Colegio de Cirujanos Dentistas de PR

Guía de definiciones

para las Partidas de I/G

del CCDPR

Propósito principal:
Estandarizar el significado de las partidas de I/G del CCDPR. Manejo efectivo de los I/G entre el Comité
Ejecutivo, Junta Directiva, y el Contador Interno.

Otros propósitos:
1. Servir de apoyo en las auditorias
2. Servir de Guía al personal administrativo
3. Establecer y mantener regulación financiera
4. Proveer transparencia fiscal ante los colegiados

Preparado por:
Dr. José A. Mercado Ghigliotty
jmercadodentist@hotmail.com
Tesorero CCDPR 2010

Colaboradores:
Dr. José Matos, Auditor CCDPR 2010
Dra. Dalia Vergé, Directora CCDPR
Sra. Ceila Nogueras, Contador Interno CCDPR

Aprobado por: Auditor Externo CCDPR/CPA Ayala

Revisado y aprobado por Junta Directiva 2010

 15 de diciembre de 2010
(Publicación Final)
CONTENIDO
I. Definiciones de los Ingresos……………………………….……….3
1. Cuotas de Colegiación
2. Recobro Cuotas de Colegiación
3. Educación Continuada
4. Publicaciones y Anuncios por Internet
5. Mailing
6. Mini-Convención (verano)
7. Convención Anual (febrero)
8. Intereses (cuenta operacional)
9. Asamblea Administrativa
10. Misceláneos

II. Definiciones de los Egresos (gastos)……………………..…….….4

1. Convención anual (febrero)
2. Educación Continuada
3. Mini-Convención (verano)
4. Asambleas Administrativas
5. Comidas y Entretenimiento
6. Cuotas Profesionales
7. Donativos
8. Impresos y Anuncios
9. Franqueo
10. Seguros
11. Servicios Profesionales
12. Gastos de Oficina
13. Reparaciones y Mantenimiento
14. Personal Administrativo
15. Utilidades
16. Actividades Programáticas
17. Seguridad
18. Viajes y Dietas
A. Colegiados Voluntarios
B. Personal Administrativo
19. Gastos Presidente Electo
20. Gastos Junta de Directores
21. Gastos de Representación (Presidente)
22. Asignaciones Estatutarias (fondos restrictos)…………………...7
a) Aportación a los Distritos
b) Comisión de Servicios Dentales Prepagados
c) Fondo Especial Seguros, Socorro y Ayuda Mutua
d) Montepío Nueva Sede
e) Outreach (programa de salud oral externa/labor comunitaria)
f) Fondo ADA
g) Seguro de Vida Grupal/Dentistas
h) Aportación a Asociación de Cónyuges
i) Proyecto Especial (* fondo sin definición)
23. Gastos asociados a Comisiones
24. Repago a Reservas

2
 25. Gastos no Presupuestados (imprevistos)
Notas Aclaratorias………………………………………….…….…..10
Palabras Clave………………………………….………………….…10
I. Definiciones de los Ingresos

1. Cuotas de Colegiación- son los ingresos por concepto del pago de las cuotas de
colegiación anual. Estos ingresos estarán sujetos a tipo de
membresía (miembro activo, vitalicio, retirado, otros).

2. Recobro Cuotas de Colegiación- son los ingresos por concepto del recobro de las
cuotas de colegiación de años anteriores. Incluyen pagos
tardíos penalidades y cargos por servicio.

3. Educación Continuada (EC)- son los ingresos por concepto de los cursos de:
a) EC sede CCDPR
b) EC distritos
c) EC por Asociaciones afiliadas al CCDPR
($15 dólares por persona registrada)
d) EC por Asociaciones NO afiliadas al CCDPR
($25 dólares por persona registrada)

4. Publicaciones y Anuncios por Internet- son los ingresos por concepto de venta de:
a) anuncios por Internet
b) otras revistas.

5. Mailing- son los ingresos por concepto de:

a) “mailing” solicitados por compañías para enviar
información (productos y/o servicios) a los colegiados.
Nota: Todo mailing de compañías tiene que aprobarse en CE
antes de ser enviado a los colegiados.

6. Mini- Convención (verano)- son los ingresos por concepto de:

a) auspicios
b) educación continuada
c) actividades sociales (golf, y otras)

7. Convención Anual (febrero)- son los ingresos por concepto de:

a) exhibidores
b) educación continuada
c) anuncios
d) auspicios
e) actividades sociales (Actividad de Bienvenida, Noche
del Presidente, Actividad del Personal Auxiliar)

8. Intereses- son los ingresos por concepto de los intereses devengados en la cuenta
operacional de Presidente. No cuentas de reserva.

3
 9. Asamblea Administrativa (verano)- son los ingresos por concepto de:
a) exhibidores
b) educación continuada
c) anuncios
d) auspicios
e) actividades sociales

10. Misceláneos- son los ingresos por concepto de:

a) ingresos generales de años anteriores pagados al
corriente año. Excepto aquella Cuota de Colegiación
pagada en atraso que irá a la partida de Recobro.
Nota: Esta partida de misceláneos ocurre con motivo del
cierre de las cuentas de años anteriores.

II. Definiciones de los Egresos (gastos)

1. Convención Anual (febrero)- son los egresos por concepto de:

a) hotel
b) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)
c) coordinador convención (Contrato “planner”)
d) conferenciantes
e) publicaciones
f) mailings de convención (no de compañías)
g) registro
h) actividades sociales (Bienvenida, Noche Presidente,
Actividad del Personal Auxiliar)
i) servicios especiales (audiovisual, seguridad, etc.)

2. Educación Continuada- son los egresos por concepto de:

a) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)
b) conferenciantes ($500 máximo*)
c) Rembolso a conferenciante para gastos
(gasolina/peaje/millaje por odómetro)
d) Obsequio/Regalo a conferenciante (para conferenciante
que NO cobre por sus servicios, máximo $30 dólares.
*Notas: i. $500/ conferenciante con doctorado
ii. $300/ conferenciante sin doctorado (maestría, BS)
iii. Mayor a $500/conferencia consultar al Presidente

3. Mini-Convención (verano)- son los egresos por concepto de:

a) hotel
b) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)
c) conferenciantes

4
 d) mailings de convención (no de compañías)
e) registro
f) actividad social
g) servicios especiales (audiovisual)

4. Asambleas Administrativas- son los egresos por concepto de:

I. Asamblea de verano-
II. Asamblea de febrero-

5. Comidas y entretenimiento- son los egresos por concepto de:

a) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)
b) hielo
c) utensilios
Nota: Para Comité Ejecutivo y Comisiones durante funciones de
trabajo voluntario en la sede del CCDPR.

6. Cuotas Profesionales- son los egresos por concepto de:

a) ADA CERP Annual fee ($310/ Oct 2010)
Nota: Se paga de la cuenta______________

b) ADA Fourth District 2 Delegates ($800/Oct 2010)

Nota: Se paga de la cuenta______________

7. Donativos- son los egresos por concepto de ayuda económica:

a) *estudiantes Escuela de Medicina Dental (EMD)
Nota 1: *Donativos a estudiantes EMD no excederán $500 x
estudiante. El candidato deberá solicitar el donativo por
escrito exponiendo su necesidad económica. Sujeto a
disponibilidad de fondos e investigación del caso. CE
deberá identificar y/o producir estos fondos no
presupuestados mediante actividades sociales o deportivas.
Nota 2: Por regla general el CCDPR no hace donativos externos
ajenos a la profesión dental por ser organización sin fines
de lucro. Por otro lado tiene programas comunitarios.

8. Impresos y Anuncios- son los egresos por concepto de:

a) Colegio por Dentro (Imprenta)
b) Artista Gráfico Colegio por Dentro
c) Boletines
d) ID cards Comité Ejecutivo

9. Franqueo- son los egresos por concepto de:

a) correo postal y metro

10. Seguros- son los egresos por concepto de:

a) Responsabilidad Pública CCDPR

5
 b) Seguro de Propiedad CCDPR
c) Póliza de Directivos CCDPR

11. Servicios Profesionales- son los egresos por concepto de:

a) Asesor Legal 1 (Contrato: $1,500 /mes)
b) Contador Publico Autorizado (CPA) (Contrato:$_____
c) Auditor Externo (Contrato: $6,000 por auditoria anual)
d) Asesora Laboral y Recursos Humanos (sujeto a
contrato por servicios)
e) Técnico Computadoras (Contrato: $500/mes)
f) Servicios contratados de personal adicional

12. Gastos de Oficina- son los egresos por concepto de:

a) materiales de oficina
b) compra equipo de oficina
c) fotocopiadora (alquiler y mantenimiento $______/mes)
d) Suscripciones:
1. Pay-Pal ($59.95/mes) para Educ Cont/Internet
2. Constant Contact/ e-blast por Internet/ ($30/mes)
e) Licencias y Permisos Gubernamentales del CCDPR
Nota: Los Gastos de Oficina se pagan de la Cuenta Operacional

13. Reparaciones y Mantenimiento- son los egresos por concepto de:

a) reparaciones menores y/o remodelación planta física
b) limpieza de local (oficinas) ($_____/mes)
c) aires acondicionados ($______/mes)
d) fumigación
e) limpieza del patio ($_____/mes)

14. Personal Administrativo- son los egresos por concepto de:

a) salario Directora $_________
b) salario Representante de Servicios $___________
c) salario Coordinadora Educación Continuada $_____
d) salario Contador Interno $_______
e) salario Secretaria $________
f) horas extra del personal administrativo
g) *bonificación al personal administrativo (*sujeto a
discreción del Presidente/CE, desempeño del personal
por evaluación, y según ganancias en Convención/ feb
h) Impuestos de Nómina:
i. Seguro Social
ii. Desempleo Federal y Estatal
iii. SINOT
iv. CFSE
i) Beneficios Marginales:
i. Plan Médico

6
 ($228.65/mes/2009)
($______/mes/2010)
($______/mes/20__)
ii. Plan de Retiro
iii. Adiestramiento Profesional
iv. Car allowance y millaje

15. Utilidades- son los egresos por concepto de:

a) agua
b) energía eléctrica
c) teléfono
d) servicio de Internet ($_____/mes)

16. Actividades programáticas- son los egresos por concepto de:

a) actividad expresidentes
b) actividad de estudiantes de 4to año
c) Fiesta de Navidad (miembros Comisiones y Junta)
d) debelación foto Expresidente Inmediato

17. Seguridad- son los egresos por concepto de:

a) guardia de seguridad (seguridad nocturna/sede)

18. Viajes y Dietas- son los egresos por concepto de:

A. Colegiados Voluntarios:
a) viaje a la Convención del ADA (dos delegados)
b) viaje FOLA (*Presidente/ o designado/ opcional)
c) viaje GNYDM (*Presidente/ delegación/ opcional)
B. Personal Administrativo/empleados (ADA, GNYDM):
Notas: 1. Las dietas/ estipendio serán de $75/ día fuera de PR.
Incluye el día de salida y el día de llegada.
2. Los gastos de viaje del *Presidente irán a la partida
de Gastos de Representación del Presidente.
3. Personal contratado (contrato) no le incluye dietas.

19. Gastos Presidente Electo- son los egresos por concepto de:
a) Toma de Posesión

20. Gastos Junta de Directores- son los egresos por concepto de:
a) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)

21. Gastos de Representación (Presidente)- son los egresos por concepto de:
a) gastos de gasolina
b) peaje
c) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)
d) viajes (ADA, FOLA, GNYDM)
pasajes/hotel/dietas/propinas/transportación

7
 Nota: Presidente utilizará American Express

22. Asignaciones Estatutarias (fondos restrictos)- son los egresos por concepto de:
a) Aportación a los Distritos
(F=MAc $10, MNu $10, MRe $4, x cuota pagada)
Cuenta de Banco: Cuenta Operacional Presidente
Autorizan: (CE y/o JD)

b) Comisión de Servicios Dentales Prepagados

(F=MAc $20, MNu $14, MRe $7, x cuota pagada)
i. Abogado Comisión (Lcdo. Vital)
ii. Gastos de la Comisión (dietas y millaje)
Cuenta de Banco BBVA #__________
Balance $_______________ a ( / /20__)
Autorizan: (CE y Vo Bo PC)

c) Fondo Especial para Seguros, Socorros y Ayuda

Mutua (Dentistas)
(F=MAc Mo $325 x 2%= $6.50
MAc $275 x 2%= $5.50
MNu $184 x 2%= $3.68
MRe MEx$92 x 2%= $1.84 por cuota pagada)
Banco Scotiabank #6501686
Balance $______________ a ( / /20__)
Autorizan: (T, y Vo Bo CE y PC)

d) Montepío Nueva Sede

(F=MAc Mo $50 4to, 5to, y 6to año
x cuota pagada)
Banco Scotiabank #6502140
Balance $_____________ a ( / / 20__)
Autoriza: (CE y JD)

2nda Cuenta Ahorro Montepío*

Banco Medicoop #100445
Balance: $_____________ a ( / /20__)
*Nota: Esta cuenta se debe cancelar y/o pasar fondos
a una sola cuenta de Montepío (la q genere más intereses)
Attn: Tesorero/Mercado y Auditor/Matos sugirieron al CE nov
2010

e) Outreach (Programa de Salud Oral externa)

(F=MAc $15, MRe $5 x cuota pagada)
i. Web-page/ $1,500/mes Sr. Francisco Serrano
ii. Mes de la Salud Oral
iii. Relacionista Publico (Srta. Janet James)
Banco Scotiabank #__________

8
 Balance $_____________ a ( / / 20__)
Autorizan: (CE y/o P y T y Vo Bo PC)

f) Fondo ADA (Plan de Ayuda, Cuota reg., y especial)

(F= M-ADA $5 cuota reg.) (F= cuota esp. $____)
Banco Scotiabank # 6502141
Balance $______________ a ( / /20__)
Autoriza: (CE y/o P y T)

g) Seguro de Vida Grupal/ Dentistas

(F= MAc Mo $325 x 4% =$13
MAc $275 x 4% =$11
MNu $184 x 4% =$7.36
MEx $92 x 4% =$3.68 por cuota pagada)
Cuenta de Banco: Cuenta Operacional Presidente
Autoriza: (CE y/o P y T)

h) Aportación a Asociación de Cónyuges

($__________ dólares)
Cuenta de Banco: Cuenta Operacional Presidente
Autoriza: (CE y/o P y T)

i) Proyecto Especial (para_________________?)

Banco Scotiabank #6502142
Balance $________________ a ( / /20__)
Nota: Esta cuenta no recibe aportación. Debe definirse su
propósito y/o tranferir fondos a otra cuenta, Attn:
Mercado

23. Gastos Asociados a Comisiones- son los egresos por concepto de:
a) alimentos (excepto bebidas alcohólicas)

24. Repago a Reserva- son los egresos por concepto de:

a) depósito voluntario a reservas (opcional del CE)

25. Gastos no Presupuestados (imprevistos)- son los egresos por concepto de:
a) asamblea extraordinaria
b) cargos bancarios
c) multas y/o recargos del gobierno (Hacienda)

9
 *** NOTAS ACLARATORIAS ***
**1. Esta Guía consta de treinta y cinco (35) partidas. Cambios menores (partidas
modificadas ) no invalidarán ni sustituirán esta Guía. Sólo cambios sustanciales
(más de 10 partidas con nuevos propósitos) podrían sustituir esta Guía.

** 2. No se podrán hacer inclusiones ni cambios, de una partida a otra partida, en la

sección de egresos sin el previo consentimiento del CE/JD del CCDPR.

**3. Todo cambio por CE/JD a esta Guía deberá ser notificado al Contador Interno
CCDPR para su correspondiente inclusión en el programa de contabilidad interna.

**4. El Contador Interno del CCDPR deberá entregar al CE cada año durante el mes de
Marzo (primer mes de nueva presidencia) copia de esta Guía donde se incluyan
los balances de “Otras Cuentas” en cada renglón correspondiente a las Asignaciones
Estatutarias (fondos restrictos). Las anotaciones de los balances pueden anotarse a
mano en los espacios provistos en la Guía según los fondos disponibles.

**5. Los Presupuestos en asambleas son presentaciones generales de los I/G. Esta Guía
es específica y detallada en las partidas de I/G del Colegio.

**6. Todo colegiado tendrá derecho a una copia de esta Guía (de ser solicitada).

Presentado a Comité Ejecutivo: Noviembre 2010

Aprobado por Junta Directiva: Diciembre 2010

Palabras Clave:

P= Presidente
T= Tesorero
CE= Comité Ejecutivo
JD= Junta Directiva
PC= Presidente de Comisión
Vo Bo= visto bueno
y/o= cualesquiera de dos autorizan
y= dos (2) autorizan
F= fórmula
MAc= miembro activo

10
MAc Mo= miembro activo pagando montepío (4to, 5to, 6to, año)
MRe= miembro retirado
MNu= miembro nuevo
MEx= miembro “extranjero”/viviendo en los EU
I/G=ingresos/gastos (egresos)

11