Uitwerking idee

Provincie Limburg

Ideenummer 194
Titel idee E-book reader

Doel van het idee

Spaarzamer omgaan met papiergebruik, sneller concrete gegevens bij de hand (naslagwerk) en
eventuele directe verwerking commentaar op stukken naar de maker.

Beschrijving idee
In onze organisatie worden grote hoeveelheden stukken geproduceerd die alle in grote hoeveelheden
geprint worden (en vervolgens vaak snel weer na gebruik naar de container gaan). Door middel van
het uitvoeren van een pilot voor het gebruik van een e-book waarbij op electronische wijze stukken
gelezen, becommentarieerd en geraadpleegd worden is te verkennen of het wellicht mogelijk is om
vormen van e-book te gebruiken in onze organisatie.

ASPECTEN REALISATIE IDEE

Bij dit idee zijn de volgende aspecten van toepassing. Enerzijds technische (hoe kan op een simpele
wijze een e-book het leeswerk en papierwerk gaan vervangen) en anderzijds praktisch (werkt een e-
book prettig en zo mogelijk sneller dan een papieren versie en welke milieuwinst is te behalen) en
zijnerzijds ook juridisch (kunnen vertrouwelijke stukken op een e-book gebruikt worden zonder dat
dataverlies zou kunnen ontstaan). Een heel belangrijk aspect is natuurlijk kostenbesparing.

In eerste instantie wordt bij e-book gebruik gedacht aan medewerkers die veel papier moeten
verstouwen om beslissingen te nemen (de zo te noemen beslissers) en medewerkers die vooral
naslagwerken willen lezen en bekijken bij werk binnen of buiten het provinciehuis (de zo te noemen
lezers).

Voor de beschrijving is gebruik gemaakt van informatie vanuit een onderzoek aan de VU te
Amsterdam en een lopend onderzoek bij het ministerie van Sociale Zaken en Welzijn. Van deze
laatste is een projectvoorstel bijgevoegd.
Eén van de zaken die dus een rol spelen is niet het wiel opnieuw uit te vinden, hoewel een e-book
toch binnen elke organisatie anders zal worden ingezet en ook te koppelen zal zijn aan andere
systemen.

Bestuurlijke aspecten
Het gebruik van een e-bookreader oogt zakelijker en cleaner dan het hebben van hele stapels papier
als bewijs van goed gedrag. Het gaat immers niet om de omvang maar om de inhoud van stukken.
Tegelijkertijd zal met de introductie van de e-books een vraag ontstaan naar concrete samenvattingen
(en dus kortere bestuurlijke informatie) van achterliggende informatie. Immers
achtergronddocumenten kunnen nu onbeperkt worden meegestuurd, maar zullen veel minder snel
gelezen worden. Dit biedt voordelen in tijd voor de beslisser, maar vraagt wel een aanpassing van de
huidige werkwijze van de provincie.

1
Organisatie /sociaal-culturele aspecten
Een frisse uitstraling waarbij nieuwe techniek niet wordt geschuwd heeft een uitstraling, wanneer ook
nog de cultuur zich meer gaat richten op kernachtige en samenvattende documenten wordt een
dubbelslag gehaald.

Formatieve aspecten
Deze zijn minder van toepassing. Naar verwachting zal de digitale handling van bestanden in de begin
periode evenveel tijd kosten als drukprocessen. Echter naar verloop van tijd (met een goede
inbedding in de processtructuur van de provincie) zal er een beperkte formatieve winst zijn doordat er
veel minder druk of print van voortgangsstukken noodzakelijk is.

Proces aspecten
De introductie van het e-book vergt de nodige aanpassing in de processen. In plaats van het op papier
laten aanleveren van documenten en getekende versies zal er vooral sprake zijn van digitale versies
die bij het secretariaat van de beslissers worden verzameld dan wel door de bibliotheek worden
verzameld en verspreid. Deze verspreiding kan over the air plaatsvinden, wat betekent dat er in
principe onafhankelijk van tijd en moment een update van stukken kan worden gemaakt en
toegezonden. Uiteindelijk zal zo ook kunnen worden aangesloten bij de digitalisering van de
informatiestroom (Ari) inclusief digitale ondertekening etc.

In de pilotfase zal echter worden geëxperimenteerd met een beperkt aantal mogelijkheden om zo te
bekijken waar tegenaan gelopen wordt en of de e-book reader daadwerkelijk een meerwaarde kan
hebben. Wel kan in die pilotfase optimaal worden aangesloten op de digitalisering van de
stukkenstroom naar PS en ook GS binnen de provinciale organisatie.
Voorgesteld wordt te starten met medewerkers die geïnteresseerd zijn in de technologie en die vanuit
verschillende kanten van de organisatie willen beoordelen. Ingezet wordt op 1 a 2 leden van GS, 1 a 2
afdelingshoofden, 1 a 2 directieleden en 1 a 2 PS-leden. Bekend is dat verschillende leden en
medewerkers affectie hebben met ICT-ontwikkelingen.

Financiële/economische aspecten
Naar verwachting zijn er voor wat betreft papiergebruik belangrijke winsten te halen. Vooral als papier
wordt gezien als een schaars goed wat op termijn duurder en duurder zal worden. Echter
daartegenover staat een implementatieproces die ook tijd en energie zal kosten en aan de kant van
de aanschaf van hardware en onderhoud daarvan kosten met zich meebrengt. Groot financieel
voordeel voor de korte termijn is daarmee niet zichtbaar, maar naar verwachting op de lange termijn
wel.

Kennis aspecten
De kosten voor kennis betreffen de mogelijke training van toekomstig gebruikers en toeleveranciers
van informatie op de techniek en de inbedding in de procesgang. Deze kennis zal als sideeffect
hebben dat er beter en duidelijker in beslisdocumenten en samenvattingen zal worden gerapporteerd.
Die kennis van bondige beslisdocumenten en kernachtige samenvattingen heeft een meerwaarde
voor de hele organisatie en een vermindering van de hoeveelheid te lezen stukken.

2
Omdat PS en GS al overgaan naar digitale informatievoorziening, zal daar sprake zijn van early
adaptors, die de beweging al moeten maken. De bestaande kennis is daar goed en hoeft slechts
beperkt aangevuld te worden.

Juridische aspecten
Enig onderwerp kan zijn dat er op een e-book reader gevoelige informatie wordt vermeld die niet door
derden mag kunnen worden gelezen. Daarvoor is te onderzoeken of er ook via een password
beveiliging de apparaten kunnen worden beschermd.

Technische aspecten
Voor dit project is in de opstartfase (het uittesten) apparatuur noodzakelijk. Deze apparatuur heeft een
kostprijs van rond de €300 per stuk. Daarnaast zal met de helpdesk bekeken moeten worden hoe in
de testperiode en met welke uit te werken vragen een tweetal locaties geschikt wordt gemaakt om
voor de beslissers (mogelijk secretariaat van een afdeling of directie) of lezers (bijvoorbeeld bij de
bibliotheek) de relevante informatie voor de apparatuur voor te bereiden en die fysiek dan wel via wifi
erin te zetten.

Ruimtelijke/ecologische aspecten
Het idee heeft voordelen voor ruimte binnen het gebouw en de inrichting van werkplekken. Er zal
immers minder ruimte nodig zijn voor naslagwerken en minder ruimte voor uitgebreide dossiers.

Milieuaspecten
Het belangrijkste voordeel zal bestaan uit het terugbrengen van de hoeveelheid papierverbruik binnen
de organisatie. Naar verwachting zal er, vanwege de noodzakelijkheid niet meer te hoeven printen
(wat scheelt in apparatuurkosten, toner/inktkosten, beheerskosten, papierkosten en vervoerskosten),
sprake van een aanzienlijke milieuwinst. Dit nog los van het feit dat er geen post meer bezorgd hoeft
te worden (vervoer en energie). In de pilotfase is zeker te onderzoeken welke effecten dat voor de
papierstroom heeft, in een mogelijke uitrolfase is dat veel beter in financieel voordeel te vertalen.