Fundamentos de Admon 1 - Fundam de Admon y Las Organizaciones 2020

26/02/2020
DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRACIÓN Y LAS
ORGANIZACIONES
Docente: Ing. Fabio Enrique Castro Ardila

• Magister en Dirección y Administración de Empresas
• Esp. Formulación y Evaluación de Proyectos
• Esp. Gerencia de Riesgos y Seguridad y Salud en el
Trabajo
• Esp. Gerencia Financiera
RESERVADO
AGENDA
Conceptos básicos
Concepto de administración
Qué es una organización
Funciones de la administración
Quiénes son los gerentes
Qué hacen los gerentes
Habilidades de un
administrador / gerente
RESERVADO
1
26/02/2020
¿Qué es la administración?
Es la coordinación y supervisión de las actividades
laborales de otros, para que éstas se lleven a cabo de
forma eficiente y eficaz.
VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO
Concepto de Administración
• Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de
Henry Sisk y Mario Sverdlik. planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
• El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr

Robert F. Buchele los objetivos de una organización formal.
Harold Koontz y Cyril • Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus

O'Donnell. objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
• Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras

Isaac Guzmán Valdivia personas para obtener determinados resultados.
• Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo

George R. Terry ajeno.
American Management • La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados

Association resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros.
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Cuestiones de la Administración
– Eficiencia
• “Hacer bien las cosas”
Obtener los mejores
resultados a partir de la
menor cantidad de
recursos.
– Eficacia
• “Hacer las cosas correctas”
Lograr los objetivos de la
organización.
Eficiencia y eficacia en la administración
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Eficiencia y eficacia en la administración
No Alcanza las Metas y Administra muy bien los Alcanza las Metas pero Alcanza las Metas de su
Desperdicia los Recursos Recursos pero no Alcanza hace uso indiscriminado Organización y a la vez
de su Organización las Metas establecidas de los Recursos de su Economiza Recursos o los
por su Organización Organización hace Rendir mucho Más
Eficiencia y eficacia
EFICIENCIA EFICACIA
Enfasis en los medios Enfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Crear más valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a

subordinados
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(del pasado al presente) (del futuro al presente)
¿Pregunta Principal?
¿Cómo hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos estar
hacemos? haciendo?
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EFICIENCIA (¿CÓMO LO HAGO?)
ALTA BAJA
HAGO BIEN Hago mal

LO ADECUADO lo adecuado
EFICACIA ALTA
(¿QUÉ HAGO?)
BAJA Hago bien HAGO MAL
lo inadecuado LO INADECUADO
Cuidado
“Ningún grado de eficiencia puede

compensar la falta de eficacia.
Antes de dedicarnos a hacer algo en

forma eficiente, tenemos que estar
seguros de que hemos encontrado algo
acertado para realizar”
Peter Drucker
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Elementos del Concepto de Administración
• Es decir, que la administración siempre está enfocada a

Objetivo
lograr fines o resultados.
• Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los

Eficacia requerimientos del producto o servicio en términos de
cantidad y tiempo.
• Se refiere a "hacer las cosas bien". Es lograr los objetivos
Eficiencia garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y
con la máxima calidad.
• Para que la administración exista, es necesario que se dé

Grupo social
siempre dentro de un grupo social.
• Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y

Coordinación de recursos analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro
de un fin común.
• Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio. Es la obtención
Productividad
de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en
términos de eficiencia y eficacia.
Características
• Existe en cualquier grupo social y es susceptible de
Universalidad aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el
ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
• Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración
Valor instrumental resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma:
mediante ésta se busca obtener determinados resultados.
• Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una

Amplitud de ejercicio
organización formal.
• Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y

Especificidad técnicas, tiene características propias que le proporcionan
su carácter específico.
• La administración es afín a todas aquellas ciencias y

Interdisciplinariedad
técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
• Los principios administrativos se adaptan a las necesidades

Flexibilidad propias de cada grupo social en donde se aplican. La
rigidez en la administración es inoperante.
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Importancia de la administración
• Elimina las fronteras para la utilización de los principios administrativos.

1
• La "universalidad” de la administración se prueba también porque la

aplicación de sus principios es válida, tanto para las empresas privadas
2 como para las instituciones públicas.
• Se destaca por la labor conjunta de los seres humanos sin distingos de

credos o ideologías polínicas, religiones, razas o regiones geográficas y
3 con el Único propósito común de servicio a la humanidad.
¿Qué es una organización?

La empresa es la unidad
económico-social en la cual a
través del capital, el trabajo y
coordinación de recursos se
producen bienes y servicios
para satisfacer las
necesidades de la sociedad.
En este sentido es
importante conocer las
diferentes clases de empresas
que existen, las cuales tienen
algunos criterios de
clasificación.
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Objetivo principal de una empresa

Obtener Utilidades
o beneficios
(ser productivo)
Cuidar la ecología Ofrecer precios

competitivos
Proporcionar impuestos
al estado Ofrecer productos de
calidad
Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas
Características de las organizaciones
Finalidad Estructura
definida deliberada
Personas
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La organización y sus condiciones externas
ECONÓMICAS
TECNOLOGICAS
ORGANIZACIÓN
SOCIALES ETICAS
POLÍTICAS
Y LEGALES
Impacto del entorno en la organización
El cambio es permanente = > riesgos y oportunidades

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Clasificación de las organizaciones
Régimen Tamaño Clasificación

jurídico de
Empresas
Filosofía
y
valores Actividad Finalidad
Tecnología Económica
1
1 1
Clasificación de las empresas por tamaño

Por su tamaño:
Existen diversos criterios Tamaño Industria Comercio Servicios
para clasificar a las
empresas de acuerdo con Microempresa 0-10 0-10 0-10
el volumen de ventas, de empleados empleados empleados
producción, capital y
personal ocupado. Pequeña 11-50 11-30 11-50
El criterio más utilizado
empresa empleados empleados empleados
para definir el tamaño de
una organización es el Mediana 51-250 31-100 51-100
número de empleados, el
empresa empleados empleados empleados
cual se muestra en la
siguiente tabla. Gran empresa 251 101 101
empleados empleados empleados
en adelante en adelante en adelante
10
26/02/2020
Clasificación de las empresas por capital

• Nacionales
• Extranjeras
Por su finalidad: Dependiendo
• Multinacionales
para la finalidad de que fueron
creadas y del origen de las Privadas • Franquiciarías
• Familiares
aportaciones de su capital, se
• Maquiladoras
clasifican en:
•Privadas: El capital es propiedad

de inversionistas y su finalidad es
la obtención de utilidades.
• Centralizadas
•Públicas: El capital pertenece al • Descentralizadas
Estado y generalmente, su • Mixtas
finalidad es satisfacer necesidades Públicas
de carácter social y propiciar
servicios a la comunidad.
Clasificación de las empresas por su actividad

económica
1.- Industriales: 2.- Comerciales: Son 3.- De servicios: Su
Produce bienes intermediarias entre el finalidad es proporcionar
mediante la producto y el cliente. con o sin fines de lucro.
transformación y
extracción de materias Autoservicio: Son
primas. grandes empresas que
Extractivas: Se dedican venden al público Por su filosofía y
a la explotación de productos de consumo. valores: pueden ser
recursos naturales Comercializadoras: lucrativas, cuando su
renovables o no Distribuyen y venden finalidad es obtener
renovables. una serie de artículos rendimientos y utilidades
De transformación o de diversos fabricantes financieras, o no
manufactureras: nacionales y lucrativas que tienen
Transforman las extranjeros. como fin el bienestar
materias primas en (mayorista-minorista- social y no persiguen
productos terminados. comisionista). ningún tipo de lucro.
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Clasificación de las empresas por su tecnología
De acuerdo al grado de tecnificación que exista las empresas se

clasifican en:
• Procesos robotizados, automatizados,

Alta tecnología sistemas flexibles o sistemas integrados
de manufactura.
Mediana • Procesos mecanizados, pero sólo en

tecnología alguna parte de sus etapas.
• Son empresas de baja tecnología.

Tradicionales y
Artesanales • Proceso de producción a cargo de
personas que elaboran e producto.
Clasificación de las empresas por su régimen

jurídico
En relación con la
constitución legal de la
empresa, existen
diversos tipos de
sociedades, cuyas
características se
contemplan en la
legislación Colombiana
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26/02/2020
Áreas funcionales de una organización

Münch, menciona la importancia del establecimiento de las áreas
funcionales:
• A través de ésta se logran los

objetivos de la empresa.
• Su existencia permite una mayor
eficiencia y eficacia promovida por
la especialización, la cual elimina
la duplicidad de esfuerzos y facilita
la optimización de recursos.
• Delimita funciones y jerarquías.
• Son indispensables para trabajar
eficientemente.
Niveles gerenciales
Estratégico:
Establecimiento de la
visión y elaboración
de estrategias.
Táctico: Transformación
de las estrategias en
programas de acción.
Operativo: Ejecución
cotidiana y eficiente de las
tareas de la organización.
13
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Niveles organizacionales
Gerenciar
1
Nivel
Estratégico
2
Gestionar
3 Nivel Administrar
Táctico
4
5 Nivel
Operativo
Administrar = Gestionar = Gerenciar

Funciones administrativas según niveles

organizacionales
Admi-
nistradores
Administradores
de nivel
Intermedio
Supervisores de primera
línea
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¿Qué es una organización?
Organización tradicional: Nueva organización:

- Estable e Inflexible - Dinámica y flexible
- Centrada en el trabajo - Centrada en las habilidades
- Trabajo definido por posiciones - Trabajo se define por tareas
- Puestos permanentes - Trabajo de Equipos
- Se mueve por órdenes - Puestos temporales
- Jefes deciden siempre - Empleados participan en las decisiones
- Trabajo en instalaciones - Orientación a los clientes
- Relaciones jerárquicas - Trabajo en cualquier parte y momento
- Personal homogéneo - Personal heterogéneo
El éxito de una organización

No lo hace sus planes, por mejores que sean
No los hace las máquinas
No la hace sus redes de computadora de última
generación
No la hace su edificio por moderno y agradable que
sea
No lo hace sus folletos, separatas, publicidad
No la hace sus métodos de trabajo
No la hace los materiales que emplee
El éxito depende de su gente:

de su forma de pensar, de sentir, de actuar
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Principales funciones administrativas

Según Henry Fayol
Planificar
Organizar
Dirigir
Liderar
Operar
Técnicamente
Controlar
Habilidades de un administrador
Según Robert Katz
Habilidades Capacidad de aplicar conocimientos o

Técnicas Experiencia especializada
Habilidades Capacidad de trabajar con otros,

comprenderlos y motivarlos, en lo
Humanas individual y en grupo
Habilidades Capacidad mental para analizar y

Conceptuales diagnosticar situaciones complejas
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Habilidades administrativas según

niveles organizacionales
ALTA
DIRECCIÓN Habilida-
des de
Conceptua-
lización y
diseño
MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN
humanas
Habilidades
SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER-
VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES técnicas
Habilidades de un administrador
Frecuencia
de Uso Según Robert Katz
Habilidades
Conceptuales
Habilidades
Humanas
Habilidades
Técnicas
Operativo Supervisores Jefes de Area Gerentes Gerente

Operativos General
17
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Habilidades administrativas exitosas

Según Fred Luthas
Administración Toma de decisiones planeación,

Tradicional coordinación
Comunicación Intercambio de información rutinaria,

procesamiento de papeles de trabajo
Administración de Motivación, disciplina, manejo de

RR.HH. conflictos, capacitación.
Trabajo de Redes Socialización, politiqueo, interacción con

personas ajenas a la organización.
Distribución del tiempo de los administradores

Redes Administ.
19%
Según Fred Luthas
32%
RR.HH.
Administrador
20% Promedio
Comunic.
29%
Redes
11% Adminit.
19%
RR.HH.
26%
Administrador
Eficaz
Comunic.
44%
18
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¿Quiénes son los gerentes?

• Gerente
– Quien coordina, supervisa y dirige el trabajo de
otras personas para que se logren los objetivos
de la organización.
Clasificación de los gerentes

Niveles de administración
Son responsables de tomar las decisiones,
establecer planes y objetivos.
Directores
Vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo
Gerentes de Dirigen el trabajo de los gerentes de

nivel medio primera línea.
Gerente regional, director de proyectos, gerente de planta
Gerentes de primera Dirigen el trabajo de los empleados

no administrativos
línea
Supervisores, jefe de producción, etc.
Empleados no
administrativos
19
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¿Qué hacen los gerentes?
Tres enfoques para describir lo que hacen los

gerentes
Funciones que realizan

Habilidades que necesitan
Roles que desempeñan

Funciones que
realizan los
gerentes Planeación
Control Organización
Integración
Dirección
de Personal
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Funciones de la administración
Planeación Organización Integración Dirigir Controlar

de Personal
Se dirige a
Dar ALCANZAR LOS

Definir Determinar lo Llenar y seguimiento PROPÓSITOS
Motivar, ESTABLECIDOS
objetivos, que es mantener
ocupados los dirigir y a las POR LA
establecer necesario actividades ORGANIZACIÓN
puestos cualesquier
estrategias, realizar, para
diseña planes cómo llevarlo contenidos otras garantizar
para a cabo y con por la acciones que se
desarrollar quién se estructura involucradas logren con
actividades cuenta para organizacion con dirigir forme a lo
hacerlo al al personal planeado
Habilidades que necesitan los gerentes
Habilidades Conceptuales
Capacidad de pensar y conceptualizar situaciones
abstractas y complejas referentes a la organización.
•Aprovechar la información para resolver problemas
•Reconocer aspectos problemáticos y aplicar soluciones
•Saber elegir la información crucial de tanta existente
•Comprender las aplicaciones de la tecnología
•Comprender el modelo comercial de la organización
•Identificar las oportunidades de innovación
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Habilidades de Trato Personal

Trabajar bien con otras personas, tanto
individualmente como en equipo (gerentes medios)
• Formar redes sociales dentro y fuera de la
organización
• Saber trabajar con personas y culturas diferentes
• Capacidades de director y tutor / trabajar en
equipo

Habilidades Técnicas
Conocimiento y competencia en un campo específico
• Enfocado en los clientes
• Capacidad de desempeñar varias tareas y realizarlas a
la vez.
• Habilidades de negociación
• Determinar prioridades
• Administrar el tiempo
• Fijar y mantener criterios de desempeño
• Credibilidad entre colegas y colaboradores
• Capacidad de escuchar y hacer preguntas
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Habilidades necesarias en los distintos

niveles gerenciales
Roles del gerente según Mintzberg
• Relaciones
Interpersonales
• Transferencia de
Información
• Toma de
Decisiones
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Rol Descripción Ejemplo de

actividades
identificables
RELACIONES INTERPERSONAL
Figura de Jefe simbólico; obligado a realizar Recibir a los visitantes;
autoridad deberes rutinarios de índole legal o firmar documentos
social legales
Líder Responsable de la motivación de los Realizar prácticamente
subordinados; responsable de reunir todas las actividades que
al personal, capacitarlo y deberes se refieren a los
relacionados. subordinados
Enlace Crea y mantiene una red de Trabajar con organismos
contactos externos e informadores externos; realizar otras
que le hacen favores y le dan actividades con gente de
información fuera.
Rol Descripción Ejemplo de

actividades
identificables
TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN
Supervisor Busca y recibe amplia información Leer periódicos e
interna y externa para comprender a informes; cultivar
fondo la organización y el ambiente contactos personales
Difusor Transmite la información recibida de Celebrar juntas de
fuera o de los subordinados a los información; llamar por
miembros de la organización teléfono para difundir
información
Vocero Transmite información a gente de Celebra juntas de
fuera sobre los planes de la directores; dar
organización, políticas, acciones, información a los medios
resultados, etc. de comunicación
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26/02/2020

Rol Descripción Ejemplo de actividades
identificables
TOMA DE DECISIÓN
Empresario Busca oportunidades en la organización Organizar la estrategia y
y el entorno e inicia “proyectos de sesiones de revisión para
mejora” para producir cambios crear programas nuevos
Manejador de Es responsable de las acciones Organizar la estrategia y
perturbaciones correctivas cuando la organización sesiones de revisión en
enfrenta perturbaciones graves e caso de perturbaciones y
inesperadas crisis
Distribuidor de Es responsable de la asignación de Programar; solicitar
recursos todos los recursos de la organización; autorizaciones; realizar las
toma o aprueba todas las decisiones actividades que conciernen
importantes de la organización al presupuesto y la
programación del trabajo
de los subordinados
Negociar Es responsable de representar a la Participar en las
organización en las principales negociaciones
negociaciones contractuales con el
VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO sindicato
Cambios que afectan el trabajo de los gerentes
25
26/02/2020
Áreas de conocimiento para ser un buen

gerente
Estrategia
De Negocios
Economía y
Finanzas Manejo del
Cambio
RR.HH.
DIRECCIÓN Operaciones
Calidad de proceso
Liderazgo y Marketing y
Habilidades Ventas
Gerenciales
Tecnología de
Información
26

Fundamentos de Admon 1 - Fundam de Admon y Las Organizaciones 2020

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26/02/2020

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Docente: Ing. Fabio Enrique Castro Ardila

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

• El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr

Harold Koontz y Cyril • Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus

• Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras

• Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo

American Management • La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

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Eficiencia y eficacia en la administración

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Eficiencia y eficacia en la administración

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Resolver problemas Lograr objetivos

Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

HAGO BIEN Hago mal

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

“Ningún grado de eficiencia puede

Antes de dedicarnos a hacer algo en

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Elementos del Concepto de Administración

• Es decir, que la administración siempre está enfocada a

• Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los

• Para que la administración exista, es necesario que se dé

• Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

• Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una

• Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y

• La administración es afín a todas aquellas ciencias y

• Los principios administrativos se adaptan a las necesidades

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

• Elimina las fronteras para la utilización de los principios administrativos.

• La "universalidad” de la administración se prueba también porque la

• Se destaca por la labor conjunta de los seres humanos sin distingos de

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

¿Qué es una organización?

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Objetivo principal de una empresa

Cuidar la ecología Ofrecer precios

Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Características de las organizaciones

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

La organización y sus condiciones externas

VERSIÓN 1,0 - FECHA XX-XX-XXX RESERVADO

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

Impacto del entorno en la organización