CÓDIGO: GAD PR 04

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA: 21/02/2020
VERSION: 2
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS

PROCESO Gestión Administrativa

PROCEDIMIENTO Administración de carpas

1.1 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el préstamo, alquiler o uso interno de las carpas
corporativas de la Cámara de comercio de Sogamoso para la realización de eventos y
actividades de carácter institucional, empresarial y cultural.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer las condiciones generales para el préstamo, alquiler y/o uso interno de las
carpas institucionales de una manera práctica, organizada, de tal forma que facilite a
los usuarios su reserva y uso oportuno.

IMPORTANCIA DE LAS CARPAS INSTITUCIONALES

La Cámara de Comercio de Sogamoso ofrece las carpas como herramientas para el

desarrollo de eventos y muestras para el fortalecimiento empresarial, comercial y
cultural, las cuales están a disposición de los usuarios con el fin de cumplir sus
expectativas y requerimientos.

2. ALCANCE

Inicia cuando el usuario solicita el préstamo, alquiler o uso interno de carpas

institucionales y termina con la entrega de las carpas una vez finalizado el evento.

3. RESPONSABLE

El Director Administrativo y de Talento Humano es la responsable de realizar la reserva

de las carpas según los requerimientos del cliente cuando sean eventos externos e
internos y de brindar todas las herramientas necesarias para la instalación, transporte y
buen funcionamiento y uso apropiado de las carpas, así como generar cotización según
la necesidad del usuario y verificar su pago.

RESPONSABILIDADES

Auxiliar Administrativa y de Talento Humano: Responsable de apoyar el proceso

para el préstamo y/o uso de las carpas institucionales, desde el momento de la
cotización, verificación del pago. Transporte, entrega, montaje y desmontaje.

Auxiliar de mensajería y eventos: Es el responsable de organizar la logística para la

entrega, montaje y desmontaje de las carpas de acuerdo con las necesidades y
requerimientos del cliente interno y externo.

Director de Promoción y desarrollo: Es el responsable de programar cada uno de los

eventos a nivel interno en el calendario compartido para eventos, y de igual forma
entregar formato de requerimiento logístico con anterioridad al funcionario de logística y
eventos, donde se resalte la necesidad de las carpas a utilizar en dicho evento.

4. CAMBIOS EFECTUADOS
Tener claro las versiones, las fechas y los cambios efectuados al documento.

No. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1.0 Creación del documento 18/07/2019
2.0 Codificación nueva del formato 21/02/2020

El historial de revisión de este procedimiento se realizará a través del drive, en el ítem

de historial de versiones de este procedimiento.

5. DEFINICIONES

ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL

DOCUMENTO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO
T.H. COMITÉ DE CALIDAD 9001:2015, Gestión Administrativa.
FAVIO LEONARDO LEE Procedimientos
HENRY A. VALCARCEL
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FECHA: 21/02/2020
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PROCEDIMIENTO Administración de carpas

Carpas Institucionales: Son instrumentos de promoción al comercio con dimensiones

de 4.00 metros por 4.00 metros, con estructura metálica, lona roja con 4 logos de la
cámara de comercio de Sogamoso.
Cotización: se trata de un documento informativo que el área de compras de una
compañía u organización usa para iniciar una negociación. Este documento no provoca
ninguna forma de registro contable, ya que únicamente pretende colocar su precio justo
a un servicio o bien. Formato cotización de carpas GAD FT 13

Factura de venta: Una factura es un documento de valor probatorio y es un valor de

propiedad que el vendedor entrega al comprador y que demuestra que ha realizado el
alquiler por este valor. La factura contendrá una descripción de la parte, la naturaleza
por el valor de las carpas y los dias de alquiler, el número y la fecha de expedición, el
precio unitario y el importe total, los costes y los valores correspondientes a los
impuestos a los que está sujeta. 

6. POLITICAS DE OPERACIÓN

Para hacer uso de las carpas institucionales, el cliente debe enviar y/o presentar
solicitud escrita a la dirección administrativa y de talento humano especificando fecha,
Numero de días, tipo de evento y demás requerimientos.

La Cámara de Comercio de Sogamoso, se reservará los derechos de alquiler, préstamo

y/o uso interno, para eventos políticos, fiestas, o eventos diferentes de la naturaleza
establecida en el objeto del presente procedimiento.

La reserva de las carpas para uso externo o interno se debe realizar con la auxiliar y/o
el director administrativo y de talento humano, quienes son los responsables de generar
la cotización de acuerdo con los requerimientos del cliente.

La cotización se debe realizar de acuerdo con las tarifas establecidas y será potestad de
la Presidencia Ejecutiva definir los apoyos institucionales.

Para la confirmación del evento, el cliente debe cancelar la totalidad del valor del
alquiler con un día hábil de anticipación a la fecha de entrega de la(s) carpa(s) y
presentar soporte de pago al área administrativa, así como la suscripción de pagaré que
respalde dicho préstamo.

Para la entrega de las carpas se deberá diligenciar formato de transferencia de

elementos GAD FT 12, el cual será firmado por las partes.
Cuando se programe el alquiler para uso externo de las carpas de lunes a viernes
después de la jornada laboral es decir 6:00pm o fines de semana el cliente debe
asegurar la vigilancia y custodia de estas.
La Cámara de Comercio de Sogamoso, designará un funcionario para supervisar el
montaje y desmontaje de las carpas, con el propósito de garantizar su adecuada
instalación.
Cuando el pago es realizado por transferencia electrónica el director administrativo y de
talento humano debe enviar soporte a la dirección financiera para su verificación.
Cuando se utilicen las carpas para el desarrollo de eventos internos se cargará el costo
del alquiler a un centro de costo definido por el área solicitante, y en el entendido que
las carpas son activos de naturaleza privada, el valor del alquiler se liquidará a tarifa de
uso interno.
Las carpas serán entregadas y recibidas en las instalaciones de la Cámara de Comercio
de Sogamoso.

El usuario no podrá ceder o tercerizar el alquiler de la o las carpas institucionales o

alguno de los elementos con el que fue alquilado, sin el consentimiento previo y por
escrito de la Cámara de Comercio.

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PROCEDIMIENTO Administración de carpas

La responsabilidad de las actuaciones de las personas participantes en los eventos será

directa de quien haya solicitado el alquiler de las carpas.
Está prohibido pegar carteleras con cinta adhesiva en las estructuras metálicas y lonas,
colocar puntillas, chinches y demás implementos que puedan deteriorar las carpas; sólo
se permite colgar pendones; si se llegase a presentar algún deterioro, el cliente de la
carpa deberá responder por los daños causados.
Las tarifas se actualizarán para la vigencia de acuerdo con lo establecido en las políticas
internas de la Cámara de Comercio de Sogamoso.

El incumplimiento por parte del solicitante con las estipulaciones descritas en este
procedimiento puede conllevar la denegación futura del préstamo y/o alquiler de las
carpas.

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ITE FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

M
INICIO

1 Recepcionar la solicitud de Director y/o Aux. Solicitud por escrito

préstamo Adtivo y de TH
Recepcionar
solicitud

2 Establecer la disponibilidad y Director y/o Aux. Cotización

realizar cotización Adtivo y de TH

Establecer
disponibilidad

3 Recepción formato de pago Director y/o Aux.

Adtivo y de TH
Recepción
formato de
pago

4 Coordinar la entrega de las Director y/o Aux. GAD FT 21-Pagaré

Coordinar la carpas Adtivo y de TH
entrega de
carpas

5 Verificar el estado de las Director y/o Aux.

carpas al momento de la Adtivo y de TH
Verificar recepción de las mismas
estado

6 Informar anomalías Director y/o Aux.

Informar anomalías Adtivo y de TH

7 Fin

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