRESARIAL APLICADO A LA
EMPRESA COOPIDROGAS

1. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN: La organización Coopidrogas, es una

organización sin ánimo de Lucro, es una empresa asociativa de economía solidaria, que
tiene como objetivo proteger y propender por el desarrollo empresarial y la dignificación
del droguista detallista

1.1. Visión: COOPIDROGAS será la organización más importante, líder, eficiente y sólida
de la distribución de productos farmacéuticos y populares en Colombia, especializada en
atención de droguerías y reconocida nacionalmente como una entidad con los más altos
estándares de calidad en el servicio y orientada hacia la satisfacción de los asociados, de
los clientes internos y externos. Las droguerías de nuestros asociados (as) serán
reconocidas por los consumidores finales como la cadena de farmacias detallistas más
ética, confiable, moderna, organizada y con el mejor servicio al cliente del país.

1.2. Mapa estratégico: Con base en la visión planteada, se propone el siguiente mapa
estratégico (2020-2025), con los objetivos planteados por perspectivas como se relaciona
en la figura 1

Figura 1 Mapa estratégico

2. SITUACIÓN LANZAMIENTO DE LA PROPUESTA PREVIA
Realizados los análisis internos y externos en esta organización, se observan factores
tales como:
 Aumento en regulaciones ambientales, alta cantidad de requisitos legales y declaración
del estado de emergencia sanitaria
 Alto número de competidores con sistemas de gestión integrados certificados
 Certificación en ISO 9001:2015 por parte de ICONTEC
 Carencia de innovación y planes de mejora continua
 Falta de implementación de un sistema de gestión integral
A raíz del crecimiento del mercado y del incremento súbito de competidores, se ha
presentado una tendencia bastante generalizada a escala mundial, hacia la integración de
los sistemas de gestión en las organizaciones como factor estratégico para afrontar con
éxito los retos del presente siglo. Este concepto ha surgido como resultado de la
necesidad de enfocar, con sentido común, la satisfacción de diferentes requisitos
derivados del mercado, las autoridades ambientales y la sociedad en general,
concluyéndose que la mejor forma en que una organización puede asegurarse de que se
cumpla este propósito de manera eficaz y eficiente, con todos estos requisitos, es
integrándolos en un único Sistema de Gestión
Dado el contexto planteado, es necesario plantear una estrategia de mejora que ayude a
la organización a que le permitirá alcanzar los objetivos estratégicos, la misión y las
metas, mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el
enfoque centrado en la gestión, el pensamiento disciplinado y el desarrollo sostenible.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente, esta organización no posee un sistema integral de gestión en calidad y
medio ambiente, lo que generaría a futuro pérdida de clientes claves, que dentro de sus
políticas exigen proveedores que posean sistemas de gestión implementados, que les
permitan mejorar el rendimiento de sus operaciones y la generación creciente de valor.

Dentro de esta organización, se observa falta de una planeación, que le permita

establecer un despliegue estratégico con programas, procedimientos y actividades
enfocadas a la gestión integral de sus procesos, generando desorganización que se
manifiesta en bajos índices de productividad, impactos ambientales negativos,
reprocesos, retrasos en las entregas, perdida de información por errores de comunicación
y carencia de una definición adecuada de roles y responsabilidades.

Además, dada la naturaleza de sus actividades, la organización es generadora de

impactos ambientales negativos, tales como: aumento en el consumo de recursos
naturales, disminución en el aprovechamiento de residuos, derrames y ruido ambiental,
generando así la necesidad de estructurar métodos, procedimientos y acciones
encaminados a la gestión integral, para proponer estrategias dirigidas a la correcta
mitigación de los riesgos contribuyendo asi al desarrollo sostenible y cumplimiento de
objetivos estratégicos en el mapa tales como gestionar el desarrollo sostenible, tener
gente competente y comprometida y tener una organización competitiva, innovadora y
adaptable, contribuyendo en la visión con los más altos estándares de calidad en el
servicio y orientada hacia la satisfacción de los asociados, de los clientes internos y
externos
Por lo anteriormente expuesto, la organización ha tomado la decisión de diseñar un
sistema integral de gestión, que le permita tomar acciones encaminadas a solucionar los
problemas enunciados en la figura 2, contribuir a la mejora continua y al beneficio de los
stakeholders.

Figura 2. Árbol del problema.

Fuente. Elaboración propia.

3.1. Formulación del problema
Una vez identificada las condiciones de la gestión organizacional de la empresa
COOPIDROGAS y reconocida la problemática, se estudiarán las posibles soluciones que
permitan encaminar a la organización a la mejora continua, por lo tanto, el estudio busca
responder el siguiente interrogante:

¿Qué elementos deben tenerse en cuenta le permitirá a la organización

COOPIDROGAS, gestionar integralmente los procesos, logrando así aumentar la
satisfacción del cliente, la reducción de impactos ambientales negativos, el desarrollo
sostenible y la generación creciente de valor?

3.2. Causas del problema

En la figura 3 se relaciona el diagrama- causa efecto, en donde se identifican las
principales causas del problema, agrupado en los factores tales como medio ambiente,
mano de obra, método, materiales y máquina

Figura 3. Diagrama de causa y efecto

4. AREA DE MEJORAMIENTO
El área de mejora para la organización abarca el sistema de gestión integral el cual cubre
los focos de calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo lo que le permitirá contar
de forma articulada, los aspectos concernientes a la gestión estratégica de la organización
de manera que se garanticen los resultados de los procesos y su mejoramiento continuo.

5. OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

5.1. Objetivo general
Estructurar un sistema de gestión integral con base en las normas NTC ISO 9001: 2015 y
NTC ISO 14001: 2015 y NTC ISO 450001:2018, que le permita a la organización
COOPIDROGAS, gestionar integralmente los procesos y así contribuir a la creciente
generación de valor.

5.2. Objetivos específicos

 Estructurar la planeación estratégica del sistema de gestión integral con base en las
normas ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015 e ISO 45001:2018

 Desarrollar la estructura documental requerida por las normas NTC ISO 9001:2015,
NTC ISO 14001:2015 para la planificación, implementación y seguimiento de los
procesos.

 Diseñar herramientas que le permitan a COOPIDROGAS realizar planificación,

seguimiento, medición, análisis y revisión a sus procesos.

 Evaluar el impacto e incidencia del diseño del sistema integrado de gestión en el

desempeño de la empresa.

 Certificar a la organización bajo los estándares NTC ISO 9001: 2015 y NTC ISO 14001:
2015 y NTC ISO 450001:2018, lo cual le aumente el reconocimiento de esta con los
diferentes clientes

6. PLAN DE ACCIÓN: Con base en la problemática planteada y las directrices

establecidas por estas normas, se propone el plan de acción que se relaciona en la figura
4, el cual contiene las diferentes tareas para concretar el objetivo planteado
Figura 4 Plan de acción para la implementación y certificación del sistema integral de gestión
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ISO 9001, ISO 14001 E ISO 45001 PARA LA ORGANIZACIÓN
2021
COOPIDROGAS
No Actividad Responsable Entregable Recursos Duración Ene Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic.
1 Analizar el contexto organizacional Gerencia Análisis DOFA y estrategias T,H,F 2 meses
2 Identificar las necesidades y expectativas de partes interesadas Gerencia Matriz de partes interesadas T,H,F 1 mes
3 Definir el alcance del sistema integral de gestión Coordinador SIG Alcance del SIG en el manual T,H,F 1 mes
4 Implementar gestión por procesos del sistema integral de gestión Líderes de procesos Caracterización de procesos implementada T,H,F 3 meses

Política integral de gestión divulgada

5 Diseñar y comunicar la política integral de gestión Coordinador SIG- Gerencia T,H,F 1 mes
Registro de asistencia de divulgación política
Registro de asistencia taller de roles y
6 Comunicar los roles y responsabilidades del sistema integral de gestión Líderes de procesos T,H,F 1 mes
responsabilidades
7 Implementar la gestión de riesgos en los procesos Líderes de procesos Matriz de riesgos actualizada T,H,F 4 meses
Matriz de requisitos legales- Evidencia del
8 Gestionar la identificación y evaluación en el cumplimiento de requisitos legales Coordinador SIG T,H,F 4 meses
cumplimiento legal
9 Ejecutar seguimiento a la ejecución del presupuesto Líderes de procesos Ficha de indicadores de procesos T,H,F 12 meses
Líderde Desarrollo humano y
10 Implementar gestión del cambio Implementación de agenda de cambio T,H,F 12 meses
organizacional
Implementación de planes de mantenimiento
11 Gestionar los planes de mantenimiento de activos Coordinador de Mantenimiento T,H,F 12 meses
de activos
Gestionar competencias: selección de personal, evaluación de desempeño, programa Líderde Desarrollo humano y Registro de evidencias de competencias e
12 T,H,F 12 meses
de formación organizacional informe de eficacia de la formación
Líderde Desarrollo humano y
13 Establecer e implementar el plan de comunicaciones Implementación de plan de comunicaciones T,H,F 12 meses
organizacional
Listado maestro de documentos
14 Administrar la información documentada del sistema integral Coordinador SIG T,H,F 12 meses
Documentos actualizados

Gestionar controles operacionales en los procesos:

Controles específicos a procesos, ambientales, seguridad y salud en el trabajo y Implementación proyecto SAP
15 Líderes de procesos T,H,F 12 meses
medio ambiente Consolidación de estrategias de marketing

19 Desarrollar seguimiento a indicadores de desempeño del SIG Coordinador SIG Plantilla de indicadores T,H,F 12 meses
20 Gestionar auditorías internas Coordinador SIG Informe de auditoría interna T,H,F 1 mes
21 Desarrollar la metodología de revisión por la dirección Gerencia Acta de revisión por la dirección T,H,F 1 mes
22 Gestionar las acciones correctivas y de mejora Líderes de procesos Gestión de acciones correctivas y de mejora T,H,F 4 mes
Coordinador SIG Certificación en ISO 9001, ISO 14001, ISO
23 Desarrollar auditoria de certificación T,H,F 1 mes
ICONTEC 45001
24 Gestionar lecciones aprendidas Coordinador SIG Informe de lecciones aprendidas y correcciones T,H,F 1 mes
25 Cierre del ciclo I Coordinador SIG Cierre y reconocimientos T,H,F 1 mes

T= Técnico, F= financiero, H= humano

 6.1. Acciones de mejora

Para la implementación y certificación del sistema integral de gestión es necesario

abordar las siguientes acciones de mejora

 Realizar la evaluación inicial en materia del cumplimiento a las normas NTC ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018
 Seguimiento a los riesgos no aceptables del proyecto
 Definir marco estratégico específico para el proyecto
 Alinear el proyecto con la implementación de TPM
 Consolidar mecanismos de participación y consulta alineados a requisitos legales
 Realizar evaluación inicial y consolidación de requerimientos
 Adquisición de sistema o plataforma documental

7. ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA

PROPUESTA
Para realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación es necesario tener en cuenta
la matriz de objetivos e indicadores del plan de mejoramiento, para validar el cumplimiento
de las metas establecidas, se proponen las siguientes acciones:
7.1. Consolidación del formato de plantilla de indicadores: el cual permite ejecutar un
análisis del nivel de cumplimiento de la meta, para así establecer acciones.
7.2. Medición de la satisfacción del cliente Para desarrollar un seguimiento de la
retroalimentación del cliente en la organización, para evaluar la satisfacción del cliente y
así determinar oportunidades de mejora, se estableció el procedimiento de satisfacción
del cliente con las actividades que se relaciona en la figura 5

Figura 5 Acciones para la medición de la satisfacción del cliente

7.3. Tablero de gestión: Con miras a realizar un buen análisis de datos de los resultados y
mejorar la gestión de los procesos, se sugiere el diseño de un tablero de gestión que
ayude a la organización a comprender la situación de los procesos y mantener control,
con la estructura que se muestra en la figura 6.
Figura 6. Esquema propuesto de tablero de gestión.

Fuente: Elaboración propia

7.4. Auditoría interna: Se propone el procedimiento de auditorías internas y externas
integrales el cual establece los lineamientos para la planificación, implementación y
verificación de auditorías internas y externas al sistema de gestión integrado y así evaluar
su eficacia, adecuación y conveniencia, teniendo en cuenta lo establecido en la GTC ISO
19011: 2018 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.
Dentro de este procedimiento se establecen
A. Actividades a ejecutar: Definidas bajo el ciclo PHVA establecido en la norma GTC
ISO 19011:2018, tal como se relaciona en la figura 7

Figura 7. Actividades de auditoría interna

7.5. Revisión por la dirección
Con miras a que la organización pueda evaluar la conveniencia, adecuación y eficacia del
sistema integral de gestión se propone el procedimiento de revisión por la dirección, el
cual contiene las actividades que se relacionan en la figura 8
Figura 8 Procedimiento de revisión por la dirección.

Fuente: Elaboración propia.

7.6. Mejora continua Para garantizar que el sistema integral de gestión se diseñó el
procedimiento de documentación de acciones correctivas y de mejora, el cual establece
los lineamientos para la implementación de acciones que permitan eliminar o prevenir
eventos, fallos o situaciones no deseables o mejorar el desempeño de un proceso o
sistema.
Este procedimiento contiene información sobre las fuentes que generan una acción
correctiva y de mejora y abarca las actividades que se relacionan en la figura 9

Figura 9 Mejora continua

8. IMPACTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
Con la implementación del sistema integral de gestión, se logran diferentes beneficios
para la organización, entre las cuales se puede destacar:

A. Evitar sanciones que van hasta 1000 SMLV, los cuales pueden comprometer las
finanzas de la organización y dar cumplimiento a legislación vigente.
B. Acceder a clientes que dentro de sus requisitos de contratación exigen sistemas de
gestión.
C. Alcanzar la mejora continua y fomentar la innovación de los procesos.
D. Orientar a la organización en la identificación y cumplimiento de requisitos legales
vigentes aplicables a la actividad de la organización.
E. Aportar en la rentabilidad del negocio de manera que a largo plazo no se convierta en
una carga económica insostenible para el propietario.

9. RECOMENDACIONES:
 Implementar el sistema integral, tener en cuenta los lineamientos establecidos en el
procedimiento propuesto de gestión del cambio, con el fin de vencer la resistencia al
cambio en el primer ciclo de implementación. Tener en cuenta en la implementación el
Modelo de gestión estratégica establecido por Fred R. David
 Establecer e implementar estrategias formativas para dar a conocer la estructura
documental del sistema.
 Desarrollar análisis de factibilidad a cada una de las acciones propuestas.
 Garantizar que la sostenibilidad ambiental ocupe un lugar foco en los objetivos
misionales organizacionales, los indicadores de productividad y de calidad no deben estar
desligados de las variables de control ambiental y garantizar mayor responsabilidad en los
procesos.
 Garantizar la participación de los colaboradores en la gestión de mejoras y en la
integración con una alta dosis de proactividad en la intervención.
 Implementar de medidas pendientes de infraestructura y cultura para mejorar la
separación en la fuente de residuos, uso eficiente de la energía, agua y garantizar el
cumplimiento del componente ambiental en el pilar de desarrollo sostenible.
 Realizar actividades de divulgación periódica a los procesos de las exigencias legales
pertinentes en el sistema integral en donde se incluyan las de carácter técnico

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