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TEMA 2
PROCESO ADMINISTRATIVO
2.1. DEFINICION
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar
los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la
organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.
Se entiende por Stakeholder, en el ámbito empresarial, significa 'interesado' o 'parte interesada', y
que se refiere a todas aquellas personas u es afectadas por las actividades y las decisiones de una
empresa. (palabra del inglés)
Proceso:
Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
Administración:
Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una
estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.
Definido estos dos aspectos, se tiene entonces que:
Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto
de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la
finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos,
técnicos y materiales, es una herramienta aplicada en las es con el propósito de lograr
sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.
• ¿QUE SE • ¿COMO SE
QUIERE VA A
HACER? REALIZAR?
PLANEACION ORGANIZACION
CONTROL DIRECCION
2.2.1. PLANEACIÓN
Es un proceso para decidir de antemano qué se hará y de qué manera, donde se incluye
determinar:
Las misiones y visiones globales.
Identificar los resultados claves.
Fijar objetivos específicos.
Establecer políticas, programas y los procedimientos para alcanzar los objetivos.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACION
La planificación tiene las siguientes características:
Primera
funcion del
proceso
Premisas, admnistrati
publico, vo Proplcia el
social,
desarrollo
economica
s y tecnicas
Propositos
de
investigacio Reduce
n, Riesgos
objetivos,
estrategia
PLANIFICACIO
N
Maximiza
Verbal o aprovecha
escrito miento de
recursos
Necesidade
s de toma
Metas
de
decisiones
Pasos en
seguir
PLANIFICACION
ESTRATEGIAS FINALIDAD
POLITICAS
HACER FRENTE A CONTINGENCIAS DEL FUTURO
REGLAS
PRESUPUESTO
PROCEDIMIEN
TOS
CLASIFICACION DE LA PLANIFICACION
Se debe considerar que la planificación es una función del proceso administrativo útil para los
propietarios y la alta dirección con el propósito de ayudar a lograr los objetivos, en ese sentido
se identifican dos tipos de planificación:
PLANEACION FORMAL
Se caracteriza por estar desarrollada de manera escrita, estableciendo objetivos específicos
para determinados tiempos, generalmente se lo realiza por años, por su carácter de formalidad
este debe ser de conocimiento de toda la estructura.
En este tipo de planificación se crean programas de acción permitiendo definir que se quiere
realizar para lograr los objetivos, donde se encuentra y donde se quiere llegar, en síntesis, se
puede decir que se realiza un diagnóstico del proceso a realizar.
PLANEACION INFORMAL
En este tipo de planificación, los objetivos no están plasmados y no siempre son compartidos
con los empleados de planta, por estas características en normal observar en las pequeñas
empresas, esto no descarta que algunas empresas grandes lo utilicen, por sus características
este tipo de planificaciones son generales y no tienen una continuidad en el proceso.
Se puede decir que la planificación difiere en sus procedimientos y métodos, ya que la
planificación formal surge completamente estructurada, en cambio la planificación informal
resulta ser v vaga en su ejecución.
TIPOS DE PLANES
POR SU EXTENSION
Planes Estratégicos
Un plan estratégico es una herramienta que recoge lo que la organización quiere conseguir
para cumplir su misión y alcanzar su propia visión (imagen futura). Entonces ofrece el diseño
y la construcción del futuro para una organización, aunque éste futuro sea imprevisible. El
plan estratégico define también las acciones necesarias para lograr ese futuro.
Plan Operacional
Se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales. Se
preocupa por el “que hacer” y el por el “cómo hacer” las actividades cotidianas de la
organización, la planeación operacional está orientada hacia la optimización y maximización
de los resultados.
La planeación operacional está constituida por infinidad de panes operacionales que proliferan
en las diversas áreas y funciones de la organización.
Plan direccional
Este plan tiene por característica identificar o definir guías generales. Hacen énfasis, pero no
obligan a los gerentes a objetivos o cursos de acción específicos.
La flexibilidad es inherente a estos planes, aunque esto debe sopesarse con la pérdida de
claridad respecto de los planes específicos.
UTILIDAD DE LA PLANIFICACION
La planificación sirve para:
Mejorar la toma de decisiones orientadas a un mejor desempeño.
Dotar a la organización de metas que se conviertan en fines;
Establecer prioridades, concentrándose en las fortalezas de la organización y ayudando
a tratar los problemas de cambios en el entorno externo e interno;
Diseñar estrategias que se concreten en organizaciones de actuación;
Definir las actividades que deben realizarse, cuándo hacerlas, qué medios son
necesarios y cuáles están disponibles;
Garantizar y brindar sostenibilidad del centro de información.
Al iniciar la planificación se puede encontrar con dos escenarios:
Crear una nueva organización.
Planificar las actividades de uno ya existente.
Considerar que, en cualquiera de estos escenarios, el centro de información es parte de una
organización (entorno interno) y de una sociedad determinada (entorno externo). A la hora de
planificar, debe considerar estos aspectos.
2.2.2. FASES PARA EFECTUAR UNA PLANIFICACION
La planificación es un proceso ordenado que debe cumplir con ciertas etapas, de acuerdo a las
siguientes etapas:
•Tendencias Economicas
Economicos •Poblacion activa por sectores
•Avances de tecnologia
TECNOLOGICOS •Niveles de acceso a sistemas de informacion
•Ubicacion
GEOGRAFICOS •Comunicacion con otros sectores y es
Visión
La visión es la imagen que se tiene del lugar adonde se quiere llegar: cómo queremos vernos,
como institución, en un futuro definido.
Misión
• ¿Quiénes somos?
• ¿Qué nos hace diferentes?
• ¿Cuáles son nuestros valores y nuestros/as usuarios/as?
• ¿Cuál es nuestro “para qué”?
Los objetivos y las metas nos dan la base para llevar a cabo el proceso de planificación del
centro de información y, posteriormente, nos ayudarán a la evaluación de sus resultados.
A la hora de determinar los objetivos y metas, tenga en cuenta que deben:
Apoyar la misión de la Organización;
Responder a las características e información sobre los/as usuarios/as;
Considerar la cobertura o falta de recursos de la organización.
Importancia de los objetivos y metas
Los objetivos y las metas son importantes porque:
Msc. Lic. Ramiro Abel Avendaño Osinaga 18
Proceso Administrativo
Meta
Una meta es un propósito general, amplio y a largo plazo que describe una condición deseada
o futura hacia la cual la organización avanza durante los próximos tres o cinco años. Se puede
expresar desde el punto de vista de la organización del/de la usuario/a, debe estar en armonía
con la misión, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.
Meta
Una meta es un propósito general, amplio y a largo plazo que describe una condición deseada
o futura hacia la cual el centro de información avanza durante los próximos tres o cinco años.
Se puede expresar desde el punto de vista de la organización o del/de la usuario/a, debe estar
en armonía con la misión, y proporciona la estructura para el establecimiento de los objetivos.
ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN
Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo
y se calcula el uso de los recursos.
Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas
personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando un monto de recursos asignados con
el fin de lograr un objetivo dado
El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuando y con quien se realizaran las
acciones.
Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las
acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el
logro de los objetivos. los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de estrategias
y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.
El plan de acción es un trabajo en equipo, por ello es importante reunir a los demás
trabajadores comunitarios y a los miembros de la comunidad y formalizar el grupo llamándolo
“Comité de planeamiento” u otra denominación.
El plan lleva los siguientes elementos.
Que se quiere alcanzar (objetivo)
Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad)
Cuando se quiere lograr (en cuánto tiempo)
En dónde se quiere realizar el programa (lugar)
Con quién y con qué se desea lograrlo (personal, recursos financieros)
Cómo saber si se está alcanzando el objetivo (evaluando el proceso)
Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados)
Los planes de acción solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado
la estrategia a seguir.
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Proceso Administrativo
Los principales problemas y fallas de los planes se presentan en la definición de los detalles
concretos.
Para la elaboración del plan es importante identificare las grandes tareas y de aquí desglosar
las pequeñas.
Se recomienda utilizar un “cuadro de plan de acción” que contemple todos los elementos.
En es de reducidas dimensiones, puede ser suficiente con tomar cada actividad enumerada en
el plan de diseño y asignar un recurso a la misma, tarea que no tiene mayor complicación y
que puede simplificarse aún más mediante la utilización de herramientas o softwares.
Confección de la planificación de recursos
1. Elaborar una lista detallada de todos los principales grupos de recursos que intervienen en
la ejecución de la planificación de la organización.
Mano de obra.
Equipos.
Materiales.
2. Concreción de cada categoría, incorporando los recursos y componentes individuales
necesarios para cada grupo.
Mano de obra: identificar todas las funciones involucradas en la realización de
cualquier actividad de las especificadas en el plan de acción. Incluir al personal de la
organización y también a cualquier personal externo o contrata que se ocupe de tareas
específicas.
Equipos: identificar todos los que serán necesarios para completar la , por ejemplo:
equipos ofimáticos, de telecomunicaciones y maquinaria pesada y ligera.
Materiales: de consumo, los necesarios para producir los entregables físicos y otros
materiales. Es importante la precisión, ya que de este listado derivarán tanto la lista de
recursos como la programación de gastos.
Cuantificación de los requerimientos asociados a los recursos
1. Mano de obra:
Hacer una lista de los roles que se necesitan para dividir las responsabilidades de La
organización.
Identificar el número de personas necesarias para cada cometido.
Describir las responsabilidades inherentes y las habilidades requeridas.
Especificar el marco de tiempo donde se encuadra su actuación en cada caso, en
relación con el cronograma de la organización (fecha de comienzo y de finalización
de sus obligaciones).
2. Equipos
Crear una lista donde se recojan todos los equipos que intervendrán en la organización.
Cuantificar la cantidad necesaria de cada equipo.
Describir el propósito de cada equipo y su relación con las distintas actividades y
tareas.
Anotar las especificaciones técnicas de cada equipo.
Acotar el plazo temporal en que se requerirá la presencia del equipo, concretando fecha
de inicio y fin.
3. Material
Confeccionar un listado de materiales necesarios para la ejecución de la organización.
Una lista de recursos detallada permite a los ejecutivos identificar la cantidad total de cada
tipo de recurso necesaria, sobre una base diaria, semanal o mensual. Esta herramienta puede
aumentar su precisión si se contrasta con las hipótesis formuladas en el proceso de
planificación de los recursos y las restricciones, limitaciones identificadas durante la
confección de una planificación de los recursos.
ETAPA 5. EJECUCIÓN DEL PLAN
La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los
objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.
Consiste en realizar, o ejecutar lo que anteriormente se había planificado de acuerdo con los
resultados obtenidos en la investigación.
Al poner en marcha una organización es importante conseguir una buena coordinación entre
todos los organismos que van a incidir en el mismo. Es necesario coordinar actividades,
servicios e individuos con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.
La mejor manera de coordinar es a través de reuniones con los interesados a través del trabajo
en equipo, donde se intercambia información y se proponen soluciones a problemas concretos.
Por otro lado, consideramos importante la preparación de la comunidad para que participe en
el programa. Ello supone tener en cuenta una serie de variables: las aspiraciones y necesidades
comunitarias, el grado de actividad o pasividad de los individuos, la existencia de es de base,
etc.
Esta etapa se conoce también con el nombre de fase de desempeño, de implementación, de
puesta en práctica de una organización
Además de una organización bien diseñado, es imprescindible:
Organizar previamente los recursos: contar con los materiales en cantidad suficiente
y de manera ordenada, comprobar que los equipos funcionan, asegurar la presencia del
personal adecuado.
Motivar y sensibilizar previamente a los participantes. Nadie debe participar por
obligación, sino que debe existir un compromiso personal hacia la actividad. Cuanta
mayor haya sido la participación de los destinatarios en el diseño de la actividad,
mayor será la implicación en su desarrollo.
Crear un clima relacional adecuado a través de técnicas de presentación,
conocimiento, confianza... En función del grado de desarrollo del grupo.
Asegurar la retroalimentación: ¿están claras las instrucciones? ¿alguien tiene algún
problema? ¿El grupo lo pasa bien?
Ajustar lo programado al desempeño del grupo: imprevistos, cansancio, inhibición
frente a alguna tarea.
Mantener una actitud adecuada.
ETAPA 6. VALORACION DE LOS RESULTADOS INICIALES
Se trata de una comparación entre lo planificado y los objetivos que se pretendían conseguir
en un principio, en la etapa de la planificación.
Por otro lado, la evaluación debe ser una acción valorativa procesual (proceso permanente de
control operacional) y comprehensiva (abarca todo el proceso desarrollado).
Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las actividades del
trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se
reajusten para poder cumplirlos.