Le Module SAP MM

Un cycle d'approvisionnement type pour un service ou un article comprend les étapes

suivantes :

1 création d’une demande d’achat

La demande d’achat correspond à l’identification d’un besoin d’approvisionnement; elle peut

être saisie par un service ou être issuedu système de planification / calcul des besoins.

2 détermination des sources d’approvisionnement possibles

Pour chaque demande d’achat,il est nécessaire de choisir le fournisseur c’est-à-dire la source
d’approvisionnement. La détermination des sources d'approvisionnement se fait à partir d’un
répertoire, des commandes antérieures, et des contrats existants.

3 création de la commande

La commande peut être créée par transformation d’une demande d’achat ou par saisie
directe. La commande est transmise au fournisseur sous forme d’un bon de commande.

4 réception de la livraison

La réception se fait en référence à la commande et permet de faire l’entrée en stock.

Lorsque des marchandises sont entrées dans un magasin, le stock disponible est augmenté.

Des écritures sont enregistrées dans la comptabilité dans les comptes de stock, d’achat et
facture à recevoir.

5 contrôle de la facture du fournisseur

Cette étape permet d’enregistrer la facture en contrôlant sa conformité par rapport à la

commande et à la réception en terme de prix et de quantité.

NB : Toutes ces étapes ne sont pas obligatoires ; par exemple, il est possible de saisir une
commande sans demande d’achat, de saisir une facture sans commande.

Les types d’approvisionnement

L’approvisionnement peut se faire pour le stock ou pour la consommation directe.

Dans le cas d’un approvisionnement pour le stock :

Les articles gérés en stock sont placés en magasin après une entrée de marchandises.Pour
commander un article afin de le mettre en stock,

il faut que l'article ait une fiche.

Dans le cas d’un approvisionnement pour la consommation :

Le but de la consommation est indiqué dans la commande en saisissant une imputation (par
exemple, un centre de coûts).

Il est possible de commander un article identifié par une fiche et un code article ou de
passer une commande sans fiche article. Ces articles, ne possédant pas de numéro d'article,
sont définis par un texte et une affectation à un groupe de marchandises, qui sont tous deux
saisis dans la commande.

Dès la réception, l'article ou le service est considéré comme ayant été consommé. Les
comptes de consommation dans la comptabilité sont mouvementés lors de la saisie de la
réception. Si la commande concerne un article, la quantité totale et la valeur

des stocks existants de l'article ne sont pas affectées.

Données fournisseurs

La base de données fournisseur est commune à l’ensemble des services de l’entreprise.

Les informations de la fiche fournisseur sont regroupées par besoin fonctionnel.

· Données générales

Informations générales sur le fournisseur, comme par exemple, l’adresse, la langue,les

coordonnées bancaires, …

· Données société

Informations nécessaires à la comptabilité, comme par exemple, le compte collectif,les

conditions de paiement, les modes de paiement, les procédures de relance, …

· Données achats

Informations gérés par les achats, comme par exemple, la devise d’achat, les interlocuteurs,
les conditions de livraison, …

L’entreprise peut être en relation avec différents partenaires :

destinataire de la commande, fournisseur de marchandises, auteur de la facture,destinataire

du paiement. Chaque partenaire est créé en tant que fournisseur ; chaque fournisseur peut
jouer des rôles différents ;

il est possible d’attacher à un fournisseur d’autres fournisseurs en tant que partenaires.

Fiche infos-achats

La fiche infos-achats contient les informations relative à un article chez un fournisseur et

permet notamment de gérer les tarifs.

Par exemple : les prix et les conditions, numéro de l’article chez le fournisseur, délai
prévisionnel de livraison, quantité minimum de commande, unité d’achat, etc
Les conditions de prix possibles : prix de base, remises et majorations, frais de transport.

Chaque condition de prix possède une période de validité. Il est possible de définir des prix
avec barème par quantité.

Les données de la fiche infos-achats sont utilisées comme données par défaut pour les
commandes.

Une fiche infos-achats peut être définie pour chaque type d’approvisionnement d’un article :

· Standard : pour les commandes standard

· Sous-traitance : pour les commandes de sous-traitance, la fiche info-achat donne le prix

de la prestation pour par exemple assembler un sous-ensemble.

· Consignation : lorsqu’un article est mis à disposition par un fournisseur, dans les locaux
de l'entreprise, la fiche infos-achats contient le prix pour les sorties de marchandises du
stock en consignation.

La fiche infos-achats permet également aux acheteurs de déterminer rapidement :

- quels articles ont été fournis auparavant par un fournisseur spécifique,

- quels fournisseurs ont fourni un article.

On doit définir un lot de maquette type, permettant un référencement est un repere sur les
tarifs à adopter en fx des quatités.

Flux général

Prise de commande

La commande d’achat permet de transmettre auprès d’un fournisseur ou d’une

division,l’ordre de livrer une certaine quantité de marchandises à une date donnée.

Une commande est constituée d'un en-tête de document et de plusieurs postes.

- Les informations d’en-tête concernent la commande entière. Il s’agit, par exemple, des
conditions de paiement et de livraison.

- Les postes identifient les articles ou les marchandises.

Informations gérées dans la commande :

· Conditions de prix

Les conditions peuvent s'appliquer au niveau de la commande entière, ou du poste à savoir

l’article à fournir.

· Historique de commande
Les transactions découlant d’une commande sont documentées poste par poste dans
l'historique de commande.

Deux écritures sont enregistrées en comptabilité :

stock / variation de stock et achat / facture à recevoir. Lors de la réception, le prix moyen
pondéré de l’article est mis à jour sur la base du prix de la commande.

PMP nouveau = ((quantité en stock x PMP actuel) + (quantité reçue x prix de commande ))/
quantité totale en stock

Contrôle de facture

La fonction de contrôle des factures finalise le processus d'approvisionnement qui commence

par les demandes d'achat, se poursuit avec les achats et les entrées de marchandises, puis
se termine par les entrées de factures.

Cette fonction permet également d’enregistrer les factures qui ne proviennent pas de
l'approvisionnement des articles (par exemple, les prestations de services, les frais divers, les
coûts de formation, etc.) et les avoirs.

Les tâches de contrôle des factures comprennent :

· la saisie des factures et des avoirs dès leur réception,

· la vérification du contenu des factures,

· la passation des écritures résultant d'une facture,

· la mise à jour de certaines données, par exemple le prix des articles.

Le processus général comprend les étapes : saisie de la commande, de la réception et de la

facture. Dans ce processus, il ne peut y avoir saisie de facture tant qu’une réception n’a pas
été enregistrée.

La saisie de la facture se fait en référence à la commande et peut alors correspondre aux

différentes livraisons déjà enregistrées ; elle peut se faire en référence à une livraison ce qui
veut dire que chaque livraison est facturée séparément ; elle peut se faire en référence à
plusieurs commandes du même fournisseur.

Les écritures comptables enregistrées sont : facture à recevoir / fournisseur qui déboucle
l’écriture enregistrée lors de la réception et écriture de TVA.

La facture est contrôlée en terme de montant par rapport au prix de chaque article de la
commande et en terme de quantité par rapport aux livraisons et également en terme de date
d’échéance.

En cas d’écart de prix, la facture est bloquée pour paiement et ne pourra donc pas être
traitée dans le processus de règlement fournisseurs de la comptabilité.
La facture est bloquée en totalité même si l’écart ne concerne qu’une des lignes. Avant de
payer une facture bloquée, il faut la débloquer dans une étape séparée en annulant le code
de blocage qui a été spécifié lors de l'enregistrement de la facture.

Tous les postes d'une facture bloquée sont débloqués en même temps.

Autres processus possibles :

- Saisie de la commande, saisie de la facture, pas de réception

- Saisie de la commande, saisie de la facture, puis saisie de la réception

- Saisie de la facture sans commande préalable.

Autres possibilités :

- enregistrer dans une facture des coûts non prévus lors de la commande

- enregistrer une facture ultérieure éventuellement d’un autre fournisseur à imputer à une
commande.

Suivi des commandes:

Pour chaque commande, un bon de commande peut être édité.

Il est possible d’effectuer des relances, avant ou après la date de livraison prévue, par
édition d’une liste des relances à faire et édition de lettres de relance. 3 niveaux de relance
sont possibles.

Demande d’achat

Création

Une demande d'achat est constituée de plusieurs postes. Un poste d'une demande d'achat
contient la quantité et la date de livraison de l'article à fournir. Il s'agit d'un document
interne : il n'est pas utilisé en dehors de l'entreprise.

Une demande d’achat peut être créée soit manuellement, soit à partir du calcul des besoins
(CBN), soit à partir d’une commande client (livraison directe), soit suite à un ordre de
fabrication.

Elle pourrait permettre dans certain cas une meilleure traçabilité.

Achat de sous-traitance

Deux types de sous-traitance :

· Achat d’une prestation de sous-traitance opératoire

· Achat d’un article en sous-traitance complète

Pour les achats de sous-traitance, voir Module PP.

Consignation

Gestion du stock

Dans le cadre de la gestion des stocks en consignation, le fournisseur fournit les articles et
les stocke dans votre société.

Le fournisseur reste le propriétaire légal de l'article jusqu'à consommation des articles ; à ce

moment, il peut exiger le paiement.

La quantité d'article retirée est facturée régulièrement en fonction des accords conclus (tous
les mois, par exemple).

· Le stock en consignation est géré sous la même référence que le stock

propre de l’entreprise. Il peut être transféré en stock disponible.

· Les stocks en consignation d'un même article mais de fournisseurs différents peuvent
être gérés de façon indépendante et au prix de chaque fournisseur.

· Les stocks en consignation ne sont pas valorisés. Lorsque l'article estretiré,

il est évalué au prix de chaque fournisseur respectif.

Processus

· Création des demandes d'achat et commandes

Les demandes d'achat et commandes pour les articles en consignation sont traitées
exactement de la même façon que pour les autres articles :

saisie ou création automatique de la demande d’achat par le calcul des besoins, création de
la commande par saisie ou transformation de la demande d’achat.

· Réception

La réception est identique à la réception standard avec mouvement de stock. Par contre, il
n’y a pas d’écriture comptable.

· Consommation

Toutes les sorties de stock sont possibles notamment consommation pour un ordre de
fabrication.

· Etablissement d’un décompte

Périodiquement, un décompte peut être établi pour identifier la dette due et communiquer
cette information au fournisseur.
· Contrôle de la facture.

Approvisionnement sur point de commande

Dans la procédure de calcul des besoins selon le point de commande, le système compare le
stock magasin disponible avec le point de commande défini pour un article. Si le stock
disponible est inférieur au point de commande, une recommandation d'approvisionnement
est générée sous forme d’une demande d’achat.

La détermination du point de commande est manuelle, c’est-à-dire que la valeur doit être
saisie dans la fiche article.

Approvisionnement avec contrat et programme de livraison

Un contrat est un accord à long terme passé avec un fournisseur afin qu'il livre un article ou
service pendant une certaine période.

Le contrat ne contient pas de dates de livraison précises ni de quantités livrées spécifiques.

Celles-ci sont spécifiées ultérieurement dans les appels sur contrat.

Le contrat fixe des conditions de prix avec éventuellement un barème. Les conditions
possibles sont les mêmes que dans une fiche info-achat.

Lors de la création d'un contrat, il est possible de choisir entre les types de contrats suivants :

· Valeur : Le contrat est considéré comme rempli lorsque les appels sur contrat qui totalisent
une valeur donnée ont été émis. Il reste possible de passer des commandes.

· Quantité : Le contrat est considéré comme rempli lorsque les appels sur contrat qui
totalisent une quantité donnée ont été émis.

S'il existe un contrat portant sur un article avec l'un des fournisseurs, il est possible de créer
les commandes en fonction de ces contrats.

Ce type de commande est appelé appel sur contrat.

Dans une commande de type appel sur contrat, il faut spécifier :

· la quantité à appeler,

· la date de livraison.

Le prix, les données fournisseur, les conditions de paiement, les coûts indirects d'acquisition
et toutes les instructions données au fournisseur sont repris automatiquement depuis le
contrat.

Il est possible d’ajouter des postes qui ne sont pas spécifiés dans le contrat.

NB : Si la valeur ou la quantité limite sont atteintes, il reste possible de passer des

commandes en référence au contrat.
Le programme de livraison est une forme particulière de contrat. Dans le cadre d'un
programme de livraisons, les fournisseurs reçoivent un appel sur programme de livraisons
composé d'échéances individuelles et non des commandes ou des appels sur contrat.
L'échéancier de livraisons spécifie les quantités à livrer, les dates de livraison, et des données
sur des entrées de marchandises précédentes.

Un échéancier peut contenir des échéances fermes, semi-fermes ou planifiées

(prévisionnelles).

Deux modes de gestion :

· Programmes de livraisons sans documentation des appels :

L'échéancier créé ou mis à jour est automatiquement édité pour transmission au fournisseur.

· Programmes de livraisons avec documentation des appels :

Il est possible d’apporter autant de modifications que souhaité aux échéances individuelles
puis lorsque l'échéancier est prêt à être transmis au fournisseur, un appel sur programme de
livraisons est à générer. Cela déclenche la transmission au fournisseur des données qui le
concernent.

Chacune des transmissions effectuées est enregistrées pour connaître quelles données ont
été envoyées au fournisseur et quand.

Le calcul des besoins peut générer et mettre à jour automatiquement les échéances de
programme.

Cas particuliers

La gestion des Achats permet de traiter d’autres processus.

· Importation

Dans le cas d’importation depuis un pays de la CEE, des informations supplémentaires sont à
renseigner au niveau article, fournisseur, fiche info-achat ou contrat, et si nécessaire dans la
commande. Ceci permet d’établir la DEB.

· Achat à un fournisseur occasionnel

Un fournisseur générique est créé. Lors de la saisie de la commande, il faut renseigner les
informations propres du fournisseur. Le flux général est identique.

· Livraison directe à un client

Voir Module SD.

· Retour
S’il faut retourner une livraison au fournisseur pour une raison quelconque (si, par exemple,
les marchandises ne conviennent pas ou ne correspondent pas à la commande), l'opération
est possible même si vous avez déjà enregistré l'entrée de marchandises.

1ère possibilité : saisir directement un mouvement de stock de retour en référence à la

commande d’origine.

2ème possibilité : créer une commande de retour, puis saisir le mouvement de stock de
retour.

Analyses et suivi

Suivi

Un suivi peut être mis en œuvre par le biais de rappel et lettres de relance en choisissant de
1 à 3 niveaux de relance avant ou après la date de livraison demandée.

Un grand nombre de listes permet de suivre le portefeuille de commandes, entre autres :

· Commandes en cours avec quantité commandée, reste à livrer, reste à facturer par article,
fournisseur, groupe de marchandises

· Fournisseurs possibles par article, articles fournis par fournisseur

Evaluation fournisseur.

L’évaluation des fournisseurs permet d’attribuer une note à chaque fournisseur.

La note globale est une combinaison des notes attribuées à un fournisseur pour différents
critères principaux ; chaque critère principal est constitué de critères secondaires.

Le système propose un critère principal « livraison » constitué de 3 critères secondaires :

respect des délais, respect de la quantité, respect des consignes d’expédition.

Les notes correspondant au respect du délai et au respect des quantités sont calculées
automatiquement à chaque réception suivant un barème de note standard.

A chaque réception, il faut saisir si la consigne choisie est respectée ou non. En complément
du critère « livraison », il est possible de définir des critères pour lesquels une note manuelle
est attribuée et saisie.

La note globale d'un fournisseur est calculée à partir des notes de chaque critère principal,
en prenant en compte les coefficients de pondération.

Dans la personnalisation du système seront définis :

- les coefficients de pondération de chaque critère

- les consignes d’expédition et les notes correspondantes

- les critères ayant une note manuelle.

Dans l'évaluation des fournisseurs, différents états permettent de procéder à des analyses
comparatives des notes globales et individuelles de vos fournisseurs.

Les états et analyses suivants sont disponibles :

· comparaison des évaluations ;

· classement des fournisseurs (pour tous les articles) ;

· classement des fournisseurs (pour un article spécifique) ;

· évaluation par article/groupe d'articles ;

· fournisseurs sans évaluation ;

· fournisseurs dont la dernière évaluation remonte à une certaine date.

Statistiques

Deux fonctions sont disponibles en tant que restitution d’informations.

Comme tous les modules SAP, les Achats possèdent un système d’information. La fonction
du système d'information est de fournir les informations synthétiques ; il utilise des ratios
significatifs mis à jour par toutes les opérations effectuées des dizaines ou centaines de fois
par jour qui constituent des données agrégées.

Les données peuvent être analysées au travers d’analyses standards donnant par exemple
par article, fournisseur, groupe de marchandises les quantités et valeurs d’achat.
 Les tables SAP MM

Module MM (Material Management).

Le module MM concerne la gestion des articles d'un point

de vue achats et gestion des stocks.

Y sont intégrées des notions telles que :

. Le calcul des besoins, des réapprovisionnements

. La gestion des achats
. contrats, demandes d'achats, etc.
. commandes de biens, de services
. Mouvements de stocks
. réception de marchandises
. Contrôle des factures
. Gestion des stocks
. entrée, sorties, transferts de stocks
. Gestion des emplacements magasin
. (WM Warehouse Management)
. Inventaire

Document Article:

MKPF En-tête du document article.

MSEG Segment de document pour article.

Achat

EKKO En-tête document d'achat.

EKPO Poste document d'achat.
EKPV Données d'expédition pour transfert par poste document Achat.
EKET Echéances du programme de livraison.
VETVG Index d'échéance de la livraison pour un transfert de march.
EKES Confirmations de commandes.
EKKN Imputation dans document d'achat.
EKAN Adresse fournisseur document d'achat.
EKPA Rôles partenaire dans les Achats.
EIPO Commerce extérieur: import/export: données de poste.
EINA Fiche infos-achats - données générales.
EINE Fiche infos-ach. - données de l'organisation d'achat.
EORD Rép.s.appro. Achats.
EBAN Demande d'achat.
EBKN Imputation demandes d'achat.
KNMT Information Article-Client: Table de données.
MAKT Désignations des articles.
MDKP Données en-tête document de planification.
MDTB Table planification.
Tables générales :

MAKT Désignations des articles.

MARA Données article générales
MARM Unités de quantité pour l'article.

Ordre d’achat :

S011 Statistiques des groupes d'acheteurs

S012 Achat
EKET Echéances du programme de livraison.
EKKN Imputation dans document d'achat.
EKPO Poste document d'achat.
EKKO En-tête document d'achat.
EINE Fiche infos-ach. - données de l'organisation d'achat.
EINA Fiche infos-achats - données générales.
EORD Répertoire source approvisionnement Achats.

Achat : Reçu de marchandise:

MSEG Segment de document pour article.

EKBE Historique du document d'achat.
MVER Consommations article.
S031 Statistiques : mouvements pour stocks actuels.
S013 statistiques pour évaluation des fournisseurs.
S011 Statistiques des groupes d'acheteurs.
MKPF En-tête du document article.

Données principales:

-----------------------------------------------------
MARC Données division de l'article
MLAN Classification fiscale de l'article

Table général

-----------------------------------------------------
MAKT Désignations des articles
MARA Données article générales
MARM Unités de quantité pour l'article

-----------------------------------------------------
MBEW Valorisation article
 Transaction SAP MM

Vendeurs

XK01 = créer un vendeur

XK02 = modifier un vendeur
XK03 = afficher un vendeur
ME65 = palmarès fournisseur
MCE3 = analyse par fournisseur

Gestion des articles

MM01 = créer fiche article

MM02 = modifier fiche article
MM03 = afficher fiche article
MM11 = planifier la création d’un article
MM12 = planifier une modification d’un article
MM06 = témoin de suppression article
MM16 = planifier un témoin de suppression
MEK3 = afficher conditions article
MM60 = liste article par usine
MSC1N = créer lot
MSC2N = modifier lot
MSC3N = afficher lot

Stocks

MMBE = synthèse des stocks

RWBE = synthèse des stocks
MD04 = état dynamique des stocks
MB51 = liste des documents articles
MB5B = stocks en unique UQ
MB5L = stocks par comptes comptables
OMJC = création documents d’inventaire (liste divisions + liste mouvements)
MI01 = créer un document d’inventaire

Mouvements

MB1A = sortie de marchandises

MB1B = transfert article
MB1C = autres entrées de marchandises
MB01 = enregistrement EM sur commande, entrée de marchandises
MIGO = entrée marchandises (EM) sur n° de commande (avant MB01)
MBOA = EM pour article structurés
VL09 = annuler une sortie marchandises (SM)
MBST = annuler document article d’un mouvement de stock
Achat

ME11 = créer fiche info achat (correspondance article et fournisseurs)

ME12 = modifier fiche info achat
ME13 = afficher fiche info achat
ME41 = créer appel d'offres
ME42 = modifier appel d'offres
ME43 = afficher appel d'offres
ME47 = gestion des appels d’offres
ME49 = comparaison des prix d’appel d’offre des différents fournisseurs
ME31K = créer un contrat
ME32K = modifier un contrat
ME33K = afficher un contrat
ME51N = créer une Demande d’Achat
ME52N = modifier une Demande d’Achat
ME53N = afficher une Demande d’Achat
ME59N = transformation DA – automatic creation of purchase order from requisitions
ME5A = afficher liste demande d’achat
ME57 = affectation et traitement de la demande d’achat
MD03 = calcul des besoins individuels mononiveaux
ME27 = créer une commande de transfert
ME21N = créer commande d’achat
ME22N = modifier commande d’achat
ME23N = afficher commande d’achat
MN05 = type de condition commande d’achat – Change output : condition records :
purchase order
ME9F = édition des messages – document d’achat – message ouputME2L = documents
d’achat par fournisseur
ME2M = document d’achat par article
ME2W = document d’achat par division cédante
 Catalogue des Produits dans SAP MM

Transaction Description
MM01 Création d’un article configurable
MM01 Création des articles option
CT04 Création des caractéristiques
CL01 Création des classes
CU41 Création du profil de configuration
CS01 Création de la super nomenclature
CU50 Conception d’interface
CU01 Création des dépendances
Affectation des dépendances
VK11 Création des conditions de prix
CA01 Création de gamme

Les transactions de la gestion d’un catalogue de produits dans SAP MM

MM01 = Créer un article

MM02 = Modifier un article
MM03 = Afficher un article
MM60 = Répertoire des articles
MM17 = Gestion en masse

Caractéristiques

CT04 = Gestion des caractéristiques

CT10 = Répertoire des caractéristiques
CT11 = Répertoire des valeurs caractéristiques

Classe

CL04 = Supprimer classe

CL01 = Créer des classes
CL02 = Modifier une classe
CL03 = Afficher une classe
CL6A = Répertoire des classes
CL30N = Rechercher objets dans les classes

Nomenclature

CS01 = Créer une nomenclature

CS02 = Modifier nomenclature
CS03 = Afficher nomenclature
CS15 = Cas d’emploi des articles pour les nomenclatures
Gamme

CA01 = Créer une gamme

CA02 = Modifier les dépendances sur les séquences/opérations de gammes opératoires

Configuration

CU41 = Créer profil de configuration

CU42 = Modifier profil de configuration
CU50 = Créer / modifier conception d’interface

Dépendances

CU01 = Créer une dépendance individuelle

CU02 = Modifier des dépendances
CU05 = Utilisation des dépendances
CU21 = Créer réseau de dépendance

Divers

CL6B = Répertoire des objets