04/12/2018

Gestión de Información para

Proyectos
Ing. Jorge Suarez Pincay, MSc

Unidad 9
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SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Entender el seguimiento del proyecto
Estimados Vs reales
Usar líneas de base
Cambiar la línea de base
Ajustar nuevas tareas
Eliminar líneas de base
Revisar el avance en la vista Gantt de seguimiento
Interpretar los resultados
Comprender las estrategias de seguimiento
Mantener registro de seguimiento

Entender el seguimiento del proyecto

• Las herramientas de control y seguimiento de proyectos, son básicas
para realizar una buena dirección y gestión de nuestro trabajo.
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Entender el seguimiento del proyecto

• Tan importante como la etapa de planificación el proyecto, es la de
seguimiento del mismo, mediante la cual se realiza la supervisión
continua de la ejecución de las tareas incluidas en el proyecto, con el
fin de asegurarse de que se va desarrollando de acuerdo al plan
previsto.

Entender el seguimiento del proyecto

• En este sentido es importante tener en cuenta que se debe hacer
la supervisión en tres planos simultáneos, que son los siguientes:
• Desarrollo de tareas:
• revisión de las actividades técnicas y operativas contempladas en el proyecto;
• Revisión de impacto:
• Para definir en qué áreas el proyecto está causando problemas o cambios que
deben ser abordados;
• Factores externos:
• Para mantener la atención en elementos que no están necesariamente ligados al
proyecto, pero que puedan estar afectándolo.
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Entender el seguimiento del proyecto

• Gracias a lo que se haga en esos tres planos se podrá disponer de
información actualizada que permita detectar desviaciones respecto a
la planificación prevista; redefinir la estrategia y dirección del
proyecto y tomar decisiones de forma rápida y adecuada para hacer
las correcciones que se estimen necesarias.

¿QUÉ CONSEGUIMOS CON HERRAMIENTAS DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS?
• Fiabilidad y acierto. Los profesionales que utilizan este tipo de
aplicaciones, realizan un seguimiento de proyectos continuo y
obtienen resultados más acertados y fiables. De hecho, los costes
estimados son del 13-30% más acertado.
• Comunicación con los interesados externos. La obtención de
informes sobre ése seguimiento de proyectos, fomentar una
comunicación más eficaz y directa con todos los stakeholders del
proyecto.
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¿QUÉ CONSEGUIMOS CON HERRAMIENTAS DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS?
• Asesoramiento en la toma de decisiones. Los paneles de control nos
proporcionan una visión completa del funcionamiento de los
proyectos. De manera continua y a tiempo real, nos están diciendo si
vamos bien o mal, en relación con lo planificado.
• Velocidad de actuación. La respuesta a imprevistos aumenta un 45-
65%, si usamos herramientas de control y seguimiento de proyectos.
Debemos combinar esta evaluación con planificaciones flexibles, que
nos permitan realizar las modificaciones en el momento que
necesitemos.

¿QUÉ CONSEGUIMOS CON HERRAMIENTAS DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS?
• Reporte interno. No tenemos que esperar semanas o incluso, en la
mayoría de proyectos, varios meses, para ver todo el equipo cómo
está funcionando el proyecto.
• Eficacia. Las decisiones serán más eficaces, y estarán apoyadas en una
planificación flexible.
• Unidad e integración.
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Estimados Vs reales
• Al iniciar proyecto, realizamos una planificación en base a
estimaciones de costos y duración de tareas.
• En el transcurso del tiempo, durante la ejecución, estos valores
pueden llegar a cambiar
• Ej:
• Una tarea demora mas de lo estimado
• Una tarea cuesta mas de lo estimado
• Para mantener el control sobre el proyecto, es necesario realizar una
comparación de lo estimado vs lo que realmente ha ocurrido en el
proyecto.

Estimados Vs reales
• En general, cuanto más complejo sea el plan y cuanto más larga es su
duración, más oportunidad hay para que aparezca la variación.
• La variación es la diferencia entre lo que pretendías que ocurriera
(según lo registrado en el plan) y lo que actualmente sucedió (Según
lo registrado por sus esfuerzos de seguimiento).
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Estimados Vs reales
• Esto permite tomar acciones de control y corrección en caso de una
variación.
• Como podemos realizar esta comparación
• Utilizando Lineas Base

Líneas base
• Que es una línea de base
• Es una fotografía de proyecto en un determinado momento
• Ayuda en la revisión y comparación de lo real vs lo planificado
• Project admite mas de una línea de base
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Líneas base
• Tab Vista grupo Datos  tabla  variacion

Líneas base
• En esta vista Observamos varias columnas, entre las que destacan
• Comienzo
• Fin
• Comienzo previsto
• Fin de la línea base
• Variación comienzo
• Var. Fin
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Líneas base
• Tab Proyecto  grupo Programación Establecer línea base

Líneas base
• Tab Proyecto  grupo Programación Establecer línea base
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Líneas base
• Opciones:
• Establecer línea base
• Es una foto del proyecto en su estado actual
• Guarda no solo fechas, sino también costos, asignaciones y trabajos
• Plan Provisional
• Solo guardan información relativa a fechas (comienzo y fin)
• Podemos tener 10 líneas base

Líneas base
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Líneas base
• Que sucede en el proyecto?

Líneas base
• Que sucede en el proyecto?
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Líneas base
• Muestro la línea base
• Para esto voy a:
• Tab formato grupo Estilos
de barras Linea base

Líneas base
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Líneas base
• En la tabla de variación vemos los cambios

Líneas base
• En la tabla de Costos, también podemos observar las variaciones de
costos
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Borrar Líneas base

• Tab Proyecto  grupo Programación Establecer línea base

Borrar Líneas base

• Tab Proyecto  grupo Programación Establecer línea base