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N° 2 Mars 2002
Le dossier d’un ouvrage est la réunion des - définir un état de référence de l’ouvrage, c’est à
documents contenant les informations nécessaires dire son état à une date donnée, qui sert de
pour assurer sa bonne gestion. Il a trait à des « point zéro » en vue d’établir une comparaison
domaines variés : domaine technique, administratif, avec l’état ultérieur,
voire juridique. Il doit faire l’objet d’une synthèse ou
dossier réduit appelé « le document signalétique de - conserver toutes les informations relatives à la
l’ouvrage » qui constitue le dossier de travail vie de l’ouvrage depuis la date de l’état de
courant, par opposition au dossier d’ouvrage qui est référence.
avant tout un document de référence normalement
archivé. - connaître le niveau de surveillance de l’ouvrage.
Il est illusoire de croire que la mémoire des anciens L’établissement d’un dossier d’ouvrage est une
est suffisante pour retracer la vie d’un ouvrage. Le opération importante qui peut nécessiter la mise en
fait que le dossier d’ouvrage n’existe pas, ou qu’il oeuvre de moyens particuliers au moins pour les
soit incomplet, a pour conséquence d’augmenter la ouvrages les plus importants et notamment lors de
durée des interventions des agents gestionnaires. l’établissement de l’état de référence. Il ne sera
efficient que s’il peut être compris par ses lecteurs
L’incertitude sur l’état réel de l’ouvrage, le coût des successifs.
opérations d’entretien ou de réparation, et les
dépenses relatives aux travaux de reconnaissance Pour cela, l’agent chargé de son établissement devra
préalables au diagnostic des désordres ne favorisent s’astreindre à respecter la terminologie en vigueur et,
pas la bonne gestion du patrimoine existant. Ce à chaque fois que possible, à quantifier les
dossier qui doit être consulté avant chaque opération paramètres et phénomènes constatés.
du programme de surveillance doit être manipulable
aisément. Un dossier d’ouvrage complet, c’est à dire établi
correctement et régulièrement mis à jour par le
L’ensemble de ces documents doivent permettre de : gestionnaire de l’ouvrage permet un gain de temps
considérable, une bonne connaissance de l’état réel
- conserver toutes les informations relatives à la de l’ouvrage et du coût des opérations d’entretien ou
genèse de l’ouvrage et à son histoire depuis le de réparation. Il facilite l’appréciation des désordres
début de sa conception, jusqu’à la date de l’état éventuels de l’ouvrage.
de référence,
Les lignes marquées dans les tableaux ci dessous indique la spécificité des pièces au domaine maritime.
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• SOUS-DOSSIER 1
Dans le cas où l’une des pièces du sous-dossier 1 les originaux de certaines des pièces définies ci-
est commune à plusieurs ouvrages, cette pièce est dessous doivent faire l’objet d’un classement
placée, sauf mention contraire explicite ci-dessous, particulier (cas des ordres de services notamment),
dans le dossier de l’un deux. Les autres dossiers les documents insérés dans le dossier en sont des
doivent alors s’y référer. Dans le cas où, pour des copies, établies spécialement à cet effet.
raisons administratives ou autres,
1.2 Consultation des entreprises et marchés. L’ensemble des pièces 1.2.1 à 1.2.4 doit être
inséré dans le dossier pour chacun des
marchés relatifs à un même ouvrage.
1.3 Etudes postérieures à la dévolution des travaux. Dans le cas où plusieurs ouvrages font l’objet
d’un même marché, les pièces 1.3.1 à 1.3.4
sont réparties, chacune dans le dossier
d’ouvrage qui le concerne.
1.4.1 Recueil des ordres de service. Recueil de tous les ordres de service relatifs
au déroulement de chaque marché, sans
distinction entre ceux qui ont un aspect
technique et ceux qui n’en n’ont pas.
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N° désignation des pièces constituant le dossier observations
• SOUS-DOSSIER 2
2.1.1 Dossier des plans et dessins conformes à l’exécution. Ces documents portant la mention « certifié
conforme à l’exécution » sont établis par
l’entrepreneur en application du CCAP. Si des
travaux complémentaires non prévus par les
pièces d’exécution ont été exécutés, ils
doivent être décrits dans un document
particulier.
2.1.2 Plans de recollement des réseaux La conformité de ces plans doit être vérifié. Ils
doivent être mise à jour en tant que de besoin.
2.1.3 Photographies Le cas échéant.
2.2.1 Procès-verbal des constatations. Il est effectué par le maître d’œuvre aussitôt
après la construction, en tout cas avant la
mise en service de l’ouvrage et avant les
épreuves réglementaires lorsqu’il en est prévu.
2.2.2 Procès-verbal des épreuves réglementaires, niveau de Le cas échéant, et résultats des mesures
effectuées à cette occasion.
service et charges acceptables.
2.2.3 Procès-verbal de la première inspection détaillée. Il est effectué aussitôt que possible après les
épreuve, lorsque celles ci sont prévues. C’est
le document définissant l’ETAT DE
REFERENCE.
2.2.4 Levé topographique de référence. Ce document doit comporter toutes les
indications permettant de retrouver les
différents repères topographiques utilisés à la
date de l’état de référence.
2.2.5 Autres résultats de mesures.
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N° désignation des pièces constituant le dossier observations
• SOUS-DOSSIER 3
3.1 Surveillance.
3.1.1 Rappel des dates d’expiration des diverses garanties Ces dates sont attachées à l’ouvrage
(garanties contractuelles et décennales). Ce
document doit être mis à jour dans le cas où
des travaux faisant l’objet d’une garantie sont
exécutés sur l’ouvrage (y compris le
remplacement de certains éléments).
3.1.2 Définition du régime de surveillance auquel est soumis Ce document précise notamment la périodicité
des inspections détaillées. Il peut être modifié
l’ouvrage.
si nécessaire, durant la vie de l’ouvrage.
3.1.3 Calendrier des visites et des inspections. Ce document doit être tenu à jour, et concerne
les inspections réalisées et futures.
3.1.4 Recueil des procès verbaux des visites et des A ce recueil doivent être adressées les traces
écrites, photographiques ou autres, des
inspections. constatations faites au titre de la surveillance
continue, ou à tout autre titre.
3.1.5 Dossier d’intervention ultérieur sur l’ouvrage (DIUO).
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n° désignation des pièces constituant le dossier observations
3.3 Actions subies par l’ouvrage Les actions subies peuvent être par exemple :
séisme, sur-dragage, tempête, chocs de
bateaux, changement de la nature
d’exploitation, etc …, incident et accidents.
Il est recommandé de récapituler sur un bordereau A défaut, il peut être fait usage des valeurs données
en tête du dossier la liste des chemises contenant dans des documents généraux, en tenant compte
les pièces et de conserver, dans l’ensemble du des dates auxquelles ces documents étaient
dossier, la numérotation des documents indiquée ci- applicables, et de la date d’exécution des travaux
dessus.
La vérification de la conformité de l’exécution à un
Dans le cas où un document n’aurait pas à figurer plan consiste, entre autre, à vérifier que ces
dans le dossier, le numéro correspondant doit figurer tolérances sont respectées. Inversement, il faut
avec la mention « néant ». considérer que la certification « conforme à
l’exécution » d’un plan est également faite aux
La fidélité des plans d’exécution tolérances près.
En règle générale, des tolérances sur les dimensions En conséquence, il convient d’admettre que des
des éléments ou la position relative des diverses plans certifiés conformes à l’exécution ou des plans
parties d’un ouvrage sont fixées, soit par les d’exécution non modifiés après les travaux ne sont
marchés de travaux, soit pas des textes plus exacts que dans les limites des tolérances actuelles.
généraux. Le plus souvent, ces tolérances sont
indiquées dans les pièces contractuelles..
Sous-dossier 1 Sous-dossier 3
La pièce 2.3 (document de synthèse) doit être Une pièce particulière du sous-dossier 1 (alors
établie en liaison étroite avec le future gestionnaire nommée pièce 1.5 dans la composition type) doit
de l’ouvrage, pour tout ce qui concerne la gestion, la être constituée lorsque la décision a été prise
surveillance et l’entretient ultérieurs. d’effectuer une opération devant entraîner la
définition d’un nouvel état de référence. En pratique,
La pièce 2.5 (zone d’influence) est établie par le toute opération de renforcement de la structure en
concepteur de l’ouvrage et insérée dans le sous- place entre dans cette catégorie, et toute
dossier 2 par le maître d’œuvre constructeur qui doit modification géométrique nécessitant l’adjonction ou
la compléter, si nécessaire, en fonction des le remplacement d’éléments porteurs, ou entraînant
informations nouvelles dont il pourrait disposer. une modification de l’état mécanique des terrains
avoisinants.
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• ETABLISSEMENT DU DOSSIER D’UN OUVRAGE EXISTANT
Tous les ouvrages figurant sur la liste des ouvrages L’ordre de priorité fixé par ce programme doit tenir
soumis à la surveillance périodique doivent faire compte de critères fixés par le directeur. Il est
l’objet d’un dossier. important à ce titre, de tenir compte de l’état
apparent des ouvrages.
Des dossiers doivent donc être établis pour des
ouvrages existants , soit que la liste visée ci-dessus - la deuxième étape est, pour chaque ouvrage, la
vienne d’être établie, soit qu’un ou plusieurs préparation de la première inspection détaillée à
ouvrages y soient ajoutés lors de sa visite annuelle. effectuer à partir de son inscription sur la liste
des ouvrages soumis à la surveillance
D’une manière générale, il n’est pas possible périodique.
d’établir, pour des ouvrages existants, un dossier
entièrement conforme au modèle défini ci-dessus. Il Constitution des sous-dossiers 1 et 2
convient d’essayer de s’en approcher dans les
conditions ci-après. Le tableau ci-dessous indique la composition des
sous-dossiers 1 et 2 à établir pour un ouvrage
Programmation des opérations existant, ainsi que l’étape dans laquelle les divers
éléments doivent être réunis.
Les différentes parties des dossiers peuvent être
constitués en deux étapes, suivant les indications ci- Pour assurer l’homogénéité des différents dossiers, il
après : est recommandé dans la mesure du possible,
d’attribuer aux pièces de ces dossiers, comme il est
la première étape comprend le recueil des fait dans le tableau ci-dessous, les même numéros
informations disponibles en archive, figurant sur que ceux des pièces similaires du dossier type.
l’inventaire, ou facilement accessibles sur le
terrain. Elle fait l’objet d’un programme, que le Si des éléments nécessaires pour constituer une de
directeur fait établir dès qu’il a fixé ou modifié la ces pièces ne peuvent être réunis, la mention doit
liste des ouvrages concernés. Le programme être faite dans le bordereau récapitulatif des pièces
fixe le délai au bout duquel cette première étape du dossier.
doit être achevée pour l’ensemble de ces
ouvrages.
SOUS-DOSSIER 1
Pour établir les pièces 1.1 à 1.4, les archives existantes doivent être recherchées. La répartition
de ces archives entre les pièces 1.1, 1.2, 1.3 et 1.4 n’est pas toujours possible. Lorsqu’il l’est, il
est recommandé de l’effectué. Dans le cas où les archives réunies ne définiraient
qu’imparfaitement les caractéristiques générales de l’ouvrage, ou si ces caractéristiques sont
réparties dans des documents variés, il est recommandé de les regrouper dans un document
unique, d’abord à partir des renseignements figurant dans les dossiers accessibles.
Si l’exactitude de ces renseignements n’est pas certaine, le caractère « provisoire et non vérifié »
doit être mentionné. Ces renseignements doivent alors être vérifiés sur le terrain et corrigés, si
nécessaire, à la première occasion.
Si ces renseignements ne peuvent être trouvés, il y a lieu, par une campagne de constatations sur
le terrain d’en recueillir sur place les plus importants. Les autres devront alors être déterminés dès
la première visite ou inspection à venir.
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n° Consistance et modalités d’établissement des pièces
SOUS-DOSSIER 2
Si ces documents n’existent pas, il convient de le faire établir dès que possible par le
concessionnaire.
Si l’ouvrage est assez récent pour que soient disponibles les documents constituants les pièces
2.2.2 (procès-verbal des épreuves) et 2.2.3 (procès-verbal de première inspection détaillée), et si
cette dernière est suffisamment complète pour définir convenablement l’ETAT DE REFERENCE,
la pièce 2.2 doit être constituée dans son ensemble conformément au dossier type, en précisant
le cas échéant, que la pièce 2.2.1 (procès-verbal des constatations effectuées par le maître
d’œuvre) n’est pas disponible. Si les éléments constituant la pièce 2.2.4 (référence
topographique) manquent, il convient de les établir à l’occasion de la première inspection détaillée
à venir. Les mêmes dispositions sont applicables dans le cas d’un ouvrage ancien ayant subi
récemment une réparation importante. Dans le cas contraire, la pièce 2.2.3 est constituée du
procès-verbal de la première inspection détaillée à venir. C’est le document qui définira, le
moment venu, l’ETAT DE REFERENCE. La pièce 2.2.4 (référence topographique) doit être établie
à la même occasion.
L’importance de ce document est d’autant plus grande que le dossier est moins complet. Il doit
être établi à partir d’une analyse de tous les renseignements qui peuvent être trouvés, soit dans la
littérature technique (même ancienne), soit d’après les souvenirs des personnes qui auraient
participé ou assisté à la construction de l’ouvrage, ou à défaut des opérations de réparation ou de
modifications. Dans la mesure du possible, il doit comporter une synthèse des conclusions tirées
de cette analyse, faisant apparaître notamment les points faibles, reconnus ou supposés, de
l’ouvrage. Ce document doit être complété, en deuxième étape, par un jugement porté sur
l’adaptation de l’ouvrage à son usage actuel, et par une note très courte précisant les conditions
d’accès et de visite.
Pour les ouvrages importants ou ayant subi une détérioration grave, cette pièce doit faire l’objet
d’une étude spécifique, au plus tard à l’occasion de la première inspection détaillée. Dans les
autres cas, il convient de constituer une pièce 2.5 à compléter à la première occasion qui se
présente (étude d’agitation, étude bathymétrique, etc …).
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Sous-dossier 3 Elles le seront dans les mêmes conditions que dans
le cas d’un ouvrage dont le dossier a été constitué
L’ensemble de ce sous-dossier doit être constitué dès la construction.
dans les même conditions que pour un ouvrage
neuf. Si la pièce 2.2.2 (cf. ci-dessus) est constitué Il convient en outre de verser au sous-dossier 1
du procès-verbal de la dernière inspection détaillée, toutes les informations complémentaires qui
les procès verbaux des visites éventuellement pourraient être recueillies à l’occasion des
effectuées postérieurement doivent être insérés investigations auxquelles il doit être procédé pour
dans le sous-dossier 3. préparer les travaux.
• DOCUMENT SIGNALETIQUE
Ce document doit être établi conjointement par le Le document signalétique doit être remis à jour
maître d’œuvre constructeur et le gestionnaire (lors lorsqu’un nouvel état de référence est défini. Tout
de la première inspection détaillée, dans le cas d’un agent conduisant une visite ou une inspection doit en
ouvrage neuf), et par le gestionnaire (à l’occasion de avoir un exemplaire sur lui.
la première inspection détaillée à venir, dans le cas
d’un ouvrage ancien). Une copie du document signalétique peut utilement
accompagner un procès-verbal de visite ou
Il résume les éléments caractéristiques de l’ouvrage d’inspection, lorsque celui-ci est transmis à des
et signale les points qui méritent une attention personnes qui ne disposent pas du dossier
spéciale. Un modèle de document signalétique est d’ouvrage. Des copies peuvent également être
joint au présent document. Il peut éventuellement fournies aux entrepreneurs et bureaux d’études
être complété par la liste récapitulative des ayant à intervenir lors de travaux d’entretien ou de
documents constituant le dossier d’ouvrage. réparation de l’ouvrage.
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USAGE DU DOSSIER D’OUVRAGE
Le dossier d’ouvrage doit permettre non seulement Accès au dossier
au gestionnaire et à ses préposés, mais aussi à
toutes personnes qui pourrait en éprouver la Pour faciliter l’accès au dossier, il convient que les
nécessité, d’accéder rapidement et complètement à lieux de conservation de l’exemplaire original et du
l’ensemble des pièces qui le constituent. Il doit aussi document de travail complet ainsi que d’autres
permettre la conservation des informations qu’il copies éventuelles soient indiquées sur l’inventaire
contient. des ouvrages.
Il est nécessaire, pour que cette double fonction L’accès aux informations figurant dans le dossier
puisse être remplie, qu’il existe au moins deux d’ouvrage doit être commode et rapide. Dans ce but,
exemplaires des sous-dossiers 1 et 2. L’exemplaire outre le bordereau usuel en matière de classement
original doit être conservé selon les dispositions ou d’archivage, il convient d’établir, pour des
réglementaires qui sont applicables aux archives. dossiers volumineux, une fiche récapitulative
Une copie complète du dossier doit être au contraire contenant la liste des documents constitutifs du
à la disposition du gestionnaire et doit servir de dossier, et donnant pour chacun d’eux :
dossier de travail. Des copies partielles peuvent, en
outre, être à la disposition d’autres personnes. Il - l’intitulé d’origine,
appartient au directeur de décider, en fonction de
l’organisation de sa direction et, les cas échéants, en - un ou plusieurs sous-titres explicatifs, précisant
fonction de l’importance de l’ouvrage, auprès de quel la nature et l’objet du document,
niveau hiérarchique doit se trouver le document de
travail complet. S’il l’estime utile, il peut prévoir - le cas échéant, une analyse très sommaire.
plusieurs copies complètes.
Cette fiche, lorsqu’elle est établie, doit être annexée
Lorsqu’il y a lieu de modifier l’état de référence au document signalétique.
(pièce 1.5 et suivantes de la composition type), les
pièces versées au sous-dossier 1 doivent être Elle peut faire partie d’un fichier des ouvrages, établi
regroupées avec l’exemplaire original de ce sous- au niveau de la direction, dont l’exploitation peut être
dossier. Il doit en être exécuté autant de copies qu’il manuelle ou informatique.
existe de copies complètes du dossier, afin de
compléter chacune d’elles.
IDENTIFICATION
Les éléments permettant d’identifier un ouvrage sont contenus dans le cadre ci-dessous. Par exemple, pour
un quai :
00 Le cadre doit figurer sur toute la chemise contenant des
Numéro d’identification (1) : documents constitutifs du dossier d’ouvrage, sur le
00
00 document signalétique, sur la première page de tout
Port (2) : procès-verbal de visite ou d’inspection, et si nécessité
00
00 sur d’autres documents relatifs à l’ouvrage.
Maître d’ouvrage :
00 1. le numéro d’identification est établi par le service gestionnaire
00
2. entité géographique. Si l’ouvrage est situé sur le territoire ’une
Service gestionnaire (3) : commune voisine, préciser : Port de …, Commune de …
00
00 3. entité administrative gestionnaire : service, arrondissement,
Nature du quai (4) : subdivision
00 4. préciser le type de structure : mur, bloc, caisson, etc …
00 5. cet élément doit permettre de situer l’emplacement du quai
Nom du quai : dans le port.
00
00
Localisation (5) :
00
DOCUMENT SIGNALETIQUE
1. Identification de l’ouvrage (idem ci-dessus)
2. Caractéristiques générales
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2.2 – nature(s) des matériaux de la structure.
2.3 – dimensions de l’ouvrage.
2.4 – étendue de la zone d’influence.
2.5 – coupe transversale.
2.6 – coupe longitudinale.
2.7 – élévation générale avec les cotes principales et indications des différents points de repérage.
2.8 – caractéristiques particulières (site d’exposition, agressivité de la zone d’influence, etc…).
2.8 – photographies et schémas particuliers et caractéristiques (avec légende)
3. Conception et construction
Pour chacune de ces rubriques, énumération, description succincte et références au dossier d’ouvrage.
4.1 – état de référence et particularités signalées dans le document de synthèse des pièces du dossier.
4.2 – études et essais, reconnaissances, auscultations (dates, résultats).
4.3 – constatations des désordres (date, nature, localisation, évolution).
4.4 – entretien spécialisé et travaux de réparation (dates, natures et localisations).
4.5 – projet d’amélioration.
4.6 – points particuliers (fréquence des visites subaquatiques, relevés bathymétriques et topométriques,
précautions à prendre pour les visites et les inspections détaillées, etc …).
5. Bibliographie
Cela peut être : cartes géologiques, carte topographiques, photographies de la couverture aérienne,
principaux articles techniques publiés sur l’ouvrage, références des actes administratifs relatifs à l’ouvrage,
etc …
BIBLIOGRAPHIE
- Lettre-circulaire du 10 décembre 1979 relative à l'instruction technique du 19 octobre 1979 pour la
surveillance et l'entretien des ouvrages d'art,
- Circulaire du 26 décembre 1995 relative à la révision de l'instruction technique du 19 octobre 1979
pour la surveillance et l'entretien des ouvrages d'art,
- « Entretien des ouvrages d'art - Guide à l'usage des subdivisions » (DR / SETRA – 01/01/2000).
Nicolas DELONCLE
O
Arnaud BANA Nicolas DELONCLE
Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales
03 44 92 60 20 03 44 92 60 18
arnaud.bana@equipement.gouv.fr
nicolas.deloncle@equipement.gouv.fr
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