# Activid.

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Validar que los documentos los tenga legal

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 Plan activ

Descripción de la Actividad

Nómina
Procesos y procedimientos de nómina (inventario)
Proceso de vinculación-contratación
* Recepción de documentos
* Elaboración de contrato y afiliaciones respectivas
* Ingreso a sistema de Empresa
Renovaciones de contratos a termino fijo - Autoriza
Cronograma de actividades nómina
Solicitudes de vacaciones
Liquidación de tiempos y turnos
* Aplicativos utilizados
* Proceso interfaz a la nómina
*Aprobadores o validadores del tiempo suplementarios
*Malla de turnos
*Periodicidad de liquidación y rangos de pago
*Permiso actualizado por el ministerio de trabajo para laborar extras
Plan de Desalarización
*Caracteristicas y esquema del programa
Cartilla de beneficios de Empresa
*Montos del beneficio
*Personal al que aplica
* Periodicidad de pago
*Condiciones para recibir el beneficio
* Categoria beneficio (salarial o extralegal)
Fondo de empleados
* Que novedades genera
* Como se hace la interfaz a la nómina de las novedades
Incapacidades
*Control de ausentismos
*Incapacitados mas de 90-180-540 días
Sanciones discplinarias (se afecta el domingo)
Ausentismo injustificaco (afecta el domingo)
Embargos (control de aplicación)
Clasificación de novedades que se reciben para el procesamiento de la nómina - como llegan
procemiento de ingreso de las novedades al sistema de nómina
Esctructura y cambios de centros de costos
Procesos que generan interz para la generación de nómina
Pagos que se generen en dolares - TRM con la que se liquidan
Liquidación de la nómina
Papeles de trabajo de revisión de nómina
Control de nivel endeudamiento
Control de dias de pago
Control y revision de cambios de salario
Control de personal activos vs ARL
Matriz de aprobaciónes para nómina
Retención en la fuente por salarios
Actualización de Alivios tributarios en el sistema de nómina (abril 2020-marzo 2021)
Custodia y verificación de los alivios tributarios actuales
* Riesgo de sanción por la Dian
Parametrización del sistema
cumplimiento y control de los topes mensuales por reglamentación
Control de 3800 uvt Rentas exentas anuales
Informe de bases de retención
Papeles de trabajo de revisión de la retención mensual
Calculo de retención para bonificaciones por retiro
Calculo de retención para Indeminizaciones labores
Proceso de Recalculo de retención en la fuente
Revisión del proceso de recalculo
Seguridad social
Papeles de trabajo de revisión de la seguridad social (nomina - proceso cierre)
Revisión topes de ley 1393 en la nómina
Grupo conceptos base Ley 1393
Grupo de conceptos base parafiscales
Topes de exoneración de salud y parafiscales
Control y revisión de seguridad social salario integral
Control y revisión de tope de 25 smlmv como ibc para cotización
control de pago de pensiones en el exterior (personal expatriado) Actual o periodos anteriores
Revisoria Fiscal genera certificación mensual de pago de SS?
*parametros para la generación
Circularización con entidades de SS y Parafiscales
*Ultimo estado de cuenta recibido
UGPP
Informe de auditoria Cardozo - aplicación de los cambios sugeridos en el sistema de nómina
Revisión de correcta liquidación de la seguridad social
Del 2015 a la fecha cuales planillas han tenido revisión y/o corrección
Status de la información pendiente de enviar a Cardozo
Custodia de los requerimientos y respuestas ante la UGPP
Proceso de cierre de mes
Proceso y ejecución de la contabilización de la nómina en JDE
consolidación de prestaciones sociales
* Generación en el aplicativo de nómina
*Revisión mensual de los calculos a contabilizar
Proceso de contabilización de la seguridad social en JDE
Se generan provisiones adicionales (bonos, prestaciones extralegales)
Generación de documentos de 4 personas para cobro en el exterior (proceso)
Conciliaciones
Concilación mensual de las cuentas contables que generan movimiento por nómina
Conciliación o informe de la cuenta de retención en la fuente por salarios
Conciliación de la cuenta Salarios
Conciliación de las cuentas por cobrar empleados
conciliación de la cuenta de incapacidades
Conciliación de cuentas de seguridad social
Cuentas contables de nómina son compartidas con movimientos contables?
Conciliación que contabilidad le envia a Claudia Escalante de nómina - conocer el objetivo
Incapacidades
control de la cuenta 1380 por cobrar a eps
*Responsable
Proceso de transcripción y recobro de incapacidades para sanear el saldo
*Informe de ejecución y control
*Informe de castigo de cartera
Proceso para solicitar RC por pago de incapacidades
* cuentas que se afectan cuando se recibe mayor o menor valor esperado (ajustes)
Status y control de las incapacidades continuas mas de 90,120,180 días
Validación del IBC con el cual se pagan las incapacidades en la nómina
Terceros
Facturas (fecha limite de recepción, generación de ordenes de compra)
Solicitudes de libranzas (proceso, matriz de aprobación, analisis de capacidad de endeudamiento)
Pagos de AFC y APV (mensual-quincenal)
Pago de embargos (mensual-quincenal)
Pago a Fondo de empleados (mensual-quincenal)
Pago de libranzas (mensual-quincenal)
Proceso contables y financieros para proceder con los pagos
Reportes
Cash Call - mensual
Headcount
Ejecución de presupuestos
Informe de retención en la fuente mensual - Control de impuestos
Demas informes generados
Proceso desvinculación
Proceso cuando es renuncia y proceso cuando es por la compañía
Reporta novedades y/o paz y salvo para generar liquidación definitiva
Generación de liquidación definitiva
*Revisión de la liquidación
*aprobación de la liquidación
Fechas de pago de las liquidaciones definitvas
Proceso de contabilización de las liquidaciones en JDE
Proceso de cierre de mes
Proceso y ejecución de la contabilización de la nómina en JDE
consolidación de prestaciones sociales
* Generación en el aplicativo de nómina
*Revisión mensual de los calculos a contabilizar
Proceso de contabilización de la seguridad social en JDE
Se generan provisiones adicionales (bonos, prestaciones extralegales)

Administrativos
Solicitar la devolución de aportes por exceso en pago de Seguridad social de octubre 2019
Controles Sox de nómina
Alcance - Objetivos del Rol
Pendiente registro Stock Opciones
Solicitar correo de recomendaciones de PWC sobre retención en la fuente
Ana Catalina Arango ingreso 18 mayo validar si se pidio alivios tributarios
Plan actividades nómina Empresa

Estimada Tiempo Tiempo Real

Prioridad
Duración Fecha Inicio Fecha Fin Fecha Inicio Fecha Fin
No hay consolidados este año. En cesantias e intereses se cuadro pero vacaciones no lo hace correcto
global le dio opciones,
Se valida mail y estan haciendo las recomendaciones sobre los topes
 Productos
Responsable Resultantes / Observaciones
Entregables

BP OFERTAN AL CAN
OPERACIÓGERENTES ZONALES TIENE CO

BP HACEN EL SEGUIMIENTO
s no lo hace correcto
 SI
NO

S ZONALES TIENE CONDICIONES TAMBIEN DOCUMENTOS DIFERENTES