Вы находитесь на странице: 1из 12

правление ИТ-сервисами и контентом

Лекция 4
Тема лекции: «Управление корпоративным информационным контентом предприятия»
1. Системы управления корпоративным контентом (ECM - Enterprise Content Management).2.
Получение, хранение и предоставление контента в ECM.3. Измерение и оценка контента. 
1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМ КОНТЕНТОМ (ECM - ENTERPRISE CONTENT
MANAGEMENT).
1.1. Понятие ECM (Enterprise Content Management).
Управление невероятно быстро растущими объемами информации и извлечение из них
необходимых знаний является одной из наиболее сложных задач, стоящих перед современными
организациями. При этом управление структурированной информацией (такой как финансовые
счета и складские номера) является более развитой сферой деятельности и считается критически
важным процессом для работы бизнеса. Как правило, управление такой информацией
осуществляется при помощи систем управления базами данных (СУБД), а используется она
бизнес-приложениями и инструментами (к примеру, хранилищами для функций
интеллектуального анализа данных и бизнес-аналитики). Но истинная ценность этой информации
для организации проявляется при возможности ее соединения и совместного использования с
другой информацией, не имеющей четко определенной структуры – неструктурированной
информацией. К неструктурированной информации относят документы, электронные таблицы,
презентации, электронные письма, аудио- и видеофайлы, отсканированные документы, CAD-
файлы и другие функционально-графические документы. В наши дни мы все чаще сталкиваемся с
такой неструктурированной информацией («контентом»). Дело осложняется тем, что не весь
контент является электронным — многие организации все еще утопают под грудами бумажных
документов. 
Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на: 
- формализованные,  
- неформализованные,  -  специальные. 
В формализованных документах заранее определена форма — расположение и
размер обязательных полей, в которые заносятся данные. ПРИМЕР. Формализованными
документами, например, являются бланки, накладные, анкеты, картотеки.  К неформализованным
документам относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве
специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев. Эти документы
печатаются, публикуются, пересылаются, отправляются по факсу и хранятся в картотечных шкафах
и хранилищах по всему миру.
Современное общество уже не просто потребляет контент, а превратилось в его создателя.
Контент создается в огромных объемах. Интернет породил одновременно унификацию и
фрагментацию. Благодаря использованию общего протокола мир стал компактнее, а старые
организационные барьеры рухнули. Благодаря широте охвата,  Интернет превратился в источник
знаний и взаимодействий (рисунок 1). 
Корпорации поощряют персонал создавать высококачественный контент, чтобы можно было
быстро и обоснованно принимать управленческие решения. Вызовы, с которыми сталкиваются
компании, связаны с тем, как лучше повторно использовать информацию или сделать ее более
доступной.  При этом компании решили использовать те каналы, которые ранее были освоены
обществом. 

 Рисунок 1. Люди, организации и Интернет.


В то же время Интернет не лишен и недостатков, таких как недостоверность источников и
неэффективность или несфокусированность поиска. Интернет остается неструктурированным,
небезопасным и неконтролируемым.
Все эти недостатки неприемлемы для корпораций, от которых, в соответствии со стандартами
корпоративного управления, требуется прозрачность. Их источники информации должны
поддаваться аудиту, а за точность информации компании отвечают перед акционерами.
Самой важной задачей является сохранение внутрифирменной информации под контролем.
Вопросы понятны:
Куда поместить множество электронных писем?
Что делать с электронно-подписанной бизнес-корреспонденцией?
Куда помещать данные по налогам?
Как передавать информацию из неорганизованной файловой системы?
Как консолидировать информацию в репозитории, который могут использовать все?
Как получить один логин для всех систем?
Как создать единообразный входной лоток для всей входящей информации?
Как быть уверенным, что никакая информация не теряется и не игнорируется? 
Документные технологии играют важную роль во всех этих вопросах. Документные технологии,
подобные управлению корпоративным контентом, делают традиционную обработку данных
завершенной. Они сводят вместе структурированную, слабо структурированную и
неструктурированную информацию. Каждая компания, каждое правительственное учреждение и
каждая организация сталкивается с этой проблемой. И малая величина бизнеса не защитит от неё.
Дисциплина ECM (Enterprise Content Management) включает комплекс стратегий, методик и
инструментов, обеспечивающих сбор, управление, хранение и предоставление сотрудникам
организации корпоративного контента. 
ЕСМ позволяет управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее
формы. Для малого предпринимательства также актуальны современные решения в сфере
управления информационно-технологическими сервисами и контентом, так как они являются
источником экономической эффективности функционирования предприятий.
Создание, обработка и использование контента осуществляется сотрудниками в масштабах всего
предприятия. Решения ECM являются необходимыми базовыми компонентами для многих
приложений. Организации начинают включать ECM-технологию в состав уже используемой
модели сервисов общего доступа, что позволяет распределять связанные с контентом расходы по
различным отделам предприятия. Это дает возможность более эффективно осуществлять
управление и уменьшать общий уровень затрат при помощи многократного использования
настроек и процессов, а также концентрации наборов навыков. Кроме того, благодаря модели
сервисов общего доступа, ИТ-отделы могут внедрять согласованные политики и сервисы,
контролирующие безотказность работы и выполнение соглашений об уровне обслуживания (SLA),
создание и восстановление резервных копий систем и контента, равномерное внедрение политик
архивирования, правил безопасности и установку программных патчей.
ECM — это область, которая, согласно классификации Gartner, включает несколько направлений, в
том числе, управление Web-контентом. Эксперты Gartner отмечают, что потребности заказчиков
(как бизнеса, так и государственных структур) и возможности программных продуктов сейчас уже
выходят за традиционные рамки WCM-публикации контента в область использования методов
интерактивного взаимодействия как с внешними контрагентами и потребителями, так и внутри
своих организаций. Понимая перспективы малого бизнеса как клиента, разработчики ECM
подстраиваются под его потребности: выпуск версий эконом-класса, введение совместных низких
тарифов с хостинговыми компаниями и многое другое.
Можно считать, что ЕСМ – дисциплина зрелая и развитая. За тридцать лет ее существования и
развития накоплен значительный объем международных стандартов и эффективных практик,
связанных с разработкой, внедрением и использованием ЕСМ-решений. Главный двигатель
эволюции ECM – развитие информационных технологий и изменение потребностей бизнеса. Сам
факт существования организации – коммерческой или государственной — означает, она получает,
обрабатывает и генерирует информацию с использование систем, процессов и персонала. Т.е.
работа с информацией, управление ею — это естественное состояние любой организации.
Современное общество в целом, в значительной мере живущее в Интернете и социальных сетях, –
не только потребитель информации, но ее создатель. Так что масштаб, в рамках которых должны
работать ЕСМ-системы, охватывает все информационное общество.
Поскольку управление контентом – явление общественное, сталкивается с ним каждый из нас. И
по много раз на дню. Что-то найти в Интернете, собрать и просмотреть папку с документами,
разархивировать старые почтовые ящики, чтобы найти сообщения по вопросам прошлогоднего
совета директоров, — постоянно приходится, что называется, работать с документами. Несмотря
на это,  термин ЕСМ популярным не назовешь.  Разговоры с топ-менеджерами и даже с
некоторыми ИТ-директорами компаний о ECM часто приходится предварять объяснениями, что
понимается под этим термином и как его можно интерпретировать. Термин ЕСМ и все, что
скрывается за этой аббревиатурой, настоятельно нуждается в популяризации. 
Принято считать, что 70–90% корпоративной информации – это неструктурированная
информация. Также признается, что основная часть этой неструктурированной информации никак
не управляется. Зачем же тогда ECM? Затем, что наш мир стремится стать цифровым. К этой цели,
какой бы она ни была мифической, в меру сил стремятся все компании. Разумеется, реальная
задача при этом не решается: вся «соль» подхода к неструктурированной информации не в
переходе от бумажной  документации к цифровой, а в управлении расширяющимся спектром
разных типов информации.
Вследствие глобализации деловой мир становится все более «плоским». Мультинациональные
компании становятся действительно международными, отказываясь от модели сети с единым
центром. Они переходят на работу по модели «непрерывной связанности», когда для успеха
компании требуется совместная работа сотрудников по всему земному шару. Такие структурные
перемены привели к определенным трудностям: новое поколение персонала нуждается в
методах работы, позволяющих формировать небольшие, но быстро адаптируемые группы для
решения проблем, создания продуктов и генерации идей. Персонал все больше нуждается в
инструментах, позволяющих сотрудникам самостоятельно создавать модель работы, вместо
использования корпоративного шаблона, не способствующего совместной работе. На
организации оказывает влияние приток новых сотрудников, привносящих методы работы,
выработанные на основе своего личного опыта, что приводит к изменению запросов бизнес-
пользователей. Сотрудникам нужна возможность постоянной связи с любого устройства. Они
заинтересованы во внедрении социального программного обеспечения и в переходе на новые
методы совместной работы над контентом в рамках бизнес-процесса. Для соответствии запросам
эволюционирующей рабочей силы, организациям необходим переход на модель «социального
предприятия».
Информация представляет собой реальную интеллектуальную собственность организации.
Наряду с капиталом и персоналом она относится к числу важнейших активов, которыми компании
необходимо грамотно распоряжаться, принимая повседневные решения, стремясь обрести
понимание рынков, потребителей и рисков. Как важнейший актив информацию необходимо
использовать по максимуму. Но этого не происходит. К информации, зачастую,  относятся как к
чему-то второсортному. В большинстве случаев она создается в результате действий,
совершаемых нами и нашими системами. 
Одним словом, ECM — это важно. Контент или неструктурированная информация имеет особое
значение. Сбор, хранение, понимание, описание, совместное использование и управление
контентом в течение его жизненного цикла требуют специальных технологий. Усилия должны
быть направлены на то, чтобы разгрести максимум информационных «завалов», добиваясь
четкого понимания, что необходимо сохранить, а с чем можно расстаться. Кроме того,
организациям необходимо понять, что все это стоит денег. Бремя администрирования
колоссально, а технологии (которые пока несовершенны, что затрудняет внедрение и чревато
негативным воздействием на корпоративную культуру) ранее были сосредоточены в
разрозненных функциональных департаментах, но теперь социализуются, а то и
коммодитизируются. Это, возможно, позволит, наконец, использовать ранее упускавшиеся
возможности.
Новые возможности позволят гораздо полнее использовать неструктурированную информацию.
Они создадут предпосылки глубокого анализа всего контента, чтобы выявить тенденции и решить
сложные проблемы. Поначалу в центре внимания будет пользователь, но ползущая
автоматизация позволит принимать решения и инициировать события на основе
неструктурированной и структурированной информации. В будущем контент потеряет особое
значение. В конце концов, решения принимаются исходя из имеющейся информации, вне
зависимости от ее формы или типа. Компании все больше будут искать общие подходы к
организации, описанию и реализации политики в отношении всей совокупности информации.
Информация будет пользоваться доверием: мы начнем понимать, как именно она
обрабатывается, и сможем охватывать огромные массивы данных, благодаря
автоматизированной классификации и отношениям, создаваемым при приобретении и
использовании информации. Доступность информации станет такой, что вместо необходимости
искать и действовать наугад, достоверное представление информации и ее контекста будет
автоматически предоставляться в точке принятия решения. Информация очень важна.
1.2. Краткая история ECM. 
ECM представляет собой развитую дисциплину, где за тридцать лет накоплен значительный
объем международных стандартов и оптимальных практик. Данная концепция
эволюционировала параллельно с изменениями ИТ и потребностями бизнеса.
Дисциплина эволюционировала вместе с изменениями технологий и бизнес-условий. 
При широком распространении телевидения в 60-е годы прошлого века возник огромный спрос
на информацию и контент, а удовлетворять его могли лишь немногие. В 90-е годы XX века
развитие Интернета еще больше увеличило этот спрос.  Технологии совместной работы возникли
как средство, позволяющее сторонним участникам принимать участие в работе организаций и
решать существующие внутри них проблемы. Возможны различные форматы совместной работы
(например, выработка политик, форумы, поддержка, управление проектами и встречи). С точки
зрения организации они зависят от управления участием заинтересованных сторон. Совместная
работа требует широкого доступа к участникам. Контент, используемый при совместной работе,
также должен быть широко  доступен в масштабе всей организации. Так, информацию на
бумажном носителе трудно распространить множеству сторон без затрат и усилий по
репродуцированию. При этом использование компьютеров для хранения отсканированных
бумажных документов и их распространения позволяет уменьшить затраты. 
Через какое-то время подход к управлению документами изменился с учетом двух тенденций —
вытеснения бумажных носителей электронными документами и носителями и использования
Интернета как инструмента публикации.
Затем, чтобы облегчить управление и распространение информации, ECM вобрала в себя
управление бизнес-процессами. Кроме того, дисциплина все больше ориентируется на
совместную работу посредством Интернета. Это позволяет пользователям собирать и создавать
контент безопасным и управляемым образом и эффективно его распространять.
В перспективе ECM стремится решать следующие задачи:
-  способствовать превращению хранилищ контента в Интернете и в организациях в
интегрированные, доступные для поиска и совместного использования, проверяемые и постоянно
поддерживаемые источники;
-  превращать идеи в ценное и исполнимое знание посредством совместной работы;
-  защищать идеи организаций, одновременно обеспечивая распространение и продвижение тех
из них, которые заслуживают широкого общественного внимания.
Первоначально системы управления контентом представляли собой специализированные
приложения, предназначенные для конкретных видов хозяйственной деятельности, которые
создавались на основе разобщенных прикладных программ и платформ. Кроме того, эти
приложения служили для управления только определенными видами контента. Например, одно
приложение использовалось для управления документами, второе – для управления Web-
сайтами, третье – для управления цифровыми активами, еще одно – для управления
электронными записями.  Это приводило к возникновению таких ситуаций, когда, например,
предприятия, создающие онлайновый отдел кадров для просмотра резюме, политик и процедур,
покупали сначала системы управления документами. А затем, когда им требовалось добавить,
например, функционал хранения записей или создать новые Web-приложения, – им приходилось
покупать еще один дополнительный программный пакет уже на другой сервер от совсем другого
производителя, специализирующегося в данном приложении.
В процессе взросления систем управления контентом требования заказчиков к их
функциональным возможностям постоянно возрастали, и производители стали приобретать
дополнительные технологии, которые включали в свои собственные программные продукты.
Такая стратегия была выгодна для компаний, обслуживающих конечных пользователей, поскольку
они могли объединить несколько приложений от различных поставщиков в единую платформу,
что позволило бы управлять всеми типами контента на предприятии. Так родилась ECM. Хотя
такой метод оптимизации решений и устраивал заказчиков, поскольку позволял работать с одним
поставщиком программного обеспечения, им приходится вкладывать больше средств в
консалтинг и внедрение. Это происходило потому, что для решения своих задач предприятия
хотели получить приложения с более широкими функциональными возможностями, а
имеющиеся функциональные приложения по управлению контентом не были интегрированы
между собой. Чтобы решить эту проблему производители создали стандартные интеграционные
компоненты между приложениями, созданными на одной платформе (интегрированная ECM), что
позволило быстрее внедрять приложения для управления контентом. Вернее, интегрированная
ECM предоставляла некоторые преимущества; однако проблемы оставались, и для их решения
потребовались дополнительные усилия. Например, слабая интеграция, различия в поддержке
операционных систем и языков программирования, сложная система обновлений, дублирование
контента из различных приложений, трудоемкое обучение различным интерфейсам: все это
усложняло внедрение интегрированных ECM. 
Исторически сложилось так, что приложения по управлению контентом, которые изначально
предназначались для отдельных подразделений, со временем вышли на уровень всего
предприятия. Хотя многие внедрения ECM происходили как интеграционные проекты, только в
последние годы возникли тенденции для реализации единого подхода к проблеме управления
неструктурированным контентом. Предприятия осознали необходимость единой платформы с
единой кодовой базой и единым интерфейсом, что привело к созданию единой платформы ECM.
Единая платформа и единый интерфейс для различных приложений позволяют многократно
использовать один и тот же контент, быстро и просто обновлять и тестировать решения, легко
обучать пользователей. Как уже отмечено ранее, приложения для управления контентом
исторически создавались для управления лишь одним типом контента в конкретных, отдельно
взятых приложениях (например, управления записями, Web-контентом, цифровыми активами,
документами  изображениями). Рассматривая эти различные программы для управления
контентом, можно заметить, что все они имеют одинаковый набор функциональных
возможностей, например, возможность контроля версий, безопасность и контроль доступа, поиск,
управление метаданными, а также функции поддержки бизнес-процессов. 
Имеется общий набор служб, которые используются совместно в рамках независимых
приложений по управлению контентом. Каждый тип контента требует отдельного функционала,
например, 
- управление файлами или хранилищем цифровых или физических записей; 
- надежное преобразование видео файлов или цифровых активов (например, преобразование
файлов Adobe Photoshop в различные форматы с изменением разрешения и размеров); 
- WYSIWYG редакторы, схемы и шаблоны или модели динамической и статической публикации
для Web-сайтов – все эти независимые системы управления контентом используют общий набор
служб и функционала. 
Единая система ECM предоставляет такой набор возможностей в одном решении для всех типов
контента. Любые другие функции управления контентом можно добавлять или удалять в рамках
этой единой платформы, в зависимости от требований бизнес-приложения. Единая ECM
предоставляет полный набор функций по управлению контентом, включая управление
документами и изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, записями и
хранением. Все это осуществляется в рамках единой платформы, что устраняет необходимость
интеграции различных ECM-компонентов. Единая платформа ECM предлагает полный набор
функциональных возможностей для управления контентом, включая управление документами и
изображениями, управление Web-контентом, цифровыми активами, а также записями и
хранением – и все эти функции возможны на единой платформе. Интегрированный подход
подразумевает значительно больший возврат инвестиций (ROI) всего лишь за несколько лет, в
особенности в случаях, когда использовалось более одного приложения. Консолидация всей
архитектуры на базе одного кода, единой модели безопасности и одного программного
интерфейса не требует интеграции. При этом используется общая ИТ-инфраструктура,
сокращаются затраты на разработку и поддержку приложений, что упрощает работу и позволяет
легко обновлять и сопровождать систему, обучать пользователей.
Пользователям неважно, создавался ли контент в Microsoft Word, Visio или Adobe Photoshop. Вне
зависимости от того, добавляют ли они контент к Web-сайту или общаются на презентации,
необходимые им возможности остаются теми же – возможность легко находить контент,
эффективно с ним работать, безопасно хранить контент и контролировать его версии,
преобразовывать контент из одной формы в другую и использовать там, где он требуется. Единая
архитектура предоставляет удобный графический пользовательский интерфейс, что упрощает
обучение и эксплуатацию. Преимущества единой системы ECM для пользователей следующие. 
- Простота использования, связанная с тем, что функции управления документами и
изображениями, цифровыми активами, Web-контентом и записями доступны через интуитивно
понятный Web-интерфейс. - Более высокая производительность, поскольку пользователи могут
совершать все связанные с контентом операции в одном и том же месте. - Более быстрая
адаптация, что повышает ценность системы для всех пользователей.  1.3. Преимущества Enterprise
Content Management (ECM). 
Использование ECM дает предприятию ряд преимуществ. 
ECM позволяет контролировать доступ к контенту, проводить аудит и отслеживать данные аудита,
автоматизировать процесс публикации контента на основании согласованных политик, что сводит
к минимуму риски и позволяет управлять контентом в течение его жизненного цикла. Помимо
этого, одним из ключевых аспектов ECM является совместное использование контента. У
предприятий нет проблем с созданием контента, а есть проблемы с совместным использованием
этого контента. ECM позволяет доставлять нужный контент нужным людям на нужное устройство
и в нужном формате. И наконец, ECM – это автоматизация процессов управления контентом:
устранение ненужных шагов и автоматизация ранее ручных этапов, таких, например, как
преобразование документов в Web-формат или поиск документов. Как результат, использование
ECM позволяет сократить затраты и увеличить прибыль предприятия. ECM помогает
предприятию: - Улучшить взаимодействие и взаимоотношения в рамках предприятия, а также
улучшить связь с Веб-сайтами, внутренними сетями и учетными системами. -  Обеспечить
соответствие требованиям нормативных и регламентирующих документов.
-  Многократно использовать один и тот же контент на предприятии и за его пределами для
повышения эффективности работы сотрудников и сокращения затрат на доставку, печать и
хранение. 
2.  ПОЛУЧЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОНТЕНТА В ECM.
2.1. Определение ECM.
Простейшее определение управления контентом предприятия (ECM) таково:
ECM — это управление всеми формами информации в организации. ECM призвано обеспечить
сбор информации, ее хранение и предоставление в качестве корпоративного актива в
соответствии с такими критериями, как систематичность, естественность и возможность
повторного использования. 
Все это позволяет компании сохранять, увеличивать и трансформировать свои инвестиции в
знания.
Все бизнес-приложения содержат в своей основе сочетание структурированной и
неструктурированной информации. ECM предоставляет компаниям платформу для хранения
неструктурированного контента и доставки его в подходящем формате многочисленным
корпоративным приложениям. ECM позволяет эффективно многократно использовать контент и
интегрировать сотни сервисов по управлению контентом (например, учет контента, поиск
контента, вывод результатов поиска или подтверждение рабочего процесса) с другими бизнес-
приложениями предприятия. Все это дает возможность предприятиям превратить
неструктурированный контент в активы и использовать стратегию безопасного управления
контентом. Помимо управленческих аспектов, ECM также охватывает соответствующие стратегии,
методики и инструменты. Инструменты и стратегии ECM позволяют управлять любой
неструктурированной информацией компании (рисунок 2). 

 Рисунок 2. Жизненный цикл управления контентом (Content Management Lifecycle).  


ECM — это и стратегия, и методология. Как показано на рисунке 3, данная аббревиатура ECM
включает три взаимосвязанных понятия:
 Рисунок 3. Охват ECM.
Перспектива предприятия дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций
распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в
систему) и доступа к ней.  Перспектива предприятия определяет, где и как работает ECM.
Понятие «контент» охватывает все многофункциональные компоненты, информацию, данные
(структурированные или неструктурированные), записи, правила, структуры, темы и шаблоны.
Понятие «контент» определяет, что составляет ECM.
Управление включает коммуникации, процессы, потоки работ, совместную работу,
взаимодействие и обмен с широким кругом контрагентов. Здесь определяется, кто задействован в
ECM, а также, почему и когда они вступают во взаимодействие.
Ключевым элементом базовой модели процесса ECM, представленной выше, является
жизненный цикл контента.  В него входит управление получением, хранением и предоставлением
контента в масштабе организации. Все эти действия имеют три измерения: предприятие, контент
и управление (рисунок 4). 

 Рисунок 4.  Жизненный цикл контента.


Данный процесс называется жизненным циклом информации, потому что платформы и условия, в
которых контент получается или возникает, часто становятся инструментами его предоставления. 
Настольные, Интернет- или многофункциональные устройства (факс/электронная
почта/принтер/сканнер) служат тому примерами. 
Рассмотрим все три составляющие — получение, хранение и предоставление контента, взяв за
минимальную единицу контента один объект.
2.2. Получение контента в ECM. 
Контент может быть получен путем сканирования, преобразования, передачи через Интернет и
сбора информации. 
Рассмотрим получение контента с точки зрения предприятия, самого контента и управления —
измерений жизненного цикла контента.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ. 
Получая информацию с помощью различных механизмов, предприятие может при этом иметь
центральное хранилище для сбора, что помогает решать задачи эффективности и хранения.
Помимо традиционных форм получения контента возможно создание цифровых документов на
компьютерах компании, посредством интернета, куда материалы добавляются с помощью web-
приложений, или сканирования в специальных центрах, занимающихся сканированием и
индексированием больших объемов данных. Получение контента предприятием также может
происходить путем сканирования с помощью многофункциональных устройств, которые способны
распространять изображения посредством электронной почты или центрального хранилища
файлов, к которому реализован совместный доступ. 
К полученному таким образом контенту затем предоставляется доступ тем, кто имеет
представление о его контексте, что важно для успешной каталогизации или индексирования.
ПОЛУЧЕНИЕ КОНЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА. 
Формат, приобретаемый контентом в процессе накопления и каталогизации, может быть
различным. Контент может сохранить свой оригинальный формат (бумажный или электронный)
или может быть преобразован при поступлении в соответствии с теми форматами, которые
используются предприятием для хранения, приема и просмотра.
УПРАВЛЕНИЕ ПОЛУЧЕНИЕМ КОНТЕНТА. 
Управление сбором подразумевает каталогизацию контента квалифицированным персоналом,
сосредоточенным в различных подразделениях предприятия. Для этого используется
информационный центр по передаче массивов данных, выполняющий сканирование больших
объемов документов и каталогизацию в соответствии с заданным протоколом или принципами
индексирования. Кроме этого, обычно используется электронная форма заявки, в которую можно
ввести информацию для категоризации, что обеспечивает повторный поиск контента. 
Управление также подразумевает, что преобразование, выполненное при получении, может быть
улучшено путем анализа на более поздних этапах. По мере того как в рамках документооборота
создается контент, уточняются атрибуты, используемые при индексировании. В начале получения
или создания контента барьеры, связанные с индексированием или каталогизацией для
включения в систему, незначительны. После анализа контент «обрастает» опорным индексом,
четкими атрибутами и контекстом.
2.3. Хранение контента в ECM. 
ECM не сводится только к электронным механизмам хранения. Рассмотрим, как осуществляется
хранение контента в рамках его жизненного цикла.
ХРАНЕНИЕ КОНТЕНТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ. 
У предприятия есть несколько вариантов того, каким может быть хранилище — распределенным,
объединенным или виртуальным, т.е. реализованным в облаке. Также имеются инструменты
управления доступом к виртуальному хранилищу и большим пулам устройств хранения данных
(часто именуемым «storage farms»). И склад со шкафами для оригинальных документов, и
удаленное хранилище файлов, доступное через Интернет, где находятся электронные
изображения, — все это разновидности корпоративного хранилища.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА. 
Контент влияет на то, каким образом сохраняется объект: преобразуется ли он или
распределяется на элементы. Также возможно хранение нескольких версий объекта,
приложений, содержащих анализ, или слоев объекта, фиксирующих изменения, произошедшие с
ним.
ХРАНЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 
Управление хранением строится на процессном управлении и обеспечивает контроль версий
контента и лиц, имеющих право вносить изменения в контент и направлять его тем, кто
занимается анализом и оценкой контента. В долгосрочной перспективе этот аспект также может
включать цифровую защиту прав, позволяющих инкапсулировать контент и защищать его от
изменений или маркировать его с помощью фоновых изображений («водяныхзнаков»),
фиксирующих принадлежность контента. 
В техническом отношении данный аспект также может включать инструменты, расширяющие
возможности хранения или позволяющие управлять продолжительностью хранения контента, что
обеспечивает его корректное уничтожение в соответствующие сроки.
2.4.  Предоставление контента в ECM. 
К числу механизмов предоставления относятся поиск и публикация. Поиск считается механизмом
предоставления контента, потому что при этом объем выводимой информации заметно
сокращается.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.
 Интернет, обеспечивающий доступ к приложениям посредством браузеров, предоставляет
широкий спектр возможностей распространения информации. В настоящее время существуют
способы распределенной публикации в точках продаж или эффективного создания
специализированных медиа в больших объемах. Предприятие оценивает затраты на
определенный канал предоставления контента и устанавливает критерии, по которым это
предоставление будет происходить.
Многие системы управления контентом берут за отправную точку управление предоставлением
контента одному департаменту (например, департаменту маркетинга, финансовой отчетности или
обработки платежных требований).
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ КОНТЕНТА. 
Информация может быть представлена на web-странице, включена в доступные для скачивания
электронные файлы или распространяться в печатном виде. При предоставлении каждая единица
контента может браться из хранилища в целостном виде или автоматически конструироваться.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 
Управление предоставлением включает технологии поиска: с его помощью пользователи могут
быстро находить контент для публикации или демонстрации. Управление потоками работ или
бизнес-процессами (BPM) создает возможность управлять предоставлением нужных объектов
тем, кто вносит в них изменения или просто использует при работе.
Успех предоставления в ECM зависит от внимания, уделенного каждому из вышеперечисленных
девяти аспектов получения, хранения и предоставления контента, а также ресурсов и механизмов,
используемых в каждом из этих случаев.
3. ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА КОНТЕНТА.
3.1. Проблемы управления контентом.   Перейдя в век цифровой информации, предприятия
столкнулись с некоторыми задачами создания, управления и распространения контента – как
бумажного, так и электронного. Многие предприятия используют различные системы для
хранения неструктурированного контента, созданного в процессе деловой деятельности. В число
этих документов входят файлы Microsoft PowerPoint, сканы, электронные таблицы, графики,
видео, электронная почта и ZIP-файлы, которые обычно хранятся на совместно используемых
сетевых дисках, Web-сайтах, ноутбуках отдельных пользователей, и все эти данные используются
для работы специальных приложений, FTP-серверов или для работы собственных серверов и
приложений. Эти разрозненные системы приводят к дублированию контента и практически не
позволяют эффективно использовать один и тот же контент в различных целях. Кроме того,
хранение контента в различных местах чрезвычайно усложняет задачу его совместного
использования на предприятии и за пределами корпоративной сети – например, при встрече с
заказчиками, партнерами и поставщиками. Ранее многие предприятия пользовались подручными
средствами, например, FTP-сайтами для совместного использования контента, однако в таком
случае пользователи не могут контролировать доступ или безопасность, нет возможности
проверки версий документов или «блокировки» файлов. В результате пользователи создают и
обмениваются различными версиями одного и того же документа, что вызывает сложности и
противоречия. Затраты на доставку и печать – еще одна проблема, связанная с контентом. На
многих предприятиях сотрудники печатают сотни и тысячи страниц технической документации,
руководств и отчетов, а затем отправляю их в различные подразделения и на склады. Более того,
ожидание печати контента и его доставки отнимает время. Контент может устареть за то время,
пока он будет перемещаться в новое местоположение. Поиск в сотнях файлов на сетевых
хранилищах или получение устаревшей информации может привести к тому, что решения будут
приниматься на основании не самой точной информации. Все это в итоге приводит к
дорогостоящим, отнимающим время неавтоматизированным процессам. 
Другим фактором, связанным с управлением контентом, является управление рисками и
обеспечение соответствия нормативным требованиям. Цифровой контент, например, все больше
и больше используется в судебных разбирательствах, и официальным органам необходимо
обеспечивать соответствие контента нормативным актам и требованиям. Точная информация
также требуется организациям для принятия решений, тогда как в Интернете информация часто
носит достаточно неопределенный характер. Успеха добиваются те, кто осознает ценность
информации, поддерживает надежные источники, стремится обмениваться идеями, создает
бизнес-предложения и защищает свои знания, сочетая меры предосторожности c
взаимодействием.
Это лишь часть движущих факторов, играющих роль при распространении систем класса ECM. 
Корпорации представляют собой благоприятную среду для управления изменениями и
инновациями. Они часто выступают создателями новых приложений, принимаемых Интернет-
сообществом. В связи с усложнением задач по управлению контентом предприятия начали
активно использовать для этого ECM. Технология ECM «понимает» весь жизненный цикл контента,
включает достаточный уровень контроля и дополнительную поддержку пользователей в течение
каждой фазы работы с контентом. Это означает, что управление контентом происходит в течение
всего цикла его существования: во время создания, использования и хранения. Технология ECM
включает в себя такие функции, как контроль версий, индексация поиска, очистка контента для
снижения рисков, поддержка метаданных и безопасность. Имеются дополнительные функции по
распространению, публикации, классификации, хранению и удалению контента (рисунок 2). ECM
помогает компаниям понять, как задействовать мощные ресурсы коллаборативного контента,
предоставляемые глобальной сетью, не утрачивая при этом полноты контроля.
Информационному обществу необходимо двигаться к реализации недостижимых пока идеалов
хранилищ истинного знания и автоматизированных «брокеров идей».
Внедрение ECM дает компании возможность войти в нарождающийся мир, где информация и ее
хранилища становятся доступной частью глобального Интернет-сообщества, причем сделать это,
выбрав правильное время и обеспечив необходимые механизмы защиты интересов компании.
Перечисленные выше факторы существенно влияют на широкое распространение систем
управления контентом. Технология ЕСМ позволяет предприятиям преобразовать
неструктурированный контент в активы и реализовать единую стратегию для безопасного
управления контентом. Исторически сложилось так, что многие предыдущие внедрения и
решения ECM были реализованы на основе интегрированного метода, однако сейчас
предприятия двигаются в сторону единого ECM для большей экономии средств, более удобной
работы пользователей, простой системы обновлений, технической поддержки и обучения. Единая
система ECM предоставляет полный набор ECM-функций, включая управление документами и
изображениями, Web-контентом, цифровыми активами, а также хранением информации. Единый
подход позволяет всего лишь за несколько лет получить гораздо больший возврат инвестиций, в
особенности, если используются различные функции управления контентом. Объединение всей
архитектуры на базе одного кода, модели безопасности и API устраняет необходимость
интеграции, позволяет использовать общую ИТ-инфраструктуру, а также сводит к минимуму
разработки и затраты на техническую поддержку. 3.2. Оценка ценности информации.
Одной из сложных задач ECM является оценка ценности информации как актива для бизнес-
плана. Важно оценивать ценность в течение жизненного цикла и обеспечивать механизмы оценки
общего уровня активов. Модель жизненного цикла информации стимулирует оценку контента в
системе ECM (рисунок 5). 

 Рисунок 5. Оценка жизненного цикла контента.


При переходе от получения к хранению технологии совместной работы дают два показателя этого
периода: количество создаваемых постоянных объектов контента и количество взаимодействий
для каждой версии объекта. Все вместе это задает срок, в течение которого элемент контента (в
сравнении с компанией и всем ее контентом в целом) сохраняет свою полезность.
На стадии от предоставления до получения ценность контента можно оценить, определив
полноту атрибутов для определенного класса контента. Исторические отчеты о ключевых словах,
использованных при предоставлении, позволяют понять и оценить, насколько эффективна схема
индексирования. Благодаря этому можно модифицировать схему, чтобы усовершенствовать
предоставление или уменьшить трудоемкость категоризации или затраты на нее.  Для упрощения
предоставления полезны статистические данные о том, сколько раз осуществлялся поиск объекта
контента, и о количестве обращений к нему. Они также могут отражать степень связанности с
другими объектами, чтобы прояснить связи между контентом.
Напомним следующее определение. 
Ключевой Показатель  Эффективности (КПЭ) (Key  Performance  Indicator (KPI)). Метрика, которая
используется для управления ИТ-услугой, процессом, планом, проектом или другой
деятельностью. Ключевые показатели эффективности используются для измерения реализации
ключевых факторов успеха.
Только важнейшие из всех измеримых метрик определяются как ключевые показатели
эффективности и используются для отчётности и управления процессом, ИТ-услугой или
деятельностью.  Организации, которым понятны отношения между объектами контента, видят,
какие из них побуждают заинтересованные стороны обращаться к хранилищу. Это повышает
привлекательность всего контента в целом и его способность удерживать пользователей. Для
разработки показателей для корпоративных отчетов необходимо создать соответствующие
ключевые показатели эффективности (KPI). 
ВЫВОДЫ.  
1. ECM — дисциплина, обеспечивающая всеобъемлющее, многофункциональное и интерактивное
управление корпоративной информацией. Это зрелая концепция, учитывающая потребности
бизнеса и ИТ. Она предоставляет организациям преимущества, принесшие успех Интернету:
доступность, возможности совместной работы и многообразие контента.
2. ECM охватывает комплекс стратегий, методик и инструментов, обеспечивающих сбор,
управление, хранение, сохранение и предоставление контента. Данная дисциплина позволяет
управлять неструктурированной информацией компании вне зависимости от ее формы. 
3. Объяснены три ключевых процесса для ECM: получение, хранение и предоставление. Каждый
из них может быть описан с точки зрения предприятия, контента и управления. Для создания
непротиворечивой и полной модели предоставления для ECM компании необходимо найти
решение в каждой из этих девяти сфер.
4. Применение оценки стоимости контента является важным элементом сохранения и оценки
преимуществ, а также реагирования на изменения рынка. 
5. Для измерения оценки общего уровня активов предприятия необходимо создавать ключевые
показатели эффективности (KPI). Ключевые показатели эффективности (KPI) должны быть выбраны
таким образом, чтобы обеспечить управление эффективностью, результативностью и
эффективностью затрат.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.


[1] Долженко А.И. Управление информационными системами. Курс лекций. Ростов-на-Дону, 2007. 
[2] Зараменских Е.П. Управление жизненным циклом информационных систем. Монография.
Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2014. – 270 с. 
[3] Кириченко А.А. Разработка электронного портала (Создание Web-представительства. Контент–
инжиниринг). Учебное пособие. М.: МЭСИ, 2005. – 104 с.
[4] Кэмерон C. Управление контентом предприятия. Вопросы бизнеса и ИТ. Пер. с англ. А.
Кириченко. — М.:  Логика бизнеса, 2012. — 176 с. 
[5] Ланкин В.Е., Бричеева Н.Н., Макарова И.В. Управление ИТ-сервисами и контентом. Учебное
пособие. Таганрог, 2012. – 100 с.