Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

MANUAL DE AYUDA.
Conceptos Generales
de la GEFOC Entidades

ÍNDICE
ÍNDICE ......................................................................................................................................1

MANUAL DE USUARIO.........................................................................................................2

Introducción ..............................................................................................................................2

Sistema .......................................................................................................................................3
Hardware:
Recomendaciones ...................................................................................................3
Software:
Requerimientos .......................................................................................................3
Configuración .........................................................................................................3

Cuestiones generales de la aplicación......................................................................................8

Recomendaciones ...................................................................................................................8
Configuración del escritorio de Windows ..............................................................................8
Conceptos fundamentales sobre los campos del formulario...................................................8
Busqueda de registros ............................................................................................................9
Operaciones sobre registros ..................................................................................................10
Listas de valores....................................................................................................................11
Patrones de búsqueda............................................................................................................12
Identificación de Personas en el sistema...............................................................................13
Impresión ..............................................................................................................................14
Sugerencias o errores ............................................................................................................15

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 1

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCIÓN
El objetivo de esta guía es servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades
destinada a la grabación de los datos de la "Solicitud de Subvención", del "Seguimiento de los cursos" y de la
"Justificación Económica de los mismos".

En esta guía se describen las características generales de la aplicación, para que se puedan completar
adecuadamente las distintas secciones que se requieren para desarrollar los cursos de Formación Profesional
Ocupacional.

Es importante leer el contenido de esta guía detenidamente, ya que le facilitará el uso y manejo de la
aplicación, evitándole cometer errores que le supondrán una demora en la ejecución de la misma.

Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la
Delegación para realizar un estudio especifico sobre la misma.

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 2

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

SISTEMA
En este apartado se recogen algunas consideraciones sobre el sistema, que deben ser tenidas en cuenta para
su uso.

Hardware.

• Recomendaciones

En principio, cualquier PC que tenga instalado Windows 95 o Windows 98, así como conexión a Internet, es
suficiente para ejecutar la aplicación.

Para que la aplicación GEFOC Entidades funcione dando un rendimiento aceptable, se recomienda la
utilización de un PC con las siguientes características:

1. Procesador Pentium
2. Memoria 32Mb

Software:

• Requerimientos.
Para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades, es necesario disponer del siguiente software:

1. Sistema Operativo Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT o Windows 2000
2. Navegador Internet Explorer 5.0 o superior.
3. Acrobat Reader 3.0 o Acrobat Reader 4.0. Este editor de textos es necesario para la impresión de
documentos.

Si no dispone de alguna de las dos últimas aplicaciones, las podrá obtener descargándolas gratuitamente de
las páginas a las que se accede a través de los iconos que aparecen en la página inicial.

• Configuración.

Es importante que configure correctamente el software requerido para el correcto funcionamiento del
mismo. A continuación se va a indicar cuales son los parámetros que ha de configurar.

En primer lugar abra el navegador Internet Explorer, vaya a la barra de menú y pulse en
"Herramientas/Opciones de Internet...". A continuación le aparecerá una ventana como la siguiente:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 3

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

1. Eliminar archivos temporales: No es propiamente dicho un parámetro de configuración, sino una

recomendación de posible utilidad. A veces los datos almacenados en la memoria caché del sistema pueden
interferir en el correcto funcionamiento de la aplicación. En el caso de que hubiese un comportamiento
anómalo, acceda a "Opciones de Internet" (pantalla abierta anteriormente) y pulse el botón"Eliminar
archivos...". A continuación se mostrará la siguiente ventana:

Marque a continuación la casilla "Eliminar todo el contenido sin conexión" y pulse el botón "Aceptar".
De esta manera eliminará todo el contenido de la memoria caché.

2. Habilitación de Cookies propios de cada sesión no almacenados: Una vez abierta la ventana de
"Opciones de Internet",
pulse en la pestaña "Seguridad". Se mostrará la pestaña con el siguiente contenido:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 4

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Verifique que la zona de configuración web seleccionada es la de "Internet". A continuación pulse el

botón "Personalizar nivel...". Aparecerá lo siguiente:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 5

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Verifique que se encuentra marcada la opción "Activar" en "Cookies/Habilitar cookies propios de cada
sesión...", y si no selecciónela y a continuación pulse el botón "Aceptar". Seguidamente, saldrá una ventana de
diálogo preguntándole si está seguro de cambiar la seguridad de la zona. Pulse el botón "Si" y pulse
nuevamente el botón "Aceptar".

3. Habilitar HTTP 1.1 en conexiones proxy: Desde la pantalla de "Opciones de internet" (abierta al
principio), pulsar en la pestaña "Opciones Avanzadas". Aparecerá lo siguiente:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 6

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Verifique que se encuentre marcada la opción "Configuración de HTTP 1.1/Usar HTTP 1.1 en
conexiones proxy" y si no selecciónela y a continuación pulse el botón "Aceptar".

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 7

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

CUESTIONES GENERALES DE LA APLICACIÓN

En este apartado, se describe de forma general la funcionalidad del sistema. Todas las páginas de la
aplicación se utilizan de forma similar.

Recomendaciones
La aplicación ha sido diseñada para que la navegación entre pantallas sea realizada con las flechas de
navegación y botones específicos de la aplicación, por lo que se recomienda usarlos en vez de las flechas del
navegador, ya que pudiera no funcionar correctamente.

Configuración del escritorio de Windows

La aplicación está desarrollada para trabajar en un tamaño mínimo de escritorio de 800x600. La resolución
de pantalla puede modificarla en Inicio- Configuración- Panel de Control- Pantalla- Configuración- Area de
la Pantalla

Conceptos fundamentales sobre los campos del formulario

• Distinción entre campos: En las páginas de la aplicación, se utilizan los nombres de los campos de
diferentes colores para diferenciar entre campos obligatorios y opcionales:

1. Campos obligatorios. Color Rojo.

2. Campos opcionales. Color Negro.

• Normas a tener en cuenta en la cumplimentación de campos alfanuméricos que no son de texto libre:

a) Los caracteres introducidos se convertirán automáticamente a mayúsculas.

b) No se podrá introducir las comillas dobles " " ya que se ignorarían los datos rellenados a partir de la
primera comilla encontrada.

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 8

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

• Campos de texto libre o descripción:

a) Los caracteres introducidos no se convierten a mayúsculas.

b) Si se podrá incluir las comillas dobles " ".

Búsqueda de registros
En la mayoría de las opciones de menú, nos aparecerá en primer lugar una pantalla de búsqueda como la
siguiente:

Si se pulsa el botón "Enviar", nos aparecerá la lista de todos los registros disponibles. Si quiere realizar un
filtro sobre los mismos, únicamente tendrá que rellenar aquellas casillas que desee del Código del curso,
devolviendo únicamente aquellos registros que tengan el mismo valor en las casillas introducidas. La pantalla
con el resultado de la búsqueda será similar a la siguiente, con mas o menos registros:

Si se selecciona alguno de los registros, directamente se abrirá el contenido del mismo. Igualmente se
puede realizar una nueva búsqueda desde aquí.

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 9

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Operaciones sobre registros

Las operaciones que se realicen sobre los registros se van a llevar a cabo mediante dos agrupaciones de
botones principalmente.

En varias páginas nos vamos a encontrar este primer conjunto de botones:

Esté grupo se encontrará asociado por lo general a páginas que presenten multiregistros, como la de la
imagen.

La funcionalidad de los mismos es la siguiente:

1. Flecha Izquierda: Nos lleva a la página de la cual venimos.

2. Añadir: Añade un nuevo registro a la lista.
3. Editar: Edita un registro para que pueda ser modificado. Se tendrá que marcar la casilla de aquel registro
que se quiera editar
4. Borrar: Borra uno o varios registros de la lista. Para ello marcar una o varias casillas de aquellos registros
que se deseen borrar. En caso de haber marcado varias, al pulsar Borrar se borraran todas.
5. Salir: Nos lleva a la página principal.

En el caso de que no exista ningún registro, los botones “Editar” y “Borrar”, no aparecerán. A veces nos
aparecerá una flecha a la derecha.

El segundo grupo de botones es el siguiente:

Esté otro grupo se encontrará asociado a los distintos formularios. Vemos un ejemplo a continuación:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 10

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

La funcionalidad de los mismos es la siguiente:

1. Flecha Izquierda: Nos lleva a la página de la cual venimos.

2. Aceptar: Graba los datos insertados o modificados, o los cambios realizados.
3. Cancelar: Anula los cambios realizados.
4. Salir: Nos lleva a la página principal.

Estas dos agrupaciones de botones no lo son de manera estricta, incluyendo a veces otros botones (como los
de acceso a diferentes formularios).

Listas de valores
Muchos de los campos están basados en tablas auxiliares que contienen la codificación de los valores
posibles. En pantalla, estos campos se caracterizan por tener a la derecha un pequeño botón para llamar a
una ventana auxiliar donde podemos consultar los posibles valores para dicho campo.

Dicha ventana tiene la siguiente forma:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 11

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Los botones que aparecen en la imagen anterior tienen las siguientes funcionalidades:

1. Aceptar: Una vez seleccionado un elemento de la lista, al pulsar el botón aceptar el código y la descripción
se recuperan y se cargan en los campos correspondientes del formulario en el cual nos encontrábamos.
2. Cancelar: Cierra la ventana de búsqueda.
3. >>>: Nos presenta mas registros de la lista.
4. <<<: Una vez que pulsamos >>>, aparece este botón para poder regresar a los registros anteriores.
5. Buscar: Una vez introducido un patrón de búsqueda, mediante una palabra, frase o filtros, lo pulsamos para
obtener el resultado de la búsqueda.

Patrones de búsqueda
En listas que contengan un gran número de valores posibles, se pueden realizar filtros para disminuir el
número de registros recuperados. Para utilizar los filtros, se utiliza el carácter %. Los distintos usos del filtro son
indicados a continuación mediante unos ejemplos:

1. %CAUDILLO! Devuelve el municipio ALBALA DEL CAUDILLO. El filtro %xxx devuelve aquellos
registros que finalicen en xxx.
2. ALDEA DE%! Devuelve los municipios ALDEA DEL CANO y ALDEA DE TRUJILLO. El filtro xxx%
devuelve aquellos registros que comienzan con xxx.
3. %TRUJILLO%! Devuelve los municipios ALDEA DE TRUJILLO, ROBLEDILLO DE TRUJILLO y
TRUJILLO. El filtro %xxx% devuelve aquellos registros que contienen xxx.
4. Si no se utiliza filtro, el sistema nos devolverá un registro siempre y cuando coincidan exactamente con el
termino especificado.

Una vez introducido el termino de busqueda, pulsar el botón "Buscar". A continuación se muestra una
nueva ventana que contiene los resultados de la busqueda.

Nota: Si una entidad colaboradora detecta que no existe un determinado código en una tabla auxiliar, debe
notificar este hecho a la Delegación Provincial correspondiente o la Dirección General en su caso.

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 12

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Identificación de Personas en el sistema

En este apartado se describe como se identifican las personas físicas o jurídicas en el sistema. Los
Representantes, los Responsables y los Agentes externos se identifican mediante los dos siguientes campos:

1. Tipo de documento de identificación. Tipos válidos:

1.1. C ! Cédula Consular

1.2. D ! NIF (Personas físicas) / CIF (Personas jurídicas)
1.3. E ! Número de identificación extranjero
1.4. G ! Privación de libertad
1.5. P ! Pasaporte
1.6. T ! Tarjeta de residencia
1.7. X ! Número de identificación extranjero provisional

2. Número de documento de identificación

Siempre debemos utilizar los siguientes valores. Por ejemplo:

Tipo de documento de identidad: D = Número de documento de identidad (NIF o CIF).

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 13

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Impresión
La opción de impresión, se encuentra en distintas partes de la aplicación. El funcionamiento es similar en
todos los casos, aunque las pantallas presentadas pueden mostrar algunas variaciones en cuanto a opciones. Se va
a mostrar un ejemplo que corresponde con el menú "SOLICITUD". Para ello, acceda a la opción
"SOLICITUD / Solicitud de Subvención", marque la casilla de la solicitud que desea imprimir de la lista
existente y pulse el icono . A continuación aparecerá una pantalla similar a esta:

En Tipo de documento se presentan dos opciones. Si escogemos la opción "Borrador" al pulsar el botón
"Aceptar" se generará un documento en formato PDF, que cumple las funciones de borrador, ya que servirá
únicamente para ver como queda el documento, pero sin validez alguna ante la Delegación. La opción
"Definitivo" genera el documento final que se habrá de entregar en la Delegación correspondiente. Una vez
generado este documento, la aplicación no permitirá realizar ninguna modificación sobre los datos de la
solicitud, pudiéndose únicamente visualizar el contenido de los formularios. Esto es extensible a las demás
pantallas de impresión que nos encontremos.

Mas abajo en la página, se especifican los distintos tipos de formularios que podemos imprimir. Marcar
aquel que se desee imprimir. Aquí puede variar el formato en cuanto a que se presenten otros tipos de documento
a imprimir, pero es intuitivo el funcionamiento.

Si desea ver la lista de documentos impresos, acceda a la opción de menú "UTILIDADES / Buzón de
impresión". Aparecerá la siguiente página:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 14

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

Las diferentes opciones que presenta la página para seleccionar los documentos actúan a modo de filtro
("Tipos de documentos a Seleccionar" y "Fechas de los documentos") o de ordenación de los documentos
devueltos ("Criterios de ordenación de los documentos") Las distintas opciones que se presentan son las
siguientes:

Tipos de documentos a Seleccionar:

Las opciones aquí escogidas restringen la selección devuelta a aquellos documentos que cumplan las
opciones elegidas en los distintos campos.

• Estado del Documento: Pueden tener los estados SOLICITADO, GENERANDO, ERROR,
FINALIZADO Y BORRADO.
• Tipo de Documento: Los tipos son DEFINITIVO Y BORRADOR
• Nombre del Documento: Se ha de seleccionar un nombre la lista desplegable

Fechas de los documentos:

• Impreso a partir de la fecha: Devuelve aquellos documentos que se hayan impreso posterior a la fecha
especificada.
• Impreso antes de la fecha: : Devuelve aquellos documentos que se hayan impreso antes de la fecha
especificada.

Criterios de ordenación de los documentos:

Los documentos devueltos serán ordenados siguiendo el primer criterio y aquellos que se repitan utilizando
el segundo criterio.

Sugerencias o errores
Los mecanismos que las entidades tienen para notificar errores en la aplicación así como posibles mejoras
en la misma son:

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 15

 Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

1. Contactar con la persona responsable de GEFOC en su Delegación Provincial de la Consejería de Empleo y

Desarrollo Tecnológico.
2. Enviar la sugerencia por Email: para ello acceda a la opción de menú "UTILIDADES / Sugerencias",
donde directamente le abrirá el correo electrónico predeterminado en su ordenador con la dirección a donde
enviar la sugerencia. Especifique en el Asunto GEFOC Entidades Internet. Deberá escribir en el correo
los detalles de la sugerencia o error. La dirección es: gefoc@cedt.junta-andalucia.es.

Manual sobre Cuestiones Generales de la GEFOC Entidades Pág. 16