ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Reflexão de Arquivo, Organização e Manutenção

Esta reflexão enquadra-se no âmbito do módulo Arquivo, Organização e Manutenção,

leccionada na Escola Profissional da Aprodaz, pelo Formador André Vicente.
Por documento entende-se toda e qualquer unidade constituída pela informação e respectivo
suporte. Deste modo o conceito de documento abrange: livros; revistas; fotografias; filmes;
desenhos, etc…
Documentos de arquivo são considerados todo o conjunto ou conjuntos orgânicos de
documentos, independente da sua data e suporte material, produzidos por uma pessoa ou instituição
do decorrer da sua actividade.
Consideram-se indispensáveis para quem os produz, a nível de informação e de testemunho
para a história. Este último aspecto está ligado, ao facto do documento está associado, a um
contexto original. Estes conservam e transmitem informação, são produzidos e/ou recebidos por
actos de gestão (documentar e apoiar as actividades), tendo deste modo um carácter de prova e de
informação.
Podemos encontrar dois tipos de arquivo, o aberto que está permanentemente a receber
informação/documentação e o fechado que cessa as suas actividades e deste modo não recebe mais
documentos.
Por outro lado, todo e qualquer arquivo terá que ser sujeito a um conjunto de elementos
formais, nomeadamente diplomáticos e jurídicos, que caracterizam um documento, de acordo com
as funções a que se destina. As quais são designadas por tipologias, ou seja terá que ter em conta a
sua finalidade; os destinatários; os elementos constituintes e o formato de apresentação.
Considera-se ainda que existe modos de validação do documento, como sinais; selos,
carimbos ou assinaturas.
Verifica-se pois, que para um eficaz funcionamento, pessoal ou institucional/ empresarial é
fundamental uma boa gestão de arquivos.
A nível das instituições, verifica-se uma maior diversidade de departamentos e de sinergias,
onde a finalidade os destinatários e os elementos constituintes são indispensáveis para um favorável
desempenho da instituição, assim como a capacidade de gerir vários tipos de acondicionamento de

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com
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documentos, adaptando os diferentes suportes de arquivo e espaços físicos, tendo como principio o
uso de critérios e procedimentos para a classificação, avaliação, selecção e gestão de documentos.
Tendo projectado abrir um complexo turístico “FurnasVillage” situado no vale das Furnas,
constituído por várias valências (10 bangalows, 1 restaurante e1 bar), utilizarei o arquivo activo,
pois a frequência de consulta é bastante alta, derivado do vasto nº de dependências do complexo e
esperada adesão de turistas e população em geral, funcionando como sistema de informação em
suporte digital.

O Formador: André Vicente

O Formando: Paulo Filipe Cabral Correia

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