MEMORANDO DE NEGOCIACIÓN

1. DESCRIPCIÓN GENERAL

Contrato Principal: USAID No. 514-C-12-00002

No. de Subcontrato: CCEP-FP-06-16-0089

Naturaleza: Precio Fijo – FPP – Subcontrato

Subcontratista: ALECOP S. COOP. SUCURSAL COLOMBIA.

Proyecto: DO4-CEP-27000 – “Asistencia Técnica para la implementación de contenidos

educativos y aplicaciones demostrativas en energías renovables y eficiencia
energética, para fortalecer el área de ciencias naturales y ambientales en 16
instituciones educativas de 8 municipios del departamento de Cundinamarca”.

Objeto del subcontrato: “Desarrollar e Implementar Contenidos Educativos y Aplicaciones

Demostrativas en Energías Renovables y Eficiencia Energética, para
Fortalecer el Área de Ciencias Naturales y Ambientales en 16 Instituciones
Educativas de 8 Municipios del Departamento de Cundinamarca”.

Fuente de recursos: CCEP – Fondo de Incentivos

Vigencia del subcontrato: Tres (3) meses, desde el 27 de junio de 2016 hasta el 30 de septiembre de 2016

Valor total del subcontrato: COLP $ 399.584.830 (equivalente a aproximadamente US$ 132,273.881)

2. ANTECEDENTES

El objetivo del CCEP, por sus siglas en inglés, financiado por la Agencia de Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional – USAID, subcontrato No. No. 514-C-12-00002 otorgado a Tetra Tech Es, Inc., es
aumentar el acceso a fuentes de energía renovables y mejorar las prácticas de eficiencia energética en
Colombia a través de apoyo a proyectos de desarrollo, asistencia técnica y el desarrollo de un entorno
financiero favorable para estimular la inversión en la generación de electricidad con el uso de fuentes de
energía renovable y eficiencia energética. CCEP incluye un fondo de incentivos para sub-acuerdos bajo
contrato, para promover sus objetivos. Conforme el contrato principal, el fondo es implementado por ARD Inc.
Sucursal Colombia.

El presente proyecto, se enmarca en la educación obligatoria en el área de ciencias naturales y ambientales, y

servirá como apoyo a iniciativas gubernamentales que están en marcha en todo el país, como es el caso de los
Proyectos Ambientales Escolares - PRAES, por cuanto permite la cualificación de docentes de ciencias en las
temáticas específicas de energías renovables y eficiencia energética, a través de un proceso de capacitación -
formación en el uso eficiente de la energía, las fuentes renovables y sus principios, la transferencia de
tecnología (aplicaciones prácticas) y el desarrollo de contenidos formativos, conceptos pedagógicos y
metodológicos para su desarrollo en el aula.

En este marco, el Ministerio de Educación Nacional - MEN, ha venido trabajando en un programa nacional,
cuyo objetivo central ha sido el desarrollo de estrategias conceptuales, metodológicas y organizativas que

1
La tasa de cambio utilizada es de COLP $3.020,89 por cada US $1 y corresponde a la suministrada por el Banco de la República para el 16 de mayo de
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tengan en cuenta las características sociales, culturales y naturales del país, las regiones y las localidades. El
propósito de dicho programa, ha sido incidir directamente en la formación, con el fin de promover una relación
adecuada con el ambiente, en el marco de un desarrollo humano sostenible.

Siendo el Ministerio de Educación Nacional de Colombia el responsable de la construcción y consolidación de

las políticas educativas, ha desarrollado unos lineamientos particulares de educación ambiental, concertados
con otros sectores del país, con competencias y responsabilidades en el campo de la educación ambiental para
la sostenibilidad. No obstante, hasta hoy falta mucho por avanzar en estas iniciativas, razón por la cual el
aporte del Colombia Clean Energy Program - CCEP, resulta, además de pertinente, fundamental en la suma de
esfuerzos por cualificar la educación ambiental en el país y difundir el conocimiento de las energías renovables
como claves de desarrollo sostenible y la eficiencia como la vía para asegurar el uso racional de la energía.

3. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR POR CCEP

 Desarrollar e implementar contenidos educativos y aplicaciones demostrativas en energías renovables y

eficiencia energética, para fortalecer el área de ciencias naturales y ambientales en 16 instituciones
educativas de 8 municipios del departamento de Cundinamarca.

 Formar a 80 docentes de 16 instituciones educativas oficiales en el departamento de Cundinamarca, como

dinamizadores de la educación ambiental y energética, a través de un proceso de capacitación - formación
en el uso eficiente de la energía, las fuentes renovables y sus principios y los conceptos pedagógicos y
metodológicos para su desarrollo en el aula.

* Hacer acompañamiento in-situ, que permita asesorar la puesta en marcha de procesos de formación
ambiental en ER/EE en 16 instituciones educativas beneficiadas.

* Transferir tecnologías para el desarrollo de experimentos y aplicaciones prácticas con energías renovables
y eficiencia energética, así como contenidos formativos que faciliten el desarrollo de prácticas y trabajo en
el aula, con potencial de impacto a más de 19.400 estudiantes en 8 municipios de Cundinamarca.

* Socializar el proyecto y sus resultados ante la comunidad educativa y el público general, apoyando la
puesta en marcha de una estrategia de comunicación y difusión a través de la web, que asegure la efectiva y
amplia difusión de las energías renovables y eficiencia energética.

* Formular y poner en marcha una estrategia de continuidad, que garantice la sostenibilidad y apropiación de
la iniciativa por parte de la entidad receptora de la misma (Gobernación de Cundinamarca - Secretaría de
Educación).

4. INSTRUMENTO CONTRACTUAL

Un subcontrato de precio fijo será utilizado como el instrumento jurídico de esta contratación basado en la
declaración de trabajo del subcontrato que:

 Claramente identifica elementos para ser construidas/entregadas por el subcontratista y las fechas de
entrega son identificadas.
 Se adjunta una lista definida de los gastos de los servicios a ser adquiridos; y los pagos están
vinculados a los entregables/productos.

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5. PROCESO COMPETITIVO REALIZADO

La convocatoria Pública No. CCEP-FI-RFPCP-044-12-15 estaba dirigido a posibles donatarios y

subcontratistas, así mismo, apuntó a seleccionar una lista corta de oferentes con el objeto de recibir propuestas
para desarrollar “proyectos demostrativos y/o educativos sobre energías renovables y eficiencia energética y/o
presentar propuestas de iniciativas”. Los proponentes debían demostrar capacidad y experiencia en la
implementación de los mismos.

La información de la selección de las once (11) personas/empresas/instituciones que podían recibir solicitud
para la presentación de propuestas y oferta económica para el desarrollo de proyectos demostrativos y/o
educativos sobre energías renovables y eficiencia energética.

Los días 30 de Marzo y 01 de Abril se realizaron reuniones entre el equipo evaluador con el fin de elegir la
lista corta de proponentes y propuestas suficientemente pertinentes con el fin de recibir solicitudes de
aclaración para la continuación del proceso de selección.

En el numeral 5.1 se muestra en resumen de cada una de las propuestas.

Fecha de publicación de manifestación de Jueves 03 de diciembre de 2015

interés
Fecha de entrega términos de referencia
Plazo para solicitud de aclaraciones por
parte de los proponentes
Jueves 11 de febrero de 2016
Los proponentes interesados podrán solicitar aclaraciones y
realizar sus observaciones a la presente convocatoria, hasta el
lunes 15 de febrero de 2016 – todo el día en jornada de oficina.

Se deben enviar a:
claudia.rojas@ccep.co
juan.quiroga@ccep.co
Plazo para responder la solicitud de CCEP entregará un documento consolidado dando respuesta a
aclaraciones por parte de los proponentes todas las inquietudes presentadas el martes 16 de febrero de 2016
Fecha y hora límite de presentación En digital (por correo electrónico)
propuesta por correo electrónico
claudia.rojas@ccep.co
juan.quiroga@ccep.co

Hasta máximo el lunes 22 de febrero de 2016

Hora: (17hrs.) 5:00 p.m.
Fecha y hora límite de presentación En físico
propuesta en físico
Hasta máximo el miércoles 24 de febrero de 2016
Hora: (17hrs.) 5:00 p.m.
Lugar Programa de Energía Limpia – CCEP
Atn. Dirección de Contratos y Donaciones
Carrera 9 No. 81 – A – 26 Oficina 601
Edificio “Anatello”
Bogotá D.C.

EVALUADOS QUE CUMPLEN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS Y CONFORMAN LA LISTA

CORTA DE PROPONENTES PARA SOLICITUD DE ACLARACIONES.
PROPONENTE CONTENIDO
ALECOP El programa no solo contempla llegar a un público definido (profesores, estudiantes)
sino que también plantea la estructuración de un programa académico replicable en
escuelas de todo el país, Posee un contexto educativo / humanístico pero también
contempla aspectos demostrativos / prácticos en las aulas, es favorable en términos
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de indicadores (horas de capacitación)

Se considera un proyecto muy innovador, con un gran potencial técnico, es
UNIVERSIDAD PONTIFICIA
presupuestalmente favorable, se ejecutaría en un espacio donde ya se tiene otros
BOLIVARIANA
proyectos fotovoltaicos lo que aumenta el impacto y posibilidades de sostenibilidad.
Se considera un proyecto grande (Campus Verde, Sistema PV 15kWp, sistema eólico
3kW, Sistema de 1kWp en laboratorio, sala de interacción y experimentación con los
sistemas, Transporte hacia la universidad a través de bicicletas eléctricas). Ya tienen
UNIVERSIDAD DE NARIÑO
un sistema PV Contrapartida $328.000.000, se considera que el componente de
bicicletas eléctricas tiene un alto grado de pertinencia y ya existe un precedente,
debido a la naturaleza del uso de la bicicleta tiene un alto potencial de difusión.

5.1. Evaluación de Propuestas

A continuación se muestra en resumen de cada una de las propuestas económicas recibidas:

EVALUADOS QUE CUMPLEN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS Y CONFORMAN LA LISTA CORTA DE

PROPONENTES PARA RECIBIR SOLICITUDES DE ACLARACIÓN.
VALOR TOTAL
PROPONENTE PROPUESTA TIEMPO
SIN IVA
SOLUCIONES TECNOLÓGICAS E INNOVADORES DE ENERGÍA
LIMPIA Y RENOVABLE, PARA BRINDAR BIENESTAR Y
$325.159.243 3 MESES
MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LA COMUNIDAD DE
PICHIMÁ PLAYA
ENERGÍA Y GENERACIÓN DE ENERGÍA PARA APOYAR EL DESARROLLO
POTENCIA S.A. INTELECTUAL Y PROFESIONAL DE LOS JÓVENES DE LA $128.969.609 2 MESES
(3 propuestas) FUNDACIÓN SERVICIO JUVENIL BOSCONIA
SOLUCIONES TECNOLÓGICAS E INNOVADORES DE ENERGÍA
LIMPIA Y RENOVABLE, PARA BRINDAR BIENESTAR Y
$312.026.500 4 MESES
MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LA COMUNIDAD
WOUNAAN DE PAPAYO
IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE EDUCACIÓN
GIRAVERDE, ORIENTADO AL FOMENTO DEL CONSUMO
RACIONAL Y EFICIENTE DE ENERGÍA EN LOS SECTORES $312.026.500 4 MESES
UNIVERSIDAD ACADÉMICOS Y EMPRESARIAL EN COLOMBIA: PILOTO EN
DEL NORTE (2 BARRANQUILLA
propuestas) DISEÑO DE UNA MICRORED INTEGRANDO FUENTES
CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES DE ENERGÍA
PARA ENTRENAMIENTO Y DIVULGACIÓN DE BENEFICIOS Y $500.808.000 4 MESES
OPORTUNIDADES DE IMPLEMENTACIÓN EN SECTORES
INDUSTRIALES Y AGROINDUSTRIALES
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE CONTENIDOS
EDUCATIVOS Y APLICACIONES DEMOSTRATIVAS EN
ENERGÍAS RENOVABLES Y EFICIENCIA ENERGÉTICA, PARA
ALECOP $455.964.240 4 MESES
FORTALECER EL ÁREA DE CIENCIAS NATURALES Y
AMBIENTALES EN 16 INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE 8
MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
CAPACITACIÓN, DIVULGACIÓN Y EXHIBICIÓN CIENTÍFICA Y
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA PARA EL FOMENTO DE LAS ENERGÍAS
$1.207.768.889 4 MESES
DE LA COSTA RENOVABLES Y PRÁCTICAS EN EFICIENCIA ENERGÉTICA EN
LA REGIÓN CARIBE COLOMBIANA.
UNIVERSIDAD INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍAS ENERGÉTICAMENTE
PONTIFICIA EFICIENTES EN SISTEMAS DE CLIMATIZACIÓN OPERADOS $117.098.633 3 MESES
BOLIVARIANA CON ENERGÍA TÉRMICA
ASOCIACIÓN
TÉCNICA
PROYECTO PILOTO DEMOSTRATIVO Y EDUCATIVO A
ECOLÓGICA
ESCALA COMUNITARIA EN EL PARQUE AVENTURA LA $484.621.212 4 MESES
PARA EL
CHORRERA. MUNICIPIO DE CHOACHÍ - CUNDINAMARCA
DESARROLLO
INTEGRAL.
UNIVERSIDAD PROYECTO CAMPUS VERDE UDENAR EL CAMPUS $868.171.476 4 MESES
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UNIVERSITARIO COMO ESCENARIO PARA LA APROPIACIÓN

DE NARIÑO SOCIAL DE LAS ENERGÍAS RENOVABLES Y LA EFICIENCIA
ENERGÉTICA

Una vez revisados los anteriores proponentes, se eligen a la empresa/institución ALECOP, UDENAR
y UPB, por ser los proponentes que cumple con las características requeridas para la
CONVOCATORIA PÚBLICA No. CCEP-FI-RFPCP-044-12-15 y presentan los 3 puntajes más altos
en la evaluación. A continuación se muestran los puntajes obtenidos por cada empresa/institución.

0 PROPUESTAS

Máx.
Criterio puntaje
EYP EYP EYP UNOR ALECOP UNOR UCOS UPB ECOT UDEN

Razonabilidad de costos
y revisión de la 30 27 27 27 20 28 18 1 25 25 22
propuesta económica
Trabajo en proyectos
educativos y/o 20 2 2 2 20 20 20 20 18 20 20
demostrativos sobre
EE/ER
Iniciativas en desarrollo
o en proceso de 10 10 10 10 10 10 8 7 10 2 10
implementación
Innovación y potencial
de impacto de la 20 18 18 18 8 18 11 8 15 20 20
propuesta
Sostenibilidad 10 2 2 2 10 8 5 2 8 5 8

Tiempo de ejecución 10 8 8 8 7 10 5 8 10 0 10

TOTAL 100 67 67 67 75 94 67 46 86 72 90

Para la evaluación y selección de las propuestas se estableció un comité al interior del CCEP, el cual tuvo
en cuenta criterios para determinar la mejor oferta tales como: el impacto de la propuesta, el precio, la
experiencia demostrada de oferente y el cronograma de ejecución.

Producto de la revisión de las propuestas, se enviaron a los proponentes notificaciones de solicitudes de

aclaración incluyendo a ALECOP, las cuales se anexan al presente documento (ver Anexo B).

Una vez recibidas aclaraciones, se llevó a cabo vía Skype la discusión de la información y alcance
presentados, donde se dio paso a la aclaración de las respuestas obtenidas, este proceso se realizó en las fechas
01 de Abril, 12 de Abril, 15 de Abril, 18 de Abril, 25 de Abril, obteniendo los siguientes resultados.

EVALUADOS QUE CUMPLEN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS Y CONFORMAN LA LISTA

CORTA DE PROPONENTES PARA SOLICITUD DE ACLARACIONES.
PROPONENTE VALOR TOTAL SIN IVA DESCRIPCIÓN
El valor del proyecto se ajusta, eliminando el impuesto de timbre
incluido en la propuesta (exención de impuestos para CCEP) y el
ALECOP $399.584.830
costo de arrendamiento de laboratorio y oficinas, los cuales se acordó
sean asumidos por el proponente.
El proyecto se ajusta en ítems referentes a costos administrativos,
UPB $ 112.769.420
cronograma de ejecución y dedicación del personal involucrado.
La propuesta se acota, se decide por financiar una de los
UDENAR $349.551.954 componentes del proyecto (Bicicletas Eléctricas) debido a criterios
como altos costos y pertinencia.

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Los costos entre las propuestas no son comparables, teniendo en cuenta que una de las finalidades de la
convocatoria fue realizar un sondeo de mercado de proyectos educativos/demostrativos en EE/ER, motivo por
el cual cada proponente presentó proyectos de diferente naturaleza que podían variar desde el montaje de
sistemas de generación de energía, hasta programas de capacitación en energía limpia.

Éste costos se consideras justos y razonables sobre los productos a realizar, teniendo en cuenta que las
propuestas no son comparables con precios de mercado realizada para cada uno de los componentes. Así
mismo, se anexa el Análisis de costos junto al presente documento.

Para el caso puntual de ALECOP, posterior al análisis jurídico de la empresa y del proyecto, se opta por llevar
a cabo un Subcontrato basado en que el proponente seleccionado tiene como naturaleza jurídica la prestación
de servicios educativos donde se encuentra la consultoría educativa, el diseño e implementación de programas
de formación y proyectos de innovación educativa, entre otros. Dicho lo anterior, ALECOP cuenta con la
capacidad técnica, financiera y administrativa para desarrollar la propuesta presentada y el cumplimiento de
los productos enunciados.

En el Anexo A del presente documento se hace referencia a las verificaciones en las listas
(https://www.sam.gov/portal/SAM/home# ).

La fecha de efectividad del subcontrato se estima a partir del 16 de junio de 2016, una vez cumplidos los
requisitos de aprobación previa, posterior, perfeccionamiento y firma del acta de inicio.

6. CONSENTIMIENTO DE USAID SOBRE EL SUBCONTRATO

Categorías:
1. De conformidad con el Contrato No. AID-514-C-12-00002, y el Manual de Manejo del Fondo de
Incentivos (MMFI) revisado y aprobado por USAID, solamente se necesita aprobación – expresa a
través de carta de consentimiento – de parte de USAID para un subcontrato superior a US 150,000
(provenientes de fondos USAID).
2. Si el contrato está entre los USD 50,000 y los USD $150,000 se requiere una rápida y expresa
aprobación del COR.
3. Si el contrato está entre los USD 7,000 y los USD $50,000 se requiere remitir el negmemo al COR
para que dentro de los días siguientes se oponga, o de lo contrario se podrá avanzar.
4. Si el contrato es inferior a los USD 7,000 se requiere aprobación única del COP para avanzar.

El subcontrato de este memorando está bajo categoría 2, dado que es por un valor de USD 132,273.88 se
requiere una rápida y expresa aprobación del COR.

La actividad está aprobada en MONITOR, con el número DO4-CEP 27000, aprobado por el COR.

Recomendación final:

Con base en lo anterior, el Analista de política de CCEP, supervisor del proyecto de la Actividad DO4-CEP-
27000 y la Especialista en Contratos y Donaciones de CCEP recomiendan otorgar el subcontrato a ALECOP
S. COOP.SUCURSAL COLOMBIA, teniendo en cuenta que su propuesta, el costo, y los términos y
condiciones del subcontrato son justos y razonables.

Recomendado Por:
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ALECOP S. COOP. SUCURSAL COLOMBIA

__________________________ ________________________________
Juan Fernando Quiroga C. Angie Julieth Morales Torres
Analista de política - CCEP Especialista en Contratos y Donaciones
Actividad DO4-CEP-27000 CCEP

Aprobado Por:

__________________________ __________________________
Claudia Johanna Rojas Hormiga José Eddy Torres Restrepo
Directora de Contratos y Donaciones – CCEP Director de CCEP – COP

ANEXO A

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FIN ANEXO A

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ANEXO B

SOLICITUDES DE ACLARACION DE LOS PROPONENTES

EVALUADOS QUE CUMPLEN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS Y CONFORMAN LA LISTA

CORTA DE PROPONENTES PARA SOLICITUD DE ACLARACIONES.
PROPONENTE CONTENIDO
1. Carta de compromiso de la secretaría de educación firmada en original.
2. El seguimiento en campo mediante el gestor comunitario relaciona solo una persona, ¿es
suficiente para cumplir el cronograma de ejecución propuesto?
3. Ampliar la descripción de los contenidos de formación a formadores.
4. ¿Se cuenta con certificaciones o comunicaciones de expresión de voluntad de las instituciones
involucradas? En caso positivo, adjuntar soportes.
5. Ampliar el detalle de las actividades a desarrollar por el personal.
6. ¿Bajo qué criterios y mediante qué proceso/metodología se seleccionaron las sedes educativas?
Adjuntar soportes (actas y/o documentos).
7. Explicar y justificar los ítems de administración del presupuesto (Arriendo 4 meses, arriendo
ALECOP laboratorio).
8. Explicar cómo se manejarían los derechos de autor y/o autorización de divulgación de
contenidos.
9. ¿En qué consisten las aplicaciones demostrativas? Ampliar detalle de funcionamiento.
10. ALECOP ha desarrollado proyectos con la Secretaría de Educación Departamental de
Cundinamarca. ¿Cuáles? Adjuntar soportes.
11. Al ser la propuesta un trabajo de consultoría, calcular el presupuesto días/persona necesarios
con la tasa de 21,6 días/mes efectivos y remunerados. Actualmente se encuentra relacionado que
una persona trabajaría 30 días mes.
12. Se considera alto el porcentaje de utilidad comparado con precios de mercado. Justificar y/o
replantear.
1. Detalle de la mano de obra de instalación de equipos incluyendo subcontrataciones.
2. Fortalecer propuesta de sostenibilidad y divulgación, haciendo alusión a herramientas y
metodologías a emplear.
3. Detalle de responsabilidades y actividades del personal involucrado. Discriminar mano de
obra.
4. Determinar la población a impactar y cuantificar potencialidad del proyecto en términos de
UPB
difusión a número de personas.
5. Potencializar propuesta de sostenibilidad. En caso de requerir mantenimientos preventivos y
correctivos, ¿La Universidad asumirá los gastos?
6. Al ser la propuesta un trabajo de consultoría, calcular el presupuesto días/persona necesarios
con la tasa de 21,6 días/mes efectivos y remunerados. Actualmente se encuentra relacionado que
una persona trabajaría 30 días mes
1. Potencializar propuesta de sostenibilidad. En caso de requerir mantenimientos preventivos y
correctivos, ¿La Universidad asumirá los gastos?
UDENAR 2. Al ser la propuesta un trabajo de consultoría, calcular el presupuesto días/persona necesarios
con la tasa de 21,6 días/mes efectivos y remunerados. Actualmente se encuentra relacionado que
una persona trabajaría 30 días mes

FIN ANEXO B

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