Página 1 de 4 IPSE-DO-F07

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA -

IPSE-GF-C01
OBJETIVO: Registrar y analizar los hechos económicos para presentar razonable y
oportunamente la información financiera.

ALCANCE:

Inicia: Recepción de la información sobre hechos económicos

Termina: Presentación de los Estados Financieros

RESPONSABLES: Coordinadora de Recursos Financieros

No Proveedor Interno
1 Planeación Institucional
2 Gestión del Talento Humano
3 Gestión de Auditorías
4 Gestión de Mejoramiento
5 Gestión Judicial
6 Gestión Social y Ambiental
7 Gestión de Contratación
8 Gestión Documental
9 Gestión de Infraestructura
10 Gestión de TICS
11 Gestión SGSST
PROVEEDORES
Entrada
Plan de Acción Operativo, Objetivos, Proyectos de Inversión,
Presupuesto Institucional, Mapa de Riesgos Administrativos y de
Corrupción. Plan Estratégico Institucional – Acta Revisión por la
Dirección
Funcionarios seleccionados ajustados al perfil requerido, altamente
capacitados y compensados conforme a la normatividad vigente
Informes de auditorías y planes de mejoramiento de los auditados.
Mejoramiento del SGI
Actuaciones Judiciales y Extrajudiciales, estado de los procesos,
judiciales, informe de cobros persuasivos y coactivos, conceptos
jurídicos, Normas aplicables.
Comunicación efectiva, Informe SPQR, Informes de socialización y
capacitación, Conceptos CEGAS, informes de seguimiento, Agenda
compromisos, informe de satisfacción, informe de rendición de
cuentas.
Contratos
Documentación divulgada y Actualizada
Registros Controlados y Preservados
Bienes y servicios
Disponibilidad de la Información.
Recursos Tecnológicos Disponibles.
Seguridad y salud en el trabajo mediante la prevención de riesgos
laborales.
Actividades desarrolladas por el instituto enmarcadas en la
normatividad legal vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Recomendaciones y seguimiento para que el Recurso Humano cuente
con Condiciones de Trabajo, Seguro y Saludable.
Recurso humano capacitado y entrenado en procedimientos de
preparación para identificar el potencial y la respuesta de situaciones
de emergencia.
Formulación y desarrollo de acciones correctivas y preventivas,
mediante actividades de investigación y análisis de accidentes e
incidentes, para mejorar la seguridad y salud del recurso humano del

Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3

Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia
 Página 2 de 4 IPSE-DO-F07

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA -

IPSE-GF-C01
Gestión de Supervisión e
12
Interventoría
13 Gestión de Telemetría y Monitoreo
14 Gestión de Proyectos
PROVEEDORES
IPSE.
Formulación y desarrollo de acciones correctivas y preventivas,
mediante actividades de seguimiento a los casos de convivencia
laboral presentados.
Recurso Humano con mejores niveles de satisfacción, calidad de vida
y clima organizacional.
Informes de carácter técnico relacionado con la Supervisión o
Interventoría de los proyectos.
Informe técnico sobre la Supervisión o Interventoría en Áreas de
Servicio Exclusivo.
Información oportuna, validada y confiable de prestación del servicio
de energía en las ZNI.
Informes de proyectos estructurados.

No Proveedor Externo Entrada

Ministerio de Hacienda y Crédito
1 Normatividad SIIF Nación
Público
Normas de Contabilidad Pública
2 Contaduría General de la Nación
Plan General de Contabilidad
Departamento Nacional de Documento CONPES excedentes financieros
3
Planeación Normatividad
4 Ministerio de Minas y Energía Normatividad

PHVA
Planear Actividades Controles
Validación del Plan Único de
Cuentas que fija el Sistema
Integrado de Información
Estructuración del Plan de cuentas a utilizar, acorde con la
1 Financiera – SIIF Nación del
normatividad y directrices de la Contaduría General de la Nación
Ministerio de Hacienda de
acuerdo al ámbito de aplicación
de la Entidad.

Hacer Actividades Controles

1 Elaboración de los Estados Financieros Generación de Auxiliares

Verificar Actividades Controles

1 Revisión, consolidación y depuración de la Información Generación de Balance de prueba
2 Análisis de la razonabilidad de las cuentas utilizadas Análisis de Balances de Prueba

Actuar Actividades Controles

Elaboración de acciones de mejora orientadas a garantizar la
1 Planes de acción
razonabilidad de los Estados Financieros

CLIENTES

Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3

Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia
 Página 3 de 4 IPSE-DO-F07

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA -

IPSE-GF-C01
CLIENTES
No Cliente Interno Salida
1 Todos los Procesos IPSE Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Dirección General
2 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Comité de Dirección
3 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
4 Consejo Directivo Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.

No Cliente Externo Salida

Ministerio de Minas y Energía
1 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Ministerio de Hacienda y Crédito
2 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Público
Contraloría General de la
3 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
República
4 Contaduría General de la Nación. Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Departamento Nacional de
5 Informes, Contables, Fiscales y Administrativos.
Planeación

REQUISITOS NORMATIVOS SGI

ISO 9001:2008-NTC GP 1000:2009 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007
Requisitos 4.1, 4.2, 8,1, 8.2.1, 8.2.3, 4.1 Requisitos generales
4.1 Requisitos generales
8.4, 8.5.

6.4 Ambiente de Trabajo 4.4.1 Recursos, Funciones, 4.4.1 Recursos, Funciones,

6.1 Provisión de Recursos responsabilidad y autoridad responsabilidad y autoridad

INDICADORES DEL PROCESO:

1 Oportunidad en la presentación de los estados financieros.
2 Razonabilidad de los Estados Financieros Concepto CGR.
3 Satisfacción de las Partes Interesadas
4 Ejecución del PAC

RECURSOS
1 Personal Competente
2 Sistema de información: SFI, SCHIP, SIIF NACIÓN, Muisca (DIAN)
3 ORFEO
4 Software SGI

DOCUMENTOS CONTROLADOS
1 Comprobante de ajuste IPSE-GF-F01
2 Balance General Comparativo. IPSE-GF-F02
3 Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental. IPSE-GF-F03.

Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3

Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia
 Página 4 de 4 IPSE-DO-F07

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA -

IPSE-GF-C01
DOCUMENTOS CONTROLADOS
4 Estado de Cambios en el Patrimonio. IPSE-GF-F04

REGISTROS CONTROLADOS
1 Formato Certificación y autorización para pago. IPSE-GF-F05

DOCUMENTOS NO CONTROLADOS
1 Normatividad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público- SIIF Nación.
2 Normatividad de la Contaduría General de la Nación

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA MOTIVO DEL CAMBIO
2016/11/15 Inclusión de la caracterización como documento en el Listado Maestro de Documentos.
2017/04/04 Se incluye indicador No. 4, Ejecución del PAC. Se modifica entrada del proveedor interno Gestión del
Talento Humano. Se incluye requisito normativo 6.1 Provisión de Recursos. Se modifica nombre del
proveedor seguridad y salud en el trabajo por Gestión SGSST y la entrada. Se modifica nombre del
proveedor Gestión de proyectos por Supervisión e Interventoría y la entrada. Se modifica nombre
del proveedor Gestión de Telemetría por Gestión de Telemetría y Monitoreo y la entrada Se
unifica en Gestión Judicial el proveedor Normativa y Regulatoria y Gestión Judicial y
reclamaciones. Modificación de la entrada del proveedor Gestión de Proyectos. Se modifica
entrada del proveedor Gestión de auditorías. Se modifica entrada del proveedor Gestión de
contratación. Se modifica entrada del proceso Gestión documental. Se modifica la entrada del
proveedor Gestión de TICS. Se modifica entrada del proceso Gestión de Infraestructura. Se
modifica entrada del proveedor Gestión social y ambiental. Se incluye sistema de información
Muisca (DIAN). Se modifica entrada del proceso Gestión de mejoramiento.

REVISÓ APROBÓ
SORIANA RUIZ BANDA SORIANA RUIZ BANDA

Principal: Calle 99 No. 9 A - 54 Torre 3

Piso 14 Edificio 100 Street
PBX: (57 1) 639 7888
Fax: (57 1) 639 7888 Ext. 127
Bogotá D.C. – Colombia