CLASES DE DOCUMENTO
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documentos electrónicos de archivo
 Soporte o material físico
 Hace referencia al lugar
donde se encuentra toda la
información producida o
recibida por una entidad
pública o privada, en razón
de sus actividades y
funciones.
 Sus técnicas para trasmitir
la información suelen
darse por medios y/o
evidencias físicas
 Se producen y gestionan
en un contexto (función,
tramite, autor etc.), el cual
debe estar relacionado a el
durante su ciclo de vida,
que proporcionen
elementos para garantizar
su autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
 Contiene características
intrínsecas como: la
entidad productora, los
orígenes funcionales, fecha
y lugar de producción y
contenido sustantivo o
substancial.
 Posee características
externas como: clase, tipo,
forma, formato y cantidad
 Pueden ser de contenido
textual o no textual.
 En el caso de los textuales
suelen organizarse en
legajos, cajas, libros, entre
otros; para los no
textuales, se organizan en
cintas, microfilms, cd’s etc.
 Tienen un carácter seriado
o de unicidad
 Debe contar con los
caracteres de objetividad,
 Soporte o material electrónico
 Hace referencia a toda la información,
generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio
electrónico.
 El contenido documental se transmite
por medios virtuales o electrónicos.
 su producción se realiza mediante
diversos entornos tecnológicos, ya sea
por separado o mediante varios de
ellos como son las aplicaciones de
ofimática, sistemas de información,
correo electrónico, bases de datos etc.
 Uso de símbolos (códigos que
interpreta una maquina para permitir
su registro, acceso y lectura)
 Contiene características intrínsecas
como: la entidad productora, los
orígenes funcionales, fecha y lugar de
producción y contenido sustantivo o
substancial.
 Posee características a nivel externo
como: clase, tipo, forma, formato y
cantidad.
 Pueden ser de contenido textual o en
su mayoría no textual como, por
ejemplo: documentos informáticos,
fotográficos, gráficos, sonoros, mapas
planos etc.
 Su organización suele permanecer en
el medio virtual o electrónico
 Los archivos se organizan
jerárquicamente y sobre ellos se
pueden realizar funciones para crear,
mover, modificar, aumentar, reducir y
borrar a partir de los permisos
otorgados al usuario desde el sistema
informático
 Tienen un carácter seriado o de
unicidad
 Debe contar con los caracteres de
 integridad e interrelación
 Contiene elementos como
la estructura y el contenido
 Se clasifican de acuerdo
con sus características
físicas y condiciones de
conservación ya sea por
medio de documentos
físicos, plasmados en
papel, gráficos, mapas,
diapositivas, cintas etc.
 Los documentos pueden
clasificarse en públicos o
privados según la empresa
o el autor que los
produzca.
 Según su finalidad pueden
clasificarse en documentos
dispositivos, informativos
y/o testimoniales.
 Cada archivo cuenta con
un tiempo determinado de
vigencia estimado (aunque
existen documentos con
vigencia indefinida) para
cumplir con dicha función,
dado tal caso se determina
si se conserva o se elimina
dicho documento.
 Finalmente, de acuerdo
con su funcionalidad, se
pueden clasificar en
sustantivos o específicos y
en facilitativos o comunes.
objetividad, integridad e interrelación
 Contiene elementos como la
estructura y el contenido
 Conexión entre contenido y medio
(existe la posibilidad de separar el
contenido de su medio original para
transferirlo a otro soporte)
 estructura física y lógica (determinada
por el software y el hardware, cambia
cuando pasa de un medio a otro; la
estructura lógica lo identifica y
representa los elementos de su
estructura interna: deben conservar su
estructura original para ser completo y
autentico)
 Suelen clasificarse y almacenarse en
medios virtuales o electrónicos ya sean
de tipo textual o no.
 Los documentos pueden clasificarse en
públicos o privados según la empresa o
el autor que los produzca.
 Según su finalidad pueden clasificarse
en documentos dispositivos,
informativos y/o testimoniales.
 Cada archivo cuenta con un tiempo
determinado de vigencia estimado
(aunque existen documentos con
vigencia indefinida) para cumplir con
dicha función, dado tal caso se
determina si se conserva o se elimina
dicho documento.
 De acuerdo con su funcionalidad, se
pueden clasificar en sustantivos o
específicos y en facilitativos o
comunes.
 Las aplicaciones de correo electrónico
permiten el intercambio de mensajes
entre usuarios, aquí el mensaje puede
ser el documento propiamente dicho o
bien este puede ser solo el medio para
enviar un documento (adjunto), lo más
común, sin embargo, es una
combinación de estas opciones.
Janna Pava