ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 2 Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

DOCENTE: JUAN BERNARDO RINCON PLATA

POR: ANA MARIA RENDE ALVAREZ

MEDELLIN 17 SEPTIEMBRE 2020

ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo a la ley 594 del 2000, de archivo en la Gestión Documental se puede

decir que las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con
sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, En cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Archivo de Gestión, Archivo Central o Intermedio - Archivo Histórico o Permanente
la (TRD) permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de
la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos
en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Según la Ley
General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN: Será obligatorio para las

entidades del Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de retención
documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los

Entes descentralizados ya sea por servicios como:
* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado * Industriales
y comerciales del Estado * Empresas de Economía Mixta * Entidades
descentralizadas indirectas * Unidades administrativas especiales E igualmente
los entes descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -*
Corregimientos Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República
- * Cámara de Representantes* Asambleas Departamentales - * Concejos
municipales - Los Organismos de Control: * Personería* Contraloría - *
Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: * Cortes*
Consejo de la Adjudicatura - * Fiscalía * Juzgados.
Las T.R.D. se basan en:
La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar Las
series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas;
 
Facilitan el manejo de la información. Racionalizan la producción documental, ü
Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a
los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos. Regulan
transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos
El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación
Por tal razón es importante darle aplicabilidad a este tema tan importante en la
legislación colombiana, las Tablas de Retención Documental (TRD), que son las
que nos orientan y nos guían para formular, y controlar la política archivística de
nuestro país. Así mismo también promueve la organización y el fortalecimiento de
los archivos públicos del país, con el fin de garantizar una eficacia de la gestión
del Estado y la conservación del patrimonio documental. Así mismo es importante
para las organizaciones gubernamentales, y también para la administración de
control y gestión, y para todos los ciudadanos en particular, también para la
ciencia, la investigación y la cultura en general.
Debemos aplicar el concepto del cual define las TRD como una serie conformada
por tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera
instancia el manejo de la información.