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CRIA

CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes Plano de Preservação Digital CRIA - Centro de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes Plano de Preservação Digital CRIA - Centro de
CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes Plano de Preservação Digital CRIA - Centro de

Plano de Preservação Digital

CRIA - Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

CRIA - Centro de Recuperação e Integração de Abrantes AUTORES 13286 - Natércia Oliveira 13291 -
AUTORES 13286 - Natércia Oliveira 13291 - Tânia Pita 13310 - Mário Mineiro 2010
AUTORES
13286 - Natércia Oliveira
13291 - Tânia Pita
13310 - Mário Mineiro
2010

ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA DE ABRANTES INSTITUTO POLITÉCNICO DE TOMAR

Tecnologias de Informação e Comunicação

Plano de Preservação Digital

CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

13286 - Natércia Oliveira

AUTORES 13291 - Tânia Pita

13310 - Mário Mineiro

DOCENTES Francisco Lopes – ESTA/IPT Joaquim Pombo - ESTA/IPT CO-ORIENTADOR Dr a Vanda Grácio– Directora
DOCENTES
Francisco Lopes – ESTA/IPT
Joaquim Pombo - ESTA/IPT
CO-ORIENTADOR
Dr a Vanda Grácio– Directora Executiva/CRIA
2010

SUMÁRIO O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e Integração de Abrantes (CRIA) é um documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD) produzidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações com vista à preservação a médio/longo prazo desses sistemas, seja por razões administrativas, seja por razões históricas

PPD – Plano de Preservação Digital A todos o nosso sincero obrigado! Agradecimentos Agradecemos o

PPD Plano de Preservação Digital

A todos o nosso sincero obrigado!
A todos o nosso sincero obrigado!

Agradecimentos

Agradecemos o apoio das diversas pessoas do CRIA que forneceram as imprescindíveis informações para o levantamento de requisitos deste trabalho. Agradecemos ainda colaboração e orientações do Dr. Mário Sant'Ana, do Dr. Luís Corujo e da Dra. Clara Carvalho da Direcção-Geral de Arquivos e também aos professores Francisco Lopes e Joaquim Pombo, e ainda aos nossos colegas e amigos que de diferentes maneiras contribuíram para a conclusão deste trabalho.

III

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital R ESUMO As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital R ESUMO As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) estão

RESUMO

As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) estão cada vez mais presentes na sociedade actual. Associado a isso, a proliferação de documentos digitais nos meios mediados pelas novas tecnologias cresce rapidamente. No entanto, a contínua evolução desses meios pode tornar a informação rapidamente obsoleta. Assim, para que ela seja sempre acessível, torna-se necessário preservar não apenas o suporte, mas criar condições para que o hardware

e o software garantam o acesso ao suporte e respectivos documentos, a fim de que as

informações produzidas hoje possam ser acedidas futuramente, visto que são frutos da

produção social, cultural e científica da humanidade.

Este documento foi elaborado no âmbito da disciplina de Sistemas de Informação nas Organizações, e reúne diversa informação coligida (identificada pelos respectivos autores e/ou fontes) de forma a contextualizar as práticas de preservação digital e respectivo Plano de Preservação Digital, e a onde se aborda o estado da arte da preservação de objectos digitais na perspectiva da sua preservação de longo prazo. São enunciadas as práticas e as diversas estratégias tidas actualmente como as mais adequadas para se obviar à fragilidade física dos suportes e à vulnerabilidade do meio digital, assim como a perdas inerentes à preservação de recursos nos mais diversos meios e formatos. Assim, este documento está dividido em duas

partes principais: a primeira refere o estado da arte e exposição teórica da Preservação Digital

e

a segunda parte descreve o Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e

Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e Integração de Abrantes (PPD/CRIA) e respectivos anexos

Integração de Abrantes (PPD/CRIA) e respectivos anexos e ainda também como anexo o

protótipo de Regulamento de Conservação Arquivística do CRIA.

Palavras-chave:

Preservação Digital, Plano de Preservação Digital, PPD, Estratégias de preservação, Documentos de Arquivo Electrónico, DAE

IV

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital Í NDICE Introdução PARTE I 9 Preservação digital Estado

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital Í NDICE Introdução PARTE I 9 Preservação digital Estado da

ÍNDICE

Introdução

PARTE I

9

Preservação digital Estado da Arte Documentos digitais Âmbito da Preservação Digital O ciclo de vida do documento Estado da Situação A Europa e a Preservação Digital RODA Repositório de Objectos Digitais Autênticos Estratégias de Preservação Digital Os Metadados Formatos de preservação Considerações Transferência de Suporte Técnicas de Preservação Digital Tipos de Suportes de Armazenamento

10

11

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13

13

14

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15

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19

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30

13 14 15 15 16 19 19 23 24 25 27 29 30 Conclusão Bibliografia V

Conclusão

Bibliografia

V

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital PARTE II Plano de Preservação Digital 1. 1 1

PPD Plano de Preservação Digital

PARTE II

Plano de Preservação Digital

1.

1

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1

1

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36

38

39

46

58

Introdução

Âmbito

Valores

1.1. Objectivo

1.2.

1.3.

2.

Caracterização Geral do CRIA

2.1. Missão do CRIA

2.2. Organização do CRIA

Metodologia de Trabalho

3.1. Fase 1: Levantamento de requisitos

3.1.1. Requisitos

3.2. Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI

3.2.1. Sistemas de Informação do CRIA:

3.3.

3.4.

3.

Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI Fase 5: Planeamento da estratégia de preservação

3.5. 3.5.1. Procedimentos Práticos 3.5.2. Estratégias de Preservação 3.5.3. Armazenamento e Cópias de Segurança
3.5.
3.5.1. Procedimentos Práticos
3.5.2. Estratégias de Preservação
3.5.3. Armazenamento e Cópias de Segurança
3.5.4. Segurança
3.5.5. Implementação do PPD
3.5.6. Recomendações gerais
Considerações Finais
Anexos
5.1. Anexo 1 – Plano de Classificação Documental do CRIA
5.2. Anexo 2 – Regulamento de Conservação Arquivística
5.2.1. Apêndice I – Tabela de Selecção (Protótipo)
5.2.2. Apêndice II – Auto de Entrega e Guia de remessa
5.2.3. Apêndice III
5.3. Anexo 3 - Tabela de Selecção (Conservação Objectos Digitais)
5.4. Anexo 4 - Folha de Levantamento de Documentos Digitais
5.5. Anexo 5 – Glossário

4.

5.

VI

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital Í NDICE DE I LUSTRAÇÕES Esquema 1 - Ciclo

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital Í NDICE DE I LUSTRAÇÕES Esquema 1 - Ciclo de

ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES

Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento

14

18

Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010)

4

Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010)

10

20

Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros

22

24

22

Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação

25

Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD

9

Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos

10

4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos 10 VII Sistemas de Informação nas Organizações

VII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital   L ISTA DE S IGLAS E A BREVIATURAS

PPD Plano de Preservação Digital

 
L ISTA DE S IGLAS E A BREVIATURAS Administração de Sistemas de Software

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

Administração de Sistemas de Software

AdmSI

CENL

Conference of European National Libraries

CIFS/SMB

Server Message Block/Common Internet File System

CRIA

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

DAE

Documentos de Arquivo Electrónico

DGARQ

Direcção-Geral de Arquivo

MIT

Michigan Institute of Technology

MoReq

Model Requirements for the Management of Electronic Record

NEDLIB

Networked European Deposit Library

NFS

Network File System

OASIS

Open Archival Information System

OCLC

Online Computer Library Center

OD

Objectos Digitais

PCD

Plano de Classificação Digital

PPD

Plano de Preservação Digital

RODA

Repositório de Objectos Digitais Autênticos

SI

Sistemas de Informação

TI

Tecnologias de Informação

TIC

Tecnologias de Informação e Comunicação

de Informação TIC Tecnologias de Informação e Comunicação VIII Sistemas de Informação nas Organizações

VIII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital I NTRODUÇÃO O presente documento pretende explicar o que

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital I NTRODUÇÃO O presente documento pretende explicar o que é

INTRODUÇÃO

O presente documento pretende explicar o que é a preservação digital, e visa dar também uma linha de orientação e algumas recomendações para o Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, para que produza e dependa, em maior ou menor percentagem, de informação criada e mantida electronicamente. Essa orientação servirá para que a organização em causa possa tomar medidas que possam garantir as condições materiais

mínimas para preservar informação digital, durante o período pelo qual a organização dela necessite.

A invenção da escrita incutiu no homem a preocupação pela preservação dos artefactos

que resultam de processos intelectuais e criativos do ser humano. A preservação desses artefactos permite que gerações futuras possam compreender e contextualizar a história e a cultura dos seus povos. Os museus, as bibliotecas e os arquivos assumem neste contexto um papel determinante, responsabilizando-se pela preservação e longevidade desses artefactos. Actualmente a maioria da produção intelectual é realizada com o auxílio de ferramentas digitais. A facilidade com que o material digital pode ser criado e disseminado através das

redes de comunicação e a qualidade dos resultados obtidos são factores determinantes para a adopção deste tipo de ferramentas. Contudo, o material digital trás um problema estrutural que coloca em risco a sua longevidade. Embora um documento digital possa ser copiado infinitas vezes sem qualquer perda de qualidade, este exige a presença de um contexto tecnológico para que possa ser consumido de forma inteligível por um ser humano. Esta dependência tecnológica torna-o vulnerável à rápida obsolescência a que geralmente a tecnologia está sujeita.

obsolescência a que geralmente a tecnologia está sujeita. A obsolescência tecnológica não se manifesta somente ao

A

obsolescência tecnológica não se manifesta somente ao nível dos suportes físicos. No

domínio digital, todo o tipo de material tem obrigatoriamente de respeitar as regras de um determinado formato. Isto permite que as aplicações de software sejam capazes de abrir e interpretar adequadamente informação armazenada. À medida que o software vai evoluindo, também os formatos por ele produzidos vão sofrendo alterações.

É

bastante comum encontrar aplicações de software capazes de carregar os ficheiros

produzidos por versões anteriores dessa mesma aplicação. No entanto, essa capacidade raramente vai além das duas versões precedentes. Compreende-se assim que actualmente seja urgente a implementação de técnicas com o intuito de garantir a perenidade e a acessibilidade á informação digital, já que cada vez mais as organizações utilizam e dependem da informação digital que produzem. Denomina-se então por preservação digital o conjunto de actividades ou processos responsáveis por garantir o acesso continuado a longo prazo à informação e restante património cultural existente em formatos digitais. A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação. Ao longo dos últimos anos, foram criados muitos projectos e iniciativas que contribuíram para a construção da base de conhecimento que actualmente suporta o domínio científico da preservação digital. Desses projectos resultaram ideias, conceitos e estratégias que conduziram ao reconhecimento universal do problema e à elaboração de possíveis soluções.

IX

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital P RESERVAÇÃO DIGITAL A preservação digital segundo Thomaz e

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital P RESERVAÇÃO DIGITAL A preservação digital segundo Thomaz e Soares

PRESERVAÇÃO DIGITAL

A preservação digital segundo Thomaz e Soares (2004 Task Force on Archiving of Digital Information, 1996), preservação digital é a capacidade de manter a integridade e a acessibilidade da informação digital por longo prazo. Esta preservação da integridade e acessibilidade não se limita, apenas, a proteger a informação digital contra o acesso não autorizado, mas, também, contra o uso inadequado resultante da má interpretação ou má representação da informação por parte dos sistemas computacionais. No ambiente digital, encontra-se o termo preservação a longo prazo. Entende-se neste contexto, como longo prazo, o espaço de tempo determinado pelo acesso continuado aos recursos digitais ou à informação neles contidos por período indeterminado. Saramago (2004) entende que em ambiente digital, os recursos sofrem transformações cujos resultados nem sempre são fáceis de controlar. Por este motivo deve ser criado um histórico da mudança ao longo do tempo. Assim, compreende-se que preservação digital a longo prazo possa ser definida como aquela que tem por objectivo principal garantir que a autenticidade e integridade de documentos sejam recompostas. Actualmente, o software, o hardware e os suportes de armazenamento onde está reunido o conteúdo dos arquivos em geral, são constantemente substituídos por novas gerações que, no final, se tornam incompatíveis com suas predecessoras. Ao definir documento digital, Innarelli (2006) explica que é a informação registada, armazenada fisicamente em suportes digitais através de bits que podem ser visualizadas com o auxílio de microcomputadores e softwares específicos. Actualmente a sociedade de informação facilita a criação de uma quantidade de dados informações e documentos imensa, o mesmo acontece com a perda dessas informações, pois a humanidade ainda não tem prática e nem experiência para a memória electrónica/digital. Isso é apontado por Innarelli (2006): “a humanidade já está perdendo documentos digitais, pois as médias digitais como disquetes, CD’s, fitas DAT, entre outros, estão sendo consumidas pelo tempo e pela obsolescência [ ].” A preocupação pela preservação dos documentos digitais também é relatada por Rondinelli (2002), que considera os documentos electrónicos constantemente ameaçados pela fragilidade do suporte e pela obsolescência tecnológica. Nesse cenário, as todas as organizações são responsáveis por manter os documentos acessíveis a todos os que possam interessar.

Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010)
Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010)

X

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital E STADO DA A RTE As Tecnologias de Informação

PPD Plano de Preservação Digital

ESTADO DA ARTE

As Tecnologias de Informação (TI) são, actualmente, o principal suporte para a produção

e armazenamento de informação. A tecnologia é cada vez mais utilizada pelas organizações, facto que tende a aumentar. Informação de diversos tipos, seja ela de apoio à decisão, operacional, comprovativa, ou qualquer outra, é produzida e mantida electronicamente

dependendo de um sistema intermediário composto pelo software e hardware que contribuíram para a sua criação e, naturalmente, indispensáveis para recuperar e utilizar essa informação. Contudo é impossível ter acesso a recursos digitais sem assegurar a existência de sistemas de hardware e software compatíveis pois ao contrário do documento impresso, o documento electrónico para ser lido necessita de apoio tecnológico. A combinação destes factores torna impossível a sobrevivência dos recursos digitais sem uma atenção constante. Um texto digital não pode ser deixado ao abandono durante anos

e voltar a ser lido sem intervenção humana.

Todas as variáveis devem ser equacionadas face à mudança tecnológica:

A rapidez da mudança é uma característica das tecnologias da informação digital. Esta rapidez significa que todos os passos dados na busca da estabilidade e permanência estão também em risco de se tornarem obsoletos, até mesmo antes de serem adoptados.

Os regimes de propriedade intelectual encorajam privatizações de vários tipos, incluindo a restrição do acesso à informação, p. ex., através da criação de sistemas proprietários que permitem encriptar e esconder a informação a utilizadores que não estão autorizados a aceder ao sistema, até que a informação perca o seu valor comercial.

  

A quantidade de trabalho criado na forma digital ameaça ultrapassar as nossas práticas tradicionais de gestão.

O conjunto dos factores já apresentados ameaça atingir custos de gestão imprevisíveis.

Finalmente, a efemeridade da natureza dos meios de armazenamento e transmissão impõe a maior urgência na tomada de medidas

Contra esta lista de tendências impõe-se uma enorme expectativa. Existem padrões comportamentais no que diz respeito à preservação, permanência, e difusão. Estes valores emergem com grande vitalidade perante os riscos envolvidos na instabilidade do ambiente digital. Face aos novos desafios colocados pela Internet que, de igual modo, facilitam os acessos e os contactos entre instituições congéneres, é fundamental ou mesmo condição de sobrevivência pensar em termos de cooperação entre arquivos, bibliotecas, museus, grandes editores, produtores de informação em geral, criadores de software, etc. Os altos custos a ultrapassar, por um lado, e a distribuição generalizada dos recursos em redes, por outro, facilitam a emergência de parcerias. Para fazer face aos elevados custos da preservação deve, portanto, pré-existir discussão

e

consenso ao mais alto nível das instituições que pretendam levar a cabo a criação de

repositórios digitais. Entenda-se aqui por repositórios digitais, arquivos digitais que decidiram manter e preservar os próprios recursos acessíveis ou não a utilizadores externos.

XI

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital No entanto a rápida taxa de obsolescência tecnológica, inerente

PPD Plano de Preservação Digital

No entanto a rápida taxa de obsolescência tecnológica, inerente à indústria informática, levanta problemas críticos de preservação de informação operacionalmente indispensável à organização. Por isso a tarefa de preservação digital está longe de ser simples ou isenta de custos. A experiência constatada no terreno, pela DGARQ, identificou cenários prevalecentes em que a informação é produzida com carácter de utilização imediata sem serem consideradas necessidades operacionais sobre essa mesma informação a médio ou longo prazo. O resultado desta atitude resulta na perda, muitas vezes irreversível, de informação com consequências mais ou menos dramáticas para a instituição que a perdeu (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

DOCUMENTOS DIGITAIS

Documento é originário do termo latino documentum, derivado de docere, que tem o significado de ensinar. O termo evoluiu para o significado de prova e no início do século XXI, para o sentido moderno de testemunho histórico. Actualmente, com o desenvolvimento da internet, temos o documento digital e o digitalizado. Pode dizer-se que a diferença entre o documento digital e o digitalizado, é que o primeiro é produzido, gerado, criado no ambiente digital, enquanto o segundo é uma cópia digital de um documento original existente em outro suporte. A natureza dos documentos digitais está a permitir uma vasta produção e disseminação de informação no mundo moderno. É um facto que na era da informação digital se está a dar muita ênfase à criação e/ou aquisição de material digital, em vez de manter a preservação e o acesso a longo prazo aos acervos electrónicos existentes. Associado ao conceito de documento digital surge o de Objecto Digital (OD) é aquele que foi criado em computador, podendo ser original ou uma versão depois de ter sido convertido (ou digitalizado). O OD é a componente física do Documento de Arquivo Electrónico (DAE) ou do Sistema de Informação (SI), normalmente equivalente a ficheiros. O DAE é a entidade lógica que possui conteúdo, contexto e estrutura de forma a ter um significado específico. Um sistema de informação é uma estrutura aplicacional especializada na contenção e gestão de dados e/ou informação. (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

informação. (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010) C ARACTERÍSTICAS Os documentos digitais têm como

CARACTERÍSTICAS

Os documentos digitais têm como características básicas:

A virtualidade, derivada do facto do documento não ser directamente legível pelo utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediária que permita a sua descodificação e apreensão do seu conteúdo;

Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que são interpretados mediante a utilização da máquina;

A informação encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a ausência de uma fixação definitiva do conteúdo e estrutura do documento;

Só serão válidos se lhes forem associados, a informação sobre o sistema que os produziu e o seu contexto funcional;

A necessidade de atribuir-lhes elementos que permitam a sua contextualização funcional e orgânica dentro do fluxo documental. Todo o documento digital possibilita o acesso, recuperação da informação e a criação de espécies documentais diversificadas e complexas em relação aos documentos tradicionais.

XII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:  Documentos

PPD Plano de Preservação Digital

Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:

Documentos simples ou lineares: são aqueles que normalmente suportam informação registada sob uma única forma documentos textuais, gráficos e imagens;

Documentos não lineares: são documentos que integram informação proveniente de documentos de qualquer outro tipo. São disso exemplos os:

Documentos de texto que contêm folhas de cálculo ou parcelas retiradas de bases de dados;

Documentos com apontadores para outros documentos localizados remotamente;

Documentos dinâmicos com ligação à localização original, para que, sempre que são alterados na fonte essa alteração seja automaticamente reproduzida no documento;

Documentos com acções específicas pré-programadas que são executadas (sem intervenção humana) quando abertos;

Documentos hipertextos e multimédia que contêm ficheiros de som, texto e imagem.

Bases de dados: são um conjunto estruturado de informação que pode atingir elevados graus de complexidade, mediante a utilização das suas capacidades hierárquicas, relacionais, multimédia e de orientação para objectos.

Estes documentos tornam o seu manuseamento técnico e arquivístico complexo, essencialmente volátil e flexível, devido às suas características intrínsecas e extrínsecas, não sendo possível a sua transposição para qualquer outro formato além do digital. Para uma correcta avaliação dos documentos digitais, deve-se ter em conta a existência de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas.

documentos que exigem abordagens diferentes e específicas. Â MBITO DA P RESERVAÇÃO D IGITAL Os Documentos

ÂMBITO DA PRESERVAÇÃO DIGITAL

Os Documentos de Arquivo Electrónicos (DAE) são objectos discretos legíveis de forma equivalente aos seus similares em suporte papel, que são, neste caso, documentos obtidos através de ferramentas de produtividade (MS Word, Excel, PowerPoint, CAD/CAM, etc.) Os sistemas de informação podem conter ou gerir DAE. É o caso específico dos sistemas de gestão documental que integram um sistema baseado em bases de dados destinado a gerir, manipular e referenciar documentos produzidos e recebidos na organização. No contexto do presente documento apenas se irá tratar documentos de arquivo electrónicos geridos por sistemas específicos pelo que apenas serão referidos sistemas de informação (SI). (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

O CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Os documentos são produzidos, recebidos e mantidos a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas actividades. A gestão de documentos é composta por uma sequência de acções que devem rentabilizar recursos e garantir a fiabilidade e o eficaz acesso aos documentos. A produção, recepção e tramitação de documentos deve fazer-se através de várias etapas, a que correspondem acções específicas, nomeadamente: registo e classificação (nos

XIII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital momentos da recepção e da produção) de documentos, constituição

PPD Plano de Preservação Digital

momentos da recepção e da produção) de documentos, constituição de processos, encaminhamento, entre outros. Tendo como referência o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos produzidos e de valor probatório, são muito manipulados e consultados. Nesta fase os documentos digitais são normalmente mantidos em suportes magnéticos, disco duro, servidores ou em ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos são recuperáveis com um grau de rapidez elevado. Na fase intermédia ou semi-activa, os documentos são menos utilizados e a percentagem de recuperação diminui substancialmente. Nesta fase os documentos digitais são transferidos para suportes magnéticos ou ópticos, facilmente acessíveis. Na fase inactiva os documentos são armazenados em locais especificamente concebidos para esse fim, (com condições especiais de manutenção) em suporte magnético e óptico. As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migração documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas últimas fases, em virtude do elevado grau de desactualização dos suportes, formatos e aplicações informáticas. Neste caso impõe-se a migração periódica para novos suportes e aplicações informáticas actualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade e legalidade.

Eliminação ou

inicial, autenticidade e legalidade. Eliminação ou Transferência Arquivo Histórico Recepção ou Criação

Transferência

Arquivo

Histórico

Recepção ou

Criação

ou Transferência Arquivo Histórico Recepção ou Criação Selecção e Registo Avaliação Preservação
ou Transferência Arquivo Histórico Recepção ou Criação Selecção e Registo Avaliação Preservação
Selecção e Registo Avaliação Preservação Classificação Difusão Recuperação Fase Inactiva Fase
Selecção e
Registo
Avaliação
Preservação
Classificação
Difusão
Recuperação
Fase Inactiva
Fase Semi-Activa
Fase Activa
Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento

Integração

ESTADO DA SITUAÇÃO

Entre tantas novidades, a contemporaneidade trouxe-nos o aparecimento do documento digital. Nem todo o registo de informações que utiliza a electrónica para gravação e reprodução faz uso da tecnologia digital, ou seja, nem todo o documento electrónico é digital, como, por exemplo, os discos em vinil. De qualquer forma, os documentos digitais têm assumido cada vez mais uma posição de destaque em vários aspectos da vida contemporânea:

é o caso da fotografia digital ou dos ficheiros de imagens gerados no processo de digitalização de documentos em suporte papel. As disciplinas que utilizam documentos como matéria- prima de trabalho não poderiam deixar de ser afectadas pela presença do documento digital. É o caso da História, da Biblioteconomia e da Arquivologia, entre tantas outras. Um dos problemas que se apresenta desde logo, em função da existência dos documentos digitais é a sua preservação. Aqui cabe uma distinção entre os termos

XIV

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital preservação , conservação e r estauração . Segundo Muñoz

PPD Plano de Preservação Digital

preservação, conservação e restauração. Segundo Muñoz Viñaz, o termo conservação pode ser entendido num sentido restrito em oposição à ideia de restauração, ou seja, actividades para manter o original ou, num sentido mais amplo, significando a soma dessa primeira ideia e outras actividades possíveis relacionadas. O mesmo autor acredita que há uma confusão terminológica:

O sentido do conceito de preservação que se emprega neste trabalho engloba as diversas

acções que devem ser feitas para assegurar a integridade e o acesso aos documentos pelo maior prazo possível.

A EUROPA E A PRESERVAÇÃO DIGITAL

O NEDLIB 1 (networked European deposit Library), é um projecto iniciado por um comité permanente da Conference of European National Libraries (CENL) com financiamento do Programa de Aplicação Telemática da Comissão Europeia. Oito bibliotecas nacionais na Europa, um arquivo nacional, e as principais editoras fazem parte do projecto. A Biblioteca Nacional dos Países Baixos lidera o projecto. O NEDLIB pretende desenvolver uma estrutura arquitectónica comum e ferramentas básicas para construção de sistemas de repositório para publicações digitais. Porém seu principal objectivo é promover um melhor entendimento entre os pontos fortes e fracos de diferentes estratégias de preservação a longo prazo.

RODA REPOSITÓRIO DE OBJECTOS DIGITAIS AUTÊNTICOS (DGARQ/PORTUGAL) 2

Observado o ainda incipiente desenvolvimento da tecnologia e do mercado de preservação digital, entendeu a DGARQ assumir a tarefa de conceber, desenvolver e colocar em exploração uma infra-estrutura capaz de assegurar a preservação a longo prazo de documentos de arquivo electrónicos, viabilizando a utilização contínua daquelas fontes de informação, com suficientes garantias de fiabilidade. O RODA Repositório de Objectos Digitais Autênticos é resultado deste empreendimento.

Autênticos – é resultado deste empreendimento. Trata-se de um repositório idêntico, no seu âmbito de

Trata-se de um repositório idêntico, no seu âmbito de acção genérico, a outros repositórios de arquivo dependentes da DGARQ recolher, tratar, conservar, divulgar e facultar o acesso, nos termos da lei, ao património arquivístico. Distingue-se, naturalmente, pela natureza específica dos objectos de informação sobre os quais actua exclusivamente objectos digitais. Distingue-se, ainda, por uma certa noção de transversalidade relativamente à proveniência dos arquivos que aceita recolher, que nuclearmente congrega as competências do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, do Centro Português de Fotografia e dos Arquivos Distritais, no que especificamente respeita a objectos digitais. Esta convergência da preservação de arquivos digitais no RODA é uma opção de política determinada por factores de ordem pragmática e conjuntural, que aliam a escassez de competências técnicas específicas aos elevados custos de criação da uma infra-estrutura de preservação digital e, sobretudo, aos não menos elevados custos de gestão, permanente monitorização e actualização de todos os componentes do repositório. A evolução da conjuntura poderá ditar futuramente opções diferenciadas, nomeadamente no que à política de aquisições do RODA respeita.

A

par desta que é a sua vocação essencial preservar património arquivístico (digital) ,

o RODA admite prestar serviços de preservação digital de objectos de arquivo que não

1 http://www.dlib.org/dlib/september99/vanderwerf/09vanderwerf.html http://nedlib.kb.nl/

2 RODA - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09)

XV

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital integrem o património arquivístico . Por outras palavras, o

PPD Plano de Preservação Digital

integrem o património arquivístico. Por outras palavras, o RODA pode contratar a prestação de serviços de preservação digital de objectos aos quais o processo de avaliação arquivística não reconheceu valor secundário, mas para os quais há uma necessidade primária (administrativa, legal, científica ou outra) de acesso por tempo longo. Estas são, porém, situações de excepção a negociar caso a caso, com eventuais produtores interessados, e que não estão especialmente previstas no presente documento de política. (Henriques, Santos, Ramalho, Faria, Ferreira, & Rui, 2009)

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

O suporte físico da informação, o papel e a superfície metálica magnetizada desintegram-se ou podem tornar-se irrecuperáveis. Existem, ademais, os efeitos da temperatura, humidade, nível de poluição do ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular, as catástrofes naturais e a obsolescência tecnológica. A aplicação de estratégias de preservação para documentos digitais é uma prioridade, pois sem elas não existiria nenhuma garantia de acesso, confiança e integridade dos documentos a longo prazo. É fundamental que exista uma estratégia de preservação e protecção dos mecanismos de armazenamento e visualização de documentos, que sejam sustentáveis por um longo período, apesar da obsolescência da tecnologia. Existem para isso algumas estratégias de preservação digital, das quais podemos citar:

Preservação de tecnologia - Conservação e manutenção de todo software e hardware necessários a correcta apresentação dos objectos digitais;

a correcta apresentação dos objectos digitais;  Refrescamento - Transferência de informação de um

Refrescamento - Transferência de informação de um suporte físico para outro mais actual;

Emulação - Uma forma de superar a obsolescência de software e hardwares através do desenvolvimento de tecnologias para imitar sistemas obsoletos em gerações futuras de computadores;

Migração para suportes analógicos - Consiste na reprodução de um objecto digital em suportes analógicos tais como papel, microfilme ou qualquer outro suporte analógico de longa duração;

Actualização de versões - Consiste em actualizar materiais digitais produzidos por um determinado software através de regravação em uma versão mais actual do mesmo;

Conversão para formatos concorrentes - Trata-se de converter um objecto digital para um formato que necessariamente não tenha sido desenvolvido pela mesma empresa que elaborou o software proprietário no qual este foi produzido. Também está restrito a alguns tipos de objectos. Pretende resguardar conteúdos da descontinuidade dos softwares, ou seja, quando o software não passar por versões actuais;

Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização) - Adesão a padrões abertos estáveis e largamente utilizados ao criar e arquivar recursos digitais. Eles não estão presos a plataformas específicas de hardwares e software o que resguarda por algum tempo a mais o recurso digital da obsolescência tecnológica. Pode ainda ser auto imposto por instituições que produzem recursos digitais ou impostas por agências que os recebam;

XVI

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital  Migração a pedido - esta técnica foi proposta

PPD Plano de Preservação Digital

Migração a pedido - esta técnica foi proposta para evitar a deformação de objectos digitais originais. Então toda migração feita de um formato para outro partirá sempre do original, e não de uma versão que já foi actualizada;

Migração distribuída - trata-se do desenvolvimento e distribuição de conversores através da net que podem ser utilizados através de aplicações cliente. De acordo com Ferreira (2006) O Lister Hill National Center for Biomedical Communications possui um serviço web que converte objectos digitais de 50 formatos distintos para pdf. A Universidade do Minho está a desenvolver um serviço para disponibilização de várias centenas de serviços de conversão;

Encapsulamento - reunir em conjunto com o recurso digital e o que quer que seja necessário para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, software visualizador e arquivos específicos constituintes do recurso digital;

Identificadores permanentes são um meio de localizar um objecto digital mesmo quando sua localização muda;

Arqueologia digital - é resgatar recursos digitais que se tornaram inacessíveis pelo resultado da obsolescência tecnológica e/ou degradação, não é tanto uma estratégia em si mesma, mas uma substituição de materiais digitais que ficaram fora de um programa de preservação sistemática;

Metadados de preservação - a meta informação de preservação é responsável por reunir, junto do material guardado, informação detalhada sobre a sua proveniência, autenticidade, actividades de preservação, ambiente tecnológico e condicionantes

legais [

relacionadas com a preservação de materiais digitais. Ou seja, a meta informação de preservação é responsável por reunir, junto do material guardado, informação detalhada sobre a sua proveniência, autenticidade, actividades de preservação, ambiente tecnológico e condicionantes legais. (FERREIRA, 2006, p. 54) Vários modelos de metadados de preservação têm sido propostos por organizações internacionais. A Open Archival Information System (OAIS) constitui-se hoje um modelo de referência. De acordo com Arellano (2004), a estrutura conceitual da OAIS para metadados de preservação é utilizada por inúmeras organizações com o propósito de identificar seus elementos de metadados específicos, como por exemplo Cornell University, as

tem como objectivo descrever e documentar os processos e actividades

]

 Estratégias com foco no objecto físico/lógico;  Estratégias com foco no objecto conceptual.
 Estratégias com foco no objecto físico/lógico;
 Estratégias com foco no objecto conceptual.

Bibliotecas Nacionais da Austrália e da Nova Zelândia, Online Computer Library Center (OCLC), Michigan Institute of Technology (MIT) entre outras. Por tratar-se de um modelo referencial, não se constitui de uma implementação específica, mas delibera uma lista de condições de elementos que devem ser considerados no estabelecimento

de um projecto de preservação de qualquer tipo de documento, seja digital ou analógico. A escolha da estratégia de preservação deve ser fundamentada em vários factores como a qualidade e tipo do formato (de imagens, texto, multimédia), custo/benefício, ambiente computacional e programas. É então fundamental ter em atenção as mudanças a nível tecnológico para que se possam tomar medidas atempadamente evitando a perda de informação. Existem para isso várias técnicas ou estratégias, que podem ser utilizadas em conjunto, mas requerem um esforço de trabalho, pois não são automáticas e nem automatizadas, sendo necessário planear e analisar para se perceber a necessidade de utilizar algumas delas. Também é importante a observação das restrições legais que podem afectar a prática destas estratégias (KENNEY; RIEGER, 2000). As estratégias de preservação podem ser divididas em dois grandes grupos:

XVII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital No primeiro caso existe a preocupação de preservar a

PPD Plano de Preservação Digital

No primeiro caso existe a preocupação de preservar a informação nos seus formatos lógicos e/ou físicos originais. Pretende-se manter a tecnologia associada originalmente a estes objectos para garantir o acesso aos mesmos. Os defensores desta abordagem continuam a ter a opinião de que apenas desta forma se poderá, no futuro, experimentar o objecto digital preservado de forma fidedigna. Trata-se, sobretudo, da criação de museus de tecnologia. Contudo, a história da computação tem vindo a demonstrar que qualquer plataforma tecnológica, mesmo a mais popular, acaba inevitavelmente por se tornar obsoleta, acabando frequentemente por desaparecer sem deixar qualquer rasto. Este tipo de estratégias introduz dificuldades ao nível da gestão do espaço físico, manutenção e custo de operação, tornando-as inadequadas para aplicação a longo prazo. Outras desvantagens assinaláveis deste tipo de estratégias têm a ver com o facto do acesso à informação ficar confinado a apenas alguns locais físicos do globo e com condicionalismos acrescidos ao nível da reutilização de informação. A abordagem da preservação digital com foco no objecto conceptual consiste na preocupação em preservar as características essenciais dos objectos digitais de uma forma independente do hardware e do software. Dentro dos dois grandes grupos de estratégias de preservação digital apresentados, podem ainda ser particularizadas estratégias de preservação digital que tomam diferentes caminhos para atingir o mesmo objectivo. Estas estratégias podem ser organizadas num mapa bidimensional posicionando no seu extremo esquerdo as estratégias centradas na preservação do objecto físico/lógico e no extremo oposto as estratégias centradas na preservação do objecto conceptual. No eixo vertical, as diversas estratégias são dispostas mediante o seu grau de especificidade, isto é, se são estratégias apenas aplicáveis a uma dada classe de objectos digitais ou se tratam de estratégias genéricas, passíveis de serem administradas a qualquer classe de objectos digitais.

Aplicação Refrescamento genérica Encapsulamento Maquina virtual universal Pedra de Rosetta Emulação
Aplicação
Refrescamento
genérica
Encapsulamento
Maquina virtual
universal
Pedra de
Rosetta
Emulação
Normalização
Aplicação
Preservação de
Migração
específica
tecnologia
Preservação do objecto
físico/lógico
Preservação do objecto
conceptual
Esquema 2 - Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado)
- Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado) Algumas estratégias para preservar documentos digitais

Algumas estratégias para preservar documentos digitais foram pensadas e subsistem simultaneamente em algumas organizações com o objectivo de se ter como garantia o acesso ao documento.

XVIII

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PPD – Plano de Preservação Digital Rodrigues (2003) cita como uma das primeiras estratégias que

PPD Plano de Preservação Digital

Rodrigues (2003) cita como uma das primeiras estratégias que foram utilizadas pelas organizações, a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de ser utilizada ainda hoje na prática de algumas empresas, parece-nos estar em declínio, primeiro pela obsolescência rápida dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante. Outra opção que chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em discussão, foi a da impressão no papel. Várias instituições começaram a imprimir seus documentos como forma de garantir a longevidade de seus documentos.

A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada

apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, podemos encontrar organizações que recorrem a essa estratégia. (RODRIGUES, 2003, p.55) Conhecer o próprio conceito de formato de arquivo, incluindo os conceitos de especificação, versão e características adequadas para a preservação por longos períodos é uma condição sine qua non para o sucesso num programa de preservação digital.

É preciso frisar que o uso de formatos de arquivos adequados para a preservação não

precisa ocorrer desde a criação dos documentos digitais, apesar de ser desejável. Muitos documentos digitais serão criados de acordo com o software correspondente a um determinado formato de arquivo, mesmo que esse não seja adequado para a preservação por longos períodos. Será difícil convencer uma instituição a utilizar somente determinados formatos de arquivo com base no argumento da preservação do documento digital. Até porque a imensa maioria dos documentos não necessita de ser guardada permanente. Estima- se que entre 90 e 95% dos documentos de uma organização não são guardados permanente. Por outro lado, aquela pequena fatia de documentos que deve ser preservada para a posteridade pode ser migrada para um formato com as características adequadas para a preservação.

com as características adequadas para a preservação. O S M ETADADOS Uma parte importante em todas

OS METADADOS

Uma parte importante em todas as estratégias de preservação digital é a criação e uso de metadados, uma vez que as estratégias estão baseadas na conservação de software e hardware, emulação ou migração, como um meio para garantir a autenticidade, registar a gestão de direitos e colecções de dados, e para a interacção com recursos de pesquisa. Os metadados informam as partes importantes do objecto digital e indicam a sua localização. Os metadados de preservação são uma forma especializada de administrar metadados que podem ser usados como um meio de guardar a informação técnica que suporta a preservação dos objectos digitais. Os metadados para preservação visam apoiar e facilitar a retenção a longo prazo da informação digital.

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO

Este é um conceito prosaico e com o qual quase todas as pessoas lidam nos seus dias. E, pelo mesmo motivo, ou seja, por ser largamente utilizado, apresenta vários sentidos, dependendo de quem o interpreta e utiliza. O resultado é um conceito “fácil”, todos sabem o que é, todos podem dizer o que é e, consequentemente, fica cada vez mais difícil defini-lo com precisão. No caso do conceito de documento, no âmbito dos pesquisadores da área de Documentação e Ciência da Informação entende-se a dificuldade da sua definição.

XIX

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PPD – Plano de Preservação Digital O formato em que os documentos devem ser armazenados

PPD Plano de Preservação Digital

O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema

controverso a nível internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de produção documental ou proceder a conversão dos documentos para formatos normalizados como:

SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext Markup Language), SQL (Strutured Query Language) ou outros.

O problema coloca-se a nível da transferência de documentos. A opção pelos formatos

standards, permite uma maior interoperabilidade e potabilidade entre diferentes sistemas, mantendo-se inalterada a estrutura do documento. Ao adoptarem-se formatos de origem proprietária (comerciais), pode pôr-se em causa a estrutura do documento e o aumento do

seu custo de operatividade.

A dúvida que surge é, se será mais vantajoso manter os documentos no seu formato

proprietário e proceder a actualizações periódicas, ou si se deve adoptar formatos normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta pergunta dependerá da política arquivística implementada pelo organismo ou instituição na

execução dos seus objectivos. Não restam dúvidas que a utilização de arquitecturas abertas e formatos standards representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade:

Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrónicos;

Permanece em utilização mais tempo que o software comercial e permitem maiores intervalos entre migrações de documentos electrónicos para novos formatos.

Ao optar-se por formatos standards, terá que se avaliar qual será o mais adequado em relação a tipologia do documento (texto, gráfico, multimédia e outros). Com o objectivo de definir com a maior precisão e clareza possível o conceito de Formato de Arquivo, retratam-se de seguida alguns dos conceitos mais fundamentais.

Figura 2 - Abstracto de tecnologia analógica (fonte: Google Imagens)
Figura 2 - Abstracto de tecnologia
analógica (fonte: Google Imagens)

XX

DIGITAL E ANALÓGICO

A utilização do termo digital é bastante moderna na humanidade, pelo menos na acepção que aqui nos interessa, ou seja, a que tem sido utilizada em tecnologia electrónica e informática. Um aspecto fundamental desse termo refere-se a uma nova maneira de registar e representar informações. Os primeiros artefactos electrónicos que o homem criou utilizavam exclusivamente o que agora chamamos de tecnologias analógicas, contrapondo-se às actuais tecnologias digitais. Alto-falantes utilizados em qualquer equipamento de som, como as caixas de som do computador, são um bom exemplo de tecnologia analógica. O som produzido por esses equipamentos é o resultado do movimento mecânico de electroíman, as características sonoras como os graves e agudos e a altura do som são o resultado de milhares de movimentos mais ou menos intensos; ocorre uma miríade de movimentos.

Actualmente, apesar de ainda utilizarmos a tecnologia analógica em muitos equipamentos, como no exemplo acima,

a maioria dos circuitos internos de qualquer equipamento electrónico processa sinais no modo digital. Em oposição à miríade de opções exemplificada acima, há um número finito de opções: zeros e uns. Apesar do exemplo dado no universo dos equipamentos sonoros, sem

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PPD – Plano de Preservação Digital dúvida, a maior aplicabilidade da tecnologia digital está no

PPD Plano de Preservação Digital

dúvida, a maior aplicabilidade da tecnologia digital está no âmbito da informática: armazenar e processar informações representadas pelos números zero e um.

CODIFICAÇÃO BINÁRIA

O princípio fundamental do uso de tecnologia digital no universo da informática é o de converter as informações utilizadas na linguagem humana como o nosso sistema de escrita e numeração em códigos formados por grupos de números binários: somente o número zero e o número um. Naturalmente, o número de dígitos necessários para representar essas informações dependerá da complexidade das informações a serem representadas. Os computadores actuais além de outros dispositivos digitais trabalham, actualmente, com códigos de 64 dígitos ou mais. Essa quantidade de códigos permite armazenar uma grande quantidade de informações. Muito além dos caracteres de nossa linguagem (em qualquer idioma), é possível representar as cores utilizadas numa imagem (em cada minúsculo ponto), os sons de uma música ou a fala humana, isso sem mencionar os códigos internos, que possuem significado somente para os circuitos, como os comandos dos microprocessadores ou endereços de memória.

FORMATO DE FICHEIRO

No seu nível mais baixo os objectos digitais são sequências de zeros e uns que representam dados codificados. Diferentes Formatos de Ficheiro especificam como esses códigos representam o conteúdo intelectual criado por um autor de um objecto digital. A definição chama a atenção para o facto de que qualquer formato de ficheiro especifica como um determinado conteúdo está estruturado. O termo técnico associado ao “como” da definição anterior chama-se especificação. Sobre esse termo: “Uma definição completa de formato de ficheiro tem de incluir o conceito de especificação, o qual em si pode ser definido como os requisitos estruturais de um ficheiro. Os “requisitos estruturais de um arquivo” referem-se à estrutura em que os códigos digitais estão organizados para cada tipo de ficheiro (formatos de ficheiro). Essa estrutura extrapola em muito os códigos utilizados para representar o conteúdo de um ficheiro, seja ele texto, imagem, som ou outro qualquer. Além do conteúdo, muitas outras informações são necessárias.

do conteúdo, muitas outras informações são necessárias. C LASSIFICAÇÃO DE F ORMATOS DE F ICHEIRO Uma

CLASSIFICAÇÃO DE FORMATOS DE FICHEIRO

Uma primeira classificação de formatos de ficheiros pode ser feita com base no tipo de software utilizado para produzir os ficheiros que serão gravados em algum tipo de suporte de acordo com a especificação do formato. Por exemplo o formato de ficheiro Write seria do tipo Texto, pois é originado através de um aplicativo para edição de textos, no entanto essa classificação poderá não ser assim tão linear porque podemos falar em imensos aplicativos que produzem predominantemente texto. Isso ocorre mesmo em formatos de ficheiros aparentemente exclusivos para certos conteúdos. Um exemplo é o formato de ficheiro MP3 feito especialmente para registo de sons em geral. No entanto é possível incorporar no arquivo em formato MP3 legendas de texto para as músicas gravadas. Um outro exemplo poderá ser o que se refere ao formato GIF, concebido para imagens fixas, apesar de existir o chamado GIF animado, que pode agrupar imagens em movimento. Assim, pode-se falar de vários formatos de ficheiro para os tipos de conteúdos

XXI

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PPD – Plano de Preservação Digital Tipo predominante de conteúdo Exemplos de formatos de arquivo

PPD Plano de Preservação Digital

Tipo predominante de conteúdo

Exemplos de formatos de arquivo

Texto Imagens fixas Imagens 3D Áudio Imagens em movimento

RTF, Open Office, ODF, DOC, AmiPro, PDF, etc. BMP, GIF, JPG, TIFF, etc CAD, BIFF, X4D, etc. WAV, KAR, MP3, MP4, etc. AVI, MOV, MPEG, SWF, etc.

Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo

Note-se que na tabela acima os exemplos de formatos de ficheiros são nomeados pela extensão do nome do ficheiro em ambientes de computadores pessoais (Windows, MacOS e outros). A tabela acima não é exaustiva mas apenas ilustrativa; no sítio Wotsit.org 3 é possível consultar uma relação bem mais completa de especificações de formatos.

. . . Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros compressão de documentos electrónicos é
.
.
.
Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros
compressão
de
documentos
electrónicos
é
utilizada
no
de
Redução do espaço ocupado nos suportes;

Versões de Formatos de Arquivo

Neste ponto é essencial chamar a atenção para um detalhe técnico extremamente importante: formatos de arquivo possuem, geralmente, diferentes versões. Desde a primeira versão de um software, várias modificações e aperfeiçoamentos são implementados. Por exemplo, em editor de texto pode não permitir o uso de imagens junto ao documento textual; mas, a partir de uma nova versão, esse recurso passa a ser possível. Assim, haverá modificações na especificação original do formato de arquivo para que seja possível armazenar imagens nos arquivos. Algumas versões novas de um mesmo formato de arquivo podem ser consideravelmente diferentes da versão anterior, além da própria frequência com que surgem novos formatos. Versões de formatos de arquivo tendem a ter vida curta em função de interesses comerciais das pessoas que desenvolvem o software. As aplicações de software geralmente não permitem facilidades de importação para todas as versões anteriores de formatos de formatos de ficheiro.

e

Compressão

A

armazenamento

transferência de informação, possibilitando:

3 http://www.wotsit.org

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PPD – Plano de Preservação Digital  Redução do tempo de transmissão dos documentos. A

PPD Plano de Preservação Digital

Redução do tempo de transmissão dos documentos.

A compressão é um processo desejável mas não isento de riscos, uma vez que pode

ocasionar perdas de informação, que variam de acordo com o esquema algorítmico utilizado (ex: JPEG - Joint Photographs Experts Group, MPEG - Movie Photographs Experts Group e outros).

Para se proceder à compressão há que avaliar o risco de perda de informação. Será aceitável, uma maior ou menor perda de informação de acordo com o maior ou menor valor arquivístico atribuído ao documento.

CARACTERÍSTICAS ADEQUADAS PARA PRESERVAÇÃO

A definição de quais são as características mais relevantes que um determinado formato

de ficheiro deve possuir para que seja considerado como indicado para guardar por longos períodos é essencial. Uma das características específicas que tem sido apontada como extremamente importante para fins de preservação por longos períodos é o acesso público à especificação do formato de ficheiro.

O formato de ficheiro possui uma especificação, mas essa não é, necessariamente, de

acesso público. As vantagens por trás da utilização de formatos de ficheiro abertos evidenciam-se por se poder prever a necessidade de desenvolvimento de softwares para leitura desses documentos no futuro. O trabalho de desenvolvimento pode ser até mesmo inviável caso não se conheça os detalhes técnicos de determinado formato de arquivo. O TIFF (Tagged Image File Format) é um bom exemplo de especificação de formato de ficheiro aberto; na verdade, em função de sua popularidade, existem vários grupos de discussão sobre esse formato, como o LibTiff Mailing List.

sobre esse formato, como o LibTiff Mailing List . No extremo oposto aos formatos de ficheiro

No extremo oposto aos formatos de ficheiro abertos, encontramos os formatos

proprietários, como aqueles da família Microsoft Office: .doc, .xls e outros. Empresas como a própria Microsoft têm sentido a pressão pela abertura de suas especificações; nesse sentido, têm surgido possíveis soluções como o uso da linguagem XML na gravação dos ficheiros.

A

criação de normas oficiais para formatos de ficheiros traz a vantagem de impor uma

especificação fixa, que pode incluir modificações a partir da versão original, neste caso, estas têm de ser documentadas adequadamente.

CONSIDERAÇÕES

É preciso chamar a atenção para a importância de informar o contexto do objecto digital a ser gravado (e preservado) para que, dessa maneira, futuros utilizadores possam entender o ambiente tecnológico no qual ele foi criado. A preservação dos documentos continua a ser determinada pela capacidade de o objecto servir às utilizações que lhe são imputadas, às suas atribuições que garantem que ele continue a ser satisfatório às utilizações posteriores. Mas, no caso específico dos documentos em formato digital, a preservação dependerá principalmente da solução tecnológica adoptada e dos custos que ela envolve. (Arellano,

2004)

Como se pode verificar pelo exposto anteriormente, são várias as estratégias que estão a ser estudas e avaliadas com o objectivo de se conseguir uma solução a longo prazo para a preservação de documentos digitais. Este esforço é justificado pela importância que a informação cada vez mais exerce na sociedade. Acredita-se que as estratégias como a emulação e o encapsulamento são ainda demasiado caras e difíceis para se manter, já que exigem um maior investimento tecnológico, além de especialistas comprometidos com o processo da representação estrutural e detalhes da interpretação do documento pelos softwares e hardwares. Já a Preservação da tecnologia

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PPD – Plano de Preservação Digital (preservar hardware) mostra-se inviável, sobretudo no que diz respeito

PPD Plano de Preservação Digital

(preservar hardware) mostra-se inviável, sobretudo no que diz respeito ao acesso restrito à informação que pode ser consultada somente no local físico onde estão os hardwares preservados. Dentre as actuais estratégias utilizadas, apresentadas neste trabalho, a que nos parece mais viável e confiável para ser implantada seria a migração. Por ser uma técnica mais utilizada por organizações com grandes acervos, a probabilidade de desenvolvimento para se alcançar os objectivos de preservação digital a longo prazo aparenta ser maior, além do foco ser o conteúdo e não apenas o suporte. A preservação a longo prazo de documentos digitais, no entanto, é um tema complexo, com questões ainda não definidas. Cabe ressaltar que apesar da existência de várias estratégias, e que algumas possam ser mais viáveis que outras, ainda não há provas conclusivas que comprovem a eficácia de nenhuma delas para longo prazo, sobretudo no que diz respeito à perda de informação. (Costa de Deus & Jorge, 2008).

TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE

Há que se fazer uma distinção entre documentos digitais criados digitalmente e aqueles criados a partir da digitalização de documentos tradicionais. A digitalização, actualmente, é um processo que se aplica para praticamente todos os géneros documentais: imagem, som e texto.

Por informação digital, o objecto de aplicação da Preservação Digital, ou material digital,

entendem-se tanto os documentos que foram convertidos do suporte analógico para o digital

(digitalizado), quanto os que já foram produzidos neste meio. A não existência de um consenso quanto ao uso das técnicas e procedimentos, bem como a multiplicidade de formatos justifica o facto de que cada vez mais cresce o número de organismos preocupados com a preservação de acervos digitais, principalmente no que diz respeito à acessibilidade. Uma outra questão pode ser colocada no que diz respeito a alguns conteúdos veiculados na rede tais como as páginas e sites. Estes ficam, na maioria das vezes, de fora das políticas de preservação, bem como ainda não se tem na literatura conteúdos que abordem o tema sem que seja de forma

Figura 4 - Transferência de Suporte (fonte: http://www.technicalauthorsgroup.com/) transferência de suportes -
Figura 4 - Transferência de Suporte
(fonte: http://www.technicalauthorsgroup.com/)
transferência
de
suportes
-

XXIV

ainda bastante superficial.

A

microfilmagem, digitalização, fotografia - têm um papel fundamental uma vez que é através destas aplicações tecnológicas que se conseguem as melhores medidas para neutralizar os potenciais factores de degradação dos documentos, o manuseamento, e simultaneamente se garante a melhor forma de acesso e disponibilização ao património. A transferência de suportes - microfilmagem, digitalização e fotografia - exigem por parte dos Arquivos acções

prévias de organização, descrição, catalogação, indexação e a preparação física da documentação para se realizar a captura, armazenamento, recuperação e disponibilização com a qualidade necessária e para se garantir o respeito pela integridade do documento e a recuperação da informação no novo suporte. (DGARQ, 2008)

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PPD – Plano de Preservação Digital P ORQUÊ TRANSFERIR DE SUPORTE ? Embora se possam

PPD Plano de Preservação Digital

PORQUÊ TRANSFERIR DE SUPORTE?

Embora se possam tomar medidas para evitar ou diminuir a velocidade de deterioração, poucas instituições têm a capacidade para suportar, em termos de encargos, o trabalho intensivo e os processos dispendiosos necessários à conservação dos seus documentos. Preservar o conteúdo intelectual, transferindo-o para um suporte mais durável (transferência de suporte) é, algumas vezes, a única coisa que se pode fazer e, na maior parte dos casos, acaba por ser mesmo a única coisa que é necessário fazer. (Adcok & Cabral, 2004)

DOCUMENTOS EM HTML E WEBSITES

Não se menciona nas estratégias citadas anteriormente, a questão dos documentos em rede, e dos documentos ou das páginas de sites na web, que também se figuram como documentos digitais. Sobre a preservação deste tipo de documentos em especial a literatura é extremamente escassa. Porém sobre documentos digitais mais convencionais é possível encontrar diversas estratégias que têm vindo a ser postas em prática.

TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

Apesar de todas as técnicas já desenvolvidas, nenhuma parece ser completa o suficiente para garantir a preservação e acessibilidade dos documentos digitais, talvez o uso concomitante de algumas delas. Baseados no levantamento bibliográfico construímos o seguinte quadro das estratégias de preservação digital, suas descrições, vantagens e desvantagens:

Nome Vantagens Desvantagens Preservação de  Conservação mantém a funcionalidade e interface do original 
Nome
Vantagens
Desvantagens
Preservação de
 Conservação mantém a funcionalidade e interface
do original
 Necessidade de um espaço físico
tecnologia
 Conservação retarda o tempo quando outras
estratégias de preservação são exigidas
 Alto custo com a manutenção de equipamentos
e software obsoletos
 Restrição no acesso
 Fidedignidade ao objecto digital preservado
 Só viável como estratégia de curto ou médio
prazo
 Suporte técnico e facilidade de acesso vão
desaparecendo num relativo curto espaço de
tempo
Refrescamento
 Garantia da integridade física do suporte do
objecto digital
 Não garante acessibilidade por não tratar da
obsolescência do software
 Pré-requisito para o sucesso de outras estratégias
de preservação
Emulação
 Recria a funcionalidade e interface do original
 Evita repetidos custos com a migração
 Necessidade de desenvolvimento de softwares
emuladores cada vez mais potentes
 Importante na preservação de softwares
 Capaz de reproduzir parcialmente as
funcionalidades e interfaces dos sistemas
originais
 Problemas de direitos autorais de softwares
proprietários
 Pressupõe que futuros usuários conheçam o
funcionamento dos softwares já obsoletos
Actualização de
versões
 Adia a necessidade de utilizar estratégias mais
elaboradas de preservação digital
 Não é rotineiramente oferecido por todos os
fornecedores
 As novas versões são oferecidas por um crescente
número de fornecedores
 Só tem valor de curto e médio prazo
 Mesmo quando existem versões actualizadas não
se pode presumir que dure indefinidamente
 A disponibilidade depende da procura de
mercado que é volátil, e consequentemente pode
cessar sem aviso prévio
Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação (adaptado Digital Preservation Coalition 2007)
(Continua na página seguinte…)

Sistemas de Informação nas Organizações

XXV

PPD – Plano de Preservação Digital Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização) 

PPD Plano de Preservação Digital

Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização)  Adiamento do tempo em que as
Adesão a padrões
(inclui a técnica de
normalização)
Adiamento do tempo em que as estratégias de
preservação mais onerosas serão necessárias
Simplificar e diminuir custos das estratégias de
preservação de longo prazo
 Depende da disposição de criadores das suas
habilidades para respectivamente compartilhar
ou mudar a versão do arquivo
Pode simplificar a migração e adquirir economias
em escala na migração de itens similares
 Padrões estáveis não são viáveis para alguns
formatos
Pode beneficiar criadores tanto quanto a
preservação a longo prazo. Ajuda a compartilhar
alguns dos esforços sobre o ciclo de vida dos
recursos
 Padrões estáveis são sujeitos a serem alterados
nas actualizações
 Alguns produtores de software não documentam
bem o seu próprio padrão e ou prejudicam a
conversão para um padrão aberto
A
adesão a padrões facilita todas as outras
estratégias de preservação digital
A
padronização de formatos abertos promove a
interoperabilidade entre sistemas de hardware e
software distintos
Migração para
suportes analógicos
Material não fica mais vulnerável á obsolescência
tecnológica
O
custo da conversão é único
 Unicamente possível para objectos digitais que
possuam uma representação aproximada em
suportes analógicos
Garantia de acessibilidade por longos períodos
devido á durabilidade do suporte
 Perda da funcionalidade da fonte digital
Funciona como estratégia interina de preservação
enquanto são desenvolvidas estruturas para a
preservação digital mais apropriadas
 Viáveis apenas para documentos que não
utilizam grandes recursos e funcionalidades da
tecnologia digital
Restrição quanto ao acesso
Necessidade de espaços físicos adequados
 Não viável para fontes digitais mais complexas
onde a perda da funcionalidade poderia diminuir
ou destruir a usabilidade ou integridade da fonte
 Perda das vantagens da tecnologia digital
principalmente na eficiência do uso do espaço
 Custos com a conversão para padrões e arquivo e
armazenamento em condições de arquivamento
Conversão para
formatos
Quando os fabricantes mantêm uma
compatibilidade numa versão actual
 Muitos fabricantes descontinuam um software
impossibilitando o uso da técnica
concorrentes
Migração a pedido
Uma vez criado o módulo capaz de ler as propriedades
do formato de origem é apenas necessário desenvolver
codificadores específicos para cada formato de saída
Será necessário manter por um longo um largo
período conjunto de conversores para garantir a
capacidade de conversão
Identificadores
Criticamente importante para ajudar a estabelecer
Não existe um sistema simples aceito por todos
permanentes
a
autenticidade de um recurso
Permite o acesso a um recurso mesmo que a sua
localização seja alterada
Os altos custos de estabelecer ou utilizar uma
solução deste tipo
Supera problemas causados pela natureza instável
das URL’s
È dependente da continuidade de manutenção do
sistema de identificador permanente
Permite interoperabilidade
Migração distribuída
Deixa transparente ao utilizador as
especificidades de conversor e plataforma
Poderá não ser adequada a todos os contextos
Redundância garante a fidedignidade
Multiplicidade de arquivos implica a utilização de
muito espaço (bytes)
Vários caminhos de migração não restringem o
uso de conversores
Esta técnica pode ser associada a outras técnicas
Transferência de arquivos através da internet de
um grande volume de informações implica custos
altos
A
criação de uma rede global de conversores
poderá conduzir a uma redução generalizada dos
custos de preservação
Exige largura de banda, segurança de dados, e
utiliza muito tempo para a transferência de dados
Encapsulamento
Garantir todo o suporte informacional requerido
para o acesso e manutenção
Pode potencialmente superar algumas das
maiores desvantagens de estratégias alternativas
Pode produzir grandes arquivos com duplicação
através da colecção a menos que estejam com
hiperligações
Fornece meios úteis de focar a atenção naqueles
elementos que são necessários ao acesso
O software encapsulado está ainda aberto à rápida
obsolescência tecnológica
Arqueologia digital
Existe um crescente número de especialistas a
oferecer este serviço. Tem-se mostrado
tecnicamente possível para recuperar uma vasta
quantidade de informação de formatos
danificadas ou obsoletas
Muito mais caro a longo prazo que utilizar
estratégias de preservação digitais
Não é interessante se a informação a recuperar
não tiver uma relação custo/benefício que a
justifique
Há possibilidade de materiais serem perdidos por
não justificarem os custos a serem investidos
Há risco de que algum material não seja
recuperado com sucesso
Pedra da Roseta
Digital
Tecnologia que independente de plataforma de
hardware e software
Tecnologia ainda não desenvolvida
completamente
Metadados de
Existe um modelo que possui grande aceitação em
vários continentes (OAIS)
Preservação
Não preserva o próprio documento, mas
descrições a respeito do mesmo
Sistemas de Informação nas Organizações
XXVI
PPD – Plano de Preservação Digital T IPOS DE S UPORTES DE A RMAZENAMENTO A

PPD Plano de Preservação Digital

TIPOS DE SUPORTES DE ARMAZENAMENTO

A tecnologia da digitalização é uma poderosa e flexível ferramenta de armazenamento, preservação e acesso aos documentos. A gestão digital de documentos converte as informações para o formato digital; funciona com recurso a software e hardware específicos, utilizando em geral, suportes ópticos para armazenamento. Pode-se dizer que um sistema de gestão de documentos digitais utiliza as TI para captar, armazenar, localizar e gerir versões digitais da informação. Os suportes digitais têm vindo a causar uma grande mudança nos sistemas de informação. As organizações tiveram que se adaptar a novas estruturas tecnológicas o que, de certa forma, constitui a grande transição da preservação. O armazenamento de informação é feito com recurso a dois itens importantes: os Dispositivos, Unidades ou Periféricos de Armazenamento e os Suportes de Armazenamento ou de Informação.

Os suportes de armazenamento são utilizados com a finalidade de guardar dados/ informação permanentemente ou de forma semi-permanente. Estes suportes, dependendo da tecnologia de leitura e escrita dos dados, são classificados como magnéticos, semicondutores ou ópticos. Por outro lado, de acordo com o tipo de informação que se pretende guardar, é necessária a utilização de uma maior ou menor capacidade de armazenamento.

Os suportes magnéticos utilizam teorias electromagnéticas que estão associadas a partículas que proporcionam a gravação e leitura de dados como as bandas magnéticas e os discos rígidos. Relativamente à banda magnética, esta é mais precisamente uma fita plástica coberta de material possível de magnetizar e pode ser utilizada para guardar informações analógicas ou digitais como áudio e vídeo. Falando agora do disco rígido, uma unidade de disco rígido é composta por vários discos e os dados são gravados nas suas superfícies. O disco rígido é composto por pistas, sectores e cilindro. O tempo de acesso ao disco depende do tempo da procura, da comutação das cabeças e do atraso rotacional.

procura, da comutação das cabeças e do atraso rotacional. Os suportes semicondutores surgiram nos anos 80

Os suportes semicondutores surgiram nos anos 80 com a invenção de uma nova tecnologia de memória por parte da Toshiba a memoria Flash. A partir dai houve uma grande evolução neste tipo de suporte e hoje em dia é o dispositivo de armazenamento preferido e mais utilizado. Isto porque, para além da facilidade de transporte e armazenamento de dados também é muito mais resistente que os tradicionais discos rígidos. A memória flash é um chip que permite regravar dados bem como apaga-los, preservando o seu conteúdo sem necessidade de alimentação. As memórias USB (ou Pen Drive) utilizam a tecnologia flash e contêm uma ligação USB. Por outro lado, existem também os cartões de memória que são dispositivos de armazenamento utilizados essencialmente em câmaras digitais, telemóveis, PDAs, MP3, computadores e outros aparelhos electrónicos. Estas memórias podem ser regravadas várias vezes e também não necessitam de alimentação para guardar a informação.

Os suportes ópticos funcionam através de um laser que atinge uma camada de material metálico disperso sobre a superfície de um disco. A leitura dos dados e feita através da pesquisa que o laser efectua no disco e uma lente capta o reflexo de luz dos pontos. Estes suportes são caracterizados conforme a sua capacidade de leitura/ gravação e podem ser de três tipos: só de leitura (gravados pelo fabricante podem ser lidos mas não gravados), WORM (gravados uma única vez, não podem ser apagados mas podem ser lidos inúmeras vezes) e,

XXVII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital por fim, Magneto-óptico (grande capacidade de armazenamento de um

PPD Plano de Preservação Digital

por fim, Magneto-óptico (grande capacidade de armazenamento de um disco óptico e pode ser gravado como um disco magnético).

Quanto aos discos compactos estes podem ser de quatro tipos: CD-ROM (Compact disk read-only), unidade com memória apenas para leitura, não dá para gravar e têm uma capacidade de memória de 700 Mb; CDR (compact disk recordable), pode ser gravado uma única vez; CD-RW (compact disk rewritable), este tipo de disco é regravável, isto é, os seus dados podem ser apagados e gravados imensas vezes; e DVD-ROM (digital versatile disk) dos quais existem vários tipos, podendo conter uma memória de cerca de 9 Gb e possíveis de gravar dos dois lados, proporcionam benefícios relativos à qualidade do som e à capacidade de armazenamento e podem também ser graváveis e regraváveis.

de armazenamento e podem também ser graváveis e regraváveis. XXVIII Sistemas de Informação nas Organizações

XXVIII

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital C ONCLUSÃO Ao elaborar este plano de preservação digital

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital C ONCLUSÃO Ao elaborar este plano de preservação digital deparamo-nos

CONCLUSÃO

Ao elaborar este plano de preservação digital deparamo-nos com diversas dificuldades na elaboração da tabela de selecção devido ao facto de que o CRIA não possui Plano de Classificação Documental, sendo este elaborado especificamente para este fim. O CRIA também não dispõe de Regulamento de Conservação arquivística e por isso não possui Tabela de Selecção com os respectivos prazos de conservação das séries documentais e a identificação das mesmas. Os documentos em falta referidos anteriormente poderiam ter posto em causa a elaboração deste trabalho. No entanto graças à amável colaboração e orientações da DGARQ nas pessoas do Dr. Mário Sant’Ana, Dr. Luís Corujo e Dra. Clara Carvalho, foi possível ao grupo de trabalho elaborar o possível PPD apresentado como documento à parte do trabalho por representar um documento a entregar ao CRIA e que por isso deverá estar separado dos conceitos académicos e teóricos deste trabalho. Assim seguindo as orientações da DGARQ e com a informação que a Direcção do CRIA e os directores das diversas áreas colocaram á nossa disposição foi possível elaborar o PPD e os protótipos do Plano de Classificação Documental (PCD), das Tabelas de selecção e do Regulamento de Conservação arquivística do CRIA. Resta-nos ainda referir que os documentos digitais são considerados, actualmente, registos oficiais e são abrangidos segundo leis e padrões que compreendem todo o ciclo de vida desses materiais. A preservação digital requer procedimentos específicos e técnicas apropriadas para cada tipo de formato e suporte. Pesquisas na literatura, propõem o uso de técnicas de emulação, migração e preservação da tecnologia, assim como da preservação de metadados e a criação de repositórios que permitam o acesso e a recuperação dos dados. Com a preservação digital, o CRIA deve pretender garantir a inalterabilidade dos registos digitais. Todas as estratégias mencionadas têm como fim evitar o risco da formação de barreiras para um uso pleno dos recursos no futuro. Para resolver esse problema, foi elaborado o PPD do CRIA que permite identificar as partes integrantes do processo de preservação digital. As tecnologias para a preservação digital foram pesquisadas com o intuito de compreender as suas implicações dentro das políticas de criação e uso de repositórios de informação digital. Alguns estudos sobre a preservação digital têm estabelecido que a imediata implementação de políticas de preservação digital é a forma mais efectiva de garantir o armazenamento e uso de recursos de informação por longos períodos de tempo. A falta dessas políticas no CRIA sugere a carência de conhecimentos técnicos sobre a importância das estratégias de preservação digital existentes. Essa lacuna informacional por parte dos responsáveis pelas políticas de implementação de informação digital precisa ser destacada. O CRIA precisa de elementos com a formação adequada para a identificação, comunicação e avaliação na área de preservação digital de longa duração.

e avaliação na área de preservação digital de longa duração. XXIX Sistemas de Informação nas Organizações

XXIX

Sistemas de Informação nas Organizações

PPD – Plano de Preservação Digital B IBLIOGRAFIA Adcok, c. e., & Cabral, c. e.

PPD Plano de Preservação Digital

PPD – Plano de Preservação Digital B IBLIOGRAFIA Adcok, c. e., & Cabral, c. e. (2004).

BIBLIOGRAFIA

Adcok, c. e., & Cabral, c. e. (2004). Directrizes da IFLA para a conservação e o manuseamento de documentos de biblioteca. Lisboa: Biblioteca Nacional.

Arellano, M. A. (Maio de 2004). Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27 , p. 13.

Barbedo, F., Corujo, L., & Sant’Ana, M. (2010, Abril 19). Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital. Retrieved Abril 23, 2010, from DGRQ.

Costa de Deus, D. R., & Jorge, P. D. (13 de 12 de 2008). Preservação Digital: Estratégias para Preservação de Documentos a Longo Prazo. p. 14.

DGARQ. (8 de Outubro de 2008). Transferência de Suporte. Obtido em 1 de Julho de 2010, de Direcção-Geral de Arquivos: http://dgarq.gov.pt/servicos/transferencia-de-suporte/

Dicionário de Terminologia Arquivística. (1993). Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro.

(1993). Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Henriques, C., Santos, G., Ramalho, J. C.,

Henriques, C., Santos, G., Ramalho, J. C., Faria, L., Ferreira, M., & Rui, C. (2009). RODA - Política de Preservação Digital v1.0. Lisboa: Direcção-Geral de Arquivos.

XXX

Sistemas de Informação nas Organizações

P LANO DE P RESERVAÇÃO D IGITAL C.R.I.A 09Jul2010 v1.1 1

PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

C.R.I.A

09Jul2010

v1.1

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

1. INTRODUÇÃO

A necessidade de acesso pertinente e contínuo e o arquivo de documentos produzidos pelo Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, passa pela valorização do ambiente digital: pesquisa e acesso em formatos digitais e, futuramente, pela aquisição/recepção de documentos digitais. Assim, falar em preservação digital ganha uma dimensão valorizadora que não se confina à simples existência de ficheiros digitais que reproduzem os originais, mas principalmente a existência de documentos digitais originais.

1.1. OBJECTIVO

O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA) é um documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD) produzidos e mantidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações com vista à preservação a médio/longo prazo desses sistemas e cujos OD permaneçam acessíveis, quer por razões administrativas, quer por razões históricas

1.2. ÂMBITO

Este Plano de Preservação Digital, caracteriza a política do CRIA enquanto organização interessada na preservação do património digital. Não obstante as suas especificidades estruturais ou conjunturais, esta política está em sintonia com as recomendações da DGARQ para a salvaguarda, difusão e acesso aos objectos digitais de que fazem parte património digital. São aqui estabelecidas extensões às políticas do CRIA, tendo em vista:

Apoiar o desenvolvimento e a monitorização, da infra-estrutura organizacional de suporte à preservação digital.

Fornecer informação base para avaliação e determinação do seu nível de conformidade a requisitos legais e normativos, ou do nível de fiabilidade da informação que preserva.

Os capítulos desenvolvidos no presente documento expressam as orientações de política

para as funções básicas do PPD - preservação e acesso de objectos digitais. A plena e global compreensão das estratégias de preservação adoptadas neste PPD não dispensa, ainda, a leitura de documentação complementar, nomeadamente:

Descrição da arquitectura e infra-estrutura tecnológica;

Manuais de procedimentos;

Inventários de hardware e software;

Plano de contingência e recuperação em caso de desastre;

Planos de actividades e orçamentos;

Quadro de pessoal e plano de formação;

Dossier de legislação, normas e recomendações de referência.

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

1.3. VALORES 4

Um conjunto de valores está subjacente à definição da política e da estratégia de preservação digital que o CRIA adopta, dos procedimentos e das acções de desenvolvimento e implementação, monitorização e actualização de toda a infra-estrutura de suporte ao repositório, nomeadamente:

Confiança de todas as partes interessadas, confiança na continuidade de acesso aos objectos digitais, na qualidade dos serviços prestados e na fiabilidade da informação.

Rigor na observação da legislação que constitui o quadro jurídico de suporte, das normas, recomendações e boas práticas de preservação digital, cuja evolução é constantemente monitorizada no sentido de adequar este PPD a novas conjunturas.

Autenticidade dos objectos digitais preservados, e capacidade de o demonstrar a qualquer parte interessada, nos termos do compromisso de preservação assumido. A autenticidade, é a qualidade de um objecto digital que, depois de preservado, mantém a sua integridade conceptual, encontrando-se suficientemente referenciado e identificado quanto à proveniência e suficientemente documentado quanto ao contexto de produção e manutenção. A garantia plena da autenticidade do objecto é uma responsabilidade partilhada entre as estratégias definidas neste PPD e o(s) sistema(s) que o antecedeu na produção e manutenção do objecto em causa.

Acessibilidade aos objectos digitais adquiridos não sujeitos a restrições de comunicabilidade, sem atrasos relativamente ao momento em que entram no repositório, e com recurso a informação descritiva normalizada com excepção dos que estejam protegidos por graus de confidencialidade

Usabilidade da informação preservada, ou capacidade de localizar os objectos digitais, recuperá-los, visualizá-los, interpretar o seu conteúdo informativo e avaliar o seu contexto de produção e manutenção.

Segurança e capacidade de reacção correctiva em caso de acidente ou de tentativa de intrusão, tanto na salvaguarda da integridade conceptual, física e lógica dos objectos digitais, como na garantia dos direitos de acesso, dos deveres de reserva, dos direitos de confidencialidade, dos direitos de privacidade e dos direitos de propriedade intelectual dos objectos digitais.

Qualidade geral dos serviços prestados, num compromisso de monitorização constante dos diferentes componentes do sistema e de realização de auditorias internas regulares.

Flexibilidade nas recomendações e soluções deste PPD, orientada à facilitação da sua implementação e à incorporação da inovação.

Integração com sistemas de informação, num processo de evolução para um ponto tendencialmente único de pesquisa e acesso ao património digital, independentemente da sua data, forma, suporte material ou localização física.

Inovação aplicada às funções de preservação, administração e de acesso, num duplo compromisso de actualização deste PPD face aos avanços tecnológicos.

4 Adaptado das recomendações do documento:

Repositório de Objectos Digitais Autênticos - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09) (Pág. 7/8)

Repositório de Objectos Digitais Autênticos - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09) (Pág. 7/8) 2

2

Repositório de Objectos Digitais Autênticos - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09) (Pág. 7/8) 2
C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

2. CARACTERIZAÇÃO GERAL DO CRIA

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, habitualmente designado por CRIA,

é uma Instituição Particular de Solidariedade Social, há 33 anos ao serviço dos cidadãos com deficiência. Tem por missão educar, formar, ocupar e integrar pessoas com deficiência, na

família e na sociedade. Criada por escritura de 23 de Março de 1977, a Instituição situa-se em Alferrarede,

concelho de Abrantes. Desde 1996 que possui instalações próprias, integradas numa quinta de 10 hectares, com uma área coberta de cerca de 5 mil metros quadrados.

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes presta serviços nas áreas

Educacional, Centro de Actividades Ocupacionais, Formação Profissional, Empresa de Inserção, Lar Residencial, Centro de Recursos para a Inclusão, Projecto de Intervenção

Precoce, Rendimento Social de Inserção, Ajuda Alimentar a Carenciados, Intervenção Familiar

e integra ainda, em parceria com o Município de Abrantes, a Rede Social do Concelho e o

Banco Social de Abrantes. Na área Educacional presta apoio a crianças portadoras de deficiência na idade da escolaridade obrigatória, encaminhadas pelo Ministério da Educação. Esta fase de aprendizagem pode prolongar-se até a criança atingir os 18 anos de idade. Entretanto, o Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, à semelhança de muitas outras instituições de educação especial, implementou o processo de “reorientação das escolas especiais em centros de recursos para a inclusão”. Por isso, tem em funcionamento o CRI (Centro de Recursos para a Inclusão) com intervenção em diversas estabelecimentos de ensino dos Agrupamentos de Escolas de Abrantes, Constância e Sardoal e também na Escola Profissional de Desenvolvimento Rural de Abrantes, localizada em Mouriscas.

No Centro de Actividades Ocupacionais é prestado apoio a cidadãos, maiores de 18 anos,

portadores de deficiência que os impede da autonomia de vida, promovendo diversas

actividades ocupacionais e valorizando as capacidades individuais.

Na Formação Profissional os jovens, com idade igual ou superior a 15 anos e habilitação

inferior ao 1º CEB, iniciam o processo de aprendizagem de uma profissão que os possa inserir no mercado de trabalho. A Instituição tem actualmente em funcionamento seis cursos profissionais, em áreas tão diversas como: serralharia, conservação e restauro de madeiras,

pastelaria, agro-pecuária, jardinagem e confecção de doces e salgados.

A Empresa de Inserção resulta de uma parceria com o Centro de Emprego de Abrantes e,

de acordo com a legislação aplicável, destina-se a integrar desempregados de longa duração.

O Lar Residencial entrou em funcionamento em Julho de 2007. Tem capacidade para

vinte utentes, preferencialmente com elevado grau de dependência ou sem estrutura familiar

que lhes possa prestar os cuidados básicos para uma vida com dignidade.

Na área da Intervenção Social direccionada para a comunidade, o Centro de Recuperação

e Integração de Abrantes integra diferentes parcerias, procurando contribuir para a solução

dos problemas sociais existentes na comunidade onde se insere. Neste âmbito, a Instituição é

uma das entidades responsáveis pelo desenvolvimento das acções de acompanhamento do Rendimento Social de Inserção para o Concelho de Abrantes e apoio aos idosos que necessitam de Complemento Solidário a Idosos, é um dos parceiros do Programa Comunitário de Ajuda Alimentar aos Carenciados, bem como entidade promotora do Projecto de

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

Intervenção Precoce e da Creche Familiar, parceiro do Banco Social e membro activo da Rede Social do Concelho de Abrantes. Para o desempenho deste vasto conjunto de actividades o CRIA possui os meios considerados necessários: salas de aula, salas de informática, salas ocupacionais, gabinetes técnicos (psicologia, sociologia, serviço social, terapia da fala, gestão), hipoterapia cavalos e picadeiro coberto, auditório multimédia, hidroterapia, terapia ocupacional, fisioterapia, ginásio, oficinas para formação profissional, para além de cozinha, refeitório, garagens e meios de transporte adaptados a pessoas portadoras de deficiência. Actualmente a Instituição é frequentada diariamente, nas suas instalações, por cerca de 150 pessoas com deficiência. Para cada pessoa procura-se a terapia adequada para estimular as capacidades individuais e promover uma maior autonomia de vida. Quando esse objectivo não é atingido, a opção passa pela procura de uma “vivência apoiada” nos cuidados individualizados.

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes abrange os Concelhos de Abrantes,

Constância, Gavião, Mação e Sardoal.

2.1. MISSÃO DO CRIA

O CRIA tem como propósitos promover a autonomia de vida, a formação pessoal e

profissional e a integração na família e na sociedade. Em todo este trajecto são dedicadas muitas horas às diferentes terapias, apoio psicológico e social, hábitos de higiene e de socialização, entre outros. Para cada caso há sempre um projecto único, mas os objectivos são comuns: educar, reabilitar e integrar crianças e jovens com necessidades educativas especiais.

A missão do CRIA é a de Educar, Formar, Ocupar e Integrar pessoas com deficiência. Apoiar a integração familiar e social de crianças, jovens e adultos garantindo a satisfação das necessidades apresentadas pela comunidade, a qualidade e a equidade, numa perspectiva de eficiência e melhoria contínua. (CRIA 2010)

2.2. ORGANIZAÇÃO DO CRIA

Assembleia Geral Conselho Fiscal Direcção Directora Executiva Recursos Serviços Administrativos Humanos
Assembleia Geral
Conselho Fiscal
Direcção
Directora
Executiva
Recursos
Serviços Administrativos
Humanos
Financeiros e Compras
Centro de Actividades
Formação
Rendimento Social
Intervenção
Área Educacional
Lar Residencial
Ocupacionais
Profissional
de Inserção
Precoce
- CAO -
- RSI -
Centro de Recursos
Empresa de
Nutrição e
Agricultura e
Intervenção
Creche Familiar
Manutenção
para a Inclusão
Inserção
Alimentação
Pecuária
Familiar
- CRI -

Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010)

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

3. METODOLOGIA DE TRABALHO

A metodologia apresentada segue com pequenas alterações, o conceito recomendado

pela DGARQ relativamente á elaboração dos Planos de Preservação Digitais 5 .

Fase 1: Levantamento de requisitos

o

Levantamento de requisitos

o

Determinação de orientações técnicas ajustadas às necessidades do CRIA.

Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI

Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI

Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI

Fase 5: Planeamento e Implementação da estratégia de preservação

o

Procedimentos Práticos

o

Estratégias de Preservação

o

Armazenamento e Cópias de Segurança

o

Segurança

o

Implementação do PPD

Teste da Solução Proposta

Produção de Cópias de segurança

Aplicação das Estratégias de Preservação

Medidas de Monitorização e auditorias internas

Afectação de Recursos

3.1. FASE 1: LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

3.1.1.

REQUISITOS

Segundo as recomendações do documento da DGARQ (DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b - 19Abr10), os pré-requisitos considerados são:

3.1.1.1.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL (PCD)

O

Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido

para a organização de um arquivo corrente, de modo a determinar toda a estrutura da

entidade produtora ou de um arquivo. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1993).

O CRIA não possui até ao momento um PCD. O plano de classificação é um documento

base para a determinação das séries documentais a serem preservadas. Devido à sua inexistência foi necessário elaborar um Plano de Classificação (Ver 5.1 - Anexo 1/PPD) que

para a sua aplicação prática deverá passar por um levantamento de informação mais rigoroso e avaliação por especialista das áreas de Arquivística e Gestão documental.

5 DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)

áreas de Arquivística e Gestão documental. 5 DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD

5

áreas de Arquivística e Gestão documental. 5 DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD
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PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

3.1.1.2. TABELA DE SELECÇÃO

A tabela de Selecção, é um instrumento que regista o resultado da avaliação, e apresenta-se como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de conservação na fase activa, semi-activa e destino final. A tabela de selecção podendo ser um documento isolado, normalmente é parte constante dos regulamentos de conservação arquivística das organizações. No entanto o CRIA não possui tabelas de Selecção de nenhuma das formas. Para solucionar esta lacuna, elaboramos uma versão beta do regulamento, cuja versão final deverá ser elaborado com a colaboração da DGARQ. Foram usadas como referências documentos para a elaboração do Regulamento de Conservação Arquivística (Ver 5.2 - Anexo 2/PPD) e da tabela de selecção dos objectos digitais (Ver 5.3 - Anexo 3/PPD) referenciados neste PPD (documentos com regras de preservação superior a 7 anos):

Portaria 412/2001 - Autarquias Locais

Portaria 1310/2005 Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário.

CONARQ - Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Reactivos às Atividades-Meio da Administração Publica - 2001

Nota: Por se encontrarem regulamentados em legislação própria, são excluídos do PPD os OD relacionados com a Contabilidade e Área financeira (apesar de pela lei nacional devem ser preservados 10 anos)

Prazo de Conservação: Período de tempo fixado na tabela de selecção para a conservação dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. A fixação do prazo de conservação é determinada pela existência de um prazo de prescrição e/ou pela frequência de utilização dos documentos.

Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação

Sub-série: parte de uma série que se destaca pela originalidade, correspondente às mesmas fases de processo do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto

ou a tipologias documentais

Processo: unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes

a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada

3.2. FASE 2: LEVANTAMENTO E IDENTIFICAÇÃO DOS SI

A selecção dos recursos a preservar a longo prazo constitui uma medida de gestão das instituições tutelares do repositório digital e baseia-se na sua missão e objectivos. A política de selecção deve ser documentada depois de ter sido objecto de discussão e reflexa profundas. No seguimento do trabalho conjunto devem surgir princípios que norteiam a selecção. A política de selecção a instituir deverá ter em conta o valor cultural, histórico ou de carácter científico dos recursos a depositar, assim como as necessidades da comunidade de utilizadores. Com o propósito da inventariação dos SI do CRIA foram efectuadas reuniões de trabalho em que participaram diversas pessoas do CRIA que forneceram a informação relativa

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Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

ao funcionamento e utilização dos diversos SI que serviram de base à produção deste documento. Não foram considerados os SI que, embora possam cumprir funções nucleares para determinadas áreas (Ex: RSI) não se inscrevem directamente nos objectivos gerais do CRIA ou que, os seus conteúdos informacionais sejam espelhados noutros SI sujeito ao PPD (ex:

Segurança Social ou Ministério da Educação). A informação existente nestes SI cumpre as seguintes condições:

Ser produzida na rede organizacional; Ser considerada como propriedade institucional; Ter carácter de sistema oficial, reconhecido pelo organismo, e não de “documento de trabalho particular”.

3.2.1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO CRIA:

Não foi possível fazer o levantamento dos Sistemas de Informação do CRIA, pois em termos de inventário computacional apenas foi possível verificar a existência de 19 sistemas mas cujo informação de cadastro tecnológico e aplicacional assim como o respectivo utilizador não está disponível. Assim o grupo de trabalho apenas fez o levantamento dos documentos digitais originais produzidos no CRIA (Ver 5.4 - Anexo 4/PPD)

3.3. FASE 3: CARACTERIZAÇÃO E AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS SI

Procedeu-se a uma selecção e caracterização sumária dos SI constantes da lista anterior (3.2.1) para os quais o prazo de conservação seja superior a sete anos pois serão estes que deverão ser objecto de um PPD. A caracterização sumária dos SI anteriormente referenciados, nomeadamente ao nível dos seguintes itens

Área de negócio;

Âmbito e conteúdo (actividades administrativas ou técnicas e procedimentos administrativos, documentais ou outros que o sistema serve ou suporta);

Utilização do sistema (relativamente ao tipo de exploração actual do SI ou seja: activo, semi-activo ou inactivo);

Prazo de conservação administrativa (período de tempo findo o qual a informação que reside no SI não será mais necessária para exploração e/ou consulta pelos utilizadores/interessados primários.)

Destino Final (destino atribuído à informação que reside no sistema, resultante do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo e que pode ser de:

conservação permanente global, conservação permanente parcial ou eliminação global).

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

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3.4. FASE 4: CARACTERIZAÇÃO TECNOLÓGICA E AVALIAÇÃO DOS SI

A informação relativa à caracterização tecnológica dos SI foi fornecida em reuniões de trabalho ad hoc. Adicionalmente foram analisados, sempre que possível, manuais de instruções, procedimentos de utilização e outra literatura complementar. Com base no conjunto da informação arquivística e tecnológica apurada e tendo, em especial consideração, as referidas nos campos “Prazo de conservação administrativa” e “Destino Final”, foi feito um estudo de cada um dos diversos SI de forma a tornar possível delinear soluções de preservação específicas. Que materiais devem ser preservados? Este é sem dúvida, um aspecto que levanta permanentemente múltiplas discussões. Os princípios de “importância” e de “efemeridade” que, de algum modo têm vindo a ser aplicados em bibliotecas arquivos têm de ser reequacionados à luz dos novos tipos de documentos e formas de preparar e difundir informação. Por outro lado, há sempre que ter em conta as necessidades das comunidades de utilizadores que condicionam os critérios de selecção a aplicar, sendo que, no limite há sempre que definir princípios e responsabilidades institucionais pela preservação com a respectiva criação das condições de continuidade do acesso aos recursos.

3.5. FASE 5: PLANEAMENTO DA ESTRATÉGIA DE PRESERVAÇÃO

A análise efectuada na fase anterior permitiu a elaboração de propostas de soluções para cada um dos sistemas a nível da preservação primária e secundária, assim com procedimentos de comunicação (indicações para a definição do fluxo de comunicação/validação prévia à implementação das acção de preservação e documentação (considerações sobre se existe suficiente documentação do sistema, particularmente relacionada com a estratégia de preservação secundária).

3.5.1. PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Os procedimentos práticos de preservação digital apresentados apenas podem ser executados depois de estarem de definidas e aplicadas as regras de migração. Existe também necessidade de definir regras para outras acções do procedimento, refira-se a identificação da metainformação (campos) que devem migrar para sistemas de preservação secundária ou para novas versões / preservação primária (e se será necessário migrar toda a metainformação relativa a rotinas de auditoria?). Outros exemplos passam por fazer contemplar na Tabela de selecção objectos digitais (séries) institucionais residenciais nos vários repositórios (papel, Internet), e ainda a definição de regras de periodicidade de “impressão” das paginas dos sítios Web de Internet e Intranet para formato PDF/A.

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3.5.2. ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

As estratégias para preservar os documentos digitais do CRIA foram pensadas com o objectivo de se ter como garantia o acesso ao documento. Na tabela seguinte, está representado o lugar das estratégias de preservação no fluxo dos documentos digitais dentro da estrutura de Arquivo Digital do CRIA.

Fase

Tarefa

Estratégia

Aquisição

Entrega do OD pelo Produtor do mesmo

 

Captura pelo responsável do ADCRIA

Recolha pelo responsável do ADCRIA

Verificação

Integridade física (meio)

Integridade de conteúdo

Integridade Lógica

Autenticidade

Registo

Metadados

Descrição Bibliográfica

Instalação e manipulação

Acesso

Preservação

Preservação

Preservação Física

Refrescamento do meio

Migração do Suporte

Preservação Lógica

Conversão de Formatos

Emulação

Preservação Intelectual

 

Acesso

Condições de uso

Acesso Local

Acesso remoto

Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD (Adaptado Arellano 2004)

Na preservação de documentos digitais, assim com na dos documentos em papel, é necessária a adopção de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essas ferramentas servem para reparar e restaurar registos protegidos, prevendo os danos e reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservação prospectiva), ou para restaurar os documentos já danificados (preservação retrospectiva). Para o CRIA, a preservação digital é o planeamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável. A preservação digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamento em repositórios de dados digitais que garantem a perenidade dos seus conteúdos. Uma das primeiras estratégias que não deve ser utilizada pelo CRIA, é a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de utilizada ainda hoje por algumas organizações, não é aconselhada e está em declínio, primeiro pela obsolescência rápida dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante. Outra opção que nos chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em discussão foi a da impressão no papel. È habito no CRIA, imprimir os seus documentos como forma de garantir a longevidade dos mesmos. A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, o CRIA recorre a essa estratégia. No caso da preservação intelectual (por exemplo os manuais produzidos pela área de Formação Profissional), o foco são os mecanismos que garantem a integridade e autenticidade da informação nos documentos electrónicos. Como mostra tabela seguinte, a preservação física continua relevante nos suportes electrónicos/digitais, ainda que o seu armazenamento tenha a necessidade de uma constante actividade de migração para novos suportes físicos (DVD, SSD, BlueRay etc.)

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Requisitos

Documentos Impressos

Documentos Digitais

Preservação física

Relevante

Relevante

Preservação Lógica

Pouco Relevante

Relevante

Preservação

Não Relevante

Relevante

Intelectual

Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos Impressos e Digitais

No caso dos materiais impressos, a preservação lógica é pouco relevante, por estar garantida no formato específico em que foram publicados (periódico, revista, livro etc.). Na publicação digital, a preservação lógica está associada à necessidade de garantir a conversão dos formatos originais que tem se convertido em obsoletos ou de custosa manutenção. O quadro mostra também que a importância da preservação intelectual torna-se maior no caso dos materiais digitais devido principalmente à capacidade de o objecto digital ser passível de modificação no seu desenho, apresentação no formato de publicação. Com isso, a perda do conteúdo intelectual original pode ser declarada inaceitável pelo autor. No entanto outras estratégias são recomendadas, tais como a emulação, que consiste no uso de tecnologias actuais, para sobre elas reconstituir as funcionalidades e o ambiente de tecnologias que se tornaram obsoletas; e a mais recomendada neste PPD, a migração, que trata de transportar os recursos digitais de uma plataforma para outra, adaptando-os aos ambientes de chegada, cada vez que o hardware e software se tornam obsoletos ou em antecipação a essa própria obsolescência; e por fim o encapsulamento, que tem como objectivo a preservação do formato original tecnológico mas apenas quando estiverem criadas as condições tecnológicas no CRIA para manter este tipo de estratégia.

3.5.2.1. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Na avaliação dos documentos digitais, têm-se em conta a existência de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas:

Bases de dados Na abordagem das bases de dados devem-se ter em consideração os documentos descritivos de todos os ficheiros de dados que descrevem: o sistema, as características físicas dos documentos, a sua estrutura, o conjunto de dados, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Ficheiros de Texto Devem conter, caso o original seja mantido em formato digital, a unidade orgânica responsável pela produção, as datas de actualizações, o autor e destinatário, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Folhas de Cálculo Se o original for mantido em formato digital, os seus ficheiros devem conter a identificação da unidade orgânica que o produziu, datas das actualizações, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Gráficos Os seus ficheiros devem conter informações como: descrição do sistema, características físicas, o conjunto de dados, nome e versão do software produtor e o período de conservação.

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Documentos não-lineares (ou compostos) Dividem-se em vários tipos:

Documentos: que contêm gráficos ou um conjunto de parcelas de uma folha de cálculo;

Documentos dinâmicos: documentos relacionados entre si, que interagem reciprocamente de forma automática ou manual;

Documentos Multimédia: com aplicações multimédia (vídeo, sons e imagens) em grande parte produzidos pela Biblioteca do CRIA.

Para os documentos não-lineares e no caso particular dos documentos multimédia produzidos pela Biblioteca do CRIA, deve-se manter a documentação adequada incluindo a descrição do sistema, as características físicas dos documentos, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação. Não devem nunca abandonar o formato digital, já que perdem consistência e coerência informativa e probatória quando são transpostos para outro tipo de suporte. Toda avaliação de documentos digitais incide sobre dois aspectos fundamentais e interligados:

1. A análise interna: Abarca o conteúdo informativo dos documentos e o critério a aplicar é idêntico ao que se aplica aos documentos tradicionais, tendo por base a legislação a aplicar nestes casos (em Portugal a avaliação segue o que está estipulado no D.L. nº 447/88 de 10 de Dezembro). 2. A análise técnica: estuda as especificações externas que são inerentes aos documentos electrónicos (suporte, hardware e software). Sobre tudo deve incidir de forma agrupada sobre a estrutura que permite a sua produção, acesso e o conteúdo informativo do documento.

Em resumo, a análise técnica sistémica dos documentos digitais abrangeu os diversos campos e grupos específicos e incidiram sobre os seguintes itens:

Legibilidade: o seu armazenamento deve permitir a recuperação dos documentos, quando solicitados;

Documentos e metainformação: a descrição do sistema deve assegurar a localização e recuperação dos documentos, mediante a utilização de diferentes níveis de metainformação atribuída ao próprio sistema de informação e a elaboração de documentos descritivos que identifiquem o seu ciclo de vida. Neste âmbito deve-se preservar os manuais técnicos que são apresentados pelo fornecedor do sistema informático;

Dependência do software-hardware: deve-se aferir se existe dependência claramente identificada de alguma plataforma ou aplicação. Se o software utilizado é de origem “proprietária” ou standard, proveniente de organismos internacionais de normalização (ISO International Standards Organization, ANSI American National Standard Institute, e outros);

Custo: deverá ser indicado o valor orçamentado para assegurar a correcta manutenção dos documentos, de modo a que a informação que contêm esteja disponível e seja relevante;

Frequência de utilização: analisa a necessidade de serem acedidos de forma a justificar a sua manutenção;

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Manuseamento: deve permitir a sua utilização ou transposição para outro tipo de formato digital que permita a sua utilização;

Investigação: deve permitir avaliar o seu potencial em relação a recuperação para efeitos de consulta e investigação;

Relações e Ligações (Links): o recenseamento de outros sistemas ou recursos electrónicos permite obter informação relevante sobre o sistema.

3.5.2.2.

TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE

A nível estratégico e organizacional, a necessidade de rapidez e eficiência

A tarefa de preservação de documentos, requer a utilização de ferramentas cada vez

mais tecnológicas. Consciente desse facto. O CRIA deve recorrer a planos de digitalização de arquivos, permitindo conversão de documentos em formato físico para formato electrónico.

A digitalização é um processo que o CRIA deve equacionar nomeadamente no que diz

respeito à:

Conversão de toda a documentação quer a produzida quer a recebida em formato digital implementado uma Gestão Electrónica de Documentos (GED).

Conversão de toda a massa documental existente em formato papel para o digital.

Em quaisquer dos casos a conversão digital é um procedimento que tem de ser criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objectivo de proporcionar uma

maior eficácia documental no acesso, gestão e distribuição da informação.

3.5.2.3. CORREIO ELECTRÓNICO

Este sistema e aplicação destinados à transmissão de mensagens entre computadores, tornou-se um veículo privilegiado de transmissão e transferência de informação, devido à facilidade e rapidez de comunicação. Passou a constituir parte integrante do sistema de arquivo e por isso no CRIA devem instituir-se normas para a sua gestão arquivística em

conjunto com a correspondência via correio postal. O plano de classificação adoptado e as tabelas de selecção e de eliminação de documentos devem conter este tipo de documentação.

A gestão do correio electrónico no CRIA deve ter em conta a sua especificidade e basear-

se nas seguintes regras:

Conservação dos respectivos elementos meta-informativos (envelope electrónico) que contem informações que definem a sua contextualização tanto da entidade produtora como da destinatária;

Como no CRIA não existe um sistema de arquivo organicamente reconhecido, deve-se proceder a impressão das mensagens no formato PDF/A e classificá-los (de acordo com o PCD) com os respectivos ficheiros que sejam relevantes para a instituição;

Os documentos provenientes de correio electrónico só poderão ser destruídos tendo atenção as normas e procedimentos arquivísticos;

Não se devem imprimir documentos enviados unicamente com o objectivo de informar;

Deve-se evitar a impressão de material de referência (artigos ou documentos impressos) que foram publicados, respeitando os direitos de autor.

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3.5.3. ARMAZENAMENTO E CÓPIAS DE SEGURANÇA

A preservação digital dos OD deverá ser suportada por um sistema de armazenamento e cópias de segurança, do tipo NAS, para cuja configuração foram ponderados os critérios seguintes:

Segurança dos dados: capacidade para suportar RAID, Backups e Replicação remota;

• Interoperabilidade: capacidade para suportar nós de marcas diferentes, discos de marcas

diferentes, conectividade NFS e CIFS/SMB; • Escalabilidade: dimensão da solução inicial, incremento e capacidade limite;

• Custos: custo de instalação, de manutenção e suporte por ano, duração da garantia, custo

inicial e custo de incremento.

A capacidade de armazenamento dos suportes deverá ser grande o suficiente para albergar a informação existente, sem prejuízo da persistente capacidade de processamento, nomeadamente, para implementação dos mecanismos de migração. Isto significa que o nível de ocupação dos suportes físicos de armazenamento nunca deverá exceder os 50%; sempre que este limite seja atingido, o sistema deverá sofrer um acréscimo na sua capacidade de armazenamento.

3.5.4. SEGURANÇA

Para garantir a segurança dos dados face a avarias nos suportes deve existir um sistema RAID e de cópias de segurança implementado. Recomenda-se aumentar futuramente o nível de segurança, nomeadamente no que respeita à tolerância a catástrofes naturais, através da replicação de todos os dados armazenados para um sistema geminado, fisicamente separado e distante do sistema principal. O sistema deverá ter mecanismos de segurança contra intrusão através da rede externa (Internet), e de uma futura rede interna (Intranet) e através de acesso físico aos espaços de residência dos equipamentos que asseguram o armazenamento e gestão da informação, com procedimentos controlados de autorização de acesso e registo de ocorrências. Todos os componentes de hardware que constituem o sistema de armazenamento e cópias de segurança deverão ser mantidos em condições ambientais estáveis e controladas, nomeadamente no que respeita aos níveis de temperatura, humidade relativa e qualidade do ar, aspectos sujeitos a medições regulares. Algumas precauções devem ser tomadas para reduzir o perigo da perda dos materiais digitais:

Implementar ciclos de actualização (refreshment) para cópia em novo suporte físico;

Fazer cópias de preservação (assumindo licenças e permissões de copyrights);

Implementar procedimentos apropriados de manuseio;

Transferir para um suporte de armazenamento padrão.

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3.5.5. IMPLEMENTAÇÃO DO PPD 6

3.5.5.1. TESTE DA SOLUÇÃO PROPOSTA

Antes da implementação do PPD, os procedimentos técnicos e soluções decididas a partir do processo de avaliação descrito em 3.2 devem ser sujeitos a testes. Estes devem ser levados a cabo pelos colaboradores do CRIA sobre duplicados dos documentos de arquivo electrónicos de forma a salvaguardar os originais de quaisquer resultados indesejáveis, sempre possíveis em fases de teste

3.5.5.2. PRODUÇÃO DE CÓPIAS DE SEGURANÇA

Antes da implementação do PPD e respectivas estratégias de preservação, devem ser feitas cópias de segurança de todos os OD seleccionados para preservação. A integridade destas cópias deve ser verificada antes da sua remoção para uma área de armazenamento segura. Estes duplicados não devem ser sujeitos a qualquer tratamento de preservação, devendo funcionar como matrizes caso os procedimentos preconizados para a estratégia de salvaguarda sejam mal sucedidos.

3.5.5.3. APLICAÇÃO DAS ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

Após a finalização das tarefas relacionadas com os pontos 3.5.5.1 e 3.5.5.2 e caso os resultados tenham sido satisfatórios, o tratamento de preservação deve ser estendido a todos os OD seleccionados para tal.

3.5.5.4. MEDIDAS DE MONITORIZAÇÃO E AUDITORIAS INTERNAS

Apresenta-se aqui uma grelha que indica os responsáveis pelos sistemas considerados. Optou-se por especificar as responsabilidades a nível da Administração do sistema, ou seja, quem é responsável pela administração operacional do sistema (assegura o armazenamento dos dados, monitorização do sistema, actualização, etc.) tem também as responsabilidades a nível da gestão dos dados, isto é, quem tem responsabilidades de gestão dos dados que utilizam o sistema para cumprimento das suas actividades, inserindo dados ou simplesmente utilizando-os para consulta.

Adicionalmente, cabe à Direcção do CRIA, as seguintes responsabilidades:

Supervisionar a implementação do PPD Fazer cumprir o PPD; Monitorizar o cumprimento do PPD; Coordenar o trabalho das equipas designadas pelas áreas responsáveis pelos sistemas, nomeadamente:

Na identificação de perdas aceitáveis/não aceitáveis,

No teste de conversores,

Na definição de regras tanto para a migração e controlo da qualidade da migração como para a elaboração de relatórios de migração.

6 De acordo com a DGARQ e as suas recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)

de migração. 6 De acordo com a DGARQ e as suas recomendações para a produção de

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de migração. 6 De acordo com a DGARQ e as suas recomendações para a produção de
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As regras de migração e controlo de qualidade da mesma têm que ser definidas individualmente para cada sistema. Nesta perspectiva, cabe ao Responsável pela Administração dos SI (AdmSI) o papel de coordenar cada um dos grupos de trabalho para a sua produção. Este grupo de trabalho deve inclui a AdmSI, por ser o responsável pela administração dos SI, e o(s) responsável(eis) pela gestão dos dados de cada sistema. Haverá sistemas que requererão a inclusão de elementos que não possuam nenhum destes papéis, pela razão de necessitarem dos dados que constam no referido SI. Após a migração, deverá ser efectuada uma comparação entre os dados do SI originais e o produto da migração. Registando-se alguma perda, caberá aos responsáveis pela gestão dos dados e/ou dos que necessitam destes para as suas actividades verificar se as perdas registadas são aceitáveis e se não houve perda de dados considerados vitais. Face às responsabilidades identificadas, indica-se agora um conjunto de recomendações gerais, aplicáveis a todos os SI e que, caso não tenham aplicação aos sistemas vigentes, devem ser tidas em conta no momento da sua actualização/substituição. Simultaneamente são apontadas as áreas sobre as quais pendem tais recomendações.

Definir medidas de monitorização sistemática dos sistemas (incluindo suportes e formatos) e do ambiente tecnológico externo, no sentido de evitar riscos de obsolescência. (AdmSI)

Privilegiar a adopção de formatos abertos, no desenvolvimento/aquisição de novos sistemas e na produção de documentos. (AdmSI)

Promover a actualização dos sistemas, dos formatos e/ou dos suportes sempre que a evolução tecnológica o recomendar. Quando houver lugar a migração para outros formatos (PDF, TIFF, DBML, AVI, WAV), identificar perdas aceitáveis/não aceitáveis e testar conversores, no sentido de garantir a viabilidade da solução enunciada ou procurar solução alternativa. (AdmSI)

Definir regras e procedimentos a observar em todas as migrações, incluindo regras para controlo da qualidade da migração e para a elaboração de relatórios de cada migração (sublinha-se especialmente que as perdas de informação ainda que aceitáveis devem ser reportadas). (AdmSI)

Garantir que é produzida adequada documentação dos sistemas (esquemas de metainformação, arquitectura e dicionários de dados, inventário de hardware e software e manual de instalação). Insuficiente documentação pode impossibilitar a identificação de funcionalidades e compreensão dos dados, dificultando procedimentos subsequentes de migração; por outro lado, condiciona a generalidade das estratégias de preservação, e limita a utilização secundária dos dados fora do sistema de origem. (AdmSI)

Garantir que a transferência de bases de dados para repositório de preservação digital (acompanhada de migração dos dados para formato de preservação) será sempre acompanhada de suficiente documentação do sistema que permita interpretar os dados e as relações entre os dados. (AdmSI)

Garantir que todos os sistemas disponham de adequadas facilidades de importação e de exportação de dados (de/para formatos abertos e normalizados). (AdmSI)

Garantir que todos os sistemas tenham rotinas de auditoria suficientes para a demonstração da fiabilidade da informação que reside no sistema. (AdmSI)

Aprofundar a análise das necessidades de informação, especialmente para os sistemas mais pesados quanto maior for o volume e o ritmo de crescimento do sistema, mais crítico se torna efectuar uma criteriosa avaliação de necessidades,

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tendo em vista alinhar diferentes usos com soluções diferenciadas de armazenamento e de preservação. (Administradores dos dados)

Estender o desenvolvimento de planos de contingência a todos os sistemas. (AdmSI)

No que especificamente respeita a um sistema electrónico de gestão de arquivos,

tendo em vista o incremento de valores de gestão integrada de arquivos (corrente, intermédio e definitivo) e de facilitação do acesso aos documentos da administração, recomenda-se, ainda:

Aquisição de um sistema de gestão de arquivo (Direcção)

Incremento da interoperabilidade técnica (formatos abertos de exportação e importação de dados e de documentos) e semântica (esquemas de normalizados de metainformação); (Responsável pelo Arquivo)

Incremento da adopção da especificação MoReq 2. (Responsável pelo Arquivo)

As recomendações acima enunciadas não dispensam a consideração das orientações técnicas e normativas, nacionais e internacionais, nomeadamente as expressas e referenciadas no documento produzido pela DGARQ

3.5.5.5. AFECTAÇÃO DE RECURSOS

É essencial prever antecipadamente os recursos humanos, materiais, bem como os elementos temporais de implementação das estratégias na fase inicial e na continuidade da aplicação do PPD, considerados como necessários para assegurar o esforço de implementação do plano. O CRIA deve planear e implementar as estruturas necessárias para aplicar a monitorizar a aplicação do PPD.

3.5.6. RECOMENDAÇÕES GERAIS

Elaboração de um Regulamento de Conservação Arquivística

Elaboração de um Plano de Classificação Documental

Uniformização de software aplicacional pelos 19 computadores

Implementação de uma rede interna (Intranet)

Nomeação de um Responsável pelos Sistemas de Informação com a formação adequada

Nomeação de um Responsável pelo Arquivo do CRIA

Implementação de um Arquivo Digital do Cria (ADCRIA) para servir ainda como repositório de dados e documentos digitais.

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4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A produção deste documento pressupôs, sempre, que os SI analisados estão sujeitos a

modificações, alterações e substituições. Similarmente, as funções e actividades às quais dizem respeito e a que dão resposta os SI, poderão ser objecto de alterações, podendo mesmo,

no limite, desaparecer ou dar lugar ao surgimento de novos. Face a esses pressupostos, é necessário entender o presente documento, como delimitado no tempo sendo necessária a sua revisão sempre que se verifique alteração,

modificação ou substituição do SI, mas também das funções/actividades que ele cumpra.

A produção de um novo Regulamento de Conservação Arquivística e um novo Plano de

Classificação Documental, deverá ter em conta as características dos SI, no que concerne ao destino final, devendo haver uma especificação, aquando da conservação parcial, dos procedimentos técnicos necessários para efectuar a eliminação, no SI, de conteúdos considerados desnecessários.

O sucesso do PPD dependerá da concertação e envolvimento dos responsáveis quer pela

utilização quer pela administração/gestão técnica dos SI. Tal requererá a definição de um quadro de recursos humanos, dentro de cada área do CRIA, com responsabilidade directa na boa execução do Plano. Para tal propõe-se o desenvolvimento de um plano de formação que sensibilize, permitindo uma tomada de consciência da temática da preservação digital. Para melhor optimizar a gestão de informações, o CRIA deverá implementar um sistema de gestão de recursos humanos computacional integrados com o já existente sistema de gestão contabilística e financeira assim como um sistema de gestão de alunos computacional.

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5. ANEXOS

Lista de Anexos

Anexo 1 Plano de Classificação Documental do CRIA (Protótipo)

Anexo 2 Regulamento de Arquivo (Protótipo)

Anexo 3 Tabela de Selecção (Objectos Digitais)

Anexo 4 - Folha de Recolha de Dados

Anexo 5 Glossário

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5.1. ANEXO 1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL DO CRIA

A elaboração do Plano de Classificação Documental do CRIA é uma tarefa muito importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo e gestão documental do CRIA. O PCD apresentado na página seguinte é apenas um protótipo com o único objectivo de cumprir com os dos requisitos para a elaboração do PPD do CRIA. Para que possa ser utilizado na prática deverá passar antecipadamente pela elaboração de um novo PCD com a colaboração da DGARQ, com base num levantamento rigoroso das séries documentais do CRIA e acompanhado de uma manual de descrição e utilização do PCD. No entanto, dentro das nossas limitações e formação, elaboramos o PCD com base nas seguintes características:

Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adoptando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adoptadas, tanto melhor se efectuará a ordenação da documentação;

Construção deve estar de acordo com as atribuições do CRIA (divisão de competências) e a focar a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;

Tida em conta a evolução futura das atribuições do serviços deixando espaço livre para novas inclusões;

A possibilidade de ser revisto periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efectuadas, e promover a sua actualização sempre que se entenderem convenientes.

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000

- Administração e Gestão Geral

001

Modernização e reformas administrativas

 

01

Projectos, estudos e Normas

002

- Gestão e Controlo de Qualidade

010

- Organização e Funcionamento

 

01 - Registo de Órgãos Competentes

02 - Regulamentos, Estatutos, Organogramas, Estruturas

03 - Audiências, Despachos, Reuniões

011

- Grupos de Trabalho, Comissões

012

- Comunicação Social

 

01

- Relações com a Imprensa

 

11 Credenciais de Jornalistas

12 Entrevistas, Noticiários, reportagens, Editoriais

 

02

Divulgação Interna

03

Campanhas Institucionais, Publicidade

06

Sítio institucional de Internet 7

020

Recursos Humanos

 

01 Legislação

02 Identificação Funcional

03 Obrigações Trabalhistas e Estatutárias

04 Sindicatos, acordos

05 Processos Individuais, cadastro

021

Recrutamento e Selecção

 

01

Candidatos a Cargos e emprego, Inscrição e Curriculum Vitae

03

Testes de Selecção

022

Formação e Estágios

 

01

Cursos

02

Estágios

09

Outros assuntos

023

Escalas, Quadros, Tabelas e Politica de Pessoal

 

01

Estudos e Previsão de Pessoal

02

Criação, Classificação e Remuneração de Cargos e Funções

03

Reestruturação e Alterações Salariais

10

Movimentação de Pessoal

 

11 Admissão

12 Demissão

024

Direitos, Obrigações e Vantagens

01 Folhas de Pagamento

11 Salários, vencimentos, remunerações

12 Gratificações

13 - Adicionais

01

Tempo de Serviço

02

Nocturno

06

Serviço Extraordinário

07

Férias

7 http://www.cria.com.pt/

02 – Nocturno 06 – Serviço Extraordinário 07 – Férias 7 http://www.cria.com.pt/ 20

20

02 – Nocturno 06 – Serviço Extraordinário 07 – Férias 7 http://www.cria.com.pt/ 20
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14 Descontos

15 Encargos Do CRIA

02

Férias

03

Licenças

05

Reembolso de Despesas

09

Outros Direitos, Obrigações e Vantagens

025

Apuramento de Responsabilidades e Acções Disciplinares

01

Denuncias, Inquéritos

 

11

Processos Disciplinares

026

Assistência e Segurança Social

01 Benefícios

 

11 Seguros

12 Auxílios

13 Aposentadoria

 

01 Contagem de Tempo de Serviço

 

02 Higiene e Segurança no Trabalho

 

21 Prevenção de Acidentes de Trabalho

22 Refeitório, Cozinhas, Creche

23 Inspecções periódicas de Saúde

029

Outros assuntos referentes a pessoal

01 Horários de expediente

 

01 Pessoal não docente

02 Pessoal Docentes

 

02 Trabalho fora da Sede, Viagens em Serviço

 

21 No Pais

22 No Estrangeiro

 

03 Incentivos Funcionais, Prémios

030

Material

 

01

Cadastro de Fornecedores

033

Aquisição de Material

01 Material Permanente (Imobilizado)

 

11 Compra

12 Aluguer, Leasing

13 Empréstimo, Doação, permuta

 

02 Material de Consumo

 

11

Compra

 

03 Material Didáctico

 

11

Compra

 

04 Material Pedagógico de Apoio Educativo

034

Movimentação de Material

01 Controlo de existências

02 Extravio, roubo, desaparecimento

036

Instalação e Manutenção de Material

01 Requisição e Contratos de Serviços

02 Serviços executados pela Manutenção do CRIA

037

Inventário

C entro de R ecuperação e I ntegração de A brantes PPD – Plano de

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

PPD Plano de Preservação Digital v1.1 09Jul2010

01 Material Permanente

02 Material de Consumo

03 Material Didáctico

04 Material Pedagógico de Apoio Educativo

039

Outros Assuntos Referentes a Material

040

Património

041

Bens Imóveis

 

00

Fornecimentos e manutenção de serviços Básicos

 

11 Água e Esgotos

 

12 Gás

 

13 Electricidade

 

01

Aquisição

 

11

Compra

12

Cessão

13

Doação

14

Aluguer, Arrendamento

 

04

Obras

 

01 Reforma, Recuperação, Restauro

02 Construção

 

05