Asignatura

Sistemas de Información Gerencial

NRC: 11809

ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMMACIÓN

Actividad 6

Presenta

DIDIER MAURICIO APRÁEZ MÚNERA

ID 000760001

CLAUDIA JAZMIN CHAUX BUESAQUILLO

ID 000733448

DARSY JOHANA BURBANO LUNA

ID 000733640

GRUPO: 4

Contaduría Pública

Docente

MARLENY BENILDA CADENA JOJOA

Colombia, Mocoa – Putumayo. 17 de Mayo de 2020

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL (SGD)

En este proyecto se podría implementar un Sistema de Gestión documental ya que

como es un establecimiento remotamente nuevo aun cuenta con toda la
documentación inicial y lo ideal para esta clase de sistemas es arrancar con esta
implementación desde el inicio para que no se extravíen ningún documento y todo
quede registrado con un buen historial que en caso de que sea necesario y alguna
entidad de vigilancia lo solicite el administrador que se encuentre en ese momento
tenga total conocimiento del lugar en el que se encuentra dicha documentación.

Se puede iniciar por organizar:

1. Documentación legal del establecimiento; con esto hacemos referencia a

copias de cedula, registro mercantil, industria y comercio.

2. Facturas de compra de mercancía las cuales estarán organizadas de acuerdo

a su fecha y proveedor.

3. Facturas de venta de productos (Como el establecimiento no contaba con un

software para realizar esto se debe guardar copia de las facturas minerva que
se realizaban; una vez se implemente un sistema contable será necesario que
se organice las facturas de acuerdo a su consecutivo)

4. Se debe organizar un directorio de proveedores los cuales han suministrado

toda la mercancía que ofrece el establecimiento.

Todos estos documentos se deberán organizar de acuerdo a las normas brindadas por
el archivo general de nación en un lugar fresco y seco a una temperatura de 15 a 20°C
con una fluctuación diaria de 4°C. y una humedad relativa entre 45 y 60% con
fluctuación diaria del 5%.adecuada para que el papel no se deteriore; de igual manera
debe guardarse un escáner de todos los documentos que se tienen disponibles para
archivar, esto es necesario para que quede una copia en medio magnético y a la mano
del personal que administra el establecimiento.

Software contable.

Por temas de comodidad económica y como en el momento el establecimiento está

iniciando se podría adquirir un software contable económico llamado MONICA y que
nos brinda buenas herramientas para implementar las cuales ayudaran al crecimiento
del negocio y la expansión del mismo.

Las herramientas que nos brinda este sistema son:

 Facturación
 Inventarios
 Listado de clientes
 Listado de proveedores
 Facturas de compra.
SISTEMA GESTION DE LAS RELACIONES CON CLIENTE (CRM)

Como una segunda medida de mejorar y desarrollar con mejores resultados viéndose
estos reflejados en sus ingresos, podemos implementar también el Sistema CRM
(Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) teniendo en
cuenta que la Empresa no cuenta con una estrategia empresarial a nivel tecnológico e
informático, por tanto la implementación de este Sistema conllevara a posicionar la
Empresa dentro de un mercado competitivo.
Así mismo la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al
cliente serán los objetivos principales del CRM.
Para gestionar el desarrollo el Sistema podemos iniciar con los siguientes pasos:

1. Conocer el proceso de venta

Describir con detalle cómo es el proceso de venta, es decir, cómo se realiza la

comunicación con el cliente y la comunicación con el equipo. Es necesario que esta
descripción incluya diferentes perspectivas. Lo ideal es que todos los agentes
participantes en el proceso de venta aporten sus puntos de vista, tales como el
Gerente o Administrador, el responsable del call center o Usuario informático y equipo
comercial o Auxiliare de venta.

2. Identificar las necesidades que debe cubrir el sistema CRM

Identificar cuáles son las necesidades de tu CRM, desde las necesidades más
técnicas de la Empresa como disponer de un call center propio o disponer de un
sistema de alertas para el seguimiento, hasta las necesidades más operativas  como,
por ejemplo, calcular la rentabilidad exacta del equipo comercial y previsión de las
ventas.
En definitiva, se debe definir todas aquellas carencias que se necesita cubrir a través
del CRM con el fin de optimizar los beneficios de la compañía. 

3. Desarrollar un plan de automatización del CRM

Una vez se haya identificado las necesidades de la Empresa, se debe desarrollar

un plan de automatización. El objetivo de esta etapa es establecer los pasos a seguir
para cubrir las necesidades.
Por ejemplo, establecer un parámetro para ver qué clientes nos aporta más
rentabilidad cruzando datos como tiempo empleado en el proyecto y beneficio final.
El envío de un email de agradecimiento a aquel usuario que solicite información en tu
web es una práctica sencilla pero que la mayoría de las empresas no ponen en
práctica, lo que hace una acercamiento más leal con el Cliente
Una vez definida la estrategia es el momento de sincronizarla con una herramienta
informáticas de automatización. Es imprescindible conocer todas las características
que ofrece la herramienta para optimizarla al máximo.

4. Entrenar al equipo de apoyo

Se Debe entrenar al equipo de apoyo para asegurar el correcto funcionamiento del

CRM. El sistema CRM permite a que equipo ahorrar tiempo y esfuerzo ya que
dispondrán de información del cliente antes de contactar directamente con él.

 Conocer el timeline de los usuarios, es decir, conocer exactamente en qué

se ha interesado el usuario de nuestra empresa.
  Conocer los datos derivados de formularios. Lo ideal es acompañar
siempre el plan de automatización con Inbound Marketing que nos permita
identificar el momento adecuado para pedir a un usuario determinados datos.

El objetivo aquí es que la herramienta del CRM sea un arma de ventas.

5. Analizar, hacer seguimiento y optimizar

La fórmula del éxito en la automación de un proceso de ventas requiere un análisis y

una correcta interpretación de los datos. El CRM no es más que una potente
herramienta pensada para aumentar el beneficio de una empresa. Aunque como toda
herramienta potente, es compleja y requiere un aliado que nos apoye en la
implementación y desarrollo estratégico del Sistema CRM