CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

Activo Semiactivo Inactivo

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

Valores primarios
Valores primarios Valores secundarios
Valores secundarios

••Administrativo
Administrativo ••Cultural
Cultural
••Legal
Legal ••Histórico
Histórico
••Fiscal
Fiscal ••Operativo
Operativo
••Contable
Contable
••Técnico
Técnico

Las tres edades (o etapas) del ciclo de vida del documento son:

 EDAD ADMINISTRATIVA
En esta etapa tiene origen el documento, circula y es tramitado hasta máximo
los cinco años. Durante este tiempo la documentación esta en las oficinas o
Archivo de gestión, para ser tramitados y consultados. En esta edad la función
de los documentos es la de informar y servir de testimonio.

 EDAD INTERMEDIA
Abarca desde los cinco (5) a los treinta (30) años. Este periodo se caracteriza
por el uso esporádico que se hace de los documentos. El usuario continúa
siendo en primer lugar el administrador del documento, pero el ciudadano
puede consultar la información que le afecte directamente.
Su finalidad continua siendo la de servir de información y testimonio. Durante
esta edad los reposan en los archivos centrales o intermedios.

 EDAD HISTÓRICA
Se inicia a partir de los 30 años cuando el documento se convierte en histórico.
Según la ley Colombiana, un documento que posea reserva legal, la pierde al
cumplir los treinta años. En esta edad el documento debe reposar en los
archivos históricos, los cuales serán utilizados fundamentalmente por los
historiadores.
La finalidad de los documentos en esta edad es la de servir de testimonio de
indicios o de prueba al historiador, en su visión sobre el pasado.

Compilado por: Danilo Ulloque G, profesional en Ciencias de la Informació n Pá gina 1

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LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

SE CLASIFICAN EN:

 ARCHIVO ADMINISTRATIVO O DE GESTIÓN Es aquel que conserva

y salvaguarda la documentación que se encuentra en trámite; está conformado
por la documentación sometida a utilización y consulta continua por la misma
oficina que la produce o por otras dependencias que la soliciten...” Reglamento
General de Archivo -

Archivo vigente, activo que guarda con carácter temporal los documentos que
se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Son
fuente de completamiento de los archivos centrales, provinciales y
municipales. Al archivo administrativo se le lama archivo vivo” – Diccionario
de terminología archivística-

 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: “Es aquel que agrupa los

documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite pero que aun siguen siendo objeto de
consulta por los particulares y particulares en general...” Reglamento General
de Archivo -

“.Archivo Central es aquel que pertenece a los órganos de gobierno y

organismos de la Administración Central del estado que guarda los
documentos de valor nacional. Es fuente de completamiento de los Archivos
nacionales...” – Diccionario de terminología archivística-

“Archivo Intermedio es el que guarda todos los documentos de valor nacional

pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración
central del estado y que es fuente de completamiento de los Archivos estatales.
Tienen funciones similares a los archivos centrales...” – Diccionario de
terminología archivística-

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 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Es aquel al cual se

transfiere la documentación del archivo central o de gestión, que por decisión
del correspondiente comité de Archivos, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura...”
Reglamento General de Archivo -

EJEMPLOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO DE LA ALCALDIA
DE PIOJÓ

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO DE LA ZONA
FRANCA DE
BARRANQUILLA

ARCHIVO HISTÓRICO

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ARCHIVO HISTÓRICO DEL

ATLÁNTICO

ACTIVIDAD 04
ANALIZAR Y COMPLETAR EL CUADRO con el objetivo de Familiarizar al aprendiz con los
conceptos: de ciclo vital del documento; entidad productora, fecha de producción y lugar
de producción del documento-
A continuación encontrarás tres (3) documentos recibidos por distintas entidades, en
épocas diferentes. Suponiendo que cada uno de ellos, reposa en su respectivo archivo.
Determinar en qué etapa del ciclo vital se encuentra cada uno de los documentos.
Justificar la respuesta Determinar tradición si son originales o copias. Indicar además la
entidad productora, la fecha y lugar de producción (MARCAR CON UNA “X”)

DOCUMENT EDAD EDAD EDAD ENTIDAD FECHA DE LUGAR DE TRADICION

O ADMINISTRATIV INTERMEDI HISTÓRIC PRODUCTORA PRODUCCIO PRODUCCIO
A A A N N O C
01
02
03

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DOCUMENTO N 01

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DOCUMENTO No 02

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DOCUMENTO No 3

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