POSTGRADOS UVM

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POSTGRA

Técnica COW
(Cards On the Wall)
Tarjetas en la Pared
Fuente: Cards-on-the-Wall Sessions

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 Introducción

La planificación de un proyecto es una tarea difícil pero muy necesaria. El Project Manager no solamente
requiere conocer acerca de todo el trabajo a llevarse a cabo sino que también requiere integrar y consolidar
todo el detalle de manera que sirva como guía para administrar el proyecto.

Una vez que el Plan de Dirección del Proyecto y Plan de Gestión del Alcance están completos, entonces
comienza el verdadero reto—venderle el plan a la gente que lo va a ejecutar. La imposición no es algo que
inspire a la gente a hacer las cosas, además que no les gusta hacer acuerdos sobre algo que no conocen y
mucho menos a ojos cerrados. Como Project Manager es necesario convencer a todo el equipo de que el
plan está integrado y que es viable.

La sesión de planificación COW (Cards-On-the-Wall) ayuda en la creación y venta del plan del proyecto
a través de la creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) para la definición del alcance del
proyecto. Esta técnica de grupo permite que todo el equipo involucrado en el proyecto trabaje en conjunto
definiendo el alcance del proyecto basado en su experiencia. Con éste método, no es ya necesario vender
el plan al equipo, ya que todo el equipo es dueño del mismo porque ellos lo crearon.

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Planificación de la sesión

•Se recomienda utilizar a un facilitador experimentado para asegurar una sesión productiva, si no se
cuenta con esta persona dentro de su área o departamento puede solicitar apoyo de la Oficina de
Proyectos, en caso de contar con ella.

•No importa quién sea el facilitador es necesario planificar bien la sesión.

•Es necesario invitar a la sesión a las personas correctas. Si el proyecto requiere de 12 o menos
personas, invítelos a todos; si el proyecto requiere muchas más personas, invite solamente a los
líderes de equipos y algunos otros participantes clave.

•Todos los invitados deben de estar presentes durante toda la sesión.

El lugar es también importante:

•El espacio dedicado para esta sesión, ya sea una sala de capacitación o sala de juntas, debe contar
con paredes amplias de preferencia de color blanco o en su defecto color claro.

•No seleccione un lugar con paredes que puedan maltratarse ya que estarán pegando tarjetas y
utilizando cinta adhesiva, tachuelas o chinches.

•El seleccionar un lugar fuera de las instalaciones de trabajo reduce considerablemente las
interrupciones.

•Programe suficiente tiempo para la sesión, inclusive dependiendo de la magnitud del proyecto
puede requerir varias sesiones durante varios días (entre medio día y hasta 5 días). Para darse una
idea, es posible crear el plan para un proyecto de seis meses en dos medios días. Dos medios días
pueden resultar mejor que un día completo de trabajo ya que la gente puede descansar y tener
nuevas ideas al día siguiente

•Se requieren, además del facilitador, uno o dos asistentes, dependiendo de la cantidad de
participantes, para registrar el trabajo realizado en alguna herramienta automatizada además de
comentarios, supuestos, pendientes por resolver o investigar, etc.

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La sesión

• Si el grupo está compuesto por personas que no han tenido relación entre si inicie la sesión con
alguna dinámica de grupo.

• Iniciar el plan del proyecto a través de la definición del alcance del proyecto es en un principio
difícil aún a pesar de que es el camino correcto, es recomendable iniciar definiendo los productos
del proyecto.

• Al inicio de la sesión habrá momentos de confusión mientras los miembros del equipo determinan
qué es lo que hay que hacer.

• Es posible que sea necesario que el facilitador necesite involucrar a los participantes realizando
algunas preguntas útiles como:

-¿Cuál es el producto final?

-¿Qué se necesita para crear este producto?

-¿Cuáles acciones son necesarias llevar a cabo antes de crear el producto?

• El facilitador proveerá a los participantes de tarjetas o post-its y marcadores o plumones. Los

participantes iniciarán una lluvia de ideas individual acerca de la respuesta a las preguntas anteriores
colocando cada cosa que consideren que debe llevarse a cabo en una tarjeta, una idea por tarjeta.
Para esta tarea el facilitador dará entre 15 a 20 minutos.

• Después cada miembro del equipo pegará sus tarjetas en la pared junto con las de todos los demás.

• Paso seguido entre todo el equipo revisan todas las tarjetas aclarando semántica, complementando
descripciones para que queden más claras y eliminan todas aquellas que consideren se encuentran
repetidas.

• Ahora agruparán las tarjetas por factores comunes y nombraran a cada grupo de tarjetas poniendo
el nombre del grupo en un post-it y separarán las tarjetas por grupos sobre la pared.

• Paso seguido buscarán sub-agrupar las tarjetas dentro de cada uno de los grupos definidos y así
sucesivamente.

• Pueden agregar todas las tarjetas nuevas que consideren para tareas/entregables que no habían
considerado.

Es posible medir la calidad de la sesión por el ruido generado por los participantes, deben de estar
discutiendo, debatiendo y llegando a consenso.Una buena sesión hace que participen todos los
miembros del equipo.El facilitador debe estar pendiente de personas que no estén participando
activamente o de aquellas que continuamente están distraídas e integrarlas nuevamente solicitando
sus ideas y opiniones.

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El asistente registrará información relevante en su computadora, si es posible y cuenta con una herramienta
automatizada (una que se utiliza en el mercado se llama WBS Chart Pro, pero puede ser cualquier paquetería
de MsOffice) capturará la estructura generada por el equipo, la EDT puede variar en múltiples ocasiones
durante la sesión así que no debe de capturar siempre toda la información sino que esperar a que el equipo
llegue a consenso y acuerdos. De igual manera debe registrar si detecta la existencia de riesgos, incidencias,
supuestos, consideraciones, tareas pendientes a llevar a cabo, etc. que comente el equipo.

La sesión COW termina cuando la pared está llena de post-its y la EDT está completa, al menos a un nivel 3
de detalle, pudiendo llegar algunas ramas a niveles 5 o mayores de detalle.

Para validar que la sesión haya sido exitosa es necesario que cada miembro del equipo observe y analice la
EDT resultante y luego hacerles las siguientes preguntas:

• Con esta información al nivel de desglose que llegaron, ¿les queda claro de que se trata el proyecto?

• ¿Pueden distinguir e identificar en que elementos del proyecto participan cada uno de ustedes?

• ¿Identifican la aportación de su participación en el éxito del proyecto?

• ¿Consideran que algo falta o sobra?

Será necesario profundizar en cada uno de los temas tocados por las preguntas en caso de que a algún
participante no le haya quedado claro algún punto.

Después de la sesión

• La planificación del proyecto no termina aquí, el asistente pule la EDT a través de la herramienta
automatizada utilizada y distribuye la información a los participantes.

• El equipo entonces, se reunirá nuevamente con apoyo del facilitador para crear el cronograma a
detalle del proyecto, estableciendo interdependencias entre actividades, recursos, estimaciones de
tiempo, riesgos, etc.

• Es importante recordar que el plan nunca está terminado, cambia constantemente hasta que le
proyecto termina.

• Esperen cambios y aprendan a vivir con ellos.

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 Las ventajas de esta técnica

Una sesión COW ofrece ciertas ventajas sobre la creación del plan directamente en una herramienta
automatizada:

• Genera sentido de propiedad en el equipo, visibilidad del alcance y la participación requerida en el

proyecto y, un alcance y plan de mayor calidad.

• El equipo se hace dueño del plan del proyecto, ya que ellos definieron los entregables, identificaron
tareas, su relación y su duración.

• No es necesario convencer al equipo sobre la viabilidad del mismo siempre y cuando “trabajen
arduamente”.

• Ayuda a que un grupo de personas que aún no está integrado se acoplen como equipo a través de
la creación de un plan que funcione.

¡Puntos muy importantes a considerar!

• El facilitador debe de trabajar con el equipo en la creación de un alcance y un plan realista, no

optimista. Creen un plan con el que sea posible vivir.

• Finalmente, los proyectos son exitosos cuando la gente trabaja en equipo.