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Las organizaciones existen dentro de un medio ambiente formado por distintas dimensiones.
En un sentido puede expresarse como medio ambiente interno y medio ambiente externo. Las
organizaciones se pueden comprender desde su estructura y sus procesos de trabajo. La estructura
es la red de reglas que vinculan las funciones y grupos humanos.
El proceso administrativo de Planeamiento, Gestión y Control son las funciones que se realizan
desde esa estructura para el logro de las múltiples finalidades de las organizaciones.
Para llevar a cabo este proceso adquieren particular importancia los Sistemas de Información
(IS), entendidos como los sistemas que comprenden todos los elementos necesarios para el
tratamiento de los datos, su conversión en información, el almacenamiento de ésta y su
recuperación con un propósito.
PROCESO DE PLANEAMIENTO
Los planes emanados de la alta gerencia otorgan el marco a los programas y procedimientos
que se desarrollan en la organización, para ejecutar las actividades que tiendan al logro de los
objetivos.
Cuando se planifica aparecen preguntas tales como: “¿qué queremos hacer?”; “¿qué estamos
haciendo ahora para lograr lo que queremos hacer?”; “si seguimos haciendo como hasta ahora:
¿lograremos nuestros fines? ”; “¿qué necesitamos hacer para lograr los fines propuestos? ”; “¿qué
es lo que haremos y cómo lo haremos, para lograr nuestros fines? ”; “¿qué somos capaces de hacer
y qué no? ”; “¿cómo verificamos que lo que estamos haciendo lo hacemos bien?”
Visión
Misión
Objetivos
Estrategias
Objetivos específicos
Planes operativos
Objetivos dependientes
Políticas
Presupuestos
3. Análisis del entorno para conocer amenazas y oportunidades que presenta el ambiente en que
está la organización
6. Definición del Plan de negocios o de gestión (a nivel empresa total y a nivel de las divisiones)
9. Definir los Controles adecuados para medir el avance de los planes realizados
Según Solana:
• Formulación de planes:
generación, evaluación y
selección de estrategias
• Definición de metas
• Elaboración y puesta en
vigencia de los planes y
programas a corto plazo
b) De gestión: el • Es un instrumento de
presupuesto anticipación al futuro
• Asigna responsabilidades
• Cuantifica
b) Estratégico
• Es de largo plazo
Resumen:
Plan estratégico, estructural o de largo plazo: es el que orienta y ayuda a gobernar la vida de la
organización a través de los años. Aquí es donde se formulan los objetivos, se evalúa qué hacer en
el futuro, se analiza la situación actual y se elaboran y ponen en marcha los planes.
Plan táctico, de gestión o de mediano plazo: este plan resume toda la actividad de la empresa
y es un modelo valorizado de toda su gestión. Es un plan general de acción, colabora con el
establecimiento de objetivos organizacionales, coordina la actividad de los sectores, asigna
responsabilidades, permite el control anterior y posterior a la gestión.
Plan operativo o de corto plazo: es el que especifica detallada y minuciosamente los planes. Se
elaboran para alcanzar propósitos específicos, en general son procedimientos estandarizados para
manejar situaciones recurrentes.
IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS
3 puntos básicos:
Según Alfred Chandler, luego de la observación de las empresas más grandes de US, existía
un patrón común, que aunque las organizaciones cambiaban sus estrategias de crecimiento, con
objeto de adaptarse a los cambios tecnológicos, económicos y demográficos, las estrategias nuevas
creaban problemas administrativos e ineficiencias económicas. Entonces se requerían cambios
estructurales para resolver dichos problemas y para aumentar al máximo los resultados económicos,
y por lo tanto Chandler concluyó que la estructura de la organización seguía la estrategia de
crecimiento de la empresa y la reflejaba.
Según Chandler las organizaciones pasan por tres etapas de desarrollo de la estructura de una
unidad a la estructura funcional y de ahí a la estructura pluridivisional.
Al principio las organizaciones son pequeñas, se ubican en un solo lugar, tienen un solo
producto, así como una sola persona que toma las decisiones emprendedoras.
Chandler observó que con frecuencia la transición de una estructura a otra se demoraba y era
muy dolorosa, y que las organizaciones no cambian fácilmente su estructura porque los
emprendedores fundadores destacan en cuanto a estrategia pero carecen de interés y
conocimientos sobre la estructura de la organización. Y mayoritariamente cuando la organización es
reestructurada el fundador abandona la organización.
Raymond Miles y Charles Snow argumentan que las organizaciones que tienen éxito logran
que su estrategia encaje con el ambiente de sus mercados y apoyan sus estrategias con estructuras
y con procesos administrativos debidamente diseñados, mientras que las organizaciones que tienen
menos éxito suelen exhibir poco ajuste, externa o internamente, o los dos.
McKinsey & Co., empresa consultora, ha propuesto que para tener éxito cuando se aplican
estrategias, se debería seguir el modelo y tener en cuenta cada uno de los siete factores básicos, si
no el esfuerzo por cambiar se podría transformar en un proceso lento y doloroso, incluso
sentenciado a muerte.
Estructura: En el ambiente complejo y siempre cambiante de hoy, una organización con éxito
puede efectuar cambios estructurales temporales, para enfrentarse a tareas estratégicas
específicas, sin abandonar las divisiones estructurales básicas de toda la organización.
Sistemas: Consta de todos los procedimientos formales e informales que permiten que la
organización funcione, incluso presupuestación de capital, capacitación y sistemas contables. Los
sistemas pueden tener más peso que las estrategias expresadas.
Habilidades: Se refiere a aquellas actividades que la organización realiza mejor y por las cuales
se la conoce. Los cambios de estrategia quizá requieran que las organizaciones aumenten una o
varias habilidades nuevas.
Metas de orden superior: Se refiere a los conceptos, valores y aspiraciones que sirven de guía
para una organización y la unen en un propósito común. Con frecuencia están captadas en la
definición de la misión. Las metas de orden superior tienen un significado profundo para la
organización, proporcionan un sentido de propósito y cierta estabilidad, conforme otras
características de la organización, más superficiales, cambian.
Para institucionalizar una estrategia empresarial, los líderes empresariales deben desarrollar un
sistema de valores, normas, roles y grupos que respalden su persecución de metas estratégicas, por
lo tanto la estrategia se institucionaliza cuando está relacionada con la cultura, el sistema de calidad
y otras fuerzas impulsoras de la organización.
Como los directores generales pasan la mayor parte de su tiempo creando y dirigiendo
estrategias, sus metas y valores personales dan forma, inevitablemente, a la estrategia de la
organización.
El papel que desempeñan los directores generales en la formulación de las estrategias hace
que sean especialmente importantes para su implantación, porque:
2. Representan –por medio de sus palabras y acciones- el grado de intensidad del compromiso de la
organización con una estrategia.
3. Son fuente de motivación y proporcionan incentivos intangibles que van más allá de la
remuneración o de los bonos. Los directores generales al recurrir a los valores, las creencias y la
lealtad de los miembros, pueden conseguir apoyo para una estrategia.
CULTURA Y ESTRATEGIA
Cuando la cultura de una organización es congruente con su estrategia, resulta bastante más
fácil implantar la estrategia. El concepto de Kotter y Hesketh respecto de las culturas adaptables
representa un intento por construir una cultura de la organización fundamentando en la atención que
se presta a grupos de interés clave de la empresa, por ejemplo empleados, clientes y accionistas,
garantizando así la posibilidad de que la cultura cambie cuando la estrategia de la organización debe
cambiar.
Si las estrategias establecen la meta general y el curso de acción de las organizaciones, los
planes operativos ofrecen los detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos a las
operaciones diarias de la organización.
1. Los planes que se usan una sola vez y son diseñados con la idea que se disolverán cuando
hayan alcanzado metas específicas que no se repiten.
2. Los planes permanentes que representan una posición estandarizada para manejar situaciones
pronosticables que se repiten.
Son cursos de acción, detallados, que con toda probabilidad no se repetirán de la misma forma
en el futuro.
Los proyectos son partes más pequeñas e independientes de los programas, su alcance es
limitado y contienen directrices claras en cuanto a las asignaciones y los tiempos.
Los presupuestos son la definición de los recursos financieros que se separan para actividades
específicas, dentro de un plazo dado; son, primordialmente, instrumentos para controlar las
actividades de la organización y, por tanto, son un componente importante de los programas y
proyectos.
PLANES PERMANENTES
Ayudan a los gerentes a guiar sus actividades y decisiones con eficacia, cuando determinadas
actividades de la organización se presentan varias veces, ayudando a los gerentes a ahorrarse
tiempo porque situaciones similares se manejan en forma consistente, determinada con anterioridad.
Los planes permanentes constan de políticas, reglas y procedimientos detallados. Una política
es un lineamiento general para tomar decisiones, establece los límites a las decisiones, indicando a
los gerentes qué decisiones se pueden tomar y cuáles no. De tal manera, canaliza las ideas de los
miembros de la organización, de modo que éstas sean congruentes con los objetivos de la
organización. Algunas políticas incluyen reglas, es decir definiciones específicas que se tomarán
ante una situación dada. La mayor parte de las políticas van acompañadas de procedimientos o
métodos estándar de operaciones, que no son otra cosa que una serie detallada de instrucciones
Metas
Planes
estratégicos
Planes operativos
Programas Políticas
Presupuestos
Reglas
La mayor parte de las organizaciones cuentan con alguna forma de políticas, reglas o
procedimientos que les ayudan a aplicar las estrategias en los casos que se requieren actividades
rutinarias.
Las políticas y procedimientos son instrumentos potentes que sirven para implantar la
estrategia y para conseguir mayor compromiso de los empleados.
OBJETIVOS ANUALES
Son el fundamento para aplicar cualquier estrategia. Identifican, con precisión, lo que se debe
hacer cada año, para alcanzar las metas estratégicas de la organización. También ofrecen a los
gerentes metas específicas para los resultados del año entrante. Los objetivos anuales sientan con
claridad los roles que desempeñan los gerentes en la implantación de la estrategia de una
organización.
Se refiere a una serie formal de procedimientos, que empieza por establecer metas y prosigue
hasta la revisión de resultados. Los gerentes y sus colaboradores, actúan en conjunto para
establecer metas comunes. Los campos principales de responsabilidad de cada persona se definen
con claridad, en términos de resultados mensurables que se esperan o de los “objetivos” usados por
los miembros del equipo en la planificación de su trabajo y por ambos, personal y gerentes, para
observar el avance logrado. La evaluación de resultados se realiza en forma conjunta, y constante, y
se establecen disposiciones para realizar revisiones periódicas con regularidad.
La médula de la APO son los objetivos que detallan las acciones individuales requeridas para
desarrollar la estrategia funcional y los objetivos anuales de la unidad. La APO es una forma de
integrar los esfuerzos de todos los miembros de la organización y de enfocarlos hacia las metas de
los niveles altos de la administración y la estrategia global de la organización.
Otra clave de la APO es la participación activa de los gerentes y de los miembros del equipo en
el establecimiento de sus objetivos. De lo contrario, el personal se podría negar a cooperar o sólo
haría un esfuerzo a medias para poner en práctica los objetivos fijados por otros.
2. Las metas establecidas por los niveles superiores: Los programas efectivos de la APO suelen
empezar por la alta dirección, la cual determina la estrategia de la organización y establece las
metas preliminares, que son como objetivos anuales en razón de sus contenidos y sus
términos, y muestra una relación directa entre su propio trabajo y la consecución de las metas
de la organización.
3. Las metas individuales: En un programa eficaz de APO, cada gerente y cada miembro del
personal cuenta con responsabilidades y objetivos claramente definidos para su trabajo. El
propósito de establecer objetivos en cada nivel, en términos específicos, es ayudar a los
empleados a entender con claridad y exactitud qué se espera que logren, así como ayudar a
5. La autonomía para aplicar los planes: Cuando se han convenido los objetivos, el individuo goza
de bastante discreción para elegir los medios de alcanzarlos.
6. La revisión de resultados: Los gerentes y los empleados se reúnen periódicamente para revisar
el avance logrado para alcanzar los objetivos. En la revisión, deciden qué problemas existen y
qué puede hacer cada quien para resolverlos. En caso necesario se pueden modificar los
objetivos para el siguiente período de revisión.
LA EVALUACIÓN DE LA APO
Las personas que logran alcanzar las metas que han establecido tienden a perfilarse para
obtener un mejor desempeño. Los empleados que reciben retroalimentación específica y oportuna
sobre su desempeño obtienen mejores resultados, y quienes toman parte en el proceso para
establecer metas llegan a mejores resultados. El proceso mismo de la participación conduce a una
mejor comunicación y entendimiento entre los administradores y sus colaboradores.
SISTEMAS DE RECOMPENSA
La idea central es que las personas adoptan una conducta porque ésta les producirá
recompensas. Conforme ha evolucionado el concepto de implantación de estrategia, muchas
personas han argumentado que es necesario ligar la consecución y la implantación de metas y
planes estratégicos a un sistema específico de recompensas. Los gerentes, para poner en práctica
planes estratégicos a largo plazo, reciben recompensas años después de que se dio, de hecho, su
aplicación.
Según Alfie Kohn, cualquier enfoque que ofrezca una recompensa por lograr mejores
resultados está destinado al fracaso. Cuatro motivos:
1. Las recompensas son una forma de castigo. Si uno no consigue lo esperado entonces no
recibe la recompensa, si lo obtiene es controlado o coaccionado a través de la recompensa
para obtenerlo.
2. Las recompensas pueden destruir las relaciones. La verdadera cooperación y el compartir son
necesarios para conseguir productos o servicios de calidad.
3. Las recompensas se concentran en resultados y pueden pasar por alto los motivos.
5. Entonces los gerentes del futuro tendrán que adoptar otro enfoque para implantar estrategias:
6. Diseñar organizaciones y trabajar para adecuarse a las necesidades y las aspiraciones de las
personas que realizan el trabajo.
7. Formular estrategias que establezcan con claridad una visión de la vida que los empleados
quieren realizar, es decir trabajar en términos de valores que motivan a los empleados y otros
interesados, en lugar de concentrarse en las recompensas.
Fuentes:
• Fidalgo Bautista, F. A., Moyano Fuentes J., Maqueria Marín J. M., Martínez Jurado P. J.,
Bruque Cámara, S. (2011). Administración de Empresas. Un enfoque teórico práctico. México:
Pearson (Capítulo 6).
• Robbins, S., Decenzo, D., Coulter, M. (2010). Fundamentos de administración (8° ed.). México:
Pearson (Capítulo 4).