NOTAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PROFR: NELSON C. GONZÁLEZ VELÁZQUEZ, MAYO 2020

UNIDAD II
SUBTEMAS:
 Redes de actividades, nodos, flechas
 CPM, PERT
 Cálculo de la ruta crítica con holgura
 Probabilidad del cumplimiento de la programación de un proyecto.

“Debe hacerse todo lo posible para desarrollar una EDT que sea un resultado orientado para poder
concentrarse en los productos concretos a entregar”.

Clifford F. Gray

Una declaración típica en el campo de la Administración de Proyectos es el

deseo de “tener 95 por ciento de probabilidades de cumplir con los estimados
de tiempo y costo”. Las experiencias precedentes constituyen un buen punto
de partida para desarrollar estimados de tiempo y costo.
 INTRODUCCIÓN

FACTORES DE LA ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS Y EL

TIEMPO

 HORIZONTE DE PLANEACIÓN
 DURACIÓN DEL PROYECTO
 GENTE
 ESTRUCTURA DEL PROYECTO
 ORGANIZACIÓN
 ACOLCHONAMIENTO DE LOS ESTIMADOS
 CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

LINEAMIENTOS A SEGUIR EN LA ESTIMACIÓN DE

TIEMPOS Y COSTOS

1. RESPONSABILIDAD: Debe de aprovecharse la experiencia de los

responsables de los paquetes de tareas en cuanto a la estimación de los
tiempos y presupuestos. Personas que ya hayan estado involucrados en
tales tareas.

2. UTILIZACIÓN DE DIVERSAS PERSONAS PARA REALIZAR LA

ESTIMACIÓN: Aquí se refiere a emplear un equipo de varias personas
que hagan las estimaciones y que después de varias rondas lleguen a un
consenso: método Delphi.

3. CONDICIONES NORMALES: Se refiere por condiciones normales a

las jornadas de trabajo que en tiempos normales existen antes del
proyecto, por ejemplo, un turno de 8 horas, procesos de manufactura o
 de diseño que se realizan de manera eficiente y con el regular recurso
humano y de equipo. En base a estos recursos se debe hacer la
estimación.

4. UNIDADES DE TIEMPO: El tiempo empleado como unidad para cada

actividad del proyecto debe ser el mismo para todas y si alguna está en
otro tiempo (semanas, días, horas) deberá de convertirse a la
establecida. Dichos tiempos pueden ser días hábiles, semanas de 5 días,
horas o minutos.

5. INDEPENDENCIA: Siempre es conveniente hacer el estimado de la

tarea o actividad de manera independiente de las otras a fin de no caer
en errores de estimación cuando esto se hace al conjunto de las
actividades.

6. CONTINGENCIAS: En la estimación de las tareas se debe hacer

considerando condiciones normales o regulares y muy aparte se debe
crear un fondo de recursos de diversa índole para tiempos de
contingencias.

7. EVALUACIÓN DE RIESGOS: Significa que las actividades tienen

riesgos de no realizarse en los tiempos y costos y por lo tanto es
necesario hacer la evaluación de riesgos y crear escenarios optimistas y
probables y otros pesimistas en base a los cuales se harán los cálculos o
estimaciones.

ESTIMACIÓN ASCENDENTE VS DESCENDENTE

ASCENDENTE: Esta estimación es de lo particular a lo general, es decir, se

hacen estimaciones desde los paquetes de tareas y se va ascendiendo hasta
llegar al producto o servicio final que se encuentra en el nivel 1.
DESCENDENTE: Esta estimación va de lo general a lo particular. Se hacen
estimaciones muy aproximadas de todo el proyecto, la cual es bastante
inexacta. También se hacen estimaciones de este tipo con las diferentes
actividades en diferentes niveles.

MÉTODOS PARA CALCULAR TIEMPOS Y COSTOS DEL

PROYECTO

DESCENDENTE

1.- MÉTODOS DE CONSENSO: Estos métodos consideran las

estimaciones de los expertos, los cuales hacen aproximaciones las
cuales se acercarán a la realidad a partir de que lleguen a un consenso a
veces en varias rondas, tal como lo exige el método Delphi. Surgen al
inicio de la preparación de un proyecto y después pueden irse a finando,
normalmente en la fase de diseño y estrategia.

2.- MÉTODOS DE PROPORCIÓN: Estos métodos están basados en

estimaciones descendentes a partir del costo de la unidad de superficie o
de volumen(capacidad), por ejemplo, y el tamaño total de la superficie o
capacidad de la instalación, o en el caso de un software de las
características del software y complejidad. Por ejemplo, si el pie
cuadrado de construcción cuesta $160 dólares para el caso de una casa y
la casa tiene 2,700 pies cuadrados, entonces el costo de la construcción
de la casa será de $432,000 dólares.
3.- MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN: Son una extensión de los
métodos de proporción. Se basan en datos históricos que se tiene de los
costos y tiempos y características de otros proyectos. Se asigna una
cantidad para el proyecto final y los subproductos que se van generando
en niveles más bajos se les asocia un porcentaje de la cantidad del
proyecto final, de tal manera que la cantidad original del proyecto se va
distribuyendo en porcentajes a medida que se va recorriendo de manera
descendente la EDT.
 4.- MÉTODO DE PUNTO DE FUNCIÓN PARA PROYECTO DE
SOFTWARE Y SISTEMAS: Se caracteriza por tabular el grado de
complejidad de las diversas funciones que realizarán los programas
encargados y asignarles puntos o valores numéricos los cuales se suman
al final para tener un total y a partir de ahí estimar el costo del software
y el tiempo, así como el número de horas y personas que se requerirán.
5.- CURVA DEL APRENDIZAJE: Parte de la idea de que una
actividad repetitiva entre más veces se realice más fácil resulta de hacer
y por lo tanto va disminuyendo los tiempos y los costos. A lo anterior se
le llama mejora y es posible medirla a través de la curva del
aprendizaje. En ocasiones se dice que la mejora es de 60%, lo cual
significa que el personal aprende relativamente rápido. En proyectos
donde existen actividades repetitivas es necesario conocer este grado de
mejora de la actividad para hacer mejores estimaciones de los tiempos y
los costos.

ASCENDENTE

1.- MÉTODOS DE PLANTILLAS: En este método se toma en cuenta

formatos de estimaciones de costos y tiempos de proyectos similares al que se
esté tratando y las diferencias entre éste y aquéllos permiten actualizar los
formatos mencionados, llamados plantillas. Una base de datos de tales
plantillas puede ayudar enormemente.
2.-PROCEDIMIENTOS PARAMÉTRICOS QUE SE APLICAN A TAREAS
ESPECÍFICAS: Este método es similar al de proporción que se aplica para el
cálculo descendente, sólo que para tareas específicas. Si se conoce que un
trabajador puede reparar una oficina en 3 días y que el total de oficinas
similares es de 36, entonces se puede calcular el número de días y trabajadores
que se requerirá para realizar el proyecto de reparar las 36 oficinas: (36/3)/3=4
días con 3 trabajadores.
3.-ESTIMADOS DETALLADOS PARA LOS PAQUETES DE TAREAS DE
LA EDT: Consiste en usar la EDT para hacer las estimaciones enfocándose en
el paquete de tareas. Se encarga esta actividad a los responsables los cuales
tienen ya experiencia. Cuando existe mucha incertidumbre sobre los tiempos
de las tareas se eligen algunos escenarios, el bajo, promedio y alto, es decir, se
subvalora, sobrevalora y promedia los tiempos para resolver la incertidumbre.
En ocasiones se eligen varios “estimadores”.
4.-POR ETAPAS: Las estimaciones al inicio se hacen de manera descendente
y después se van refinando los cálculos. Hay proyectos que no es posible
establecer el estimado tales como la industria aero espacial, nuevas
tecnologías, las TI, en la construcción (sólo en algunos casos de estas
industrias). Esto es debido a que el diseño no está completado. Entonces se
van haciendo los estimados por etapas del proyecto o ciclos de vida. Primero
se separa el proyecto en etapas y se van haciendo las estimaciones para la
etapa más inmediata, en la cual los cálculos son detallados y el resto de las
etapas tiene estimaciones macro o muy generales. Estos proyectos pueden irse
modificando por parte del cliente y los diseñadores etapa por etapa e incluso
cancelarlos. Se aplica está técnica cuando existe mucha incertidumbre acerca
de cómo será el producto final.

NIVEL DE DETALLE

Hasta qué profundidad deseas llegar cuando haces tu EDT, qué tan
minucioso deseas ser con el grupo de tareas de la EDT. Leer el caso de
práctica: Nivel de detalle: regla básica. Se puede correr el riesgo que
tanto detalle genere mucha información poco provechosa y también que
las áreas o departamentos tomen para sí ciertas partes del proyecto que
les compete y se olviden de la meta del proyecto como un todo.

TIPOS DE COSTOS

Si se tiene los paquetes de tareas entonces será posible realizar los

estimados de costos.
1. Costos directos
a) Mano de obra
b) Materiales
c) Equipo
 d) Otros
2.-Costos indirectos
3.-Costos indirectos de administración y generales (A y G)
Al hacer el estimado de costos totales y estimado de paquetes se toma
en cuenta esta clasificación.
En general los costos de niveles inferiores solo incorporan costos directos
debido a la naturaleza de ellos, ya que las tareas no se pueden finalizar si no se
han hecho los pagos de estos costos.
En cuanto a los costos indirectos tiene que ver con los pagos al administrador
del proyecto, renta de equipo y muchos otros y aunque no se pagan
inmediatamente sí se deben hacer a largo plazo para que el proyecto sea
viable.
Desde luego que existe un presupuesto programado, otro comprometido y otro
que es real. Al final el programador del proyecto confirmará las diferencias
entre estos presupuestos y que tanto margen de error se tuvo.

CONCEPTOS CLAVE DE LA UNIDAD

CUENTAS DE COSTOS: agrupan paquetes de trabajo semejantes, casi

siempre bajo la supervisión de un departamento.

INTERSECCIÓN: Conjunto de paquetes de tareas necesarios para terminar el

producto a entregar que se ubica arriba dentro de la EDT.
Se considera como una cuenta de costos para el control de la administración
del proyecto. En la estructura EDT es el cruce entre la EDT y la EDO.
LA UNIDAD ORGANIZACIONAL A LA IZQUIERDA: Aparece en una
EDT cuando se relaciona la organización y los paquetes de tareas, responsable
de terminar los paquetes en la intersección.

PROBLEMAS A RESOLVER

1. La señora Tolstoy y su esposo, Serge, están planeando construir su

casa ideal. El terreno para ésta se ubica en la parte alta de una colina
y tiene una hermosa vista de los Apalaches. En los planos de la casa
se indica que ésta tendrá 2 900 pies cuadrados. El precio promedio
para un terreno y una casa similar a ésta ha sido de 120 dólares por
pie cuadrado. Por fortuna, Serge es un plomero retirado y considera
que puede ahorrar dinero si instala la plomería él mismo. La señora
Tolstoy considera que ella se puede ocupar de la decoración de
interiores. La siguiente información sobre los costos promedio está
disponible en un banco local que concede préstamos a contratistas
locales y les entrega pagos por avance cuando se verifica que han
terminado tareas específicas.

24% Al terminar la excavación y enmarcado

8% Al completar el techo y la chimenea
3% Al hacer los primeros cableados
6% Al efectuar las primeras instalaciones de plomería
5% Al instalar los laterales
 17% Al terminar las ventanas, el aislamiento, los pasillos, el
enyesado y la cochera
9% Al colocar el horno
4% Al montar las piezas de plomería
10% Al terminar la pintura exterior, instalar las lámparas y las
piezas metálicas
6% Al instalar las alfombras y molduras
4% Con la decoración de interiores
4% Al instalar y terminar los pisos
a) ¿Cuál es el costo estimado para la casa de los Tolstoy si utilizan
contratistas para terminar toda la casa?
b) Calcule el costo de la casa si los Tolstoy utilizan sus talentos para
encargarse ellos mismos de algunos trabajos.