Вы находитесь на странице: 1из 152

Описание функций - MM

Система R/3 ®

Управление
материальными
потоками
SAP AG l Neurottstrasse, 16 l 69190 Walldorf l Germany
© Авторское право SAP AG, 1996 г. Все авторские права сохранены.

Передача и размножение этого описания функций или части этого описания


для каких бы то ни было целей и в какой бы то ни было форме без особого
письменного разрешения фирмы SAP AG не допускается. Содержащаяся в
данном описании функций информация может быть изменена и дополнена
без какого-либо дополнительного уведомления.

Продукты программного обеспечения, предлагаемые фирмой SAP AG и ее


фирмами - распространителями, могут содержать компоненты программного
обеспечения других фирм, занимающихся разработкой программного
обеспечения.

Microsoft®, WINDOWS®, EXCEL®, NT® SQL-Server® являются


зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft
Corporation.

IBM®, OS/2®, DB2/6000® и AIX® являются зарегистрированными


товарными знаками Корпорации IBM.

OSF/Motif® является зарегистрированным товарным знаком Open Software


Foundation.

ORACLE® является зарегистрированным товарным знаком Корпорации


ORACLE.

INFORMIX®-OnLine for SAP является зарегистрированным товарным


знаком Informix Software Incorporated.

UNIX® и X/Open® является зарегистрированным товарным знаком фирмы


SCO Santa Cruz Operation.

ADABAS® является зарегистрированным товарным знаком фирмы Software


AG.

SAP®, R/2®, R/3®, RIVA®, ABAP/4®, SAPaccess®, SAPmail®, SAPoffice®,


SAP-EDI®, SAP Business Workflow®, SAP EarlyWatch®, SAP ArchiveLink®
являются зарегистрированными товарными знаками фирмы SAP AG.

Все авторские права сохранены.

Управление материальными потоками l июнь 1996 г.


Содержание

Управление материальными потоками


Введение..................................................................................................1-1

Организационные структуры .......................................................................2-1

Основные данные ......................................................................................3-1


Поставщики ......................................................................................................................3-2
Материал ..........................................................................................................................3-5
Инфо-записи закупок........................................................................................................3-9
Спецификация ................................................................................................................3-11
Классификация ...............................................................................................................3-12
Условия...........................................................................................................................3-14

Планирование потребности в материалах ......................................................4-1


Методы планирования потребности в материалах ........................................................... 4-3
Метод расчета размера партии........................................................................................ 4-6
Прогнозирование материала ............................................................................................4-9

Закупка ....................................................................................................5-1
Заявка на материал ..........................................................................................................5-3
Запрос предложения на поставку и предложение поставщика .........................................5-5
Заявка на материал/услугу/работу ...................................................................................5-6
Долгосрочный договор ...................................................................................................5-10
Источники поставок ........................................................................................................5-12
Аттестация поставщика...................................................................................................5-14
Аналитические отчеты в системе закупок........................................................................5-16

Управление запасами.................................................................................6-1
Поступления материалов по заявкам ................................................................................6-4
Резервирование................................................................................................................6-6
Отпуск материалов ...........................................................................................................6-7
Проводки переноса запасов и перемещения запасов.......................................................6-8
Движения запасов материалов по производственным заказам ........................................6-9
Контроль качества...........................................................................................................6-10
Партии ............................................................................................................................6-11
Особые запасы ...............................................................................................................6-12
Инвентаризация..............................................................................................................6-13

III
Содержание

Оценка запасов материала..........................................................................7-1


Оценочные структуры .......................................................................................................7-1
Процедуры оценки ...........................................................................................................7-4
Балансовая оценка ...........................................................................................................7-8

Контроль счетов ........................................................................................8-1


Ввод счетов ......................................................................................................................8-2
Налоги ..............................................................................................................................8-5
Проводки брутто/нетто .....................................................................................................8-6
Дальнейшие функции........................................................................................................8-7
Блокированные счета......................................................................................................8-10

Управление складами.................................................................................9-1
Структура складов ............................................................................................................9-3
Транспортные заявки на перемещение запаса..................................................................9-6
Транспортный заказ ..........................................................................................................9-7
Стратегия........................................................................................................................9-11
Инвентаризация..............................................................................................................9-13
Управление единицами складирования ..........................................................................9-14
Децентрализованная система управления складами ......................................................9-15

Специальные хозяйственные операции .......................................................10-1


Консигнационный материал поставщика ........................................................................10-1
Переработка давальческого материала ..........................................................................10-3
Физическое перемещение запасов.................................................................................10-5

Информационные системы........................................................................11-1
Информационная система закупок .................................................................................11-2
Контроль запасов............................................................................................................11-9

Выходные документы и печать ...................................................................12-1

Прейскурант

Глоссарий

Приложение

IV
Предисловие

Управление материальными потоками (ММ) является еще одним модулем сис-


темы R/3, предоставляемой в распоряжение пользователей фирмой SAP AG. В
данной брошюре содержится описание концепции модуля, его функционально-
сти, а также его интеграции с другими модулями системы. Используя подроб-
ную информацию, Вы получите представление о возможностях управления ма-
териальными потоками с точки зрения эффективности его использования.

Таким образом данное описание функций предназначено для сотрудников,


которые:
q принимают решения в фирмах, объединениях и государственных
предприятиях и заинтересованы во внедрении оптимального, основан-
ного на электронной обработке данных управления материальными
потоками, а также для тех,
q кому поручено внедрение системы и ее использование.
Значительный объем в описании функций занимает отображение организацион-
ных структур, представление основных данных в основных записях материалов,
а также представление процессов, имеющих место при управлении материаль-
ными потоками на предприятии, например, планирования потребности в мате-
риалах, закупки, управления запасами и управления складами, контроля счетов
и оценки. Кроме того рассматриваются некоторые специальные хозяйственные
операции и дается описание информационной системы, принятой в управлении
материальными потоками на предприятии.

Для лучшей ориентации в брошюре кроме подробного оглавления в каждой гла-


ве выделяется список вопросов, рассматриваемых в ней.

Далее в приложении имеется:


q фрагмент модели данных предприятия, используемой в управлении
материальными потоками,
q обзор функций и элементов в соответствии с прейскурантом
системы R/3,
q глоссарий для разъяснения специфических понятий SAP.
На последней странице обложки данного описания функций даны номера теле-
фонов фирмы SAP AG и ее филиалов, по которым можно связаться с её предста-
вителями.

V
Глава 1

Обзор системы ММ
(управление материальными потоками)

Введение
Разработав систему R/3, фирма SAP создала новые критерии для универ-
сального применения стандартного программного обеспечения. Основыва-
ясь на прогрессивных технологиях развития, эта система позволяет осу-
ществлять широкую интеграцию экономики и организации производства и
обработки данных.

Компоненты системы R/3 характеризуются широкой организационно-эко-


номической функциональностью и самыми современными технологиями.
Интеграция приложений обеспечивает прямой доступ ко всем функциям в
системе и, тем самым, на всем предприятии (см. рис. 1-1).

Рис. 1-1. Система R/3.

1-1
1 Обзор системы ММ

Система “Управление материальными потоками” поддерживает функции


производства, имеющие место на практике. Вряд ли еще какая-либо иная
сфера предъявляет к стандартному программному обеспечению такие все-
объемлющие и противоположные требования, как это имеет место в управ-
лении материальными потоками на предприятии. Это обусловлено как спе-
цификой требований отрасли, так и характеристиками изделий и политикой
фирмы. Существуют точки соприкосновения со всеми другими организаци-
онно-экономическими приложениями.

Система ММ Задачей управления материальными потоками на предприятии (ММ) явля-


ется обеспечение возможности выполнения операций, необходимых для пла-
нирования потребности в материалах, заготовки материала, управления за-
пасами, контроля счетов и оценки уровня запаса материалов. На рис. 1-2 по-
казан объем функций системы ММ.

Рис. 1-2. Объем функций системы ММ.

При интегрированном внедрении система ММ поддерживает следующие,


характерные для системы связи:

q производственное планирование и управление производством,

q управление складами.

Планирование Внедряя в эксплуатацию функции “Закупка” и “Управление складировани-


потребности в материалах ем”, система ММ создает основные предпосылки для планирования потреб-
ности в материалах.

При подготовке предложений по заготовке по точке запаса или на основе


прогноза, планирование потребности в материалах, определяемое расходом,
опирается на данные о расходе материалов. Дополнительные потребности
вводятся как заявки на материал и присваиваются источникам поставок, да-

1-2
Обзор системы ММ 1

лее они обрабатываются соответствующим подразделением отдела закупок.


При этом устанавливаются объемы заказов и обеспечивается необходимая
готовность выполнения поставки материала.

Для отдела закупок предусмотрено выполнение ряда многообразных функ- Отдел закупок
ций, обеспечивающих успешное проведение необходимых закупок, начиная от
составления заявки на материал, и заканчивая распечаткой заказов на постав-
ку и долгосрочных контрактов. Отдел закупок принимает решение, нужно ли
делать заказ на основании предложений поставщика, или же сначала необхо-
димо разослать запросы на предложения на поставку. Составление заявки на
материал, как и присвоение позиций по долгосрочным контрактам, осуществ-
ляется в основном автоматически на основе имеющихся данных. Кроме того,
система предоставляет информацию по аттестации поставщика, выбору по-
ставщика, объему , поставляемого одним поставщиком материала, а также дан-
ные для осуществления постоянного контроля за выполнением заказа.

Справочные функции делают наглядными такие отдельные операции, как


например, “Запасы” и “Готовность запасов к использованию во временном и
пространственном отношении”, “Информация о поставщиках”, “История за-
каза на поставку”, “Сроки поставки” и “Ожидаемые поставки по заказам”.

При помощи управления запасами отображаются такие влияющие на состо- Управление запасами
яние запасов операции как “Поступление материалов”, “Возврат материала
поставщику”, “Отпуск материалов” (запланированный и незапланирован-
ный), “Перенос запасов”, “Резервирование” и “Корректировка запасов мате-
риала”. Благодаря вводу данных, контролю и корректировке движения запа-
сов материала в режиме реального времени достигается максимальная акту-
альность данных при наименьшем количестве ошибок. Все это имеет решаю-
щее значение для правильного планирования потребности в материалах.

При поступлении материала все релевантные для заказа на поставку данные Поступление материала
предлагаются по умолчанию. В системе осуществляется управление опера-
циями, связанными с недопоставками и сверхпоставками. Любое движение
материала вызывает обновление объема запаса. Обновление стоимости осу-
ществляется посредством выбора бухгалтерского счета.

С помощью функции “Управление складами” определяются и управляются Управление складами


комплексные структуры склада. Данные структуры могут состоять из раз-
личных cубскладов, например, из высокополочных, блочных складов и т. п.
Они могут управляться либо как склады с произвольной организацией мест
хранения, либо как склады с фиксированными/закрепленными местами.
Посредством функции “Стратегия” система по умолчанию предлагает значе-
ния , где должен складироваться материал, откуда он должен отпускаться
или где комплектоваться.

Особенно четко интеграция проявляется в функции “Контроль счетов”. Контроль счетов


Здесь используется информация из основных записей материала, заказа на
поставку и поступление материала. В идеальном случае пользователь вводит
только итоговую сумму счета для позиций заказа на поставку. При ее совпа-
дении с предварительно запланированными значениями, осуществляются
все проводки, и дается разрешение на платеж. Превышение предварительно
установленных допусков, например в отношении объема, цены и срока по-
ставки, ведет к блокированию платежа входящего счета-фактуры.

1-3
1 Обзор системы ММ

Информационная Посредством изменяемых аналитических отчетов информационная система


система логистики логистики поддерживает как текущее принятие решений, так и разработку
стратегии.

Стандартная система Благодаря своему объему функциональных возможностей стандартная систе-


ма ММ удовлетворяет всем требованиям практики. При разработке системы
был использован опыт и пожелания пользователей, работающих в различных
отраслях. Возможно применение системы в международном масштабе.

Для работы с системой R/3 пользователь не обязательно должен обладать


специальными профессиональными знаниями. Понятные подсказки с помо-
щью графического интерфейса пользователя облегчают пользование систе-
мой (Ease-оf-Use-Charakter), а логическая структура приложений способ-
ствует ее быстрому освоению.

Пользовательская Пользовательская настройка позволяет осуществлять быстрое, надежное и


настройка не требующее больших затрат внедрение и расширение приложений SAP на
предприятии.

С помощью данного инструмента осуществляется настройка нейтральной по


отношению к специфике предприятия функциональности к специфическим,
организационно-экономическим требованиям предприятия.

При помощи пользовательской настройки осуществляется управление все-


ми операциями и документацией проекта.

Руководство Для поддержки внедрения системы фирма SAP AG разработала руководство


по внедрению системы по внедрению всех ее компонентов. С помощью данного руководства пользо-
ватель путем доступа в режиме реального времени получает информацию,
необходимую для реализации проекта. Таким образом, он может ознако-
миться с организационно-экономическими функциями системы и возмож-
ностями их изменения. Он может также получить указания по стандартным
настройкам и технические рекомендации.

От руководства по внедрению системы можно непосредственно перейти к


настройке системы. Кроме того, руководство может быть использовано в ка-
честве проектной документации.

Информационная Информационная модель R/3 описывает организационно-экономические


модель R/3 связи и процессы, имеющие место в отдельных прикладных областях. Она
является инструментом для представления сложной среды интегрированно-
го прикладного программного обеспечения. С помощью моделирования
можно легко проанализировать процессы и продемонстрировать включение
программного обеспечения SAP в структуры предприятия. Наглядность мо-
делей позволяет пользователю представить функциональные возможности
системы.

1-4
Обзор системы ММ 1

Какими преимуществами обладает система R/3?

q Функциональность:
Благодаря системе R/3, пользователь получает программное
обеспечение, отвечающее требованиям всех организационно-
экономических процессов на предприятии.

q Интеграция:
Все рабочие операции на предприятии связанны друг с другом при
помощи данных и функций.

q Удобство при обслуживании:


Система R/3 имеет единый графический интерфейс пользователя
для всех видов работы.

q Возможность разработки индивидуальных программ:


На основе широкого спектра подготовленных вариантов
приложений с помощью управляемых системой методов настройки
можно найти решения, которые будут соответствовать
специфическим требованиям предприятия.

1-5
Глава 2

Организационные структуры
Гибкие организационные единицы в системе SAP предоставляют возмож-
ность отображения комплексных структур предприятия. Многочисленные
организационные единицы служат для представления правовой и организа-
ционной структуры предприятия с различных точек зрения. Так, например, в
управлении материальными потоками значимыми являются другие органи-
зационные единицы, чем в сбыте или в бухгалтерии. Благодаря связи орга-
низационных единиц друг с другом объединяются различные сферы пред-
приятия, и появляется возможность представить в системе SAP структуру
всего предприятия в интегрированном виде.

Рис. 2-1. Организационные уровни управления материальными потоками


на предприятии.

Вышестоящим элементом всех организационных единиц является мандант. Мандант


Он соответствует, например, концерну с несколькими дочерними фирмами.
Внутри манданта осуществляется доступ к единой базе данных, к примеру,
на уровне манданта ведутся адреса поставщиков.

Закупочная организация является организационной единицей, которая за- Закупочная организация


купает материалы или заказывает услуги для одного или нескольких заводов
и договаривается с поставщиками об общих условиях закупки. По отноше-
нию к внешним организациям закупочная организация в правовом отноше-
нии является ответственной за все операции закупки, и поэтому, присваива-
ется балансовой единице.

2-1
2 Организационные структуры

Группа закупок Закупочная организация подразделяется на группы закупок, отвечающие за


оперативную деятельность.

Балансовая единица Балансовой единицей является сводящая баланс единица, аналогичная само-
стоятельной в правовом отношении фирме. Она является главным организа-
ционным элементом финансовой бухгалтерии.

Завод Заводом является производственное место или просто объединение близле-


жащих с пространственной точки зрения мест с запасами материала, находя-
щегося на складах. Завод образует планирующую и управляющую запасами
материала единицу и является центральным организационным элементом
управления материальными потоками.

Склад Запасы материала могут вестись внутри завода дифференцированно по скла-


дам. Под складом понимается пространство, где складируется материал.

Какие преимущества предоставляют организационные структуры


SAP?

q Отображение при помощи гибких организационных единиц всей


структуры предприятия.

q Представление структуры предприятия в различных ракурсах.

2-2
Глава 3

Основные данные
Обработка в системе “Управление материальными потоками” основывается
на определенных основных данных. С одной стороны, ими являются данные
о поставщиках, с другой стороны, они представляют собой данные о соответ-
ствующих материалах и услугах. Для поставщиков такими данными могут
быть, например, адреса, соглашения, условия поставки или условия платежа;
для материалов или услуг ими могут быть, например, собственные обозначе-
ния, идентификации поставщиков и техническая информация. В системе ос-
новные данные хранятся в основных записях. При обработке хозяйственных
операций система предоставляет доступ к основным записям и хранящимся
там данным.

К основным данным относятся также данные по закупкам, находящиеся в


так называемых инфо-записях закупок. Они отображают связь поставщика с
материалом или какой-либо работой/услугой. При помощи функции “Усло-
вия расчета цены” отображаются цены, а также надбавки, скидки и затраты
по доставке.

Кроме того, к основным данным относятся, также спецификации и рецепту-


ры. Доступ к спецификации может осуществляться при производственном
планировании, закупке, сбыте или отпуске материала.

Создание основной записи облегчается посредством ссылки на существую- Cредства ввода данных
щие основные записи.

Все изменения основных записей могут быть задокументированы. Так, в лю- История заказа
бое время можно получить информацию, когда, кем и какое изменение было на поставку
сделано в основной записи.

Во всех основных записях тексты могут записываться на различных языках. Тексты


При этом могут быть включены и элементы текста. Тексты из основных за-
писей автоматически копируются в документы последующего описания.
Прием происходит в соответствии с изменяемыми правилами.

Для поиска основной записи вместо номера могут вводиться различные Код поиска
критерии. С помощью этих кодов поиска, например, номер поставщика мо-
жет быть найден по фамилии, а номер материала - по наименованию мате-
риала.

3-1
3 Основные данные

Поставщики
Все поставщики, которым рассылаются запросы предложений на поставку,
чьи предложения обрабатываются, и для которых осуществляется обработка
заказов на поставку, а также все кредиторы, для которых ведется контроль
счетов, ввод счетов-фактур, обработка платежа и т. д., ведутся в системе вме-
сте. Таким образом, зависимости, имеющиеся между управлением матери-
альными потоками и финансовой бухгалтерией, могут отображаться без об-
разования избытка данных.

Все данные о поставщиках или кредиторах хранятся в так называемой основ-


ной записи поставщика. Основная запись поставщика идентифицируется по
однозначному номеру. При обработке хозяйственных операций в ММ систе-
ма использует основные записи поставщиков.

Одноразовый поставщик Основная запись создается не для каждого поставщика. Для одноразовых
(СРЛ-поставщик) или СРЛ-поставщиков существует укороченная форма основной записи, в
которой содержатся все одноразовые поставщики. Если с таким одноразо-
вым поставщиком совершается деловая сделка, то используется эта укоро-
ченная основная запись.

Функциональные сферы Данные о поставщике используются не только в системе закупок, но также и


в финансовой бухгалтерии. Все данные о поставщике хранятся в кластере
таблиц под одним общим номером с различными ракурсами, например, для
данных закупки и для данных финансовой бухгалтерии.

Рис. 3-1. Структура основной записи поставщика.

3-2
Основные данные 3

В основной записи поставщика отражаются организационные структуры Структура


предприятия. Так, например, специфические для закупки данные ведутся на
уровне закупочной организации.

q Общие данные включают, например, адрес и информацию о связи с


поставщиком.

q Специфическими для закупки данными является, например,


информация для расчета цены и поставки. Каждая закупочная
организация может придерживаться по отношению к поставщику
своей собственной закупочной стратегии.

q Данные, специфические для бухгалтерии, управляются на уровне


балансовой единицы. Такими данными являются, например,
банковские реквизиты или информация о платежных операциях.

По отношению к закупкам и контролю счетов поставщик может играть раз-


ные роли. Например, он может выступать в качестве поставщика материа-
ла, и счет направляется соответствующей головной фирмой или закупоч-
ным союзом. В системе могут быть отображены различные роли поставщи-
ка: поставщика материала, выставителя счета, головной фирмы, получате-
ля платежа.

Основные записи одного вида объединяются в группы счетов. Например, для Группы счетов
обработки хозяйственных операций используется своя собственная группа
счетов, чтобы иметь возможность отобразить требования, предъявляемые к
данной конкретной основной записи. Точно так же существуют группы сче-
тов только для данных банка, для головных фирм и т. д.

На основе группы счетов осуществляется управление следующими


операциями:

q Для ведения основной записи поставщика в зависимости от своих


функций имеют значение различные поля. Ненужные для
определенной группы счетов поля и экраны скрываются. Например,
данные банка для поставщика материала не имеют значения, и
соответствующие поля не показываются.

q Нумерация основных записей поставщиков зависит от группы счетов.


Каждой группе счетов может быть присвоен свой собственный
диапазон номеров. Благодаря этому, по номеру однозначно
определяются различные основные записи поставщиков.

Основные записи поставщиков могут вестись централизованно или децент- Ведение


рализовано по отдельным функциональным отделам. Пользователь имеет в
своем распоряжении функции для ввода, изменения и просмотра основных
записей поставщиков.

Посредством проверки полномочий представляется возможным управлять


доступом к основным записям поставщиков.

3-3
3 Основные данные

Поставщик является источником получения материалов и/или пре-


доставления услуг.

Какими характерными особенностями обладают поставщики в системе


SAP?

q Общая база данных для управления материальными потоками и


финансовой бухгалтерии.

q Централизованные и децентрализованные функции ведения.

q Различные ракурсы для специфических организационных данных.

3-4
Основные данные 3

Материал
Большое значение для интегрированных систем “Управление материальны- Общая база данных
ми потоками” и “Производственное планирование и управление” представ-
ляет описание материалов в центральном кластере таблиц. Все готовые изде-
лия, полуфабрикаты и сырье ведутся в системе в соответствии с одинаковы-
ми правилами организации, касающимися номера, описания детали и т. п.

Поскольку данные материала ведутся без избыточности для нескольких


функциональных сфер, например, конструкторские данные, данные по за-
купке и данные ППМ, то в различных приложениях (закупка, планирование
потребности в материалах) используются общие данные.

Структура данных
Для того, чтобы удовлетворять различным требованиям отдельных пред-
приятий, система R/3 обладает гибкой формой организационной структуры.
Само собой разумеется, что эта гибкость проявляется также и в структуре
данных основной записи материала. Данные присваиваются соответственно
различным организационным уровням.

Рис. 3-2. Структура данных основной записи материалов.

Ниже перечисляются наиболее типичные организационные уровни:

q Могут вестись общие данные, действительные для всего предприятия,


например, номер материала, наименование материала на нескольких
языках и данные классификации.

q Для каждого завода могут вестись данные планирования потребности


в материалах и данные по закупке.

q На уровне склада ведутся запасы материала.

3-5
3 Основные данные

Номер материала Каждая основная запись материалов характеризуется однозначным иденти-


фикатором материала - номером материала. В меню настройки можно регу-
лировать длину ввода/вывода и хранить шаблон подготовки данных.

Гибкость организационной структуры проявляется и в структуре дан-


ных основной записи материала.

Функциональные сферы
Поскольку различные подразделения или функциональные сферы предприя-
тия работают с одним и тем же материалом, и каждое подразделение хочет со-
хранить различную информацию по одному и тому же материалу, то данные
основной записи материала присваиваются различным функциональным
сферам (например, закупке, планированию потребности в материалах).

Выбор обработки Материалы, для которых данные определенных функциональных сфер еще
не ведутся, могут выбираться непосредственно для обработки.

Данные основной записи материала разграничены по функциональ-


ным сферам.

Виды материалов
Материалы, в соответствии с их использованием на предприятии, подразде-
ляются на различные виды. Так, материал может быть описан как сырье, по-
луфабрикат, готовое изделие, услуга, торговое изделие, собственная тара и
тара со стороны.

Функции управления Вид материала обладает следующими функциями управления:


видом материала
q Он устанавливает, в каких функциональных сферах может вестись
материал.

q Он устанавливает вид заготовки.

q Он является критерием выбора бухгалтерского счета.


Соответствующий счет запасов материалов в финансовой бухгалтерии
выводится в зависимости от вида материала.

q На каждом заводе он устанавливает вид управления запасами. При


этом, например, представляется, возможным определять вид
материала, для которого управление запасами осуществляется в
количественном, а в не стоимостном отношении.

В системе предварительно определены распространенные виды материалов,


но может быть произведена настройка системы и с учетом специфики пред-
приятия.

Вид материала служит для разделения материалов на группы и об-


ладает определенными функциями управления.

3-6
Основные данные 3

Отрасль
Благодаря присвоению материала определенной отрасли имеется возмож-
ность учитывать специфические для отрасли требования.

Единицы измерения
Управление запасами ведется в базисной единице измерения материала. Для Альтернативные единицы
различных функциональных сфер или областей деятельности (например, за- измерения
купка, сбыт или отпуск материала) для каждого материала могут устанавли-
ваться альтернативные единицы измерения. В зависимости от типа самого
материала могут определяться коэффициенты пересчета в базисную едини-
цу измерения.

Рис. 3-3. Единицы измерения.

В системе SAP единицы измерения ведутся централизованно. Для


различных прикладных областей имеются собственные единицы из-
мерения (например, единица измерения заказа на поставку).

Партии и особые запасы


Управление запасами материала осуществляется на уровне склада. Для даль-
нейшего разделения запасов на уровне склада имеется возможность их рас-
пределения на особые запасы и/или партии.

Партиями являются частичные количества материала, которые должны Партии


управляться отдельно от других частичных количеств такого же материала в
рамках запаса (например, производственная партия, поставленная партия),
и которые могут идентифицироваться по номеру партии или по классифици-
рующим признакам.

3-7
3 Основные данные

Особые запасы Специальные запасы присваиваются, в основном, следующим категориям:

q особым запасам поставщика, например, консигнационным материалам


поставщика;

q особым запасам клиента, например, наличию тары у клиента;

q относящимися к операции специальным запасам, например, запасу для


заказа клиента при единичном изготовлении по его заказу клиента.

Запасы материала могут подразделяться на особые запасы


и партии.

Обработка
Ведение данных Данные основной записи материалов могут вестись централизованно или по
функциональным сферам.

История Изменения в основных записях фиксируются в документах.

Полномочия Для защиты основных данных материала от доступа к ним посторонних лиц
на доступ к данным имеется несколько уровней полномочий.

Для каждого пользователя могут быть установлены полномочия для доступа


к каждому организационному уровню и операции (создание, изменение, про-
смотр), а также к каждой функциональной сфере и операции.

Пользователь имеет в распоряжении централизованные и децентра-


лизованные функции ведения данных. Все изменения документиру-
ются.

Какие признаками характеризуются материалы в системе SAP?

q Гибкая структура данных.

q Хранение данных в зависимости от функциональных сфер


и организационных структур.
q Отображение в альтернативных единицах измерения.

q Определение партий.

q Управление особыми запасами.

3-8
Основные данные 3

Инфо-записи закупок
Инфо-запись закупки служит в источником информации для закупки. Она
описывает связь “поставщик - материал” или “поставщик - услуга”. Благода-
ря ей закупщик в любое время может установить, какой определенный по-
ставщик или поставщики поставлял(и) до настоящего времени определен-
ный материал.

В среде информационной записи закупки можно вызвать следующую допол- Среда инфо-записи
нительную информацию:

q цены и условия текущего дня и цены и условия в будущем,

q номер последнего заказа на поставку,

q текст, содержащий указания по материалу, напечатанные в заказе на


поставку,

q статистика заказов на поставку материала у поставщика (например,


сколько материала было заказано у данного поставщика до настоящего
времени),

q динамика цен на материал у различных поставщиков,

q как оценивается поставщик в аттестации поставщиков.

Важнейшие данные для поставщика и материала, например, цена, могут оп- Централизованное
ределяться централизованно с помощью инфо-записи закупки. управление операциями
заказа
При создании заказов на поставку проверяется наличие соответствующей
инфо-записи. Если такая запись имеется, то система копирует из нее данные
в заказ на поставку.

Имеется два вида инфо-записей закупки: Виды инфо-записей


q инфо-запись с основной записью материала: связь “материал
с основной записью - поставщик с основной записью”;

q инфо-запись без основной записи материала: связь “материал без


основной записи - поставщик с основной записью”. В этом случае
инфо-запись относится к одному или несколько материалам,
принадлежащим к какой-либо группе материалов (например,
металлические изделия). Это означает, что основная запись материала
не обязательно требуется для инфо-записи.

Инфо-запись подразделяется на общие и организационные данные. Общие Структура инфо-записи


данные являются определяющими для всех организационных уровней ин-
фо-записи (например, единица измерения заказа на поставку). Организаци-
онные данные содержат информацию, которая действительна для отдельных
закупочных организаций или заводов.

Эта структура позволяет, например, вести условия расчета цены для каждой
закупочной организации; это означает, что для каждой закупочной организа-
ции могут быть созданы различные условия расчета цены.

3-9
3 Основные данные

Создание инфо-записей Инфо-записи закупки могут создаваться или изменяться автоматически или
вручную при вводе предложения, заказа на поставку или долгосрочного до-
говора (см. рис. 3-4).

Рис. 3-4. Создание и обновление инфо-записей.

Моделирование С помощью инфо-записи закупки закупщик может сравнить для материала


цены нетто или группы материалов цены и условия различных поставщиков. Он может
также сделать обзор цен поставщика на все поставляемые им материалы. Мо-
делирование цены нетто дает возможность гипотетически представить cце-
нарии изменения динамики цен.

Закупщик может моделировать цены нетто поставщика на любой объем за-


каза и по различным срокам поставки. На основании объема и даты заказа
система определяет поставщика, предлагающего самую выгодную цену.

При моделировании цены нетто можно рассчитывать возникающие затраты


по доставке и размер сконто, а также учитывать имеющиеся диапазон от цен
и количества, сроки действия условий расчета цены.

Инфо-запись закупки представляет собой важнейший источник дан-


ных о cвязи “материал-поставщики”.

Какие возможности предлагают инфо-записи закупки?

q Отображение связи “поставщики - материал”


q Оценка источников поставки
q Моделирование цены

3-10
Основные данные 3

Спецификации
Спецификации описывают, из каких компонентов состоит изделие (про-
дукт); они являются основой для многих производственных сфер, например,
для производственного планирования и управления, планирования потреб-
ности в материалах и калькуляции. Спецификации могут также применять-
ся при заготовке материала и в управлении запасами.

Изделие обозначается как узел. Узел содержит один или несколько компо-
нентов, причем каждый компонент, в свою очередь, может представлять со-
бой узел. Управление структурой изделия происходит системе SAP
дополнительно в форме узловой спецификации. Тем самым, не допускается
избыточности данных, так как другие способы представления, такие как, на-
пример, многоуровневые спецификации и спецификации для обзора коли-
честв, могут быть получены из этой основной формы.

Рис. 3-5. Обзор спецификаций

В системе ММ на спецификации делается ссылка, если устанавливаются


следующие прикладные области (происходит разузлование спецификации):

q создание заказа на переработку давальческого материала с


автоматическим открытием позиций заказа;

q быстрый ввод резервирований с автоматическим форматированием


позиций резервирования;

q отпуск материалов с автоматическим форматированием позиций


расхода материалов.

Подробное описание функций по спецификациям см. в брошюре “РР


Производственное планирование”

3-11
3 Основные данные

Классификация
Система классификации является функцией основных данных, общей для
всех приложений, и позволяет выполнять классификацию любых элементов
основных данных системы R/3. С ее помощью можно классифицировать как
материалы, технологические карты и документы, так и клиентов, поставщи-
ков или партии.

Материал В рамках системы ММ система классификации помогает конструктору при


поиске подобных деталей и, тем самым, дает возможность сократить их чис-
ло и исключить избыточность материала. Таким образом классификация ма-
териала способствует уменьшению складских запасов и сокращению управ-
ленческих расходов.

Классы и признаки
Классы Классы могут быть структурированы в одноступенчатую или многоступен-
чатую иерархию. Ключевые слова, присваиваемые каждому классу, облегча-
ют поиск подходящего класса.

Рис. 3-6. Иерархическая структура классов.

Признаки Признаки описывают свойства объектов, которые могут быть классифици-


рованы. Они определяются пользователем по его выбору и могут быть в лю-
бом количестве присвоены классам. В иерархически структурированных
классах признаки и их значения наследуются по нескольким уровням клас-
сов. Свободно определяемые форматы и диапазоны значений, присвоенные
признакам, облегчают выполнение классифицирования.

3-12
Основные данные 3

Как наименования признака, так и относящиеся к нему значения могут вес- Многоязычность
тись на различных языках. В этом случае имеется возможность вести поиск
объектов на любом определенном языке.

Основные записи часто содержат большой объем описываемых данных. Эти


поля основных записей могут определяться как признак и при классифика-
ции копироваться непосредственно из основной записи.

Система классификации поддерживает копирование данных в формате 4001 Формат DIN


ДИН из внешних запоминающих устройств. При этом необходимые классы
и признаки генерируются системой автоматически.

Классификация
Классификация объектов осуществляется либо при ведении основных дан-
ных, либо посредством функций массовой классификации. На основе при-
знаков система автоматически форматирует экраны, на которых может вы-
полняться оценка признаков.

При классификации объект может присваиваться одному или нескольким Многократная


классам. классификация

Поиск в классах
Целью классификации является быстрое нахождение искомого объекта. По- Поиск класса
иск объектов осуществляется в два этапа. Сначала должен быть определен
класс, в котором находится данный объект. Поиск класса может производить-
ся по названию класса посредством поиска ключевого слова, с помощью гра-
фического просмотра иерархии классов или с использованием кода поиска.

В рамках одного класса выбор объекта происходит на основе признаков. При Выбор признаков
этом можно работать с постоянными значениями или с диапазонами значе-
ний. Для более эффективного поиска могут быть сформатированы строки
признаков, специфические для функционального отдела.

Таким образом, пользователь для оценки и рассмотрения получает только те Ракурсы


признаки, которые важны с точки зрения интересов его отдела.

Разнообразные функции аналитических отчетов позволяют выполнять сис- Аналитические отчеты


тематический анализ классифицированных массивов данных.

Какие функции имеет классификация?

Система классификации позволяет выполнять структурирование боль-


ших количеств объектов, как например, материалов, чертежей и т. п.

3-13
3 Основные данные

Условия расчета цены


В системе SAP под условиями расчета цены понимаются как цены, так и
скидки и надбавки. Так называемая технология условий предоставляет в рас-
поряжение пользователя гибкий инструмент ценообразования. Закупка мо-
жет представлять собой как простую структуру цены, так и комплексные вза-
имосвязи.

Условия расчета цены могут устанавливаться на различных уровнях согласо-


вания. В стандартных версиях системы ММ для определения цен, надбавок
и скидок предварительно определяются часто встречающиеся на практике
уровни (см. рис. 3-7). Условия могут записываться для одного или для не-
скольких поставляемых поставщиком материалов.

Рис. 3-7. Условия расчета цены.

Предварительно определенная стандартная настройка условий расчета цены


предусматривает надбавки и скидки (в процентном отношении или абсолют-
ные суммы), затраты по доставке, сконто, налоги и т.д. Эти стандартные па-
раметры настройки могут быть легко дополнены для обеспечения индивиду-
ального ценообразования.

Расчет цены Для расчета цены условия используются в соответствии со свободно опреде-
ляемой схемой и в определенной последовательности. Расчет цены представ-
ляет собой процесс расчета цен, надбавок и скидок, которые автоматически
предлагаются в документах закупки. Можно также вручную вносить измене-
ния и добавления.

Отдел закупок может определять схему расчета цены для каждого поставщи-
ка или закупочной организации, если, например, для закупочных организа-
ций предприятия требуются различные расчеты цен.

3-14
Основные данные 3

Основными являются условия, которые автоматически берутся в качестве Основные условия


исходных для заказа на поставку. С их помощью может осуществляться рас-
чет цены в заказах на поставку.

Например, зафиксированные в инфо-записях условия являются основными


условиями, так как они используются для всех заказов на поставку у одного
поставщика. Другая форма основных условий создается в контрактах.

Основные условия могут зависеть также и от комбинации различных крите-


риев, например:

q от закупочной организации,

q от определенного поставщика или выставителя счета (если


выставитель счета отличается от поставщика материала),

q от критериев, относящихся к позиции, например, материала, вида


материала, группы материалов, завода,

q от определенной позиции контракта.

В закупках основные условия могут вестись централизованно. При этом не Централизованное


возникает необходимости изменять условия в каждой инфо-записе закупки ведение данных
или в контракте поставщика. С помощью данной функции отдел закупок мо- по основным условиям
жет быстро проверять стратегию цен поставщика, своевременно изменять
цену и скидки.

Возможно также глобальное определение надбавок и скидок поставщика.


При этом отдел закупок может устанавливать глобальную скидку в случае,
если, например, поставщик предоставляет процентную или абсолютную
скидку по всем выполняемым им заказам.

Условия расчета цены действительны в течение определенного периода. На- Срок действия
пример, условия поставщика могут определяться в зависимости от года.

Можно также уже заранее определять условия, т. е. уже сегодня заложить в


систему прейскурант поставщика на следующий год. Как только наступит
срок действия, при определении цен система автоматически начнет исполь-
зовать новые цены или надбавки и скидки.

Для каждого условия вручную устанавливается, возможно ли и, если воз- Нижние


можно, то в каких пределах допустимо изменение установленной цены или и верхние границы
надбавок и скидок. Ограничение может выражаться как в процентном отно-
шении, так и в виде абсолютной суммы.

3-15
Глава 4

Планирование потребности
в материалах (ППМ)
Благодаря точному и актуальному управлению складскими запасами, а так-
же благодаря актуальной системе заказов с контролем сроков, система ММ
предоставляет пользователю идеальную основу для точного планирования
потребности в материалах.

Центральной задачей планирования потребности в материалах является не- Планирование


прерывный контроль запасов и, в особенности, автоматическое генерирова- потребности
ние проектов заказов на поставку для закупок. Эта цель достигается путем по изменениям
использования различных методов планирования.

После окончания дня ППМ осуществляется, как правило, в виде планирова-


ния потребности по изменениям. При этом планируются только потребнос-
ти в тех материалах, запасы которых изменились. Функция “Планирование
потребности по изменениям” дает возможность в течение относительно ко-
роткого периода действия контракта повторять прогон ППМ через короткие
промежутки времени. Для того, чтобы еще более сократить прогон ППМ, он
может быть осуществлен для определенного горизонта планирования. Пла-
новик получает, таким образом, актуальные результаты для ППМ. Система
автоматически генерирует сведения о критических деталях и об особых си-
туациях. Таким образом плановик освобождается от рутинного контроля.

При прогоне ППМ система осуществляет следующие шаги: Шаги обработки


q расчет потребности нетто,

q расчет размера партии,

q календарное планирование,

q определение проектов заказа на поставку,

q создание сообщений об особых ситуациях.

Посредством интерактивного планирования плановик может вручную изме-


нять автоматически полученный результат планирования потребности в ма-
териалах. Сразу же, потребности в отдельных материалах могут быть запла-
нированы заново в режиме реального времени.

Поскольку планирование потребности в материалах производится в основ- Планирование


ном на уровне завода, то при планировании учитывается весь имеющийся на на уровне завода
заводе складской запас.

Запасы отдельного склада могут быть, однако, исключены из планирования ППМ на уровне склада
потребности в материалах на уровне завода или планироваться самостоя-
тельно. В этом случае эти запасы не учитываются при планировании потреб-
ности в материалах на уровне завода.

4-1
4 Планирование потребности в материалах

ППМ, регулируемое Способ ППМ в виде планирования потребности в материалах, регулируемо-


расходом го расходом, должен быть простым и дешевым. Поэтому данный способ
ППМ используется преимущественно в сферах без собственного производ-
ства или на производстве для планирования потребности в материалах груп-
пы В и группы С, a также вспомогательных и производственных материалов.

Детерминированное ППМ В рамках управления материальными потоками в качестве особой функции


предлагается детерминированное планирование потребности в материалах
без разузлования спецификации. В отличие от ППМ, регулируемого расхо-
дом, детерминированное планирование потребности в материалах ориенти-
руется на имеющиеся заказы клиентов и резервирование материалов.

Для каждого материала способ планирования потребности в материалах мо-


жет устанавливаться на каждом заводе индивидуально. Естественно, матери-
алы могут быть также исключены из автоматического планирования потреб-
ности в материалах.

Проекты заказов Вид проекта заказа на поставку, который автоматически генерируется при
на поставку планировании потребности в материалах, зависит от вида заготовки матери-
ала. В случае с материалом собственного производства создается плановый
заказ. При закупках на стороне плановик может выбирать между плановым
заказом, заявкой на материал или поставками материала партиями.

Каковы основные функции планирования потребности в материалах?

В рамках планирования потребности по изменениям ППМ определяет


потребность в материалах в количественном отношении и предоставля-
ет её в виде проектов заказов на поставку для дальнейшей обработки.
Планирование потребности в материалах может регулироваться расхо-
дом или выполняться детерминированно.

4-2
Планирование потребности в материалах 4

Способы планирования потребности


в материалах
При планировании потребности в материалах, регулируемым расходом, спо-
собами планирования потребности в материалах являются:

q планирование потребности в материалах по точке заказа,

q стохастическое планирование потребности в материалах.

Планирование потребности в материалах


по точке заказа
При этом способе планирования потребности в материалах имеющийся в
распоряжении складской запас сравнивается с точкой заказа. Если имею-
щийся в наличии складской запас меньше, чем точка заказа, то создается
проект заказа на поставку. Если отдел закупки уже запланировал заказ на по-
ставку в достаточном количестве, то проект заказа на поставку не создается.

Минимальный уровень запаса, называемый также точкой заказа, составляет- Точка заказа
ся из страхового запаса и ожидаемой средней потребности в материале в пе-
риод восстановления запасов материала. В соответствии с этим при установ-
лении точки заказа необходимо учитывать страховой запас, расход материа-
ла до этого или будущую потребность в материалах, а также время восста-
новления запасов материалов.

Страховой запас выполняет задачу покрытия как превышения расхода мате- Страховой запас
риала во время восстановления запасов материалов, так и дополнительного
расхода материалов в случае задержек поставок. Соответственно, при опре-
делении страхового запаса необходимо учитывать расход материалов до это-
го времени или потребность в материалах в будущем, а также соблюдение
поставщиком сроков поставок.

Рис. 4-1. Планирование потребности в материалах по точке заказа.

4-3
4 Планирование потребности в материалах

ППМ по точке заказа Минимальный уровень запаса и страховой запас являются, таким образом,
автоматически/вручную центральными параметрами управления при планировании потребности в
материалах по точке заказа. Они могут определяться как вручную планови-
ком, так и автоматически рассчитываться системой.

Преимущество автоматического планирования потребности в материалах за-


ключается в том, что минимальный уровень запаса и страховой запас учиты-
вают состояние расхода и поставки материалов. Следовательно хранящиеся
на складе запасы сокращаются.

Текущий контроль имеющегося в наличии складского запаса при планирова-


нии потребности в материалах по точке заказа осуществляется в управлении
запасами. При каждом отпуске материала производится проверка, не сни-
зился ли уровень запаса материала ниже минимального уровня из-за его рас-
хода. Если это имеет место, то при следующем прогоне ППМ создается мет-
ка файла ППМ.

Планирование потребности в материалах по точке заказа является


способом планирования потребности в материалах, при котором
имеющийся в наличии складской запас сравнивается с минималь-
ным уровнем запаса, и если этот уровень опускается ниже мини-
мального, то создается проект заказа на поставку.

Стохастическое планирование потребности


в материалах
Стохастическое планирование потребности в материалах также ориентиру-
ется на расход материалов. Как и при автоматическом ППМ по точке заказа,
здесь также - посредством интегрированной программы прогнозирования -
определяются значения прогноза для потребности в будущем. Однако, в от-
личие от ППМ по точке заказа, при стохастическом планировании потребно-
сти в материалах эти значения составляют базу планирования.

Плановик составляет прогноз через регулярные отрезки времени. Преиму-


щество этого состоит в том, что автоматически установленная потребность
согласовывается с фактическим расходом материалов. Если в течение теку-
щего периода материал уже был израсходован, то прогнозируемая потреб-
ность будет сокращена на это количество израсходованного материала, что-
бы уже реализованная часть спрогнозированного потребления не была снова
запланирована.

Временной растр для прогноза (день, неделя, месяц или бухгалтерский пери-
од) и число периодов прогнозов плановик может устанавливать для каждого
материала отдельно. Если выбранный растр времени является приблизи-
тельным, то значения прогнозируемой потребности для планирования по-
требности в материалах могут быть разделены на более подробный растр пе-
риодов. Дополнительно можно установить, сколько периодов прогноза необ-
ходимо учитывать при планировании потребности в материалах.

Стохастическое планирование потребности в материалах устанав-


ливает значения прогноза на базе значений расхода материала для
потребности в будущем.
4-4
Планирование потребности в материалах 4

Расчет потребности нетто


Прогнозируемые системой потребности копируются при прогоне ППМ, и
система осуществляет расчет потребности нетто. При расчете потребности
нетто для каждого периода делается проверка, покрывается ли прогнозируе-
мая потребность имеющимся в наличии складским запасом или запланиро-
ванными постоянными поступлениями. При дефиците прогнозируемого по-
требления создается проект заказа на поставку.

Расчет потребности нетто проверяет покрытие прогнозируемых по-


требностей.

Детерминированное планирование потребности


в материалах без разузлования спецификации
При детерминированном планировании потребности в материалах без разуз-
лования спецификации заказы клиентов непосредственно включаются в
планирование. При дефиците потребности составляется проект заказа на по-
ставку.

Какие способы планирования потребности в материалах, регулируемого


расходом, поддерживает система SAP?

В рамках планирования потребности в материалах, регулируемого рас-


ходом, используются планирование потребности в материалах по точке
заказа и стохастическое планирование потребности в материалах.

4-5
4 Планирование потребности в материалах

Метод расчета размера партии


Если во время прогона ППМ выявляется дефицит в необходимых материа-
лах, то задача планирования потребности в материалах заключается в созда-
нии проекта заказа на поставку. Размер партии для проекта заказа на постав-
ку определяется в соответствии с методом расчета размера партии, выбран-
ным плановиком из основной записи материала.

В стандартной системе SAP имеются самые распространенные методы рас-


чета размера партии. Без больших затрат в систему могут быть в любое вре-
мя интегрированы собственные формулы пользователя. Имеющиеся методы
определения размера партии делятся на три группы.

Статический метод При статическом методе расчета размер партии образуется исключительно
расчета размера партии на основе заданных значений объемов из соответствующей основной записи
материалов. Имеется три различных критерия, в соответствии с которыми
может быть рассчитан размер партии:

q точный размер партии,

q фиксированный размер партии,

q наполнение до максимального объема запасов.

Периодический расчет При периодическом расчете размера партии потребности на один или не-
размера партии сколько периодов складываются вместе в одну партию. Система SAP поддер-
живает различные периоды. Может быть установлено любое число периодов,
которые должны быть объединены в один проект заказа на поставку.
Различают:

q дневной размер партии,

q недельный размер партии,

q месячный размер партии,

q размер партии определенных периодов, различных по


продолжительности, аналогично бухгалтерским периодам (размер
партии определенного периода),

q размер партии в соответствии с календарем планирования (свободно


определяемые периоды).

Расчет оптимального При расчете оптимального размера партии объемы потребностей в материа-
размера партии ле объединяются в размер партии, причем рассчитывается оптимальное со-
отношение между постоянными затратами на партию и затратами по склади-
рованию. Различные методы расчета оптимального размера партии различа-
ются между собой только по виду расчета минимума затрат. Имеются следу-
ющие методы:

q выравнивание периодов изготовления деталей,

q метод экономичных объемов партий,

4-6
Планирование потребности в материалах 4

q динамическое планирование размеров партий,

q расчет размера партии по Гроффу.

При помощи дополнительных ограничений в основной записи материалов


пользователь может влиять на объединение объемов потребности в материа-
лах в один размер партии. Это может осуществляться

q с одной стороны, посредством указания граничных значений (мини-


мальный размер партии, максимальный размер партии). Эти гранич-
ные значения учитываются при расчете размера партии, т. е. размер
партии либо округляется до минимального размера, либо объединение
ограничивается максимальным размером партии;

q с другой стороны, посредством указания значения округления объема


заказа, в результате чего при расчете размера партии он охватывает
многократное число единиц измерения заказа на поставку (например,
размер поддона, если поставка осуществляется исключительно на
поддонах).

Квотирование заготовки
Если материал поступает из различных источников поставок, например, от
различных поставщиков, или в рамках различных соглашений о поставках
материалов партиями, то могут быть определены зависящие от времени кво-
ты заготовок. Эти квоты учитываются при планировании потребности в ма-
териалах.

Результат планирования потребности в материалах


Результаты прогона ППМ для материала обобщаются как в результатных
данных ППМ, так и в актуальной ведомости потребности/запасов. Данные
могут быть представлены на оси времени по любому периоду.

В результатных данных ППМ показывается динамика потребности/запасов Результатные


в будущем на момент последнего прогона ППМ. Они являются рабочим до- данные ППМ
кументом для плановика, который может быть или просмотрен, или распеча-
тан. При помощи различных параметров выборки плановик может отбирать
релевантные результатные данные ППМ.

По своему содержанию структура данной ведомости соответствует резуль- Ведомость


татным данным ППМ, кроме того, в ней показывается действующая в насто- потребностей/запасов
ящее время динамика потребностей и запасов. Здесь можно увидеть все опе-
рации, релевантные для планирования потребности в материалах, такие как,
например, поступление, отпуск материала. Благодаря этому плановик в лю-
бое время может сделать обзор доступности материала на текущий момент.

При каждом прогоне ППМ система генерирует сообщения об особой ситуа- Сообщения об особой
ции. Тем самым внимание плановика обращается на особые ситуации, кото- ситуации
рые, возможно, потребуют его вмешательства.

4-7
4 Планирование потребности в материалах

Сообщения об особых ситуациях могут относиться, например, к

q задержке срока,

q изменению сроков календарного планирования и сторнированию,

q сокращению запаса ниже уровня страхового запаса.

Сообщения об особых ситуациях могут обобщаться в группы выбора. Это об-


легчает целенаправленный показ на экране результата планирования потреб-
ности в материалах по одной или нескольким группам выбора.

Результат планирования потребности в материалах содержится в


результатных данных ППМ, которые показывают динамику потреб-
ности/запаса в будущем. Текущие изменения отражаются в ведомо-
сти потребностей/запасов.

Каким образом в рамках планирования потребности в материалах рассчиты-


ваются объемы заказов?

q При дефиците генерируется проект заказа на поставку.

q На основе определенного в основной записи материала метода сис-


тема рассчитывает размер партии для составления проекта заказа на по-
ставку.

4-8
Планирование потребности в материалах 4

Прогнозирование потребности в материалах


Процесс прогнозирования потребности в материалах является математичес-
ким методом прогнозирования, посредством которого на основе значений
расхода материалов за прошлые периоды и, используя различные математи-
ческие модели, рассчитываются плановые значения для будущего. При пла-
нировании потребности в материалах, регулируемым расходом, прогнозиро-
вание потребности в материалах выполняет следующие задачи:

q расчет потребности,

q определение исходных данных для расчета точки запаса и страхового


запаса.

Прогнозирование потребности в материалах производится, как правило, для


всех материалов вместе в режиме пакетной обработки данных. Но для от-
дельных материалов оно может быть проведено целенаправленно в режиме
реального времени.

Значения расхода материала составляют основу для прогнозирования по-


требности в материалах. Качество результатов прогнозирования зависит от
объема и надежности этих значений расхода за прошлые периоды. При ана-
лизе временного ряда прошлых периодов могут быть установлены различ-
ные закономерности, на основе которых составляются различные модели
прогноза (см. рис. 4-2).

При устойчивой динамике значений расхода за прошедшие периоды эти зна- Устойчивая модель
чения являются одинаковыми в течение длительного периода времени. На
них оказывают влияние только случайные колебания.

Рис. 4-2. Устойчивая модель.

При динамике значений расхода за прошедшие периоды, имеющей трендо- Трендовая модель
вый характер, эти значения в течение длительного периода либо увеличива-
ются, либо уменьшаются. На них оказывают влияние только случайные ко-
лебания.

Рис. 4-3. Трендовая модель.


4-9
4 Планирование потребности в материалах

Сезонная модель При динамике значений расхода за прошедшие периоды, изменяющейся в


зависимости от сезона, во временном ряду могут быть установлены значе-
ния, повторяющиеся периодически и заметно отклоняющиеся от средних ве-
личин.

Рис. 4-4. Сезонная модель.

Сезонно-трендовая При сезонно-трендовой динамике значений расхода за прошедшие периоды


модель возникают сезонные отклонения на постоянно увеличивающееся среднее
значение.

Рис. 4-5. Сезонно-трендовая модель.

Выбор модели и контроль Перед первым прогнозом необходимо сделать анализ значений расхода за
прогнозной модели прошедшие периоды и присвоить соответствующей модели временной ряд.
Модель прогноза либо задается пользователем, либо выбирается автомати-
чески системой в рамках процесса инициализации. При всех последующих
прогнозах система контролирует актуальность рассчитанной модели прогно-
за для дальнейшего использования.

Последующая При каждом прогнозе система генерирует определенные указания или сооб-
дополнительная щения, которые обращают внимание пользователя на особые ситуации, напри-
обработка мер, на проблемы с контролем прогнозируемой модели. Посредством этих со-
общений позднее результат прогноза может быть обработан дополнительно.

Каковы основные задачи функции “Прогноз потребности в материалах”?

q На основе различных моделей прогноза осуществляется расчет


объемов потребности на будущее.
q Проводится постоянный контроль минимального и страхового
уровней запасов

4-10
Глава 5

Закупка
Cистема SAP превосходно справляется с обработкой задач по обеспечению
закупок, так как все рутинные работы, начиная от составления заявки на ма-
териал и вплоть до создания заказа на поставку, ведутся автоматически без
существенного участия пользователя. Вмешательство закупщика требуется
только в особых случаях.

Поскольку функции “Закупка”, “Управление запасами”, “Контроль счетов” и


функциональные отделы совместно используют имеющиеся данные, дополни-
тельные затраты на создание и обработку заказов на поставку не требуются.

Все документы могут быть созданы со ссылкой на уже имеющиеся в системе


данные. Благодаря этому уменьшаются затраты на сбор и ввод данных и чис-
ло ошибок при их вводе.

Рис. 5-1. Заготовительный цикл.

Как показано на рис. 5-1, потребность в материалах или в услугах рассчиты-


вается в функциональном отделе или в рамках планирования потребности в
материалах.

Источник поставки может быть определен системой, или же введен пользо-


вателем. Если источники поставки отсутствуют, то посредством обработки
запросов предложений на поставку получают список предложений постав-
щиков, из которого может быть сделана выборка.

Заказы на поставку в значительной мере могут быть сгенерированы автома-


тически со ссылкой на заявки на материал(ы) или другие предшествующие
документы. С помощью легко читаемых списков на экране может быть пока-
зан статус заказов на поставку.

5-1
5 Закупка

Системы “Поступление материала” и “Контроль счетов” также ссылаются на


заказ на на поставку.

В системе закупок различаются следующие документы:

q заявка на материал(ы),

q запрос предложения на поставку,

q предложение поставщика,

q заказ на поставку,

q контракт,

q соглашение о поставках материала партиями.

Структура документа Закупочные документы состоят из двух частей: заголовка документа и от-
дельных позиций. Для каждого документа возможен свой заголовок и не-
сколько позиций (см. рис. 5-2).

Рис. 5-2. Структура документа закупки.

Заголовок документа содержит действующую для всего документа информа-


цию. Позиции содержат информацию о закупаемых материалах или услугах.
Так, в заказе на материал составной частью заголовка являются данные о по-
ставщике и номер документа, в то время как отдельные позиции содержат
данные о материале и объеме заказа.

5-2
Закупка 5

Заявка на материал/услугу/работу
Заявка на материал/услугу/работы является требованием к отделу закупок
заготовить к определенному сроку определенное количество материала или
заказать определенную услугу.

Рис. 5-3. Обработка заявки на материал/услугу/работу.

Заявки на материал/услугу/работу вводятся вручную (на основе образцов)


в составляющем заявку отделе или же создаются автоматически в рамках
компонента “Планирование потребности в материалах” (см. рис. 5-3).

Если в системе имеются данные об источниках поставки для требующегося Автоматическое


материала, то они могут быть автоматически найдены и присвоены заявке на определение источника
материал/услугу/работу. В системе закупок можно быстро обрабатывать поставки

5-3
5 Закупка

присвоенные заявки, так как источник поставки уже известен. Возможны


следующие источники поставок:

q постоянный поставщик,

q долгосрочный договор,

q инфо-запись.

Выдача заявки Заявки на материал выдаются при помощи процедуры выдачи документов
на материал заказа в соответствии со стратегией выдачи. Определяется, кто и в какой по-
следовательности должен обрабатывать заказ на выдачу заявки. После этого
заявка на материал/услугу/работу может превратиться в заявку на поставку.
Местами выдачи заявки являются организационные единицы лица, отделы
или другие . При создании заявки на материал стратегия выдачи автоматиче-
ски присваивается заявке на материал/услугу/работу на основе определен-
ных критериев, например, стоимости заявки, группы, к которой относится
затребованный материал, и т. п.

Присвоение и обработка Каждый закупщик может создать для себя индивидуальный список обраба-
тываемых им заявок на материал/услуги/работы. Он может выбрать жела-
тельные источники поставки и задать генерирование заказов на поставки, от-
зыв материала по контракту или партии поставок.

Если источник поставки не может быть присвоен, то на заявке на матери-


ал/услугу/работу делается метка “для обработки заявки”.

Какими основными функциями обладает заявка


на материал/услугу/работу?

q Она определяет объем и срок поставки закупаемого материала или


заказываемой услуги.

q Она образует основу для дальнейшей обработки в рамках


процедуры выдачи документов закупки, операции выявления
источника поставки и составления заказа на поставку.

5-4
Закупка 5

Запрос предложения на поставку


и предложение поставщика
Запросы предложения на поставку предлагают поставщикам подать свои
предложения. В предложении поставщика содержатся цены и условия по-
ставщика на предлагаемый материал или услугу. Может даваться также и до-
полнительная информация, например, точные партии поставок.

Запросы предложения на поставку могут быть сгенерированы из заявки на


материал/услугу/работу автоматически или созданы вручную. Запросы
предложения на поставку рассылаются различным поставщикам. Данные
поступающих предложений поставщиков вводятся в отдельные запросы
предложения. Таким образом, запрос предложения и предложение постав-
щика образуют единый блок.

Рис. 5-4. Обработка запросов предложения и предложений поставщиков

При помощи списка цен предложений можно осуществить сравнение пред-


ложений/оферт и определить наиболее приемлемое из них. Эти данные мо-
гут быть автоматически сохранены в инфо-записи закупки; для остальных
поставщиков будут созданы документы с отклонением предложения.

Какими характеристиками обладают функции “Запрос предложения на


поставку” и “Предложение поставщика”?

q При помощи удобных для использования ссылочных функций


запросы предложений на поставку могут создаваться
непосредственно из заявок на материал/услугу/работу.
q Данные предложения поставщика вводятся в запрос предложения
на поставку.
q Предложения поставщиков образуют базу для создания правил и
сопоставления цен.

5-5
5 Закупка

Заказ на поставку
Чтобы обработка заказов проходила с наименьшими издержками, при со-
ставлении заказов на поставку используются, как правило, имеющиеся в
системе данные. Благодаря этому уменьшаются затраты на сбор и ввод дан-
ных, снижается вероятность появления ошибок и обеспечивается непроти-
воречивость базы данных.

Обработка заказов При создании заказа на поставку сотрудник отдела закупок может, например,
на поставку посредством сослаться на заявку на материал/услугу/работу. Он может отобрать заявки из
ссылки на имеющиеся списка предлогаемых на выбор и генерировать из них позиции заказа на по-
документы ставку. Можно также сослаться на уже имеющиеся заказы на поставку.

Если на затребованный материал уже имеется контракт, то закупщик может


ссылаться на позицию контракта, чтобы создать так называемый отзыв. В
случае создания отзыва необходимо ввести только объем заказа и срок по-
ставки, а другие детали заказов на поставку, такие как, например, тексты, це-
ны и условия, копируются из контракта. На рис. 5-5 показаны документы,
использующиеся в качестве формуляров при создании заказов на поставку.

Рис. 5-5. Создание заказов на поставку посредством ссылки


на имеющиеся документы.

Инфо-запись закупки Инфо-запись закупки устанавливает связь между поставщиком и материа-


лом или услугой. Она содержит, например, цены и условия поставщика за
предлагаемый им материал и поэтому является, важным источником инфор-
мации для системы закупок.

5-6
Закупка 5

При создании заказа на поставку инфо-запись закупки может обновляться.


При создании позиции заказа на поставку данные, например, действующие
условия, копируются из инфо-записи закупки. Поэтому остается только вве-
сти номер материала, объем заказа и срок поставки.

Заявки на материал/услуги/работу могут создаваться автоматически из Создание заказов


списка заявок на материал, которые должен обработать закупщик. Представ- на поставку
ляется также возможным генерировать запросы предложения на поставку и
график поставок материала партиями.

Обзор позиций содержит наиболее важные данные, необходимые для ввода Быстрый ввод данных
позиции документа. К ним относятся номер материала, объем заказа и цена,
а также наименование завода и склада. Благодаря этому пользователь имеет
возможность вводить множество позиций на одном экране.

Рис. 5-6. Обзор позиций заказа на поставку.

Сотрудник отдела закупок может создавать заказ на поставку разными спо- Возможности начального
собами. Он может делать выбор между следующими возможностями (см. экрана при создании
рис. 5-7): заказа на поставку
q Поставщик известен: сотрудник отдела закупок использует этот
способ, если он знает, у какого поставщика он хочет заказать поставку.

q Поставщик неизвестен: этот способ применяется в том случае, если


сотрудник не знает точно, у какого поставщика он должен заказать
материал. После того, как он произведет ввод всех позиций заказа,
система определяет и предлагает кандидатуры возможных
поставщиков для отдельных позиций. После присвоения поставщикам
позиций заказа на поставку создаются заказы на поставку.

5-7
5 Закупка

q Имеются присвоенные заказы на поставку: при этом способе


закупщик просматривает все заказы на материал/услугу/работу в
своей группе закупок, которая уже присвоена источнику поставки.
Заказы на поставку могут быть созданы из списка заявок
на материал/услугу/работу.

Рис. 5-7. Операции при создании заказа на поставку.

Контировка Под контировкой понимается определение счетов, которые проводятся при


поставках материала. Система может рассчитывать контировки автоматиче-
ски. При вводе данных контировки осуществляется проверка и предлагается
счет.

Контировка Для позиций заказа может потребоваться нескольких контировок, например,


по нескольким счетам при распределении по носителям затрат, таким как места возникновения за-
трат или проекты. Стоимость заказа нетто может распределяться по отдель-
ным носителям затрат в процентном или количественном отношении (на-
пример, 10% на 1-е место возникновения затрат, 20 % - на 2-е и т. д.).

5-8
Закупка 5

Кроме того, контировка может быть предусмотрена уже в заявке на матери-


ал или в контракте. Она копируется в заказ на поставку, когда сотрудник при
создании заказа на поставку ссылается на документ, предусматривающий
контировку.

Какие преимущества предлагает обработка заказа на поставку?

q Функции “Обработка заказа со ссылкой на документы” и


“Быстрый ввод” поддерживают эффективную обработку закупки.

q В распоряжении пользователя имеется автоматическая функция


“Определение источника поставки”.

q Внутри позиции заказа может вводиться контировка или же она


предлагается системой.

5-9
5 Закупка

Долгосрочный договор
Долгосрочный договор представляет собой соглашение с поставщиком о по-
ставке материалов или о предоставлении услуг на определенных условиях и
в рамках определенного периода времени, с определенными объемами или
стоимостью. Он еще не является требованием с фиксированным сроком по-
ставки или выполнения услуги. Только после отзыва или развертки графика
поставок поставщик должен будет поставить определенный объем материа-
ла к определенному сроку. В качестве долгосрочных договоров определяют-
ся контракты и соглашения о поставках материала партиями.

Рис. 5-8. Формы долгосрочных договоров.

Характеристики контракта Имеется два вида контрактов: контракт на определенную стоимость постав-
ки и контракт на определенный объем поставки.

Контракт на определенную Контракт на определенную стоимость поставки предусматривает закупку


стоимость поставки определенных материалов в пределах определенного размера стоимости.

Контракт на определенный Контракт на определенный объем поставки предусматривает закупку опре-


объем поставки деленных материалов в пределах определенного объема.

Соглашение о поставках В соглашении о поставках материала партиями предусматривается закупка


материала партиями определенного объема (договорное количество) материала. Для всех матери-
алов или услуг, которые должны быть закуплены (заказаны), создаются по-
зиции соглашения о поставках материала (оказании услуг) партиями, и по
каждой из этих позиций вводятся данные о партиях поставок.

5-10
Закупка 5

При заготовке по соглашению о поставках материала партиями поставщик Партия поставок


получает не отдельные заказы на поставку или отзыв на поставку, а график
поставки материала партиями. В партии поставок указываются объем, срок
и время поставки. Партия поставки может содержать фиксированные и за-
планированные сроки поставок.

Заготовка на основе соглашений о поставках материала партиями дает сле-


дующие преимущества:

q Меньшее время на обработку и на операции с бумагами, так как


партии поставок могут заменить большое число заказов на поставку
или отзывов.

q Более низкий уровень складских запасов, так как благодаря


предварительно установленному точному времени поставки
возможны поставки точно в срок (Just-in-time-Lieferung = JT).

q Более короткое время подготовки для поставщика, так как поставщик


не поставляет сразу же весь объем поставки, а может осуществлять
поставки партиями. Благодаря этому для него сокращается время
подготовки отдельных поставок.

Какими характеристиками обладают долгосрочные договоры?

q Наличие долгосрочных соглашений о поставках с твердо


фиксированными условиями поставок.

q Определенные объемы или стоимости закупок в течение


определенного периода времени.

q Возможность определения долгосрочных договоров в форме


контракта на определенную стоимость поставки, контракта на
определенный объем поставки и соглашения о поставке материала
партиями.

q Наличие твердых требований в отношении выполнения


поставки/услуги на основе отзыва и поставки фиксированных
партий поставок.

5-11
5 Закупка

Источники поставок
Источник поставки представляет собой возможность закупки материала.
Источник поставки может быть как внешним, например, поставщик, так и
внутренним, например, принадлежащий фирме завод.

Система закупок может управлять внутренними и внешними источниками


поставки при помощи книги источников поставок и квот. Основные записи
книги источников поставок и квоты используются при определении источ-
ника поставки. Посредством такого способа определяется, кто может осуще-
ствить поставку материала.

Книга источников поставок


С помощью книги источников поставок Отдел закупок (функция “Закупка”)
имеет возможность централизованно управлять источниками поставок. В
книге источников поставок записаны предпочитаемые или разрешенные
(или неразрешенные) источники поставок материала для завода, которые
действительны в течение определенного, предварительно установленного
периода времени. В книге источников поставок каждый источник поставки
определяется при помощи записей фирмы-поставщика в книге поставщиков.

Книга источников поставок предлагает следующие возможности:

q определение источника поставки в качестве постоянного источника


поставки, т. е. соответствующий источник поставки считается
предпочтительным в течение определенного, предварительно
установленного периода времени,

q блокирование источника поставки,

q расчет эффективных источников поставок, т. е. таких, которые будут к


определенному времени считаться предпочтительными источниками
поставок.

Нижеприведенный график показывает, каким образом ведется книга источ-


ников поставок.

Рис. 5-9. Ведение записей источника поставки


5-12
Закупка 5

Ведение записей источника поставки вручную рекомендуется при многочис-


ленных изменениях или новых вводах в книгу источников поставок. При
этом имеющаяся книга источников поставок может служить в качестве об-
разца для ввода.

Книга источников поставок может вестись также и в том случае, когда созда-
ется или изменяется долгосрочный договор. При этом позиция долгосрочно-
го договора копируется в книгу источников поставок.

Книгу источников поставок можно вести в качестве инфо-записи закупки.


Это означает, что данные о поставщике могут быть введены в книгу источни-
ков поставок, когда создается или изменяется инфо-запись закупки.

Книга источников поставок материала может создаваться и автоматически.


В этом случае система создает запись источника поставки для каждой инфо-
записи, которая определена для материала, или для каждой позиции долго-
срочного договора, в которой заказан материал.

Книга источников поставок содержит функции для зависимого от


времени присвоения источников поставок.

Квотирование
Если какой-либо определенный материал должен поставляться по очереди
разными источниками поставок, то для отдельных источников поставок мо-
гут выделяться квоты. Квотирование показывает, какие доли возникающей
потребности и через какие источники поставок должны быть заготовлены.
Это означает, что если имеется квотирование материала, то оно учитывается
при определении источника поставки.

Квотирование принимается на соответствующий период времени. В течение


данного периода для каждого источника поставки создается позиция квоти-
рования.

Квотирование позволяет делать зависимое от времени разделение


потребности по источникам поставок.

Какие возможности есть у системы закупок для управления источника-


ми поставок?

q Управление внутренними источниками поставок (заводами той же


организационной структуры) и внешними источниками поставок
(поставщиками).
q Книга источников поставок для зависимого от времени
определения источников поставок.
q Квотирование для разделения потребностей по различным
источникам поставок.

5-13
5 Закупка

Аттестация поставщика
Аттестация поставщика необходима для оптимизации закупок. Она облегча-
ет выбор источников поставок и текущий контроль имеющихся связей с по-
ставщиками.

Использование аттестации поставщика обеспечивает объективную оценку,


поскольку все поставщики оцениваются на основании единых критериев, и
оценки рассчитываются системой. Тем самым в значительной мере исключа-
ются субъективные впечатления и оценки.

Система оценок Предлагается система оценок от 1 до 100 баллов, которая делает возможным
измерять работу поставщиков по четырем основным критериям.

На основе общей оценки ответственные лица отдела закупок получают об-


щее впечатление о работе поставщиков и возможность сравнивать их.

Основные критерии В стандартной системе основными критериями оценки являются:


оценки
q цена,

q качество,

q поставка,

q сервис.

При необходимости можно определить до 99 основных критериев. Пользова-


тель может индивидуально определять долю отдельных критериев в основ-
ной оценке.

Субкритерии основных Для того, чтобы иметь возможность сделать дифференцированную, деталь-
критериев оценки ную оценку, основные критерии оценки могут подразделяться на несколько
субкритериев.

Стандартная система предлагает пять субкритериев, которые являются до-


статочными, чтобы оценить работу поставщика. Кроме того, имеется воз-
можность самостоятельно определить до 20 других критериев.

Расчет оценки Оценки по субкритериям рассчитываются различным образом:


по субкритериям
q автоматически,

q полуавтоматически,

q вручную.

Автоматический расчет означает, что оценки рассчитываются на основе


уже имеющихся в системе данных. Полуавтоматический расчет означает,
что закупщик сам вводит отдельные оценки по важным материалам. На ос-
нове этого система затем рассчитывает главную оценку. Расчет вручную
означает, что пользователь вводит оценку паушально по субкритериям
поставщика.

5-14
Закупка 5

Ответственные лица отдела закупок могут сами решать, в каких случаях они
хотят получить дифференцированную оценку, и в каких случаях они предпо-
читают паушальную обработку с меньшими издержками.

Рис. 5-10. Функция “Аттестация поставщика”.

Для представления результатов оценки качества работы поставщика служат Аналитические отчеты
аналитические отчеты. Например, на основе общей оценки могут составлять-
ся ранговые списки лучших поставщиков и ранговые списки для определен-
ных материалов.

Изменения оценок вносятся в журнал. Имеется возможность делать распе- История изменений
чатку бланка аттестации поставщика.

Какие задачи выполняет функция “Аттестация поставщика”?

q С помощью функции “Аттестация поставщика” можно оценить


качество работы поставщика по единым критериям. Оценка может
быть сделана как автоматически, так и вручную.

q Эта функция необходима отделу закупок при оптимизации


закупок и при выборе источника поставок.

5-15
5 Закупка

Аналитические отчеты по закупкам


Ответственные за закупки лица хотели бы в любое время иметь в своем распо-
ряжении обзор поставщиков и закупочных организаций, чтобы иметь возмож-
ность соответственно реагировать на изменения на рынке. Заказы на поставку
необходимо непрерывно контролировать быстрым и удобным способом.

Аналитические отчеты в системе закупок обеспечивают получение пользова-


телем большого объема информации, подготавливая ее в соответствии с его
индивидуальными требованиями. В наличии имеется, например, следующая
информация:

q какие заказы на поставку были сделаны у определенного поставщика в


течение периода,

q к какому числу заказов на поставку материал уже поступил,

q осуществлена ли поставка материала полностью или частично,

q не нарушает ли поставщик сроки поставки,

q правильно ли поступают материал и счета-фактуры,

q какова средняя стоимость за заказ на поставку по закупочной


организации или группе закупок.

Общие аналитические Можно также выполнять анализ определенных документов закупок и подво-
отчеты дить различные итоги. Например, можно рассчитать, какова была стоимость
заказанных материалов в определенный период времени, или какая закупоч-
ная организация имеет наибольшую долю в общей стоимости заказанных ма-
териалов.

Рис. 5-11. Аналитические отчеты в системе закупок.

Пользователь сам определяет формат аналитических отчетов.

5-16
Закупка 5

Посредством анализа стоимости заказанных материалов закупщики могут Отчет по стоимости


непрерывно контролировать заказы на поставку. заказов
q Анализ итога:

Анализ итога предлагает обзор количества и стоимости имеющихся


заказов на поставку.

q АВС-анализ:

Посредством АВС-анализа можно установить, у какой группы


поставщиков была закуплена большая часть материалов (группа А), в
какой группе стоимость заказанных материалов была средней (группа В)
и в какой группе было закуплено меньше всего материалов (группа С).

q Анализ сравниваемых периодов:

С помощью данного аналитического отчета можно узнать об


изменениях в деятельности по закупкам. Например, может быть
установлено, у каких поставщиков, какой закупочной организацией
или группой закупок и в каком объеме были сделаны закупки, а также
изменилась ли, и насколько, их стоимость по сравнению с
определенным периодом.

q Анализ частотности:

С помощью данного аналитического отчета устанавливается, у какой


закупочной организации чаще всего встречаются нетто-стоимости
заказанных материалов. Этот анализ может служить, например, в
качестве основы для переговоров с поставщиком, если будет
установлено, что многие заказы на поставку у данного поставщика
были сделаны с более высокой стоимостью заказанных материалов, и
процентная скидка была более благоприятной, чем действующее до
сих пор соглашение о бонусе.

Просмотры списков помогают закупщику быстро находить в объемных мас- Просмотр списка
сивах данных определенные документы и основные данные. Многочислен-
ные критерии выборки могут быть введены в качестве отдельных значений
или интервалов. Например:

q все заказы на поставку одной группы закупок в течение определенной


недели,

q все заявки на материал у двух определенных поставщиков,

q все архивированные инфо-записи закупок материала на одном


определенном заводе.

Кроме того, для каждого заказа на поставку ведется статистика заказа, кото-
рая документирует все операции по заказу, например, поступления материа-
ла, поступления счетов-фактур. Из просмотра списка пользователь может
получить доступ к этим данным обработки заказа.

Дальнейшая информация в отношении аналитических отчетов в системе за-


купок содержится в главе 11 “Информационные системы”.

5-17
5 Закупка

Какие аналитические отчеты имеются в распоряжении пользователя


в системе закупок?

q Пользователь имеет в своем распоряжении общие аналитические


отчеты.
q Имеется возможность с помощью анализа заказа непрерывно
контролировать заказы на поставку. Этот анализ включает четыре
аналитических отчета: анализ итога, АВС-анализ, сравнительный
анализ и анализ частотности источников поставки.
q Формат аналитических отчетов может быть определен
индивидуально.

5-18
Глава 6

Управление запасами
В системе управления запасами решаются следующие задачи:

q управление запасами материалов в количественном и стоимостном


отношении,

q планирование, ввод данных и подробная информация о движении


материалов,

q проведение инвентаризации.

Благодаря тому, что данные обо всех операциях по изменению запасов вво- Управление запасами
дятся и обновляются в режиме реального времени, физические запасы отоб- материалов
ражаются всегда точно. В любое время пользователь может получить обзор в количественном
всех текущих запасов материала (см. рис. 6-1). отношении

Рис. 6-1. Обзор запасов.

При любом изменении запасов текущие данные сразу же поступают в распо-


ряжение всех систем. Таким образом, имеющийся в наличии запас материа-
лов согласовывается в ведомостях потребностей/запасов с планированием
потребности в материалах и, в случае необходимости, для материала дела-
ется метка файла ППМ.

6-1
6 Управление запасами

Управление При проводке движения запаса материала также обновляется и стоимость


запасами материалов запасов. Обновление стоимости инициируется и в других приложениях:
в стоимостном отношении
q автоматически выполняется проводка основных счетов Главной
бухгалтерии,

q создаются отдельные позиции для участвующих объектов контировки


(например, места возникновения затрат, заказы, проекты, основные
средства).

Суммы проводки рассчитываются автоматически на основе данных из зака-


за на поставку, из основной записи материала и т. п. Следовательно, пользо-
вателю, вводящему данные о движении запасов материала, необходимо вве-
сти только данные о движимых количествах запасов материала.

Проводки поступлений материала могут выполняться и без оценки стоимо-


сти. В этом случае оценка осуществляется только при поступлении счета-
фактуры.

Планирование, При осуществлении движения материалов создаются документы, образую-


ввод и данные щие основу для обновления данных в количественном и стоимостном выра-
всех движений материала жении и одновременно служащие данными для движения материала (см.
рис. 6-2).

Рис. 6-2: Документы к движению запасов материалов.

Посредством резервирования можно планировать движение запасов


материала.

Проведенный для движения запасов материалов документ материала может


быть распечатан в форме накладной (возможно со штриховым кодом), кото-
рая служит для проведения физического движения материала.

6-2
Управление запасами 6

Сравнение физических запасов материалов с запасами по данным бух- Поддержка


галтерского учета может производиться с применением различных методов инвентаризации
инвентаризации, как, например, методом инвентаризации на определенную
дату.

Управление запасами материала может быть расширено посредством систе- Связь с управлением
мы управления складами, которая управляет складскими местами в ком- складами
плексной структуре склада.

Какие функции имеет управление запасами?

q Сиcтема управления запасами позволяет управлять запасами мате-


риала в количественном и стоимостном отношениях.

q Планирование и ввод данных о движении запасов материалов


фиксируются в форме документов.

q Сравнение физических запасов материала с запасами по данным


бухгалтерского учета осуществляется посредством
инвентаризации.

6-3
6 Управление запасами

Поступления материалов к заказам


на поставку
Если материал поступает на основании заказа на поставку, то данные о по-
ступлении материала вводятся со ссылкой на заказ на поставку. Это дает сле-
дующие преимущества:

q При вводе данных о поступлении материала система предлагает по


умолчанию данные из заказа на поставку (например, заказанные
материалы, объемы), что облегчает как ввод данных, так и контроль
поступления материала (недопоставка, сверхпоставка).

q Данные поставки материала обновляются в истории заказа на


поставку, а также при аттестации поставщика. Тем самым отдел
закупки может прослеживать историю заказа на поставку, а при
несостоявшейся поставке распорядиться о процедуре напоминания.
На основе данных о поступлении материала при аттестации
поставщика может определяться соблюдение сроков и объемов
поставки.

q На основе сравнения заказанного и поставленного количества


материала проверяется счет-фактура поставщика.

q Оценка стоимости поступления материала осуществляется на основе


цены заказа и фактурной цены.

Ссылка на заказ Если в приложенной к поставляемому материалу накладной нет ссылки на


на поставку номер заказа на поставку, то пользователь может вести поиск поставки по но-
меру материала или по номеру поставщика.

Во время одной операции можно вводить данные поступления материалов в


несколько заказов на поставку.

Ввод поступления После ввода номера заказа на поставку пользователь выходит в экран груп-
материала пового ввода данных, на котором предлагаются все открытые позиции по од-
ному или по всем заводам. После проверки данных пользователь может сра-
зу же выполнить проводку или использовать функцию просмотра подробной
информации по позиции и ввести дополнительные данные (например, текст
позиции, пункт разгрузки).

При поступлении материала к заказам на поставку по умолчанию


предлагаются данные из заказа на поставку. Обновление данных
осуществляется в истории заказа на поставку.

Данные о поступлении материала могут вводиться в различных единицах из-


мерения. Склад и коды для контроля качества копируются из позиции зака-
за на поставку или устанавливаются вручную. Запланированные в заказе на
поставку затраты по доставке копируются автоматически. Осуществляется
контроль недопоставки и сверхпоставки.

6-4
Управление запасами 6

Для позиции заказа на поставку представляется возможным вводить не-


сколько позиций поступления материала, например, когда часть количества
проводится для контроля качества на другой склад или с условием, что мате-
риал блокируется при поступлении.

Рис. 6-3. Экран группового ввода: поступление материала к заказу


на поставку.

Если материал предназначен не для поступления на склад, а непосредствен- Поступление материала


но в потребление, то система копирует контировку (например, место возник- непосредственно
новения затрат, заказ) из заказа на поставку. В позициях с контировками по в потребление
нескольким счетам после ввода поступления материала контировкам можно
присвоить целенаправленно поставленные объемы материала.

При помощи электронной почты SAPmail® сотрудник отдела закупок авто- Сообщение отделу закупок
матически извещается о поступлении материала.

Чем характеризуются поступления материалов к заказам на поставку?

q Предлагаемые из заказа на поставку данные позволяют легко


осуществлять ввод ПМ.
q Обновление истории заказа на поставку.
q Связь с аттестацией поставщика.
q Прямая проводка по расходному счету в случае контированных
заказов на поставку.

6-5
6 Управление запасами

Резервирования запасов материала


При помощи резервирования запасов возможно планирование движения ма-
териала к определенному сроку.

Резервирование может быть создано для одного или нескольких материалов.


В каждом созданном резервировании указываются номер материала (в слу-
чае необходимости, номер партии), запланированные количества, дата по-
ставки и целевое назначение.

Динамическая проверка При вводе данных резервирования осуществляется динамическая проверка


доступности запасов доступности запасов, т. е. система проверяет, не зарезервирован ли уже мате-
риал для другого целевого назначения.

Зарезервированное количество материала уменьшает объем доступного запаса


ППМ и выводится на экран в данных о резервированном запасе материала.

Какие центральные задачи выполняет функция “Резервирование”?

Посредством резервирования может предварительно планироваться


движение запасов материалов.

6-6
Управление запасами 6

Отпуск материалов
Проводки отпуска материалов ведут к уменьшению складских запасов в ко- Запланированный/
личественном и стоимостном отношении. Все операции могут обрабатывать- незапланированный
ся как запланированный или незапланированный отпуск материала. В стати- отпуск материала
стике расхода данные по запланированному или незапланированному расхо-
ду материала обновляются, соответственно, раздельно.

Для отпуска материала, относящегося к резервированию, система предлага-


ет по умолчанию количество отпущенного материала и контировку из резер-
вирования. Для более точного определения места получения материала вво-
дятся данные о получателе материала, указанные на накладной на отпуск ма-
териала со склада.

При вводе данных об отпуске материала со склада пользователь может про- Cписок выбора
смотреть списки всех складов, где находится материал. У материалов с обя- cклада/партий
зательным ведением партиями в списке выбора приводятся все партии.

Какие последствия вызывает отпуск материалов со склада?

q Уменьшение складского запаса материалов.

q Обновление статистики расхода сырья и материалов.

6-7
6 Управление запасами

Проводки переноса запаса


и его перемещения
Физическое перемещение Движение запасов материалов, обусловленное организацией (например, де-
запаса централизованное складирование запасов материалов) или сбытовой поли-
тикой предприятия, может происходить не только в форме поступления ма-
териалов на склад и отпуска их со склада, но также и в виде переносов запа-
са внутри завода.

Физические перемещения запаса могут осуществляться на трех различных


уровнях:

q склад —> склад,

q завод —> завод,

q балансовая единица —> балансовая единица.

Одношаговая/двушаговая Физическое перемещение запаса может быть одно- или двушаговым. При
процедура двушаговой процедуре данный объем материала после выдачи со склада на-
ходится в перемещаемом запасе, и только после принятия на месте получе-
ния он становится свободно используемым. Перемещение запаса в соответ-
ствии с двушаговой процедурой может обрабатываться также при помощи
заказов на перевозку материалов.

Проводки переноса запаса В системе SAP могут также создаваться проводки переноса запаса материа-
ла. Проводка переноса отличается от перемещения запасов тем, что она, как
правило, не связана с физическим движением материалов, а только меняет,
например, вид запаса, номер партии или номер материала.

Примерами проводки переноса являются:

q проводка переноса “партия —> партия”,

q проводка переноса “материал —> материал”,

q выдача материала из запаса на контроле качества,

q копирование консигнационного материала в собственный запас.

В чем состоят различия между проводкой переноса и физическим пере-


мещением запаса?

q Под физическим перемещением запаса понимается его движение


внутри одной организационной структуры.

q Проводки переноса запаса ведут не к физическому движению


запаса материала, а только, к смене, например, номера партии.

6-8
Управление запасами 6

Движение материала к производственным


заказам
Система управления запасами очень тесно связана с производством: с одной
стороны, она подготавливает компоненты материала для производственных
заказов; с другой стороны, в ней осуществляется проводка поступления
готовых изделий на склад (см. рис. 6-4).

Рис. 6-4. Движение материала к производственному заказу.

Компоненты, запланированные в производственном заказе, резервируются Автоматическое


автоматически, кроме того, в ходе производства может быть выполнен неза- резервирование
планированный отпуск материала. Компоненты материала выдаются со
ссылкой на производственный заказ.

О расходе вспомогательного материала сообщается непосредственно при Вспомогательный


подтверждении выполнения производственного заказа. Возможно также материал
планирование поступления вспомогательных продуктов.

Чем характеризуется движение запасов материалов к производствен-


ным заказам?

q Запланированные компоненты материала резервируются


автоматически.

q Проводка всех движений запасов материала выполняется со


ссылкой на производственный заказ.

6-9
6 Управление запасами

Контроль качества
Если поступивший от поставщика, с производства или со склада материал
должен быть подвергнут контролю качества, то сначала данные о нем прово-
дятся в данные о запасе, стоящем на контроле качества. Из этого запаса для
выполнения контроля качества могут делаться выборочные пробы.

Если контроль качества показал, что материал является пригодным для ис-
пользования, то выполняется проводка переноса материала из запаса на кон-
троле качества в свободно используемый запас.

Связь с системой При использовании системы управления качеством операции контроля ка-
управления качеством чества могут выполняться как при поступлении материалов, так и при его от-
пуске со склада.

Каким образом контроль качества интегрируется в систему управления


запасами?

q Посредством ведения данных о запасе, стоящем на контроле


качества.

q Путем непосредственного проведения операций контроля при


поступлении и отпуске материала.

6-10
Управление запасами 6

Партии
Материалы, для которых требуется точная идентификация производствен-
ной партии, например, для фармацевтической продукции, идентифицируют-
ся и ведутся в запасе не только по номеру материала, но и по номеру партии.
Посредством обработки партий представляется возможным однозначно
идентифицировать и раздельно управлять не только изделиями собственно-
го изготовления, но и производственными или, поставленными поставщика-
ми партиями.

Рис. 6-5. Структура данных партии.

Если на заводе материал подлежит обязательному ведению партиями, то


каждый субзапас должен присваиваться партии. Для каждой партии ведутся
такие данные, как, например, срок годности, дата поступления материала,
страна изготовления и объем складского запаса по каждому складу. При каж-
дом движении запаса материала на данном заводе необходимо постоянно со-
общать номер партии материала.

Если при движении запаса материала пользователь не знает номера партии Определение партии
данного материала, то он, используя функцию “Справка”, может просмот-
реть список имеющихся партий по данному материалу.

Какими преимуществами обладает обработка партиями?

q Возможность раздельного управления субзапасами материала по


номерам партий.

q Наличие списка выбора партии.

6-11
6 Управление запасами

Особые запасы
Наряду с обычными запасами материала могут также существовать запасы,
которые либо по причинам имущественных отношений, либо из-за места их
нахождения должны вестись раздельно. Ими могут быть собственные запа-
сы фирмы, находящиеся на хранении у поставщиков или у клиентов, или же
наоборот - запасы поставщиков или клиентов, которые находятся на Вашем
предприятии.

Виды особых запасов В системе SAP различаются следующие виды особых запасов:

q особые запасы поставщиков:

- находящийся у вас консигнационный материал поставщиков;

- находящаяся у вас возвратная тара поставщиков;

- ваш заказанный материал у поставщика (подрядчика).

q особые запасы клиентов:

- ваш консигнационный материал у клиентов;

- ваша возвратная тара у клиентов;

- запас для заказа клиента.

Данные запасы ведутся раздельно для каждого поставщика, клиента или за-
каза клиента. Пользователь осуществляет движение запасов материалов по
этим особым запасам всегда с указанием поставщиков, клиентов или заказа
клиента.

Дальнейшие указания по особым запасам поставщиков Вы можете найти в


разделе 11 “Специальные хозяйственные операции”. Подробную инфор-
мацию об особых запасах клиентов вы можете найти в брошюре “Система
CD. Описание функций”.

Какие цели преследуются при создании особых запасов?

q Идентификация запасов материалов, находящихся у поставщика


или у клиента.

q Регистрация движения материала по этим видам особых запасов.

6-12
Управление запасами 6

Инвентаризация
Для сведения баланса каждое предприятие должно проводить в течение каж-
дого финансового года не менее одной инвентаризации складских запасов.
При этом могут применяться различные методы.

Система SAP поддерживает следующие методы инвентаризации: Методы инвентаризации


q инвентаризация на определенную дату,

q непрерывная инвентаризация,

q выборочная инвентаризация.

Представляется возможным проводить инвентаризацию свободно использу- Виды запасов, по которым


емых запасов, а также запасов на контроле качества. Кроме того, поддержи- возможна инвентаризация
вается обработка инвентаризации для собственного складского запаса и для
особых запасов.

Рис. 6-6. Выполнение инвентаризации.

В распоряжении пользователя имеются многочисленные, удобные в приме-


нении функции для проведения инвентаризации. Ими, помимо прочего, яв-
ляются:

q создание инвентаризационных документов,

q распечатка инвентаризационных описей,

q блокирование движения инвентаризируемых материалов,

q ввод результатов подсчета со ссылкой на инвентаризационные


документы,

6-13
6 Управление запасами

q списки инвентаризационных разниц,

q списание инвентаризационных разниц со ссылкой на


инвентаризационные документы.

q создание документов повторного подсчета при слишком больших


инвентаризационных разницах,

q запись каждой отдельной инвентаризации по каждому материалу за


любое число лет.

Выборочная Чем больше единиц учета запасов складируется на предприятии, тем выше
инвентаризация издержки на инвентаризацию, проводимую посредством подсчета всех запа-
сов материалов. Издержки на инвентаризацию по времени и затратам могут
быть сокращены, если будет устанавливаться только запас отдельных мате-
риалов, и результат подсчета будет экстраполирован на все единицы учета
запаса. Этот принцип лежит в основе выборочной инвентаризации, которая
может использоваться как в системе управления запасами, так и в системе
управления складами.

Для проведения инвентаризации в распоряжении пользователя име-


ются собственные функции. Системой поддерживаются такие мето-
ды инвентаризации, как метод инвентаризации на определенный
день, и непрерывная и выборочная инвентаризация.

Каким образом поддерживается инвентаризация?

q Наличие всех распространенных методов инвентаризации

q Собственные функции для проведения инвентаризации

q Инвентаризация может включаться в систему управления


материальными потоками (основные записи материалов,
количества запасов)

q Связь с финансовой бухгалтерией (проводка стоимости


инвентаризационных разниц).

6-14
Глава 7

Оценка запасов материала


Текущая оценка запаса материалов выполняется автоматически. Наряду с
этим имеется возможность выполнять корректировку оценки запасов мате-
риалов вручную. Данные оценки хранятся в основной записи материалов.

Для балансовой оценки в распоряжении пользователя имеются оценка по


методу LIFO и определение самой низкой стоимости.

Оценочные структуры
Уровень оценки
Оценка осуществляется на уровне определения запаса. Уровень оценки запа-
са может быть установлен следующим образом:

q уровень оценки запасов = балансовая единица:

Для каждого материала все имеющиеся в балансовой единице запасы


материалов оцениваются одинаково.

q уровень оценки запасов = завод:

Для каждого материала запас оценивается по каждому заводу


отдельно.

Оценка может производиться на уровне балансовой единицы или на


уровне завода.

Управление оценкой запасов материалов


Для каждого материала при создании основной записи устанавливаются
критерии, на основе которых оцениваются его запасы (см. рис. 7-1):

q Для того, чтобы для каждого материала не было нужно вести счет
запасов, материалы с одинаковыми свойствами объединяются в один
класс оценки. Используя класс оценки запасов материала, система
находит счет запасов для материального учета.

q Система предлагает возможность раздельно оценивать запасы


материала по различным критериям. Такими критериями могут быть,
например, данные о происхождении материала или его состоянии. Тип
оценки определяет, по какому критерию делается различие.

7-1
7 Оценка запасов материала

q Для каждого типа оценки определяются виды оценки,


представляющие собой значение типа оценки запасов материала:
например, для типа оценки “происхождение” имеются виды оценки
запасов материала “своя страна”, “зарубежные страны, члены ЕС”,
“США”, “прочие зарубежные страны”.

q Управление ценой определяет, должен ли материал постоянно


оцениваться одинаково (стандартная цена), или же проводки по этому
материалу могут изменять цену (средняя скользящая цена).

q Каждый материал может быть обозначен как релевантный для оценки


по методу LIFO и - в случае оценки пула - присвоен пулу LIFO.

Рис. 7-1. Основная запись материала: ракурс бухгалтерского учета

Данные для управления оценкой запасов материала определяются в


основной записи. Класс оценки запасов материала является пред-
посылкой для поиска счетов. Типы и виды оценки запасов материала
служат для раздельной оценки запасов материалов.

7-2
Оценка запасов материала 7

Текущая оценка запасов материала


Операции ввода данных при получении материала могут привести к измене-
нию объема и стоимости складских запасов.

q Поступления материалов

q Проводки переноса

q Отпуск материала

q Счета-фактуры

q Инвентаризационные разницы

q Переоценки

Исходя из бухгалтерского документа, созданного при вводе данных о движе-


нии материала, в системе “Управление материальными потоками” генериру-
ются проводки стоимости. Вид проводок в документе, создаваемым систе-
мой, зависит, помимо прочего, от управления ценой.

В объединении фирм (концерне) имеется необходимость выполнения общих


для фирм операций (дебетования/кредитование). После этого при вводе
данных движения запасов материала автоматически выполняются проводки
перерасчетных счетов.

Проводки стоимости автоматически создаются при движении запа-


сов материалов в зависимости от управления ценой и других
факторов.

7-3
7 Оценка запасов материала

Операции оценки
Управление ценой
Имеются два типа управления ценой со следующими признаками:

Признаки q стандартная цена:

• все проводки запасов материалов производятся по стандартной цене;

• отклонения проводятся по счетам отклонений в стоимости;

• изменения в стоимости могут непрерывно контролироваться;

• скользящая средняя цена параллельно ведется статистически.

q средняя скользящая цена:

• все поступления материалов проводятся по стоимости


поступивших материалов;

• цена в основной записи материалов постоянно согласовывается с


закупочной ценой;

• разница в стоимости появляется только при недопокрытии


потребности запасами;

• как правило, нет необходимости в изменении цен вручную.

Методы проводки Управление ценой влияет на методы проводки при поступлении материала и
счетов.

Рис. 7-2. Методы проводки: материал со стандартной ценой.

7-4
Оценка запасов материала 7

При поступлении материала проводка выполняется на транзитный счет по-


ступления материала/счета по количеству и по цене нетто заказа. При оцен-
ке по методу стандартной цены поступающее количество оценивается по
стандартной цене.

Если цена нетто заказа отклоняется от стандартной цены, то получается раз- Материал со скользящей
ница, которая проводится по счету отклонений в стоимости. При вводе сче- средней ценой
та-фактуры выравнивается транзитный счет поступления материала/счета.
Если цена отклоняется от цены нетто заказа, то снова появляется разница,
которая также проводится по счету отклонений в стоимости.

Рис. 7-3. Методы проводки: материал со средней скользящей ценой.

Проводка по корреспондирующему счету производится по счету запасов ма-


териалов. При вводе счета-фактуры выравнивается транзитный счет поступ-
ления материала/счета. Если цена в счете-фактуре отклоняется от цены нет-
то заказа, то разница проводится по счету запасов.

Таким образом, как проводка поступления материала, так и проводка счета-


фактуры могут приводить к изменению стоимости материала.

Различают два вида управления ценой: управление на основе стан-


дартной цены и управление на основе средней скользящей цены.
Вид управления ценой влияет на выбор метода проводки.

7-5
7 Оценка запасов материала

Затраты по доставке
Затраты по доставке могут быть предварительно запланированы закупщи-
ком в заказе на поставку. Запланированные затраты по доставке учитывают-
ся уже во время проводки поступления материала. Они проводятся, напри-
мер, на перерасчетный бухгалтерский счет фрахта или перерасчетный бух-
галтерский счет таможни; проводка по корреспондирующему счету осуще-
ствляется - в зависимости от вида управления ценой - или по счету запасов
материалов, или по счету отклонений в стоимости.

В зависимости от вида управления ценой затраты по доставке могут


вызывать повышение учетной цены материала или проводку разни-
цы в ценах.

Сконто
Зафиксированные в заказе на поставку условия платежа могут учитываться
при оценке запасов материала. Как поступление материала, так и счет-фак-
тура могут проводиться нетто. В этом случае проводка запасов материалов со
средней скользящей ценой уменьшается на сумму, соразмерную сконто.
Проводка по корреспондирующему счету осуществляется на транзитный
счет учета сконто, который затем выравнивается при прогоне программы
платежей.

В зависимости от управления ценой суммы сконто вызывают изме-


нение цены оценки или разности в ценах.

Раздельная оценка запасов материалов


Для каждого материала можно предусмотреть его ведение в разных субзапа-
сах, которые будут оцениваться отдельно друг от друга. Тип оценки устанав-
ливает, в соответствии с каким критерием будет производиться разделение
запасов материала на субзапасы.

Каждый субзапас определяется видом оценки запасов материала. Имеется


возможность:

q предварительно задать все виды оценок запасов материалов при


создании основной записи, например, основываясь на происхождении
материалов из разных стран;

q при каждом поступлении создавать новый вид оценки, например, для


материала, для которого поставка партиями обязательна.

7-6
Оценка запасов материала 7

Каждый субзапас оценивается отдельно. Для каждого типа оценки одновре-


менно ведется запись оценки запаса, в которой нарастающим итогом фикси-
руются количества и стоимости, относящиеся к этому типу оценки.

Путем определения вида оценки запасов материалов можно раз-


дельно оценивать субзапасы, образованные в соответствии с опре-
деленными критериями.

Переоценка
Для корректировки оценки запасов материалов вручную в распоряжении
пользователя имеются следующие функции:

q изменение цены материала

Цена материала может быть изменена с немедленным вступлением


в силу или с вступлением в силу с определенной даты;

q дебетование/кредитование материала

Для каждого материала может быть проведено дебетование или


кредитование. Однако это вызывает изменение оценки только
материалов со скользящей средней ценой.

При изменении цены или при дебетовании/кредитовании материала


происходит переоценка запаса материала.

Какие операции оказывают воздействие на оценку материала?

q В зависимости от управления ценой используются различные


методы проводок.

q Затраты по доставке и сконто могут вызывать изменения оценки


запасов материалов.

q Запасы материалов могут оцениваться раздельно (виды оценки


запасов материалов).

q Следствием применения функций “Изменение цены материала”,


“Дебетование/кредитование материала” могут являться проводки
переоценок.

7-7
7 Оценка запасов материала

Балансовая оценка
Для балансовой оценки в распоряжении пользователя имеются следующие
компоненты:

q оценка запасов по методу LIFO;

q расчет самой низкой цены материала.

Результаты данной оценки являются основой для проводок списания безна-


дежной задолженности по налоговому и торговому балансам.

Оценка запасов по методу LIFO


Оценка по методу LIFO (Last In First Out) является видом оценки, с помо-
щью которого предприятие может оценивать запасы в соответствии с задан-
ной очередностью расхода материалов. При этом подразумевается, что мате-
риалы, поступившие в последнюю очередь, в стоимостном отношении расхо-
дуются или продаются в первую очередь. Это означает, что на рынке с расту-
щими ценами не допускаются мнимые прибыли, так как в балансе были ус-
тановлены более низкие стоимости закупленных в первую очередь запасов
материалов.

В системе SAP поддерживается оценка по двум методам LIFO:

q метод LIFO-оценки запасов по количеству,

q метод LIFO-оценки запасов по индексу.

Метод LIFO-оценки Метод LIFO-оценки запасов по количеству основывается на расчете сверхза-


запасов по количеству пасов и недостающих запасов. Если имеется прирост запасов, то для этого за-
кладывается так называемый сверхзапас, который устанавливает количество
и стоимость прироста. Если обнаруживается недостаток запасов, то сокраща-
ются сверхзапасы предыдущих финансовых годов, начиная с самого раннего.

Рис. 7-4. Оценка по методу LIFO.

7-8
Оценка запасов материала 7

Оценка по методу LIFO может осуществляться для материала или для пула,
т. е. для группы материалов. Оценка сверхзапаса может производиться на ос-
нове различных стоимостей запасов.

Для оценки сверхзапаса система SAP предлагает следующие возможности:

q оценка на основе средней скользящей цены,

q оценка на основе средней скользящей закупочной цены поступлений


материалов в течение финансового года, а именно:

• всех периодов проводки,

• первых n-периодов проводки,

• отдельного периода проводки, начиная от первой поставки до


момента достижения сверхзапаса.

Метод LIFO-оценки запасов по индексу позволяет вести сверхзапас пула Метод LIFO-оценки
только в стоимостном отношении. Стоимость пула в конце финансового го- запасов по индексу
да переоценивается на основе индекса цен на уровне цен базисного года и
сравнивается с базисным значением существующих сверхзапасов. Если пе-
реоцененная стоимость больше базисной стоимости существующих сверхза-
пасов, то для данного финансового года создается сверхзапас. Если переоце-
ненная стоимость меньше, чем базисная стоимость существующих сверхза-
пасов, то предыдущие сверхзапасы сокращаются по очереди, начиная с само-
го раннего.

После завершения LIFO-оценки сверхзапасы содержат все стоимости. В дан- Сравнение самых
ном случае ими являются стоимости брутто. Система SAP позволяет для них низких цен
автоматическое использование оценки по самым низким ценам. При этом
можно, с одной стороны, использовать цены в соответствии с налоговым и
торговым правом, обновленные при расчете самых низких цен в основной за-
писи материалов; с другой стороны, цены можно вводить вручную.

При оценке по методу LIFO запасы материалов оцениваются по соот-


ветствующей последовательности расхода.

7-9
7 Оценка запасов материала

Расчет самой низкой цены материала


Принцип расчета самой низкой цены материала предусматривает, что из двух
возможных стоимостей запасов каждый раз нужно (строгий принцип расчета
самой низкой цены материала) или можно (мягкий принцип расчета самой
низкой цены материала) использовать самое низкое значение. Для оценки мо-
гут привлекаться, такие данные как например, закупочные цены или произ-
водственные затраты. При строгом принципе расчета самое низкое из значе-
ний, из которых делается выбор, образует верхнюю границу значения.

Для расчета самой низкой цены материалов, приобретенных со стороны,


система SAP предлагает следующие методы расчета:

Методы q расчет самой низкой цены по рыночным ценам

Для того, чтобы рассчитать самую низкую цену, могут учитываться


следующие источники цен:

• заказы на поставку,

• контракты,

• инфо-записи закупки,

• поступления к заказам на поставку.

q расчет самой низкой цены по определяться запасами

Обеспеченность запасами может рассчитываться двумя способами:

• на базе расхода в предыдущие периоды;

• на основе прогнозируемых значений.

Обеспеченность запасами рассчитывается по месяцам. В зависимости


от месяца года определяется процентная надбавка.

q расчет самой низкой цены по ходкости материала: увеличение


складских запасов

Для расчета ходкости материала исследуется увеличение и


уменьшение складских запасов. Ходкость материала указывает
процентную ставку, сколько единиц измерения объема материала
поступило или отпущено в сравнении с запасами материала. В случае
неходкости материала код уценки повышается; в зависимости от кода
уценки определяется процентная надбавка.

Многоступенчатость Система SAP поддерживает объединение различных методов: Вы можете


сначала осуществить расчет самой низкой цены по рыночным ценам, а затем
самую низкую рассчитанную цену снизить посредством расчета самой низ-
кой цены по обеспеченности запасами или по ходкости материала.

Результаты Результаты расчета самой низкой цены могут обновляться в основной запи-
си материалов на полях данных цены согласно налогового или торгового
права.

7-10
Оценка запасов материала 7

Чтобы узнать стоимость запаса материалов в соответствии с налоговым или


торговым правом, можно создать список. Этот список предлагает, помимо
прочего, выбор того, какие проводки переноса материала могут предприни-
маться для уценки отдельных счетов запасов материалов.

Основным принципом расчета самой низкой цены является исполь-


зование наименьшей стоимости запаса.

Какие возможности имеются для балансовой оценки:

q Оценка по методу LIFO для оценки запасов материалов по


назначенной очередности расхода.

q Расчет самой низкой цены для оценки запасов материалов по


наименьшей стоимости.

7-11
Глава 8

Контроль счетов
При проверке счетов особенно отчетливо проявляется высокая степень инте-
грации системы SAP: с одной стороны, контроль счетов в качестве составной
части системы управления материальными потоками использует данные из
ранее загруженных прикладных областей “Закупка” и “Поступление матери-
алов”. С другой стороны, на основе документа, генерируемого при проводке
счета, контроль счетов передает информацию в финансовую бухгалтерию,
контроллинг и управление основными средствами.

Рис. 8-1. Задача контроля счетов.

Задачей контроля счетов является контроль поступающих счетов с функ-


циональной, счетно-финансовой и ценовой точек зрения. Для этого важно
установить возможную ссылку на заказ на поставку или поступление мате-
риала. Посредством проводки система создает открытую позицию счета кре-
дитора, который выравнивается в финансовой бухгалтерии выполнением
платежа.

Систему можно настроить таким образом, чтобы проводка счетов выполня-


лась пользователем только до получения определенной суммы.

8-1
8 Контроль счетов

Ввод счетов
Счета-фактуры со ссылкой При вводе счета со ссылкой на заказ на поставку ревизор должен ввести
на заказ на поставку только номер заказа на поставку. Система автоматически находит кредитора
со ставкой налога и с предусмотренными контрактом условиями сконто, а
также отдельные количества и стоимости, которые необходимо рассчитать, и
предлагает их для проверки. Все предложенные данные могут быть измене-
ны, поскольку в данных счета могут быть отклонения.

На наличие отклонений система указывает пользователю при вводе счета с


помощью сообщений. Для отклонений по отдельным позициям могут быть
установлены границы допуска. Если отклонения находятся в пределах этих
границ, то они принимаются системой; если они выходят за пределы границ,
то пользователь получает соответствующее сообщение и может сделать кор-
ректировку. Если нарушена верхняя граница допуска, то хотя проводка доку-
мента и может быть осуществлена, документ всеже блокируется для платежа.
В финансовой бухгалтерии платеж по документу можно произвести только в
том случае, если в ходе отдельной рабочей операции заблокированный доку-
мент будет разблокирован.

Рис. 8-2. Проводка счета.

Выполняя проводку счета, система создает документ и осуществляет провод-


ки по соответствующим счетам. Счета, по которым должны выполняться
проводки, устанавливаются автоматически. Кроме того, в случае счетов со
ссылкой на заказ на поставку обновляются данные по обработке заказа и,
при необходимости, цена и стоимость в основной записи материалов.

Счета-фактуры со ссылкой Счета особой формы со ссылкой на поступление материала представляют со-
на поступление материала бой счета, относящиеся к заказам на поставку. При создании такого счета ре-
визор вводит только номер накладной поставщика или номер документа со-
ответствующего поступления материала. На основании этого система уста-
навливает необходимые данные и предлагает их пользователю. Таким обра-

8-2
Контроль счетов 8

зом рассчитываются отдельные поставки. В качестве альтернативной воз-


можности для пользователя при контроле счетов со ссылкой на поступление
материала является получение данных из заказа на поставку.

В этом случае для каждой позиции заказа по каждому поступлению матери-


ала система создает свою собственную позицию счета. Таким образом выпол-
няется однозначное присвоение данных о поступлении материала и счета.

Рис. 8-3. Контроль счетов со ссылкой на поступление материала: экран


выбора.

Счета, не имеющие в системе ссылочных документов, например, счета из ре- Счета без ссылки на заказ
сторана, отеля и т. п., могут также обрабатываться функцией контроля сче- на поставку
тов. При этом пользователь сначала создает позицию кредитора; в заключе-
ние для каждой позиции счета создается позиция документа. Имеется воз-
можность делать проводку на счет учета запасов материала, основной счет
или основное средство.

Для ввода счетов в распоряжении пользователя имеются многочисленные Функции ввода счетов
функции. Важнейшие из них перечислены ниже:

q поиск заказа на поставку

Для того, чтобы определить, к какой поставке относится счет-фактура,


можно составить список всех поставок по данному материалу или
поставок от данного кредитора.

8-3
8 Контроль счетов

q многократный выбор

Если счет-фактура имеет позиции, относящиеся к различным заказам


на поставку, то эта операция может быть принята в одном документе
проводки.

q корректировка документа

Перед проводкой пользователь может корректировать каждую


позицию счета любое количество раз.

q моделирование документа

Во время ввода счета-фактуры пользователь может моделировать


движения счета, осуществляемые при проводке; при этом
показывается также сальдо документа.

q Доступ к информации:

При вводе счета-фактуры пользователь имеет доступ к различным


дынным среды, например, к данным заказа на поставку, к данным по
обработке заказа, к данным материала или к данным кредитора.

Какие функции имеются в распоряжении пользователя для обработки


счетов-фактур?

q Возможность ввода данных со ссылками на заказ на поставку,


поступление материала или без ссылок.

q Моделирование проводок в финансовой бухгалтерии.

q Доступ к данным среды.

8-4
Контроль счетов 8

Налоги
В системе SAP могут быть отображены все действующие в стране или за ру-
бежом виды вычитаемых или невычитаемых налогов.

Приведенная в счете ставка налога, также как и сумма налога, если она пока-
зана в счете, вводится при его создании. Система проверяет соответствие
суммы счета, ставки и суммы налога. При обнаружении несоответствия сис-
тема предупреждает пользователя об этом, но допускает выполнение провод-
ки.

У счета-фактуры без указания суммы налога, эта сумма расчитывается сис-


темой.

Если дано несколько позиций счета с различными ставками налога, то обра-


ботка суммы налога осуществляется внутри отдельной позиции счета.

При проводке счета позиции суммы налога создаются автоматически.

Чем характеризуется обработка суммы налога в контроле счетов?

q Отображением видов как вычитаемых, так и невычитаемых налогов.

q Вводом ставки налога и/или суммы налога.

q Автоматической проводкой сумм налогов.

8-5
8 Контроль счетов

Проводки брутто/нетто
Сконто При создании счета указанные условия платежа могут вводиться в качестве
значений по умолчанию, а пользователь получает данные об условиях дого-
воренности из заказа на поставку или из данных о кредиторе. Условия плате-
жа являются трехступенчатыми, т. е., например, 3 % сконто в течение 10 дней,
2 % сконто в течение 20 дней и нетто - в течение 30 дней. Наряду с этим име-
ется возможность ввести фиксированную сумму сконто. Имеется два вида
проводки выручки от сконто:

q брутто

q нетто.

Будет ли счет проводиться как брутто или как нетто устанавливается реви-
зором при вводе счета.

Проводка брутто В случае проводки брутто выручка от сконто при проводке счета остается
сначала неучтенной. Только при прогоне программы платежей в финансо-
вой бухгалтерии сконто проводится по нейтральному счету выручки.
Тем самым, проводка сконто не имеет никакого влияния на счета запаса
или затрат.

Проводка нетто В случае проводки нетто выручка от сконто учитывается уже при проводке
счета. Значения отдельных позиций уменьшаются на соответствующие доли
суммы сконто. Проводка по корреспондирующему счету в размере общей
суммы сконто проводится на транзитный счет учета сконто, выравниваемый
при платеже.

Позиции счета без сконто В том случае, если для определенных позиций счета-фактуры сконто не пре-
дусмотрено, то при вводе счета имеется возможность обозначать эти пози-
ции как позиции, не имеющие значения для сконто.

Какие возможности предлагает контроль счетов для учета сумм сконто?

q Проводка брутто: сумма сконто рассчитывается и реализуется


только при прогоне программы платежей.

q Проводка нетто: сумма сконто рассчитывается и реализуется в


ходе контроля счетов.

8-6
Контроль счетов 8

Прочие функции
Иностранная валюта
Если в поступающих счетах-фактурах вид валюты отличается от внутрен-
ней, принятой в фирме валюты, то данные счета необходимо вводить в ино-
странной валюте. Система пересчитывает иностранную валюту во внутрен-
нюю валюту. Для этого у пользователя имеются различные возможности:

q Указание курса производится при вводе данных заказа на поставку и Указание курса
не изменяется.

q Определение курса происходит посредством указания среднего курса


из таблицы и даты валютирования.

q Курс может вводиться непосредственно в функции контроля счетов.

При проводке счета суммы проводки в документе счета ведутся как в иност-
ранной, так и во внутренней валютах.

При вводе счетов в иностранной валюте автоматический пересчет


производится в соответствии с указаниями курса валют.

Контировки
Материалы, заготавливаемые не для складирования, и услуги в позициях за-
каза должны снабжаться признаками контировки. При этом одну позицию
можно разделить на различные контировки. Если по одной контированной
позиции происходит поступление оцениваемого материала, то установлен-
ная в заказе на поставку контировка, должна делаться обязательно. Ревизор
может изменить контировку при поступлении неоцениваемого материала.

Дополнительное дебетование
Если по уже рассчитанной операции поступает еще один счет-фактура, то он
может быть проведен в виде дополнительного дебетования. Проводка осуще-
ствляется непосредственно по счету учета запасов материала или бухгалтер-
скому счету затрат. В истории заказа на закупку обновляется рассчитанная
стоимость, в то время как рассчитанное количество остается без изменений.

8-7
8 Контроль счетов

Кредитования
Проводка кредитований выполняется аналогично проводке счетов в контро-
ле счетов. При этом можно делать ссылку на заказ на поставку или на по-
ступление материала. Кроме того, можно сторнировать отдельные докумен-
ты счета. С помощью последней функции система автоматически создает со-
ответствующее кредитование на величину проведенных в счете объемов и
стоимостей.

Авансовые платежи
В заказе на поставку могут быть предусмотрены обусловленные с поставщи-
ком авансовые платежи, которые относятся ко всему заказу на поставку или
к отдельным позициям заказа. Если выполнена проводка авансовых плате-
жей по поставке, то пользователь при вводе счета по этому заказу получает
соответствующее указание. Это действительно также и для являющихся ней-
тральными по отношению к операции авансовых платежей кредиторам. В
этом случае используя отдельную рабочую операцию, пользователь может
изменить проводку.

Корреспонденция
В непосредственной связи с контролем счетов стоит система обработки
текстов SAPscript®. Это позволяет во время обработки счета вводить текст и
автоматически переносить в него часть данных из счета. Текст может быть
сразу же направлен адресатам внутри фирмы или вне ее при помощи различ-
ных средств связи, таких как, например, электронная почта, телефакс, элек-
тронная передача данных и т. п.

Затраты по доставке
Запланированные Запланированные затраты по доставке подразделяются на различные виды,
затраты по доставке например, фрахтовые, таможенные, страховые или упаковочные затраты.
Для каждого вида устанавливаются фиксированные, зависящие от количест-
ва или от стоимости поставки затраты.

Запланированные затраты по доставке вводятся в заказе на поставку в каж-


дой позиции заказа. При поступлении материала счет учета запаса материа-
лов или бухгалтерский счет затрат дебетуется на затраты по доставке. Про-
водка по корреспондирующему счету делается на специальный перерасчет-
ный счет, например, на фрахтовый перерасчетный счет, который выравнива-
ется при проводке затрат по доставке. В рамках функции контроля счетов
пользователь может составить списки всех затрат по доставке в зависимости
от вида заказа на поставку, от накладной и от кредитора и, таким образом,
правильно присвоить выставленные в счете затраты по доставке.

8-8
Контроль счетов 8

Рис. 8-4. Запланированные затраты по доставке.

Данные о незапланированных затратах по доставке вводятся непосредствен- Незапланированные


но при создании счета. Система автоматически распределяет их по отдель- затраты по доставке
ным позициям пропорционально проведенным стоимостям. При необходи-
мости другое распределение может быть установлено вручную. Незаплани-
рованные затраты по доставке проводятся непосредственно по счету учета
запасов материала или по бухгалтерскому счету затрат.

При контроле счетов могут обрабатываться запланированные затра-


ты по доставке со ссылкой на заказ на поставку и незапланирован-
ные затраты по доставке.

Какие прочие функции имеются в распоряжении пользователя при об-


работке счетов?

q Обработка в иностранной валюте.


q Учет признаков контировки.
q Реализация дополнительного дебетования.
q Создание кредитования.
q Указание на аванс.
q Обработка затрат по доставке.

8-9
8 Контроль счетов

Блокированные счета
Если в счете есть отклонения от данных заказа на поставку или поступления
материала, то пользователь должен переписать предложенные системой ко-
личества и стоимости. Возможны следующие отклонения:

q отклонение по количеству,

q отклонение по цене,

q отклонение по срокам,

q отклонение по качеству,

q превышение проекта бюджета.

Допуски Для отдельных отклонений могут быть установлены допуски. Если отклоне-
ние находится в пределах границ допуска, то система принимает это откло-
нение. Если оно находится за границей допуска, то пользователь получает об
этом сообщение. И в том и в другом случае проводка счета может быть вы-
полнена. Однако, если в позиции счета нарушена верхняя граница допуска,
то весь счет-фактура будет заблокирован для платежа, а в позиции будут
указаны соответствующие причины блокирования. Таким образом можно
сначала выяснить, почему появились отклонения. Платеж по счету-фактуре
может быть произведен только тогда, когда он будет деблокирован в ходе от-
дельной рабочей операции.

Деблокирование счетов Для обработки блокированных счетов пользователь может создать их спи-
сок. Из этого списка он может:

q отменять отдельные причины блокирования,

Это целесообразно, например, тогда, когда дополнительные проверки


показали, что отклонение по цене правильно, но по данной позиции
счета-фактуры имеется еще отклонение по количеству.

q деблокировать счет-фактуру.

Деблокированные счета могут быть оплачены в финансовой бухгалтерии


при очередном прогоне программы платежей. Поскольку поиск причин от-
клонения может продолжаться несколько дней, то при деблокировании су-
ществует возможность изменения даты, начиная с которой действуют усло-
вия платежа, таким образом, чтобы выручка от сконто была реализована не-
смотря на блокирование счета-фактуры.

Если счет-фактура блокирован из-за отклонений по количеству или по сро-


кам, то причина блокирования может исчезнуть из-за поступившего тем вре-
менем материала или из-за истекшего тем временем срока. Эти счета также
могут быть деблокированы. Для этого в распоряжении пользователя имеет-
ся функция автоматического деблокирования. С её помощью деблокируют-
ся те счета, причина блокирования которых стала несущественной.

8-10
Контроль счетов 8

Каким образом происходит обработка блокированных счетов-фактур?

q Посредством выявления отклонений с учетом границ допуска.

q Путем включения в позиции документа причин блокирования


документа платежа.

q При помощи собственной функции деблокирования счетов-


фактур.

q Путем создания кредитования.

q Посредством указания на авансовые платежи.

q Посредством обработки затрат по доставке.

8-11
Глава 9

Управление складами
Поддерживаемые электронной системой обработки данных организация и
управление складами обеспечивают производительность и эффективность
процессов логистики внутри предприятия. Система MM-WM (СУС), поми-
мо прочего, предлагает:

q управление комплексными структурами складов,

q управление складскими местами,

q управление видами складов: например, высокополочный склад,


блочный склад, склад с фиксированными/закрепленными местами,

q непрерывный контроль всех релевантных движений складских


запасов,

q складирование и отпуск со склада в соответствии с различными


стратегиями,

q обработка разниц,

q обработка опасных материалов,

q обработка данных инвентаризации,

q поддержка штрихового кода,

q интерактивные отчеты.

Управление складами поддерживает все имеющие место процессы движения


запасов материалов. Ими являются инициируемые СУС (ММ) процессы, та-
кие как, например, поступление и отпуск материалов и инициированные си-
стемой сбыта (SD) расходы запасов материалов. Поддерживаются также
процессы движения запасов материалов внутри склада (физическое переме-
щение запаса, пополнение запасов и т. д.). Необходимая при этом проверка
доступности запаса материала производится в предварительно загруженных
системах.

Рис. 9-1. Включение СУС в систему SAP.

9-1
9 Управление складами

Для определенных операций в системе управления запасами и в системе от-


грузки создаются транспортные заявки, посредством которых активизирует-
ся система управления складами:

q такие движения материалов, как поступления материалов и проводки


переноса запаса,

q подготовка материала для производственных заказов,

q отгрузка по заказам клиентов.

На основе этих транспортных заявок создаются транспортные заказы, ини-


циирующие и контролирующие перемещение запаса внутри склада. Возмож-
ны распечатка сопроводительных документов и передача данных.

Рис. 9-2. Функциональные процессы в системе управления складами.

9-2
Управление складами 9

Структура складов
Структура складов определяется свободно и приводится в соответствие с су-
ществующими условиями.

Рис. 9-3. Структура склада.

Отображение комплексного склада осуществляется с помощью определения Номер склада


номера склада. К одному номеру склада могут относиться различные органи-
зационные и технические единицы, обозначаемые как типы складов.

Типом склада является деление комплексного склада на субсклады, которые Тип склада
отличаются друг от друга складской техникой, формой организации или сво-
ими функциями.

Рис.9-4. Тип складского места и складской участок.

Под складским местом понимается наименьшая пространственная единица, Складское место


которая может рассматриваться как тип склада. Оно подразумевает точное
место на складе, где находится или куда складируется материал.

Складской участок объединяет ряд складских мест, имеющих одинаковые Складской участок
свойства. Критерии, на основании которых происходит это объединение, мо-
гут быть любыми.

9-3
9 Управление складами

Тип складского места Типы складских мест идентифицируют величину складского места и исполь-
зуются для поиска складского места.

Нижеприведенный рисунок показывает включение структуры СУС в струк-


туру управления запасами.

Рис. 9-5. Структура управления складами.

Посредством настройки таблицы происходит управление работой системы


при отдельном движении запаса материала.

На рис. 9-6 показана настройка параметров на уровне типа склада.

Рис. 9-6. Свойства типа склада.

9-4
Управление складами 9

Каким образом в системе SAP отображается структура склада?

q Возможно свободное определение склада.

q Комплексный склад имеет свой номер, тип и подразделяется на


типы складских мест (например, в зависимости от складской
техники). Складские места образуют наименьшие
пространственные единицы, объединяемые в складские участки.

q Управление движением складских запасов материалов


определяется настройкой таблицы.

9-5
9 Управление складами

Транспортная заявка на перемещение запаса


Запланированное движение складских запасов управляется с помощью
применения транспортных заявок на перемещение запаса и представляет собой
требование системы ММ к системе WM. Транспортная заявка на перемещение
запаса создается при помощи системы управления запасами при различных
проводках, ведущих к изменению состояния запасов, или же составляется вруч-
ную. Она может использоваться для принятия материала на склад, выдачи со
склада или для подготовки движения складских запасов внутри склада.

Различные критерии позволяют создавать из транспортных заявок транс-


портные заказы на физическое перемещение складских запасов материалов.
На основе различия между планированием и выполнением может быть уста-
новлено, должно ли проводиться движение складских запасов, началось ли
оно или уже закончилось. Транспортная заявка на перемещение запаса, по-
мимо прочего, содержит информацию о том,

q что должно перемещаться,

q какие объемы должны перемещаться,

q источник перемещения,

q что уже сделано.

Рис. 9-7. Обзор позиций

Какова основная функция транспортного заказа?

Транспортные заказы на перемещение запаса служат для того, чтобы


предварительно планировать движение складских запасов. Они содержат
информацию о количестве перемещаемых объектов и об источнике.
9-6
Управление складами 9

Транспортный заказ
Транспортный заказ содержит информацию о движении складских запасов.
Этими данными являются:

q количество перемещаемых запасов,

q номер материала,

q складские места, задействованные в перемещении.

Проводки переноса запаса, например, деблокирование объемов запасов, на- Движение


ходящихся на контроле качества, также обрабатываются при помощи транс- складских запасов
портных заказов.

Для движения складских запасов с обязательным подтверждением операции,


подтверждение делается тогда, когда произошло физическое перемещение за-
паса. Если запланированное количество не соответствует перемещенному ко-
личеству запаса, то разница может быть введена при подтверждении переме-
щения запаса.

Рис. 9-8 иллюстрирует возможную схему обработки поступления материала Поступление материала
(ПМ) по транспортному заказу.

Рис. 9-8. Процедура поступления материала.

9-7
9 Управление складами

Поддерживаются следующие виды поступления материалов:

q по заказам на поставку,

q без заказов на поставку,

q для производственных заказов,

q в запас на контроле качества,

q возврат от клиентов.

Рис. 9-9 показывает разделение помещаемого на склад материала в количест-


ве 225 шт. на 7 поддонах по 30 шт. на каждом и одного поддона с 15 шт. Мес-
та складирования (дополнительные места) были определены системой с
использованием предварительно настроенной стратегии.

Рис. 9-9. Подготовка складирования.

Отпуск материала Поддерживаются следующие операции по отпуску материала:

q место возникновения затрат, проект и т. д.,

q подготовка к производству,

q поставка клиентам.

В системе сбыта (отгрузка) имеется возможность автоматически иницииро-


вать комплектование в системе управления складами при помощи опреде-
ления данных поставки.

При комплектовании с фиксированными складскими местами такое склад-


ское место определяется по основным данным. Для хаотично организован-

9-8
Управление складами 9

ных складов создается транспортный заказ для выполнения каждой постав-


ки. Укомплектованные количества вносятся в позиции поставки с подтверж-
дением транспортного заказа.

Рис. 9-10. Комплектование при связи систем SD и WM

Для операций, не относящихся к поступлению и отпуску материалов непо- Проводка переноса


средственно, поддерживаются следующие функции: запаса/физическое
перемещение запаса
q переноса проводки материала на контроль качества,

q переноса проводки консигнационного запаса,

q переноса проводки “партия —> партия”,

q переноса проводки “материала —>материал”,

q переноса проводки возврата материала,

q перемещение запасов складов для пополнения запасов.

При движениях складских запасов с обязательным подтверждением прини- Подтверждение


маемый или отпускаемый объем запаса не является доступным до тех пор, по-
ка не будет сделано подтверждение. При помощи данной функции подтверж-
дается, что обработка транспортного заказа или его позиций закончена.

Рис. 9-11. Возникновение разниц при принятии материала на склад.

9-9
9 Управление складами

Разницы Иногда разницы возникают при выполнении транспортных заказов, напри-


мер, когда при отпуске на складском месте оказывается недостаточно мате-
риала, или когда при перемещении повреждается какое-либо количество ма-
териала. Данные по разницам вводятся при создании подтверждений, а затем
сообщаются в систему управления запасами.

Обработка транспортных При обработке транспортных заказов в системе может быть осуществлена
заказов настройка того, какие функции должны выполняться автоматически, а какие
вручную.

Управление печатью Управление печатью позволяет устанавливать, в какое время, на каком печа-
тающем устройстве должны быть распечатаны соответствующие документы.

Рис. 9-12. Экран печати отдельного транспортного заказа (пример).

Какие функции выполняет транспортный заказ?

q Транспортный заказ служит для осуществления процессов


движения складских запасов, например, поступлений и отпуска
материала, проводок переноса и физических перемещений запасов.
q Он содержит указание номера и объема материала, а также объема
используемых складских мест.
q При получении подтверждения закрываются движения складских
запасов с обязательным подтверждением.

9-10
Управление складами 9

Стратегии
При помощи различных стратегий система предлагает данные о том, где ма-
териал должен быть складирован, куда отпущен или как скомплектован. Эти
стратегии позволяют наиболее оптимально использовать возможности
склада при принятии материала. При отпуске материала со склада на основе
различных критериев может быть быстро найдено складское место, где нахо-
дятся соответствующие материалы. Предложения могут быть изменены
вручную.

Для каждого материала может быть установлено, какой тип склада должен Поиск типа склада
использоваться при принятии этого материала, например, для сырья - высо-
кополочный склад I, для наркотических веществ - специальный склад II.

Для каждого материала внутри типа склада могут быть определены участки Поиск участка склада
склада, например, быстроподвижные запасы складируются на участке II.

При складировании на основе предложения из основной записи материалов


или на основе ввода типа единицы складирования можно указать вид
складирования, например, использование европейских или решетчатых под-
донов. Такое присвоение видов мест типу единиц складирования позволяет
найти для складируемой единицы оптимальное складское место.

Для поиска складского места внутри типа склада в распоряжении пользова- Поиск складского места
теля имеются следующие стратегии:

q поиск свободного места Стратегия приемки


материала на склад
Осуществляется поиск подходящего свободного места,

q фиксированное складское место

Материалу может быть присвоено фиксированное складское место.

q ввод данных вручную

Система не определяет складское место автоматически, а ожидает


ввода данных.

q пополнение запаса

Сначала осуществляется поиск складских мест, на которых уже


находится материал. Делается попытка пополнить запас на данном
месте принимаемым количеством. Если это не представляется
возможным по причине нехватки места, то ведется поиск свободного
места.

q блочный склад

Предназначен для тех материалов, которые должны быть


складированы в больших количествах на небольшом пространстве,
например, таких материалов, как шины и т. п.

9-11
9 Управление складами

q полки

Некоторые склады сделаны таким образом, что на полках может быть


установлено различное число поддонов в зависимости от их размеров,
например, 3 европейских или 2 промышленных поддона.

Стратегии отпуска q FIFO


материала со склада
В соответствии с этой стратегией сначала со склада отпускаются
материалы, имеющие самую раннюю дату поступления.

q LIFO

В соответствии с этой стратегией сначала со склада отпускаются те


материалы, которые имеют самую позднюю дату поступления.

q неполный квант

Если внутри типа склада хранятся как полные единицы, так и


неполные кванты, то это будет учитываться при поиске в зависимости
от количества отпускаемого материала.

q крупные/малые количества:

Если полные поддоны хранятся на высокополочном складе, а


отдельные картонные коробки хранятся на складе с фиксированными
местами хранения, то по каждому материалу может быть заранее
задано количество, которое управляет тем, должен ли отпуск
материала производиться с высокополочного склада или со склада с
фиксированными местами.

Какие задачи выполняют стратегии в рамках управления запасами?

q Стратегии позволяют определить данные по умолчанию о том, на


какие складские места материал должен складироваться, или с
каких складских мест он должен отпускаться, и где должно
производиться комплектование.

q Целью стратегий является оптимальное использование мощностей


склада.

q Различаются стратегии принятия на склад и отпуска материала со


склада.

9-12
Управление складами 9

Инвентаризация
Инвентаризация выполняется на складских местах и считается законченной,
если в течение финансового года она выполнялась по каждому складскому
месту хотя бы один раз. Методы инвентаризации устанавливаются отдельно
для каждого типа склада и позволяют учитывать его технические и органи-
зационные особенности.

Поддерживаются следующие методы инвентаризации:

q инвентаризация на определенную дату,

q непрерывная инвентаризация на определённую дату,

q непрерывная инвентаризация путем принятия материала на склад,

q непрерывная инвентаризация путем проверки отсутствия запасов,

q выборочная инвентаризация.

Результаты инвентаризации хранятся в системе.

Инвентаризуемое складское место снабжается кодом, позволяющим опреде- Код инвентаризации


лить использованный метод инвентаризации. Одновременно он служит до-
казательством того, что инвентаризация выполнена.

Разницы между запасами по данным бухгалтерского учета и подсчитанными Разницы


объемами запасов материалов проводятся на промежуточный склад разниц.
Система управления запасами имеет доступ к данным этого склада и осуще-
ствляет списание.

Для каждого складского места создается история инвентаризации. Она мо- История инвентаризации
жет быть просмотрена в диалоговом режиме даже спустя длительное време-
ня, например, через несколько лет.

За счет автоматически созданных документов инвентаризации осуществля- Документы


ется поддержка инвентаризации на определенную дату. При помощи доку- инвентаризации
ментов инвентаризации обеспечивается выполнение следующих функций:

q распечатка инвентаризационной описи,

q ввод результатов подсчета,

q инициирование повторного подсчета,

q анализ объема инвентаризационных разниц,

q списание инвентаризационных разниц.

Чем характеризуется инвентаризация?

q Инвентаризация проводится по складским местам.


q Для каждого типа склада устанавливается метод инвентаризации.
q Поддерживаются все распространенные методы инвентаризации.

9-13
9 Управление складами

Управление единицами складирования


Управление единицами складирования позволяет делать логическое объеди-
нение объемов материалов, которые в рамках одного типа склада должны уп-
равляться как единое целое с использованием номера единицы складирова-
ния. Благодаря этому можно управлять материальными потоками и контро-
лировать их внутри склада, используя единицу складирования.

Все единицы складирования, например, европейские поддоны, решетчатые


поддоны и т. д. получают идентификационный номер, управление которым
выполняется так же, как и номером единицы складирования. Таким образом,
становится известным, на каком складском месте расположена единица
складирования, какое количество материала находится на складе и какие
операции должны быть выполнены по отношению к этому запасу. Единицы
складирования могут быть гомогенными (одна позиция материала) или сме-
шанными (несколько позиций материала) единицами складирования.

В распоряжении пользователя имеются следующие функции по отношению


к единице складирования:

q создание транспортного заказа,

q подтверждение движения складских запасов,

q пополнение запасов по отдельным позициям материалов


существующими единицами складирования,

q распечатка сопроводительных документов/документов единицы


складирования.

Какие задачи выполняет функция управления единицами складирова-


ния?

Посредством единицы складирования объединяются объемы запасов


материала, которые управляются и контролируются как единое целое.

9-14
Управление складами 9

Децентрализованная система управления


складами
Наряду с интегрированным использованием в рамках системы R/3, управле-
ние складами может применяться и как децентрализованная система в со-
единении с системой R/2.

Тесная интеграция управления материальными потоками и сбыта с прило-


жениями R/2 обеспечивается на основе асинхронной связи “программа -
программа”. Движение запасов материала в вышестоящей системе управле-
ния материальными потоками вызывает, при необходимости, проводки в си-
стеме WM. Стоящие на очереди для сбыта заказы на поставку передаются на
автономную ЭВМ, и после произведенного комплектования дается под-
тверждение фактического количества. При отсутствии хост-системы выяв-
ленные разницы или данные о поступлении материалов с производства со-
здаются в децентрализованной системе. Проводка в централизованной сис-
теме управления запасами производится автоматически, как только снова
активизируется хост-система.

Рис. 9-13. Децентрализованная управления складами.

Что понимается под управлением складами?

Управление складами системы R/3 в качестве децентрализованной


системы может использоваться также и в соединении с системой R/2 .

9-15
Глава 10

Специальные хозяйственные
операции
В системе MM имеется несколько специальных форм обработки, взаимо-
связь которых будет описана ниже. Эти функции проявляются во всех сфе-
рах: планировании потребности в материалах, закупке, управлении запасами
и контроле счетов. Представленные здесь хозяйственные операции наглядно
показывают разнообразные возможности применения системы ММ.

Консигнационный материал
Консигнационным материалом является материал поставщика, который
складирован на собственном заводе, но остается собственностью поставщи-
ка. Только после отпуска материала или его приемки в собственный запас
происходит оценка материала в качестве кредиторской задолженности по
определенной цене поставщика. Не принятый материал может быть отправ-
лен обратно. Расчет с поставщиком производится, например, ежемесячно,
ежеквартально и т. д.

Рис. 10-1. Обработка консигнационных материалов

Консигнационный материал поставщика может вестись под тем же номером, Особый запас
под которым ведется собственный материал. Отображение осуществляется
по каждому поставщику в виде особых запасов. Объемы запасов ведутся раз-
дельно по каждому поставщику. Управление ценами осуществляется с уче-
том цены поставщика. Средняя скользящая цена образуется на уровне оцен-
ки стоимости.

10-1
10 Специальные хозяйственные операции

Движения запасов Проводка поступления материалов по позициям консигнационных заказов


материалов или соглашений о поставках консигнационного материала партиями, также
как и поступление материалов по обычным документам закупки, выполняет-
ся вводом в поля запаса “свободно используемый запас”, “блокированный
при поступлении материал” или “запас на контроле качества” с меткой соот-
ветствующего особого запаса.

Если для консигнационного материала ведение партиями обязательно, и


включено управление состояниями партий, то при поступлении материалов
могут выполняться проводки в ограниченно используемый или в блокиро-
ванный запас. Описанное в Главе 6 движение запасов материалов может осу-
ществляться и в отношении к консигнационным запасам, например, отпуску
из консигнационного запаса выборочной пробы для контроля качества. От-
пуск консигнационного материала может планироваться предварительно.

При проводке все движения запасов консигнационного материала однознач-


но присваиваются консигнационному запасу путем указания кода особого
запаса.

На основе договорных условий может потребоваться включение консигна-


ционного материала в собственный запас, например, когда с поставщиком
достигается договоренность о том, что остающиеся консигнационные запасы
в конце финансового года должны передаваться в собственный запас.
Представляется также возможным за счет такого получения материала пери-
одически пополнять собственные запасы до должного уровня и делать про-
водку отпуска материала по конкретному заказу клиента из собственных за-
пасов.

Какие признаки характерны для обработки консигнационного


материала?

q Наличие относящихся к поставщику особых запасов для


отображения консигнационных материалов.

q Раздельное ведение объемов запасов по каждому поставщику.

q Движения запасов консигнационных материалов осуществляются


также, как и движение обычных запасов материалов.

10-2
Специальные хозяйственные операции 10

Обработка давальческого материала


Закупка материала осуществляется на основе заказов на обработку давальче-
ского материала. Предусматривается:

q передача поставщику заказа на материал или услугу;

q предоставление компонентов давальческого материала для


производства;

q отпуск давальческого материала из собственного заводского запаса;

q проводка изготовленного материала/выполненной услуги как


поступления материала;

q проводка предоставленного давальческого материала как расхода


посредством проводки поступлений материалов.

Если запасы давальческого материала находятся у подрядчика, то они ведут- Запасы


ся как особые запасы по каждому поставщику. Хотя они и являются собствен-
ностью фирмы, но они недоступны и не относятся к общим запасам завода.

Если позиции давальческого материала предусматривают поставку материа- Обязательное ведение


ла партиями, то эти поставки в системе кодируются для того, чтобы позднее партиями
можно было осуществить возврат материала поставщику/сторнирование, а
также проводки расхода материала в номерах партий.

При поступлении изготовленного материала расход давальческих материа- Поступление материала


лов списывается в количественном и стоимостном отношении (цена оценки
в основной записи материала). Количественные данные копируются в стати-
стику расхода материала. Списываемая стоимость вместе с стоимостью нет-
то заказа дает стоимость поступления изготовленного материала.

Рис. 10-2. Особый запас у подрядчика.

10-3
10 Специальные хозяйственные операции

q В случае с материалами с обязательным ведением партиями для


каждой предоставленной партии давальческого материала создается
собственная позиция отпуска материала.

q В соотношении объем поступления материалов/объем заказа на


поставку для списания предлагается объем материалов из запаса
давальческого материала и данный объем может корректироваться.

Корректировка расхода На основе входящего счета-фактуры также можно корректировать уже про-
давальческого материала веденный расход давальческого материала. Таким образом, имеется возмож-
ность корректировки расхода давальческого материала в случае его перерас-
хода или недорасхода.

Каким образом осуществляется поддержка обработки давальческого


материала в системе управления материальными потоками?

q Путем отображения состояния обработки давальческого материала


при помощи особого запаса.

q Посредством автоматической проводки расхода давальческого


материала при поступлении изготовленного материала.

10-4
Специальные хозяйственные операции 10

Физическое перемещение запасов


Для осуществления физических перемещений запасов с завода на завод мо- С завода на завод
гут использоваться заказы на перевозку материала. Преимущества заключа-
ются в возможности планирования потребности в материалах и в предвари-
тельном планировании затрат по доставке. В качестве закупочной цены бе-
рется оценка завода (балансовой единицы), сдающего материал. Для матери-
алов с управлением ценой “V” на принимающем заводе используется сред-
няя скользящая цена. Необходимо осуществить следующие операции:

Принимающий завод заказывает материал и выполняет в позиции заказа Заказ на перевозку


предварительное планирование затрат по доставке. материала
Сдающий завод проводит отпуск материала со ссылкой на заказ на перевоз- Отпуск материала/ов
ку материала. Отпущенный объем ведется для завода, принимающего мате-
риал в виде материала запаса в пути.

Принимающий завод выполняет проводку поступления материала со ссыл- Поступление материала


кой на заказ на перевозку материала. При поступлении материала снижает-
ся как запас в пути, так и ожидаемые поставки по заказам.

Для чего служат заказы на перевозку материала?

Они используются для отображения процессов физических перемещений


запасов с завода на завод. Их преимущество состоит в том, что они
используются при планировании потребности в материалах и позволяют
предварительно планировать затраты по доставке.

10-5
Глава 11

Информационные системы
Информация образует основу для целенаправленного и своевременного при-
нятия стратегических и оперативных решений. Здесь необходимы инстру-
менты, которые, с одной стороны, будут способствовать тому, чтобы ограни-
чить информационный поток рамками существенных факторов, а с другой
стороны, позволять проводить гибкую подготовку информации в зависимо-
сти от потребности в ней.

В сфере MM, наряду с представленными в Главе 5 (Закупка) и в Главе 6 (Уп-


равление запасами), в схематическом виде функциями анализа и просмотра
уже были предложены следующие информационные системы:

q информационная система по закупкам,

q контроллинг запасов.

Информационная система по закупкам располагает собственной информа- Информационная


ционной базой и включает несколько стандартных аналитических отчетов система по закупкам
(например, по поставщикам, по группе закупок и т. д.). Она позволяет в раз-
личных ракурсах рассматривать до 30 показателей, например, таких как чис-
ло заказов на поставку.

База данных и форма их представления могут быть созданы с учетом инди-


видуальных требований пользователя.

Информационная система по закупкам является составной частью информа-


ционной системы логистики. Ее логическая структура и интерфейс пользо-
вателя соответствуют информационным системам, принятым в сферах сбы-
та и производства.

Контроллинг запасов осуществляет анализ документов, сокращает обшир- Контроллинг запасов


ную информацию из системы управления запасами до объема существенных
показателей и позволяет, таким образом, делать анализ узких мест, который
поддерживается также и наглядной графикой.

Контроллинг запасов тоже является составной частью информационной си-


стемы логистики.

11-1
11 Информационные системы

Информационная система по закупкам


Информационная система по закупкам (ИСС) является гибким инструмен-
том сбора, уплотнения и анализа данных по операциям закупок.

Прозрачность Целью ИСС является обеспечение пользователя возможностью рассматри-


вать всю информацию из оперативных приложений в любых ракурсах. Сте-
пень информационной глубины может быть определена пользователем ин-
дивидуально.

Анализ данных может осуществляться в ИСС двумя путями: с использова-


нием стандартных или гибких аналитических отчетов.

Стандартные Стандартные аналитические отчеты основываются на базах статистических


аналитические отчеты данных ИСС (информационные структуры), в которых важные показатели
обновляются непосредственно из оперативных приложений.

Планирование С использованием информационной системы по закупкам, на основе этих


данных возможно планирование показателей.

Гибкие аналитические Гибкие аналитические отчеты основываются на любых структурах базы данных
отчеты SAP и образуют фундамент для составления аналитических отчетов ad hoc.

Графика Полученные данные могут быть подготовлены в графическом виде для лю-
бого созданного списка. Таким образом ИСС предлагает основу для быстро-
го и объективного принятия решения.

База данных стандартных аналитических отчетов


Информационные Из большого числа данных оперативных приложений важнейшие показате-
структуры ли сохраняются в файлах статистических данных, в так называемых инфор-
мационных структурах. Информационная структура складывается, помимо
ссылки на время (период), из признаков и показателей (см. рис. 11-1).

Рис. 11-1. Информационная структура.

11-2
Информационные системы 11

Под признаками понимается информация, которая подходит для уплотне-


ния (например, информация о закупочной организации). Показателями яв-
ляется информация, которая периодически накапливается нарастающим
итогом по признакам (например, объем заказа на поставку, объем поступив-
шего материала, количество заказов на поставку). В качестве периода допус-
каются критерии: день, неделя, месяц и период проводки.

Существуют три стандартные информационные структуры, содержащие те- Стандартные


матически связанные, информативные показатели для всех релевантных для информационные
закупок аналитических отчетов. В общей сложности можно использовать бо- структуры
лее 30 различных показателей.

Для того, чтобы дать ответ на все специфические для предприятия вопросы, Индивидуальные
может потребоваться создание собственных информационных структур. Со- информационные
здание такой информационной структуры не требует специальных знаний структуры
по программированию и возможно путем выполнения простой маркировки
признаков и показателей (техника Pick-Up).

Обновление информационных структур осуществляется сразу же или со Обновление


смещением во времени при таких операциях системы управления матери-
альными потоками как, например, составление заказа на поставку, поступле-
ние материала. Правила обновления устанавливаются для каждого поля ин-
формационной структуры. Для стандартных информационных структур эти
правила уже определены, но их можно изменять.

Информационные структуры представлены файлами статистичес-


ких данных, в которых сохраняются все важнейшие показатели.

Стандартные аналитические отчеты


Стандартные аналитические отчеты могут быть сделаны, например, по:

q группам закупщиков,

q поставщикам,

q группам материалов,

q материалам.

В каждом стандартном аналитическом отчете анализируемый объем данных


определяется при помощи различных возможностей отбора. Выбор показа-
телей, которые требуется проанализировать, может быть настроен предвари-
тельно или выполнен интерактивно во время анализа.

11-3
11 Информационные системы

Детализация Функция детального представления данных позволяет варьировать степень


информационной глубины. Последовательность, в соответствии с которой
происходит развертка данных, определяется пользователем или же выполня-
ется в соответствии с предварительно настроенным процессом анализа (так
называемая стандартная детальная ведомость запасов).

Пример:

Осуществляется анализ групп закупщиков. Получают список выбранных


групп закупщиков и нужных показателей для группы закупок. Посредством
детальной ведомости поставщиков на экран выводится список всех постав-
щиков по одной группе закупок. Другая детальная ведомость для периодов
показывает например, распределение стоимости заказа на поставку в отдель-
ный период для определенной группы закупок и для определенного постав-
щика (см. рис. 11-2).

Дальнейшие функции На всех уровнях списка может выполняться ряд функций: АВС-анализ, сег-
и графика ментация, классификация, составление рангового списока, сравнение плано-
вых показателей с фактическими. При этом все результаты могут быть пред-
ставлены графически. Дополнительно можно просмотреть следующую по-
дробную информацию: основную запись поставщика, основную запись мате-
риала и документы.

Рис. 11-2. Функции стандартного аналитического отчета

АВС-анализ АВС-анализ служит для классификации признаков по важности определен-


ных показателей. Он может осуществляться в соответствии с 4 стратегиями.
Возможной стратегией является, например, следующая: поставщики “груп-
пы А” будут являться поставщиками, которые представляют 70 % стоимости
заказа на поставку; поставщики “группы В” будут являться поставщиками,
которые представляют 20 % стоимости заказа на поставку; все остальные по-
ставщики являются поставщиками “группы С”.

11-4
Информационные системы 11

С помощью функции “Ранговые списки” можно, например, создать список Ранговые списки
10 лучших (10 самых плохих) поставщиков по фактурной стоимости.

В отношении каждого показателя может быть сделано сравнение его факти- Сравнение плановых
ческого значения с плановым. показателей с фактическими
При классификации значения признака (например, группа закупок Мюллер, Классификация
группа закупок Майер) делятся на классы по одному показателю. Таким об-
разом, можно быстро сделать обзор по всем значениям признака, имеющим
отношение к данному показателю.

C помощью функции “Cегментация” значения признака делятся на классы Cегментация


по двум показателям. Таким образом, становятся очевидными связи между
признаками и, по возможности, становятся понятными проблемные места.

При помощи ряда параметров стандартные аналитические отчеты ИСС мо- Ориентация
гут ориентироваться на выполнение особых требований пользователя. В со- на специфические
ответствии со спецификой предприятия пользователя можно настроить: требования пользователя
q число периодов, по которым будут составляться аналитические отчеты;

q обязательные для просмотра показатели;

q последовательность, в соответствии с которой должна осуществляться


стандартная развертка;

q ширина столбцов показателей и признаков.

Информационная система по закупкам содержит все важнейшие


стандартные аналитические отчеты, например, АВС-анализ, ранго-
вые списки поставщиков, списки материалов и т. д.

Гибкие аналитические отчеты


С помощью гибких аналитических отчетов данные могут индивидуально
объединяться и уплотняться. Таким образом, можно составить как подроб-
ную информацию для сотрудников, так и уплотненную информацию для ру-
ководства.

Определенные для гибкого аналитического отчета структуры анализа могут Структура анализа
ссылаться на любую структуру словаря данных (Data-Dictionary) (напри-
мер, файл документов) или на одну или несколько информационных струк-
тур. Составление информационной структуры анализа данных возможно с
помощью простой техники Pick-Up.

11-5
11 Информационные системы

Определение данных аналитических отчетов осуществляется удобным спо-


собом. Для создания индивидуального аналитического отчета требуется все-
го лишь выбрать нужные признаки и показатели (см. рис. 11-3).

Индивидуальный формат Очень удобной при этом является возможность индивидуального определе-
ния формата отчета за счет выбора определенных типов просмотра. Отчет
может быть построен таким образом, что в отношении показателя можно по-
лучить сравнение значений признака по столбцам (например, сравнение
значений в столбцах поставщиков по периодам за март и апрель по стоимос-
ти заказа на поставку, см. рис. 11-3). Для отчета могут быть определены до-
полнительные показатели, содержание которых складывается из имеющихся
показателей при помощи расчетных формул.

Рис. 11-3. Определение аналитического отчета.

Наряду со стандартными аналитическими отчетами пользователь


может применять также гибкие аналитические отчеты и индивиду-
ально определять их формат.

Графическое Данные списка также могут быть подготовлены в виде графики.


представление данных

11-6
Информационные системы 11

Планирование
Важным моментом для поддержки принятия решения в системе закупок яв-
ляется противопоставление плановых и фактических данных. Поэтому наря-
ду с обновлением фактических данных предлагается также ввод плановых
данных. Различные концепции плана могут сохраняться параллельно в каче-
стве плановых версий.

Основой планирования здесь также служат информационные структуры.

Ввод плановых данных осуществляется в cводной и удобной в использова- Таблицы плановых данных
нии таблице плановых значений. Для упрощения ввода могут использовать-
ся функции распределения или данные прогнозов, составленные на базе про-
шлых данных.

Для прогнозов могут использоваться различные модели (например, трендо- Прогноз


вая модель, сезонная модель). Можно применять определенную модель или
позволить системе самой решать, какая модель лучше всего соответствует
основному временному ряду.

В рамках планирования можно сменить ракурс планируемых элементов. Так, Ракурсы планирования
например, по одному материалу плановые данные для нескольких показате-
лей могут вводиться периодически. Точно также имеется возможность вво-
дить плановые данные по показателю для различных материалов.

Рис. 11-4. Управление графическим представлением данных.

11-7
11 Информационные системы

Возможность управления Введенные плановые данные могут быть выведены на экран в виде графики
графическим (см. рис. 11-4). Обработка графики ведется интерактивно, т. е. плановые дан-
представлением данных ные на самом графическом изображении могут изменяться выполнением
простых манипуляций с мышью, а затем измененные данные копируются в
таблицы плановых значений.

Наряду со стандартным и гибким анализом фактических данных


информационная система по закупкам предлагает также инструмен-
ты планирования, при помощи которых будущие значения могут пла-
нироваться, подготавливаться и сравниваться с фактическими дан-
ными.

Какие признаки характеризуют эффективность информационной систе-


мы по закупкам?

q Стандартные и индивидуальные информационные структуры для


сохранения важнейших показателей.

q Стандартный и гибкий анализ с возможностью подготовки


графики.

q Инструменты планирования для будущих значений.

11-8
Информационные системы 11

Контроллинг запасов
Размер запаса материала является результирующей величиной, складываю- Запасы
щейся из случайных колебаний подчиненных величин, таких как спрос и по-
ставка с одной стороны, и решений, принимаемых в различных функцио-
нальных сферах, таких как планирование потребности в материалах, закуп-
ка, сбыт и производство - с другой стороны. Данные решения основываются
на движении запасов материалов в будущем, отображаемых в различных уп-
равляющих параметрах, таких как резервный запас, объем заказа на постав-
ку, размер партии и т. д. Поэтому важно следить за состоянием запасов для
того, чтобы проверять соответствие выполненных действий и, если это необ-
ходимо, начать переработку управляющих параметров.

Однако часто оказывается невозможно непрерывно контролировать движе-


ние запасов из-за большого числа материалов.

Рис. 11-5. Последовательность операций системы контроллинга запасов.

Контроллинг запасов позволяет просто и удобно отфильтровывать те мате- Функция оптимизация


риалы, которые являются, например, замороженным капиталом на крупную
сумму, неэффективной частью запаса, сверхнормативными запасами или не
используются в течение длительного времени и, тем самым, требуют точной
перепроверки.

11-9
11 Информационные системы

Система контроллинга запасов передает важные данные для настройки уп-


равляющих параметров, таких как резервный запас или размер партии, или
для улучшения организационных мероприятий по синхронизации отпуска и
поступления материалов.

Надлежащий уровень На основе контроллинга запасов может быть определен надлежащий уро-
запасов вень запасов (например, целенаправленное сокращение запасов) и достигну-
то оптимальное использование складских и торговых мощностей.

Информативные В рамках управления запасами в системе “Контроллинг запасов” имеющие-


показатели ся в распоряжении пользователя данные уплотняются в следующие шесть
информативных показателей:

q значение расхода (АВС-анализ),

q стоимость запасов материалов,

q обеспеченность запасами,

q неходовой материал,

q оборачиваемость запасов.

Двух- и трехмерные графики дают возможность выполнять быстрый про-


смотр показателей.

Подробные перепроверки возможны за счет получение списков.

Исследование причинно-следственных связей может проводится с помощью


функции детального представления данных, которая позволяет развернуть
сжатый показатель вплоть до отдельной проводки запасов материалов с про-
смотром соответствующих документов на материал.

Структура анализа
Для облегчения обслуживания последовательные операции анализа отдель-
ных показателей были значительно упрощены.

Объекты анализа
Каждый анализ может осуществляться на различных уровнях. Имеются сле-
дующие объекты анализа:

q все заводы вместе,

q сбытовая организация,

q закупочная организация,

q завод.

11-10
Информационные системы 11

Технологии анализа
Для проведения анализа имеется две основные технологии:

q общий анализ

Общий аналитический отчет дает возможность обзора


и классификации всех материалов одной сферы.

q ранговый список

Ранговый список предлагает возможность целенаправленно


ограничить анализ путем установки пороговых значений.

При помощи настройки и маркировки различных параметров на экране вы- Общий анализ
борки можно осуществить гибкое оформление общего аналитического отче-
та. Область анализа данных может быть ограничена указанием интервала об-
ласти номеров материалов. Кроме того, при АВС-анализе возможно предва-
рительное задание вида материала. Период проведения анализа может быть
сдвигаемым и легко настраиваемым.

У таких показателей, как оборачиваемость запасов и обеспеченность запаса-


ми, для классификации могут быть предварительно заданы границы классов.
У показателей “стоимость запасов материалов” и “неиспользуемый запас”
значения этих границ рассчитываются.

При создании рангового списка делается выборка материалов из определен- Ранговый список
ной области по пороговым значениям. Область анализа данных может быть
ограничена интервалами номеров материалов, определенной группой или
видом материала. Для объекта анализа “завод” могут быть предварительно
заданы дополнительные параметры, такие как “код АВС”, “группа закупок”
или “плановик”.

Период проведения анализа устанавливается свободно. Пороговые значения


могут задаваться в форме значений критерия анализа или в виде числа мате-
риалов с наибольшей или наименьшей стоимостью.

Анализ может проводится в форме общего аналитического отчета


или рангового списка.

Форма представления результатов


Результаты анализов могут быть просмотрены в виде легко читаемых спис- Списки и графики
ков или в виде графики.

Гистограмма показывает частотность распределения материалов по отдель- Гистограмма


ным классам.

11-11
11 Информационные системы

На рисунке 11-6 на примере обеспеченности запасами показано графическое


представление частотности.

Рис. 11-6. Графическое представление частотности на примере


показателя “обеспеченность запасами”.

При АВС-анализе используется кривая Лоренца.

Сегментация При сегментации материалы классифицируются как по соответствующему


критерию, так и по их АВС-коду . Сегментация представляется в виде трех-
мерного графика. Таким образом, сразу можно оценить, есть ли материал с
перспективными показателями и каково его количество.

Рис. 11-7. Графическая сегментация на примере показателя


“обеспеченность запасами”.

11-12
Информационные системы 11

На рис. 11-7 показана графическая сегментация на примере показателя


“обеспеченность запасами”.

Для более точного анализа материала, зачисленного в разряд критического, Функция детализации
имеется функция детализации. Детальная информация по выбранному мате-
риалу может быть просмотрена в виде графика или таблицы.

Рис. 11-8. Функция детализации

Следующие данные могут быть просмотрены в виде графика с точностью до


дня:

q диаграмма увеличения/уменьшения складских запасов,

q уменьшение складских запасов на складе,

q увеличение складских запасов на складе,

q складской запас.

В табличной форме на экран может быть выведена следующая информация:

q движение складских запасов,

q движение складских запасов нарастающим итогом,

q обзор складских запасов (делается переход к обзору запасов системы


управления запасами).

11-13
11 Информационные системы

Развертка информации Из таблиц, в которых представлено движение складских запасов, можно


до уровня документа просмотреть подробную информацию, развернутую до уровня документа.

Для представления результатов имеются списки и графика в виде


гистограмм или сегментации.

Какие цели преследуются при контроллинге запасов?

q Оптимизация запасов.

q Выявление важных показателей (например, обеспечение


запасами).

q Использование единых технологий анализа и функций для


подготовки результатов.

11-14
Глава 12

Выходные документы и печать


Система SAP располагает гибким инструментом связи между деловыми
партнерами. Выдача всех документов, от заказа на поставку до накладной по-
ставщика, в рамках управления материальными потоками управляется сис-
темой, которая автоматически устанавливает вид передачи (почта, факс или
электронный путь).

Под понятием “выходные документы” понимаются как электронные сообще- Выходные документы
ния, так и распечатанные документы. В качестве сообщений могут быть рас-
печатаны или переданы следующие документы:

q запрос предложения на поставку,

q заказ на поставку,

q контракты,

q соглашения о поставках материала партиями,

q напоминания,

q накладные.

Для определенных хозяйственных операций выходные документы создают-


ся автоматически. Например, выходной документ создается после сохране-
ния заказа на поставку.

Рис. 12-1. Обзор средств связи системы SAP.

Управление обменом сообщений в первую очередь принимает во внимание


время и вид передачи сообщения (например, распечатка или телефакс), ко-
торые могут быть изменены в соответствии со спецификой предприятия.

12-1
12 Входные документы и печать

В зависимости от параметров настройки система может определить вид от-


правки сообщений. При этом, например, в системе закупок можно индивиду-
ально управлять обработкой выходных документов по каждому поставщику.

Пользователь в любое время может определять сам, каким образом будет по-
слано сообщение.

SAPmail® C помощью системы электронной почты SAPmail® выходные документы,


относящиеся к операциям, автоматически рассылаются внутренним и внеш-
ним получателям. Таким образом, в систему закупок электронным путем по-
ступают данные об отклонениях в цене в рамках функции контроля счетов.

EDI (Электронный Сообщения могут приниматься или отправляться при помощи системы
обмен данными) электронного обмена данными (EDI).

Печать Если торговые документы должны быть распечатаны обычным образом,


то выбор печатающего устройства может быть сделан в соответствии с раз-
личными критериями. В зависимости от индивидуальных потребностей пе-
чать документов может быть осуществлена на центральном печатающем ус-
тройстве или на любом другом печатающем устройстве предприятия.

Формат печати соответствует стандарту DIN 4991 (ISO 6422:1985) для уни-
фицированного оформления торговых документов. Путем изменения струк-
туры формуляра с помощью редактора формуляров SAPscript® возможна
настройка экрана печати, не требующая навыков программирования.

Телекс/телетекст/ В системе закупок можно выбрать одно из средств связи. Номера телекса, те-
телефакс летекста, телефакса поставщика записываются в основной записи поставщи-
ка и предлагаются в выходном документе.

Предложение Для передачи сообщений в рамках операции закупки возникают следующие


по сообщению вопросы:

q Какие сообщения и в какое время должны быть посланы?

q На каком языке и в каком количестве должно быть разослано


сообщение?

q Кто является соответствующим деловым партнером или получателем,


для которого предназначено сообщение?

q Какое средство связи будет использоваться для передачи сообщения?

Для каждой хозяйственной операции предлагаются значения по умолчанию,


отвечающие на поставленные вопросы. В каждом конкретном случае в любое
время возможна настройка всех значений вручную.

12-2
Входные документы и печать 12

Время передачи сообщения выбирается пользователем (см. рисунок 12-2).

q Сообщение составляется сразу же при создании соответствующего


документа закупки.

q Передача сообщения начинается эксплицитно.

q Сообщения передаются посредством процесса выборки или в


определенное время.

Рис. 12-2. Время передачи сообщения.

Для каждого сообщения в соответствующем документе содержатся данные о Статус


его статусе, например, дата отправки, отправитель и получатель сообщения.

Каким образом в системе управления материальными потоками поддер-


живается коммуникация?

q Все документы могут быть распечатаны или переданы в форме так


называемых выходных документов.
q В качестве средств связи в распоряжении имеются печатающие
устройства, средства телекоммуникации, электронная почта
SAPmail® и электронная передача данных (EDI).
q Системой создаются значения по умолчанию, содержащие данные
о времени передачи, получателе сообщения и т. п.

12-3
Приложение

Приложение
В приложении Вы найдете раздел, в котором приведена модель данных пред- Пример модели данных
приятия. Речь идет о форме представлении системы управления материаль- предприятия
ными потоками.

Далее Вы найдете обзор прейскуранта системы R/3, содержащий функции и Прейскурант


элементы системы управления материальными потоками.

П-1
Обзор прейскуранта
Ниже дается соответствие глав брошюры описанию функций соответствующих компо-
нентов прейскуранта SAP-системы R/3.

Компоненты прейскуранта Главы

Основные данные MM-BD


R35100 Основные записи материалов 3 Основные данные

R35110 Основные записи


поставщиков (функция закупки) 3 Основные данные

R35120 Классификация 3 Основные данные

R35130 Управление документами 3 Основные данные

PP-MRP Планирование потребности в материалах


R37200 Базис прогноза 4 Планирование
потребности в материалах

R37210 Планирование потребности


в материалах, регулируемое расходом 4 Планирование
потребности в материалах

MM-PUR Закупка
R35200 Основные функции
системы закупок 5 Закупка

R35210 Контракты/соглашения
о поставках партиями 5 Закупка

R35220 Квотирование 5 Закупка

R35250 Обработка
давальческого материала:
хозяйственные операции 10 Специальные
хозяйственные операции

П-3
П Обзор прейскуранта

Компоненты прейскуранта Главы

MM-IS Информационная система


R35230 Оценка поставщика 5 Закупка

R35240 Информационная система


по закупкам 11 Информационная система

MM-WM Управление складами


R35300 Основная функция СУС 9 Управление складами

R35350 Основные функции СУС 9 Управление складами

R35370 Управление единицами


складирования 9 Управление складами

R35371 Управление единицами


складирования 9 Управление складами

MM-IM Управление запасами


R35400 Поступление материала 6 Управление запасами

R35410 Управление запасами 6 Управление запасами

R35420 Инвентаризация 6 Управление запасами

R35440 Контроллинг запасов 11 Информационная система

MM-IV Контроль счетов


R35500 Основные функции
контроля счетов 8 Контроль счетов

R35510 Метод балансовой оценки 7 Оценка стоимости материала

П-4
Глоссарий

АВС-анализ Вид документа закупки


Анализ, с помощью которого классифицируют- Идентификатор, позволяющий устанавливать
ся материалы или поставщики. В результате различие между различными формами типов
данного анализа каждый материал или каждый документа разных типов. Он определяет, напри-
поставщик получает код, который дает инфор- мер, какой диапазон номеров является опреде-
мацию о важности материала/поставщика. Код ляющим, и какие поля предлагаются Вам для
имеет следующие значения: обработки.

q А: самый важный материал/поставщик Вид заготовки


(70 % общей стоимости заказа);
Классификация, которая определяет, является
q В: менее важный материал/поставщик
ли заготавливаемый материал материалом соб-
(20 % общей стоимости заказа);
ственного производства, материалом, закупае-
q С: относительно не важный
мым со стороны, или же возможны оба вида ма-
материал/поставщик
териала.
(10 % общей стоимости заказа).
Вид материала
Альтернативная единица измерения
Понятие для распределения материалов по раз-
Единица измерения, определенная в системе
личным группам. Например:
SAP в дополнение к базисной единице. Приме-
рами альтернативных единиц измерения явля- q сырье,
ются: q полуфабрикаты,
q готовые изделия,
q единица измерения заказа,
q вспомогательные и производственные
q продажная единица,
материалы и т. д.
q единица выдачи материала,
q единица СУС (системы управления Вид материала определяет вид заготовки мате-
складами). риала и управляет

Базисная единица измерения q последовательностью экранов,


Единица измерения, в которой система управ- q выборкой полей,
ляет запасами материалов. Альтернативные еди- q видом нумерации при ведении основной
ницы измерения, такие как, например, продаж- записи материала, видом управления
ная единица или единица выдачи материала, пе- запасами, выбором счета при контировке.
ресчитываются в базисные единицы измерения
до того, как система проводит расчет. Внутренний заказ
Предписание, в котором устанавливается какая
Блокированный при поступлении материал работа, к какому сроку и с использованием ка-
Количество материала, которое поставляется ких вспомогательных средств должна быть вы-
поставщиком, но принимается только условно и полнена, и каким образом должны быть рассчи-
не поступает на склад. Блокированный при по- таны затраты по заказу.
ступлении материал еще не ведется в собствен-
ном запасе, но управление им осуществляется в Группа закупок
истории заказа на поставку. Код одного закупщика или группы закупок, ко-
торый или которые отвечает(ют) за определен-
Бонус ную работу по закупкам. Группа закупок
Скидка с цены, которую поставщик дополни- является
тельно предоставляет клиенту. Размер бонуса
q ответственной за заготовку материала или
зависит, как правило, от оборота, достигнутого
класса материалов при заготовках внутри
при работе с клиентом в течение установленно-
предприятия и
го времени. Бонус определяется на основе запи-
q выступает, как правило, в качестве
сей условий платежа.
контактного лица для поставщиков при
закупках на стороне.

Глоссарий-1
Г Глоссарий

Группа материалов Единица цены


Код, при помощи которого объединяется не- Указание того, к какой единице измерения от-
сколько материалов с одинаковыми свойствами, носится учетная цена в основной записи мате-
и который может быть присвоен одной опреде- риала.
ленной группе материалов.
Единица выдачи материала
Группа счетов Единица измерения для выдачи материалов со
Код, который в качестве части контировки мо- склада. Единица выдачи материала позволяет
жет применяться при проводках по основным производить сбор данных о расходе материалов,
счетам в финансовой бухгалтерии. перемещении запасов (физического перемеще-
ния), проводках переноса запаса, а также об ин-
Дата (срок) поставки вентаризации в другой единице измерения, от-
Срок, к которому должна быть осуществлена личающейся от складской единицы измерения.
поставка или выполнена услуга.
Единица измерения заказа на поставку
Дата потребности Единица измерения, с помощью которой пред-
Дата в резервировании, когда затребованный ставляется возможным заказать материал в еди-
материал должен быть выдан со склада. нице измерения, отличающейся от предусмот-
ренной для материала базисной единицы изме-
Динамика цен заказов на поставку рения.
Отображение цен заказа какого-либо поставщи-
ка за материал или за услугу за определенный Единица измерения
период вплоть до настоящего времени. Динами- Единица, которая позволяет устанавливать
ка цен заказов составляется системой автомати- объем. В системе SAP имеются, например, сле-
чески посредством подачи заказов. дующие единицы измерения:

q базисная единица измерения,


Документ закупки
q единица измерения регистрации материала,
Инструмент, который используется при закупке
q единица выдачи материала,
для заготовки материала/заказа/услуги. Доку-
q единица измерения заказа,
ментами закупки могут быть:
q продажная единица.
q заявка на материал/услугу/работу,
q запрос предложения на поставку, Заготовительный период
q предложение поставщика, Период между временем выдачи заказа и време-
q заказ на поставку, нем поступления заказанного материала на
q контракт, склад.
q соглашение о поставках материала
партиями. Заказ на поставку
Внешний документ, который представляет собой
Единица цены заказа на поставку требование к поставщику поставить определен-
Альтернативная единица измерения, применяе- ный материал или выполнить определенную ус-
мая в заказе. Единица измерения цены заказа на лугу. Заказ содержит общие данные, например:
поставку позволяет соотносить цену заказа с
q условия поставки,
единицей измерения, отличающейся от базис-
q условия платежа и т. д., а также ряд
ной единицы измерения. Пример:
позиций с подробностями, такими как:
Заказано: 100 м2; цена: 24,20 марок ФРГ за кг. q описание материала,
Единицей измерения заказа на поставку являет- q объем заказа,
ся “м2”, единицей измерения цены заказа на по- q срок поставки,
ставку является “кг”. q цену.

Глоссарий-2
Глоссарий Г

Закупка на стороне Благодаря этим данным закупщик в любое вре-


Закупка сырья, вспомогательного и производст- мя имеет возможность установить следующее:
венного материала, торговых изделий или заказ
q какие материалы предлагал или поставлял
услуг для потребителей фирмы у поставщиков
до этого времени определенный поставщик,
со стороны.
q какие поставщики делали предложение
поставить определенный материал или уже
Закупочная организация
поставляли его.
Организационная единица, которая путем пере-
говоров определяет условия закупки для не- Источник поставки
скольких заводов.
Источник, имеющий возможность для заготов-
ки материала. Источник поставки может быть
Запас
как внешним (поставщик), так и внутренним
Термин из области управления материальными (собственный завод фирмы).
потоками для части оборотного капитала. Он
относится к находящемуся на складе количест- Предпочитаемый в определенное время источ-
ву сырьевых, вспомогательных и производст- ник поставки может быть определен системой на
венных материалов, полуфабрикатов и готовых основе квотирования, записей источников по-
изделий, а также торговых изделий. ставки, рамочных контрактов или инфо-записей,
которые определены для данного материала.
Затраты по доставке
Затраты, которые должен нести заказчик наря- Квотирование
ду с чистыми затратами на материалы. Различа- Механизм, который рассчитывает для материа-
ются: ла, какой источник поставки приписан к появ-
ляющейся потребности. Квотирование служит
q фрахтовые расходы, для выявления действующего в определенный
q таможенные расходы, период времени источника поставки для
q нейтральные затраты (например, оформления заявки на материал/услуги/рабо-
на упаковку, страхование и т. п.). ты. Благодаря установлению квот становится
возможным автоматически разделять потребно-
Заявка на материал сти по различным источникам поставок. Квоти-
Внутренний документ, который представляет рование состоит из позиций квотирования, ко-
собой требование к Отделу закупок закупить со торые идентифицируют источник поставки (по-
стороны определенный материал или заказать ставщика, внутренний завод и т.д.), срок дейст-
определенную услугу со стороны, в определен- вия и квоту.
ном объеме и к определенному сроку.
Книга источников поставок
Инфо-запись закупки Список предусмотренных для материала источ-
Источник информации для закупщика об опре- ников поставок с периодами времени, в течение
деленных отношениях материал/поставщики. которых возможны заготовки через данные ис-
Инфо-запись закупки включает следующие точники поставок. Каждый возможный источ-
подразделы: ник поставок и его срок действия регистриру-
ются в книге источников поставок. Запись кни-
q общие данные,
ги источников заказов однозначно идентифици-
q данные о предложении поставщика,
рует источник поставки (т.е. поставщика, внут-
q данные о заявке.
ренний завод, позицию рамочного контракта) и
служит для определения действительных для
определенного периода времени источника по-
ставки и заявки на материал.

Глоссарий-3
Г Глоссарий

Код значений закупки Контракт на определенную стоимость


Код, который в основной записи материала оп- поставки
ределяет сроки действия напоминаний и границ Контракт, предусматривающий закупку матери-
допуска на материал для закупки. Код значений ала на определенную стоимость. Спецификация
закупки используется для оказания помощи материала осуществляется только к моменту
пользователю при вводе данных. времени вызова контракта. Критерием для вы-
полнения контракта на определенную стои-
Конечная поставка мость поставки является стоимость, предусмот-
Последнее поступление материала по одной по- ренная в контракте.
зиции заказа на поставку. Дальнейшие поставки
по данной позиции заказа не ожидаются. Пози- Контракт на определенный объем поставки
ция заказа на поставку считается выполненной. Контракт, в котором зафиксирована договорен-
ность относительно закупки определенного ко-
Консигнационный запас поставщика личества товара или относительно приемки вы-
Запас, который предоставляется поставщиком в полненной услуги. Критерием для выполнения
распоряжение фирмы, и находится на фирме, но контракта на определенный объем поставки яв-
остается собственностью поставщика до тех ляется согласованное количество.
пор, пока данный материал не отпускается со
склада и не используется или не перенимается в Контроль счетов
собственный оцененный запас. Понятие, которое охватывает сбор данных и
проверку счетов поставщиков. В ходе контроля
Консигнационный материал поставщика счета поставщиков сравниваются с заказом на
Товар, который передается предприятию на хра- поставку и поступлением товара. Контроль осу-
нение одним или несколькими поставщиками в ществляется в отношении:
рамках комиссионной сделки и складируется
на складах данного предприятия. Только при от- q качества,
пуске консигнационного материала поставщика q цены,
со склада он переходит в оцененный запас пред- q количества.
приятия. В результате этого по отношению к по-
ставщику возникает кредиторская задолжен- Курсы валют
ность, которая периодически рассчитывается. Соотношение двух валют. Курс применяется, для
пересчета суммы на другую валюту.
Консигнация
Вид сделки, при которой поставщик за свой Материал
счет держит у заказчика наготове запас матери- Родовое понятие для всех объектов, которые по-
алов. Собственником материала вплоть до его падают под управление материальными потока-
отпуска с консигнационного склада остается по- ми на предприятии. Для каждого материала, ко-
ставщик. Поставщик регулярно информируется торый ведется в системе SAP, как правило, со-
об отпуске материала со склада и в соответст- здается основная запись материала. Благодаря
вии с этим с ним производится расчет. созданию основной записи материала он снаб-
жается номером, который однозначно иденти-
Контировка по нескольким счетам фицирует материал.
Понятие для контировки одной позиции заказа
по нескольким счетам. Разделение затрат может Место возникновения затрат
осуществляться в процентном отношении, в ко- Ограниченная с точки зрения сферы ответст-
личественном отношении или по суммам. венности, пространства или в расчетно-техниче-
ском отношении часть предприятия. Функцио-
нальное место возникновения затрат.

Глоссарий-4
Глоссарий Г

Место выдачи заявки Оценка запасов материала


Лицо, отдел, или другая организационная еди- Установление стоимости запасов материала. Ре-
ница предприятия, которые должны утверждать левантными в отношении оценки являются сле-
позиции заявки на материал прежде чем будет дующие данные:
сделана заявка. На основе так называемой стра-
тегии выдачи могут быть определены несколько q учетная цена,
мест выдачи заявок. q присвоение классу материала оценки
запасов,
Модель прогнозирования q выбор метода стоимостной оценки:
(стандартная цена, скользящая средняя
Описание имманентной, как правило, для вре-
цена).
менного ряда структуры. Пример:

q Трендовая модель: представляется Партия поставки


возможным, чтобы значения временного Строка графика поставок для последовательной
ряда с течением времени увеличивались. поставки частей общего объема материала,
обусловленного в позиции соглашения о по-
Номер потребности ставках материала партиями. На основе деления
Номер, который служит для непрерывного общего объема материала устанавливается часть
контроля процесса снабжения с целью удовле- предназначенного в каждом отдельном случае
творения потребности. Этот номер может ука- для поставки материала, а также точный срок
зывать на заявку на материал, которая не была его поставки.
генерирована системой.
Поставщик
Нумерация Источник, из которого могут поставляться ма-
Операция, управляющая присвоением номеров териалы или оказываться услуги. Такой источ-
объектам (например, материалам). Нумерация ник внутри собственной организации является
может осуществляться двумя способами: внутренним поставщиком. Поставщик со сто-
роны, обозначаемый в финансовой бухгалтерии
q внутренним, т.е. автоматически при как кредитор, является внешним источником
помощи системы, поставки, поставляющим материалы или предо-
q внешним, т.е. вручную пользователем. ставляющим услуги.

Организационный уровень Поступление материала


Уровень иерархии, на котором создаются опре- Понятие из сферы управления запасами, кото-
деленные данные основной записи материала. рое обозначает получение материала фирмой.
Примерами организационных уровней являют- Поступления материала вводится со ссылкой
ся уровни мандантов, заводов или складов. на заказ на поставку или без ссылки.

Основные записи материалов Прогнозирование


Совокупность всех основных записей материа- Определение стоимостной оценки дальнейшего
лов. В основных записях материалов ведутся прохождения временного ряда. В системе SAP
все используемые на фирме материалы и отно- прогнозирование осуществляется как экспонен-
сящиеся к ним основные данные. циальное сглаживание первого порядка (метод
Винтера).
Отклонение предложения поставщика
Сообщение поставщику со стороны о том, что
сделанное им предложение не принимается.

Глоссарий-5
Г Глоссарий

Расходный материал СРЛ-поставщик


Материал или услуга, который/которая являет- Обозначение для общей основной записи по-
ся предметом закупки и в стоимостном отноше- ставщиков, которая используется для обработки
нии рассчитывается на основе счетов вида за- операций с различными поставщиками, не явля-
трат. Имеются расходные материалы: ющимися постоянными поставщиками клиента.
В случае, если запрос предложения на поставку
q без основной записи материала, или заказ на поставку направляется СРЛ-по-
q с основной записью материала ставщику, то данные об этом поставщике долж-
без управления запасами, ны дополняться вручную.
q с основной записью материала и только
с умеренным управлением запасами Стратегия выдачи
в стоимостном отношении.
Понятие обработки заявки на материал/услу-
ги/работы. Стратегия выдачи устанавливает, ка-
Сдающий завод кие места выдачи заявок должны утверждать
Завод, из которого при перемещении запасов позиции заявки и в какой последовательности.
выдается материал. Может быть установлена, например, определен-
ная стратегия выдачи для всех заявок на мате-
Склад риал/услуги/работы, стоимость которых превы-
Объединение управляемых совместно склад- шает определенную величину.
ских мест.
Тип документа закупки
Складируемый материал Обозначение для классификации документов
Материал, который постоянно хранится на закупки. Типами документа закупки являются,
складе (например, сырье). Складируемый мате- например:
риал имеет основную запись материала и в сто-
имостном отношении ведется на счете учета за- q запросы предложения на поставку,
пасов материала. q заявки на материал/услугу/работу,
q заказы на поставку,
Соглашение о поставках материала q контракты,
партиями q соглашения о поставках материала
партиями.
Вид рамочного контракта. Он предусматривает
определение договорного количества и цены ма- Типы документов закупки могут быть подразде-
териала, который заказывается у одного постав- лены далее на виды документов закупки.
щика, а также партии поставки, количества по-
ставки, сроков поставки и, возможно, рабочих Тип контировки
часов поставки. Код, который определяет, должен ли делаться
При закупке на основе соглашения о поставках расчет позиции на вспомогательную контировку
материала партиями такие партии плана по- (например, место возникновения затрат). Тип
ставки заменяют отдельные заказы на поставку контировки устанавливает, какие данные конти-
или заказы по вызову. ровки, например, место возникновения затрат,
номер счета и т.п., необходимы для позиции.
Список цен предложений
Противопоставление прейскуранта оферентов
Тип оценки
со всеми позициями, представленными на кон- Критерий для ведения запаса по номеру основ-
курс на размещение заказов, в матричной фор- ной записи материала в разделенных запасах.
ме. Список цен предложений может быть со- Причинами этому могут быть:
ставлен для каталога услуг оферентов/участни- q качество материала,
ков открытого конкурса и предложений постав- q партия материала,
щика на запросы предложения на поставку. q степень чистоты.

Глоссарий-6
Глоссарий Г

Управление запасами
Отдел логистики, который занимается решени-
ем следующих задач:

q управление запасами в количественном


и стоимостном отношениях;
q планирование, сбор данных и детальная
информация о всех движениях материалов
на складе (поступления материалов,
отпуск материалов, перемещения запасов,
проводки переноса запасов);

q проведение инвентаризации.

Управление ценой
Индикатор, устанавливающий процесс оценки
запасов материала. Стандартом предусмотрено
два процесса:

q оценка по стандартной цене,


q оценка по скользящей средней цене.

Уровень оценки запаса


Организационный уровень, на котором ведутся
запасы материалов в стоимостном отношении.
Уровень оценки запаса соответствует

q одному заводу,
q нескольким заводам балансовой единицы,
q всем заводам балансовой единицы, т.е. всей
балансовой единице.

Условия
Условия платежа, которые определяются во вре-
мя переговоров с поставщиком (например, над-
бавки, скидки с цены, бонусы). От условий за-
висит, каким образом будет рассчитываться це-
на нетто.

Фактическая цена
Цена нетто за вычетом затрат по доставке, скон-
то и нейтральных резервных отчислений.

Цена брутто
Цена без учета возможных скидок и надбавок.

Цена нетто
Цена с учетом вычетов и надбавок, а также
предварительного налога.

Глоссарий-7
Материал: количес
2037 4317 Происхождение затрат-матер

Балансовая 5030 Группа закупо


единица

5501
Уровень оценки
запаса
материала
5509 5503
Группа видов Уровень оценки
запасов
оценки запасов материала -
5506 Группа видов
материала оценки
~
Присвоение
5508 5502
Вид оценки
Уровень оценки-
запасов
материала Вид оценки

Оценка запасов
материалов

1001 1003

Мандант Завод

Завод

6020 Сектор

5386 Каталог вредных материалов

Материал 1027

Материал

1015

Вид
материала

1021

Отрасль

53
ство и стоимость
риал

ок

5504

~
Присвоение

5505 5507

Уровень оценки- Оценка запасов-


Материал Данные оборотов

Время

1004 5122

Запас
Склад материал -
на заводе Склад 5136
на заводе
~
Раздельная
оценка

5124

~
Партия
1006 5162

Запас
Заводской
материал -
материал
Завод
5139

~
Раздельная
оценка

5123
5137
Партия
~
Партия
Время

Заводской запас

364 Плановик
SAP SAP Beijing Software System Co., Ltd.
99 Shuang Qing LU
SAP Nederland B.V.
Bruistensingel 400
SAP Thailand
22nd Floor, Liberty Square Building
HEADQUARTERS Hai Dian District
Beijing 100084, PR. China
NL-5232 AG’s-Hertogenbosch
P.O. Box 3292
287 Silom Road, Bangrak
T-Bangkok 10500
Tel. +86/10/ 2 62 33 88 NL-5203 DG’ s-Hertogenbosch Tel. +66/2/ 6 31 18 00
Fax +86/10/ 2 61 02 04 Tel. +31/73/ 6 45 75 00 Fax +66/2/6 31 18 18
SAP Aktiengesellschaft
Fax +31/73/ 6 41 91 30
P.O. Box 1461, D-69185 Walldorf SAP Danmark A/S SAP CR, spol. s.r.o.
Neurottstrasse 16, D-69190 Walldorf Ringager 4B SAP New Zealand Limited K Hájum 948
Tel. +49 /6227/ 7-47474 DK-2605 Brøndby/Copenhagen Level 20 ASB Bank Centre CZ-15500 Praha 5 - Stodulky
Telex 466 004 sap d Tel. +45/43/ 26 39 00 135 Albert Street Tel. +42/2/ 6 51 97 01
Fax +49 /6227/ 7-57575 Fax +45/43/ 26 39 01 NZ-Auckland Fax +42/2/ 6 51 98 43
Tel. +64/9/ 3 57-5050
SAP France S.A. Fax +64/9/ 3 58 -7340 SAP Bilgi Islem Sistemleri ve Servisleri *)
“Les Olympiades” Sanayii Ticaret ve Pazarlama A.S.
10/12 Avenue des Olympiades SAP Norge A/S Fahtettin Kerim Gökay Cad. No=22
F-94132 Fontenay-sous-Bois P.O. Box 58, Fjordveien 1 Denizcilik ls Merkezi A Block Kat 1
Tel. +33/1/ 49 74 45 45 N-1322 Høvik TR-81190 Altunizade/Istanbul
Fax +33/1/ 48 75 20 96 Tel. +47/67/ 52 94 00 Tel. +90/2 16/ 3 91 84 62
SAP C.I.S. SAP (UK) Limited
Fax +47/67/ 52 94 01 Fax +90/2 16/ 3 33 53 89

7, New Square SAP Philippines Inc. DYNASOFT Kft *)


Bedfont Lakes 32/F Cititower Citibank Plaza Bártfai u.54.
SAP AG Представительство в России
Feltham 8741 Paseo de Roxas H-1115 Budapest
113054, Москва
GB-Middlesex, TW14 8HA Makati City, Metro Manila Tel. +36/1/ 2 03-42 72
Космодамианская наб., 52/2
Tel. +44/81/ 8 93-2893 Philippines Fax +36/1/ 2 03-42 73
Тел. +7(095) 755-9800
Fax +44/81/ 8 44-1200 Tel. +63/2/ 8 48-01 81
Факс +7(095) 755-9801 SAP Arabia - Saudi Arabia *)
Fax +32/2/8 48-01 68
SAP Hellas S.A. Gulf Region
SAP Consult C.I.S.
103 Kallirois Street SAP Polska Sp. z.o.o P.O. Box 33188
109088, Москва,
GR-117 41 Athens ul. Migdalowa 4 Dubai
Симоновский Вал, 26А
Tel. +30/1/ 9 24 02 42 PL-02-760 Warszawa U.A.E.
Тел. +7(095) 275-0189
Fax +30/1/ 9 24 03 50 Tel. +48/22/ 6 45-11 01 Tel. +971/ 4 31-0777
Факс +7(095) 956-9325
Fax +48/22/ 6 45-11 12 Fax +971/ 4 31-0410
SAP Hong Kong
Suite 1111-1114, 11/F, Cityplaza 4 SAP España y Portugal SAP America Inc.
12 Taikoo Wan Road Portugal Strategic Planning and Support
Taikoo Shing Av. da Liberdade, 245-90C 701 Lee Road, Suite 200
Hong Kong P-1250 Lisboa USA-Wayne, PA 19087
Tel. +852/ 25 39 18 00 Tel. +351/1/ 3 12 90 00 Tel. +1/6 10/ 7 25-4500
Fax +852/ 25 39 18 18 Fax +351/1/ 3 12 90 15 Fax +1/6 10/ 7 25-6290
SAP SAP Italy S.p.A. SAP España y Portugal
INTERNATIONAL Centro Direzionale Colleoni
Viale Colleoni 17
España
Edificio Torre Picasso, Planta 4
Palazzo Orione 3 Pza. Pablo Ruiz Picasso S/N
1-20041 Agrate Brianza/Milano E-28020 Madrid
SAP Österreich GmbH
Postfach 25, Stadlauer Str. 54 Tel. +39/39/ 68 79-1 Tel. +34/91/ 4 56 72 00
A-1221 Wien Fax +39/39/ 60 91 005 Fax +34/91/ 4 56 72 01
Tel. +43/1/ 2 88 22 SAP Japan Co., Ltd. INTEGRATOR
Fax +43/1/ 2 88 22-222 Loop-x 17th Floor Societate pe actiuni rom, no-franceza
9-15 Kaigan, 3-chome, Minato-Ku, Calea Victoriei 21 imobil Casa de moda
SAP Österreich GmbH
Langgasse 11 J-Tokyo 108 “Venus”
A-4020 Linz Tel. +81/3/ 54 40-2001 etaj VI-VII, sector 3
About this publication:
Tel. +43/7 32/ 60 04 60-0 Fax +81/3/ 54 40-2021 RO-Bukarest
ABAP/4, SAP Business Workflow,
Fax +43/7 32/ 60 04 60-11 Tel. +40/1/ 3 12 59 29
SAP Canada Inc. R/2, R/3 and SAP are registered
Fax +40/1/ 2 10 41 39
4120 Yonge Sreet, Suite 600 trademarks of SAP AG. All other
SAP Österreich GmbH products mentioned are registered
Loiger StraІe 220 CDN-North York, SAP Arabia - Saudi Arabia*)
Ontario M2P 2B8 Gulf Region trademarks or trademarks of the
A-5071 Salzburg
Tel. +1/416/ 2 29-0574 Jamjoom Cener companies concerned.
Tel. +43/6 62/ 85 36 87
Fax +43/6 62/ 85 36 87-22 Fax +1/416/ 2 29-0575 P.O. Box 4836
© 1996 by SAP AG,
Jeddah 21421
SAP Korea Ltd. including screenshots.
SAP (Schweiz) AG Saudi Arabia
LeugenestraІe 6 23/F SsangYong Tower Tel. +966/2/6 60-8211 Русская версия буклета подготовлена
Postfach 130 23-2 Yoido-dong, Youngdeungpo-ku Fax +966/2/ 6 60-7757 к печати агентством «SOFT-LINE»
CH-2500 Biel 6 Seoul, Korea 150-010
Tel. +41/32/ 42 71 11 Tel. +82/2/ 37 71 18 00 SAP CR, spol. s.r.o
Fax +41/32/ 42 72 11 Fax +82/2/ 37 71 18 18 Kutlikova 17
P.O. Box 229
SAP Argentina S.A. SAP Hrvatska, d.o.o. za informacijska SL-85000 Bratislava 5
Bouchard 547 piso 12 riesenja*) Tel. +42/7/ 83 46 63
RA-1106 Buenos Aires Savska 41 Fax +42/7/ 83 07 92
Tel. +54/1/ 3 17 17 00 HR-10000 Zagreb
Fax +54/1/ 3 17 17 01 Tel. +385/1/ 6 12 14 60 SAP Svenska AB
Fax +385/1/ 6 11 90 10 Box 12297
SAP Australia Pty. Ltd. Gustavslundsvägen 151
Level 1, 168 Walker Street SAP Data processing (Malaysia) S-10227 Stockholm
AUS-North Sydney, NSW 2060 Sdn Bnd Tel. +46/8/ 80 96 80
Tel. +61//2/ 9 35-4500 Letter Box 14 Fax +46/8/ 26 22 78
Fax +61/2/ 9 35-4644 14/Floor Bangunan Arab-Malaysian
55 Japan Raja Chulan SAP Asia Pte Ltd
N. V. SAP Belgium S.A. MAL-50200 Kuala Lumpur 750A Chai Chee Road
2, Bld. De la Woluwé Tel. +60/3/ 2 01 32 33 7th FI. Chai Chee Industrial Park
B-1150 Bruxelles Fax +60/3/ 2 01 26 88 Singapore 469001
Tel. +32/2/ 7 78 05 11 Tel. +65/446-1800
Fax +32/2/ 7 72 50 51 SAP Mexico Fax +65/249-1818
Edificio Plaza Reforma Santa Fé
SAP Brasil Prol Paseo de la Reforma SAP SA (Pty) Ltd.
Rua Guararapes 2064/110 andar No 600-2 0 Piso Dunkeld Crescent North
Brooklin, Sao Paulo Col Pena Blanca Sta. Fé Cnr. Albury & Jan Smuts Ave.
C.E.P. 04561-004 MEX-01210 Mexico, D.F. ZA-Dunkeld West 2196
Tel. +55/11/ 5 36 49 26 Tel. +52/5/ 2 57-7500 Tel.+27/11/ 8 80-6775
Fax +55/11/ 61 87 33 Fax +52/5/ 2 57-7501 Fax +27/11/ 8 80-6535