CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

CONTROL Y VENTAS PARA LA MICROEMPRESA “IMPLEMENTOS

DEPORTIVOS Y CONFECCIONES EL MITUSEÑO”

JULIAN LOZANO RESTREPO

SENA VIRTUAL
PROGRAMA DE FORMACIÓN TECNOLÓGICO 2104571
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MITU VAUPES.
2020

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 CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
CONTROL Y VENTAS PARA LA MICROEMPRESA “IMPLEMENTOS
DEPORTIVOS Y CONFECCIONES EL MITUSEÑO”

JULIAN LOZANO RESTREPO

PROYECTO DE FORMACIÓN DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE SOFTWARE A

LA MEDIDA PARA EL SECTOR EMPRESARIAL

WILSON JOSE HERNANDEZ

INGENIERO DE SISTEMAS

SENA VIRTUAL
PROGRAMA DE FORMACIÓN TECNOLÓGICO 2104571
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MITU VAUPES.
2020

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 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

1. ÁMBITO EMPRESARIAL

Microempresa de nombre “Implementos deportivos y confecciones Él Mituseño”,

creada el 17 de enero de 2017 bajo registro mercantil no. 02767751 de Cámara de
Comercio de Villavicencio. Creada como persona natural a nombre del señor Hubert
Darío Pérez Guzmán con Nit. 80817205-1, régimen simplificado.

2. INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para la recolección de datos del proyecto, se utilizará el método interactivo por

medio de la entrevista, la cual tendrá preguntas abiertas ya que permite indagar más
sobre las necesidades informáticas de la microempresa.

El objetivo de la entrevista es conocer el estado actual de la información en la

microempresa “implementos deportivos y confecciones Él Mituseño”, es decir, cómo
recopilan, almacenan y manejan dicha información para obtener los requerimientos
que van a intervenir en el desarrollo del sistema de información ajustado a sus
necesidades (costos de producción, contabilidad y ventas).

La entrevista se realizó al propietario de la microempresa ubicada en la ciudad de

Mitú, Vaupes.

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Cuestionario
1. Por favor coméntenos brevemente acerca de su empresa (nombre,
ubicación, a qué se dedica
2. ¿Hace cuánto está constituida y cuántos empleados tiene actualmente?
3. ¿Qué lo motivó a crear esta empresa?
4. ¿Qué procesos se realizan en su empresa?
5. En los procesos que mencionó, ¿quién es el responsable y qué actividades
realiza?
6. ¿Qué herramientas tecnológicas utilizan?
7. ¿Cuáles problemas observa en los procesos que se realizan en su empresa?
8. ¿Qué soluciones considera que se podría dar a estos problemas?
9. ¿Cuál es el proceso que usted considera, es que el necesita más atención?
10. ¿Cuál es el paso a paso de dicho proceso?
11. ¿Qué ventajas considera que tienen sobre otras empresas de confección de
implementos deportivos?
12. ¿Cómo da a conocer la empresa?
13. ¿En el mercado actual, ¿hacia quiénes va dirigida su empresa?
14. ¿A qué tipo de información sobre su empresa desea que sus clientes tengan
acceso?
15. ¿Cómo desea mostrar la información?

Entrevista

Buenas tardes
Mi nombre es Julian Lozano Restrepo, soy estudiante del tecnólogo de análisis y
desarrollo de sistemas de información del SENA.
Estamos con el señor Hubert Dario Perez Guzman

1. Por favor coméntenos brevemente acerca de su empresa (nombre,

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 ubicación, a qué se dedica)
R/ bueno, el nombre de la empresa es implementos deportivos y
confecciones El Mituseño, estamos ubicados en Mitú en la zona de urbana
Barrio San José y básicamente nosotros lo que hacemos es fabricar,
nosotros diseñamos y fabricamos implementos deportivos, todo lo que sea
confeccionado, todo lo que sea de elementos de entrenamiento funcional o
artes marciales.

2. ¿Hace cuánto está constituida y cuántos empleados tiene actualmente?

La empresa está constituida hace año y medio aproximadamente, se hizo el
registro en cámara de comercio, y actualmente trabajamos dos personas en
la empresa

3. ¿Qué lo motivó a crear esta empresa?

La motivación fue el deseo de emprender, de poder empezar una empresa,
un negocio propio, y también el deseo de dar como un producto nuevo al
mercado, o poder ofrecer productos de calidad, pero que tuvieran un bajo
costo, que gente que entrena diferentes deportes pudiera acceder más
fácilmente a los artículos, a los implementos que necesitan para sus
deportes, generarles un valor agregado, poderles ofrecer una
personalización, poder ofrecerles cosas que regularmente un deportista que
está empezando no puede o deportistas que llevan un tiempo en sus
deportes y les es difícil obtener más implementaciones, un equipo de
protección, cosas así, entonces eso fue lo que nos motivó a crear la empresa,
el poder ayudar a otros con nuestros productos y pues, crecer a futuro.

4. ¿Qué procesos se realizan en su empresa? Procesos básicamente

manejamos: proceso de venta, manejamos el corte y la confección y
procesos de contabilidad, básicamente esos son los procesos que se
manejan en la empresa.

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5. En los procesos que mencionó, ¿quién es el responsable y qué actividades
realiza?
Bueno, personalmente yo me encargo de la parte de ventas, entonces
conseguir los clientes, mirar los pedidos, hacer los acuerdos de los pedidos,
hacer la entrega el producto, fidelizar a los clientes con una que otra
propuesta o la atención con el servicio; mi esposa se encarga de todo lo que
es la parte de contabilidad, todo lo que es la parte contable, ella se encarga
de sacar presupuestos, ella se encarga de sacar los precios de los productos,
a qué precio podemos venderlos, a qué precio se pueden manejar al público;
y entre los dos también manejamos, yo me encargo de la parte de corte y de
diseño y ella se encarga de la parte de confección.

6. ¿Qué herramientas tecnológicas utilizan?

Para el proceso de contabilidad, el revisar los precios, y todo eso mi esposa
maneja Excel, entonces ella tiene ahí los valores, los precios de los insumos,
clientes, todo eso lo tiene ella en computador en Excel. Yo, el proceso de
venta lo manejo por voz a voz, utilizamos herramientas como la plataforma
de olx, utilizamos Facebook para poder publicar, publicitar, básicamente son
eso lo que utilizamos.

¿Y usted utiliza otros medios de comunicación whatsapp, Facebook?

Si, si utilizamos el Facebook, a través del Messenger nos contactamos con
los clientes, a través de whatsapp o teléfono se habla con los clientes, para
solicitar los pedidos, ellos nos dicen las características de lo que desean,
cómo necesitan que sea las cosas,

7. ¿Cuáles problemas observa en los procesos que se realizan en su empresa?

Problemas en los procesos, la parte de venta y la falta de posibilidad de los
clientes de vernos, no solamente por Facebook sino que puedan acceder a

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 una página, puedan ver un catálogo virtual; nosotros pues utilizamos un
catálogo en pdf que enviamos por whatsapp, pero los clientes no lo… si un
cliente nos ve en Facebook y dice yo quiero ver el catálogo, pues no
encuentra una página, donde se pueda referenciar, donde pueda ver los
productos, los materiales, todo acerca de lo que él desea y pues lo que
nosotros podemos ofrecerle, y pues también en la parte de contabilidad,
cuando necesitamos mirar los precios, necesito por ejemplo, llega un pedido,
necesitamos mirar descuentos y todo eso, pues se necesita algo un poco
más ágil que un Excel para poder revisar los precios, los productos, cuánto
se puede dar de descuento y toda estas cosas.

8. ¿Qué soluciones considera que se podría dar a estos problemas?

Para mí en estos momentos lo más importante es la página, que la gente
pueda entrar, pueda revisar los productos, que puedan incluso hacer una
cotización en línea, si por x o y motivo no puedo estar yo, que ellos pudieran
hacer una pre-cotización de qué es lo que ellos desean y cuánto les saldría
más o menos el valor del producto, que puedan ver las fotos, que puedan ver
no sé, la gente con la que hemos trabajado, los gimnasios a los que les
hemos vendido, y también el hecho de poder mejorar la información que
tenemos interna de la empresa, acerca de los productos, acerca del costo de
fabricación, los descuentos que podemos dar y todo esto según lo que nos
vale el producto,

9. ¿Cuál es el proceso que usted considera, es que el necesita más atención?

El proceso de venta, todo lo que es el proceso de venta, el poder llegar al
cliente, que el cliente pueda vernos, el poder darle más herramientas a los
clientes para que se comuniquen con nosotros, que nos puedan encontrar
sea desde su celular, desde un computador, que puedan comunicarse más
con nosotros.

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10. ¿Cuál es el paso a paso de dicho proceso?
Bueno, el proceso de venta básicamente lo realizamos por olx o por
Facebook, lo primero que hacemos es hacer las publicaciones, entonces se
envían las fotos, la descripción del producto, se colocan el número de
contacto teléfono o whatsapp, después esperamos a que el cliente se
contacte con nosotros, ya después cuando se ha contactado con nosotros
empezamos a indagar con el cliente, qué específicamente es lo que quiere,
empezamos a buscar si desea un artículo en especial, si tenemos que
fabricarlo de ceros, si es un producto que ya fabricamos nosotros, después
hacemos como tal el pedido, se formula el pedido, en ese momento se le
solicita al cliente dependiendo del tamaño del pedido, la mitad del dinero para
poder empezar el trabajo, eso con la idea de 1. Asegurar el negocio y 2.
Poder suplir la necesidad de algunos materiales si no los tenemos en el
momento pues para poder adquirirlos, y poder cumplir con el pedido.
Después se pasa a lo que es el corte, la confección del producto y después
viene la parte de la entrega, entonces siempre que se hace la entrega se
cancela la otra mitad del pedido y ya, básicamente es eso. Cuando son
ventas fuera de Mitú, lo que se hace es igual, se concreta el pedido, se les
entregan los datos de la cuenta en Bancolombia, si desean pueden hacer los
pagos por Bancolombia, por Efecty, hace poco incluimos Nequi, ya pueden
hacer los pagos por Nequi, y/o por cualquier medio de transferencia
electrónica y cuando se envía el producto, regularmente el cliente desea que
se le envíe el producto o por Servientrega, o Interrapidísimo, o ellos escogen
la empresa de transporte por la cual se les va a enviar su pedido, tan pronto
nosotros tenemos el pedido listo, enviamos la foto del producto ya terminado,
el cliente nos hace la consignación y nosotros enviamos el producto, ya
básicamente ese es el proceso de venta.

11. ¿Qué ventajas considera que tienen sobre otras empresas de confección de

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 implementos deportivos?
La ventaja que podemos manifestar más fácilmente es que podemos
personalizar al cliente lo que desee, entonces si el cliente desea un producto
que no lo ha podido conseguir, o que no sabe dónde conseguirlo, o que tal
vez lo consiguió pero es muy costoso entonces ellos nos remiten a nosotros
fotos o nos mandan videos, y lo que nosotros lo que hacemos es que con los
materiales que tenemos les ofrecemos, bueno, con este material podemos
fabricarlo, hacemos réplicas o hacemos diseños únicos para esos clientes.
Igualmente, si son gimnasios se les personalizan colores, se les personaliza
con sus marquillas, con sus logos, esos es básicamente un diferencial sobre
otra empresa.

12. ¿Cómo da a conocer la empresa?

La empresa se da a conocer por Facebook, olx, y el voz a voz, son las formas
que tenemos para que la gente nos conozca, por Facebook tenemos la
posibilidad de proyectarnos a muchas personas, olx la gente que quiere
específicamente un producto entonces se remite a olx para buscar precios,
para comprar, y por el voz a voz a los gimnasios, los entrenadores
personales, entonces ellos mismos nos recomiendan, hablan con otros
entrenadores o a veces con otras personas a las que les dictan clase y asi
empiezan a llegar los clientes también.

13. ¿En el mercado actual, ¿hacia quiénes va dirigida su empresa?

Cualquier persona, aunque nos… el target como tal son personas que
practiquen deporte, o sea, indiferente de la actividad que realicen, del nivel
socioeconómico, independiente de su nivel académico, gente que practiquen
deportes, ese es nuestro target. Nosotros vamos dirigidos a gente desde
principiantes hasta ya profesional en deportes, gente que quiere hasta ahora
empezar a hacer ejercicio en casa o gente ya profesional que ya están en
alguna liga o así y quieren productos especiales para ellos, podemos abarcar

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 todo este público.

14. ¿A qué tipo de información sobre su empresa desea que sus clientes tengan
acceso?
Necesitamos o quisiéramos que la gente tuviera acceso a las fotos, a las
imágenes, a los videos que tenemos que publicamos en ocasiones en
Facebook, que la gente pudiera tener acceso fácil a esta información, que la
gente pudiera llegar a la página y “ es que yo vi tal elemento y lo estaban
utilizando de esta forma”, pero a veces en la cantidad de información que
bota Facebook entonces se pierden los videos, no vuelven a encontrar el
video, entonces que pudiera decir “a no, en la página”, entonces en la página
van, miran el video o miran x ejercicio que se pudo haber mostrado con un
elemento, el hecho que la gente pudiera enterarse de los medios de pago
que tenemos también nosotros, que por los bancos, por transferencia, por
transferencias digitales de celular a celular, cosas así, entonces eso también
me gustaría, que ellos puedan conocer el listado de productos como tal, el
catálogo que tenemos, los productos que tenemos, que ofrecemos y las
diversas soluciones que podemos darle a sus necesidades, que pudieran
encontrar pues obviamente los contactos que ya tenemos y pues generar
nuevas formas de contacto, un chat en línea por medio de la página o por el
correo electrónico o si ellos consideran necesario una información que
quieran enviar, que todo esto se pudiera enlazar, que yo pudiera tener todo
enlazado, pues para generar más fácil la venta y que la gente sienta un poco
más de tranquilidad y credibilidad en la empresa.

15. ¿Cómo desea mostrar la información?

De la forma más visual posible, considero que si se logra hacer como más
visual, y más sencilla, pues mejor, entonces pues que sea… ojalá que
pudiera ser una página que no sea pesada, que no se demore una eternidad
cargándola, que puedan ver la cantidad de imágenes y todo esto, que ellos

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 pueden adquirir con nosotros, quisiera que sea muy visual, muy interactivo,
que ellos puedan ver las cosas sencillas, pues porque procuramos que la
empresa sea así, que la empresa sea una empresa sencilla pero que pueda
suplir las necesidades de los clientes, dependiendo de lo que quieran,
indiferentemente del deporte o actividad que sea.

Bueno, señor Hubert muchísimas gracias, que pase una feliz tarde.

3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

La información que maneja la microempresa (costos de insumos, costos de

productos, clientes, ventas), no se encuentra almacenada debidamente ya que está
toda consignada en un libro de Excel, pero no tiene el orden necesario para extraer
la información de manera ágil y dinámica lo que impacta negativamente la
comercialización de sus productos, haciendo en ocasiones que se pierdan
oportunidades de venta. Se presenta la dificultad de filtrado de los datos, Excel es
un software genérico que no se adapta a las necesidades propias de la empresa
pues no cuenta con una interfaz completamente adaptada a las tareas específicas,
además del alto riesgo de seguridad de los datos pues son accesibles con el archivo
y borrados o modificados por cualquier persona.

4. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIÓN

A través de la implementación de una base de datos y una página web se busca

mejorar el tratamiento de dicha información haciéndola más ágil y efectiva,
minimizando el tiempo de su captura por medio de aplicaciones (Cliente-Servidor,
de entorno WEB), lo que se vería reflejado en la efectividad de sus ventas y trayendo
un buen nivel de competencia y sofisticación de la microempresa.

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