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TÉCNICO

LABORAL EN
GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ARCHIVO

TALLER N° 2
ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA
ESTUDIANTE

2019
FUNDETEC
TALLER NÚMERO DOS

1. DEFINE:
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

Son las operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada
en la admisión de documentos, tanto de forma interna como externa, que son remitidos
por una persona natural o jurídica, la cual consiste en recibir las comunicaciones oficiales
provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico como directo, así
como de modo magnético o indirecto.
COMUNICACIÓN OFICIAL:
Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.
APERTURA:
Consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el
contenido del documento y el de sus anexos.
REVISIÓN:

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de
revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto
para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y
realizar su respectiva radicación.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes
en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva
investigación.

2. NUMERA EL ORDEN DE LOS PASOS PARA LA RECEPCIÓN DE


DOCUMENTOS

REPARTO
CLASIFICACIÓN
REVISIÓN 5
1
2

RADICACIÓN

3 REGISTRO RECEPCIÓN

4 6

3. CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES FUNDAMENTALES PARA LA


RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

a) Ingreso y registro en el sistema.


b) Recepción de las comunicaciones.
c) Verificar la autenticidad y las firmas del remitente.
d) Seleccionar las comunicaciones.
e) Verificar los anexos.
f) Registrar en el sistema y/o libro de registro.
g) Reparto de las comunicaciones.
h) Generar la respuesta

4. ELABORA UN MAPA CONCEPTUAL SOBRE LA CLASIFICACIÓN DE


DOCUMENTOS.
CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

SEGÚN SU ORIGEN SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS


OPERACIONES A QUE SE REFIEREN

Ámbito interno de Ámbito externo de


la empresa la empresa
Comprobante de ventas

Comprobante de
uso interno Comprobante de compras

Comprobante de pago
Comprobante de
uso externo
Comprobante de cobro
5. ESCRIBE FALSO O VERDADERO SEGÚN CORRESPONDA

La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que


indica que es de propiedad de la organización. (V)

Este sello se denomina como el sello radicado (V)

El sello del radicado no puede ser aplicado manualmente, mecánico o


sistematizado. (V)

En radicado se indica el número según el orden que fue recibido, la fecha y quién lo
recibió, además le permite al remitente estar pendiente de la respuesta y en
qué serie se encuentra archivado. (V)

“los procedimientos para la radicación de los documentos oficiales velarán por la


transparencia de la actuación administrativa, en el cuál se establece el proceso de
asignación de los consecutivos, no podrán reservan número de radicado, ni
repetirlo, enmendaduras, corregidos o tachados”. (V)

El espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de


comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior
derecho del documento. (V)

6. EXPLICA EL PROCESO DE EMBALAJE O EMPAQUE:

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


El proceso de empaque o embalaje es la base fundamental para la operación
de reparto a entes interno y externos de una empresa que de algún modo están
sujetas a algún tipo de proceso, el cual debe ser utilizado generalmente en las
estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto.

Pero se hablamos de la gestión documental se entiende por empaque al sobre.


Envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material, donde se guarda el
documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de
la entrega al destinatario.

El termino de embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de


documentos o acervos que requieren ser trasladados y que se busca conservar
sus propiedades antes de iniciar el recorrido, durante y al final de su entrega.

7. QUÉ REQUISITOS DEBE CUMPLIR LA VERIFICACIÓN


Para el cumplimiento de las normas técnicas para la elaboración y tramite, según la
clase y naturaleza del documento, los siguientes aspectos:
a) Encabezado.
b) Presentación.
c) Objeto (se establece si hay relación con un antecedente y respuesta).
d) Firma.
e) Anexos y copias.
f) Sujeción a las normas técnicas y jurídicas dadas a la extensión del
documento también se hace necesario.

8. COMPLETA LAS FRASES.


La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y sub series
correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los tramites.

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


El documento con la antigua más antigua de producción será el primer documento
que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de
la misma.

9 APOYADO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE DE LA LEY GENERAL DE


ARCHIVOS, ELABORA UN ENSAYO ARGUMENTANDO LA FUNCIONABILIDAD
Y REQUISITOS GENERALES SOBRE LA TEMÁTICA ORGANIZACIÓN Y
CONSULTA DE DOCUMENTOS.

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
NIVEL 2

ORGANIZACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS.


Definición de organización de archivos:
conjuntos de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación
documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Definición de consulta de documentos:
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVO DE GESTIÓN.


Para una empresa pública o persona natural poder tener una organización adecuada
y el acceso a una consulta con facilidad y efectividad es necesario seguir con los
siguientes pasos técnicos:
Los procesos de organización de archivo son tres: clasificación, ordenación y
descripción.
Para estar de acuerdo en lo fundamental. Clasificar y ordenación no admiten igualdad
de significado. Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque
complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivo se considera
organización documental.
CLASIFICACIÓN: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, es el primer paso
del proceso de organización.
ORDENACIÓN: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización
que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas, dentro de la categorías
o grupos definidos en la clasificación.
ORGANIZACIÓN: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un
fondo.
¿Hasta dónde l l e g a la clasificación?

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


El final del proceso de clasificación es la conformación de Ias series (o subseries
si es el caso), las cuales pertenece a una unidad administrativa (sección) que a
su vez ejecuta funciones asignadas.

La clasificación no determina como deben arreglarse los documentos dentro de


cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son
los de cada sección, cada función y cada serie.

¿Dónde comienza la ordenación?

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación.

Dicho de otra manera, la clasificación relaciona grupos documentales entre sí en


tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas
entre sí pertenecientes a una misma serie.

Si la clasificación hace referencia a la estructura documental, la ordenación


hace referencia a la secuencia, a la relaciones de casusa-efecto,
continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.

Determina que documento va de primero y cuáles van después, es decir el


proceso mediante el cual se unen, así como los tipos documentales al
interior de los expedientes según un criterio predeterminado, también es el
testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos,
pues refleja la dinámica administrativa (movimiento en el tiempo).

Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente


ensamblada o encajadas para que funcione.

Los principios de la organización archivística de los documentos son el respecto


al origen y al orden natura! de los documentos los cuales están dados ·p0r la
0ficina productora de los mismos.

Regjstro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las


entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre
o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funclonarto responsabte del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronolóqico de entrada, de documentos
provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales basados en lo siguiente:

Infórmese, consiga un organigrama de su unidad y copia del documento


(resolución, disposición, decreto, orden etc.) que dio origen a la Unidad o los
cambios estructurales y furrcíonales que ha sufrido su Untdad, según 'e1 primero
{organigrama) verá que el archivo se encuentra dentro de la estructura de su
Unidad, la cual está conformada por las divisiones administrativas (secciones)
creadas para el desempeño de la función, y dentro de las jerarquías de la
Institución. Estos organigramas son la representación de la organización interna
y jerárquica de la Unidad, según las funciones que a cada uno le han
smo as1~rna'da·s: en consecuencia, el quehacer diario 'dé cada U'no se refleja en
ta
producción documental propia de cada oficina, siendo estos el conjunto de
documentos (Serie, Subserie y tipo documental) generados en ejercicio
de sus funciones y ciasfficaaos t>ajG criterios orgánic:;:o funcionales; respetando el
principia de proceaenGla,,

Gon ei segimdo documsnte eiue debe conseguir, la copia del documento que dio
Origen a la Unidad, usted podrá conocer desde cuándo debe existir archivo, y
teniendo todas las series ordenadas (lo de cada tema agrupado y ordenado),
usted puede determinar que tiene y que le falta, compleméntalo con las actas de
eliminación documental anteriores y reconstruir la memoria de su unidad.

Se debe tener los documentos agrupados por temas (SERIES. SUBSERIES


Y TIPOS DOCUMENTALES) según su procedencia, ordenados por años y
cronológicamente (de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido
tramitada). A fin de proteger el material durante el tiempo que debe permanecer en
el arcnlvo, en lo posible debe proporcionársele un empaque apropiado en cajas.
ojalá especiales para archivo, las cuales conservarán el orden que hemos dado y se
ubicarán de tal forma, preferiblementenen estantería metálica, que permita su
identificaciónclara y fácil consulta.

También debemos levantar un inventario (formato único de inventario documental


FUIO), de cada una de las series para conocer que tenemos y en que condición;
esto nos permitiré saber si están consecutivos los documentos de cada serie, si hay
faltantes y establecer sus limites (desde - hasta).

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


NORMATIVIDAD QUE RIGE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LA LEY 594

(14 de julio de 2000) por medio de la cual se dicta la Ley General De Archivos

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 21. Programas de gestión Documental: Las entidades públicas deberán


elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios
y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la


validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.

Artículo 22. Procesos Archivísticos: La gestión de documentos dentro del


concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.

Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los


documentos los archivos se clasifican en:

a) ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida


a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras
u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta
o solución a los asuntos iniciados.
b) ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de ·gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
c) ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquella que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservación permanente.

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para
las entidades del Estado elaborar y el doptar las respectivas tablas de retención
documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros: El Ministerio
de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo
relacionado con los tiempos de retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables
y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos
producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario documental: Es obligación de las entidades de la
administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos: Todas las personas
tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les
expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no teng.an
carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán
el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las
personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las. leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 51 de 1985: Modificase el inciso segundo
del artículo 13 de la Ley-57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal
sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.
Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter
histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que
esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias
o fotocopias del mismo''.
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación: Cuando los
documentos históricos presenten deterioro físico manifestó tal que su estado de
conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la
información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no
afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando hiere
del caso.
ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA
10. DESCRIBE LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CONTENER
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
1. Entidad remitente.
2. Entidad productora.
3. Unidad administrativa.
4. Oficina productora.
5. Objeto.
6. Hoja número.
7. Registro de entrada.
8. Numero de orden.
9. Código.
10. Nombre de las series, sub series o asuntos.
11. Fechas externas.
12. Unidad de conservación.
13. Numero de folios.
14. Soportes.
15. Frecuencia de consulta.
16. Notas.
17. Elaborado por.
18. Entregado por.
19. Recibido por.

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11. INDAGA EN DIFERENTES FUENTES DE CONSULTA SOBRE ACCESO Y
CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ELABORA UN TRABAJO, TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS APA PARA SU PRESENTACIÓN.

ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN A LA CONSULTA Y ACESSO DE DOCUMENTOS
1. CONSULTA
1.1. Archivo de gestión:
1.2. TRD “tabla de retención documental”.

2. ACCESO
2.1. Documentos en la organización.
2.2. El archivista garantizara el continuo acceso y la legibilidad de los
documentos:

CONSULTA
1.1 EL ARCHIVO:
La principal función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve
como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del
pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo
o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
1.2 ARCHIVO DE GESTIÓN:
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le
expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la
respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo
se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de
préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


2 1.2 TRD "tabla de retención documental":
La aplicación de estas herramientas y las Tablas de Retención Documental (TRD)
ya que garantizan la conservación de los documentos que contienen las pruebas
de las buenas actuaciones, en las diferentes fases de archivo, y por los tiempos
adecuados; Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados; Permiten proporcionar un servicio eficaz
y eficiente; Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
El acceso y consulta de los documentos, se garantizará en concordancia con el
artículo 27 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y la Ley de
Transparencia1712 de 2014.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán
el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas
y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

2 ACCESO
La Constitución de 1991 establece en su artículo 74 que "Todas las personas
tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley". Y bajo este mismo entendido la Ley 1712 de 2014 estableció en
su artículo 2 que "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un
sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición
constitucional o legal, de conformidad con la presente ley". La nueva ley de
transparencia y acceso a la información en Colombia plantea que se conocerá
como información res~rvada aquella que afecte intereses públicos (artículo 19) y
como clasificada aquella que afecte intereses particulares (Artículo 18).
2.1 Documentos en la organización
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por
la Ley.
Acuerdo 047 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso
a los documentos de Archivos", del Archivo General de la Nación del Reglamento
General de Archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".

ANGIE LUCIA RIAÑO SANTAMARÍA


Acuerdo 056 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para
la consulta", del capítulo V, "Acceso a los Documentos de Archivo", del
Reglamento General de Archivos.

2.2. El archivista garantizara el continuo acceso y la legibilidad de los


documentos: El archivista seleccionará los documentos para ser conservados o
destruidos no solo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de
personas o entidades que los han producido y acumulado, sino también para que
sean objeto de estudio en diferentes investigaciones. Será consciente de que
adquirir documentos de dudoso origen, aunque revistan gran interés, estimular el
comercio ilegal. Cooperaran con colegas y otras entidades judiciales en la
persecución y aprehensión de personas sospechosas de hurto documentos.
El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá
sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial: El archivista formulara
objetivos generales y particulares que involucren la totalidad de los
documentos que custodia. Ofrecerá información imparcial a los usuarios y
utilizara todos los recursos que estén a su alcance 'para prestar sus servicios. No
impondrán restricciones insensatas que impidan el acceso a los
documentos, pero podrá sugerir o determinar límites claramente establecidos
y por un periodo definido. Deberá observar de manera plena e imparcial los
acuerdos a los que llego en el momento de adquirir los documentos, pero en aras
de liberalizar el acceso y según las circunstancias, podrá renegociar las
condiciones. Responderá objetivamente y con espíritu de colaboración a los
requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimulara la
mayor consulta de acuerdo con las políticas instituciones, los criterios de
preservación las condiciones legales, los derechos individuales y los convenios
establecidos en caso de donación. Explicará de manera imparcial las restricciones-
impuestaspara la consulta de los documentos.
El archivista respetara tanto el acceso público como la privacidad de la
documentación dentro del marco de la legislación vigente: El archivista protegerá
el carácter privado de la documentación institucional y personal así como la
referencia a la seguridad nacional, sin recurrir a la destrucción de la información
especialmente en el caso de los registros electrónicos que están siendo
continuamente actualizados y corregidos. Respetará la privacidad de los individuos
que han producidos que los documentos o que son mencionados en ellos y en
particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su
opinión sobre el uso o disposición del document

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