LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA PRIVADO.

INDICE
CARATULA………………………………………………………………………………. Pág. 1

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………Pág. 2

LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA PRIVADO

1. Origen y Doctrina de la Logística……………...................................................Pág. 3

2. Funciones de la Logística…………….…………………………………………..Pág. 3
3. Cadena de
Abastecimiento………………………………………………………………………Pág. 4
3.1 La  Cadena de Abastecimiento en la Administración Logística………….Pág. 4
3.2 Propósito de la Administración de la Cadena de Abastecimiento……..…Pág. 5
3.3 Importancia………………………………………….....…………………...….Pág. 5
3.4 Elementos de la Cadena de Abastecimiento………………………………Pág. 5
4. El Almacén……………………………………………………………………........Pág. 7
4.1 Incidencia en la Empresa………………………………………………….....Pág. 7
5 Las Relaciones del Almacén con otras áreas de la Empresa………….........Pág. 8
6 Gestión y Organización de almacenes………………………………………….Pág. 8
6.1 ¿Que Es La Gestión De Almacenes?.......................................................Pag. 8
7 Gestión de Almacén de Stock y Datos Técnicos….….……………………...Pág. 12.
7.1 La Gestión de Stock………………….………………….…………………..Pág. 12
7.2. La Gestión de Almacenes………………………………………………….Pág. 13
7.2.1 Magnitudes Estáticas que influyen en la conformación del
Almacén………………………………………………………………………..Pág. 13
8. Las Funciones de los Almacenes…………………………………Pág.14
9. Principios de Almacenamiento………… ……………….…………………..…..Pág. 16
10. Procesos de la Gestión de Almacenes……………………….…………Pág. 18
10.1 Planificación y Organización……………………………………………Pág.
19

CONCLUSIONES……………………………………………………………………….Pág. 23
BIBLIOGRAFÍA...............................................................................................….....Pág. 24

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INTRODUCCIÓN

El Presente trabajo es el resultado de lo realizado por un grupo de alumnas,

cumpliendo con el compromiso de trabajar en equipo, aceptando de esta forma las
ideas expuestas por cada una de nosotras.

A lo largo de los años, conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de

almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una
unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos. Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba
como un espacio dentro de la organización que tenía el piso de hormigón, es una
estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar
valor agregado.

El concepto de almacenamiento engloba todas aquellas actividades que permiten el

correcto almacenaje de productos y la preparación de pedidos. El interés por conocer
más sobre el almacenamiento es cada vez mayor. Ahora más que nunca, las empresas
lo ven como un campo de desarrollo crucial, en algunos casos como una competencia
central, además, en los últimos 10 años ha crecido en complejidad y se ha integrado la
función del almacenamiento dentro de un contexto logístico mucho más amplio.

El almacenamiento ha pasado a ser un arma estratégica que muchas compañías usan

para mejorar su posición competitiva, al mismo tiempo, el almacén o la bodega enfrenta
desafíos increíbles que hacen que la excelencia sea aun más difícil de adquirir o
mantener.

Además la gran oportunidad que debe presentar cualquier sistema de control de la

gestión de almacén es la posibilidad de establecer correcciones para poder conseguir
los objetivos estratégicos marcados por la empresa y para acercarnos a los parámetros
establecidos en los procesos de planificación.

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LA ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA

PRIVADO

1. ORIGEN Y DOCTRINA DE LA LOGISTICA.

La Logística ha sido mucho tiempo una actividad

relativamente mal identificada como respaldo a la
producción y despacho de productos.

Hoy en día, la Logística interviene en casi todas

las etapas del ciclo de vida de los productos, y la
Política Logística es una gran preocupación de la
Dirección General de la Empresa y hasta una
Dirección por derecho propio, como suele ocurrir en
las grandes empresas de Venta Directa.

Hasta ha sido bautizada en inglés como Supply Chain, o Cadena de Abastecimientos,

debido a que se ocupa desde el abastecimiento de los proveedores a la empresa, hasta
el abastecimiento desde la empresa a sus clientes.

La actividad del responsable de logística está encaminada a tomar las buenas

decisiones relativas a los medios utilizados en un universo de exigencias muy
complejas, que abarcan las exigencias humanas, físicas, geográficas y
medioambientales… Intenta simplificar y mejorar permanentemente los procesos de
aprovisionamiento, de producción y de distribución con el fin de reducir los costos o el
plazo de entrega para el cliente – o ambas cosas a la vez.

 De una fase anterior a una fase posterior, la Cadena Logística (en la parte inferior del
esquema) ha sido en adelante elevada al rango de un proceso fundamental, estratégico
para la empresa.
Se ha convertido en algo tan importante como el otro gran proceso de la empresa
orientado al Cliente, que es el Proceso de Diseño (en la parte superior del esquema),
que permite poner a punto las ofertas de productos en función de las informaciones
sobre la demanda del mercado.

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2. FUNCIONES DE LA LOGISTICA.

Funciones de logística: La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos

(materias primas, productos acabados y se interesa a su entorno). El entorno
corresponde en este caso:

•Recursos (humanos, consumibles, electricidad)

•Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios, herramientas,

camiones propios, sistemas informáticos

•Servicios (transportes o almacén subcontratados)

La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos
financieros y de información asociados. Los flujos físicos son generalmente divididos
entre los “de compra” (entre un proveedor y su cliente), “de distribución” (entre un
proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística inversa).

En todo proceso logístico existen 5 funciones básicas relacionadas al buen

desempeño de un plan logístico:

1. La gestión del tráfico y transportes se ocupa del movimiento físico de los materiales.

2. La gestión del inventario conlleva la responsabilidad de la cantidad y surtido de

materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de producción y
demanda de los clientes.

3. La gestión de la estructura de la planta consiste en una planificación estratégica del

número, ubicación, tipo y tamaño de las instalaciones de distribución (almacén, centros
de distribución e incluso de las plantas).

4. La gestión del almacenamiento y manipulación de materiales

se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario
y de los medios manuales, mecánicos y/o automatizados para la
manipulación física de los materiales.

5. La gestión de las comunicaciones y de la información conlleva

la acumulación, análisis, almacenamiento y difusión de datos

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puntuales y precisos relevantes de las necesidades de toma de decisiones logísticas

con eficiencia y eficacia. Las comunicaciones y la información integran las áreas
operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que éste
sea eficaz.

3. CADENA DE ABASTECIMIENTO.

Incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación

de bienes y productos, desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario
final, desde el proveedor de las materias primas hasta la vitrina de venta al público.

3.1 LA  CADENA DE ABASTECIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA:

Es un proceso gerencial relativamente novedoso que tuvo gran impulso en la década

pasada y genera reducciones de costos significativos permitiendo a
las empresas mayor nivel de competitividad y mayores ganancias.
En el nuevo milenio la competencia se presenta entre las cadenas de abastecimiento y
no entre las compañías individuales. La gerencia de la cadena de abastecimiento gira
alrededor de la integración eficiente de proveedores, fabricantes, distribuidores, y
minoristas, de esta forma se consigue reducir substancialmente los costos y al
mismo tiempo se mejoran los niveles de servicio al cliente.

La gerencia o administración de la cadena de abastecimiento cubre las siguientes

áreas:

 Red de logística
 Almacenaje
 Gerencia del inventario
 Compras

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 Alianzas estratégicas
 Informática
 Telecomunicaciones

Todas estas como elementos claves en las comunicaciones y toma de decisiones. Las

empresas que quieren tener éxito necesitan hacer eficientes sus procesos en todas las
áreas.

3.2 PROPÓSITO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

El propósito fundamental es de sincronizar las funciones de una empresa con las de

sus proveedores a fin de acoplar con la demanda del Cliente el flujo de:

 Materiales.
 Servicios.
 Información.

3.3 IMPORTANCIA:

La administración de la cadena de abastecimiento es vital para el éxito de las

empresas.
Básicamente puede ayudarle a controlar el flujo de insumos que se incorporan a
su organización y puede preparar a su empresa para operar en un ambiente de
abastecimiento global.
La administración de la cadena de abastecimiento a menudo requiere del mejoramiento
y rediseño de sus procesos de negocio para adaptarse a los cambios del mercado y a
las demandas y preferencias de sus clientes, por ciclos más cortos, más rápidos y a la
vez más precisos.

3.4 ELEMENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO:

La cadena de abastecimiento está integrada

por cinco elementos:

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1. Proveedores.
2. Transportes.
3. La Empresa.
4. Los Clientes.
5. La Comunicación entre ellos.

La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja

competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor.
En la administración de la cadena de abastecimiento se integran todas las actividades
y procesos de adquisición de materiales, transformación
de bienes intermedios; productos acabados (finales) y la distribución a clientes.

Dicha cadena de abastecimiento la constituyen consumidores, clientes,

distribuidores, almacenes, bodegas de transferencia, plantas productivas,
proveedores, fuentes de abastecimiento de materias primas; todo de manera conjunta,
sincronizada e integrada.

4. EL ALMACÉN

El almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo

de la actividad comercial.

Función de la logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos
mercados, al tiempo que puede ajustar la producción a los niveles de la demanda y
facilita el servicio al cliente

Un almacén es necesario:

 Debido al desacople de la oferta y la demanda.

 Para la creación de un stock de seguridad.
 Para la construcción de un stock anticipatorio.
 Para la construcción de un stock por razones de
inversión.
 Para el uso eficiente de la unidad de producción.

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4.1 INCIDENCIA EN LA EMPRESA:

El almacén es un punto en el que confluyen intereses de diferentes departamentos de

la empresa, los cuales necesitan de un adecuado funcionamiento del mismo para poder
cumplir con sus objetivos, entre las áreas que presentan un mayor interés en el
funcionamiento del almacén cabe destacar:

 Marketing/ Comercial.- Su objetivo es disponer de puntos de almacenaje lo

mas cercanos al cliente, con la cantidad suficiente de stock de producto
terminado para con ello conseguir el mejor nivel de servicio al cliente tanto en
tiempo como en cantidad.

 Financiero.- Su objetivo es disponer del menor número de puntos de

almacenaje, con los stocks más bajos posibles para conseguir una optimización
de costes y con ello la mejor rentabilidad empresarial

 Producción.- Al igual que Marketing persigue disponer del stock suficiente de

materia prima y del espacio suficiente en almacenes que permita que no exista
en ningún momento problemas en el funcionamiento del proceso productivo.

5. LAS RELACIONES DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA.

El servicio del almacén no es un área aislada operativamente del resto de las

actividades de la empresa, sino un "servicio" de gran importancia para los fines últimos
de ésta, estrechamente relacionado, operativa y organizativamente, con ellas.

Una primera relación se detecta con la función financiera de la empresa, ya que los
problemas relativos al nivel de stocks de materiales o la consiguiente dimensión y
organización de los almacenes acarrea decisiones de inversión y disponibilidad de
capital.

Por otro lado, las funciones contable y administrativa inciden directamente en la vida
de los almacenes. La función contable participa en el control de los stocks, recogiendo
datos fundamentales para la elaboración de las cuentas de explotación y balances, y
posteriormente su interpretación, con fines de control. La función administrativa
desarrolla sus relaciones con los almacenes cuando organiza la actividad de éstos con
el fin de que puedan cumplir sus tareas respetando las normas vigentes, tanto a nivel
de empresa como a nivel nacional o internacional (externo).

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Asimismo, la función técnica está relacionada con la de almacén en cuanto que

estudia la organización física y los criterios de funcionamiento del mismo, por ejemplo,
los transportes internos, el estudio y disposición de las estanterías, instalaciones, etc.
Por otro lado, y como fácilmente se puede deducir de lo ya expuesto, son indiscutibles
las relaciones que deben mantener los almacenes con producción, compras y ventas,
pues lo exigen el tratamiento de temas como los siguientes:

 Organización de las compras, con determinación racional del ciclo de

aprovisionamientos.

 Identificación y aplicación de los lotes más económicos para el

aprovisionamiento o la expedición.

6. GESTION Y ORGANIZACIÓN DE ALMACENES.

Uno de los requisitos principales es la organización de un

sistema de gestión eficaz del almacén.

Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestión

no sólo aumente la capacidad y productividad del almacén
sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

6.1 ¿QUE ES LA GESTIÓN DE

ALMACENES?

La gestión de almacenes se define como

el proceso de la función logística que
trata la recepción, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacén
hasta el punto de consumo de cualquier

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material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e

información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo
optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el
abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las
actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el

suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción
requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión

de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el
ámbito de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del
almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las
propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores
condiciones para su posterior tratamiento.

6.2 ¿CÓMO OPTIMIZAR LA GESTION DE ALMACEN?

En la última década, la gestión logística ha sido identificada como un factor crucial

para las empresas, constituyendo una ventaja competitiva para las mismas, no solo por
su repercusión en la satisfacción de los clientes, sino también por la disminución de
costes asociados a los flujos de materiales y de información en las empresas.

Dentro de la gestión logística, la gestión de almacenes se revela como uno de sus

principales procesos clave. De hecho, de él depende fuertemente que la empresa tenga
capacidad para cumplir los niveles de servicio comprometidos con sus clientes, y
además, con consideraciones de eficiencia, tanto en operaciones y movimientos, como
en espacio requerido.

Tradicionalmente, el almacén ha sido considerado en la empresa un “mal menor”, para

convertirse actualmente en un importante centro de costes con graves problemáticas
que ocasionan incumplimientos en los compromisos adquiridos con los clientes.

Entre las problemáticas  más comunes en el proceso de almacenamiento se

encuentran:

 Altos tiempos en la búsqueda de productos por desconocimiento de su ubicación

real.
 Pérdida de la trazabilidad de producto y de sus respectivos movimientos dentro
de la zona de almacenamiento.

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 Falta de comunicación con otros procesos, como por ejemplo con el proceso de
compras y aprovisionamientos, que ocasiona no poder tomar decisiones con
información fiable a tiempo real.
 Obsolescencia de producto por desconocimiento de lo que se almacena.
 Reiteración de movimientos a la hora de preparar picking.
 Errores en la identificación de productos.
 Perdidas de tiempo en la realización de inventarios por desconfianza del sistema.
 Escasa optimización de los recursos humanos empleados en dichas
operaciones.

La gran mayoría de estos problemas tienen su origen en la consideración del almacén

como “caja negra”, de manera que en la empresa sólo se dispone de información sobre
lo que entra y sale, sin que se conozca o pueda controlarse lo que ocurre dentro.

La solución a esta problemática pasa ineludiblemente por una adecuada gestión de los

almacenes que facilite en las empresas la toma de decisiones tan habituales como cuál
sería la ubicación óptima para almacenar un pallet que ha llegado a la zona de
aprovisionamiento, considerando el nivel de rotación, peso, volumen y nivel de
peligrosidad por ejemplo, o cuál sería el orden adecuado de las tareas en la
preparación de un pedido, minimizando los movimientos del operario, o cómo garantizar
el control de caducidad del producto en operaciones de logística inversa (devoluciones),
entre otras cuestiones.

Existen herramientas informáticas que constituyen el soporte para llevar a cabo esta
gestión y operación diaria de un almacén, y que facilitan la toma de decisiones
estratégicas. Dichas herramientas se conocen bajo las siglas SGA (Sistemas de
Gestión de Almacenes).

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LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE ALMACÉN (S.G.A.)

El sistema de gestión de almacenes deberá aportar pues beneficios y cumplir los

objetivos:

 Relacionados con el coste: aprovechamiento del espacio, optimización de los

tiempos de manipulación, minimización los inventarios y ajuste de los niveles de
inversión en stocks.
 Relacionados con el servicio: disminución de errores en las entregas a
clientes, mantener la rotación de stocks en niveles que no generen ni excesos ni
roturas y mostrar capacidad de adecuación a la evolución futura de los
mercados.

Existen tres aspectos clave a considerar cuando una empresa decide implantar

un SGA:

 El SGA debe poder integrarse en el ERP ya existente en la empresa.

 El SGA debe estar preparado para comunicarse con todos los sistemas de
identificación actuales, ya sean los tradicionales basados en códigos de barras o
los más actuales sistemas basados en la tecnología RFID que dotan a las
empresas de un control total del proceso de almacenamiento.

De forma previa a la implantación del SGA, la empresa debería considerar llevar a

cabo la optimización de sus procesos intralogísticos, eliminando tareas y
movimientos innecesarios, tiempos de espera, retrabajos y en definitiva,
configurándolos en una secuencia de actividades más flexibles y eficientes.

Gracias a la implantación de un SGA la organización llega a conseguir estas

ventajas:

 Control total de las ubicaciones en almacén a tiempo real.

 Identificación automatizada de la mejor ubicación para cada producto o
mercancía.
 Control de la productividad de los recursos
humanos.
 Inventario permanente.
 Trazabilidad de movimientos y productos.
 Optimización de los movimientos.
 Eliminación de errores humanos.
 Disminución de obsolescencias.

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Los Sistemas de Gestión de Almacenes son interesantes especialmente para

aquellas organizaciones que, independientemente de su sector de actividad, disponen
de un proceso de almacenamiento importante en el conjunto de sus operaciones,
cuentan con un número significativo de referencias y con cierta complejidad en las
mismas y/o necesitan controlar las ubicaciones de los productos y las operaciones que
se realizan en el almacén (preparación de pedidos, recepción de mercancía,
preparación de rutas, etc.).

6.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.

Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los

fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal
como lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien
formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o
existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia
y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

Y los beneficios (que justifican su importancia) son:

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7. GESTION DE ALMACEN DE STOCK Y DATOS TECNICOS. (CHANCO)

7.1 LA GESTIÓN DE STOCK:

La gestión de stock se sitúa en un nivel 3 ó 4.
Es una función clave en la gestión de
productos. Decide o permite decidir un cierto
número de principios estratégicos y tácticos:

 Determinar los artículos que convienen

tener en el almacén.

 Que cantidades hay que tener en el

almacén.

 Elegir los modos de suministro.

 Definir los plazos para un nuevo

suministro

 Optar por un modo de evaluación del stock y ponerlo en práctica.

Así mismo la gestión de stock, es la encargada de tareas operacionales como:
Grabar todos los movimientos, entradas y salidas.

 Conocer permanentemente, el estado del stock (inventario permanente).

 Vigilar permanentemente el nivel de los stocks y compararlo en los puntos de

pedido o fabricación.

 Comprobar la procedencia de un pedido.

 Reservar los artículos asignados a un pedido.

 Administrar de acuerdo con los servicios comerciales, las entregas parciales.

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 Administrar, los restos que van a quedar.

 Ayudar a elegir la fuente de abastecimiento y realizar los pedidos.

 Elegir el tipo de inventario que se efectuará, sobre qué referencias, en qué fecha
(inventario en movimiento ), y dar las instrucciones pertinentes a la gestión del
almacén para lanzar las operaciones de recuento.
En resumen la gestión de los stocks, es la responsable del "qué", del "cuánto", del
"cuándo" y del "a qué precio". Esta intervención exige a la dirección general de la
empresa y de las direcciones de marketing, comercial, fabricación y compras.
7.2. LA GESTIÓN DE ALMACENES:
Tiene la función de dirigir la administración del almacén y de cualquier otra división de
la empresa.
La gestión de almacenes debe poner en práctica, los principios que se hayan decidido
en la gestión de stocks, optimizando los flujos físicos correspondientes al interior del
almacén (re envasado y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir del stock
de masa).
Aparte del eventual pre facturación del transporte, la gestión de almacén no conoce
ningún dato financiero. Excepcionalmente, la gestión del almacén puede realizar una
valoración del stock, no para contabilidad sino para controlar las primas de seguros.
Muy a menudo el almacén es así mismo responsable de los re envasados y de la
logística exterior.
En resumen la gestión del almacén, depende de la dirección logística, cuándo ésta
existe en la empresa, y no de la dirección general.

7.2.1. MAGNITUDES ESTÁTICAS QUE INFLUYEN EN LA CONFORMACIÓN

DEL ALMACÉN:
El aspecto básico a considerar en la organización de un almacén, es el surtido de
productos con los que se trabaja. A partir de éste y dependiendo de la forma en que los
productos van a ser almacenados y despachados a los usuarios y consumidores, se
establecerán las dimensiones del almacén y los procedimientos de trabajo.
Surtido de artículos:
Es la relación de productos con los que el almacén se tiene que enfrentar. El proceso
de crecimiento económico de la sociedad, conlleva un aumento en la variedad de
productos. Vivimos en una sociedad de consumo que impulsa la producción de nuevas
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mercancías y las acerca a mercados más lejanos. La internacionalización de la

economía, nos obliga a incrementar el número de artículos en stock para atender la
demanda de nuestros clientes, cada vez más diversificada.
Los artículos:
La primera tarea en el proyecto del almacén consistirá en clasificar los artículos se haya
decido tener en stock. Esta clasificación se hará de acuerdo a varios criterios, a
menudo cruzados. El número de clasificaciones para cada uno de estos criterios se
limitará a 3 o 4,5 como máximo.
La finalidad de estas primeras clasificaciones es definir los volúmenes de
almacenamiento que serán necesarios, los equipos estáticos y los equipos dinámicos.
8. LAS FUNCIONES DE LOS ALMACENES

La sección de Almacén se ocupa de la

recepción, conservación y entrega interna
a las distintas secciones productivas de
los materiales necesarios para llevar a
cabo las operaciones.

Una peculiaridad de las empresas de

prensa es que, a causa del carácter
perecedero de los productos terminados,
éstos apenas se almacenan, salvo en la
cantidad que la ley determina y en un
pequeño remanente para atender la
petición de números atrasados por los
lectores. La revista, una vez ha
completado su proceso productivo y salido de máquinas, se suele cargar directamente
en los camiones para su distribución. Una vez transcurrido el periodo de venta y
retirado de los quioscos el remanente no vendido, los ejemplares devueltos suelen
destruirse, enajenándose los restos como pasta de papel.

El personal necesario, naturalmente, depende del volumen y tipo de materiales

almacenados, así como del grado de mecanización existente en la unidad. En
empresas medianas, generalmente es suficiente con el Jefe de Almacén y dos o tres
ayudantes.

El equipo debe disponer de un terminal de ordenador o PC con emulación conectado

vía modem con el ordenador central (las naves de depósito suelen estar separadas
geográficamente de las oficinas) y trabajar con un programa especializado de gestión
de almacenes.

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Existen ya en el mercado, a precios competitivos, codificadores automáticos de códigos

de barras que permiten elaborar etiquetas de identificación de los materiales, a la vez
que les van dando entrada, automáticamente, en el inventario. Estas etiquetas,
pegadas a las unidades a almacenar, hacen posible la rápida identificación de éstas,
así como el obtener algunas de sus características básicas (tipo de elemento, código de
inventario, ubicación, etc.), por el simple barrido de un lector óptico. A la hora de dar
salidas para consumos, realización de inventarios físicos, etc., la información recogida
por el lector es transmitida directamente al ordenador, que produce las comparaciones,
cálculos y listados necesarios.

Las actividades principales que realiza la sección de Almacén son las siguientes:

1.- En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la

organización interna del almacén.

Por la naturaleza inflamable de la mayoría de los productos manejados por la empresa

editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados, deben separarse el material fotográfico, las tintas y el papel,
acondicionándose convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de
estos materiales.

Es necesario, además, reservar una zona de descarga aislada de la zona de

almacenamiento propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito,
permanecerá el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto
al proveedor.

2.- Recepción de materiales: Esta

operación se realiza, como hemos
dicho, en la zona reservada
expresamente para ello (zona de
descarga). Se exigirá siempre albarán
acompañando a los materiales, el cual
deberá contrastarse contra el pedido
para averiguar si coinciden las
especificaciones de lo solicitado con lo
servido.

3.- Control de calidad: Antes del

almacenamiento del material
recepcionado debe realizarse siempre
el control de calidad.
Esta actividad es responsabilidad no del personal del Almacén, sino de especialistas

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pertenecientes al departamento de Producción. La naturaleza de las pruebas depende

de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras representativas.

4.- Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron

satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias
en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito.

5.- Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben

mantener íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las
necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de
Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en
su manipulación o conservación, así como pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es
recomendable el tránsito por el Almacén de personal ajeno al mismo.

6.- Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona
autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de
consumirlos. El requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida, que
servirá después de justificante para la introducción en el ordenador de la
correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al departamento
solicitante.

9. PRINCIPIOS DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento son los procesos

logísticos en los cuales se tiene como
objetivo que el objeto o producto a
almacenar por medio de sistemas en
determinado tiempo se mantenga y
llegue en buen estado al cliente.

Todo almacén puede considerarse

rentable para un negocio según el
apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades:

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- Producción
- Ventas
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido
de entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo o almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo

del producto final sin agregarle valor; razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Al margen de que cualquier decisión de almacenaje se adopte, tiene que estar

enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener
siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:

1. El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la

empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas
generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus
objetivos empresariales.

2. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean
mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.

3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deberá minimizarse:

a. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento

disponible.

b. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con

que se produzcan los movimientos.

c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles

y a la utilización de cargas completas.

d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de

seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

4. Un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e

implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el
tiempo.

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5. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre

bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

6. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta

donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de
ayuda en el controlde inventarios.

7. Debe existir una sola puerta, o bien de entrada y otra de salida, y ambas bajo control.

8. Hay que llevar un registro manual o computacional al día y control interno de

entradas y salidas.

9. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos

diarios de entradas y salidas de almacén y a programación y control de producción de
las existencias.

10. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y codificada de compras, control de inventario y producción.

11. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación
en pasillo, estante o espacio marcado con una nomesclatura numérica, alfa numérica,
alfabeto. Estamisma ubicación debe coincidir con tu registro manual o en el sistema .

12. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

13. Todo movimiento de mercadería de entrada y de salida debe ser respaldada por
documento firmado, válido para la empresa.-

14. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona ajena a la Bodega de
almacenamiento excepto con una autorización por personal del Departamento.

15. Los materiales deben obtenerse fácilmente cuando se necesiten (Jus at Time),
dependiendo de el rubro de la empresa.

16. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

17. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento, debe
ser tan pequeña como lo permita las condiciones mecánicas para la operación.

18. Las disposiciones del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá
disponersede manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una
inversión mínima adicional.

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 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA PRIVADO.

10. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales

que representan los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la
información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca
la recepción, el almacén y el movimiento.

10.1 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

El proceso de planificación y organización es de carácter

estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones
de recursos en comunión con las políticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compañía, en
aras de potenciar las ventajas competitivas por las que
apuesta la misma.

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 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA PRIVADO.

Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de

planificación y organización se encuentran:

 Diseño de la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita

establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser acorde
a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de
su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de
distribución es tal, dado que requiere de la combinación precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de
Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de
distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más
orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la
compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos:
Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los
mismos.

Tras tener identificadas las necesidades de

distribución y almacenamiento, la compañía debe
decidir qué tipos de almacenes y centros de
distribución se ajustan a sus necesidades de manera
más eficiente, así como la ubicación de los mismos.

 Responsabilidades de la Gestión de Almacenes

(Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se
ha diseñado la red de distribución se procede a
determinar si se autogestionará el almacén o si se
subcontratará. Una vez más la decisión depende de
muchos factores dependientes de la estrategia de la
organización, de su mercado, tamaño y cadena de
abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas
y desventajas de acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación).

CONCLUSIONES:

El Sistema de gestion logistical Se ha determined que existe una relación positiva y

significativamente la gestión estratégica y el sistema logístico del sistema privado, las
investigaciones realizadas corroboran que la implementación de la Gestión Estratégica plantea
un cambio eficiente en la lógica de los resultados que se puedan obtener para los que gestionan
los recursos del Estado y particularmente en el Gobierno Regional de Huancavelica, a través de
su Oficina de Logística, se pudo determinar que los gestores y personal encargado en esta
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 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL SISTEMA PRIVADO.

institución deben de estar en constante capacitación de manera evidente y pertinente con las
áreas de manejo; asimismo, deben tener las competencias para poder desarrollar las estrategias
que le faciliten el trabajo y puedan crear una nueva forma de gestión más eficiente.

Es vital para cualquier organización contar con un adecuado sistema de gestión estratégica, ya
que constituye una de las vías más efectivas para el desarrollo y crecimiento de la institución
para hacer frente a las complejas condiciones en las que se presentan los nuevos escenarios, No
cabe duda que existe un reto para la administración pública, en el sentido de cambiar la
estructura organizacional, pero por sobre todo, cambiar la estructura mental y ampliar el bagaje
en cuanto a lo académico y técnico, matizada con la ética en cuanto a los liderazgos que de ella
surjan y dirijan los destinos de la institución.

BIBLIOGRAFIA:
 http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion-
almacenes.shtml#ixzz2yi66Kuj1
 http://html.rincondelvago.com/logistica_gestion-de-almacenes.html
 www.monografialogistic/Administracionddealmacen.com
 www.MONOGRAFIALOGISTICA/optimizalaGestiondelAlmacen.com

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