Вы находитесь на странице: 1из 1

ACTIVIDAD DE REFLEXION INICIAL # 2

1- ¿ES IMPORTANTE REALIZAR UN DIAGNÓSTICO A LOS ARCHIVOS DE LAS


EMPRESAS?

R=/ El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender desde los cimientos


de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al
desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos, pautas de conservación e
Infraestructura de archivo.

2- ¿POR QUÉ EL ESTADO INTERVIENE PARA EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE LAS


NORMATIVIDADES RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL?

R=/ Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión
documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de
1989, que contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con
el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando
el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594
de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el
elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos Archivísticos.
De otro lado, el Estado ha venido reorganizando el sector de las comunicaciones y
desde varios años atrás ha venido suprimiendo entes adscritos al sector, una vez
suprimidos sus archivos deben ser salvaguardados por el Min TIC. Por todo lo anterior
se observa la necesidad de mantener y conservar los archivos de la entidad y
garantizar su conservación en el tiempo, conforme lo exige la Ley 594 de 2000, y los
decretos reglamentarios 2482 de 2012, 2578 de 2012 y 2609 de 2012, entre otros.

3- ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS


TANTO PÚBLICAS COMO PRIVADAS?

R=/ Tanto en las empresas privadas como públicas, la gestión documental abarca
cientos de conflictos que se pueden presentar al interior de una empresa, en relación
al manejo y producción de la documentación.
Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y planteamientos que
permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo y control
de la documentación producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas
actas, memorandos, estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario,
pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se
almacenen de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones
necesarias y por un tiempo prudente.

Pero particularmente en las entidades públicas Según el Archivo General de la Nación,


el Programa de Gestión Documental permite: Reducir el volumen de los documentos
innecesarios. Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la institución.

Оценить