manualSIFDE Directoresfeb09

2 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

5

En Julio de2007 el Departamentode Educación comenzóa utilizar su Sistema de Información
Financieranuevo,mejorconocidocomoelSIFDE.Comoresultadodelaimplantacióndelnuevo
sistema,elDepartamentodeEducaciónestáencaminadoaobtenerlossiguientesbeneficios:

x Control Presupuestario que permite controlar los gastos del Departamento por
objetodegasto,proyectoycuenta.

x Controles efectivos y procesos ágiles en la preͲintervención de transacciones de
cuentasporpagaralossuplidores.

x Gestión efectiva de cobros y/o ajustes a los suplidores que le adeudan al
Gobierno,mediantelautilizacióndelProcesode“Garnishment”.

x Gestióndefacturaciónfederalautomática.

x Sistema de Registro y Mantenimiento de Propiedad con funcionalidad adicional
paramanejodecódigosdebarras.

x Manejodetransaccionesdecomprasdebienesyserviciosmediantecontratos,y
atravésdemercadolibre.

x Uso de un Catálogo de Artículos asociado a los contratos de Nivel Central y
Regional.

x IntegraciónconelDepartamentodeHaciendaparalacontabilizaciónmensualde
transaccionesypresupuestos.

ElSIFDEenlasEscuelaslesproveeráunniveldeautomatizacióndeprocesosquelespermitirá
realizarlassiguientestransacciones:

x ConsultadePresupuestoͲtendránaccesopararevisaryconsultarlainformación
relacionadaalpresupuestoasignadoasuescuela.

x Requisiciones de Compra contra Contratos – Como parte de los beneficios que
traeelSIFDEalDE,lasescuelaspodráningresartransaccionesdecomprascontra
contratosdesdesusestacionesdetrabajoubicadasenlosplanteles.

x RequisicióndeCompraMercadoAbierto–Desernecesario,lasescuelaspodrán
registrar requisiciones de Mercado Abierto. Las requisiciones de Mercado

Abierto, a diferencia de las Requisiciones de Compra con Contrato, requerirán
aprobaciónporpartedeunComprador.

x RecepcionesͲUnavezlossuplidoreshagansusentregas,elpersonaldesignado
en la escuela hará el registro de una transacción de recibo en el SIFDE. La
transaccióndereciboesimportanteparaprocesarlospagosalossuplidores.

x Transferencia de Propiedad – Toda transacción de transferencia de propiedad
deberáserregistradaenelSIFDE.SeleproveeráaccesoalCustodiodePropiedad
pararealizarestetipodetransacción.Conlaimplantacióndeesteproceso,elDE
podrámantenercontrolsobreelinventariodesusequipos.

Beneficios

x Autonomía Fiscal Ͳ Las escuelas tendrán control del presupuesto asignado a su
escuela para atender las necesidades particulares de su plantel y su población
estudiantil.

x Proceso de Requisición de Compra mecanizado – Los directores de escuelas
podrán registrar sus requisiciones de compra a mercado abierto a través del
SIFDEparaquelasmismasseanatendidasporelcompradorasignadoalaregión
queoriginalatransaccióndeformaautomática.

x Aprobación automática de Transacciones de Pedidos contra Contrato – Las
transacciones registradas contra contratos son aprobadas de forma automática
por el Director. Estas transacciones no requieren la intervención de un
comprador.

x Registro Sencillo de Transacciones Ͳ Mediante la pantalla de Requisiciones
Ligeras, los usuarios sólo completan la información mínima requerida para
procesarlatransacción.

x Procesamiento de Pago basado en mercancíarecibida– ElDE sólo pagará a sus
suplidoresporlamercancíarecibidaenlasescuelas.

x Disponibilidad de Información Financiera – Los informes y consultas de
presupuestolebrindaránalosDirectoresinformaciónactualizadadelbalancede
suspresupuestosparaunmejormanejodetomadedecisiones.
9
11
�
El� personal�de� las� escuelas� del� Departamento�de� Educación� (DOE)� tendrá� la� capacidad� de� ver�
sus� presupuestos� asignados.� Para� ésto,� utilizarán� el� Módulo� de� Commitment� Control� de�
PeopleSoft�versión�8.9.�
�
SobreesteManual
Este�Manual�ha�sido�diseñado�tomando�en�consideración�las�necesidades�básicas� del�usuario.�
Se�utiliza�un�lenguaje�sencillo,�que�combina�la�mayor�cantidad�de�gráficas�posibles�para�facilitar�
el�entendimiento�del�material.�
�
En� el� manual� se� enfatizan� todas� las� funciones� típicas� del� Módulo,� desde� un� punto� de� vista�
funcional.�Los�procedimientos�administrativos�de�las�escuelas�que�utilizarán�el�Módulo,�no�son�
discutidos� en� el� Manual,� y� se� establece� que� dichos� procedimientos� prevalecen� sobre� los�
discutidos� en� este� documento;� éstos� estarán� documentados� en� la� Guía� de� Procesos� y�
Procedimientos�del�Departamento�de�Educación.�
�
El� Manual� incluye� una� gama� de� tópicos� que� envuelven� posiblemente� funcionalidades� que� no�
aplican�a�un�usuario�en�particular.�Sin�embargo,�estas�funcionalidades�podrían�utilizarse�en�un�
futuro� o� son� actualmente� utilizadas� por� algún� otro� funcionario� del� DOE.� El� usuario� deberá�
aclarar� cualquier� duda� con� su� supervisor� inmediato� sobre� cualesquiera� de� los� tópicos� que�
entienda�no�le�corresponden,�o�por�el�contrario,�entienda�que�deben�ser�utilizados�por�él.�
�
Este� Manual� le� facilitará� reforzar� los� conocimientos� aprendidos,� a� través� de� la� realización� de�
ejercicios�de�práctica�individuales.�El�mismo�también�incluye�consultas�relacionadas.�
�
Los�siguientes�iconos�son�usados�en�el�Manual�para�los�siguientes�propósitos:�
�
Este� icono� indica� una� nota� provechosa� o� de� gran� ayuda� para� el� usuario,� dentro� del�
proceso�que�el�Manual�esté�presentando.�
�
�
Este�icono�indica�aviso�o�precaución.

Este�Manual�del�Usuario�representa�una�herramienta�valiosa�que�le�provee�al�usuario�un�mejor�
entendimiento�de�los�procesos�funcionales�dentro�de�la�aplicación�PeopleSoft�8.9.��
Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Procedimiento de Compras en la Escuela
Título: Creación de una Requisición, Aprobación y Recibo

Versión: agosto 2008 Aprobado:
Procedimiento de Compras
Número de Documento: DE- en la Escuela Fecha de Emisión: 29 de agosto de 2008
Título: Creación de una Requisición, Aprobación y Recibo

Versión: agosto
Propósito 2008
y Alcance Aprobado:
Número de Documento: DE- Fecha de Emisión: 29 de agosto de 2008
Establecer los pasos a seguir por el Requirente, Aprobador y el Receptor para llevar a cabo el proceso de
compra en las escuelas, utilizando el Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación
(SIFDE).
Propósito y Alcance
El procedimiento comienza en el momento en que surge la necesidad de comprar un artículo o servicio, y
Establecer
culmina unalos
vezpasos a seguir por
se contabiliza el Requirente, Aprobador
electrónicamente y elo Receptor
la mercancía para llevar a cabo el proceso de
servicio recibido.
compra en las escuelas, utilizando el Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación
(SIFDE).
Consideraciones Generales
El procedimiento comienza en el momento en que surge la necesidad de comprar un artículo o servicio, y
Las siguientes
culmina una vezconsideraciones deben ser observadas
se contabiliza electrónicamente a través odeservicio
la mercancía todo elrecibido.
procedimiento:
9 Para iniciar el proceso de creación de la Requisición en el SIFDE, se utilizará el formulario

Requisición deGenerales
Consideraciones Compra.
Las Cada
9 escuela
siguientes deberá tener identificado:
consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
ParaUna
9 persona
iniciar como Requirente
el proceso de creaciónpara de
tramitar las requisiciones
la Requisición el SIFDE.
en elenSIFDE, se utilizará el formulario
Requisición de Compra.
Una persona como Director o Supervisor de la Unidad Adquirente para aprobar las requisiciones
el SIFDE.
9 Cadaenescuela deberá tener identificado:
Presupuesto
Una persona disponible para crear
como Requirente paralastramitar
requisiciones.
las requisiciones en el SIFDE.
Una persona comocomo Receptor

Director opara recibir ede
Supervisor ingresar las compras
la Unidad en el
Adquirente SIFDE.
para aprobar las requisiciones
en el SIFDE.
9 Al momento de iniciar la Requisición, se verificará que se cumpla con el principio de austeridad del
gobierno,
en el cual
Presupuesto toda adquisición
disponible para crearsea
las necesidad y que no implique lujo, capricho, extravagancia o
requisiciones.
exceso.
Una persona como Receptor para recibir e ingresar las compras en el SIFDE.
9 A través de la opción de requisiciones en el SIFDE se podrá generar lo siguiente:
9 Al momento de iniciar la Requisición, se verificará que se cumpla con el principio de austeridad del
Ordenen
gobierno, deelEntrega – documento
cual toda adquisiciónque
seasenecesidad
genera automáticamente
y que no impliquecuando los artículos
lujo, capricho, están en uno
extravagancia
contrato. La Orden de Entrega será manejada en la escuela.
exceso.
9 A Requisición
través de Compra
de la opción – si el artículo
de requisiciones no estáseenpodrá
en el SIFDE un contrato,
generar su adquisición se tiene que dar a
lo siguiente:
través de un comprador por mercado abierto, a través de una subasta informal.
Orden de Entrega – documento que se genera automáticamente cuando los artículos están en un
contrato. La Orden de Entrega será manejada en la escuela.
Requisición de Compra – si el artículo no está en un contrato, su adquisición se tiene que dar a

través de un comprador por mercado abierto, a través de una subasta informal.

9 Es responsabilidad del Requirente:
o Dar seguimiento a las requisiciones sometidas.
o Mantener un expediente de los formularios recibidos y procesados para crear las requisiciones.
9 Es responsabilidad del Director de la Unidad Adquirente revisar la Requisición de Compra y evaluarla

de acuerdo al estudio de necesidades y el nivel de cumplimiento con las normas establecidas.
9 El único Aprobador autorizado es el Director o jefe a cargo de la unidad que está solicitando la
compra.
9 El Director de la Unidad Adquirente notificará toda aprobación o denegación de requisiciones al

Requirente correspondiente.
9 Entre las responsabilidades del Receptor están:
o recibir todos los bienes adquiridos por la escuela
o registrar el recibo en el SIFDE.
9 En resumen, las compras en la escuela se originarán a través de:
o Tarjeta de Compras
o Ordene de entrega- surge cuando el articulo o servicio esta atado a un contrato.
o Requisición de compra- surge cuando el articulo es no esta en contrato (mercado abierto).
17
Diagrama del Proceso
Proceso de Adquisición en la Escuela
ESCUELA
Personal de Requirente
la Escuela Director Escolar
Prepara el formulario Verifica la Requisición
Requisición de Compra Ingresa la Requisición Aprueba la Requisición
Entrega requisición al en SIFDE
requirente Recibe la Orden de
Compra impresa y
envía mediante
facsímile al suplidor.
ARCHIVO
Suplidor
Recibe Orden de
Formulario Requisición de Entrega u Orden de
Compra Receptor Compra
Requisición Electrónica Recibe mercancía Efectúa la entrega
Recibo Electrónico Ingresa los bienes y
Solicitud de Devolución (si servicios en el SIFDE
aplica)

Procedimiento
Responsable Tarea
Personal de la Escuela 1. Al surgir la necesidad de adquirir un bien o servicio, proceda a completar

el formulario Requisición de Compra.
2. En el formulario desglose los materiales o servicios a ser adquiridos.

Firme la petición y la entreguela al Requirente de la escuela.
Requirente de la 3. Reciba el formulario Requisición de Compra y proceda a analizar la

Escuela petición. Verifique que esté acorde con el plan de compras, según el
estudio de necesidades de la Escuela.
4. Proceda a crear la Requisición electrónicamente en el SIFDE.

Nota: Para el detalle del procedimiento para crear requisiciones,
refiérase al Manual del Usuario – Requisiciones.
La pantalla en el SIFDE se muestra de la siguiente manera:
5. Ingrese la información de la requisición según aparece en el

formulario Requisición de Compra.
Nota: Si al efectuar la búsqueda de un artículo, no lo encuentra en el

catálogo, deberá seleccionar la categoría 9999 e ingresar la descripción
del artículo requerido.
19
Responsable Tarea
6. Una vez finalice la requisición, guarde los cambios en el sistema. Si

la orden esta completa, el sistema le asignará un número de
requisición en este momento.
7. Proceda a correr el proceso de verificación de presupuesto. Si no
hay presupuesto disponible, el estatus de presupuesto de la
requisición cambiara a “Error” Debe comunicarse con la Oficina de
Presupuesto para someter una solicitud de transferencia de fondos o
para que se le otorgue otra cifra de cuenta válida para procesar la
transacción. Si la requisición no procede por falta de fondos proceda
a cancelar la misma en el sistema.
Nota: Para el procedimiento de cancelación consulte el Manual del

Usuario – Requisición SIFDE.
8. Si hay presupuesto disponible, el estatus de presupuesto de la

requisición cambiará a “Valid”. Someta la requisición para la
aprobación del Director Escolar.
9. Una vez finalice la requisición puede presentarse que los artículos o

servicios seleccionados presenten uno de los siguientes escenarios:
¾ Contrato: Los artículos o servicios fueron previamente

negociados y están incluidos en un contrato. Una vez la
requisición se genere se crea una Orden de Entrega. Una vez
aprobada por el Director Escolar, la orden se imprimirá
automáticamente. Es deber del Requirente enviar la Orden de
Entrega por fax al suplidor correspondiente y archivar los
documentos.
¾ Mercado Abierto: Surge cuando los artículos seleccionados no

están contratados. Una vez la requisición se genere es deber de
la Oficina Central de Compras efectuar los pasos
correspondientes para procesar dicha requisición. El Requirente
es el encargado de darle seguimiento y cerciorarse de que se
complete el proceso de compra para la requisición.
Nota: Para información adicional de las consultas de

requisiciones en SIFDE, refiérase al Manual del Usuario –
Requistions para la navegación de la consulta de estatus de
documentos “Document Status Inquiry”.
Nota: Sólo recibirá comentarios de la Requisición y la Orden de

Entrega si fue reciclada (el estatus de Recycle se le otorga a las
requisiciones que necesitan efectuar algún cambio). Si la orden es
denegada será eliminada del sistema. De lo contrario, deberá darle
seguimiento a la Requisición y la Orden de Entrega buscándola en
el sistema y verificando que su estatus cambie a aprobado

Responsable Tarea
“Approved”.
Proceso de Aprobación
Director Escolar 10. Recibirá la Requisición en su Lista de Trabajo (“Worklist”) y
procederá a evaluar la misma para efectuar la acción de aprobar,
denegar o reciclar la Cifra de Cuentas de la Requisición.
Nota: Para el detalle del procedimiento para la aprobación de

requisiciones, refiérase al Manual del Usuario – Requisiciones.
11. Previo a denegar o aprobar cualquier Requisición, deberá examinar

el estatus del presupuesto.
La pantalla para el análisis de presupuesto se muestra de la

siguiente manera:
Nota: Para el detalle del procedimiento para consultas de presupuesto,

refiérase al Manual del Usuario – Commitment Control SIFDE.
12. Una vez analice el presupuesto proceda a denegar o aprobar la

requisición.
21
Responsable Tarea
Proceso de Archivo
Requirente de la 13. Una vez completado el proceso de requisición y recibo debe compilar
Escuela y archivar los siguientes siguientes:
Formulario Requisición de Compra
Recibo Electrónico (“Receipt Delivery Detail Report”) (si
aplica)
Solicitud de devolución (“Return to Vendor”) (si aplica)
14. Debe organizar los archivos por el número de Requisición asignado
por SIFDE.
Proceso de Cancelación
Requirente de la 15. De necesitar cancelar una Orden de Entrega debe contactar al
Escuela personal de compras de la Región Educativa, ya que éstos son los
únicos que tienen acceso a las cancelaciones.
16. Sólo se podrá cancelar en la escuela las requisiciones que no lleguen

a Orden de Compra. Una vez las requisiciones se convierten en
órdenes de compra, tendrán que ser canceladas por los compradores
de la Oficina Central de Compras.
Nota: Si es necesario hacer una devolución debe considerarse los

siguientes criterios:
9 Mercancía incorrecta
9 Mercancía

Objetivos
UnavezelusuarioreviseypractiqueelcontenidodeesteManual,debedominarlossiguientes
procesos:

• Conocerelprocesodeverificacióndelpresupuestoestablecidoparacadaescuela,ya
seanfondosestatales,federalesodeproyectosespeciales.
• Conocerendetalleeldesglosedecadaunadelascuentas.
• Tendrá una visión más clara de cómo manejar el Presupuesto a través del nuevo
sistema.

Estemanualcontienelossiguientescapítulos:

I. NAVEGANDO EN PEOPLESOFT V.8.9 – muestra al usuario la navegación básica en la
aplicaciónatravésdelInternetExplorer.

II. CONSULTADEPRESUPUESTOSPARACUENTASESTATALESYFEDERALES–presentael
procesoparaverelmanejodelosfondosparalasdistintasasignaciones.

III. DETALLEPRESUPUESTARIO–nospermiterevisarelmanejodelosdistintosfondosde
maneradetallada.

IV. CONSULTAS PRESUPUESTARIAS – Presenta elmovimiento de cada una de las cuentas
presupuestadasparalasescuelas.

V. DRILLDOWN–Presentaeldetalledelastransaccionesquecomponenlosbalancesde
lascuentas.

VI. VOCABULARIO,ACRÓNIMOS,HOTKEYS


Capítulo 1
Navegando en PeopleSoft v.8.9

En este capítulo estaremos cubriendo y reforzando la navegación básica de la aplicación de
PeopleSoft.
Acceder Internet Explorer

El Internet Explorer (IE) es una herramienta utilizada para buscar, ver, y acceder información
disponibleenelInternet.AdemásdeusarelIEparateneraccesoainformaciónenlínea,enel
DOE,utilizaremosIEparaaccederlaaplicacióndePeopleSoft.

Paso1
ParaaccederIElocaliceelicono enlapantallaprincipalyoprima.

25

Paso2
Elsistemaletraeestapáginaprincipal.EchemosunvistazoaloselementosbásicosdelIE.

Ingresar su Contraseña (Signing in)

Para poder tener acceso a la aplicación de PeopleSoft, se le debe haber asignado a usted un
accesoqueconstadeunaIdentificacióndeusuario(UserID)ysucontraseña(password).

Paso1
EnelAddressBardebecolocarladireccióndelambientedeproducciónqueseleproveeráen
su momento. Puede guardar dicha dirección en la sección de Favoritos para evitar tener que
hacer la entrada cada vez que acceda la aplicación. También podría crear un shortcut en el
desktop.

Paso2
Unavezcoloqueladirección:

1. Obtiene como respuesta la página en donde coloca su ID y su contraseña (esta
informaciónleseráentregadaporlaDivisióndeSeguridaddelDOE).

2. YaentradossuIDysucontraseña,oprima para acceder la página
principaldePeopleSoft.

Sisuaccesoesinválido,elsistemamostraráunmensajedeerror:YourUserIDand/or
Passwordareinvalid,favorcomunicarseconeladministradordeseguridaddelDOE.

Nota:SisusesióndePeopleSofthasidoterminadaporfactortiempo,automáticamente
le aparecerá en su pantalla la página en donde se coloca su ID y su contraseña para
poder acceder nuevamente PeopleSoft. El área de seguridad programará un tiempo límite de
accesoenlaaplicación,loquesignificaquesiempreycuandosemantengatrabajandoenlas
páginas,elsistemaNOleterminarálasesióninterrumpiendoasísutrabajo.Porlocontrario,si
usted abandona su área de trabajo y ha pasado el tiempo establecido (15Ͳ20 minutos), el
sistemalerequeriráentrarsuUserIDycontraseña,nuevamente,comomedidadeseguridad.
Cómo Grabar en Favoritos la Página de Acceso a PeopleSoft.

IE le permite archivar un listado de aquellas páginas que son frecuentemente visitadas,
conocidas como Favorites. Una vez la página es guardada como uno de los Favoritos no hay
necesidaddeescribirnuevamenteladirecciónenelAddressBar.

ComencemosañadiendolapáginadeaccesoaPeopleSoft.

Paso1
UnavezlapáginadeaccesodePeopleSoftesdesplegadaensupantallaprincipal,oprima
delmenúdeInternetExplorer,ypresioneAddtoFavorites,(añadiralosfavoritos).

Paso2
SedesplegarálasiguientepantallaparaañadiralosFavoritos.Coloquesucursosenelespacio
provistoyescribaPeopleSoftSignͲin,opuededejarloqueaparecepordefault.

Oprima paraañadirPeopleSoftSignͲinallistadodesusFavoritos.
27

UstedhaañadidosatisfactoriamentelapáginadePeopleSoftSignͲincomounodesusFavoritos
enIE.

Nota:ParaaccederestapáginaenunfuturoatravésdelosFavoritos,oprimaFavorites
en la barra del Menú, verifique su listado de páginas ya grabadas, y seleccione
PeopleSoftSignͲin,ocomoustedlohayanombradocuandolonombróalmomentodeañadirlo
asulista.

Elementos de la Navegación en PeopleSoft

Una vez haya entrado su contraseña para acceder PeopleSoft, aparecerá la página inicial de
Bienvenida. Note que en la parte superior de la navegación de cada página se encuentra el
encabezado universal. El mismo contiene los siguientes enlaces: Home, Worklist, Add to
Favorites, and Sign Out. Estas opciones estarán disponibles en todo momento durante su
conexión.Además,veráncomonavegaratravésdelsistemausandomenús,enlacesypáginas.

El encabezado universal estará disponible en cualquier página de PeopleSoft durante su
conexión.Enlossiguientespasosestaremosdiscutiendodichoselementos.

1. OprimaHomepararegresaralapáginadeBienvenida.

2. OprimaWorklistparaverlosartículosotareasesperandoasertrabajadasporusted.El
worklist (listado de trabajo) es generado cuando usted está utilizando una aplicación
que le permite acceder esta funcionalidad de workflow (flujo de trabajo). Esta página

también provee enlaces que le permiten ver detalles adicionales sobre dichas tareas,
navegarsobrepáginasendóndeustedpuederealizareltrabajoasignado,yreͲasignar
tareas.Porejemplo,loscomprobantespendientesaseraprobadosdeacuerdoalnivel
deaprobaciónestablecido.

3. Oprima Add to Favorites para añadir a su listado de favoritos páginas de PeopleSoft
que visite frecuentemente durante su trabajo diario. Los Favoritos son similares a los
bookmarks para acceso frecuente al contenido de ciertas carpetas. Una vez añada un
Favorito, dicho contenido se mantendrá bajo el listado de My Favorites, que se
encuentraenlabarradelmenú.UnavezelFavoritoesguardado,expandaellistadode
MyFavoritesyoprimaelenlacequedeseeacceder.UstedpuedeeditarlosFavoritos,ya
seaparacambiarlasecuenciaoparareͲnombrarlos.TambiénpodráeditarFavoritosya
guardadosensulistadocuandoelURLhasidomodificadoohasidoborrado.

4. OprimaSign OutparasalirdelsistemaPeopleSoft.

5. Menú–PeopleSoftusaelmenúparapresentarunaestructuradelsistema,compuesta
porunajerarquíadearchivosycontenidode referenciaqueustedpuedeutilizarpara
navegarenvariaspáginasdelaaplicación.Elmenúserárestringidodeacuerdoaltipo
de seguridad establecida, basado en el rol y accesos que tenga cada usuario en DOE.
Oprimaenelenlacedelmenúparaquepuedaobservarellistadodepáginasalascuáles
ustedtieneacceso.

Enellistadodelmenúencontrará2tiposdeartículos(temas):
29

6. Los artículos (temas) con las flechas a su lado para expandir o mostrar componentes
adicionalesy

7. Losartículos(temas)subrayados(enlaces)quesonllamadoscontentreference.Cuando
oprimeestosenlaces(hyperlinks),lapáginadebúsquedaodereferenciaapareceallado
derechodelaNavegación.

Nota: Si usted desea más información sobre un archivo o enlace, puede mover su
mousesobreeltextoquequiereacceder,estodesplegaráunabrevedescripcióndeese
enlaceoarchivo.

Paraminimizarellistadodelmenúmomentáneamente,conelpropósitodetenermejoracceso
visualdealgunapantalladePeopleSoft,oprima .

Yparavolveraaccederoexpandirellistado,oprimaelsiguienteicono .


Para acceder a sus labores, de acuerdo a la navegación por su módulo, oprima el enlace
correspondiente, por ejemplo seleccione Commitment Control > Budget Overview del listado
del menú. El sistema le traerá la pantalla principal de Control de Presupuesto (Commitment
Control)s.

Un componente es un grupo de páginas relacionadas que pertenecen a una tarea específica.
Usted tiene acceso a componentes del menú. Los componentes contienen carpetas con
pestañas,endondecadapestañacontieneunapáginarelacionada.Cuandoustedtieneacceso
aestenivel,laspáginascorrespondientesolapáginadelabúsquedaaparecenaladerechadel
menú.

Componentes del Pagebar

Justo abajo del encabezado de la navegación universal, se encuentra el pagebar, el cuál
contieneunaseriedeenlacesyaccesos.Ladisponibilidaddeéstasopcionesestácontroladapor
el administrador del sistema. Todas las opciones pueden no estar disponibles para cada
componente.
31

1. UstedpuedeutilizarelenlacedeNew Windowparaabrirunanuevapantallaynotener
queperderlainformaciónqueestátrabajandoenlapáginaoriginal.Lanuevaventanale
mostrará la página de los componentes actuales como también la navegación de la
páginadondeseencuentre.Ustedpuedeabrirtantasventanasseannecesariasusando
enenlacedeNewWindow.

2. UtilizandoelenlaceHelpleapareceránenlínealosPeopleBooks(librosdereferencia)
justo en el tema específico de la transacción que está realizando en su página de
PeopleSoft.

3. ElenlacedeCustomize Pagelepermitecontrolar,y/omodificareldesplieguedesu
páginaprincipal.

4. UstedpuedeusareliconodeparacopiarlapáginaURLcorrientealclipboard,yasíestar
disponibleparaotrasaplicaciones.


Capítulo 2
Módulo de Commitment Control
_____________________________

Con la nueva implementación, DOE estará utilizando el módulo de Commitment Control para
verificartodolorelacionadoalosfondosasignadosalasescuelas,yaseanestatales,especiales
o federales. La intención de este Manual es presentar el Módulo paso por paso de manera
lógica.Alfinaldesurevisiónustedtendráunmayorconocimientodelaaplicación,capacidades
y una base sólida de cómo verificar los presupuestos de sus escuelas dentro de la nueva
aplicaciónfinanciera.

Navegación: Commitment Control ¾ Review Budget Activities ¾ Budget

Overview

Consultas de Presupuesto para fondos federales y estatales

En todos los módulos de la nueva aplicación v 8.9 se trabajan transacciones en las cuales es
requeridovalidarpresupuesto,yaseadeFondosEstatales,FederalesyEspeciales.Cadaunade
lastransaccionesvalidatodosloscamposenlacifradecuenta.Acontinuaciónsemuestrala
formadeverificarcadaunodeéstos.
FondosEstatalesyFederales
33
Unaveztengalacifradecuentadebeiralasconsultasdepresupuestoparavereldetalledel
presupuestodisponible.Paraellovayaalasiguientenavegación:

Overview

Paso1:ParaverificarenlínealastransaccionesdepresupuestoingreseunInquiryName(Run
Control)bajolapestañadeAddaNewValue,paraingresaralapáginaprincipal.Serecomienda
que se entre un nombre similar al proceso que usted está trabajando para luego poder
identificarfácilmenteelRunControlID.
Paso2:LuegooprimaelbotóndeAdd.

Paso3:
ͲDescripción:Coloquealgunadescripción.
ͲLedgerGroup:Coloqueelcorrespondiente.SisetratadefondofederalseleccionePROJGRNT.
DeserunacifraestatalcoloqueORG.
ͲFromBudgetPeriodͲToBudgetPeriod:SisetratadefondofederalnocoloquePeriodos,ya
que los mismos no se manejan por periodos. . En las cuentas estatales se maneja el
presupuestoporsemestre.Porejemplo:Semestre1(2009SM1)ySemestre2(2009SM2)
En caso de que ya haya creado el Run Control, proceda a hacer un click en Find an Existing
ValueyoprimaSearchparabuscarelRunControlyacreado.

UnavezcreadoelRunControlIDNOtienequevolverloacrear,solovayaalapestañade
FindanExistingValuecuandohagalabúsquedaporsegundavezyoprimaSearch.

Comomencionamosanteriormente,lacifradecuentaquecontieneelpresupuestosecompone
devarioscampos,loscualescadaunocorrespondeauncriterioespecífico.Acontinuaciónse
detallancadaunodeellos:
Ͳ Account–CorrespondealObjetodeGasto,segúnelReglamento49provisto
por Hacienda. Las cuentas presupuestarias comienzan con la letra E
(Expenses).
Ͳ Dept – Corresponde al número de departamento o Cost Center. En los
presupuestos que se les otorga a las Escuelas, el mismo corresponde al
númerodelaEscuela.
35
Ͳ Fund–Correspondealfondoqueotorgaelpresupuesto.
111 – Cuentas estatales – Fondos aprobados por la oficina de OGP
para el presupuesto anual. Las escuelas clasificadas como TAS
reconoceránsuspresupuestosbajoestefondo.
221–CuentasEscuelasSchoolwide–Fondosconsolidados(estatales
y federales). El mismo solo aplica a escuelas clasificadas como
Schoolwide.
222 & 272 – Cuentas federales – Fondos cuyos presupuestos

provienendeGrantsFederales.
Ͳ Class Ͳ Corresponde a la clasificación, según el Reglamento 49 provisto por
Hacienda. Para fondos estatales los mismos contienen tres números. Para
fondosfederaleslosmismosterminanconlaletraF(01F,02F,etc.)
Ͳ Program – Corresponde al Programa que otorga los fondos estatales. Los
fondos federales NO utilizan programa en su cifra cuenta. El campo se
mantieneenblanco.
Ͳ BudgetRefͲCorrespondealañofiscalenelcuallosfondossecrearon.Las
cuentasestatalesmantienenelañofiscaldevigencia.Lascuentasfederales
mantienenelañoparaelcuallosfondosfueroncreados.
Ͳ ProjectID–Correspondealnúmerodeproyectodelacifradecuenta.Este
camposoloaplicaparafondosfederalesySchoolwide.
Ͳ Resource Type – Corresponde a la clasificación adicional que se le da a los
proyectosfederales.SoloaplicaparalosfondosfederalesySchoolwide.Se
utilizaelmismonúmerodelcampodeClass.
Coloque los criterios de búsqueda y luego presione Save para guardar los parámetros. Luego
oprima Search en la parte superior. A continuación, le mostramos un ejemplo de cómo se
llenanloscamposparalosfondosestatales(arriba)yparalosfondosfederales(abajo).

Continuando con los fondos estatales como ejemplo, el sistema presenta la pantalla de
resultadosdelacifradecuentaqueseestáconsultando.
37

La misma presenta el presupuesto, gastos asociados, compromisos, preͲcompromisos y el
balancedelacuenta.Bajoelledgertotalseresumelosiguiente:
1=Budget:Estalíneapertenecealpresupuestoasignadoadichacifra.
2 = Expense: Esta línea indica los gastos incurridos por cifra de cuenta. Encontrará los
comprobantesgenerados.
3=Encumbrance:Estalíneaindicaloobligadoporcifradecuenta.Encontrarálasórdenesde
comprageneradas.
4=PreͲencumbrance:EstalíneaindicalaspreͲobligacionesporcifradecuenta.Encontrarálas
requisicionesgeneradas.
5=AvailableBudget:Estalíneaindicaelpresupuestodisponibleparaesacifradecuentas.
Bajo la linea de Budget Overview Results encontrará la(s) cifra(s) de cuenta(s) que se ha(n)
consultado.

Drill Down

ContinuandoconelejemplodeBudgetOverview,presionamoselnúmerodegasto(expense)
queapareceenazul(341,478.25),yelsistemanostraelapantalladeresultados.

Si presionamos en la de la primera línea, el sistema nos trae la siguiente pantalla de
resultados.

39
1=Account:Estalíneaindicaelobjetodegastoenelpresupuesto.
2=FundCode:Estalíneaindicaelcódigoalqueestáasignadoelfondo.

3=Department:Estalíneaindicaeldepartamentoalqueestáasignadoelfondo.

4=ProgramCode:Estalíneaindicaelcódigodelprogramaalqueestáasignadoelfondo.

5=ClassField:Estalíneaindicalaclasificacióndelfondo.

6=BudgetReference:Estalíneaindicaelañoalqueestáasignadoestefondo.

7=LineStatus:Estalíneanosindicaelestatusdelatransacción.

8=BudgetDate:Estalíneaindicalafechaenlacualfueestablecidoelpresupuesto.

9=LineAmount:Estalíneaindicalacantidaddelgasto.


Consultas para Fondos de Escuelas Schoolwide

Unaveztengalacifradecuentasdebeiralasconsultasdepresupuestoparaverdetallesde
presupuestodisponible,paraellovayaalasiguientenavegación:

Overview
Paso1:ParaverificarenlínealastransaccionesdepresupuestoingreseunInquiryNamebajola
pestañadeAddaNewValue,paraingresaralapáginaprincipal.Serecomiendaqueseentre
unnombresimilaralprocesoqueustedestátrabajandoparaluegopoderidentificarfácilmente
elRunControlID.
Paso 2: Luego oprima el botón de Add si no tiene creado un valor y está añadiendo. Si ya lo
tiene creado, es decir si ya ha corrido este proceso anteriormente, vaya al tab de Find an
ExistingValueyoprimaSearchparabuscarelRunControlyacreado.

UnavezcreadoelRunControlIDNOtienequevolverloacrear,solovayaalapestañade
FindanExistingValuecuandohagalabúsquedaporsegundavezyoprimaSearch.
Paso3:
ͲDescripción:Coloquealgunadescripción.
ͲLedger Group: Coloque el correspondiente. Ya que se trata de un Fondo Schoolwide,
seleccionePROJͲSW01.
ͲFromBudgetPeriodͲToBudgetPeriod:ComoesunfondofederalnocoloquePeriodos.
41

ͲColoqueloscriteriosdebúsquedayluegopresioneSaveparaguardarlosparámetros.Luego
oprimaSearchqueseencuentraenlapartesuperiordelapágina:

Elsistemapresentalapantalladeresultados.

3= Expense: Esta línea indica los gastos incurridos por cifra de cuenta. Encontrará los
4= Encumbrance:Esta línea indica lo obligado por cifra de cuenta.Encontrará las órdenes de
comprageneradas.
6=AvailableBudget:Estalineaindicaelpresupuestodisponibleparaesacifradecuentas.

43
DrillDown

Continuando con el ejemplo de Budget Overview, presionamos el número de presupuesto
(budget)queapareceenazul(57.00),yelsistemanostraelapantalladeresultados.

Si presionamos en la de la primera línea, el sistema nos trae la siguiente pantalla de
resultados.

2=FundCode:Estalíneaindicaelcódigoalqueestáasignadoelfondo.

3=Department:Estalíneaindicaeldepartamentoalqueestáasignadoelfondo.

4=ClassField:Estalíneaindicalaclasificacióndelfondo.

5=BudgetReference:Estalíneaindicaelañoalqueestáasignadoestefondo.


6=Project:Estalíneaindicaelnúmerodeproyectoalqueestáasignadoelfondo.

7=LineStatus:Estalíneanosindicaelestatusdelatransacción.

8=BudgetDate:Estalíneaindicalafechaenlacualfueestablecidoelpresupuesto.

9=LineAmount:Estalíneaindicalacantidaddelgasto.

45

Budget Detail
Esta página se utiliza para consultar una cuenta presupuestaria. Mientras más información
escribamosenloscampos,másespecíficovaaserelresultadoquenostraeelsistema.

LaopcióndeBudgetDetailesunaalternativaalBudgetOverview.Ambasopcionestraeránlos
mismosresultados.

AcontinuaciónseincluyeronloscamposdeBusinessUnit,LedgerGroup,Account,Department,
ProgramCodeyBudgetReference

HagaunclickenelBotóndeSEARCH

Aparecerálasiguientepantallaconlosresultados.


3= Expense: Esta línea indica los gastos incurridos por cifra de cuenta. Encontrará los
4= Encumbrance:Esta línea indica lo obligado por cifra de cuenta.Encontrará las órdenes de
comprageneradas.
6=AvailableBudget:Estalíneaindicaelpresupuestodisponibleparaesacifradecuentas.

47
Capítulo3
Vocabulario,Acrónimos,HotKeys

Vocabulario
LossiguientestérminosutilizadosenesteManual,sedefinensegúnapareceacontinuación,a
excepcióndeaquelloscasosenqueexpresamentesemencionelocontrario.

AddressBar:SeutilizaparaescribirladireccióndeInternetqueusteddeseaacceder.

ÁreadeContenido:Nosmuestraelcontenido,deacuerdoaloquehayasidoseleccionadoenel
MenúdeNavegación.

ChartField:EsuntérminodePeopleSoftutilizadoparadescribiruncomponentedelacifrade
cuenta.UnejemplodeunChartFieldesDepartamentooClasedeCosto.

ContentÁrea:Muestrainformacióndelwebsitealusuario.

ControlesdelMenú:ProveelahabilidaddemaximizaryminimizarelMenúdeNavegación.

Menú Bar: Cada componente del Menú contiene controles, opciones, funciones y comandos
paraelprogramacompletodeInternetExplorer.

MenúdeNavegación:JerarquíadeArchivosyreferenciasdelcontenidoparaloscualesseleha
garantizadoelacceso.

Process Monitor: Utilidad de PeopleSoft que le permite al usuario monitorear el estatus del
informesolicitado.Estecontienecomentarios,mensajesdeerrorrelacionadosaeseinformey
enlacesparaaccederelinformeterminado.

RunControlID:AsociacadaoperadorconlasentradasalastablasdesuRunControl.Cadavez
que solicita un informe, el Process Scheduler le requiere al usuario especificar su ID. Este
contieneinformacióndeaccesodelusuarioylosparámetrosquenecesitaparallevaracaboel
proceso.

ScrollBars:UtiliceelScrollBarparamoversehaciaarriba,abajo,izquierdaoderechadentrodel
documentooelárea.

TaskBar:Nosmuestradocumentos,aplicacionesoprogramasqueseencuentranabiertos.

TitleBar:Proveeelnombreyladescripcióndelapáginaqueestávisitando.


Toolbar: Contiene funciones utilizadas frecuentemente incluyendo Impresión, Favoritos,
RestauraryPáginaPrincipal.

UniversalHeader:Proveefácilaccesoaloscontrolesdelaaplicación.

Window Controls: Utilice estos controles para maximizar, minimizar o cerrar ventana en
Internet.

Acrónimos
LossiguientesacrónimospuedenserdeutilidadparaesteManualoparaotrasherramientasde
adiestramientodePeopleSoft.

DOE:DepartamentodeEducación

PS:PeopleSoft

AP:AccountsPayable(CuentasaPagar)

AR:AccountsReceivable(CuentasporCobrar)

AM:AssetManagement(ActivosFijos)

GL:GeneralLedger(MayorGeneral)

PO:Purchasing(OrdendeCompra)

ePro:eProcurement(Requisiciones)

BI:Billing(Facturación)

CC:CommitmentControl(Presupuesto)

SQR:StructuredQueryReport

IE:InternetExplorer

AE:ApplicationEngine

49
HotKeys
Los Hot Keys le permiten al usuario tomar acción inmediata para ejecutar ciertas funciones.
Algunos Hot Keys desempeñan diferentes funciones dependiendo de la página en donde se
encuentre,comopodríaserunapáginadetransaccionesodebúsqueda.

HotKey ButtonorLink Acción
Guardarunapáginaenunatransacción.
Muévasealiconodebúsquedaode
Alt+1 añadiduraenlapáginadebúsqueda.
MuévasealiconodeOKenunapágina
secundaria.
Regresealapáginadebúsquedadesdela
Alt+2
páginadelatransacción.
Verpróximalíneaenellistadocuandoel
Alt+3
iconoestáactivo.
Verlíneaanteriorenellistadocuandoel
Alt+4
iconoestáactivo.
VerPáginaobúsquedadevaloresdefinidos
Alt+5
VerCalendario
Abrelaventanaenunapágina
Alt+6
Alt+7 Añadirunaomáslíneas
Alt+8 Eliminarlíneas
Alt+0 Validarinformaciónentradaenlapágina
Alt+. Verpróximosetdelíneasenlatabla
Alt+, Versetdelíneasanterioresenlatabla
Alt+/ Find LepermiteBuscarinformación
Vertodaslaslíneasotodoslosresultadosde
Alt+’ View All
unabúsqueda
Add a New Value Opcionesdebúsqueda
Alt+\ Find an Existing Value
Ctrl+J ͲͲͲͲͲͲͲͲ Muestrainformacióndelsistema
Cuandoseencuentraenunapáginade
ͲͲͲͲͲͲͲͲ búsquedaopáginadetransacciónabreuna
Ctrl+K páginaconunlistadodelanavegacióndel
tecladoutilizandoHotKeys
Crtl+Y ͲͲͲͲͲͲͲͲ Menúentreexpandirocerrar
Crtl+Tab ͲͲͲͲͲͲͲͲ Seenfocaenlapágina
ActivaeliconodeOK,cuandoseapertinente.
Enunapáginadebúsqueda,activaeliconode
Enter búsqueda.
Enunapáginaparaver,activaeliconodever.
Esc Activaeliconodecancelacióncuandosea
50
necesario
Paraañadirinformación
Ejecutaunavalidacióndelaentradadedatos

enlapágina
Paraañadirnuevosvalores
Parateneraccesoadataactualyfutura
Paraseleccionar
Paracancelarlatransacción
Muestraeltotaldelíneasdeinformación
Utiliceestosbotonesparanavegaratravésde
sus líneas de información dentro de una
página
Accedalaprimeralíneadeinformaciónen
ese
record
Acceda la última línea de información

registrada
Abrelapáginade“SendNotification”donde
podráespecificarnombresydireccionesde

emailparaenviarnotificacionesenrelación
conlatransacciónrealizada
Accederáypodrámodificarinformación

pasada,actualyfutura
Exhibirálasiguientepáginaenelcomponente

actual
Exhibirálapáginaanteriorenelcomponente

actual
Permitemodificarlastablasdentrodeuna
página.Podráeliminary/ocambiarelorden
delascolumnasenunatabla
Permitirácargarelcontenidodeunatabla

dentrodeunapáginaenelprogramaExcel
Paraobtenerdatapasada,actualyfutura
* Indicaqueesuncamporequerido

51


Introducción
Cada una de las escuelas del Deparatamento de Educación (DOE) tendrá la capacidad de
prepararRequisiciones.Paraesto,utilizaránelMódulodeComprasdePeopleSoftversión8.9
quelespermitirácrearlasmismasenelnuevosistema.

SobreesteManual
EsteManualhasidodiseñadotomandoenconsideraciónlasnecesidadesbásicas delusuario.
Seutilizaunlenguajesencillo,quecombinalamayorcantidaddegráficasposiblesparafacilitar
elentendimientodelmaterial.
En el manual se enfatizan todas las funciones típicas del Módulo, desde un punto de vista
funcional.LosprocedimientosadministrativosdelasescuelasqueutilizaránelMódulo,noson
discutidos en el Manual, y se establece que dichos procedimientos prevalecen sobre los
discutidos en este documento; estos estarán documentados en la Guía de Procesos y
ProcedimientosdelDepartamentodeEducación.
El Manual incluye una gama de tópicos que envuelven posiblemente funcionalidades que no
aplicanaunusuarioenparticular.Sinembargo,estasfuncionalidadespodríanutilizarseenun
futuro o son actualmente utilizadas por algún otro funcionario del DOE. El usuario deberá
aclarar cualquier duda con su supervisor inmediato sobre cualesquiera de los tópicos que
entiendanolecorresponden,oporelcontrario,entiendaquedebenserutilizadosporél.
Este Manual le facilitará reforzar los conocimientos aprendidos, a través de la realización de
ejerciciosdeprácticaindividuales.Elmismotambiénincluyeinformesyconsultasrelacionados.
LossiguientesiconossonusadosenelManualparalossiguientespropósitos:
Este icono indica una nota provechosa o de gran ayuda para el usuario, dentro del
procesoqueelManualestépresentando.
Esteiconoindicaavisooprecaución.

EsteManualdelUsuariorepresentaunaherramientavaliosaqueleproveealusuariounmejor
entendimientodelosprocesosfuncionalesdentrodelaaplicaciónPeopleSoft8.9.
Objetivos
procesos:

• Crear Requisiciones de servicios, materiales o equipo, utilizando los catálogos, por
búsqueda de artículo, o de aquellos artículos que no estén disponibles en el
catálogo,atravésdesudescripción.
• Cancelar,editar,denegaryaprobarRequisiciones.
• Tendrá una visión más clara de cómo manejar Requisiciones a través del nuevo
sistema.
I. NAVEGANDOENPEOPLESOFTV.8.9–muestraalusuariolanavegaciónbásicaenla
II. OVERVIEWDEREQUISICIONES–presentaelresumendelprocesopararegistraruna
Requisicióneinformaciónbásicasobrelatransacción.
III. CREARUNAREQUISICIÓN–selemuestraalusuariocómocrearRequisicionesde
mercadoabiertoyRequisicionesdecontrato.
IV. MANTENIMIENTODEREQUISICIONES–selemuestraalusuariocómorealizar
búsquedasenelcatálogodeartículos,cómoañadirlíneasadicionalesaunaRequisición,
cómocancelaryeliminarRequisiciones,ycómoañadircomentariosaunaRequisición.
V. APROBACIONDEREQUISICIONES–dondeseleenseñaalusuarioelprocesopara
aprobar,denegarodelegarlaaprobacióndeunaRequisición.
VI. INFORMESYCONSULTAS
VII. VOCABULARIOS,ACRÓNIMOS,HOTKEYS
55
Capítulo1
NavegandoenPeopleSoftv.8.9
En éste capítulo estaremos cubriendo y reforzando la navegación básica de la aplicación de
PeopleSoft.
AccederInternetExplorer
Paso1


Paso2
IngresarsuContraseña(Signingin)
accesoqueconstadeunaIdentificacióndeusuario(UserID)yunacontraseña(password).
Paso1
EnelAddressBardebecolocarladireccióndelambientedeproducciónqueleseráprovistaen
hacer la entrada cada vez que acceda la aplicación. También podrá crear un shortcut en el
desktop.
Paso2
1. Obtiene como respuesta la página en donde coloca su ID y su contraseña (esta

57
Nota:SisusesióndePeopleSofthasidoterminadaporfactortiempo,automáticamente
le aparecerá en su pantalla la página en donde se coloca su ID y su contraseña para
poder acceder nuevamente PeopleSoft. El área de seguridad programará un tiempo límite de
accesoenlaaplicación,loquesignificaquesiempreycuandosemantengatrabajandoenlas
páginas,elsistemaNOleterminarálasesióninterrumpiendoasísutrabajo.Porelcontrario,si
usted abandona su área de trabajo y ha pasado el tiempo establecido (15Ͳ20 minutos), el
sistemalerequeriráentrarsuUserIDycontraseña,nuevamente,comomedidadeseguridad.
CómoGrabarenFavoritoslaPáginadeAccesoaPeopleSoft.
Paso1
Paso2

enIE.
PeopleSoftSignͲin,ocomoustedlohayanombradocuandolonombróalmomentode
añadirloasulista.
ElementosdelaNavegaciónenPeopleSoft
2. Oprima Worklistparaverlosartículosotareasesperandoasertrabajadasporusted.El
también provee enlaces que le permiten ver detalles adicionales sobre dichas tares,
59
3. Oprima Add to FavoritesparaañadirasulistadodefavoritospáginasdePeopleSoftque

visite frecuentemente durante su trabajo diario. Los Favoritos son similares a los
porunajerarquíadearchivosycontenidode referenciaqueusted puedeutilizarpara
ustedtieneacceso.
adicionalesy,

enlaceoarchivo.
visualdealgunapantalladePeopleSoft,oprima
Yparavolveraaccederoexpandirellistado,oprimaelsiguienteicono
61
correspondiente,porejemploseleccionePurchasing>Requisitions>Add/UpdateRequisitions
dellistadodelmenú.ElsistemaletraerálapantallaprincipaldeRequisitions.
menú.
ComponentesdelPagebar
componente.
1. Ustedpuedeutilizarelenlacede New Windowparaabrirunanuevapantallaynotener


2. Utilizando el enlace Help le aparecerán en línea los PeopleBooks (libros de referencia)
PeopleSoft.
3. El enlace de Customize Page le permite controlar, y/o modificar el despliegue de su
páginaprincipal.
4. Usted puede usar el icono de para copiar la página URL corriente al
clipboard,yasíestardisponibleparaotrasaplicaciones.
63

Capítulo2
OverviewdeRequisiciones
Conlanuevaimplementación,DOEestaráutilizandolanuevaaplicaciónPeopleSoftRequisitions
paracrearlasRequisiciones.LaintencióndeesteManualespresentarelMódulopasoporpaso
demaneralógica.Alfinaldesurevisiónustedtendráunmayorconocimientodelaaplicación,
capacidades y una base sólida de cómo trabajar las Requisiciones dentro del Módulo de
Compras.
Requisitionslepuedeayudaramanejarlosbienesyserviciosdesuorganizacióndeunaforma
eficiente, permite controlar gastos y costos de adquisición debido a un acuerdo de precios
preestablecidos entre el comprador y el suplidor para artículos en específico, como también
fomentar la comunicación con el suplidor, reduciendo las devoluciones. Esta aplicación está
accesible en línea permitiendo automatizar el proceso de crear Requisiciones. Esto reduce el
tiempodeesperaalfinalizarunaRequisición.
Navegación: Custom DOE ¾ Rollout Escuelas ¾ Requisitions
Se le proveerá al usuario, de manera organizada, un catálogo en línea de los recursos
adquiridosconsusdefiniciones,aligualqueladescripción,yatributosqueincluyepanelesde
consultas flexibles. Se crearán solicitudes (Requisiciones) utilizando la funcionalidad de
Requisitionsconelpropósitodegenerarpreobligacionesparareservarfondos.
De acuerdo a lo preestablecido en DOE, se crearán solicitudes de cotización a suplidores
potenciales de acuerdo a los términos establecidos para comprar bienes y servicios con el
propósito de mantener un registro de cotizaciones en línea. Luego de efectuar el proceso de
subasta correspondiente, formal o informal según aplique, se podrán registrar y obligar los

fondosdeuncontratocuandosegenerelaorden,conelpropósitodetenerenlíneaunregistro
de los mismos, y despachar contratos para tener una evidencia física de la entrada de la
transacción.
InformacióndelProcesodeCreacióndeunaRequisición
La Requisición será creada en el sistema por el personal autorizado dentro cada escuela. Se
utilizará Next como prefijo de identificación en la Requisición (solicitud). De esta manera el
sistemaleasignaráelpróximonúmerosecuencialdelsistemaenelmomentoqueseguardela
Requisición. El solicitante utilizará el sistema de catálogo de compras para la adquisición de
bienes o servicios. Si el servicio o artículo deseado no está disponible en el catálogo de
compras, el solicitante deberá contactar a la Unidad de Catálogo dentro de la Unidad de
Comprasparaqueserealiceelprocesocorrespondientealacreacióndebienesoserviciosenel
catálogodecompras.
Nota: Todas las Requisiciones tendrán que ser preparadas utilizando los bienes o
serviciosdisponiblesatravésdelcatálogodecompras.
ComopartedelaRequisición,elsolicitanteseleccionaráelcódigodeenvío,incluirálacifrade
cuentayDueDatedelatransacción.
Completarálavalidacióndepresupuestoysometerálasolicitudaaprobaciónalpróximonivel
deaprobación,queseráelSupervisor,Director,opersonaasignada.Denotenerpresupuesto
disponible, deberá comunicarse con la Oficina de Presupuesto para evaluación de
disponibilidaddefondos.
UnavezaprobadalaRequisiciónpodránimprimirlaparaguardarunacopiaenelexpediente.
65
Capítulo3
CrearunaRequisición
LosusuariosdeRequisitionsenlasescuelasdelDOEdebensaberdeantemanosilosbieneso
serviciosquesolicitaránseencuentranbajocontratoconelDOE.Sielartículooelservicio,se
encuentra bajo contrato, el usuario de Requisitions deberá seleccionar un contrato vigente a
travésdelsistemaparacompletarsuRequisición.Denoexistiruncontratoparalaadquisición
delosbienesoserviciosquesolicitará,deberáusarelcatálogoparagenerarunaRequisiciónde
mercadoabierto.
En este capítulo explicaremos en detalle cómo crear una Requisición de mercado abierto, así
comotambiéncomocrearunaRequisiciónparaadquirirbienesyserviciosdeuncontrato.
CrearunaRequisicióndeMercadoAbierto
La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catálogo de los artículos para ser
utilizadoporlasescuelasdelDOE.LosusuariosdeRequisitionsdebensaberdeantemanosilos
bienes o servicios que solicitarán se encuentran disponibles en el catálogo. Si el artículo o el
servicionoestádisponibleenelcatálogo,debehacerlosiguiente:(1)contactaralaUnidadde
Catálogo dentro de la Unidad de Compras para la creación del artículo, o si la transacción es
una con carácter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrará una
descripción breve y las especificaciones del artículo o servicio que está solicitando. Una vez
creadalaRequisición,deberácontactaralaUnidaddeCatálogoparalacreacióndelmismo.
El proceso de crear una Requisición de mercado abierto se refiere al proceso de adquisición
cuandounatransacciónestáexentadetramitarsemediantesubastaformalycuyacuantíano
excede de $6,000.00. La transacción requiere libre competencia entre un mínimo de tres (3)
suplidores calificados por el Registro Único de Licitadores. Las escuelas del DOE solicitarán a
travésdemercadoabiertoalaUnidaddeComprasdelNivelCentraltodoaquelbienoservicio
que necesiten, siempre y cuando el mismo no esté disponible bajo las condiciones de un
contratovigente,independientementedelacuantíadelaRequisición.

ParacrearunaRequisicióndeMercadoAbierto,realicelasiguientenavegación:

Nota:SideseaaccederunaRequisiciónpreviamentecreada,utilicelapestañadeFind
an Existing Value, escriba el número de la Requisición que desea
revisar en el campo de Requisition ID y oprima para ejecutar la
búsqueda.
ParacrearunanuevaRequisición,sigalossiguientespasos:
67
• BusinessUnit–salepordefault00081
• Requisition ID – sale por default NEXT. Usted deberá mantenerlo así, para que el
sistemaasigneautomáticamenteelpróximonúmerosecuencial.
• Oprima
Paso1
ReviselasiguienteinformaciónenelMaintainRequisitionsPage:
• BusinessUnitdebeseriguala00081
• RequisitionIDdebeserigualaNEXT
• StatusdebeserigualaOpen
• BudgetStatusdebeserigualaNotChk’d
• ComoRequesterdebeaparecersuIDdeusuarioysunombre
• EnRequisitionDateaparecepordefaultlafechacorriente
• OrigindebeserigualaESC
• CurrencyCodedebeserigualaUSD
• EnAccountingDateaparecepordefaultlafechacorriente

Nota: El usuario tiene la opción de añadir comentarios a la Requisición, a través del
enlaceAdd Comments.Siademásdeseaqueloscomentariosseanvistosporelsuplidor
deberáseleccionarlaopciónde
El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el
encasilladodeShipTohayasidopobladopordefaultconelcódigodesuescuela.Sieste
camponohasidopoblado,elusuariotendráqueutilizarla de este encasillado para
poblar el campo con el código correspondiente. Ademas se puede utilizar el area de
distribucióndentrodeRequisition Defaultsdondesepuedeninsertarlascifrasdecuentasenel
casodehabermultipleslineasylascifrasdecuentasseanigualesencadaunadelaslíneas.
Paso2
ParaañadirartículosaunaRequisición,elusuariodeberáoprimirla en la primera línea
delacolumnadeItem.
69
Paso3
Elsistemaletraelasiguientepantalla

Paso4
Seleccione el artículo que desea ordenar, para este ejemplo, CAJAS PARA ARCHIVAR
DOCUMENTOS.
Nota:Paralocalizarelbienoservicioquedeseaordenar,podrárealizarlabúsquedapor
descripciónoporcategoría,presionandoelicono enelcampodeCategory.

Asegúresedequehayavistoeltotaldelosresultados.Puedeverlapróximapáginade
losartículosdisponiblesenelcatálogo,oprimiendoeliconode o puede también
oprimirelenlacedeView Allyasítendráaccesoallistadocompletodelosartículosdisponibles
enelcatálogo.
Denoencontrarelartículodeseadoelcatálogotienelaopcióndelartículo9999lacual
esunartículosindescripciónpropiadondeustedpodrácrearlesudescripcióndeacuerdoasus
necesidades.Labúsquedadelmismoesigualquecualquierotroartículo.Comodemostración
enlaspróximastresilustracionessemostraráelproceso:

IlustraciónA

IlustraciónB
71

IlustraciónB

IlustraciónC

Paso5
Cuandohayaseleccionadoelartículoquedeseaordenar,elsistemalodevolveráalapantalla
deMaintainRequisitions.Elsistematraerálainformacióndelartículoseleccionadoalalíneade
laRequisición;estoincluyelainformacióndefinidaenlascolumnasdeItem,Description,UOM,
yCategory.

Paso6
Anote la cantidad que desea ordenar y oprima para que el sistema cargue la
informaciónrelacionadaalpreciodelartículodeacuerdoalascantidadesseleccionadas.

Nota:Sideseaañadirunalíneaadicional,oprimaelicono yrepitalospasos2al6.
Sinovaaañadirningunalínea,continúeconelpróximopaso.
Paso7
OprimaeliconodeDistribution paraingresarloscomponentesdelacifradecuenta.
Elsistemaletraeestapantalla,elDistributedebeleerbyQuantity.
Elusuariodeberáingresarloscomponentesdelacifradecuentadeacuerdoaladistribución
presupuestariacorrespondienteasuescuela.
73

Nota:Algunoscomponentesdelacifradecuentapodránestarasociadostantoalbieno
servicioseleccionadocomoalosparámetrosdeseguridadconfiguradosparacadauno
de los usuarios. Si algún componente de la cifra de cuenta no está previamente definido, el
usuario deberá utilizar la información presupuestaria que fue asignada a su escuela por la
OficinadePresupuestodeNivelCentral,aliniciodelañofiscal.
Paso8
OprimaeliconodeShowallColumns parapoderverelBudgetDate
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, el usuario podría
cambiarelBudgetDate.
Mueva la barra espaciadora hacia su derecha para ver más detalles y poder ver el campo de
BudgetDate.
El sistema coloca la misma fecha que en el campo de Requisition Date. Si fuese a entrar con
otroBudgetDate,aquíesdondesecambiaría.


Sifueraequipoloqueestásolicitando,vayaalapestañadeAssetInformation.Elsistemavaa
requerirqueseingreseelAMUnityProfileID,quesisehadefinidoelartículocorrectamente,
elsistemalocargarápordefault.Elsiguienterecuadro,estansolounejemplo.
Luegooprima

Paso9
EnlapáginaprincipaldeRequisitionsoprima y el sistema le asignará
automáticamente un número de Requisición.
Paso10
OprimaeliconoCompleteRequisition
75
Elsistemaledesplegaráelsiguientemensaje.
Sideseacontinuar,presione

Nota:EstatransacciónseencaminaráalworklistdelDirectorparasuaprobación
correspondiente.
CrearunaRequisicióndeContrato
La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catálogo de los artículos para ser
utilizadoporlasescuelasdelDOE.LosusuariosdeRequisitionsdebensaberdeantemanosilos
bienes o servicios que solicitarán se encuentran disponibles en el catálogo. Si el artículo o el
servicionoestádisponibleenelcatálogo,debehacerlosiguiente:(1)contactaralaUnidadde
Catálogo dentro de la Unidad de Compras para la creación del artículo, o si la transacción es
una con carácter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrará una
descripción breve y las especificaciones del artículo o servicio que está solicitando. Una vez
creadalaRequisición,deberácontactaralaUnidaddeCatálogoparalacreacióndelmismo.
ElprocesodecrearunaRequisicióndecontratoserefierealprocesodeadquisicióncuandolos
artículossolicitadoshansidocontratadosporelDOEatravésdeunprocesodesubasta.Estos
bienesoserviciosestarándisponiblesdentrodelcatálogodeartículos.Loscontratosdeberán
habersidoregistradosporlasOficinasCentralesy/oRegionalesdelDOEyhabersidoasignados
alfuncionariosolicitanteenlaRegióncorrespondiente.

ParacrearunaRequisicióndeContrato,realicelasiguientenavegación:

Nota:SideseaaccederunaRequisiciónpreviamentecreada,utilicelapestañadeFind
anExistingValue,escribaelnúmerodelaRequisiciónquedesearevisarenelcampode
RequisitionIDyoprima paraejecutarlabúsqueda.
ParacrearunanuevaRequisición,sigalossiguientespasos:
77
• BusinessUnit–salepordefault00081
• Requisition ID – sale por default NEXT. Usted deberá mantenerlo así, para que el
sistemaasigneautomáticamenteelpróximonúmerosecuencial.
• Oprima
Paso1
ReviselasiguienteinformaciónenelMaintainRequisitionsPage:

• BusinessUnitdebeseriguala00081
• RequisitionIDdebeserigualaNEXT
• StatusdebeserigualaOpen
• BudgetStatusdebeserigualaNotChk’d
• ComoRequesterdebeaparecersuIDdeusuarioysunombre
• EnRequisitionDateaparecepordefaultlafechacorriente
• OrigindebeserigualaESC
• CurrencyCodedebeserigualaUSD
• EnAccountingDateaparecepordefaultlafechacorriente

Nota: El usuario tiene la opción de añadir comentarios a la Requisición, a través del
enlaceAdd Comments.Siademásdeseaqueloscomentariosseanvistosporelsuplidor
deberáseleccionarlaopciónde
El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el
encasilladodeShipTohayasidopobladopordefaultconelcódigodesuescuela.Sieste
camponohasidopoblado,elusuariotendráqueutilizarladeesteencasilladoparapoblarel
campoconelcódigocorrespondiente..Ademassepuedeutilizarelareadedistribucióndentro
de Requisition Defaults donde se pueden insertar las cifras de cuentas en el caso de haber
multipleslineasylascifrasdecuentasseanigualesencadaunadelaslíneas.
Paso2
ParaañadirartículosaunaRequisición,elusuariodeberáoprimirla en la primera línea
delacolumnadeItem.
79
Paso3

Paso4
Seleccioneelartículoquedeseaordenar,paraesteejemplo,ALMOADILLADELRATON.
descripción o por categoría, presionando el icono enelcampodeCategory.
enelcatálogo.


81
Paso5
laRequisición;estoincluyelainformacióndefinidaenlascolumnasdeItem,Description,UOMy
Category.
Cuandosehayaseleccionadounartículoqueestábajocontrato,elsistemaloregresaráa
lapantalladeMaintainRequisitionsyhabrápobladolainformacióncorrespondientealos
camposdeContractIDyContractLine.
Paso6
Nota:Sideseaañadirunalíneaadicional,oprimaelicono yrepitalospasos2al6.
Sinovaaañadirningunalínea,continúeconelpróximopaso.

Paso7
OprimaeliconodeDistribution paraverificarloscomponentesdelacifradecuenta.


El usuario deberá revisar que el sistema haya cargado los componentes de la cifra de cuenta
correctos,paraestodeberárevisarelcontenidodelossiguientescampos:Fund,Department,
Program, Class, y Budget Reference. Si la compra es a través de fondos federales, el usuario
deberáverificarqueelsistemahayacargadoloscomponentesadicionalessegúncorresponda.

Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o
de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el
Paso8
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, podría cambiar el
BudgetDate.
83
BudgetDate.


Luegooprima

Paso9
automáticamente un número de Requisición.
Paso10
85


correspondiente.

Capítulo4
MantenimientodeRequisiciones
ElmantenimientodeunaRequisicióndebeserrealizadoporelmismousuarioquelaoriginó.En
este capítulo, se discuten detalladamente funcionalidades que pudieron haber sido
mencionadasenelcapítuloanterior;enfocándonosenelpropósitodeestasfuncionalidadesy
encómoobtenerelmayorbeneficiodeellas.

RealizarBúsquedasenelCatálogodeArtículos
Elsistemaproveeuncatálogodeartículosquecontienetodosycadaunodelosartículosque
hansidoautorizadosasolicitar,segúnlasnecesidadesdelasescuelas.Paraaccederestelistado
completelasiguientenavegación:
Navegación: Items ¾ Review Item Information ¾ Items
Ustedpodrárealizarunabúsquedadeartículosenelcatálogosegúnsucategoría,ysegúnsu
ItemID.
Pararealizarunabúsquedasegúnlacategoría,realicelossiguientespasos:
87
Paso1
Oprimaelicono enlalíneadeCategoryparainiciarlabúsqueda.
Elsistemadespliegalasiguientepantalla

Paso2
Seleccionedeentrelascategoríasdisponiblesaquellaquemejorentiendeserelacionaconel
bienoservicioqueestábuscando.

ParaesteejemplosehaseleccionadolacategoríadeMaterialesdeOficina.

Nota: Luego de seleccionada la categoría correspondiente al bien o servicio que está
buscando, el sistema lo devuelve a la pantalla Item Inquiry, esta vez con el campo de
Categorydebidamentecumplimentado

Paso3
Oprima
Elsistemadespliegaellistadodetodoslosartículosquepertenecenalacategoríaseleccionada.
89
enelcatálogoparaesacategoría.

Paso4
Seleccione un artículo del listado, para este ejemplo hemos seleccionado CAJAS PARA
ARCHIVARDOCUMENTOS.


Enestapantallapodrárevisarlainformaciónylasespecificacionesrelacionadasalartículoque
usteddeseasolicitar.

AñadirMúltiplesLíneasaunaRequisición
El sistema permite al solicitante crear una Requisición con más de una sola línea. Esta
funcionalidadledalacapacidadalusuariodeagruparnecesidadessimilaresyhastadeincluir
enunamismaRequisiciónbienesyserviciosdediferentescategorías.Además,elusuariopodrá
incluirenunamismaRequisiciónbienesyserviciosqueestánbajocontratojuntoconaquellos
que deben ser adquiridos a través de un proceso de Mercado Abierto. En esta instancia, el
sistema cancelará automáticamente la Requisición original y creará dos (2) nuevas
Requisiciones,unaRequisiciónparasolicitarlosbienesyserviciosquedeberánseradquiridos
porMercadoAbiertoyunaRequisiciónparasolicitarlosbienesyserviciosqueseránadquiridos
segúnlostérminosycondicionesdeuncontratovigente.
Nota:IndependientementedequeenunamismaRequisiciónsehayansolicitadobienes
oserviciosquevayanaseradquiridosatravésdecontratosdiferentes,elsistemacreará
solo una Requisición para todos ellos. El proceso automatizado para la creación de la
Orden de Entrega se encargará de despachar una Orden de Entrega a los suplidores
correspondientesparacadaunodeloscontratosexistentesenelsistema.
Paraesteejemplo,supongamosqueelusuarioyaharealizadolospasos2al8delprocesoCrear
UnaRequisicióndeMercadoAbiertodelCapítulo3CrearunaRequisición.
91
Paso1
Oprimaelicono paraañadirunanuevalínea.
El sistema desplegará el siguiente mensaje y usted deberá anotar la cantidad de líneas que
deseaañadiralaRequisición.


Paso2
Paraesteejemploañadiremossolounalíneaadicional,oprima
ElsistemaañadiráunasegundalíneaalaRequisición.
Nota:Parapropósitosdeesteejemplo,elsegundoartículoquesolicitaremosatravésde
esta Requisición, corresponderá a un artículo que se encuentra bajo contrato con el
DOE. De esta manera podremos demostrar la funcionalidad de crear dos (2) nuevas
Requisiciones,unaRequisiciónparasolicitarlosbienesyserviciosquedeberánseradquiridosa
través de Mercado Abierto y una Requisición para solicitar los bienes y servicios que serán
adquiridossegúnlostérminosycondicionesdeuncontratovigente.

Paso3
ParaañadirunartículoalanuevalíneadelaRequisición,elusuariodeberáoprimirla
enlasegundalíneadelacolumnadeItem.
Paso4
93
Paso5
Seleccioneelartículoquedeseaordenar,paraesteejemplo,ALMOADILLADELRATON.
descripción o por categoría, presionando el icono enelcampodeCategory.
enelcatálogo.


Paso6
laRequisición;estoincluyelainformacióndefinidaenlascolumnasdeItem,Description,UOMy
Category.
Cuandosehayaseleccionadounartículoqueestábajocontrato,elsistemaloregresaráa
lapantalladeMaintainRequisitionsyhabrápobladolainformacióncorrespondientealos
camposdeContractIDyContractLine.
Paso7
Paso8
OprimaeliconodeDistribution paraverificarloscomponentesdelacifradecuenta.
95
El usuario deberá verificar que los componentes de la cifra de cuenta fueron cargados
correctamenterevisandoelcontenidodelos siguientescampos:Fund,Department,Program,
Class, y Budget Reference. Si la compra es a través de fondos federales, el usuario deberá
verificarqueelsistemahayacargadoloscomponentesadicionalessegúncorresponda.

Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o
de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el
Paso9
Si el año no es el corriente, o dependiendo del año presupuestario, podría cambiar el
BudgetDate.

BudgetDate.
Luegooprima
97
Paso10
automáticamenteunnúmerodeRequisición.

Paso10


correspondiente.
CancelarunaLíneadeunaRequisición
AquísemuestracomocancelarunalíneadeunaRequisición,paraestoelBudgetCheckdebe
estar Valid, ya que esto habilita el icono de Cancel. Mientras el estatus de la Requisición sea
Open,eliconodeCancelnoestarádisponible.
99
Paso1
BajolapestañadeFindanExistingValuecoloqueelnúmerodelaRequisiciónalaquedesea
cancelarunalínea,enelcampodeRequisitionIDyluegooprima

El sistema lo llevará a la pantalla de Maintain Requisitions. El estatus de la línea que desea
cancelardebeleerApprovedoPending.Reviselainformacióndelalíneaantesdecomenzarel
proceso de cancelaciónpara que se asegure de que estarácancelando la línea correcta. Para
cancelarlalínea,oprimaelicono

Nota:SilalíneadelaRequisiciónhasidocopiadaenunaOrdendeCompra,elsistema
desplegaráelsiguientemensajeynolepermitiráhacerlacancelación.
Oprima

Delocontrario,continúeconelpróximopaso.

Paso3
Elsistemalepresentaráelsiguientemensaje,oprima
101
Paso4
VeaqueelestatusdelalíneacambiaaCancel,yoprimapara terminar la
transacción.

Nota: Luego de haber guardado los cambios en la Requisición, fíjese que el Budget
StatushacambiadoaNotChk’d.ElusuariodeberávolveraoprimireliconodeComplete
Requisition paravalidarlaRequisiciónaniveldepresupuesto.
CancelarunaRequisición
ElsistemapermitealusuariocancelarunaRequisiciónsiempreycuandounaOrdendeCompra
nohayasidocreadaparaesaRequisición.
Paso1
Bajo la pestaña de Find an Existing Value coloque el número de la Requisición que desea
cancelarenelcampodeRequisitionIDyluegooprima

Paso2
El sistema lo lleva a la pantalla de Maintain Requisitions. Revise la información antes de
comenzar el proceso de cancelación para que se asegure de que estará cancelando la
Requisicióncorrecta.ParacancelarlaRequisición,oprimaelicono
Nota:SilaRequisiciónhasidocopiadaenunaOrdendeCompra,elsistemadesplegará
elsiguientemensajeynolepermitiráhacerlacancelación.Oprima
103

Delocontrario,continúeconelpróximopaso.
Paso3
Elsistemalepresentaráelsiguientemensajeparaconfirmarlacancelación,oprima
Paso4
El sistema lo devolverá a la pantalla De Requisitions, deberá realizar la siguiente navegación
paraverificarquelaRequisiciónhasidocancelada.

Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Review Requisition Information
¾ Requisitions
EnelcampodeRequisitionIDcoloqueelnúmerodelaRequisiciónyoprima


Paso5
ConfirmequeelestatusdelaRequisiciónseaCanceled.
ErrordeBudgetCheck
CuandoustedestáprocesandolavalidacióndepresupuestoenunaRequisición,yapareceun
enlacedeErrorenlugardeValid,enelBudgetStatus,completelossiguientespasos:
Paso1
OprimaelenlacedeError.
105
Paso2
Bajo la columna de Exception, tome nota de la excepción según su significado. Los más
comunes,debenserlossiguientes:

• BudgetDoesNotExist–presupuestonohasidocreado
• Budget Exceeds Tolerance – la cantidad que se está presupuestando, excede los
fondosdisponibles.
• NoBudgetExist–noexistepresupuesto
Nota: Para cualquiera de los errores en presupuesto, el Director de la escuela deberá
comunicarseconlaOficinadePresupuestoparasometerunasolicituddetransferencia
defondosoparaqueseleotorgueotracifradecuentaválidaparaprocesarlatransacción.

Capítulo5
AprobacióndeRequisiciones
AprobarRequisiciones
Luego de que un solicitante cambia el estatus de una Requisición de Pending a In Process, a
través de Approve ChartFields, la Requisición es canalizada al próximo nivel de aprobación.
TodaslasRequisicionesnecesitanseraprobadas.TodaslasRequisicionesenelambientedelas
escuelasseránaprobadasporelDirectordelaescuela.
Si algún approver (aprobador) deniega la Requisición en cualquier momento del proceso de
aprobación, el estatus de la Requisición cambiará a denegado. El aprobador tendrá que
notificarlealsolicitanteatravésdecorreoelectrónicoporquélaRequisiciónfuedenegada.El
aprobador puede ver la Requisición en cualquier momento mientras esta se encuentre en el
proceso de aprobación. Una vez es completamente aprobada, ésta desaparece de la lista de
trabajos(worklist)delaprobador.
Para acceder la Requisición que está pendiente de aprobación, el Director deberá realizar la
siguientenavegación:
Navegación: Purchasing ¾ Requisition ¾ Approve ChartFields
Paso1
EnelcampodeRequisitionIDanoteelnúmerodelaRequisiciónquedesearevisaryoprimael
botónde
SiusteddesearevisarinformacióndetalladadelaRequisición,oprimaelcampodeLineDetails.
107
Alexpandirseelmenú,podráobservarinformacióndetalladadelaRequisición.Tambiénpodrá
accederlapestañadeDetailspararevisarinformacióndetalladadelosartículosquecomponen
la Requisición. Si oprime el icono podrá observar información relacionada a la cifra
decuenta.

Paso2
AsegúresequeelApprActseaApproveyoprima paraaprobarlaRequisición.Note
queelApprovalStatuscambiarádeInProcessaComplete.
Nota:Sioprimeelbotónde podrá observar una versión PDF de

laRequisicióneimprimirla.
Paso3

Nota:Sioprimeelbotónde podrá observar una versión PDF de
laRequisicióneimprimirla.
Paso3
Luego de aprobadas, las Requisiciones de Mercado Abierto, el Director deberá notificarle al
personal de la Unidad de Compras del Nivel Central que hay una Requisición de Mercado
Abiertodebidamenteaprobadaylistaparaserprocesada.Paracompletarestepaso,oprimael
botónde
Paso4
EnlapantalladeSendNotificationescribiráladirecciónodireccionesdecorreoelectrónicode
los funcionarios a los que desea notificar sobre la existencia de la Requisición de Mercado
Abiertoenelsistema.Tambiénpodráseleccionarelniveldeprioridadquedeseasignarleala
Requisición y anotar un mensaje para dirigírselo a los funcionarios a los que le enviará esta
notificación.
109
Cuando haya completado los campos correspondientes en la pantalla de Send Notification
oprima
Nota: El sistema solo reconocerá como direcciones de correo electrónico válidas,
aquellasdireccionesdecorreoelectrónicoqueseandelDOE.
DenegarRequisiciones
SialgúnDirectordeniegalaRequisición,elestatusdelaRequisicióncambiaráadenegado,sin
tomar en cuenta cualquier otra aprobación. El Director tendrá que notificarle alsolicitante, a
travésdelamismatransaccióndedenegación,porquélaRequisiciónfuedenegada.ElDirector
puedeverlaRequisiciónencualquiermomentomientrasestaseencuentreenelprocesode
aprobación.Unavezestahayasidodenegada,desaparecedelalistadetrabajosdelDirector.
Para acceder la Requisición que está pendiente de aprobación, el Director deberá realizar la
siguientenavegación:
Navegación: Purchasing ¾ Requisition ¾ Approve ChartFields

Paso1
EnelcampodeRequisitionIDanoteelnúmerodelaRequisiciónquedesearevisaryoprimael
botónde
SiusteddesearevisarinformacióndetalladadelaRequisición,oprimaelcampodeLineDetails.
Se expandirá el menú en la pantalla, donde podrá observar información detallada de la
Requisición.TambiénpodráaccederlapestañadeDetailspararevisarinformacióndetalladade
losartículosenlaRequisición,yoprimiendoelicono podrá observar información
sobrelacifradecuenta.
Paso2
Si no está de acuerdo con la información de la Requisición y desea denegarla para que el
solicitante modifique alguna información antes de ser aprobada, o para que el solicitante la
111
cancele,primerocoloqueelcomentariodeporqueestádenegandolaRequisiciónenelcampo
deCommentsyluegoseleccionelaopcióndeDenyenelcampodeApprActyoprima
Nota: Cuando el solicitante acceda el ChartFields (refiérase al Paso 1) encontrará la
Requisicióndenegada.Elsolicitantedeberáleerelcomentarioylasinstruccionesquele
hayan sido escritas por el Director. El solicitante podrá acceder la Requisición para
modificarlaocancelarla,segúnlehayasidonotificadoporelDirector.NotequesielDirectorha
seleccionadolaopcióndeDenegarlaRequisiciónlamismatendráunestatusdeDeniedenla
pantalla de Approve ChartFields. Si el Director decide Reciclar la Requisición, el estatus de la
misma, en la pantalla de Approve ChartFields, será In Process. Sin embargo,
independientementedequeelDirectoropteporseleccionarcualquieradeesasdosopciones,
enlapantalladeMaintainRequisitions,elsolicitantepodráaccederlaRequisicióntantopara
editarlacomoparacancelarlaporqueelestatusdelamismaseráPending.
DelegarlaAprobacióndeRequisiciones
El sistema permite a un Director delegar la aprobación de Requisiciones mientras este se
encuentrafueradelaescuela.EstaherramientaesútilparalograrquelasRequisicionespuedan
ser aprobadas aún cuando el Director se encuentre de vacaciones o indispuesto, sin que la
transacciónsufrademorasporfaltadeaprobación.

Paso1
Realicelasiguientenavegación
Navegación: My System Profile
Paso2
EnlapantalladeGeneralProfileInformationoprimala del campo Alternate User para
seleccionarelusuarioenquiendelegarásusaprobacionesdurantesuausencia.
Paso3
Seleccioneelusuarioenquiendelegarásusaprobacionesdellistadodeusuariosqueaparece
enestapantalla.
113
Paso4
Asigne el periodo de duración para la delegación de las aprobaciones al usuario
seleccionadoyoprima
Nota: Si usted regresara a su área de trabajo antes de lo previsto, deberá acceder
nuevamente la pantalla de General Profile Information para borrar la información

relacionadaaladelegacióndeaprobacionesysalvarlapantallaenblanco;delocontrario,las
aprobaciones seguirán siendo dirigidas a la persona que usted seleccionó, aún cuando usted
hayaregresado.
Capítulo6
InformesyConsultas
El Módulo de Requisitions ofrece una serie de informes muy prácticos y útiles para obtener
informaciónrelacionadaaRequisiciones.

ImprimirRequisiciones
Conlasiguientenavegación,ustedpodráimprimirunaRequisiciónquehasidoaprobada.
Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Reports ¾ Print Requisition
Paso1
La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaña de Add a New Value coloque el
nombredelnuevoRunControlIDqueestácreando(serecomiendacoloqueelmismonombre
delproceso),luegooprima
Nota:Luegodelaprimeravezquehayaejecutadoesteproceso,lapróximavezyano
tienequecrearunRunControlIDnuevo,solovayaalapestañadeFindanExistingValue
ybusqueelRunControlIDqueustedcreó.
115
Paso2
En los campos de Business Unit, escriba 00081, y en el campo de Requisition ID, escriba el
númerodelaRequisiciónqueusteddeseaimprimir.Asegúresedeseleccionarelestatusenque
estálaRequisiciónyoprima paraluegooprimir
Nota:RecuerdequeparaobtenerelestatusdelaRequisicióntendráquecompletarla
búsqueda de la Requisición realizando el proceso del Document Status Inquiry que se
mencionaenlapágina84deesteManual.
Paso3
EnlapantalladeProcessSchedulerRequest,bajoelcampodeServerNameseleccionePSNTy
seleccioneelencasilladodeRequisitionPrintSQR,oprima

Paso4
Elsistemaasignaráunnúmerodeinstancia,oprimaelenlacedeProcess Monitor.
Paso5
Oprima hastaquelosestatusseanSuccessyPosted.
Paso6
OprimaelenlacedeDetails.
Paso7
117
Paso7
OprimaelenlacedeView Log Trace.
Paso8
SeleccioneelenlacePORQ010.PDF.
Paso9
EnunanuevapantallasedesplegaráelinformeenformatoPDF.
Paso10
Oprima el icono paraimprimirlaRequisición.

ImprimirÓrdenesdeEntrega
El sistema permite al usuario imprimir aquellas Órdenes de Entrega generadas a través del
procesodePOAutoSourcequeserealizaparaaquellasRequisicionesdeContrato.Lasiguiente
navegaciónpermitiráalosusuariosimprimirlaOrdendeEntregaparaenviarlaalsuplidor.
Navegación: Purchasing ¾ Purchase Order ¾ Review PO Information ¾ Print POs
Paso1
La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaña de Add a New Value coloque el
nombredelnuevoRunControlIDqueestácreando(serecomiendacoloqueelmismonombre
delproceso),luegooprima
Paso2
EnloscamposdeBusinessUnit,escriba00081,yenelcampodePOID,escribaelnúmerode
OrdendeEntregaqueusteddeseaimprimir.Oprima yluegooprima
119
Nota: Recuerde que para obtener el número de Orden de Entrega que se generó a
travésdelprocesodePOAutoSource,tendráquecompletarlabúsquedadelestatusde
laRequisicióndeContrato,realizandoelprocesodelDocumentStatusInquiryquesemenciona
enlapágina84deesteManual.
Paso3
seleccioneelencasilladodePODispatch/Print,oprima

Nota:SideseaimprimirelInformedeReciboeInspección,deberáseleccionarentonces
elencasilladoSingleReceivingOrderReportyluego,oprimir
Paso4
Elsistemaasignaráunnúmerodeinstancia,dos(2)siustedhadecididoejecutarelprocesode
imprimirlaordendedespachosimultáneamentealinformedereciboeinspección.Oprimael
enlacedeProcess Monitor.
121
Paso5
Paso6
Paso7
Paso8
SeleccioneelenlacePOPO005.PDF.
Paso9


Paso10
Oprima el icono paraimprimirelinforme.
Nota:SidecidióimprimirsimultáneamenteelInformedeReciboeInspección,fíjeseque
luegodecompletarelpasonúmero3,elsistemaasignóunnúmerodeinstanciaparael
procesodeimpresióndelaordendeentregayunnúmerodeinstanciadiferenteparael
procesodeimpresióndelinformedereciboeinspección.Elusuariodeberáentoncescompletar
los pasos 5 al 10 para la instancia correspondiente al proceso de impresión del informe de
recibo e inspección. Note que ambos, el nombre del proceso y el enlace correspondiente al
paso8,queserefierealinformedereciboeinspecciónesDEPO008.PDF.
PO/RequisitionXref
En la siguiente navegación encontrará todos los informes mencionados con su explicación. El
másútildetodoseselPO/RequisitionXref,oprimaelenlaceparaejecutarelinformeyverlos
detalles.
Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Reports ¾ PO/Requisition Xref
123
Paso1
Laprimeravezqueejecuteelinforme,bajolapestañadeAddaNewValuecoloqueelnombre
del nuevo Run Control ID que está creando (se recomienda coloque el mismo nombre del
proceso),luegooprima
Paso2
Coloquelosparámetrosqueusteddeseeencuantoalperiodoyfechadelinformeyasegúrese
queelBusinessUnitseaiguala00081.Oprima yluegooprima

Paso3
seleccioneelencasilladodeRequisitiontoPOXREFReport,oprima
Paso4
125
Paso4
Paso5
Paso6
Paso7

Paso8
SeleccioneelenlacePOY1100.PDF.
Paso9
Paso10
127
DocumentStatusInquiry
En la siguiente navegación accederá una consulta que le permitirá revisar el estatus de
cualquierRequisiciónylastransaccionesasociadasaesta.
Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Review Requisition Information ¾ Document

Status
Paso1
En la pantalla de Requisition Document Status anote el número de la Requisición para la que
desearevisarelestatusyladocumentaciónasociadaaestaenelencasilladodeRequisitionID,
luego oprima paraejecutarlabúsqueda.

Paso2
ElsistemalepresentarálapantallaconlainformacióndelaRequisiciónseleccionada,noteque
lamismaestáasociadaaunaOrdendeCompra.

Paso3
OprimaelenlacedelaOrdendeCompraasociadaaestaRequisiciónyobservelainformación
deldocumentoasociado.
129
Capítulo7
Vocabulario

MenúdeNavegación.
proceso.
documentooelárea.

Internet.
Acrónimos
PS:PeopleSoft
IE:InternetExplorer
HotKeys
131
secundaria.
Alt+2
Alt+3
iconoestáactivo.
Alt+4
iconoestáactivo.
Alt+5
VerCalendario
Alt+6
Alt+’ View All
unabúsqueda
Enunapáginadebúsqueda,activaelicono
Enter debúsqueda.
En una página para ver, activa el icono de
ver.
Activaeliconodecancelacióncuandosea
Esc necesario

enlapágina

Recibos

Recibos
Introducción

Los Receptores de las escuelas del Departamento de Educación (DOE) utilizarán este Módulo
para crear y mantener recibos en el nuevo sistema PeopleSoft versión 8.9, con el fin de que
esténdisponiblesparapoderrealizarocompletarlasdemástransaccionescorrespondientesen
losMódulosdeCompras,ActivosFijosyCuentasaPagar.

SobreesteManual
EsteManualhasidodiseñadotomandoenconsideraciónlasnecesidadesbásicas delusuario.
Seutilizaunlenguajesencillo,quecombinalamayorcantidaddegráficasposiblesparafacilitar
elentendimientodelmaterial.

En el manual se enfatizan todas las funciones típicas del Módulo, desde un punto de vista
funcional.LosprocedimientosadministrativosdelasescuelasqueutilizaránelMódulo,noson
discutidos en el Manual, y se establece que dichos procedimientos prevalecen sobre los
discutidos en este documento; estos estarán documentados en la Guía de Procesos y
ProcedimientosdelDepartamentodeEducación.

El Manual incluye una gama de tópicos que envuelven posiblemente funcionalidades que no
aplicanaunusuarioenparticular.Sinembargo,estasfuncionalidadespodríanutilizarseenun
futuro o son actualmente utilizadas por algún otro funcionario del DOE. El usuario deberá
aclarar cualquier duda con su supervisor inmediato sobre cualesquiera de los tópicos que
entiendanolecorresponden,oporelcontrario,entiendaquedebenserutilizadosporél.

Este Manual le facilitará reforzar los conocimientos aprendidos, a través de la realización de
ejerciciosdeprácticaindividuales.Elmismotambiénincluyeinformesyconsultasrelacionados.

LossiguientesiconossonusadosenelManualparalossiguientespropósitos:

Este icono indica una nota provechosa o de gran ayuda para el usuario, dentro del
procesoqueelManualestépresentando.

Esteiconoindicaavisooprecaución.

EsteManualdelUsuariorepresentaunaherramientavaliosaqueleproveealusuariounmejor
entendimientodelosprocesosfuncionalesdentrodelaaplicaciónPeopleSoft8.9.
135
Recibos

Objetivos
procesos:

• CrearymantenerRecibosdeMateriales.

• CrearymantenerRecibosdeActivo(equipo).

• Registrarydespachardevolucionesdemercancía.

• Realizarconsultaseimprimirinformesatravésdelsistema.


I. NAVEGANDOENPEOPLESOFTV.8.9–muestraalusuariolanavegaciónbásicaenla

II. CREARUNRECIBO–selemuestraalusuariocómocrearRecibosRegularesyRecibosde
PropiedadCapitalizable.

III. MANTENIMIENTODERECIBOS–selemuestraalusuariocómocancelarlaslíneasde
unreciboycómocancelarunatransaccióndeRecibo.

IV. CREARDEVOLUCIONESALSUPLIDOR–selemuestraalusuariocómoprocesary
despachardevolucionesdemercancía,alsuplidor,atravésdelsistema.

V. MANTENIMIENTODEDEVOLUCIONESALSUPLIDOR–selemuestraalusuariocómo
cancelarunatransaccióndedevolución,cómocancelarlíneasdeunadevoluciónycomo
realizarelprocesodereconciliación,atravésdelsistema.

VI. INFORMESYCONSULTAS

VII. VOCABULARIOS,ACRÓNIMOS,HOTKEYS
137

Capítulo1
NavegandoenPeopleSoftv.8.9

En este capítulo estaremos cubriendo y reforzando la navegación básica de la aplicación de
PeopleSoft.

AccederInternetExplorer

Paso1


Paso2

IngresarsuContraseña(Signingin)
accesoqueconstadeunaIdentificacióndeusuario(UserID)ysucontraseña(password).

Paso1
EnelAddressBardebecolocarladireccióndelambientedeproducciónqueseleproveeráen
hacer la entrada cada vez que acceda la aplicación. También podría crear un shortcut en el
desktop.

Paso2

1. Obtiene como respuesta la página en donde coloca su User ID y su contraseña (esta



139
Nota: Si su sesión de PeopleSoft ha sido terminada por factor tiempo,
automáticamenteleapareceráensupantallalapáginaendondesecolocasuIDysu
contraseña para poder acceder nuevamente PeopleSoft. El área de seguridad programará un
tiempo límite de acceso en la aplicación, lo que significa que siempre y cuando se mantenga
trabajandoenlaspáginas,elsistemaNOleterminarálasesióninterrumpiendoasísutrabajo.
Porlocontrario,siustedabandonasuáreadetrabajoyhapasadoeltiempoestablecido(15Ͳ20
minutos),elsistemalerequeriráentrarsuUserIDycontraseña,nuevamente,comomedidade
seguridad.

CómoGrabarenFavoritoslaPáginadeAccesoaPeopleSoft.


Paso1

Paso2



enIE.

PeopleSoftSignͲin,ocomoustedlohayanombradocuandolonombróalmomentodeañadirlo
asulista.

ElementosdelaNavegaciónenPeopleSoft



2. OprimaWorklistparaverlosartículosotareasesperandoasertrabajadasporusted.El
también provee enlaces que le permiten ver detalles adicionales sobre dichas tareas,
141

3. Oprima Add to Favorites para añadir a su listado de favoritos páginas de PeopleSoft
que visite frecuentemente durante su trabajo diario. Los Favoritos son similares a los


porunajerarquíadearchivosycontenidode referenciaqueusted puedeutilizarpara
ustedtieneacceso.



adicionalesy


enlaceoarchivo.

visual de alguna pantalla de PeopleSoft, oprima

Yparavolveraaccederoexpandirellistado,oprimaelsiguienteicono
143

correspondiente,porejemploseleccionePurchasing>Requisitions>Add/UpdateRequisitions
dellistadodelmenú.ElsistemaletraerálapantallaprincipaldeRequisitions.

menú.

ComponentesdelPagebar
componente.


1. UstedpuedeutilizarelenlacedeNew Windowparaabrirunanuevapantallaynotener

2. UtilizandoelenlaceHelpleapareceránenlínealosPeopleBooks(librosdereferencia)
PeopleSoft.

3. ElenlacedeCustomize Pagelepermitecontrolar,y/omodificareldesplieguedesu
páginaprincipal.

4. Ustedpuedeusareliconode para copiar la página URL corriente al
clipboard,yasíestardisponibleparaotrasaplicaciones.

145

Capítulo2
CrearunRecibo

CrearunRecibodeMercancía
ParaCrearunRecibodeMercancía,realicelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Receipts ¾ Add/Update Receipts

Nota: Si desea acceder un Recibo previamente creado, utilice la pestaña de Find an
ExistingValue,escribaelnúmerodelReciboquedesearevisarenelcampodeReceipt
Number y oprima paraejecutarlabúsqueda.


ParacrearunnuevoReciboutilicelapestañadeAddaNewValue.

Paso1
EntrelaUnidaddeNegocioscorrespondienteenelcampodeBusinessUnitelcualserá00081.

Paso2
Deje el valor de NEXT en el campo de Receipt Number para que el sistema asigne
automáticamenteelpróximonúmerodeRecibo.

Paso3
Oprimaelbotónde

Nota:Elencasilladode salepordefaultseleccionado.

Paso4
ParalabúsquedadelaOrdendeEntregaquevaarecibir,coloqueelnúmerodeesaOrdende
Entrega en el campo de ID, y oprima Recuerde quepuedeexpandirlabúsqueda,
dejando en blanco los campos de Start Date y End Date, así el sistema le traerá más
información.
ElencasilladodeRetrieveOpenPOSchedulessaldrámarcadopordefault,paratraeraquellas
Órdenes que no hayan sido recibidas en su totalidad, si lo desmarca entonces el sistema
presentaráinclusolasyarecibidasynoesrecomendableparalabúsqueda;yaqueestamosen
elprocesodebúsquedadeÓrdenesdeEntregapendientesaserrecibidas.
147

Nota:SinotieneelnúmeroexactodelaOrdenalmomentoderecibirla,oprima
yapareceráunlistadodelasÓrdenesdeEntregaparaqueustedseleccioneconlaque
estarátrabajandoparacrearleelRecibo.Luego,marqueelencasilladodeSEL yoprima

losartículosdisponiblesenelcatálogo,oprimiendoeliconodeopuede también
oprimirelenlacedeView AllyasítendráaccesoallistadocompletodetodaslasÓrdenesde
Entrega.


Paso5
NotequeelReceiptStatusesOpen.EnelcampodeReceiptQtycoloquelacantidaddeartículos
queestárecibiendo.

Paso6
Asegúrese que el recuadro noestéseleccionado.

Paso7
Oprima

SilacantidadqueustedestárecibiendoesmayoralacantidadestablecidaenlaOrden
deEntrega,elsistemalepresentaráunmensajedeavisoindicándolequelacantidades
mayoralaqueapareceenlaOrdendeEntrega,oprima

149
SilacantidadqueustedestárecibiendoesmenoralacantidadestablecidaenlaOrden
de Entrega, el sistema le presentará un mensaje de aviso indicándole que la cantidad
recibidaesmenoralacantidadordenada,oprima

CrearunRecibodeEquipo
ParacrearunRecibodeEquipo,realicelasiguientenavegación:


Nota: Si desea acceder un Recibo previamente creado, utilice la pestaña de Find an
ExistingValue,escribaelnúmerodelReciboquedesearevisarenelcampodeReceipt
Number y oprima paraejecutarlabúsqueda.

ParacrearunnuevoReciboutilicelapestañadeAddaNewValue.

Paso1


Paso2
Deje el valor de NEXT en el campo de Receipt Number para que el sistema asigne
automáticamenteelpróximonúmeroderecibo.

Paso3
Oprima el botón de

Paso4
ParalabúsquedadelaOrdendeEntregaquevaarecibir,coloqueelnúmerodeesaOrdende
EntregaenelcampodeID,yoprima Recuerde quepuedeexpandirlabúsqueda,
dejando en blanco los campos de Start Date y End Date, así el sistema le traerá más
información.

ElencasilladodeRetrieveOpenPOSchedulessaldrámarcadopordefault,paratraeraquellas
Órdenes que no hayan sido recibidas en su totalidad, si lo desmarca entonces el sistema
presentaráinclusolasyarecibidasynoesrecomendableparalabúsquedayaqueestamosen
elprocesodebúsquedadeÓrdenesdeEntregapendientesaserrecibidas.
151

Nota:SinotieneelnúmeroexactodelaOrdenalmomentoderecibirla,oprima
yapareceráunlistadodelasOrdenesdeEntregaparaqueustedseleccioneconlaque
estarátrabajandoparacrearleelRecibo.LuegomarqueelencasilladodeSEL yoprima

oprimirelenlacedeView AllyasítendráaccesoallistadocompletodetodaslasÓrdenesde
Entrega.

Nota:Aquíustedpuedeverqueesunequipo,porqueelenlacedeAM Statusseactiva
y está en status de Pending. (Cuando indica moved es que ya entró en la interface al
módulodeAssetManagement).

Losotrosestatuscuandoelbienrecibidoesequipo,sonlossiguientes:
Open Unaomáslíneaspermanecenabiertas.
Received Yarecibido.

Moved RecibohasidoprocesadoporelRECVPUSH,yhasidodefinidoparalainterfacecon
AssetManagement.
Closed Recibo ha sido movido y pareado (según sea requerido). Todas las interfaces han
sidoprocesadas.
Canceled Unaotodaslaslíneashansidocanceladas.

Paso5
EnelcampodeReceiptQtycoloquelacantidaddeartículosqueestárecibiendo.

SilacantidadqueustedestárecibiendoesmayoralacantidadestablecidaenlaOrden
deEntrega,elsistemalepresentaráunmensajedeavisoindicándolequelacantidades
mayoralaqueapareceenlaOrdendeEntrega,oprima

SilacantidadqueustedestárecibiendoesmenoralacantidadestablecidaenlaOrden
de Entrega, el sistema le presentará un mensaje de aviso indicándole que la cantidad
recibida es menor a la cantidad ordenada, oprima

Paso6
Asegúrese que el recuadro esté seleccionado para que pase a la
interfacedeAssetManagement.

Paso7
Oprima el enlace de Pending. El sistema lo lleva a la pantalla de Asset Management
Information.
153

EnlaparteinferiordelapantallavayaaláreadeApplytoDetailsyseleccionedellistadoAssign
TagIds.BajolapestañadeAssetInformationcoloqueenelcampodeTagNumberelnúmero
deseriedelequipo.

Paso8
OprimalapestañadeMoreDetails.


Paso9
Ingreselasiguienteinformación:

• EnelcampodeCustodian,ingreseelapellidoyelnombre(enestemismoorden)del
DirectordelaEscuela,quienseráelcustodiodelequipo.

• AsegúresequeelLocationcorrespondaallugarfísicodondeseencontraráelequipo.

• Oprima

Paso10
Elsistemalollevaráalapáginaprincipalderecibos,oprima

Paso11
El sistema le asignará un número de recibo, cambiará el estatus de Open a Received y
presentará un mensaje indicándole que el Recibo ha sido guardado y lo ha incluido en el
procesodeintegraciónconelMódulodeAssetManagement.Oprima
155

Nota: Salga de la pantalla y vuelva a entrar a la navegación Purchasing > Receipts >
Add/UpdateReceipts,seleccionelapestañadeFindanExistingValue,entreelnúmero
deReciboenelcampodeReceiptIDparabuscarnuevamenteeseReciboyencontraráelAM
StatusyelReceiptStatusenMoved.


Capítulo3
MantenimientodeRecibos

ElmantenimientodeunRecibodebeserrealizadoporelmismousuarioquelooriginó.Eneste
capítulo,sediscutendetalladamentefuncionalidadesquepudieronhabersidomencionadasen
elcapítuloanterior;enfocándonosenelpropósitodeestasfuncionalidadesyencómoobtener
elmayorbeneficiodeellas.

CancelarunaLíneadelRecibo
ElsistemapermitealusuariocancelarlalíneadeunRecibosiempreycuandolalíneaqueusted
deseacancelarnoestéasociadaaunComprobantedePago.

ParacancelarunalíneadeunRecibo,realicelasiguientenavegación:


Paso1
OprimalapestañadeFindanExistingValue.

Completeyverifiquelossiguientescamposconlasiguienteinformación:
157

• ElcampodeBusinessUnitdebeseriguala00081

• AnoteelnúmerodeReciboquedeseaaccederenelcampodeReceiptNumber.

• Oprimaelbotónde

Paso2
Reviselainformacióndelalíneaantesdecancelarla,luegooprimaeliconodecancelline.

Paso3
Elsistemalepresentaelsiguientemensaje,paraconfirmarlaaccióndecancelar:

Sideseacontinuar,oprima


Paso4
ElsistemacambiaelstatusdelalíneaseleccionadadeReceivedaCanceled.

Nota: Esa línea que acaba de cancelar se libera, y luego, si trata de entrar un Recibo
nuevocontraesaOrdendeEntrega,dondeestabanlaslíneasoriginales,podráhacerun
Recibonuevoconesalíneaquefuecancelada.

Paso5
Oprima

CancelarunRecibo
ElsistemapermitealusuariocancelarunReciboensutotalidadsiempreycuandoelReciboque
usteddeseacancelarniningunadesuslíneasestéasociadoaunComprobantedePago.

ParacancelarunRecibo,realicelasiguientenavegación:


Paso1
159



• AnoteelnúmerodeReciboquedeseaaccederenelcampodeReceiptNumber.


Paso2
VerifiquelainformaciónparaqueseasegurequeestarácancelandoelRecibocorrectoyoprima
elicono


Paso3
Elsistemadesplegaráelsiguientemensaje:


Paso4
VerifiquequeelestatusdelReciboseaCanceled.

Nota:ElReciboqueacabadecancelarselibera, yluego,podráhacerunRecibonuevo
conlainformacióndeesaOrdendeEntrega.
161

Capítulo4
CrearDevolucionesalSuplidor

Existendiferentesrazonesparaemitirunadevolucióndematerialesalsuplidor.Algunadeestas
podríanser:Recibodematerialdefectuoso,artículosadicionalesalosincluidosenlaOrdende
Entrega,recibodeartículosincorrectosoartículosqueyanosenecesitan.Cuandovaaemitirse
unadevoluciónalsuplidor,debeprocesarseunReturntoVendor(RTV)enPeopleSoft.

ElReceptoriniciaráelprocesodecrearunadevoluciónalsuplidor(RTV)llamandoalsuplidory
obteniendo un número de autorización para la devolución de material (RMA). Una vez se
obtenga esta autorización y el material esté listo para ser devuelto al suplidor, el Receptor
podrácrearunRTV.

RegistrarunaDevoluciónalSuplidor
Paracrearunadevoluciónalsuplidorcompletelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Return to Vendor ¾ Add/Update RTV

ParacrearunanuevaDevoluciónutilicelapestañadeAddaNewValue.

Paso1
Paso2

Deje el valor de NEXT en el campo de Return To Vendor ID para que el sistema asigne
automáticamenteelpróximonúmerodeDevolución.

Paso3
Oprimaelbotónde

Paso4
LocaliceelnúmerodeRecibouOrdendeEntregaparaelcualpertenecelaDevoluciónqueestá
creando,utiliceelenlacedeSelect ReceiptoSelect PO,respectivamente.

Nota: Tanto en la pantalla de Select Receipt como en la pantalla de Select PO, puede
buscarelReciboolaOrdendeEntrega,respectivamenteporcualquieradeloscampos
que aparezcan en la pantalla (Date, Vendor, Item ID, PO No., o Receipt No., etc.). Utilice la
paraexaminarcadacomponenteyluegooprimaparaejecutarlabúsqueda.

163

Paso5
Seleccionedellistado,elReciboolaOrdendeEntregaquecorrespondaalartículoquedesea
devolverypresione

Nota: Si aún no se ha creado el Recibo y es necesario devolver algún material, el
ReceptornocrearáunRTV,sinoqueprocederáacrearelRecibosinaceptarlosbienes
queserándevueltos.

Paso6
EnlapantalladeRTVcompletelasiguienteinformación:

1. Seleccioneelartículoquedeseadevolveralsuplidor.

2. BajolacolumnadeAction,seleccioneeltipodeDevoluciónquedesearealizar:


a. Crédito – Una Devolución para crédito no es más que devolver el material al
suplidor sin pedir un reemplazo del mismo. PeopleSoft automáticamente
intervendrá con el Módulo de Cuentas a Pagar para generar un débito a la
cuentaeliminandolaintervenciónmanualporpartedelusuario.

b. Cambio de Mercancía – Una Devolución para cambio de mercancía se realiza
cuando la mercancía ordenada originalmente va a ser sustituida por otra. Esta
opciónlepermitecambiarporejemploelartículoAporelartículoBdelmismo
suplidorocambiarelartículoAporelmismoartículo.

c. ReemplazodeMercancía–EstetipodeDevoluciónindicaqueelsuplidorenviará
lamismamercancíaparareemplazarelmaterialquesedevolvióoriginalmente.
RecibiráestereemplazocontralaOrdendeEnvíooriginadainicialmente.

3. BajolacolumnadeDispositionseleccionelaformaenquevaadisponerdelmaterial.

4. EnlacolumnadeReasondeberáutilizarla paraseleccionarunarazónpara
laDevolución.

5. Bajo la columna de RMA Number Coloque el número de autorización provisto por el
suplidor.

OprimaeliconodeDistributionDetails

Paso7
EnlapantalladeDistributionDetail,completelasiguienteinformación:

• Seleccioneelartículoquedeseadevolveralsuplidor.

165
• EnlacolumnadeReturnQtyanotelacantidaddeunidadesqueestarádevolviendo
delartículoseleccionado.

• Seleccionelafechaenqueestarádevolviendoelartículoseleccionado.

Oprima

Nota:Deberárepetirelpaso6yelpaso7paracadaunadelaslíneasdeladevolución.

Paso8
ElsistemalodevolveráalapantalladeRTV,oprimaelenlacedeRTV Defautls.


Verifiquelasiguienteinformación:

• ElcampodeRTVDebitMemodebeestarseleccionado.

• ElcampodeRTVAdjustmentVoucherdebeserCreate.

• EnelcampodeRTVDispatchMethodseleccionePrint.

• VerifiquequeelRTVNotificationMethodseaPhone.

Parasalir,presione
Paso9
ElsistemalodevolveráalapantalladeRTV,oprimaelenlacedeRTV Fees.
167
Recibos

Verifiqueocompletelasiguienteinformación:

• Utilice la para seleccionar el tipo de cargos misceláneos bajo la
columnadeMiscChg.

• Seleccioneeltipodecargo(DebitooCrédito)bajolacolumnadeAction.

• BajolacolumnadeAccountingEntryType,utilicela para
seleccionar el tipo de entrada contable, asociada con el cargo misceláneo
seleccionado.

Oprima

Nota: Si desea añadir un comentario relacionado al artículo que será devuelto, en la
pantalladeRTV,presioneeliconode

Paso10

OprimayluegopresioneparaquelaOficinadeFinanzastengaconstanciadequesegeneróuna
Devoluciónalsuplidor.

Paso11
Presione ytomenotadelnúmerodeDevoluciónyoprimaeliconode

Paso12
El sistema desplegará la siguiente pantalla para establecer que la cantidad que se enviará es
igualalacantidadquesedevolverá.Oprima

Paso13
Oprima yverifiquequeelestatusdelRTVhayacambiadodeOpenaShipped.
169

DespacharunaDevoluciónalSuplidor
ParadespacharunaDevoluciónalsuplidor,realicelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Return to Vendor ¾ Dispatch RTV

Bajo la pestaña de Add a New Value coloque el nombre del nuevo Run Control ID que está
creando(serecomiendacoloqueelmismonombredelproceso),luegooprima

tiene que crear un Run Control ID nuevo, solo vaya a la pestaña de Find an Existing
ValueybusqueelRunControlIDqueustedcreó.

Paso1
Verifiqueycumplimentelapantallautilizandolossiguientesparámetros.

• BusinessUnitdebeseriguala00081.

• En el campo de RTV ID utilice la para seleccionar la Devolución
quedespachará.

• BajoMiscelaneousOptionsseleccionelaopcióndePrintOnly.

• Oprima

• Oprima

171

Paso2
seleccioneelencasilladodeRTVDispatch/Print,oprima

Paso3

Paso4

Paso5

Paso6

Paso6

Paso7
SeleccioneelenlacePORT001.PDF.

Paso8

Paso9
Oprima el icono paraimprimirlaDevolución.
173

Capítulo5
MantenimientodeDevolucionesalSuplidor

ElmantenimientodeunaDevolucióndebeserrealizadoporelmismousuarioquelooriginó.En
este capítulo, se discuten detalladamente funcionalidades que pudieron haber sido
mencionadasenelcapítuloanterior;enfocándonosenelpropósitodeestasfuncionalidadesy
encómoobtenerelmayorbeneficiodeellas.

CancelarunaLíneadeunaDevolución
ElsistemapermitealusuariocancelarlalíneadeunaDevoluciónsiempreycuandolalíneaesté
enestatusdeOpen.

ParacancelarunalíneadeunaDevolución,realicelasiguientenavegación:


Paso1



• Anote el número de la Devolución que desea acceder en el campo de Return To
VendorID.


Paso2
Revise la información de la línea antes de cancelarla, seleccione la línea que desea cancelar y
luegooprima

Paso3
Elsistemalepresentaelsiguientemensaje,paraconfirmarlaaccióndecancelar:


Paso4
ElsistemacambiaelstatusdelalíneaseleccionadadeReceivedaCanceled.
175

Paso5
Oprima paraguardarloscambiosqueacabaderealizar.

CancelarunaDevolución
El sistema permite al usuario cancelar una Devolución siempre y cuando el estatus de la
DevoluciónydetodassuslíneasseadeOpen.

ParacancelarunaDevolución,realicelasiguientenavegación:


Paso1




• Anote el número de la Devolución que desea acceder en el campo de Return To
VendorID.


Paso2
VerifiquelainformaciónparaqueseasegurequeestarácancelandolaDevolucióncorrectay
oprima
177

Paso3
Elsistemadesplegaráelsiguientemensaje:


Paso4
VerifiquequeelestatusdelaDevolución,aligualqueeldetodassuslíneasseaCanceled.

Paso5
Oprima paraguardarloscambiosqueacabaderealizar.

ReconciliarelProcesodeCreacióndeunaDevoluciónal
Suplidor
El proceso de reconciliación de las devoluciones al suplidor cierra cualquier RTV completado.
Automáticamente el RTV estará listo para ser procesado por el Departamento de Cuentas a
Pagar como un crédito al suplidor (Proceso de Voucher Build). Este proceso será efectuado
automáticamenteunavezaldía.Noseránecesariorealizarloindividualmenteamenosquesea
expresamentesemencionelocontrario.
Paracomenzarelprocesodereconciliación,realicelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Return to Vendor ¾ Run RTV Reconcile


179

Paso1

• RTVRunOptiondebeseriguala1BusUnit


Nota:ElcampodeReturnToVendorIDpermanecerásiempreenblancoparacerrar
todoslosRTVdentrodelaunidaddenegocios.

• Oprima

• Oprima

Paso2
seleccioneelencasilladodeRTVReconciliation,oprima


Paso3

Paso4

Paso5
Oprima guardarlosresultadosyterminarlatransacción.
181

Capítulo6
InformesyConsultas

El Módulo de Recibos ofrece una serie de informes muy prácticos y útiles para obtener
informaciónrelacionadaaRecibosyDevoluciones.

ReceiptSummaryReport
ParaejecutareimprimirelReceiptSummaryReport,realicelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Receipts ¾ Report ¾ Receipt Summary



Paso1


• Seleccioneelperiodoparaelquedeseaejecutarelinforme.


• Oprima

• Oprima

Paso2
seleccioneelencasilladodeReceiverSummaryReport,oprima

Paso3

Paso4
183

Paso5

Paso6

Paso7

Paso8


Paso9
185

ReceiptDeliveryReport
ParaejecutareimprimirelReceiptDeliveryReport,realicelasiguientenavegación:

Navegación: Purchasing ¾ Receipts ¾ Report ¾ Receipt Delivery



Paso1


• Utilice cualquiera de los parámetros como su criterio de filtro de filtro en la
información.PodrábuscarlosRecibospornúmero,porpuntodeservicioofechade
Recibo.

• Oprima

• Oprima


Paso2
seleccioneelencasilladodeReceiptDelivery,oprima

Paso3

Paso4

187

Paso5

Paso6

Paso7


Paso8

Paso9

DocumentStatusInquiry
En la siguiente navegación accederá una consulta que le permitirá revisar el estatus de
cualquierReciboylosdocumentosasociadasaeste.

Navegación: Purchasing ¾ Receipts ¾ Review Receipts Information ¾ Document
Status

Paso1
EnlapantalladeReceiptsDocumentsStatusINQanoteelnúmerodeReciboparalaquedesea
revisar el estatus y la documentación asociada a este en el encasillado de Receipt Number,
luego oprima paraejecutarlabúsqueda.
189

Paso2
El sistema le presentará la pantalla con la información del Recibo seleccionado, note que el
mismo está asociado a una Requisición, a una Cotización a una Orden de Envío y a un
ComprobantedePago.


Nota:SioprimeelenlacedelnúmerodePO,lesaldráunmensajequeindicaqueusted
no está autorizado a ver detalles de la Orden de Entrega, ya que al ser Receptor, la
informacióndelaOrdennodebetenerdetallesdelascantidadesquefueronordenadas.
191

Capítulo7

Vocabulario


MenúdeNavegación.







proceso.

documentooelárea.





Internet.

Acrónimos


PS:PeopleSoft










IE:InternetExplorer

193
HotKeys

secundaria.
Alt+2
Alt+3
iconoestáactivo.
Alt+4
iconoestáactivo.
Alt+5
VerCalendario
Alt+6
Alt+’ View All
unabúsqueda
Enunapáginadebúsqueda,activaeliconode
Enter búsqueda.
Enunapáginaparaver,activaeliconodever.
Esc Activaeliconodecancelacióncuandosea

necesario

enlapágina
Paraseleccionar
Paracancelarlatransacción
Muestraeltotaldelíneasdeinformación
Utiliceestosbotonesparanavegaratravésde
sus líneas de información dentro de una
página
Accedalaprimeralíneadeinformaciónen
ese
record
Acceda la última línea de información

registrada
Abrelapáginade“SendNotification”donde
podráespecificarnombresydireccionesde

emailparaenviarnotificacionesenrelación
conlatransacciónrealizada
Accederáypodrámodificarinformación

pasada,actualyfutura
Exhibirálasiguientepáginaenelcomponente

actual
Exhibirálapáginaanteriorenelcomponente

actual
Permitemodificarlastablasdentrodeuna
página.Podráeliminary/ocambiarelorden
delascolumnasenunatabla
Permitirácargarelcontenidodeunatabla

dentrodeunapáginaenelprogramaExcel
Paraobtenerdatapasada,actualyfutura
* Indicaqueesuncamporequerido

195



Proyecto SIFDE Cursos RollOut de Escuelas
Track Contenido Completado No Completado Comentarios

Consultas de Entedimiento del Presupuesto Federal y Estatal y
Presupuesto como funciona en DOE.
Entedimiento de Presupuesto para Schoolwide y como
funciona en DOE.
Revisión de Presupuestos para las escuelas
Revisión de Actividades de Presupuesto
Requisiciones Crear y guardar requisiciones de compra para
mercado abierto
Crear y guardar ordenes de entrega
Añadir multiples líneas y Editar una requsición u orden
de entrega.
Cancelar una requisición u orden de entrega.
Aprobación de Requisiciones de Mercado Abierto.
Delegar Responsabilidad de Aprobaciones
Impresión de Requisiciones
Consultas de Status y de Documentos
Manejo de Errores en Presupuesto
Práctica

Recepciones Crear Recepciones de Regulares
Crear Recepciones de Equipo
Cancelar Líneas de una Recepción
Cancelar Recibo
Crear Devolución a Suplidores
Despachar Devolución a Suplidores
Cancelar Devolución
Proceso de Reconciliación
Impresión de Informes
Consultas Incluye Consulas de Activos
Practica

199



Introducción
Este documento, debe ser utilizado como herramienta de rápido acceso para realizar las
navegaciones que darán origen a las transacciones y consultas definidas en los manuales de
usuariocorrespondientes.
ConsultasdeCommitmentControl

ConsultaGeneraldePresupuesto

Navegación: Commitment Control ¾ Review Budget Activities ¾ Budget Overview

ConsultaDetalladadePresupuesto

Navegación: Commitment Control ¾ Review Budget Activities ¾ Budget Detail

ProcesosdeRequisiciones

CrearunaRequisición


BúsquedadeArtículos

Navegación: Items ¾ Review Item Information ¾ Items

CancelarunaRequisición


203
AprobaroDenegarunaRequisición

Navegación: Worklist

DelegarlaAprobación

Navegación: My System Profile

ImprimirunaRequisición


EjecutareImprimirelRequisitionCost

Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Reports ¾ PO Requisition Xref

EjecutareImprimirelDocumentStatusInquiry

Navegación: Purchasing ¾ Requisitions ¾ Review Requisition Information ¾
Document Status

ProcesosdeAssetManagement

RegistrarunaTransferenciadeActivo

Navegación: Asset Management ¾ Asset Transaction ¾ Cost Adjust/Transfer Asset


ProcesosdeRecibo

Creacióny/oCancelacióndeRecibosdeMaterialesy/ode
Propiedad


CrearunaDevolución


DespacharunaDevolución

Navegación: Purchasing ¾ Return to Vendor ¾ Dispatch RTV

CancelarunaDevolución


ReconciliarlaCreacióndeunaDevolución

Navegación: Purchasing ¾ Return to Vendor ¾ Run RTV Reconcile

EjecutareImprimirReceiptSummaryReport

Navegación: Purchasing ¾ Receipt ¾ Reports ¾ Receipt Summary

EjecutareImprimirReceiptDeliveryReport

Navegación: Purchasing ¾ Receipt ¾ Reports ¾ Receipt Delivery
205



ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
SIFDE DEPARTAMENTO DE EDUCACION
SOLICITUD 1.3A CENTRO DE CONTROL Y COORDINACIÓN DEL
SISTEMA DE FINANCIERO DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION
SOLICITUD DE: ACCESO ADIESTRAMIENTO READIESTRAMIENTO

AÑADIR ROL NUEVO TERMINACION DE ACCESO CAMBIO DE CONTRASEÑA
MODIFICACION DE ROL ELIMINACIÓN DEL ROL
INFORMACION GENERAL DEL USUARIO DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION

Nombre con dos Apellidos:
Puesto que Ocupa:
Oficina donde Trabaja: incluir codigo de escuela si aplica

Teléfono, Extensión y Fax:
Dirección de Correo Electrónico:
INFORMACIÓN ADICIONAL
¿Existen en su oficina otros usuarios que desempeñen su misma función y estén adiestrados en el Sistema SIFDE? Sí No
Escriba el nombre del usuario con misma función en caso que aplique:
Modulo ROLES DESCRIPCION DE ROL Entrada Datos Aprobación

AM - Activos Fijos DOE_AM_DIRECTOR_PROPIEDAD Director de Propiedad
DOE_AM_OFICIAL_PROPIEDAD Oficial de Propiedad
O _AM_COO
DOE COORDINADOR
O _PROPIEDAD
O Coordinador
Coo d ado de Propiedad
op edad
AR (AR010) - Cuentas a Cobrar DOE_AR_ANALYST Analísta Cobrador
DOE_AR_RECAUDADOR Recaudador
DOE_AR_GERENTE Gerente de Cuentas a Cobrar
BI (BI010) - Facturación DOE_BI_BILLING_SUPERVISOR supervisor Billing
DOE_BI_ANALISTA_COBROS Analista Cobros
DOE_BI_AJUSTADOR Ajustador
DOE_BI_FACTURADOR Facturador
DOE_GL_ANALISTA Analista de Contabilidad
GL - Analista de Contabilidad - Personal que DOE_GL_INQUIRY Inquiry de Contabilidad
t b j á t d d C b t d DOE_GL_SUPERVISOR Supervisor de Contabilidad
DOE_GL_ANALISTA_COSTOS Analista de Costos Contabilidad
DOE_KK_SUPERVISOR supervisor de Presupuestos
BUD (BUD010) - Especialista de Presupuesto DOE_KK_ANALYST Analista de Presupuestos
DOE_KK_INQUIRY Inquiry de Presupuestos
DOE KK DEFN
DOE_KK_DEFN Definición de Presupuestos
DOE_KK_TRANSFER Analista Transferencia presupuestaria
PO (PO010) - Compras (BUY1) DOE_PO_BUYER Compradores
DOE_PO_BUYER_SUPERVISOR) Supervisor de Compras - Puede
DOE_PO_PURCHASING_DIRECTOR aprobar
Director compras de $0
de Compras a $50 aprobar
- Puede 000
DOE_PO_REQUESTER compras superiores a los $50 000

Requisitante
DOE_PO_RO_REQUESTER Requisitante de Escuela
PO (PO020) - Requisiciones (REQ) - Entrada y DOE_PO_REQUESTER_DIRECTOR Supervisor de Requisitantes
b ió d i i i d i t i DOE_PO_RO_REQ_DIRECTOR Supervisor de Requisitantes de Escuela
DOE_PO_RECEIVER Receptor
PO (PO030) - Oficial Receptor (RCVR) - Clase DOE_PO_CATALOG Administrador de Catálogo
t - Items
PO (PO040) DOE_PO_CONTRACTS Administrador de Contratos
PO (PO050) - Contracts DOE_PO_SUPER_USER Super Usuario de Compras
GM & PC (GM010 - Especialista de Aportaciones DOE_GMPC_PROGRAM_COORDINATOR Coordinador de Programas
Federales
MODULO ROLES DESCRIPCION DE ROL Entrada Datos Aprobación
DOE_GMPC_PROGRAM_FISCAL Fiscalizador de Programas
DOE_GMPC_BUDGET_APPROVAL Aprobador Presupuestos de Proyectos
DOE_GMPC_PROGRAM_ACCOUNTANT Analista de Contabilidad para
DOE_PC_ADMIN Proyectos
Administrador Project Costing
AP (AP010) Analista de Pagos - Diseñado para DOE_AP_FINANCE_ANALYST Analista de Pagos
l ll á b l d DOE_AP_FINANCE_APPROVER Aprobador de pagos
DOE_AP_FINANCE_SUPERVISOR Supervisor de Pagos
DOE AP TREASURY ANALYST
DOE_AP_TREASURY_ANALYST Analista del Tesoro
DOE_AP_TREASURY_ADM Administrador del Tesoro
DOE_AP_DIRECTOR_PAYABLES Director de Cuentas por Pagar
DOE_AP_CICLO_PAGO Analista de Ejecución de Ciclo de Pago
AP (AP010) Analista de Pagos - Diseñado para DOE_AP_VENDORS Administrador de Suplidores
l ll á b l d DOE_AP_WITHHOLDING_ADM Administrador de Retenciones
DOE_F_AP_FINANCE_APPROVER Aprovador AP sin Garnishments
DOE_F_AP_FINANCE_SUPERVISOR Director AP sin Garnishments
DOE_F_AP_GARNISHMENT Aprovador AP con Garnishments
DOE_F_AP_INTERGOV_SPECIALIST Aprovador AP interagenciales
PeopleTools Security Administrator DOE_PT_SUPPORT Apoyo SIFDE
DOE PT SECURITY ADMIN
DOE_PT_SECURITY_ADMIN Administrador de Seguridad
DOE_PT_USER_SECURITY_ADMIN Administrador de Seguridad de
Usuarios
COMPONENTES ADICIONALES:
Query Manager 2 Tier nVision 2 Tier Tree Manager
Otros (Especifique):
Fecha Nombre del Usuario Firma del Usuario
Fecha Nombre del Supervisor Firma del Supervisor
Fecha Nombre del Operador C.C. Firma del Operador C.C.

Para control de Centro de Computo
Metalink Service Request Fecha y Hora de Terminación
Fecha y Hora de Creación SIFDE User ID
INSTRUCCIONES CENTOR DE COMPUTOFORMULARIO SIFDE Solicitud 1.3
Sobre campos requeridos en el Change Request a OnDemand:
[[ID del usuario]:

] Se debe de especificar con base la última convensión. Ejemplo:
j "apellido"_"Inicial Primer Nombre"
[Tipo de ID]: Especificar "None"
[ID Simbólico]: Especificar "SYSADM"
[Contraseña expira Sig. Conexión]: Especificar "Si"
[Código Idioma y Moneda]: Especificar "ENG" y "USD"
[Lista de Permisos Navegador, Principal, Perfil de Proceso y Seg Filas]: Estos siempre seran "ALLPAGES"
[Dirección de Correo-E]: Dirreción de correo electrónico del usuario a procesar.
[Tipo de Correo-E y Cuenta Primaria]: Especificar "Work" y "Si"
[Descripción del usuario]: Utilizar la convención acordada, la cual es "DE(4 espacios) Nombre y Apellido del usuario"
[Lista de Roles]: Especificarlos con base a la solicitud.
[User Preference]: Especificarlo con base al modulo requerido. Ejemplo: User Preference será AR si el Rol es DOE_AR_ANALYST
Componentes adicionales, Query Manager 2 Tier & nVision 2 Tier, requerira solicitr un acceso "Active Directory" mediante "Ondemand Portal".

211


213


216

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2 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

4 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

8 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

14 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Título: Creación de una Requisición, Aprobación y Recibo

Título: Creación de una Requisición, Aprobación y Recibo

9 Para iniciar el proceso de creación de la Requisición en el SIFDE, se utilizará el formulario

 Una persona comocomo Receptor

 Requisición de Compra – si el artículo no está en un contrato, su adquisición se tiene que dar a

16 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

o Dar seguimiento a las requisiciones sometidas.

9 Es responsabilidad del Director de la Unidad Adquirente revisar la Requisición de Compra y evaluarla

9 El Director de la Unidad Adquirente notificará toda aprobación o denegación de requisiciones al

9 Entre las responsabilidades del Receptor están:

o recibir todos los bienes adquiridos por la escuela

o registrar el recibo en el SIFDE.

9 En resumen, las compras en la escuela se originarán a través de:

o Ordene de entrega- surge cuando el articulo o servicio esta atado a un contrato.

o Requisición de compra- surge cuando el articulo es no esta en contrato (mercado abierto).

Proceso de Adquisición en la Escuela

18 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Personal de la Escuela 1. Al surgir la necesidad de adquirir un bien o servicio, proceda a completar

2. En el formulario desglose los materiales o servicios a ser adquiridos.

Requirente de la 3. Reciba el formulario Requisición de Compra y proceda a analizar la

4. Proceda a crear la Requisición electrónicamente en el SIFDE.

5. Ingrese la información de la requisición según aparece en el

Nota: Si al efectuar la búsqueda de un artículo, no lo encuentra en el

6. Una vez finalice la requisición, guarde los cambios en el sistema. Si

Nota: Para el procedimiento de cancelación consulte el Manual del

8. Si hay presupuesto disponible, el estatus de presupuesto de la

9. Una vez finalice la requisición puede presentarse que los artículos o

¾ Contrato: Los artículos o servicios fueron previamente

¾ Mercado Abierto: Surge cuando los artículos seleccionados no

Nota: Para información adicional de las consultas de

Nota: Sólo recibirá comentarios de la Requisición y la Orden de

20 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Nota: Para el detalle del procedimiento para la aprobación de

11. Previo a denegar o aprobar cualquier Requisición, deberá examinar

La pantalla para el análisis de presupuesto se muestra de la

Nota: Para el detalle del procedimiento para consultas de presupuesto,

12. Una vez analice el presupuesto proceda a denegar o aprobar la

16. Sólo se podrá cancelar en la escuela las requisiciones que no lleguen

Nota: Si es necesario hacer una devolución debe considerarse los

22 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

24 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

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Cómo Grabar en Favoritos la Página de Acceso a PeopleSoft.

Elementos de la Navegación en PeopleSoft

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Componentes del Pagebar

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Navegación: Commitment Control ¾ Review Budget Activities ¾ Budget

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 222 & 272 – Cuentas federales – Fondos cuyos presupuestos

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40 Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación

Consultas para Fondos de Escuelas Schoolwide

Navegación: Commitment Control ¾ Review Budget Activities ¾ Budget

Una persona comocomo Receptor

Requisición de Compra – si el artículo no está en un contrato, su adquisición se tiene que dar a

222 & 272 – Cuentas federales – Fondos cuyos presupuestos