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O Microsoft Access 2010 faz parte do Microsoft Office 2010; portanto, a interface
básica – como a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, a Faixa de Opções, o modo
de exibição Backstage e as caixas de diálogo – já deve ser conhecida, caso você tenha
utilizado outros programas do Office 2010. Contudo, o Access tem mais dimensões do
que muitos desses programas, de modo que pode parecer mais complexo até que você
se familiarize com ele.
Dica Se estiver migrando de uma versão anterior do Access, leia a seção “Apresentando
o Microsoft Access 2010”, no início deste livro, para conhecer as diferenças entre as ver-
sões anteriores e o Access 2010.
Ao longo deste livro, você vai trabalhar com bancos de dados que contêm informa-
ções sobre funcionários, produtos, fornecedores e clientes de uma empresa fictícia.
À medida que fizer os exercícios deste livro, você vai desenvolver diversas tabelas,
formulários, consultas e relatórios, que são chamados de objetos de banco de dados.
Esses objetos podem ser utilizados para inserir, editar e manipular as informações de
um banco de dados de muitas maneiras.
Neste capítulo, você vai explorar a janela de programa do Access e aprender sobre os
conceitos e a estrutura de armazenamento de dados do Access, incluindo os tipos de
bancos de dados, os tipos de objetos de banco de dados e as relações entre os objetos.
Vai ver objetos de um banco de dados em funcionamento, aprender sobre recursos
interessantes do Access, assim como as funcionalidades que serão exploradas mais
profundamente em capítulos posteriores.
4 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
Arquivos de exercício Antes de fazer os exercícios deste capítulo, você precisa copiar os
arquivos de exercício do livro em seu computador. O arquivo a ser utilizado para fazer os exer-
cícios deste capítulo está na pasta Capitulo01. Uma lista completa dos arquivos de exercício
aparece na seção “Usando os arquivos de exercício”, no início deste livro.
Clicar na guia Arquivo apresenta o modo de exibição Backstage, onde é possível gerenciar
arquivos de banco de dados e personalizar o programa.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 5
Barra de ferramentas
Guia arquivo de acesso rápido Barra de título Faixa de opções
A interface de banco de dados é projetada para refletir à risca o modo como as pessoas
geralmente trabalham com um banco de dados ou com um objeto de banco de dados.
Para aqueles que não conhecem essa interface, que apareceu pela primeira vez no
Microsoft Office Access 2007, aqui está um rápido levantamento dos elementos da
janela de programa:
● A barra de título mostra o nome do banco de dados ativo. A designação (Access
2007) após o nome do banco de dados indica que ele está no formato .accdb,
introduzido no Access 2007. Na extremidade esquerda da barra de título está o
ícone do Access, em que se clica para exibir comandos para mover, dimensionar e
fechar a janela de programa. Os botões Minimizar, Restaurar Tamanho/Maximizar
e Fechar, na extremidade direita da barra de título, têm as mesmas funções que
todos os programas Windows.
Dica Se você cria e trabalha com bancos de dados complicados, pode ser mais efi-
ciente adicionar os comandos frequentemente utilizados na Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido e exibi-la abaixo da Faixa de Opções, imediatamente acima da área de
trabalho. Para obter informações, consulte “Personalizando a Barra de Ferramentas de
Acesso Rápido”, no Capítulo 13, “Personalize o Access”.
● Abaixo da barra de título está a Faixa de Opções. Todos os comandos para traba-
lhar com o conteúdo de seu banco de dados Access estão disponíveis nesse local
centralizado, para que você possa trabalhar eficientemente com o programa.
● Ao longo da parte superior da Faixa de Opções existe um conjunto de guias. Clicar
na guia Arquivo apresenta o modo de exibição Backstage. Clicar em qualquer ou-
tra guia mostra um conjunto de comandos relacionados, representados por botões
e listas. A guia Página Inicial é ativada por padrão.
Dica Não se preocupe se sua Faixa de Opções tiver guias não mostradas em nossas
telas. Talvez você tenha instalado programas que adicionam suas próprias guias na
Faixa de Opções do Access.
● Se o rótulo de um botão não estiver visível, pode-se exibir o nome do comando e seu
atalho de teclado (se houver um) em uma dica de tela, apontando-se para o botão.
Consulte também Para obter mais informações sobre teclas de atalho, consulte
“Teclas de Atalho”, no final deste livro.
Dica Para controlar a exibição de dicas de tela, ative o modo de exibição Backs-
tage, clique em Opções para abrir a caixa de diálogo Opções do Access e altere as
configurações da área Opções da Interface do Usuário da página Geral. Também é
possível mudar o idioma do conteúdo das dicas de tela, na página Idioma. Para mais
informações, consulte “Alterando as opções padrão do programa”, no Capítulo 13,
“Personalize o Access”.
● Alguns botões contêm uma seta integrada ou uma seta separada. Se um botão e
sua seta estão integrados, clicar no botão exibe opções para refinar a ação do bo-
tão. Se o botão e sua seta estão separados, clicar no botão executa a ação padrão
indicada pelo ícone atual do botão. Pode-se mudar a ação padrão clicando-se na
seta e, então, clicando-se na ação desejada.
● Os comandos relacionados, mas menos comuns, não são representados como bo-
tões em um grupo. Em vez disso, ficam disponíveis em uma caixa de diálogo ou
em um painel de tarefas, exibido clicando-se no iniciador da caixa de diálogo
localizado no canto inferior direito do grupo.
● À direita dos nomes de guia da Faixa de Opções, abaixo dos botões Minimizar/
Maximizar/Fechar, está o botão Minimizar a Faixa de Opções. Clicar nesse botão
oculta os comandos, mas deixa os nomes das guias visíveis. Você pode então cli-
car no nome de qualquer guia para exibir seus comandos temporariamente. Clicar
em qualquer lugar que não seja a Faixa de Opções, oculta os comandos novamen-
te. Quando toda a Faixa de Opções está visível temporariamente, pode-se clicar no
botão (cujo formato é o de uma tachinha) em sua extremidade direita, para tornar
a exibição permanente. Quando a Faixa de Opções inteira está oculta, pode-se
clicar no botão Expandir a Faixa de Opções para exibi-la permanentemente outra
vez.
dados pelo tipo, mas a lista pode ser filtrada clicando-se na barra de título do
painel e, então, clicando-se na categoria ou no grupo de objetos que se queira
exibir. Pode-se recolher e expandir os grupos da lista clicando-se nas divisas das
barras de seção. Se o Painel de Navegação estiver atrapalhando, você pode clicar
no botão Abrir/Fechar da Barra de Redimensionamento, em seu canto superior
direito, a fim de minimizá-lo. Para exibir o Painel de Navegação outra vez, clique
novamente no botão Abrir/Fechar da Barra de Redimensionamento. Para tornar o
painel mais largo ou mais estreito, pode-se arrastar a borda direita para a esquer-
da ou para a direita.
PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01_inicio, localizado na pasta Capitulo01, mas não o abra ainda. Apenas siga os
passos.
Vamos salvar o banco de dados para que você possa explorá-lo sem medo de so-
brescrever o arquivo de exercício original.
4. Clique na guia Arquivo para apresentar o modo de exibição Backstage, clique em
Salvar Banco de Dados como e, então, na caixa de diálogo Salvar como, salve
o banco de dados na pasta de arquivos de exercício Capitulo01 com o nome Em-
presaJardinagem01.
Dica Neste livro, supomos que você vai salvar os arquivos em suas pastas de arquivo
de exercício, mas pode salvá-los onde quiser. Quando nos referirmos às suas pastas
de arquivo de exercício nas instruções, basta substituir pelo local de salvamento es-
colhido.
Dica Os bancos de dados criados com o Access 2010 utilizam o formato de arma-
zenamento de arquivos introduzido no Access 2007 e seus arquivos têm a extensão
.accdb. Arquivos de banco de dados criados em versões anteriores do Access (que têm
a extensão .mdb) podem ser abertos no Access 2010. Então, pode-se trabalhar com
eles e salvá-los no formato antigo ou trabalhar com eles e salvá-los no novo formato.
Se você os converter, não poderá mais abri-los em versões anteriores ao Access 2007.
Para obter mais informações sobre o formato ACCDB, pesquise accdb na Ajuda do
Access.
A partir dessa caixa de diálogo, pode-se acessar configurações não disponíveis como
botões no grupo Formatação de Texto, como Cor da linha de grade e Estilos da borda e
da linha.
A guia Criar.
12 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
Clicar em qualquer guia – neste caso, a guia Dados Externos – exibe a Faixa de Opções
temporariamente.
Dica Para tornar as ilustrações deste livro legíveis, estamos trabalhando em uma
janela de programa menor do que a tela inteira. Como resultado, os grupos Coletar
Dados e Listas Vinculadas à Web são representados como botões nesta ilustração.
Para mais informações, consulte “Modificando a exibição da Faixa de Opções”, no
início deste livro.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 13
14. À direita da guia de página da tabela Categorias, clique no botão Fechar para
fechar a tabela sem fechar o banco de dados.
Clicar nesse botão fecha o objeto ativo.
15. Clique na guia Arquivo para apresentar o modo de exibição Backstage e, em se-
guida, clique em Fechar Banco de Dados.
Quando um banco de dados é fechado sem se encerrar o Access, aparece a página
Novo do modo de exibição Backstage, para que se possa abrir outro banco de da-
dos ou criar um novo.
Note que, se o banco de dados ativo não for fechado antes de outro ser aberto, o
Access o avisará para salvar suas alterações e fechará o banco de dados ativo au-
tomaticamente. Não é possível ter dois bancos de dados abertos simultaneamente
em uma única instância do Access. Se quiser ter dois bancos de dados abertos ao
mesmo tempo, você deve iniciar uma nova instância do Access.
Dica Pode-se fechar totalmente o Access, clicando no botão Fechar no canto supe-
rior direito da janela de programa ou clicando em Sair no modo de exibição Backstage.
O aviso de segurança.
Essa lista está organizada em uma tabela de colunas e linhas. Cada coluna represen-
ta um campo – um tipo de informação específico sobre um funcionário: sobrenome,
nome, data da contratação e assim por diante. Cada linha representa um registro –
todas as informações sobre um funcionário específico.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 17
Se um banco de dados não fizesse nada mais do que armazenar informações em uma
tabela, não seria mais útil do que uma lista escrita em papel. Mas como o banco de
dados armazena informações em um formato eletrônico, é possível manipulá-las de
maneiras poderosas para ampliar sua utilidade.
Por exemplo, suponha que você queira encontrar o número de telefone de uma pessoa
que mora em sua cidade. Você pode procurar essa informação na lista telefônica, pois
as informações da lista são organizadas com esse propósito. Se quiser encontrar o nú-
mero de telefone de alguém que mora mais distante, pode ir até a biblioteca pública,
que provavelmente tem uma lista telefônica de cada cidade importante do país. Con-
tudo, se quiser encontrar os números de telefone de todas as pessoas do país que têm
seu sobrenome ou se quiser encontrar o número de telefone do vizinho de sua avó,
essas listas telefônicas impressas não ajudarão muito, pois não estão organizadas de
um modo que torne essa informação fácil de achar.
Quando as informações publicadas em uma lista telefônica são armazenadas em um
banco de dados, elas ocupam bem menos espaço, custa menos reproduzi-las e distri-
buí-las e, se o banco de dados for projetado corretamente, elas podem ser recuperadas
de muitas maneiras. O real poder de um banco de dados não é sua capacidade de ar-
mazenar informações, mas sim sua capacidade de recuperar com rapidez exatamente
as informações desejadas.
Explorando as tabelas
As tabelas são os principais objetos de banco de dados. Seu objetivo é armazenar in-
formações. O objetivo de qualquer outro objeto de banco de dados é interagir de algum
modo com uma ou mais tabelas. Um banco de dados do Access pode conter milhares
de tabelas e o número de registros que cada tabela pode conter é limitado mais pelo
espaço disponível em seu disco rígido do que por qualquer outra coisa.
Dica Para obter informações detalhadas sobre as especificações do Access, como o ta-
manho máximo de um banco de dados ou o número máximo de registros em uma tabela,
pesquise “Especificações do Access 2010” (incluindo as aspas) na ajuda do Access.
Todo objeto do Access tem dois ou mais modos de exibição. Para tabelas, os dois mo-
dos de exibição mais comuns são o modo de exibição de Folha de Dados, no qual é
possível ver e modificar os dados da tabela, e o modo Design, no qual é possível ver e
modificar a estrutura da tabela. Para abrir uma tabela no modo de exibição de Folha
de Dados, dê um clique duplo em seu nome no Painel de Navegação ou clique com o
botão direito do mouse em seu nome e, em seguida, clique em Abrir. Para abrir uma
tabela no modo Design, clique com o botão direito do mouse em seu nome e, em se-
guida, clique em Modo Design. Quando uma tabela é aberta no modo de exibição de
Folha de Dados, clicar no botão Modo de Exibição no grupo Modos de Exibição da guia
Página Inicial troca para o modo Design; quando ela é aberta no Modo Design, clicar
no botão troca para o modo de exibição de Folha de Dados. Para trocar para um dos
outros dois modos de exibição de tabela restantes (modo de exibição de Tabela Dinâ-
mica ou modo de exibição de Gráfico Dinâmico), clique na seta de Modo de Exibição e,
em seguida, clique no modo de exibição desejado na lista. Também é possível trocar de
modo de exibição clicando em um dos botões da barra de ferramenta Atalhos de Modo
de Exibição, no canto inferior direito da janela de programa.
18 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
Nomes de campo
Campo Registro
PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o, certifique-se de que as tabelas
estejam listadas no Painel de Navegação e, então, siga os passos.
Cada linha dessa tabela contém informações sobre um produto e cada coluna contém um
campo de cada registro.
A tabela Categorias se abre em uma nova página com guias, no modo de exibição de
Folha de Dados. A página Categorias está ativa, mas a página Produtos ainda está
aberta e disponível, se você precisar dela.
5. Na extremidade esquerda do registro da categoria Bulbos, clique no botão Expandir.
A categoria Bulbos se expande, revelando uma subfolha de dados com todos os re-
gistros da tabela Produtos que estão atribuídos à categoria Bulbos. Isso é possível
porque foi estabelecida uma relação entre as duas tabelas.
Subfolha de dados
Consulte também Para informações sobre relações, consulte “Criando relações en-
tre tabelas”, no Capítulo 2, “Crie bancos de dados e tabelas simples”.
A barra de navegação de registro na parte inferior da janela indica que essa tabela
contém 87 registros e que o registro ativo é o número 1 de 87.
10. Na barra de navegação de registro, clique várias vezes no botão Próximo registro.
A seleção se move para baixo no campo CódigoPedido, pois esse campo está ativo.
Tecla de Atalho Pressione a tecla de Seta para Cima ou de Seta para Baixo a fim
de mover a seleção um registro por vez. Pressione a tecla Page Up ou Page Down a
fim de mover uma tela por vez. Pressione Ctrl+Home ou Ctrl+End a fim de mover a
seleção para o primeiro ou para o último campo da tabela.
As janelas de objeto podem ser movidas arrastando-se suas barras de título e po-
dem ser dimensionadas arrastando-se suas molduras. Também é possível organizar
as janelas usando as opções disponíveis ao se clicar no botão Alternar Janelas no
grupo Janela. (Esse grupo é adicionado na guia Página Inicial quando se seleciona
Janelas Sobrepostas na caixa de diálogo Opções do Access.)
24 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
Explorando os formulários
As tabelas do Access são densas listas de informações brutas. Trabalhar diretamente
com as tabelas de um banco de dados criado para seu próprio uso pode ser muito sim-
ples para você, mas para pessoas que não sabem muito sobre bancos de dados pode
ser muito difícil. Para tornar mais fácil inserir, exibir e imprimir informações, você
pode criar formulários.
Um formulário atua como uma interface amigável para uma tabela. Por meio de um
formulário, pode-se exibir e editar os registros da tabela subjacente ou criar novos
registros. A maioria dos formulários fornece uma interface para apenas uma tabela,
mas se quiser utilizar um formulário para interagir com várias tabelas relacionadas
por intermédio de um ou mais campos comuns, pode incorporar subformulários den-
tro de um formulário principal.
Basicamente, os formulários são conjuntos de controles que aceitam ou exibem infor-
mações. Os formulários são criados por meio de um assistente ou podem ser criados
a partir do zero, selecionando-se e inserindo-se os controles manualmente. O Access
fornece os tipos de controles que são padrão nas caixas de diálogo do Windows, como
rótulos, caixas de texto, botões de opção e caixas de seleção. Com um pouco de criati-
vidade, é possível criar formulários que se parecem muito e funcionam como as caixas
de diálogo de todos os programas do Windows.
Assim como acontece com as tabelas, os formulários podem ser apresentados em vá-
rios modos de exibição. A seguir estão os três modos de exibição mais comuns:
● Formulário Modo de exibição no qual se apresenta e insere dados.
● Layout Modo de exibição no qual se trabalha com os elementos do formulário
para refinar sua aparência e seu comportamento, podendo-se ainda ver os dados
da tabela subjacente.
● Design Modo de exibição que proporciona um controle mais preciso sobre a apa-
rência, o posicionamento e o comportamento dos elementos do formulário, mas
que oculta os dados subjacentes.
Consulte também Para obter mais informações sobre formulários, consulte o Capítulo
3, “Crie formulários simples”, e o Capítulo 7, “Crie formulários personalizados”.
PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o e, então, siga os passos.
Subformulário
Você pode usar esses controles para construir formulários personalizados para seu banco
de dados.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 29
Explorando as consultas
Informações específicas armazenadas em uma ou em várias tabelas são localizadas
por meio de uma consulta especificando os critérios a serem satisfeitos. As consul-
tas podem ser muito simples. Por exemplo, talvez você queira uma lista de todos os
produtos de uma categoria específica que custem menos de R$10,00. As consultas
também podem ser bastante complexas. Por exemplo, talvez você queira localizar to-
dos os clientes de outros estados que tenham comprado luvas nos últimos três meses.
Para o primeiro exemplo, você poderia classificar e filtrar os dados da tabela Produtos
muito rapidamente para obter uma lista. Para o segundo exemplo, classificar e filtrar
seria muito maçante. Seria bem mais simples criar uma consulta que extraísse todos
os registros da tabela Clientes com endereços de cobrança que não sejam em seu es-
tado e cujos Códigos de cliente sejam mapeados nos registros que aparecem na tabela
Pedidos nos últimos três meses e que incluem Códigos de item mapeadas em registros
classificados como luvas na tabela Produtos.
As consultas podem ser criadas com um assistente e também é possível criá-las a
partir do zero. O tipo mais comum é a consulta seleção, que extrai os registros cor-
respondentes de uma ou mais tabelas. Menos comuns são as consultas que executam
tipos de ações específicas.
Processar uma consulta, comumente referido como executar uma consulta ou consul-
tar o banco de dados, exibe uma folha de dados contendo os registros que atendem aos
seus critérios de busca. Os resultados da consulta podem ser usados como base para
mais análises, para criar outros objetos do Access (como relatórios) a partir dos resul-
tados ou para exportar os resultados em outro formato, como uma planilha do Excel.
Se você criar uma consulta que provavelmente desejará executar mais de uma vez,
pode salvá-la. Então, ela se tornará parte do banco de dados e aparecerá na lista
quando você exibir o grupo Consultas no Painel de Navegação. Para executar a con-
sulta a qualquer momento, basta dar um clique duplo nela no Painel de Navegação.
Sempre que a consulta é executada, o Access avalia os registros da tabela (ou tabelas)
especificada e exibe o subconjunto atual de registros que satisfazem os critérios defi-
nidos na consulta.
30 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
Não se preocupe se tudo isso parece um pouco complicado agora. Quando você enfoca
as consultas de forma lógica, logo elas começam a fazer muito sentido.
Consulte também Para obter mais informações sobre consultas, consulte o Capítulo 8,
“Crie consultas”.
PREPARAÇÃO Para fazer este exercício, você precisa do banco de dados EmpresaJardi-
nagem01 com que trabalhou no exercício anterior. Abra-o e, então, siga os passos.
O ícone na parte superior da guia Geral indica que essa é uma consulta seleção.
Capítulo 1 ● Explore um banco de dados do Access 2010 31
A barra de navegação de registro indica que 171 registros estão exibidos; na ver-
dade, a tabela Produtos contém 189 registros. Para descobrir por que estão faltan-
do 18 dos registros, você precisa ver essa consulta no Modo Design.
5. Na barra de ferramentas Atalhos de Modo de Exibição, clique no botão Modo
Design.
O Access exibe a consulta no Designer de Consultas e a guia contextual Ferramen-
tas de Consulta Design aparece na Faixa de Opções.
32 Parte 1 ● Técnicas de banco de dados simples
O Designer de Consultas.
Consulte também Para obter mais informações sobre relações, consulte “Criando
relações entre tabelas”, no Capítulo 2, “Crie bancos de dados e tabelas simples”.
Dica Também é possível executar uma consulta trocando para o Modo de Exibição
de Folha de Dados.