Dueño de Proceso de Negocio

Business Process Owner

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El éxito de cualquier compañía está muy ligado al buen funcionamiento de los Procesos de Negocios y
consecuencialmente al desempeño del responsable de dichos procesos, es decir al Dueño de Procesos de
Negocios o Business Process Owner. Dado que este es un cargo o posición que recién está tomando mayor
relevancia, es necesario conocer con claridad las razones que lo hacen necesario y cuál es su ámbito de
acción y de responsabilidad.

En estricto rigor siempre ha existido la función Dueño de Proceso de Negocios; en efecto normalmente el
jefe de un área es responsable de los procesos que su unidad ejecuta, así se tiene que el Jefe de Bodegas es
dueño del proceso de ingreso, almacenamiento, custodia y salida de los ítems. Por su parte el Gerente
Comercial es responsable del proceso de Ventas y así sucesivamente. Esto se corresponde con los Sistemas
de Información; luego el Jefe de Bodega es responsable del Sistema de Inventario, el Gerente Comercial es
responsable del Sistema de Ventas, etc.

La forma de organización a la que hace referencia el párrafo anterior se caracteriza por una relación directa
entre el organigrama, los procesos de negocios y los sistemas de información. Gráficamente se tiene:

El advenimiento de los ERP, cualquiera sea su tamaño, rompe la relación entre el organigrama y los
sistemas de información debido a que amplía el concepto Proceso [1], en el sentido que ahora aplica a un
conjunto amplio de acciones que producen un resultado de negocios; por ejemplo: el Proceso de Ventas
(Order to Cash) incluye todas las acciones desde la venta propiamente tal (nota de venta) hasta la Cobranza
(depósito en el banco del pago), pasando por la verificación del estado de la cuenta corriente, preparación
del despacho, la facturación, despacho, etc. Esto se puede visualizar de la siguiente manera:

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Esta nueva realidad la tienen todas las empresas que ya cuentan con un ERP; si no es tomada en
consideración implica una utilización sub-óptima del ERP, debido a que cada Jefe de Unidad continuará
velando por la optimización de los resultados –performance- de su área, tal como lo ha hecho siempre. Esta
situación lleva a lo que se denomina desalineamiento del proceso de negocio. Esto quiere decir que las
partes del proceso están optimizadas, pero el proceso en su conjunto no. Esto genera la necesidad de
contar con una persona que vea el proceso integralmente, es decir que tenga visión holística. Y, de aquí
surge la posición Dueño de Proceso de Negocios.

Definición

· La asociación Six Sigma tiene la definición siguiente: Dueño de Proceso de Negocios es el

responsable del diseño y performance del proceso. Es accountable (responsable) por dar soporte a
la operación y de la identificación de las oportunidades de mejoramiento [2]”.

· Por su parte la http://www.processdriven.org tiene la definición: El Dueño de Proceso de

Negocios es el responsable del diseño del proceso, pero no de la operación del mismo. Es además
responsable de los mecanismos de medición y feedback (o retroalimentación) del sistema, de la
documentación del proceso y, de la capacitación de las personas que participan en la ejecución. En
última instancia es el responsable del mejoramiento del proceso [3]”.

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 · En el libro Business Process de Peter Keen y Ellen Knapp la definición es: Dueño de Proceso de
Negocios es una denominación utilizada para identificar a la persona que es responsable de un
proceso hasta donde la autoridad otorgada lo permita [4]”.

Implicancias

Al analizar las definiciones de Dueño de Procesos de Negocios, nos encontramos con una serie de
implicancias que impactarán a las empresas, a saber: es necesario reconocer que la implementación de
este cargo requiere de una estructura organizacional matricial, ya que una dimensión es la de los actuales
jefes de línea y otra dimensión la introduce el Dueño de Procesos de Negocios al tener responsabilidad
sobre el proceso global.

· Implica la habilitación de procesos únicos para toda la empresa; esto provoca un impacto fuerte en
las jefaturas, ya que es habitual que cada jefe tenga un proceso habilitado según sus criterios y
preferencias.

· Resalta la necesidad de contar con procesos modelados a nivel corporativo, con particular énfasis
en los mecanismos de medición de performance.

· Obliga a definir el área que será responsable de los procesos de negocios a nivel corporativo, años
ha esto correspondía a Organización y Métodos.

Descripción de Funciones

Con el fin de que se forme una idea práctica de esta función, a continuación incluyo la traducción de un
aviso para el cargo de Procure to Pay Process Owner (BPO) publicado en http://www.careerbuilder.com

Objetivos Generales

El Procure to Pay Business Process Owner (BPO) es el responsable del diseño global de los procesos de
negocios y sistemas críticos relacionados con las áreas de Abastecimiento y Cuentas por Pagar. El BPO
lidera un equipo de consultores y líderes funcionales de negocio en el diseño e implementación global de
los procesos y sistemas para Abastecimiento y Cuentas por Pagar. El BPO es responsable ante el nivel
ejecutivo de generar beneficios para el negocio, mediante el mejoramiento de estos procesos y la ejecución
de los proyectos pertinentes.

Funciones Esenciales

1. Gestionar y ejecutar proyectos o partes de proyectos de acuerdo con los plazos y los presupuestos.

2. Responsable ante los ejecutivos superiores de la definición de los beneficios para el negocio que se
obtendrán mediante el mejoramiento de los procesos y la ejecución de los proyectos y, de ayudar a
la operación a obtener los beneficios esperados.

3. Desarrollar e implementar el mejoramiento continuo de los procesos.

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4. Junto con los Usuarios Claves de Negocios, en una modalidad de acción permanente y de liderazgo
de este grupo, es responsable de definir, priorizar y ejecutar los mejoramientos de los procesos/
sistemas.

5. Asegurar diseños globales adecuados mediante la interacción con los líderes funcionales de
negocios más las acciones necesarias para obtener las decisiones adecuadas.

6. Analizar los procesos de negocios, las necesidades y las funcionalidades disponibles en las
aplicaciones para establecer la solución adecuada y para determinar las brechas –gap- en
funcionalidades.

7. Definir y documentar, con el apoyo de los consultores disponibles, los requerimientos de los
procesos de negocios que permitirán establecer la configuración óptima de las aplicaciones.

8. Exponer al equipo de procesos de negocios el proceso de implementación (Metodología) y

explicarles como otros equipos interactuaran durante la implementación de un proyecto.

9. Entender los flujos de los procesos claves y las dificultades que conllevan. Comprender las
necesidades tanto del negocio como de los sistemas/procesos.

10. Demostrar gran habilidad para el análisis y la solución de problemas correspondientes a situaciones
complejas y, contar con la capacidad de proveer soluciones alternativas.

11. Entregar resultados en los plazos y con los alcances programados.

12. Comunicar efectivamente al equipo de procesos de negocios la visión general de los proyectos, su
enfoque y sus objetivos, para establecer expectativas razonables y para contar con apoyos durante
la ejecución.

13. Contribuir en el desarrollo de la arquitectura de la solución.

14. Documentar sistemáticamente los direccionamientos, decisiones y acciones críticas.

15. Trabajar con el Equipo de Sistemas para diseñar y testear conversiones, interfaces, modificaciones
y nuevas funciones.

16. Conducir conference rooms pilots para la implementación del proceso Procure to Pay.

17. Facilitar la delegación de la toma de decisiones y la accountability a los niveles más bajos posibles.

18. Relacionarse con los interlocutores válidos –stakeholders- y con los ejecutivos pertinentes según
corresponda a las distintas fases de los proyectos (ej.: ante-proyecto, revisiones de avances,
situaciones críticas, escalamiento, etc.)

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 19. Desarrollar y proponer soluciones, factibles y razonables, a las brechas funcionales –gap- de los
sistemas.

20. Establecer metas y buscar su cumplimiento activamente.

21. Tener respeto tanto para con los ejecutivos como para el personal a cargo o del que participa en los
equipos de trabajo.

22. Anticipar los cambios y preparar a su equipo para una transición suave mediante una planificación
adecuada, expectativas razonables y una comunicación clara.

23. Ser considerado como un experto por sus pares, con capacidad para mantener sus conocimientos
actualizados y en aumento.

24. Supervisión permanente de los plazos y compromisos que su equipo debe cumplir.

25. Demostrar a su equipo de proyecto que tiene un conocimiento completo de las funcionalidades
que tiene la aplicación.

26. Contribuir con el desarrollo y ejecución de la capacitación de los usuarios finales.

27. Dar soporte al Equipo de sistemas para el desarrollo de los guiones de test.

28. Responsable de proveer algún nivel de soporte durante la operación a régimen de los sistemas –
post Go Live- principalmente mediante la orientación a los recursos de soporte y el análisis del
negocio.

Requerimientos para el Cargo

1. Formación universitaria o equivalente lograda en el desempeño laboral.

2. 5 a 7 años de experiencia profesional en las áreas funcionales de Abastecimiento y Cuentas por

Pagar.

3. Dominio de la terminología de procesos de negocios, prácticas de negocios y, de las regulaciones

legales relativas al proceso de negocios en cuestión.

4. Experiencia significativa en los aspectos funcionales del ERP.

5. Experiencia en la gestión y ejecución de proyectos para generar mejoras en un proceso de

negocios.

6. Experiencia con las herramientas para la implementación de proyectos del proveedor XYZ.

6
Referencias

[1] http://msaffirio.wordpress.com/2006/05/07/bpm-business-process-management/
[2] http://www.isixsigma.com/dictionary/Process_Owner-436.htm
[3] http://www.processdriven.org/process_owner.html
[4] http://www.peterkeen.com/recent/books/extracts/emgbp010.htm

Se agradece el aporte del Sr. Mario Saffirio.