Guia Básico de Processos Corporativos

do Sistema Indústria
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PROCESSO DE CONTAS A PAGAR

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 PROCESSO DE CONTAS A PAGAR

ÍNDICE

1 - INTRODUÇÃO
2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO
4.1 - RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO
5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL

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1 – INTRODUÇÃO

O processo de “Contas a Pagar” tem como função gerir recursos e honrar as obrigações financeiras.
Este processo tem início na atividade receber documento de autorização de pagamento acompanhado do
documento fiscal pertinente classificado e término na atividade encaminhar movimento diário para a
contabilidade.
Os indicadores propostos para sua medição são: índice de pagamentos realizados no prazo, índice de
não conformidade de processo de pagamento, percentual de multas e juros pagos, prazo médio de
pagamento, quantidade de pagamentos por entidade.
As saídas deste processo têm como destinos: os processos de gestão do fluxo de caixa e gestão contábil,
os fornecedores, empregados, parceiros e Entidades do Sistema Indústria.

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2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

Gestão do Arquivos de processamento
Recebimento de de pagamentos (CNAB) Fornecedores
Documentos fiscais
material e/ou cadastro de
serviço fornecedores
Cadastro de
fornecedores
Colaboradores
atualizados
Gestão da Mapa de distribuição da
arrecadação Arquivos de retorno e
Arrecadação processamento de
pagamento
Classificação / Entidades do
Contas a Arrecadação distribuída /
Sistema
Gestão de Devolução de saldo e Escrituração devolvida
repasse para convenentes e pagar Indústria
Convênios executores
fiscal e contábil Repasses regulamentares
para as entidades e
Documento de autorização empréstimos liquidados
de pagamento
acompanhado do Resgates
Gestão da Folha Folha de pagamento gerada documento fiscal realizados Movimento diário de caixa Gestão
e autorizada e apuração de pertinente classificado
de Pagamento encargos da folha Contábil
Pagamentos liquidados

Requisição de
Gestão de Despesas de viagens Solicitação de
adiantamento
Informações
Viagens Fundo fixo gerenciais Gestão do fluxo de
Necessidades de resgate
Movimentação diária de saídas de
caixa e aplicações
Gestão do recursos e disponibilidades financeiras
Repasses regulamentares para
as entidades, reembolsos,
apoios financeiros, patrocínios e
Fundo Fixo
Gestor empréstimos de Caixa
Empregados Dirigentes
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3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

ORIGEM ENTRADA SAÍDA DESTINO
FUNÇÃO: Gerir recursos e honrar as
obrigações financeiras.

Documento de autorização PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Fornecedores,

de pagamento empregados,
Estatutos, regimento e regulamento; Regulamento
acompanhado do parceiros e
documento fiscal pertinente
de contrato/licitações; Ordens de serviço / políticas Pagamentos Entidades do
classificado de pagamento; Plano de contas e liquidados Sistema Indústria
pronunciamentos contábeis; Legislações fiscais e
Folha de pagamento gerada tributárias; Contratos de convênios
e autorizada e apuração de
encargos da folha

Contas a Pagar Movimento diário

Requisição de adiantamento de caixa
Classificação / Gestão Contábil
Escrituração Mapa de distribuição da
fiscal e contábil arrecadação INÍCIO FIM

Solicitações de repasses
regulamentares para as Receber documento de Movimentação
entidades, reembolsos, autorização de diária de saídas
Encaminhar
apoios financeiros, pagamento de recursos e
movimento diário para disponibilidades Gestão do fluxo de
patrocínios e empréstimos acompanhado do
a contabilidade caixa e aplicações
documento fiscal
financeiras
Devolução de saldo e pertinente classificado
repasse para convenentes
e executores ÁREA RESPONSÁVEL Informações
Dirigentes
gerenciais
Financeiro

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

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4.1 – RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO

Atividade: Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal

pertinente
Recomendação: Integrar as contas a pagar com os sistemas de compras legados tais como:
produção, viagens e projetos, bem como sensibilizar os gestores sobre a necessidade de
interagir com a área financeira sobre desembolsos não previstos no planejamento anual da
unidade como forma de garantir a previsão dos pagamentos com o fluxo de caixa das
Entidades.

Atividade: Programar pagamento

Recomendação: Estabelecer cronograma de data de pagamento obedecendo calendário de
obrigações a fim de mitigar possíveis exposições a riscos tributários e preservar a imagem
institucional, garantindo os pagamentos conforme acordado com fornecedores e empregados.

Atividade: Compor documento para pagamento

Recomendação: Sistematizar a previsibilidade de pagamentos a fim de minimizar impactos na
gestão de investimentos, como por exemplo: tributação de impostos com resgates não
planejados (no caso de CNI, Federação e IEL) e impactos nos retornos nas aplicações
financeiras (taxas) em função do volume e tempo de permanência.

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4.1 – RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

Atividade: Verificar se é pagamento eletrônico

Recomendação: Minimizar pagamentos por meio de cheques e carta de autorização, a fim de
reduzir tarifas bancárias e ter maior controle de processamento junto aos bancos e autonomia
na conciliação bancária.

Atividade: Fechar movimento diário de caixa

Recomendação: Diariamente, realizar conciliação bancária, a fim de obter informações sobre
as disponibilidades com maior tempestividade.

Atividade: Emitir relatório gerencial com disponibilidade financeira

Recomendação: Emitir relatório com a movimentação diária de entradas e saídas de recursos
e disponibilidades financeiras para permitir a gestão do fluxo de caixa e apoiar na tomada de
decisão.

Recomendação para todo o processo: Pagamentos de despesas de convênios onde há movimentação pelo
SICONV devem seguir o mesmo fluxo estabelecido, sendo desprezadas as atividades de “programar pagamento”
até a atividade “importar arquivo retorno”, levando em consideração que a programação e autorização de pagamento
se dá por meio do SICONV.

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

FUNÇÃO DO PROCESSO: Gerir recursos e honrar as obrigações financeiras.

COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

(Quantidade de pagamentos
Índice de pagamentos Maior,
1 realizados no prazo
realizados no prazo/ Total de Prazo %
Melhor
Mensal
pagamentos realizados) x 100

(Quantidade de processos não -

Índice de não conformidade de Menor,
2 processo de pagamento
conformes / Total de processos Qualidade %
Melhor
Mensal
recebidos) x 100

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

(Valor total de multas e juros pagos

Índice de multas e juros pagos Menor,
3 por atraso no pagamento
por atraso / Total de pagamentos Prazo %
Melhor
Mensal
realizados) x 100

(∑ das variações das contas

Maior,
4 Prazo médio de pagamento Fornecedores no período / Valor das Prazo Dias
Melhor
Mensal
Compras no período) x 360

Quantidade de pagamentos por ∑da quantidade de pagamentos

5 entidade realizados por entidade
Qualidade Qtde NA Mensal

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6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL

José Mauro Telles Silva – Gerente Executivo de Finanças

Lucineide de Santana Sousa Aguiar – Gerente de Operações Financeiras

E-mail: laguiar@cni.org.br
Telefone: (61) 3317-9386

Em caso de dúvidas e sugestões:

Luciana Sarkis de Oliveira Araújo – Analista Financeiro

E-mail: lsoliveira@cni.org.br
Telefone: (61) 3317-9697

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