VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

GEOVANY ALBERTO SIERRA MUÑIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

BOGOTA D.C.

AGOSTO DE 2020
 VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
Son unidades documentales
HISTORIAS LABORALES complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social,
memorandos, contratos,
ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o
contables.
Estas se conservan porque allí
ACTAS DE JUNTAS se plasman las principales
DIRECTIVAS decisiones que cambian el
rumbo de la compañía. Por
eso tienen valor administrativo,
fiscal, legal y contable.
Tienen valor contable,
LIBROS CONTABLES administrativo, técnico, legal y
fiscal, se conservan por que
son un requerimiento de las
entidades de control.
Es un documento original de
CONTRATOS carácter administrativo, legal,
fiscal y contable, ya que sirve
como testimonio ante la ley
por que justifica el gasto
público, además de comprobar
que se recibió o proporciono
un bien o servicio.
Contiene información de valor
INFORMES administrativo, jurídico, legal,
fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa.
La información laboral
NÓMINAS relacionada con la nómina,
son todos los documentos que
se generan durante la relación
laboral e identifican pagos
realizados al trabajador o
entidades a las cuales se
encuentra afiliado.
DISPOSICION FINAL
Luego de su ultima consulta se puede
conservar hasta 80 años
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo de gestión se transfiere al
archivo central, se digitaliza con fines de
consulta, cumplido su tiempo en el
archivo central se transfiere al archivo
histórico
el Código de Comercio y la Ley 962 de
2005 que establece que los “libros y
papeles del comerciante” se deben
conservar por un término mínimo de
diez (10) años contados desde la fecha
del último asiento o comprobante
transferir al archivo histórico una vez
cumplido el periodo de retención
Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico en su
soporte original.
Código Sustantivo del Trabajo señala en
el artículo 264 “Las empresas obligadas
al pago de la jubilación deben conservar
en sus archivos los datos que permitan
establecer de manera precisa el tiempo
de servicio de sus trabajadores y los
salarios devengados”. En atención al
artículo transcrito el Archivo General de
la Nación, durante los procesos de
evaluación y convalidación de Tablas de
Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental, ha sugerido a
las entidades asignar para las historias
laborales y las nóminas una retención
entre 80 y 100 años, término que
empieza a contar a partir del retiro del
funcionario y/o trabajador.