El Departamento Financiero y La Tesorería

GESTIÓN DE TESORERÍA
Edwin Alberto Celis Moreno

MBA Dirección y administración de empresas
Máster en alta dirección (c)
Especialista en Alta Gerencia
Administrador financiero y de sistemas
ed.celis@mail.udes.edu.co
311.2428048
En las pequeñas y medianas empresas existe una gran variedad de denominaciones asignadas al área, sección,
división o departamento que se encarga de manejar las finanzas, en algunas lo alinean con el departamento
administrativo o de contabilidad, en otras tiene una denominación particular como DEPARTAMENTO
FINANCIERO, pero se puede decir que la organización en general responde a las características que se tratarán
en este documento. Se puede ver que una de las características más importantes es que la figura del DIRECTOR
DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO (como ejemplo para una denominación de cargo) es equiparable a la de los
otros directivos de los demás departamentos de la empresa.
Evidentemente no existe homogeneidad entre las diferentes empresas como para constatar que en todos los
casos las características y funciones son exactamente las mismas, pero muchas empresas responden a ese
esquema general que irá siendo tanto o más sofisticado cuanto mayor sea su dimensión.
MODELOS DE ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA

Hoy en día conviven diferentes estructuras que asumen
las funciones y organización de lo que podría
denominarse un departamento financiero, atendiendo a
diferentes factores. Se pueden citar dos condicionantes
que determinan cómo estará constituido el
departamento financiero. Estos son:
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• TAMAÑO DE LA EMPRESA
Cuanto más pequeña es la empresa, las funciones financieras más se agrupan con otras en la misma persona,
pues no se dispone de una estructura suficiente como para independizar y rentabilizar puestos específicos.
Generalmente la función financiera descansa de modo difuso en el contador, en el gerente o en el
propietario.
En las empresas medianas se dan diferentes casos, aunque la tendencia es a crear un departamento
financiero como tal, lo que da idea de la importancia que está adquiriendo esta actividad, pues es estratégica
para el desarrollo del negocio.
En las grandes organizaciones el departamento financiero existe como tal y dispone de cierta estructura,
que, debido a la automatización de los procesos, se va optimizando.
• CULTURA DE LA EMPRESA
Hay que recordar que, en Colombia, aproximadamente el 86,5% de las empresas son familiares1, lo que
provoca un determinado estilo de hacer las cosas y, sobre todo, una tendencia al control de la gestión por
parte de los propietarios de forma directa, que en algunos casos tiende a la concentración o acumulación
de funciones en una sola persona. Esta forma de gestionar las empresas familiares es a menudo
incompatible con el desarrollo de estructuras propias en los departamentos financieros, que suelen tener
poca capacidad de decisión y se limitan a realizar la gestión del día a día, sobre todo de tipo contable,
participando menos en las grandes decisiones estratégicas. No obstante, la modernización de nuestras
empresas está dando como fruto que cada vez se aprecie más por parte de los empresarios la necesidad y
los resultados que se obtienen de una estructura más profesionalizada.
ROL DEL RESPONSABLE FINANCIERO

La persona o equipo que desarrolla la función
financiera en las empresas asume una serie de
responsabilidades o áreas de intervención que se
detallan a continuación. Estas responsabilidades
configuran su papel dentro de la empresa. Sus
principales funciones se pueden resumir asi:
PLANEACIÓN. Dentro de los objetivos principales se encuentra la elaboración de los presupuestos de la empresa,
recogidos de las diferentes áreas o departamentos, que darán un resultado común que expresará las
necesidades, así como los excedentes previstos.
1 Datos de estudio realizado por PwC (PriceWaterhouseCoopers) para CONFECAMARAS. Septiembre de 2019
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ASESORÍA. La actividad de la empresa en sus diferentes fases genera al final un movimiento de fondos y una
necesidad de recursos o aplicación de estos. Desde esta área, el responsable del departamento financiero
asesora a las áreas de dirección estratégica del negocio sobre la viabilidad y conveniencia financiera de las
operaciones y proyectos del negocio.
DECISORIA. Con la capacidad de decisión que en cada organización esté establecida, el responsable del
departamento financiero gestiona los recursos, decidiendo entre las diversas alternativas de financiación e
inversión y asumiendo la responsabilidad de los costos o excedentes generados con esa gestión. Como síntesis
de lo anterior, la dirección financiera debe realizar el seguimiento de los objetivos de rentabilidad y equilibrio
financiero en la empresa. Entre sus cometidos estará el seguimiento de los presupuestos establecidos, según la
planificación del negocio.
ESTRATÉGICA. El encargo del departamento financiero interviene, o debe intervenir, asesorando

estratégicamente a la gerencia o dirección general en las políticas que incidan directamente en la asignación de
recursos, entre las que cabe citar la distribución del beneficio y la financiación de nuevas inversiones o proyectos.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Control de gestión y tesorería

de gestión financiera
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CONTROL DE GESTIÓN
- Con eje en la planificación y control financiero, se orienta hacia el beneficio y rentabilidad a largo plazo.
- Tiene una especial dedicación al control interno de la compañía.
- Bajo su responsabilidad estará la contabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales de la
compañía.
- La actividad del área de tesorería se centra en la planificación y control financiero global, considerando
el conjunto de áreas o actividades de la empresa.
- Su gestión está presidida por el objetivo de equilibrio financiero y liquidez.
La función fundamental del área financiera es la GESTIÓN DE TESORERÍA, pues por su alto nivel de
tecnificación, se orienta hacia la optimización integral de los recursos y fuentes de financiación que se
concreta en:
Elaboración del plan Planificación y

financiero a largo política financiera a Contratación,
plazo para la corto plazo, que gestión y control de
evaluación de las incluye la gestión las fuentes de
necesidades global del dinero financiación
financieras circulante
Planeación Elaboración,
profesional de la gestión, Gestión adecuada
negociación seguimiento y del dinero
bancaria y control control del disponible
del negocio presupuesto de
bancario tesorería
Dentro de las funciones correspondientes a la gestión financiera se engloban las de cuentas por cobrar y cuentas
por pagar, o lo que ahora se denomina en lenguaje técnico “CREDIT MANAGER” o “DEBIT MANAGER”, que en
ocasiones recaen en responsables específicos o se engloban dentro de las funciones del tesorero e incluso del
director financiero, según el modelo organizativo y la dimensión de la empresa.
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FUNCIONES DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN

Las actividades o campos de la actividad financiera en la empresa son:
• Preparación y coordinación de los presupuestos, tanto por lo que se refiere

a las operaciones corrientes como de inversión y financiación a largo plazo.
• Captación de recursos procedentes del mercado financiero.
• Configuración de las condiciones financieras de compra y venta, así como de la política de cobros y pagos y
de las relaciones financieras con terceros.
• Fijación de la política de dividendos y autofinanciación, así como del diseño de la política de crecimiento a
largo plazo de la empresa.
• Administración de los fondos líquidos2.
La herramienta fundamental de la actividad financiera empresarial es el presupuesto que implica a todas las
áreas y personas dentro de la empresa, expresando sus objetivos en términos monetarios. Por lo tanto, las
anteriores funciones pueden reducirse a una:
2
Los fondos líquidos se refieren a: Efectivo de disponibilidad inmediata (caja). Depósitos bancarios como caja de ahorro y cuenta corriente. Cheques de terceros que pueden
ser cobrados o depositados inmediatamente. Fondos de inversión del tipo “money market”. Los fondos en este tipo de inversión tienen una disponibilidad muy rápida,
usualmente entre 24 y 72 horas. En algunos casos, incluso, podemos disponer de los mismos en algunos minutos.
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Otros cargos relacionados con esta área son el TESORERO y el de JEFE DE PRESUPUESTOS. Son amplias y variadas
las fuentes de financiación que la empresa puede utilizar para proveerse de los fondos necesarios en su actividad.
La combinación de ellas que elija dependerá de la estructura financiera que desee mantener, así como de las
disponibilidades efectivas en cada una de las alternativas y su costo.
En las empresas actual las funciones INVERSIÓN – FINANCIACIÓN – PLANIFICACIÓN son primordiales y se
encuadran dentro de la FUNCIÓN FINANCIERA y se desarrollan en el DEPARTAMENTO FINANCIERO.
Función de
producción o
prestación de
servicios eficientes
y eficaces
(calidad)
Función social,
Función comercial Funciones creadora de puestos
generadora de de trabajo,
riqueza y principales de contribución al
posicionamiento una empresa desarrollo,
crecimiento y
bienestar
FUNCIÓN
FINANCIERA
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De la FUNCIÓN FINANCIERA se concretan las siguientes áreas o subfunciones:
Función
financiera
Planificación y Obtención de los Asignación efectiva de

Gestión de las tareas Relación con los
control de las fondos para atender los fondos captados a
inversiones a corto y las necesidades de económico-financieras mercados
las distintas áreas y
largo plazo financiación financieros
necesidades
Para la:
Clasificándolos en: Materializadas en:
- Captación de recursos
Puede ser en activos - Inversión - Contabilidad
Mediante fondos - Colocación de excedentes
líquidos o en activos - Financiación - Control de costos
- Obtención de servicios
propios o ajenos - Gestión de cobros
inmovilizados - Gastos financieros
y pagos
- Liquidez - Control de gastos e
- Liquidez
ingresos
Todas estas funciones en perfecta armonía con los objetivos y planes de la empresa, que tendrá según los casos
distintos fines:
Maximizar
beneficios Minimizar
los costos
Maximizar
el valor de
las Minimizar
acciones los riesgos
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Estos fines tendrán prioridad unos sobre otros y dependerán de las perspectivas de la gerencia, las exigencias de
los accionistas o las circunstancias del mercado siempre garantizando la siguiente secuencia:
Liquidez
Teniendo en cuenta que sin

liquidez no hay presente, sin
rentabilidad no hay futuro y que
el riesgo va siempre asociado a
cualquier actividad
empresarial.
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La tesorería se encarga de gestionar la liquidez inmediata de la caja y de las cuentas financieras de una empresa,
además de los activos financieros a corto plazo que se pueden finiquitar fácilmente, por la posibilidad de poder
usarlos para ubicar excedentes. Esta amplia línea de actuación conlleva la responsabilidad de desarrollar distintas
funciones desde la Tesorería, las cuales no pueden estandarizarse pues existen variables como el funcionamiento
y el crecimiento propio de cualquier empresa. Sin embargo, se pueden identificar las siguientes:
GARANTIZAR LA SOLVENCIA DE LA EMPRESA

Esta es la función principal de la tesorería según diferentes autores. Hacer
que un negocio disponga de medios para afrontar sus compromisos de
pago en cualquier momento. Implica, por supuesto, los que estaban
planificados, pero también los que pueden surgir de improviso en un
momento dado. Estos fondos deben servir no sólo para resolver el pago
de la cantidad reclamada, además deben estar disponibles en la fecha y en
el lugar adecuado. También han de tener en cuenta la divisa de pago. En
resumen, tienen que satisfacer el cuándo, dónde y cómo.
COLABORAR EN EL MANTENIMIENTO DE RELACIONES

FLUIDAS Y ESTABLES tanto con los agentes financieros
como con los departamentos de la propia empresa, para
sacar el máximo provecho de las ventajas de este trato
preferencial en caso de necesitarlo. La tesorería es un
organismo que busca que la empresa mantenga una
excelente imagen y reputación corporativa, que genere
confianza en el mercado.
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EVITAR SITUACIONES DE DIFICULTAD DE FINANCIACIÓN

PARA LA EMPRESA, teniendo previstas líneas de actuación
viables para usarlas si es preciso. Para esto se requiere
analizar constantemente las diferentes variables del
mercado para determinar las decisiones apropiadas que
generen los menores obstáculos y riesgos a la hora de
acceder a recursos externos. Estas decisiones deben ser
sustentadas por análisis y validaciones periódicas de las
condiciones del mercado financiero. Se debe asesorar a la
alta dirección cuando se identifiquen situaciones de
dificultad o riesgo.
MANTENER LA ALERTA PARA QUE NO SE ENCAREZCA LA

FINANCIACIÓN. Tener controladas las fechas de pagos, los
vencimientos de responsabilidades fiscales, etc., de forma
que no haya que añadir penalizaciones, recargos o tasas
extra por quedarnos deudores en las cuentas o pagar fuera
de plazo. Monitorear constantemente las condiciones
financieras, identificar periodos de gracia, beneficios
tributarios, fiscales y financieros por pronto pago. Además,
programar el calendario de obligaciones para que este sea
acorde con el flujo de caja de la empresa.
IMPEDIR QUE LA EMPRESA LLEGUE A LA SUSPENSIÓN DE PAGOS.

Es algo que normalmente no se plantea y está bien que así sea,
pero tampoco se deben cerrar los ojos a variables contingenciales
que puedan incidir en un DEFAULT (Incumplimiento de las
obligaciones legales o condiciones de un préstamo en el plazo
determinado9) lo que genera como consecuencia una falta de
liquidez prolongada. La mejor forma de no verse inmerso en una
suspensión de pagos es tener un departamento de Tesorería
vigilante y eficaz.
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CUIDAR A LOS PROVEEDORES, más si la empresa se mueve en un ámbito

en el que su número es reducido y la posibilidad de encontrar
recambios o sustituirlos se hace muy dificultosa. Se tienen que
promover unas comunicaciones fluidas para estar al día de cualquier
cambio y con disponibilidad a hacer que se sientan parte de la
organización. Es imprescindible una buena gestión de tesorería con los
proveedores, garantizar el pago oportuno de las obligaciones, acceder
a los beneficios, descuentos y demás favorecimientos comerciales.
REDUCIR AL MÍNIMO LOS COSTOS ADMINISTRATIVOS y

optimizar la gestión del tiempo que se invierte en las
tareas de tesorería. Al final, en una empresa todo tiene
una traducción monetaria. Más tiempo dedicado, más
caras salen las cuentas. Más burocracia y trámites
complejos, más repercusión en el bolsillo de la empresa.
Aquí es importante disponer de herramientas
informáticas y programas de gestión de máxima calidad,
mucho trabajo se puede automatizar con el consecuente
ahorro de tiempo y esfuerzo.

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MODELOS DE ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA

ROL DEL RESPONSABLE FINANCIERO

ESTRATÉGICA. El encargo del departamento financiero interviene, o debe intervenir, asesorando

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Control de gestión y tesorería

Elaboración del plan Planificación y

FUNCIONES DE INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN

• Preparación y coordinación de los presupuestos, tanto por lo que se refiere

• Captación de recursos procedentes del mercado financiero.

• Administración de los fondos líquidos2.

De la FUNCIÓN FINANCIERA se concretan las siguientes áreas o subfunciones:

Planificación y Obtención de los Asignación efectiva de

Teniendo en cuenta que sin

GARANTIZAR LA SOLVENCIA DE LA EMPRESA

COLABORAR EN EL MANTENIMIENTO DE RELACIONES

EVITAR SITUACIONES DE DIFICULTAD DE FINANCIACIÓN

MANTENER LA ALERTA PARA QUE NO SE ENCAREZCA LA

IMPEDIR QUE LA EMPRESA LLEGUE A LA SUSPENSIÓN DE PAGOS.

CUIDAR A LOS PROVEEDORES, más si la empresa se mueve en un ámbito

REDUCIR AL MÍNIMO LOS COSTOS ADMINISTRATIVOS y

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