Guia rápido do Sistema de Gestão Financeira

Aviso de vencimento de contratos e manifestação de prorrogação

1. AVISO DE VENCIMENTO DE CONTRATO
O aviso de vencimento de contrato é enviado aos gestores, suplentes de gestores, fiscais administrativos e
suplentes de fiscais administrativos, porém somente os gestores e suplentes de gestores podem efetuar a
manifestação pelo sistema SGF.
Diariamente é realizado o envio do aviso de vencimento de contratos, exceto para contratos do tipo
“Emergencial”, que não é prorrogável.
Segue critério de envio:
 Para contrato de obras e serviço de engenharia (que possua o tipo de objeto AUDESP como “Obras e
serviços de engenharia” no cadastro) o aviso será enviado conforme a regra abaixo:
o Vigência até 90 dias, o aviso será enviado com 30 dias do prazo final;
o Vigência de 91 a 180 dias, a notificação será enviada com 45 dias do prazo final;
o Vigência igual ou maior que 181 dias, notificar com 60 dias do prazo final.

 Para demais tipos de contrato (Tipo Serviço/Convênio/Benefícios e originados em Ata RP), o aviso será
enviado 8 meses antes do término da vigência (240 dias).

Exemplo de e-mail de aviso de vencimento de contrato:

Ao clicar no link, o usuário é direcionado para a tela “Manifestação de prorrogação” do sistema SGF, aplicando
um filtro pra listar os mesmos contratos que foram enviados no e-mail.

2. MANIFESTAÇÃO DE PRORROGAÇÃO
A manifestação de prorrogação, também poderá ser acessada pelo menu “SGF > Contrato > Alterações
Contratuais > Manifestação de Contrato”.

2.1. Ao acessar a tela, serão apresentados os contratos que estejam pendentes de manifestação e que o usuário é
gestor, fiscal administrativo e suplente. O usuário poderá filtrar os contratos pela opção de prorrogação:
“Prorrogar, Não será prorrogado, Em análise, Pendente e Todos os registros”.
Somente usuário gestor ou suplente de gestor poderá realizar a manifestação de prorrogação.
2.2. Clique na seta para expandir os campos do contrato que deseja realizar o preenchimento da manifestação;

2.3. Serão permitidas as seguintes opções de prorrogação:

2.3.1. Em análise: Está aguardando o gestor ou suplente iniciar a análise para a prorrogação ou não prorrogação;
2.3.2. Não será prorrogado: Para essa opção, o sistema não enviará mais e-mail de aviso e o contrato não será
mais apresentado com pendência de manifestação.
2.3.2.1. O usuário deverá preencher a justificativa da “Não Prorrogação”, clicar no botão Salvar e posteriormente
no botão Gerar Protocolo. Após a geração do protocolo, o sistema exibe o número do “Protocolo Gerado”
e seu “Setor Atual” e o botão Anexar Documentos ficará disponível, permitindo que o usuário anexe
documentos e realize o encaminhamento ao setor de contratos para a notificação da não prorrogação do
contrato em questão.
2.3.3. Prorrogar: Para essa opção, o sistema não enviará mais e-mails de aviso de vencimento e o contrato não
será mais apresentado com situação de pendência de manifestação.
2.3.3.1. Ao preencher a opção para prorrogar, o usuário indicará o novo prazo estimado para o contrato, podendo
indicar a quantidade como dias ou meses ou anos; e o sistema indicará a nova data estimada ao lado;

2.3.3.2. O usuário deverá preencher a justificativa da “Prorrogação”, clicar no botão Salvar e posteriormente no
botão Gerar Protocolo. Após a geração do protocolo, o botão Anexar Documentos ficará disponível,
permitindo que o usuário anexe documentos e realize o encaminhamento ao setor de contratos para a
continuidade da prorrogação do contrato.

2.3.3.3. O Usuário poderá imprimir relatório apresentando os dados listados no resulta da consulta.
Informações adicionais:
I – Enquanto o contrato estiver com a situação “Pendente” ou “Em análise”, o sistema realizará novos envios de aviso
respeitando a seguinte regra:
- A cada 15 dias;
- A cada 7 dias, até o encerramento, quando o contrato estiver a 30 dias do vencimento.

II – O protocolo será gerado contendo as seguintes informações no seu detalhamento:

- Contrato;
- Objeto Resumido;
- Vigência atual do contrato/despesa;
- Opção de manifestação. Quando indicado “Prorrogar”, será descrita o novo prazo estimado e nova data estimada;
- O texto preenchido no campo “Justificativa do prazo e da necessidade da continuidade da prestação de serviços ou
da "não prorrogação"”.