METODOLOGIA DE CLASIFICACION Y ORGANIZACIÓN

LEIDY VELANDIA GUZMAN

INSTRUCTORA
CLAUDIA MURCIA CEDEÑO

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

FICHA 2061018
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
SENA REGIONAL TOLIMA
IBAGUE
2020
En la organización usaremos tres objetivos muy importantes que son la clasificación,
ordenación y descripción.
Clasificar y ordenar las utilizamos en proceso de archivo una parte de conservación de
documentos y otra de inventariar y catalogar.

1. La clasificación: Principalmente, podemos clasificar a las

organizaciones en dos grandes grupos, de acuerdo a su carácter y busca de
rentabilidad: Organización lucrativa: recibe su nombre ya que la misma posee
fines de lucro, es decir que además de buscar una rentabilidad social, busca una
rentabilidad económica.
Agrupa jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde
los mas amplios a los mas específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y
orden original.
TIPOS DE CLASIFICACION

 CLASIFICACION FUNCIONAL: se tienen en cuenta las funciones de la entidad

que genera los documentos. Aquí se tendrán en cuenta las actividades o acciones,
presenta mayor estabilidad, porque, aunque el organigrama sufra modificaciones
las actividades continúan.
 CLASIFICACION ORGANICA: se agrupa las series según el organigrama de la
institución. Es un criterio de clasificación objetivo y fácil de aplicar, pero presenta
como inconveniente su inestabilidad, al producirse continuos cambios, sobre todo
en las instituciones públicas.
 CLASIFICACION MIXTA: este elemento no deriva directamente de la entidad sino
de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos
se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer
grupos según los asuntos de los que traten.
Refiere a la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con
características comunes, teniendo como base la estructura orgánico funcional de las
instituciones y los tramites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio
de sus funciones. En otras palabras, refiere a identificar si los documentos son de archivo
o apoyo y a que expediente pertenecen según su producción o tramite.
Para clasificar los documentos que produce o tramita en su dependencia:
a. Consultar la Tabla de Retención Documental- TRD, de su dependencia:
b. Identificar series y subseries documentales que produce o tramita. De acuerdo con
nuestro sistema de clasificación interno, las series y la subserie según
corresponda. TENIENDO ENCUENTA: - las comunicaciones oficiales, no deben
conformarse como carpetas de correspondencia interna, externa, recibida o
enviada; estas deben archivarse en los expedientes del asunto relacionado,
por ej.: un oficio relativo a la ejecución de contrato, debe archivarse en la carpeta
que corresponda al contrato en mención.
- El expediente no debe contener copias de un mismo documento, borradores,
formatos sin diligenciar.
En este sentido se visualiza la producción documental como un todo integrado, en el que
cada proceso realiza su gestión de manera sistemática.

2. La ordenación: de los documentos dentro cada serie documental empleando

el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico,
alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes)
dentro de las series constituidas.
Es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionados unos
con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano.
En el caso de los archivos, estos elementos serán las series dentro de las secciones
o las unidades documentales dentro de las series.

Las secciones y las series dentro de las secciones se ordenan teniendo en cuenta su
jerarquía, siguiendo un orden cronológico por un orden lógico o por criterios.
Los expedientes dentro de las series y los documentos, dentro de los expedientes se
ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.

Cabe destacar que la ordenación debe hacerse a las series documentales, según las
características propias de cada una de ellas. Resulta entonces incorrecto ordenar
TODOS los documentos de un fondo Documental o TODOS los documentos de una
misma Sección o Subsección mediante el mismo sistema de ordenamiento, puesto
que se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación, sino además la
secuencia del trámite original.

Al ordenar es necesario tener en cuenta dos principios: orden original y de

procedencia, el primero refiere a evidenciar los pasos o actividades realizadas para
dar tramite a un asunto; el segundo permite saber quien produce los documentos (las
unidades administrativas) y por que razones lo hace (por asignación de funciones).
Se puede decir que ayuda a una ágil documentación precisa, sencilla y rápida.

METODOS DE ORDENACIÓN
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada
serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar
exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa:
según la fecha (ordenación cronológica),
según el nombre (ordenación alfabética),
según el código (ordenación numérica),
según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o
según la temática (ordenación por materias):
  La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente
cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más
reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de
contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que
se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de
una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario
como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes
personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que
permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número
asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de
registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado
en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
 La ordenación por conceptos los documentos se ordenan siguiendo un índice
previamente confeccionado, este sistema es valido por ej. Para la correspondencia
donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden
cronológico.

El proceso se realiza de la siguiente manera:

a. Se procede a dar apertura a la carpeta física o electrónica, teniendo en cuenta la

TRD de su procedencia.
b. Ubicar físicamente el documento en la carpeta física o electrónica, teniendo en
cuenta el principio de orden original, es decir que evidencie la secuencia o
trazabilidad del asunto.

EL DOCUMENTO CON LA FECHA MAS ANTIGUA, DEBE UBICARSE EN

PRIMER LUGAR Y SE ENCONTRARA AL ABRIR LA CARPETA; EL DE LA
FECHA MAS RECIENTE ESTARA AL FINAL DEL EXPEDIENTE.

De acuerdo con la necesidad, la ordenación puede responder a uno o a varios de los

criterios anteriormente descritos por lo cual pueden encontrarse expedientes ordenados
de manera, cronologica-alfabetica, numerico-cronologica.

EXISTEN EXPEDIENTES:
- SIMPLES: similares en forma distintos en contenido, por ejemplo: acuerdos,
resoluciones, circulares.
- COMPLEJOS: Compuesto por diferentes tipos documentales pero
relacionados entre sí, por ej.; historias laborales, académicas, clínicas,
contratos.
c. Ordenar las unidades documentales simples, que presenten una secuencia
numérica o cronológica en su producción como: Resoluciones, Acuerdos y
Actas, siguiendo dicha secuencia.
d. Ordenar las series y subseries documentales complejas, teniendo en cuenta que
las mismas están conformadas por tipos documentales diferentes entre sí, pero
relacionadas con un trámite o asunto común.
- LOS DOCUMENTOS DE TAMAÑO INFERIOR A MEDIA CARTA, DEBE
PEGARLOS EN UNA HOJA TAMAÑO OFICIO Y UBICARLOS
CONSERVANDO LA POSICION ORIGINAL DENTRO DEL EXPEDIENTE.
 - CUANDO EL EXPEDIENTE ESTA CONFORMADO POR DOCUMENTOS EN
TAMAÑO CARTA Y OFICIO, SE DEBE UTILIZAR UNA CARPETA TAMAÑO
OFICIO Y LEGAJAR A ESE MISMO TAMAÑO.
e. Realizar la foliación del expediente, en la parte superior derecha de la hoja, con
lápiz de mina negra, de forma consecutiva, sin repetir números y evitando
tachones o enmendaduras.

- FOLIACION: ACCION DE ENUMERAR DE FORMA CONSECUTIVA, CADA

UNA DE LAS HOJAS QUE CONFORMAN UNA CARPETA.
- PAGINACION: NUERACION DE LA CARA ANTERIOR Y POSTERIOR DE
UNA HOJA, SIEMPRE Y CUANDO ESTA CONTENGA INFORMACION.
- UNA CARPETA DEBE CONTENER ENTRE 180 Y 250 FOLIO.

La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, es la última tarea

en la organización del fondo documental. (ubicación física de los documentos en las
estanterías) mediante cajas archivadoras, legajos y libros u otro sistema, se ordenan
por secciones, series, subseries o numeración correlativa. Antes de introducir un
expediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que haga
referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de la misma.
De esta forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente
dentro del depósito. que va a posibilitar la localización de los documentos a través
del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

3. Descripción: Es la actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la

ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la
administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de
la documentación.
Esta busca transmitir la información y los rasgos mas sobresalientes presentes en
un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis que
nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos
normalizados. Los sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un
programa de difusión amplio; es por esto que es importante que todos los archivos
cuenten con un programa descriptivo o la institución cuente con normas que
planteen un procedimiento homogéneo, de manera que sea más fácil para el
usuario el acceso a la documentación.
La descripción persigue los siguientes objetivos:
1- Dar información a los usuarios
2- Facilitar el control al archivista
3- Conservación
Actividades:
 Análisis de información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, (formato de
inventario documental) Catálogos e índices.
 Actualización permanente de instrumentos
NIVELES DE DESCRIPCION
En la posición que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.
Niveles Intelectuales: son los niveles 1 al 6, desde el fondo a la subserie que forman la
estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso va
ligado a la identificación del organismo productor sus divisiones y funciones.

NIVELES FISICOS
Son los niveles 7 al 9, desde la unidad de localización hasta el documento simple. Que
corresponden con unidades tangibles físicamente, que se pueden localizar en los
depósitos de los archivos y que en su conjunto componen los niveles intelectuales.

DESCRIPCION: Representación de una unidad y en su caso comprende los elementos de

descripción, suele ir dispuesto en columnas. Sobre todo, de uso interno como control
sobre existencias, ya que para los usuarios por la mínima información que ofrece no es
muy útil.
ANALITICO: describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los
expedientes, con los máximos elementos obligatorios y algunos más optativos ofreciendo
la información suficiente para que el usuario localice la documentación en el tiempo y
físicamente en el archivo. Obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y
organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la
documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción.
DESCRIPTOR: termino normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza
como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Rotular la carpeta o legajo para controlar y facilitar su ubicación y recuperación. El rotulo
contendrá los siguientes datos: fondo, dependencia o area, serie, subserie, código TRD,
nombre del expediente, tipologías documentales y fechas extremas (inicial y final).
a. Elaborar la hoja de control para cada expediente, ya que según lo establecido en
el parágrafo del Art. 12 del Acuerdo 002 de 2014, expedido por el AGN: la persona
o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de
trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se
consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar
la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes
deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos.
b. Elaborar Inventario Documental, una vez organizadas las carpetas, diligenciado el
Formato Único de Inventario Documental, entre otros aspectos, para tener control
de los documentos del archivo de gestión de su dependencia.
La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo
archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para
distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de descripción
consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos
archivados.
Que es clasificación documental
Permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con
características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las
instituciones y los tramites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio
de sus funciones
Para que sirve la clasificación documental
Para la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o
lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y
archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la
institución productora de los documentos; se aplica de los principios de procedencia y de
orden original para identificar las categorías y grupos que refleja la estructura jerárquica
del fondo, identifica las funciones asignadas a las dependencias y tramita cada división
administrativa.
Acciones de página, parte de principios y conceptos bien delimitados, labor intelectual y
física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios
predeterminados, esta puede ser:
Clasificación de fondos
Clasificación de secciones y subsecciones
Clasificación de series y subseries.
facilitando la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos
asociados al accionar de una entidad u organización dada.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES ESTRUCTURA
ORGANICA
Fondo Documental Entidad
Secciones Documentales Dependencias Mayor
Jerarquía
Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo
Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales.
Siguiendo el modelo orgánico de la institución, ya que el archivo es la imagen de la
misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Todo se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
Que es la procedencia
Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los
documentos.
Este principio es valioso tanto para los archivos históricos como para lo administrativos,
pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institucion que produce los
documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a
estas los documentos agrupados en series. Este debe tenerse en cuenta tanto en la
organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y
descripción de los mismos.
Son el respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por
la oficina productora de los mismos. También permite identificar los creadores de
documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos
(secciones y subsecciones documentales).
Caso 1.
Caso 2.

Caso 3.
Para que sirve la procedencia
Sirve para identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos,
reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora y precisar funciones y
actividades correspondientes a cada dependencia. Para percatar en la resolución de su
consulta, pues establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras, esto porque cada entidad y al interior
de ella cada unidad administrativa produce.
Al aplicarla sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos,
secciones series y permite ubicar el documento en el fondo que le corresponde de
acuerdo a la actividad o función que lo genera; este principio se aplica a todos las tareas
relacionadas con el que hacer archivístico.
Que es la estructura orgánica
Es lo que cuenta en toda empresa en forma implícita o explicita con cierto nivel de
jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. Se
puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de
jerarquización y de división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es
establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y
delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un supervisor inmediato. Esto
ubica las unidades administrativas con las que le son subordinadas en el proceso de
autoridad.
Para que sirve la estructura orgánica
En que reduce la confusión respecto a quien da las ordenes y quien las obedece, define
como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. Esta puede
ser formal (es explicita y oficialmente reconocida por la empresa. o informal (es la
resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que
componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en
función de influencia sobre otros miembros.
Es la representación grafica de una entidad productora de documento ya que revela:
- La división de funciones
- Los niveles jerárquicos
- Las líneas de autoridad y responsabilidad
- Los canales formales de comunicación
- La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa
- Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o sección.
Que es las funciones de una empresa
Ayuda a definir con claridad las diferentes unidades administrativas de una organización,
apoyando al cumplimiento del Plan Estratégico y facilitando la coordinación de la
empresa,
Diseñando un sistema de gestión adaptado a la empresa pasando por la normalización de
procesos estableciendo rutinas de trabajo.
Función de dirección y gestión (Logro de objetivos)
Función Productiva (actividades para obtener beneficios)
Función RR. HH (Aporta personas necesarias)
Función Financiera (Conseguir recursos)
Función Comercial (Venta de productos o servicios)
Función Administrativa (Controlar la documentación)
Para que sirve las funciones de una empresa
Para crear flujo de comunicaciones e ideas jerarquizando y creando una cadena de
comandos y responsabilidades ayudando a fluir las ideas productivas y trabajándolas para
adelantar el flujo de la información positiva entre cada departamento; permitiendo a la
empresa moverse hacia adelante y continuar creciendo, acomodando todos los cambios y
asociando el crecimiento de ingresos. Ayudando a facilitar el desarrollo de nuevos
productos y así manteniendo competitiva la empresa cuando la comunicación sea por las
diferentes áreas está bien estructurada, recibiendo la información a tiempo y en forma,
llevando nuevos productos al mercado.
Para darle una mejor organización como eficiencia, experiencia, la toma de decisiones, la
comunicación, Alcance del control.
Que es el principio de orden original de los documentos
Es el segundo más importante de la Archivística por el que establece la disposición física
de los documentos respetando la secuencia de los tramites que los produjo y
manteniendo su orden originario. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y
unidades documentales. Es decir, Localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original
que se le dio desde el principio en su función administrativa teniendo en cuenta la fecha
de producción. Los documentos se producen con base en un procedimiento
administrativo, por lo que se van colocando siguiendo la secuencia del trámite.
Para que sirve el principio de orden original de los documentos
Para la ordenación interna de un fondo el cual se mantiene con la estructura que tuvo
durante su servicio activo. El archivero no debe modificar el orden de los documentos sino
protegerlo. Los documentos deben ser tratados, tramitados y conservados en el riguroso
orden en el cual se han ido produciendo, generando u originando en la sección
correspondiente. Respetando la clasificación dada a los documentos en su oficina de
origen
Estos principios para la conservación documental son lógicos, naturales y coherentes, con
la secuencia de producción, tramitación y conservación.
El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las Unidades
Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en resolución de un
asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos
para los que fue creada, para que dicho principio de orden original cumpla su cometido se
debe respetar el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un
tramite determinado así cada documento deberá estar conformada por los documentos
que le corresponden de acuerdo con cada tramite, de tal manera que al revisar en ella se
vea reflejada la creación, razón por la que fueron creados y uso de los documentos.
Consultar hasta dónde llega la ordenación documental
Hace referencia a la secuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e
interdependencia entre los documentos en una serie. La ordenación determina que
documento va primero y cuáles van después; enumerando correlativamente cada una de
las hojas, folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o
generada por una institución o entidad.
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación, es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
El proceso el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie como los
tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. Aparte
de la disposición física también es el testimonio de la gestión de los tramites que dan
origen a tales documentos que refleja la dinámica administrativa (movimientos en el
tiempo); Una ordenación bien hecha facilita el acceso a la información, a su ubicación y
localización posterior; también a la comprensión documental pues el arreglo físico es
contextual y por ultimo disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es
debido y así se facilita el estudio y análisis de contenido. ES COMO TENER LAS PIEZAS
NECESARIAS DE UN MECANISMO CORRECTAMENTE ENSAMBLADAS O
ENCAJADAS PARA QUE FUNCIONE.
Que es la ordenación documental.
Se aplica a las series documentales, la clasificación es el proceso mediante el cual se
establece las agrupaciones documentales, a partir de la aplicación del principio de
procedencia y la ordenación es el proceso que establece con claridad las relaciones entre
los documentos de una serie.
Se puede concluir que la clasificación y la ordenación son dos procesos específicos y
distintos, aunque complementarios y consecutivos presentan diferencias significativas:
- la clasificación relaciona grupos documentales entre sí, en tanto que la ordenación
relaciona las unidades documentales simples y complejas entre sí y pertenecientes a una
misma serie.
- la clasificación hace referencia a la estructura documental, mientras que la ordenación
hace referencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto, continuidad e
interdependencia entre los documentos de una serie.
EN PROCESO ARCHIVISTICO
Es un proceso mediante se da disposición física coherente a los documentos puesto que
determina que documento va primero y cuales después, es decir une y relaciona las
unidades documentales de una serie.
FUNDAMENTOS DE LA ORDENACION
Es el testimonio de la gestión, puesto que refleja los tramites que dieron origen a los
documentos, sin olvidar que estos no se producen todos de una sola vez, según
exigencias del asunto o según las etapas por las que va pasando el trámite.
- El principio de Orden Original
- Los Manuales de Procedimientos
- Sistemas de Ordenación
2. en torno a la consulta realizada anteriormente, elabora 10 preguntas con sus
respectivas respuestas afianzando y complementando su respuesta con imágenes.
a. QUE RELACION HAY EN EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL
Trata de dos términos utilizados en el area de la archivística que se refieren a que los
documentos de un fondo documental correspondiente a una institución o persona no
deben mezclarse con los de otro fondo, el Principio de Procedencia permite saber quien
produce los documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por
asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuales son los
pasos a seguir en tal producción (los procedimientos) para determinar con que documento
se inicia y cuales le siguen a este, hasta finalizar.
b. ¿CUALES SON LOS MOTIVOS POR LOS QUE NO SE DEBERIA ORGANIZAR MAL
EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL?
- es una disciplina que posee principios que no son negociables y es la columna vertebral;
cuando se organiza de acuerdo al orden que se originaron, se podrá ver reflejado todo el
trámite.
- permite contextualizar cada uno de los documentos que están al interior de la unidad
documental.
- cada documento será una antesala del día siguiente y una explicación del día anterior.
- el documento individual no dice mucho, pero cuando esta acompañado de otro con el
que tiene relación a la misma que lo genero, la lectura y análisis se amplía.
c. CUALES SON LAS VENTAJAS AL UTILIZAR LOS PRINCIPIOS?
Proteger su integridad ya que los orígenes y procedimientos a los que deben su existencia
están reflejados en su ordenación.
Sirven para revelar el significado de los documentos, el contenido de un documento
individual solo puede entenderse completamente los documentos son ordenados de
acuerdo con este principio.
Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y analizar
los documentos que están bajo su custodia.

d. ¿CUAL ES LA AGRUPACION DOCUMENTAL?

De conformidad con los principios de procedencia y orden original, los documentos de
forma natural se agrupan en:
- Fondos
- Subfondos
- Subsecciones
- Series
- Subseries
 - Unidad documental compuesta (expediente).
- Unidad documental simple (documento singular o suelto).

e. ¿QUE DEBEMOS TENER ENCUENTA AL ORDENAR?

- se debe realizar tomando en consideración uno de los elementos que nos acerquen a
su contenido (fecha, nombre de personas, lugar o asunto)
- cada serie exige un tipo de ordenación independiente y no deben mezclarse.
- en un archivo, los archiveros o responsables del archivo deben ordenar los documentos
y también la información. Para la última se elaboran índices y tesauros.
- en un archivo también se ordenan las unidades de conservación (cajas) en las
estanterías. Esta ordenación se denomina instalación.
- no olvidar los principios archivísticos por excelencia y que hacen al método: de
procedencia y de orden original.
F. QUE TIPOS DE ORDENACION HAY?
Si seleccionamos la fecha, la ordenación será cronológica; si son letras, la ordenación
será alfabética; si optamos por lugar o región, la ordenación será topográfica; la
ordenación por materias es utilizada en bibliotecas y se desaconseja su uso para los
documentos de archivo.
g. breve resumen sobre clasificación y ordenación
Resumen
A modo de conclusión, le ofrecemos aquí un breve resumen de los principales conceptos
e ideas desarrollados en esta unidad:
• Los documentos producidos por las organizaciones van formando agrupaciones
documentales: fondo, sección, subsección, serie y tipo documental.
• La identificación es anterior a la clasificación.
• Identificar es un proceso intelectual que implica reconocimiento y análisis de las
funciones y actividades de la institución.
• La identificación de las series documentales constituye el primer paso para la
organización del archivo.
• Para organizar un archivo se deben seguir determinadas etapas.
• Los principios de procedencia y de orden original determinan el método archivístico.
• La clasificación es una función que permite establecer categorías documentales
tomando como base las funciones y la estructura de la organización.
• La clasificación debe materializarse en el cuadro de clasificación.
• La clasificación puede ser orgánica, funcional o mixta.
• En los archivos no se clasifica por asuntos o materias.
• El cuadro de clasificación se estructura por niveles o categorías, de lo general a lo
particular.
• Los principios para elaborar el cuadro de clasificación son: estabilidad, flexibilidad,
simplificación, unicidad y codificación.
• Ordenar es la operación de unir los elementos de un conjunto, relacionándolos unos con
otros, según una unidad-orden establecida previamente.
• La ordenación es posterior a la clasificación.
• El ámbito de aplicación de la ordenación es la serie y la unidad documental.
• Los tipos de ordenación reciben el nombre de la unidad seleccionada para establecer
dicho orden: cronológico, numérico, alfabético.
• En los archivos no se ordena por materias.
h. ¿DE QUE SE ENCARGA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL?
De la identificación de unidades administrativas y funcionales.
De aplicación de la Tabla de Retención y/o Valoración Documentales.
Conformar las series y subseries documentales.
De la Identificación de tipos documentales de la Tabla de Retención y/o Valoración de los
documentos de apoyo.

i. ¿QUE BENEFICIOS TIENE PARA LA EMPRESA EJECUTAR DICHA ETAPA?

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de
ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final.
Además, permite elaborar inventarios documentales, gestionar la organización y entrega
de transferencias documentales y la aplicación final de las TRD y/o TVD
j. ¿CUALES SON LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION?
INVENTARIOS. Describe unidades que componen las series documentales
 Testimonia la ausencia o presencia de un expediente
 Garantiza el orden documental
CATALOGO.
 Descripción metódica con orden determinado de documentos, ej., Contenido,
Fechas, Formato
GUIAS.
 Proporcionan información de primera mano sobre la existencia
 Historia contenido global
 Servicio que presta y personal encargado (listado del fondo)