La gestión documental o gestión de documentos, es el

conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados
en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
Gestión guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
documental conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
en colombia
Racionalización

Se conoce como racionalización al proceso y el resultado de racionalizar.

Este verbo, por su parte, refiere a la optimización de tiempos, costos o
esfuerzos en base a una planificación; o a la reducción de algún concepto a
una noción racional. En el ámbito de la matemática, racionalizar consiste en
la eliminación de los radicales que se hallan en el denominador de un número
fraccionario.
Economía

La economía es una ciencia social que estudia los procesos de extracción,

producción, intercambio, distribución y consumo de bienes y servicios. En sentido
figurado, economía significa regla y moderación de los gastos; ahorro.29 nov.
2017
¿Qué es un documento de archivo?

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades

que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor
testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que
es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades;
con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una
ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos
encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros,
digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por
instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y
ancho del globo.
Características

Para que los documentos tengan valor para

la sociedad deben constituirse como un
fuente de información fiable y para ello
tienen que contar con las siguientes
cualidades:
Características

• Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que

ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el
tiempo que dice que fue creado.
• Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se
debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la
perspectiva de la persona u organización que generó el documento.
Características

• Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido

es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que
representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo
conservan 100% su integridad.
• Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones
óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes
naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo
inservible y por lo tanto inaccesible.
Otras características de los documentos
de archivo:

• Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un

valor o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante
aquí es entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva
la totalidad de los documentos creados.
• Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que
estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que
registran hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su
potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y
para qué.
Otras características de los documentos
de archivo:

• Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse

como documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de
origen cumplimentada.
• Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y
formatos analógicos y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos,
recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas,
 grabaciones de audio por mencionar solo algunos.
Fuentes

Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y

que esto es tan cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido.
Cabe destacar entonces que las fuentes que generan documentos son
diversas, entre ellas podemos mencionar:
Fuentes

• Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).

• Cortes y Organismos Judiciales.
• Empresas.
• Gremios y Sindicatos.
• Instituciones Religiosas.
• Universidades y Escuelas.
Fuentes

• Organismos Militares.
• Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos
artísticos, etc.)
• Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
• Comunidades en general.
• Familias.
• Individuos o particulares.
• Organizaciones empresariales
¿Por qué archivar?

Los documentos se constituyen como testigos que proveen evidencia,

explicaciones y pruebas tanto para los sucesos ocurridos en el pasado como
para las decisiones que se toman en el presente.
Los Archivos, junto a otras instituciones democráticas, contribuyen al avance
de las sociedades permitiendo que estas se desarrollen de manera plena. Los
documentos facilitan procesos de educación y de investigación, se encuentran
presentes en industrias de entretenimiento y esparcimiento, garantizan la
protección del ejercicio de los Derechos Humanos, son vitales en cuestiones
referidas a la identidad de las personas, por mencionar algunos ejemplos
asociados a su importancia.
¿Por qué archivar?

Los documentos de archivo son únicos, por lo que una vez perdidos, no

pueden ser reemplazados. Es por eso que sólo a través de una identificación
adecuada, su debido cuidado y garantizando su accesibilidad estos pueden
cumplir con su rol vital sirviendo de beneficio para la humanidad toda.
 Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que
nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos
se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de
Historia de la papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo
gestión cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de
los fondos documentales.
documental
 Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones
fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y
bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran
los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y
Desarrollo más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
de la gestión magnéticos utópicos), los ficheros o kárdex que permiten
hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
documental recuperación de información mediante sistemas de
codificación y clasificación.
 Más recientemente se fueron sumando a ellos los
informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la
complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad
administrativa. Aunque los informáticos benefician
Desarrollo sustancialmente la gestión documental, aun los
profesionales en sistemas de información son los expertos
de la gestión en los flujos de documentos y los procesos de cada
documental documento de soporte papel o electrónico.
 El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la
práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas
nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos de América y la British Library, que en los
años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC
(Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por
máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el
Desarrollo uso de las tecnologías de información y comunicación se
de la gestión hizo común en la administración pública y privada, con el
uso generalizado de bases de datos y la aparición de los
documental procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
 En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos
sistemas de gestión documental: desde el simple registro
manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los
más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo
la documentación administrativa propiamente tal, venga ella
en papel o en formato electrónico, sino que además
controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de
Desarrollo los expedientes, capturan información desde bases de datos
de la gestión de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido
de archivos, bibliotecas, centros de documentación y
documental permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
 El
concepto inglés de traducción ambigua al español lo
constituye el electronic records management que tanto
puede significar sistema de administración de documentos
¿Sistemas electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de
electrónicos de administración de documentos de archivo (en papel y/o
electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic
gestión
records" o en "records management".
documental, o
sistemas de
gestión de
documentos
electrónicos?
 Un sistema de administración de documentos electrónicos
es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de
programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos
originalmente soportados en papel. El término puede ser
¿Sistemas relacionado con conceptos como sistemas de administración
electrónicos de de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un
gestión sistema de administración de contenido corporativo y
documental, o relacionado con el término Digital Asset Management
sistemas de
gestión de
documentos
electrónicos?
 Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los
modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene
hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones
de gestión documental y la archivística, como si de cosas
muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe
una palabra del todo equivalente al concepto
Diferencias de record inglés, que cubre todo aquello que documenta
de algo. En español usamos el término "documento de archivo",
que es más pobre en significado. Cuando en inglés se
terminología dice Records management se está refiriendo a la gestión
entre el documental de documentos de archivo específicamente.
inglés y el
español
 Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una
cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos
al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los
archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de
cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así:
La archivística cubre el records management y la gestión
Diferencias de archivos históricos también, mientras que la gestión
de documental es más amplia que el records
management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de
terminología documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.
entre el
inglés y el
español
 La gestión documental fue siempre una necesidad, y al
mismo tiempo, un problema para las organizaciones,
representando gastos en locales y almacenes,
infraestructuras para garantizar el estado de conservación,
Diferencias tiempo dedicado a la organización y búsqueda de
de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.

terminología
entre el
inglés y el
español
 Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo
constituye el electronic records management que tanto
puede significar sistema de administración de documentos
electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de
¿Sistemas administración de documentos de archivo (en papel y/o
electrónicos de electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic
gestión records" o en "records management".
documental, o
sistemas de
gestión de
documentos
electrónicos?
 Un sistema de administración de documentos electrónicos
es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de
programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos
originalmente soportados en papel. El término puede ser
¿Sistemas relacionado con conceptos como sistemas de administración
electrónicos de de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un
gestión sistema de administración de contenido corporativo y
documental, o relacionado con el término Digital Asset Managemen
sistemas de
gestión de
documentos
electrónicos?
 Bases de Datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las
organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus
implicaciones en la administración documental: la
proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que
en algunos casos están sustituyendo a los documentos
Flujo del como soporte de información valiosa para la organización.
Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-
Sistema de business en el que las relaciones con los clientes se realizan
Gestión a través de Internet.

Documental
 Desde un punto de vista de administración documental, uno
de los principales problemas es cómo identificar los
documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber
qué parte del contenido constituye los documentos que se
han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por
una parte, hay quien piensa que una Base de Datos
Flujo del simplemente contiene información para realizar cálculos u
operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una
Sistema de BD es el resultado de las actividades de la empresa y por
ello se las puede considerar documentos de gestión.
Gestión
Documental
 Hardware
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos
originales, una vez preparados, son transformados en
documentos digitales, los cuales serán guardados o
almacenados.

Flujo del Servidores: Contienen la información previamente

digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor
Sistema de para poder acceder a dicha información

Gestión
Documental
 Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso
de gestión de la documentación que se maneja en la
empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión
Flujo del documental, administración de archivos digitales y para
administración de bibliotecas de diversa índole.
Sistema de
Gestión
Documental
 Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la
información que se encuentra en los servidores. Las redes
Flujo del pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la
información por Internet.
Sistema de
Gestión
Documental
 Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso
a los documentos digitalizados dentro del Sistema de
Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la
Flujo del consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles
de seguridad asignados a cada uno de los usuarios
Sistema de registrados en el Sistema.

Gestión
Documental
 Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los
documentos digitalizados se codifican e indexan en la base
Flujo del de datos del servidor, identificando la ubicación física del
documento original y asignando, a cada documento lógico,
Sistema de las claves de acceso. Los documentos digitalizados se
almacenan en su correspondiente fichero.
Gestión
Documental
 Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a
las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación,
clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
Procesos autenticación

de la
Gestión
Documental
 Almacenamiento

¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto

Procesos podemos pagar para almacenarlos? Almacenamiento

de la
Gestión
Documental
 Recuperación
¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios?
¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué
Procesos opciones tecnológicas están disponibles para la
recuperación?
de la
Gestión
Documental
 Clasificación
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo
aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo
Procesos el sistema más apropiado?
de la
Gestión
Documental
 Seguridad
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la
violación de la información o la destrucción no deseada de
Procesos documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica
oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
de la
Gestión
Documental
 Custodia
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto
tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su
Procesos eliminación (expurgo de documentos)?
de la
Gestión
Documental
 Distribución
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita?
Procesos ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?

de la
Gestión
Documental
 Workflow
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona
a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos
Procesos documentos?
de la
Gestión
Documental
 Creación
¿Si más de una persona está implicada en creación o
modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en
Procesos esas tareas?
de la
Gestión
Documental
 Autenticación
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la
validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de
Procesos la originalidad de los documentos y cumplimos sus
estándares para la autentificación?
de la
Gestión
Documental
 Iso 15489
Aplicación Iso 303001

Normas
técnicas
Gestión
documental
 DEFINICIÓN: Generación de documentos de
las instituciones en cumplimiento de sus funciones
La Producción Documental comprende los aspectos de
origen, creación y diseño de formatos y documentos,
PRODUCCIÓN conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
DOCUMENTAL entidad o dependencia y la normalización de la producción
documental
 DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén
RECEPCIÓN DE completos, que correspondan a lo anunciado y
DOCUMENTOS sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registró con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
 Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a
través de diferentes medios tales como: mensajería, correo
tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
RECEPCIÓN DE tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los
DOCUMENTOS manuales de procedimientos.
 DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de
DISTRIBUCIÓN distribución de los documentos, se debe contar con
DE mecanismos de control y verificación de recepción y envío
DOCUMENTOS de los mismos
 DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera
un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas
TRÁMITE DE series documentales.
DOCUMENTOS De acuerdo con la normatividad existente en el país, se
deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos
para el trámite oportuno de las comunicaciones
 DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de
una institución, como parte integral de los procesos
ORGANIZACIÓN archivísticos.
DE LOS
DOCUMENTOS
 El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada
organización de los archivos comprende los procesos
archivísticos de:
1. Clasificación documental. "Proceso archivístico mediante
el cual se identifican y establecen las series que componen
ORGANIZACIÓN cada agrupación documental (fondo, sección y subsección),
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
DE LOS entidad"
DOCUMENTOS
2. Ordenación documental: Ubicación física de los
documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
 El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada
organización de los archivos comprende los procesos
archivísticos de:
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los
documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite
su identificación, localización y recuperación, para la gestión
o la investigación.
ORGANIZACIÓN La organización de los documentos permite una rápida
DE LOS identificación de los expedientes, valorar las funciones y
DOCUMENTOS necesidades operacionales de las oficinas, contar con
sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios,
ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.
 DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario
(entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano,
etc.) de acceder a la información contenida en los
CONSULTA DE documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia
DOCUMENTOS: de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los
archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de
manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo
al usuario al funcionario competente.
 La consulta de documentos en los archivos de gestión, por
parte de funcionarios de otras dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias,
CONSULTA DE éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva
DOCUMENTOS: oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme a la Constitución y a las
leyes.
 La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o
escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable
del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
La recuperación de los documentos entendida como la
CONSULTA DE acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
DOCUMENTOS: disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios,
guías, catálogos e índices.
 DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de
los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
En este proceso se deben garantizar las condiciones
CONSERVACIÓN mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el
establecimiento y suministro de equipos adecuados para el
DE archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus
DOCUMENTOS distintos soportes.
 El almacenamiento de documentos consiste en guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios y
unidades de conservación apropiadas.
CONSERVACIÓN En este proceso la actividad más importante consiste en la
DE implantación del Sistema Integrado de Conservación.
DOCUMENTOS
 DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier
etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
DISPOSICIÓN las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de
FINAL DE LOS Valoración Documental.
DOCUMENTOS
 Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD
para la Administración Pública Colombiana el
diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que
a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso
de valoración para definir su conservación permanente,
reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
DISPOSICIÓN aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la
FINAL DE LOS eliminación cuando agotados sus valores administrativos no
DOCUMENTOS tengan o representen valor para la investigación o la
selección de algunas muestras representativas.
 Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Además de definir la conservación permanente de una serie
se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de
DISPOSICIÓN reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la
información, evitando a la vez que la manipulación constante
FINAL DE LOS sobre originales pueda facilitar su deterioro.
DOCUMENTOS
 La decisión de eliminar expedientes en los archivos de
gestión, es una opción válida en casos tales como el de
los informes de gestión en los que se conserva una copia en
las unidades administrativas que los producen y el original
DISPOSICIÓN es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán
FINAL DE LOS el total de la serie y la transferirán al archivo central
correspondiente.
DOCUMENTOS
 Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de
destruir los documentos originales debe ser una decisión
que en la práctica garantice que la información reproducida y
guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible
e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán
hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción
aplicables en cada caso.
DISPOSICIÓN Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería
FINAL DE LOS conveniente conservar algunos expedientes en su soporte
DOCUMENTOS original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomáticos.
 Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD
para la Administración Pública Colombiana el
diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que
a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso
de valoración para definir su conservación permanente,
reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
DISPOSICIÓN aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la
FINAL DE LOS eliminación cuando agotados sus valores administrativos no
DOCUMENTOS tengan o representen valor para la investigación o la
selección de algunas muestras representativas.
 ACTIVIDADES:

La conservación total se aplica a aquellos documentos que

tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre
el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas
de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
DISPOSICIÓN actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio
FINAL DE LOS documental de la sociedad que los produce, utiliza y
DOCUMENTOS conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Mini-
manual tabla de retención y trasferencias documentales:
versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)
 Eliminación de documentos: Actividad resultante de la
disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han
DISPOSICIÓN perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
FINAL DE LOS conservar su información en otros soportes.
DOCUMENTOS
 Selección documental: Actividad de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de
DISPOSICIÓN escoger una muestra de documentos de carácter
FINAL DE LOS representativo, para su conservación permanente.
DOCUMENTOS
 Microfilmación: Técnica que permite fotografiar
documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de

DISPOSICIÓN información que se encuentra de manera analógica (papel,
video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo
FINAL DE LOS
puede ser leída o interpretada por computador.
DOCUMENTOS
 La unidad de correspondencia gestiona de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones, de tal
LAS UNIDADES DE manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo
CORRESPONDENCIA del programa de gestión documental, integrándose a los
COMO PARTE procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
INTEGRAL DE UN centrales e históricos.
PROGRAMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
 Además las unidades de correspondencia, deberán contar
con personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
LAS UNIDADES DE
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
CORRESPONDENCIA
COMO PARTE contribuyan a la observancia plena de los principios que
INTEGRAL DE UN rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis
PROGRAMA DE en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las
GESTIÓN entidades por vía diferente a la de las unidades de
DOCUMENTAL correspondencia.
 La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos:
establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en Archivos de
Formación Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

de archivos
según el
ciclo vital de
los
documentos
 ARCHIVO DE GESTIÓN

"Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
Formación se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
de archivos iniciados". Ley 594 de 2000.
según el
ciclo vital de
los
documentos
 ARCHIVO CENTRAL

"En el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
Formación vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
de archivos particulares en general". Ley 594 de 2000.
según el
ciclo vital de
los
documentos
 ARCHIVO HISTÓRICO

"Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente". Ley
Formación 594 de 2000.
de archivos
según el
ciclo vital de
los
documentos